CN1984147A - 数据处理装置和方法 - Google Patents

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Abstract

根据本发明的数据处理装置和方法，执行一种处理以使用户肯定阅读诸如文档的应当由该用户阅读的信息。在该处理中，信息管理服务器的数据库存储应当由该用户阅读的信息、用于识别该信息的ID、以及识别该信息是否还未被该用户阅读的状态信息。当该用户希望操作系统中的装置时，如果应当由该用户阅读的信息未被阅读，则该装置的操作受到限制。如果应当由该用户阅读的信息已被阅读，则允许该装置的操作。

Description

数据处理装置和方法
技术领域
本发明涉及一种数据处理装置及其方法，具体地说，本发明涉及配置为提示用户读取提供给该用户的信息的数据处理装置及其方法。
背景技术
传统的信息管理系统从信息管理服务器通过网络向客户机终端发送诸如文档的信息，并向该客户机终端的用户通报该信息。例如，信息管理系统采用电子邮件作为向用户通报最近记录的文档的方法。利用使用电子邮件的信息管理系统，发送者可以利用电子邮件应用的消息处理通报功能来证实接收者是否已确认收到了所发送的电子邮件。
但在采用通过电子邮件通报最近记录的文档的方法的信息管理系统中，接收者可能不会注意到这样的电子邮件。因此接收者不一定会阅读所通报的文档。
因此，如果用于通报消息处理确认的电子邮件还没有到达，发送者就可能会再次发送相同的电子邮件或发送提醒接收者阅读该文档的电子邮件。这给发送者强加了巨大的负担。此外，即使发送者发送了这些邮件接收者也可能不会阅读最近记录的文档。
对这一点已经提出了下面的方法来提示阅读未读文档。
日本专利申请2004-334428讨论了一种将信息管理系统中管理的信息用即时消息实时地通报给预计会阅读该信息的用户的方法。
日本专利申请3-44230讨论了一种强行输出未读文档以通报该未读文档和保证服务器的存储容量的方法。
日本专利申请3-44239和日本专利申请3-44240讨论了一种由打印服务器向已登录的用户发布存储在打印服务器中的传真接收清单从而通知接收传真文档的方法。
但上述文献中讨论的传统方法只通报未读文档或只打印未读文档清单或该未读文档本身。在这种情况下被希望阅读该未读文档的用户有可能不会注意到该文档。
因此这些传统方法存在希望由用户阅读的信息如文档仍未被该用户阅读的问题。
发明内容
本发明的特征针对能解决上述问题的数据处理装置及方法。
本发明的另一个特征针对肯定能使用户阅读诸如文档的信息的数据处理装置和方法。
根据本发明的一个方面，数据处理装置包括：接收装置，用于接收表明应当由用户阅读的信息未被阅读的通知信息；以及限制装置，用于在确认该用户基于由所述接收装置接收的通知信息已阅读了所述未阅读信息之前一直限制由用户请求的数据处理。
根据本发明的另一方面，信息管理服务器包括：存储装置，用于存储识别应当由用户阅读的信息是否未被阅读的识别信息；接收装置，用于从该用户使用的数据处理装置接收识别该用户的用户信息；判断装置，用于基于由接收装置接收的用户信息和由存储装置存储的识别信息来判断应当由用户阅读的信息是否未被阅读；以及发送装置，用于在判断装置确认应当由用户阅读的信息未被阅读的情况下向数据处理装置发送通知信息。
下面参照附图对示例实施例的详细描述将会使本发明的其它特征和方面变得明显。
附图说明
合并于此并构成说明书一部分的附图示出本发明的实施例、特征和各个方面，该附图与说明一起用于解释本发明的原理。
图1是示出根据本发明实施例的系统配置例的框图。
图2A和2B是示出根据本发明实施例的信息管理服务器、客户个人计算机(PC)和多功能外设(MFP)的硬件配置例的框图。
图3是示出根据本发明实施例的运行在信息管理服务器上的软件模块配置例的视图。
图4是示出根据本发明实施例的运行在客户个人计算机(PC)上的软件模块配置例的视图。
图5是根据本发明实施例的运行在MFP上的软件模块配置例的视图。
图6是示出在用户运行MFP的操作面板以使用诸如“复印”、“打印”、“传真”、“发送”的功能时系统的操作示例的流程图。
图7是示出在图6的步骤S603中的MFP代理处理示例的流程图。
图8A和8B是分别示出强制输出消息和禁止输出消息示例的视图。
图9是示出根据本发明实施例的在客户PC的用户使用MFP执行打印时系统的操作示例的流程图。
图10是示出在图9的步骤S903中的客户机代理处理示例的流程图。
