JP4948641B1 - 情報処理装置、送信先指定方法、およびそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数種類の文書を同一の送信先へ送信する際に、文書内容に応じて適切な承認者に承認を促し、円滑に文書の送信を実現することが可能な仕組みを提供する。
【解決手段】文書データを分割するための分割設定情報をユーザ操作に応じてクライアント端末から受け付けることにより、文書データを分割し、分割した夫々の前記文書データに対して承認を受けるべく、承認依頼先の設定を受け付け、承認依頼先へ分割した前記文書データの転送をし、転送した文書データに対する承認情報をクライアント端末から受信し、転送した全ての文書データに対して承認情報を受信しているか否かを判定し、全ての文書データに対して承認情報を受信していると判定された場合に、全ての文書データを送信先へ送信する。
【選択図】図１６

Description

情報処理装置、制御方法、およびそのプログラムに関し、特に、承認ワークフローで文書データの承認を得られたデータの送信をする情報処理装置、制御方法、およびそのプログラムに関する。

電話回線を利用してデータを送信するデータ通信装置の身近な例としては、ファクシミリ装置が知られている。ファクシミリ装置は、良く知られているように文書等をデジタル信号に変換して、ファックス番号で特定した相手先のファクシミリ装置に送信できる機能を有する。かかるファクシミリ装置は、電子メールと同様に、相手方に素早く情報を伝達するために用いられ、特に、相手方に送信する文書の内容確認のために頻繁に用いられている。

特にファクシミリ装置で送信する文書は、即時に相手先に正しい情報が送信されることが求められることが多く、それだけに送信者となるユーザは、送信する文書の内容や、送信先を間違えやすいというリスクが伴っていた。

そこで、最近では、ファックス送信を実行する際の承認処理を円滑に行うとともに、簡易な操作でファックスの誤送信を防止できるシステムが提案されている。（例えば、特許文献１）

また、送信すべき文書そのものの内容を間違える誤送信を防ぐために、送信前に承認者による承認を得てから、初めて送信先への文書送信が行われるシステムについても公知となっている（例えば、特許文献２）。

特開２００７−３２５１６８号公報 特開２００９−１８８６１８号公報

上記特許文献１には、複合機（ファクシミリ装置）が、所定の送信先に対するファックス送信を実行する際に、当該ファックス送信に関する情報を格納したＱＲコードを付加した原稿の画像を読み取って管理装置に送信し、管理装置が、その原稿の画像からＱＲコードに格納された情報を抽出し、当該抽出した情報に基づきファックス送信の可否を判定し、ファックス送信可能と判定した場合にのみファックス送信の実行を許可する構成が開示されている。

また、上記特許文献２には、ファックス送信において不適切な内容を含む文書の送信を防ぐために、ファックスサーバがファックス用送信文書を送信側のファックス装置から受け取ると、送付状（カバーページ）に印刷されたバーコードから承認者に関連する情報を読み取り、送信文書の全ページを承認者に提示して送信可否の判断を依頼を行い、送信が承認された場合には送信文書を受信側ファックス装置に送信し、送信が棄却された場合には送信を行わずにエラー情報を出力する構成が開示されている。

これらのファクシミリ装置による文書送信方法は、文書の送信先設定ミスや、文書そのものの選択ミスを防ぐシステムとしては有用であるが、複数種類の文書を同一の送信先へ送信する送信方法も考えられる。この場合、一人の承認者では、全ての文書内容が正しいか否かを判断することはできず、特に、特許文献２に記載のシステムでは、結局承認者は、内容について判断しきれない文書について担当者に確認をとるか、もしくは、送信者に差し戻しをする必要があり、スムーズに文書の内容を確認し、送信することが困難である。

そこで、本発明は、複数種類の文書を同一の送信先へ送信する際に、文書内容に応じて適切な承認者に承認を促し、円滑に文書の送信を実現することが可能な仕組みを提供することを目的とする。