图11是示出在图7的步骤S704和图10的步骤S1006中的信息管理代理处理示例的流程图。
图12是示出在输出强制ID文档时系统的操作示例的流程图。
图13是示出在图11的步骤S1106中的JOB票据创建处理示例的流程图。
图14是示出根据本发明实施例的在信息管理服务器中的数据库更新处理示例的流程图。
具体实施方式
下面参照附图描述本发明的各个实施例、特征和方面。
图1是示出根据本发明实施例的系统配置例的框图。
在图1的系统中的MFP 11可以验证使用该系统的用户。信息管理服务器12使用如图3所示的数据库305a来管理各种文档，特别地，通过向重要文档增添用以识别该重要文档的属性(下面称为强制性ID)来管理重要文档(图3中的文档B和D)。
此外，对于MFP 11的用户验证、信息管理服务器12的用户验证和客户个人计算机(PC)13的用户验证(如Windows验证)，该实施例可以采用公用的用户帐户来实现单点登录(single sign-on)。在该实施例中，用户在使用MFP或客户PC时必须执行用户验证(即使没有使用网络上的服务)。也就是说，用户在使用系统中任意装置的情况下都用公用的用户帐户来执行验证处理。
此外在本实施例中，描述了用户验证信息101a和101b及分析结果信息102a和102b存储在XML文件中的例子。用户验证信息101a和101b分别从MFP 11和客户PC 13发送，分析结果信息102a和102b从信息管理服务器12发送。此外，通过网络10发送用户验证信息101a和101b及分析结果信息102a和102b。具体地说，采用公知的万维网服务、即超文本传输协议(HTTP)上的简单对象访问协议(SOAP)来发送该信息。此外，采用记录在SOAP头中的通信协议来发送该信息。但除了万维网服务之外也可以使用其它通信协议。
在图1中，网络10是用于相互连接MFP 11、信息管理服务器12、客户PC 13的通信线路，并且可以基于互联网协议与各种协议通信。MFP 11可以执行“复印”、“打印”、“传真”、“发送”中的每一个处理。当用户操作MFP 11时本实施例中的MFP 11需要执行用户验证以执行各个处理“复印”、“打印”、“传真”、以及“发送”。此外，在用户验证成功时运行MFP代理501以基于与信息管理服务器12通信的结果来判断是否存在还没有被经过验证的用户阅读的任何重要文档。该判断的结果是，当存在还没有被经过验证的用户阅读的重要文档时，MFP11从信息管理服务器12接收该未读重要文档并打印出来，然后允许用户操作各个处理“复印”、“打印”、“传真”、“发送”。
客户PC 13根据用户的操作产生要求打印由应用软件创建的数据的指令。本实施例中的客户PC 13在指示打印时需要执行用户验证。当用户验证成功时，运行客户机代理401以基于与信息管理服务器12通信的结果来判断在信息管理服务器12中是否存在还没有被经过验证的用户阅读的重要文档。该判断的结果是，当存在还没有被经过验证的用户阅读的重要文档时，客户PC 13从信息管理服务器12接收该未读重要文档并显示出来，然后允许用户执行对期望文档的打印指令。
信息管理服务器12包括将文档信息存储在图3所示的信息管理文件夹305的数据库305a中的功能。信息管理服务器12的信息管理代理301响应来自MFP 11或客户PC 13的请求，判断在信息管理文件夹305的数据库305a中是否存在还没有被MFP 11或客户PC 13的用户阅读的任何重要文档。该判断的结果是，当存在还没有被MFP 11或客户PC 13的用户阅读的重要文档时，信息管理服务器12向MFP 11或客户PC 13输出该未读的重要文档。
本实施例中的信息管理服务器12管理多个要由用户阅读的文档。然后信息管理服务器12监控每个文档是否已经或还没有由每个用户阅读。此外对于重要文档，如内部通知等所有雇员肯定都应当阅读的文档，向该重要文档增添强制性ID并将该ID记录在数据库305a中，如图3所示。强制性ID表明增添了该强制性ID的文档是必须要由用户阅读的重要文档。该重要文档和强制性ID彼此关联地记录到数据库305a中。下面可以将增添了强制性ID的重要文档称为强制性ID文档。
图2A和2B是示出根据本发明实施例的信息管理服务器12、客户PC 13和MFP 11的硬件配置例的框图。具体地说，图2A是示出信息管理服务器12和客户PC 13的硬件配置例的框图，图2B是示出MFP11的硬件配置例的框图。
此外，在本实施例中信息管理服务器12和客户PC 13可以使用通用个人计算机(PC)、即IBM-PC/AT兼容设备等等，并且在图2A中具有相似的框图。
在图2A中，CPU 21直接或间接控制与内部总线连接的每个装置，并执行用于运行本实施例中信息管理服务器12和客户PC 13的程序。ROM 22存储基本软件，如基本输入/输出系统(BIOS)。RAM 23用作CPU 21的工作区。此外，RAM 23临时存储数据以便加载作为程序的信息管理代理301和客户代理401。硬盘驱动器(HDD)24存储作为文件的程序。输入装置25是用户界面。例如，当在该程序中一操作屏显示在监视器26上时，用户可以采用输入装置25向该操作屏输入其操作。监视器26显示该操作屏。接口(I/F)27用于将信息管理服务器12和客户PC 13连接到网络10。
图2B所示实施例中的MFP 11是可以通过网络10向计算机终端提供打印服务、扫描服务、存储服务和发送服务的网络兼容类型的MFP。在这种情况下发送服务包括FAX(传真)发送、电子邮件发送和文件发送。
例如，MFP 11的硬件配置包括通信装置31、中央处理单元(CPU)32、存储器33、外部存储装置(下面称为HDD)34、图像处理装置35、扫描单元36、打印单元37和操作面板38。
通信装置31基于诸如TCP/IP的互联网协议，通过网络10按照各种协议与外部计算机终端(信息管理服务器12、客户PC 13等等)通信。此外，通信装置31与电话线路(未示出)连接以执行公知的G3/G4传真通信。CPU 32是执行用于实现图像处理装置35中各种功能的程序的计算机。具体地说，CPU 32从HDD 34中读取MFP代理501，这是用于实现本实施例中MFP 11的操作的程序。此外，CPU 32用存储器33作为工作区来执行该读取的程序(MFP代理501)。此外，操作面板38是包括触摸面板功能的用户界面。
图3是示出运行在信息管理服务器12上的软件模块配置例的视图。
信息管理服务器12管理信息管理文件夹305的数据库305a中的强制性ID文档(图3中的文档B和D)以及其它共享信息(图3中的文档A和C)。如上所示，强制性ID文档(图3中的文档B和D)被添加了强制性ID，而且也可以被添加识别用户是否阅读了该强制性ID文档的状态信息(在图3中文档B未被阅读，而文档D已阅)。
信息管理代理301基于从MFP 11或客户PC 13接收的用户验证信息101a或101b，执行提取出用户还没有阅读的强制性ID文档的处理。然后信息管理代理301向MFP 11或客户PC 13发送该处理结果作为分析结果信息102a或102b。信息管理代理301在诸如BIOS 304和操作系统(OS)303的平台上运行。至于OS 303，可以使用具有用户验证功能的OS，如公知的WindowsXP。
此外，信息管理代理301基于由MFP代理501或客户机代理401的过程从MFP 11或客户PC 13接收的数据库更新请求信号对数据库305a进行更新。除此之外，OS 303执行HTTP和SOAP的处理。此外，信息管理系统302管理数据库305a。
图4是示出运行在客户PC上的软件模块配置例的视图。
客户PC 13的客户机代理401提取出基于用户对输入装置25的操作而输入的用户验证信息(Windows验证信息)101b，并将该用户验证信息101b暂时存储在临时存储文件夹405中。此外在检测到用于执行打印机驱动程序402中的打印处理的指令之后，客户机代理401向信息管理服务器12的信息管理代理301发送存储在临时管理文件夹405中的用户验证信息101b。客户机代理401接收表明由信息管理代理301基于用户验证信息101b处理的结果的分析结果信息102b。除此之外，客户机代理401在诸如BIOS 404和OS 403的平台上运行。此外OS403执行HTTP和SOAP的处理。
图5是运行在MFP 11上的软件模块配置例的视图。
MFP代理502在MFP 11的基本模块502上运行。MFP代理501提取出基于用户利用MFP 11对操作面板38的操作而输入的用户验证信息101a，并向信息管理代理301发送用户验证信息101a。此外，MFP代理501接收表明由信息管理代理301基于用户验证信息101a处理的结果的分析结果信息102a。此外MFP 11的基本模块502执行HTTP和SOAP的处理。
下面参照图6、7、9-14中的流程图描述本实施例的系统中的控制流程。
首先参照图6的流程图描述使用“复印”、“打印”、“传真”、以及“发送”功能的系统操作。这些功能可以在用户操作MFP 11的操作面板38时使用。图6示出CPU 32基于加载到存储器33中的程序代码来控制的处理流程。