即ち、本発明は、外部装置と文書データの送受信を行い、当該文書データを格納する情報処理装置であって、ユーザ操作に応じてクライアント端末から前記文書データを分割するための分割設定情報を受け付けることにより、前記文書データの分割位置を指定する分割位置指定手段と、前記分割位置指定手段で指定した分割位置に基づいて、前記文書データを分割する分割手段と、前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データに対して承認を受けるべく、承認依頼先のユーザ設定を受け付ける承認依頼先設定受付手段と、前記承認依頼先設定受付手段で受け付けた前記承認依頼先へ、前記分割データの転送を実行する転送手段と、前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段とを備えることを特徴とする。

本願発明によれば、複数種類の文書を同一の送信先へ送信する際に、文書内容に応じて適切な承認者に承認を促し、円滑に文書の送信を実現することが可能な仕組みを提供することができる。

本発明に係る情報処理装置を含むデータ送信システムの一例を示すシステム構成図である。 クライアント端末１０１、１０２、送信サーバ１０３のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 クライアント端末１０１、１０２および送信サーバ１０３の機能構成の一例を示す機能構成図である。 本発明のデータ送信処理の一例を示すフローチャートである。 本発明のデータ送信処理の一例を示すフローチャートである。 本実施の形態のファクシミリシステムへのログオンを行う際の認証要求画面の一例である。 本実施の形態のファクシミリ用プリンタドライバを選択する際の印刷ダイアログ画面の一例である。 本実施の形態のファクシミリシステムにログオンした際のデータ送信先を選択する選択画面の一例である。 本発明の文書データの分割処理の一例を示すフローチャートである。 本実施の形態の文書データの分割設定画面の一例である。 本実施の形態の分割処理をした文書データの転送先指示画面の一例である。 本実施の形態の文書データの分割処理の一例を示す図である。 本実施の形態の文書データの承認依頼をするために転送先を設定する転送先設定画面の一例である。 本実施の形態における文書データの管理テーブル構成の一例である。 本実施の形態の文書データを承認依頼すべく転送した際に表示される画面の一例である。 本実施の形態の文書データを承認依頼後に文書データのステータスを確認する画面の一例である。 本発明の承認を得た文書データの送信処理の一例を示すフローチャートである。 本実施の形態の文書データの承認方法を示す画面の一例である。 本発明の第二の実施例における文書データの分割処理の一例を示すフローチャートである。 本実施の形態の文書データを自動的に分割するための定義内容を示した分割定義テーブルの構成の一例である。 本実施の形態の文書データの一例を示す図である。 本発明の文書データの承認依頼から送信までのワークフロー概要を示す図である。 本実施の形態のユーザテーブルの構成例を示す図である。本実施の形態のデータ送信先を選択する選択画面の一例である。

（第一の実施例）
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置および送信先指定方法およびそのプログラムの実施形態について詳細に説明する。

図１は、本発明に係る情報処理装置を含むデータ送信システムの一例を示すシステム構成図である。本発明の情報処理装置に好適なクライアント端末１０１およびクライアント端末１０２は、例えば、パーソナルコンピュータであり、ネットワーク通信機能を備え、ＬＡＮ１０５（ローカルエリアネットワーク）を介して送信サーバ１０３とデータ通信が可能である。

送信者用クライアント端末１０１は、ファクシミリデータ（文書データ）をファクシミリ回線を用いて送信するユーザに用いられる端末である。

承認者用クライアント端末１０２は、ファクシミリデータの内容承認を行うユーザに用いられる端末である。なお、本発明において文書データの分割を行う場合、その分割数は必ずしも一定ではないため、承認者用クライアント端末１０２は、複数台存在することは言うまでもない。

送信サーバ１０３は、公衆回線１０６を介してファクシミリ送信機能を備えるファックス通信カード１０４を備えている。また、送信サーバ１０３は、送信者用クライアント端末１０１や、外部のファクシミリ装置（外部装置）から送信される文書データを受信し格納している。