使用MFP 11的用户基于操作面板38的操作输入例如用户ID和密码(步骤S601)。然后MFP基本模块502将输入的用户ID和密码与事先记录的用户ID和密码进行比较。此外，MFP基本模块502判断所输入的用户ID和密码是否与事先记录的用户ID和密码一致，并判断用户验证是否成功(步骤S602)。
该判断的结果是，当用户验证成功时，CPU 32执行MFP代理处理，以判断是否允许使用“复印”、“打印”、“传真”、“发送”功能(步骤S603)。然后MFP代理501基于MFP代理处理的执行结果判断是否允许使用MFP 11的功能，即“复印”、“打印”、“传真”、“发送”(步骤S604)。当基于该判断结果确定允许使用MFP 11的功能时，MFP代理501将操作面板38的操作设置为可接受状态。操作面板38的操作是用于实现MFP 11的功能。然后MFP代理501根据所接受的操作运行MFP 11(步骤S605)。因此，用户可以执行期望的操作，即“复印”、“打印”、“传真”、“发送”。“复印”是通过扫描单元36读取由用户设置的文档并基于所读取的图像数据由打印单元37打印图像的过程。“打印”是通过对操作面板38的操作读取存储在HDD 34中的数据并由打印单元37打印该数据的过程。“传真”是通过电话线路以传真方式发送图像数据或存储在HDD 34中的数据的过程。该图像数据是通过扫描单元36从由用户设置的文档中读取出的。此外，“传真”过程包括查询接收(polling reception)，其中用户通过对操作面板38的操作呼叫希望的电话号码，并从目标接收图像数据。“发送”过程是由通信装置31通过局域网或互联网，按照诸如电子邮件、FTP、SMB等的网络协议发送该图像数据或存储在HDD 34中的数据。该图像数据是通过扫描单元36从由用户设置的文档中读取出的。
此外，当在步骤S602中的用户验证失败时或者在步骤S604中不允许使用MFP 11的功能，则该处理停止。
下面参照图7的流程图描述图6的步骤S603中的MFP代理处理。
MFP代理501提取出用户验证信息，包括在用户验证中成功的用户的用户ID和密码(步骤S701)。然后MFP代理501将提取出的用户验证信息存储在XML文件中(步骤S702)。
然后MFP代理501向信息管理服务器12中的信息管理代理301发送存储在XML文件中的用户验证信息101a(步骤S703)。然后，信息管理代理301执行信息管理代理处理(步骤S704)。例如，信息管理代理处理执行判断是否存在还没有被通过用户验证信息101a识别的用户阅读的强制性ID文档的处理。该用户验证信息101a是从MFP代理501发送的。然后信息管理代理301向MFP代理501发送表明该处理结果的分析结果信息102a。下面将参照图11详细描述该信息管理代理处理。
MFP代理501接收由信息管理代理301发送的分析结果信息102a(步骤S705)。基于所接收的分析结果信息102a，MFP代理501判断是否存在还没有被用户阅读的强制性ID文档(步骤S706)。该用户是通过步骤S703中发送的用户验证信息101a来识别的。该判断的结果是，当存在还没有被该用户阅读的强制性ID文档时，MFP代理501在MFP 11的操作面板38上显示如图8A所示的强制性输出消息801(步骤S707)。强制性输出消息801通知该用户还存在未被阅读的强制性ID文档，并且要求该用户同意强制性地输出该强制性ID文档。
然后MFP代理501判断用户按下了OK按钮801a还是NG按钮801b(步骤S708)。这些按钮显示在强制性输出消息801上。该判断的结果是，当该用户按下了OK按钮801a时，MFP代理501就向打印单元37输出对应的强制性ID文档以打印该文档(步骤S709)。此外还期望该用户的信息被添加到要打印的强制性ID文档中。其原因是为了防止该用户没有拿着已打印的文档就离开。此外，当强制性ID文档的打印结束时，MFP代理501允许该用户操作MFP 11，并基于对MFP 11的操作执行操作(步骤S710)。
最后为了将强制性ID文档的未读状态改为已读状态，MFP代理501执行数据库更新处理以更新信息管理服务器12中的数据库305a(步骤S711)。
在步骤S706中，当MFP代理501确定不存在还没有阅读的强制性ID文档时，就不需要输出强制性ID文档。因此该过程省略步骤S707至S709，并跳至步骤S710以允许用户操作MFP 11。
此外当在步骤S708中确定是按下了NG按钮801b时，MFP代理501确定用户没有接受强制性输出消息801的内容。然后该过程跳至步骤S712。在步骤S712中，MFP代理501在MFP 11的操作面板38上显示如图8B所示的禁止输出消息802。接着MFP代理501取消MFP11的用户验证结果，禁止用以执行MFP 11的“复印”、“打印”、“传真”、“发送”功能的操作。
下面参照图9中的流程图描述在客户PC 13的用户使用MFP 11执行打印时所述系统的操作示例。图9示出CPU 21基于加载到客户PC13的RAM 23上的程序代码来控制的处理流程。
首先客户机代理401基于用户使用客户PC 13对输入装置25的操作输入例如用户ID和密码，并登录进入Windows(步骤S901)。然后客户机代理401例如将输入的用户ID和密码与事先记录的用户ID和密码相比较。客户机代理401判断例如所输入的用户ID和密码是否与事先记录的用户ID和密码一致(步骤S902)。也就是说客户机代理401判断用户验证(Windows登录验证)是否成功。
该判断的结果是，当该用户验证成功时客户机代理401执行下面的过程。也就是说，当用户产生打印由应用软件创建的数据的指令时，客户机代理401执行客户机代理处理以判断是否允许打印处理(步骤S903)。该打印处理由打印机驱动程序402执行以使用MFP 11的打印功能。此外，客户机代理401基于执行客户机代理处理的结果判断是否允许由打印机驱动程序402执行打印处理(步骤S904)。该判断结果是，当允许该打印处理时，打印机驱动程序402对用户产生指令要打印的数据执行打印处理(步骤S905)。
当在步骤S902客户机代理401确定用户验证失败或在步骤S904没有允许打印处理时，该过程结束。也就是说在这种情况下用户无法打印任何内容。
下面参照图10的流程图描述在图9的步骤S903中进行的客户机代理处理的例子。
首先当客户PC 13的用户使得监视器26显示打印机驱动程序402的对话框以打印由应用程序创建的数据时，客户机代理401检查打印处理是否启动(步骤S1001)。客户机代理401一直等待客户PC 13的用户按下打印机驱动程序402的对话框上的按钮(步骤S1002)。当该用户按下打印机驱动程序402的对话框上的按钮时，客户机代理401从临时存储文件夹405中提取用户验证信息(Windows验证信息)(步骤S1003)。
客户机代理401将提取的用户验证信息存储在XML文件中(步骤S1004)。接着客户机代理401向信息管理代理301发送存储在XML文件中的用户验证信息(步骤S1005)。然后，信息管理代理301执行信息管理代理处理(步骤S1006)。例如，信息管理代理处理执行处理以判断是否存在还没有被通过客户机代理401发送的用户验证信息101b识别的用户阅读的强制性ID文档。接着，信息管理代理处理发送表明该处理结果的分析结果信息102b。下面参照图11详细描述信息管理代理处理。
客户机代理401接收从信息管理代理301发送的分析结果信息102b(步骤S1007)。客户机代理401基于所接收的分析结果信息102b，判断是否存在还没有被通过步骤S1005中发送的用户验证信息101b识别的用户阅读的强制性ID文档(步骤S1008)。该判断的结果是，当存在还没有被该用户阅读的强制性ID文档时，客户机代理401将例如如图8A所示的强制性输出消息801弹出式地显示在监视器26上(步骤S1009)。
客户机代理401基于用户对输入装置25的操作判断用户按下了OK按钮801a还是NG按钮801b(步骤S1010)。这些按钮显示在强制性输出消息801上。该判断的结果是，当该用户按下了OK按钮801a时，客户机代理401就输出对应的强制性ID文档(步骤S1011)。在这种情况下，强制性ID文档的输出可以是用于显示在监视器26上的输出或用于由MFP 11打印的输出，MFP 11是对应于打印机驱动程序402的打印机。该用户可以选择输出强制性ID文档的方法。此外，当强制性ID文档显示在监视器26上时，期望通过下面的条件来确认该输出结束。也就是滚动到达最低行和滚动以预定或更小的速度进行。设置这些条件的原因是要确认强制性ID文档肯定已被该用户阅读。接着客户机代理401允许通过打印机驱动程序402打印处理用户期望的数据，并且该打印机驱动程序402执行该打印处理(步骤S1012)。