本システムは、最も基本的な通信インフラの１つであるファクシミリ（以下、ファックスとも呼ぶ）を、インターネット／イントラネットを含めたネットワークシステムに統合し、ＴＣＰ／ＩＰネットワーク対応のファックスサーバシステムである。

具体的には、送信サーバ１０３は、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ Ｓｅｒｖｅｒが稼働し、ファックス通信カード１０４を装着し、後述するファクシミリシステム用サーバモジュール（図３の３０３）をインストールすることで、ＰＣベースのファックス送受信ができる。送受信したファックスイメージや送受信情報は、送信サーバ１０３の記憶部に電子化されて蓄積され、一元管理される。

そして、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリシステム用クライアントモジュール（図３の３０２）を起動させることで、送信サーバ１０３の記憶部に蓄積されている送受信データの確認や、管理者権限でログインすることで送信サーバ１０３側の各種設定ができる。

また、クライアント端末１０１（１０２）には、後述するファクシミリ用プリンタドライバをインストールすることで、米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ ＯＳ上の各種文書アプリケーションから印刷実行と同じオペレーションでファックス送信が可能となっている。

ファックス通信カード１０４は、アナログ公衆回線１０６だけでなく、ＩＮＳ６４回線、ＩＮＳ１５００回線のいずれかに接続することで、ファックスデータの送受信が可能となっている。

送信データは、各クライアント端末からＴＣＰ／ＩＰネットワークであるＬＡＮ１０５を経由して送信サーバ１０３へ蓄積され、ファックス通信カード１０４を動作させることで、順次送信される。

図２は、クライアント端末１０１、１０２および送信サーバ１０３のハードウェア構成を示す図である。
図２に示すように、クライアント端末１０１、１０２および送信サーバ１０３では、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８が接続される。
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

ＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１は、ＣＰＵ２０１が実行する制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、本データ先指定方法を実現するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムおよび必要な各種データ（データテーブルを含む）を保持している。

ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは記憶装置である外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

入力コントローラ２０５は、キーボード２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ２０６は、表示部の一例であるＣＲＴ２１０への表示出力を制御する。メモリコントローラ２０７は、外部メモリ２１１に記憶されている情報を読み出しと、外部メモリ２１１への情報の書き込みを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、通信回線と接続してデータの送受信の制御を行う。クライアント端末の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ＬＡＮ１０５を介するデータの送受信を制御し、一方、送信サーバ１０３の場合、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、同様にＬＡＮ１０５を介するデータの送受信の制御と、ファックス通信カード１０４として、公衆回線１０６を介するデータの送受信の制御も行うものとする。

なお、送信サーバ１０３の外部メモリ２１１には、後述する図１３の分割文書データ管理テーブル、図１９の分割定義テーブル、図２２のユーザテーブルが格納されているものとする。そして、後述の図面で説明をするフローチャートを実行するためのコンピュータ読み取り実行可能なプログラムも、この外部メモリ２１１に記憶されているものとする。また、クライアント端末の外部メモリ２１１には、電話帳データベース（図３の３５０）が記憶されている。

なお、外部メモリ２１１は情報を永続的に記憶するための媒体であって、その形態をハードディスク等の記憶装置に限定するものではない。例えば、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などの媒体であってもよい。

図３は本発明の情報処理装置（クライアント端末１０１、１０２）およびサーバ装置（送信サーバ１０３）を含む送信システムが備える機能構成の一例を示す機能構成図である。

クライアント端末１０１および１０２は、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１用プリンタドライバ３０１と、ファクシミリ用クライアントモジュール３０２を備えている。
プリンタドライバ３０１は、送信データ生成部３０５、ログイン要求部３０６、送信先設定部３０８、情報受信部３０９、およびデータ送信部３１０とを備えている。クライアントモジュール３０２は、また、電話帳データベース３５０を機能構成として備えている。

また、ファクシミリ用クライアントモジュール３０２は、画面表示制御部３０７と、文書データ承認設定部３１１、文書データ取得部３１２を備えている。

送信データ生成部３０５は、例えば文書作成アプリケーションプログラムで作成された文書データの印刷指示を受け付け、ＯＳ（オペレーティングシステム）を介して文書データの描画情報（ＤＤＩ関数：Ｄｅｖｉｃｅ Ｄｒｉｖｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を受け取って、ＴＩＦＦ画像データを生成する。ＴＩＦ画像データの生成処理は既知の技術であるため詳細な説明は省略する。また、本実施の形態では、生成される送信データのデータフォーマットとしてＴＩＦＦ画像データを用いているが、これに限られるものではなく、ＰＤＦ形式であっても、ビットマップ形式であってもよい。

なお、送信データ生成部３０５による送信データの生成処理は、ログイン要求部３０６によるログイン要求前に行われて、クライアント端末１０１、１０２内の外部メモリに送信データがスプールされることになる。このように、先にデータ生成とスプール処理を行っておくことにより、文書アプリケーションによる印刷処理プロセスを早期に解放することができ、ユーザは文書アプリケーションを使用して文書の編集処理を再開したり、ファイルを閉じたりすることができる。なお、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１の出力先は、クライアント端末内の作業フォルダとなっており、外部出力ポートが指定されているわけではなく、作業フォルダ内に送信データファイルとして出力することになる。

ログイン要求部３０６は、印刷指示を受け付けた際にファクシミリ用プリンタドライバ３０１で呼び出される機能部であり、図５に示すログオンを行う際の認証要求画面を表示し、この認証要求画面を介してユーザにより入力されたユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードを含む認証情報を、認証先のサーバ（本実施の形態では、送信サーバ１０３に相当する）に送信することでログイン要求を行う。

画面表示制御部３０７は、クライアント端末１０１、１０２のディスプレイで表示する画面の表示制御を行う機能部であり、例えば、図５、６、７、９、１０、１２，１４、１５および１７に示す画面を表示する機能を備えている。

送信先設定部３０８は、画面表示制御部３０７により表示された送信先設定画面を介してユーザにより入力・指定された送信先を設定する機能を備えている。また、この時に、画像表示制御部３０７は電話帳データベース３５０を読み込むことにより送信先一覧を表示させる。

情報受信部３０９は、送信サーバ１０３と通信して、ログイン認証の認証結果を受信する機能を備えている。

データ送信部３１０は、送信データ生成部３０５で生成された送信データを、送信先設定部３０８で決定された送信先にデータ送信すべく、送信サーバ１０３にデータ送信を行う。具体的には、作業フォルダにスプールされている送信データを、送信先設定部３０８で選択・決定された送信先の情報と共に、送信サーバ１０３のファクシミリシステム用サーバモジュールにアップロードして、データ送信登録が行われる。

なお、送信データ生成部３０５によるデータ生成処理をファクシミリ用プリンタドライバ３０１によるプロセスにし、ログイン要求部３０６、画面表示制御部３０７、送信先設定部３０８、情報受信部３０９、データ送信部３１０による各処理を、ファクシミリ用プリンタドライバ３０１から呼び出す別プロセス（別サービス）として実現してもよい。

文書データ承認設定部３１１は、承認者用クライアント端末１０２において、文書データの承認依頼を受け付けたユーザによる文書データの承認を実行する。
文書データ取得部３１２は、画面表示制御部３０７により表示される文書データ一覧から、送信サーバ１０３に格納されている文書データを閲覧表示するための取得を行う。

送信サーバ１０３は、ファクシミリ用サーバモジュール３０３を備えている。ファクシミリ用サーバモジュール３０３は、分割処理部３１３、認証処理部３１４、文書データ転送部３１５、ＯＣＲ処理部３１６と、データベースとして、分割文書データ管理テーブル３１７、ユーザテーブル、分割定義テーブルに３１９とを備えている。

分割処理部３１３は、データ送信部３１０で送信サーバ１０３にアップロードしてデータ送信登録した送信データに対して、ユーザの操作指示に基づく分割設定若しくは、分割設定テーブルで定義された定義内容に基づく分割設定を実行する。