最后为了将强制性ID文档的状态改为已读状态，客户机代理401执行数据库更新处理以更新信息管理服务器12中的数据库305a(步骤S1013)。
在步骤S1008中，当客户机代理401确定不存在未读的强制性ID文档时，就不需要输出强制性ID文档。因此该过程省略步骤S1009至S1011，然后跳至步骤S1012。
当在步骤S1010中确定是按下了NG按钮801b时，客户机代理401确定用户没有接受强制性输出消息801的内容。然后该过程结束。
尽管在使用具有打印机驱动程序402的MFP 11的打印功能的情况下描述了上述过程，本发明不限于这种情况。例如，本发明可用于各种过程，即，通过MFP 11的传真功能以传真形式发送由客户PC 13创建的数据，和数据存储在MFP 11的HDD 34中的情况。在这些情况中，所述过程通过传真驱动程序或数据存储应用程序而不是上述过程中的打印机驱动程序来执行。
下面参照图11中的流程图描述图7中的步骤S704和图10中的步骤S1006中的信息管理代理处理的例子。图11示出CPU 21基于加载到信息管服务器12的RAM 23上的程序代码来控制的处理流程。
首先，信息管理代理301接收从MFP代理501或客户机代理401发送的XML文件格式的用户验证信息101a或101b(步骤S1101)。信息管理代理301基于所接收的用户验证信息101a或101b分析信息管理系统302中的数据库305a。然后，信息管理代理301提取出还没有被对应帐户的用户阅读的任何强制性ID文档(步骤S1102)。
接着，信息管理代理301基于步骤S1102中提取的结果判断是否存在还没有被对应用户阅读的强制性ID文档(步骤S1103)。该判断的结果是，当存在还没有被该对应用户阅读的强制性ID文档时，该过程跳至步骤S1104。然后，信息管理代理301将表明还存在没有被对应用户阅读的强制性ID文档的信息存储在XML文件中。由此信息管理代理301产生分析结果信息102a或102b(步骤S1104)。接着，信息管理代理301向作为步骤S1101中接收的用户验证信息101a或101b的发送者的代理401或501发送所产生的分析结果信息102a或102b(步骤S1105)。
然后，信息管理代理301执行JOB票据创建处理以创建还没有被用户阅读的强制性ID文档的JOB票据306a(步骤S1106)。接着信息管理代理301将创建的JOB票据306a暂时存储在信息管理服务器12的HDD 24中的临时存储文件夹306中(步骤S1107)。然后该过程结束。
如果在步骤S1103中信息管理代理301确定不存在还没有被阅读的强制性ID文档，则该过程跳至步骤S1108。然后，信息管理代理301用XML文件来存储表明不存在还没有被阅读的强制性ID文档的信息。由此信息管理代理301产生了分析结果信息102a或102b(步骤S1108)。接着，信息管理代理301向作为步骤S1101中接收的用户验证信息101a或101b的发送者的代理401或501发送所产生的分析结果信息102a或102b(步骤S1109)。然后该过程结束。
下面参照图12的流程图描述在输出强制性ID文档时所述系统的操作示例。在图7的MFP代理处理(步骤S709)或图10的客户机代理处理(步骤S1011)中执行图12所示的操作。
首先，MFP代理501或客户机代理401请求信息管理代理301发送暂时存储在临时存储文件夹306中的强制性ID文档的JOB票据306a(步骤S1201)。
接收了发送JOB票据306a的请求的信息管理代理301将强制性ID文档的JOB票据306a发送给MFP 11(步骤S1202)。然后信息管理代理301通知请求信息管理代理301发送JOB票据306a的代理401或501该JOB票据306a已经发送了(步骤S1203)。接收到该通知的代理401或501向信息管理代理301发送更新信息管理服务器12中的数据库305a的请求(步骤S1204)。该更新数据库305a的请求包括用于取消或删除存储在临时存储文件夹306中的强制性ID文档的JOB票据306a的信息，以及用于将该强制性ID文档的状态信息从未读状态改为已读状态的信息。
下面参照图13的流程图描述在图11的步骤S1106中的JOB票据创建处理的例子。
首先，信息管理代理301设置对该强制性ID文档的打印指令，如N合一打印、双面打印或钉针(步骤S1301)。该打印指令的内容是事先确定的。接着，信息管理代理301设置作为标题项的信息，其有助于MFP 11的用户识别该强制性ID文档(步骤S1302)。该信息包括例如文档名、输出页和用户名。在本实施例中，每一条信息都由上述步骤设置以创建JOB票据306a。
下面参照图14的流程图描述在信息管理服务器12中的数据库更新处理的示例。
信息管理代理301判断由MFP代理501或客户机代理401在图12中的步骤S1204中发送的更新数据库305a的请求是否已被接收(步骤S1401)。该判断的结果是，如果接收了该更新数据库305a的请求，则信息管理代理301取消或删除暂时存储在临时存储文件夹306中的JOB票据306a(步骤S1402)。然后，信息管理代理301将添加给强制性ID文档的状态信息从未读状态改为已读状态，以更新信息管理服务器12中的数据库305a(步骤S1403)。
如上所述，在本示例性实施例中，重要文档、强制性ID和状态信息都彼此相关地记录在信息管理服务器12的数据库305a中。强制性ID识别该重要文档，状态信息有助于识别该重要文档是否已被阅读。
在MFP 11根据来自客户PC 13的打印指令执行打印时，客户PC13询问信息管理服务器12是否存在还没有被客户PC 13的用户阅读的重要文档。其结果是，如果存在未被阅读的重要文档，则客户PC 13将强制性输出消息801显示在监视器26上以提示用户输出该未读的重要文档。然后如果该用户没有输出该未读的重要文档，则客户PC 13防止该用户用MFP 11执行诸如打印的处理。在这种情况下，该未读文档可以由MFP 11通过打印输出或通过显示在客户PC 13上输出。如果通过显示在客户PC 13上来输出该未读文档，则客户PC 13可以检查该重要文档是否确定无疑地被阅读了，如根据该文档的重要性检查滚动是否已执行到该文档的最后。
类似的，在直接操作MFP 11以执行复印或通过传真来发送时，MFP 11询问信息管理服务器12是否存在还没有被MFP 11的用户阅读的重要文档。其结果是，如果存在未被阅读的重要文档，则MFP 11将强制性输出消息801显示在操作面板38上以提示该用户输出该未读的重要文档。然后，如果该用户没有输出该未读的重要文档，则MFP 11防止该用户用MFP 11执行复印或以传真方式的发送。
如上所述，用户被告知存在应当被其阅读的未读重要文档，并且如果该用户没有阅读该重要文档就禁止该用户使用MFP 11。因此使该用户认识到阅读该未读重要文档的必要性。其结果是可以防止未读的重要文档还保持未读状态，并预计可以避免对未读重要文档的通知的忽略。
此外，在本示例性实施例中，尽管MFP代理501设置在MFP 11中，但本发明并不限于这种配置。例如除了MFP之外还可以提供用于管理MFP的PC以控制用于使用MFP的管理信息和PC对该MFP的操作。在这样的MFP中，MFP代理501可以安装在PC所包含的HDD上。
此外，在图1中示出了一个MFP 11和一个客户PC 13。但是MFP11和客户PC 13的数量都可以超过一个。
此外，在本示例性实施例中，MFP 11的用户或客户PC 13的用户所共享的信息被设置为重要文档。但是可以指定需要阅读该重要文档的用户。在这种情况下，强制性ID可配置为用于识别需要阅读该重要文档的用户，或者可以在数据库305a中记录用于识别需要阅读该重要文档的用户的用户ID。
此外在本示例性实施例中，系统可配置为代替MFP 11或者除了MFP 11之外而使用打印机。该打印机不具有MFP 11的复印、传真、扫描功能，但具有基于来自客户PC 13的打印指令进行打印的功能。因此当该系统配置为使用打印机而不是MFP 11时，例如图6和图7的过程可以是不必要的。此外，可以用没有包含打印功能的设备来替代MFP 11。在这种情况下，作为用于强制性阅读的方法，文档可以通过其它打印机打印或者显示在显示设备上。但在这种情况下，为了确认该文档肯定已被阅读，可以允许该设备在满足下列条件时运行。也就是：当文档由其它打印机打印时、或者打印文档之后过去了预定时间时取出输出纸张。此外，当文档显示在显示设备上时，如果满足滚动已执行到该文档的最后这一条件则可以允许该设备运行。
其它示例性实施例
为了运行各类设备以执行上述实施例的功能，向在与该各类设备连接的设备或系统中的计算机提供用于执行上述实施例的功能的软件的程序代码。本发明包括根据存储在该系统或设备的计算机(CPU或MPU)中的程序运行各类设备。
此外，在这种情况下，该软件的程序代码本身可以完成上述示例性实施例的功能。此外，本发明还包括该程序代码本身和用于向计算机提供该程序代码的单元，即存储该程序代码的记录介质。存储该程序代码的记录介质包括例如软盘、硬盘、光盘、磁光盘、CD-ROM、磁带、非易失性存储卡、ROM等等。
此外，本发明不仅包括执行所提供的程序代码的计算机以执行上述示例性实施例的功能，本发明的示例性实施例还包括与操作系统或其它在该计算机上运行的应用软件合作的程序代码以执行上述示例性实施例的功能。
此外，在将提供的程序代码存储到计算机的功能扩展板的存储器中之后，该功能扩展板的CPU基于该程序代码的指令执行部分或全部实际过程。本发明还包括该CPU执行的用于实现上述实施例的功能的过程。
此外，在将提供的程序代码存储到与计算机连接的功能扩展单元的存储器中之后，该功能扩展单元的CPU基于该程序代码的指令执行部分或全部实际过程。本发明还包括该CPU执行的用于实现上述实施例的功能的过程。
根据上述实施例，当数据处理装置从信息管理服务器接收了表明应当由用户阅读的信息还没有被阅读的通知信息时，限制由该用户请求的数据处理直到该用户基于通知信息阅读了该未读信息为止。因此，没有阅读该信息的用户无法执行数据处理，除非该用户阅读了该信息。因此可以使该用户确定无疑地阅读诸如文档的信息。
虽然参照示例性实施例描述了本发明，应当理解本发明不限于所公开的示例性实施例。所附权利要求的范围与最宽泛的解释一致以涵盖所有修正、等价结构和功能。

Claims (11)

1.一种数据处理装置，包括：
接收装置，用于接收表明应当由用户阅读的信息未被阅读的通知信息；以及
限制装置，用于在确认该用户基于由所述接收装置接收的通知信息已阅读了所述未阅读信息之前一直限制由用户请求的数据处理。
2.根据权利要求1所述的数据处理装置，还包括通知装置，用于在所述接收装置接收了表明应当由用户阅读的信息未被阅读的通知信息时，通知该用户存在尚未被该用户阅读的信息。
3.根据权利要求1所述的数据处理装置，还包括：
接受装置，用于接受要求输出应当由所述用户阅读的信息的请求；以及
数据处理执行装置，用于在所述接受装置接受了要求输出还没有被所述用户阅读的信息的请求之后允许执行由该用户请求的数据处理。
4.根据权利要求3所述的数据处理装置，还包括输出处理执行装置，用于在所述接受装置接受了要求输出还没有被所述用户阅读的信息的请求之后，执行输出该信息的处理，
其中所述数据处理执行装置在所述输出处理执行装置执行了输出还没有被所述用户阅读的信息的处理之后，允许执行由该用户请求的数据处理。
5.根据权利要求1所述的数据处理装置，其中所述接收装置从外部信息管理服务器接收表明应当由用户阅读的信息还没有被阅读的通知信息。
6.根据权利要求5所述的数据处理装置，还包括：
用户验证装置，用于验证用户；以及
发送装置，用于向所述外部信息管理服务器发送关于已由该用户验证装置验证的用户的用户验证信息，
其中所述接收装置从所述外部信息管理服务器接收表明应当由对应于该发送装置发送的所述用户验证信息的用户阅读的信息还没有被阅读的通知信息。
7.根据权利要求1所述的数据处理装置，其中所述数据处理包括用于形成图像的处理。
8.一种信息管理服务器，包括：
存储装置，用于存储识别应当由用户阅读的信息是否未被阅读的识别信息；
接收装置，用于从该用户使用的数据处理装置接收识别该用户的用户信息；
判断装置，用于基于从该接收装置接收的用户信息和由所述存储装置存储的识别信息来判断应当由该用户阅读的信息是否未被阅读；以及
发送装置，用于在判断装置确认应当由所述用户阅读的信息未被阅读的情况下向所述数据处理装置发送通知信息。
9.根据权利要求8所述的信息管理服务器，还包括：
第二发送装置，用于向用作该第二发送装置的输出目标的装置发送应当由所述用户阅读的信息，
其中，在该第二发送装置发送了应当由所述用户阅读的信息之后，所述存储装置与该信息关联地存储识别该信息已被阅读的识别信息。
10.一种数据处理方法，包括：
接收表明应当由用户阅读的信息未被阅读的通知信息；以及
在确认该用户基于所接收的通知信息已阅读了所述未阅读信息之前一直限制由用户请求的数据处理。
11.一种数据处理方法，包括：
在存储装置中存储识别应当由用户阅读的信息是否未被阅读的识别信息；
从该用户使用的数据处理装置接收识别该用户的用户信息；
基于所接收的用户信息和存储在所述存储装置中的识别信息来判断应当由该用户阅读的信息是否未被阅读；以及
如果确认应当由所述用户阅读的信息未被阅读，则向所述数据处理装置发送通知信息。
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