認証処理部３１４は、クライアント端末のログイン要求部３０６によりログイン要求を受け付けた場合に起動され、ログイン要求に含まれる認証情報のユーザ識別情報が、ユーザテーブル３１８に存在し、パスワードが一致しているか判断することにより認証処理を行う。

文書データ転送部３１５は、承認依頼先として設定されたユーザへ文書データを転送する。
ＯＣＲ処理部３１６は、クライアント端末から登録（アップロード）される文書データ、若しくは公衆回線１０６を介して受信する文書データの特定矩形領域に対するＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）を実行する。なお、分割文書データ管理テーブル３１７は、後述の図１３において、また分割定義テーブル３１９については、後述の図１９において詳細に説明をする。

また、ファクシミリ用サーバモジュール３０３は、クライアント端末１０１、１０２からの要求により、ユーザテーブル３１８のユーザ設定を変更することができる。

また、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、クライアント端末のデータ送信部３１０からデータ送信登録を受けた送信データの送信処理を行う。具体的には、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、ファクシミリ通信カード１０４のファックス通信部３２０に、送信先（ファクシミリ番号）を指定して、送信データの送信要求を行う。そして、ファックス通信部３２０は、指定された送信先に対して、公衆回線を介して送信データのファクシミリ送信を行う。

図２１は、本実施の形態のファクシミリ送信システムにおいて、文書データの承認から送信までのワークフロー概略を示す図である。本発明でファクシミリ送信システムにより送信する文書データは、送信前に、所定の承認担当者へ通知され、承認が求められている。

本実施の形態では、まず、送信者用クライアント端末１０１において、ファクシミリ送信システムで送信する対象となっている文書データを、それぞれの承認依頼先に転送するための分割設定を行う（１）。送信者用クライアント端末
１０１で、文書データの分割が行われ、承認依頼先へそれぞれの文書データが転送されると、各承認者用クライアント端末１０２により、転送された文書データの承認（若しくは、否認）処理が実行される（２）。承認処理の実行結果が、再び送信サーバ１０３送信される（３）。承認処理の結果、分割した文書データの承認結果が全て承認（承認済み）となっている場合（３でＯＫ）には、送信サーバ１０３から、承認となった文書データの送信を実行する（４）。また、否認された分割文書データがある場合には、送信者クライアント端末１０１へ差し戻されることとなる。つまり、本実施の形態のファクシミリ送信システムは、一連のワークフローとなっており、分割された文書データに対する承認アクティビティをそれぞれ適切な担当者に送信し、全てのページの承認が得られた段階で初めて外部への送信が認められる工程となっている。
本実施の形態において、上記の（１）の処理については、図８で詳細に説明を行う。また、（２）、（３）および（４）の処理については図１６で詳細に説明を行う。

次に、図４−１、図４−２、図８および図１６のフローチャートを参照しながら、本発明に係る情報処理装置（クライアント端末）と送信サーバを含む送信システム全体の詳細な処理について説明する。

図４−１、図４−２は、情報処理装置（クライアント端末）と送信サーバにおけるデータ送信処理の制御の一例を示すフローチャートである。本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラム（ファクシミリ用プリンタドライバ３０１、ファクシミリシステム用クライアントモジュール３０２、およびファクシミリシステム用サーバモジュール３０３）が、クライアント端末あるいは送信サーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。

図４−１は、送信サーバ１０３が公衆回線１０６を通じて受信した文書データを、そのまま送信用の文書データとして用いる場合に送信用文書データとして登録（アップロード）する処理を示している。
まず、ステップＳ４０１では、起動されたログイン要求部３０６が、ファクシミリシステム（送信システムにおけるファクシミリシステム用サーバモジュールに相当）へのログオンを行う際の認証要求画面（図５）の表示を行い、認証情報の受付を行う。図５に示す認証要求画面が表示され、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードが入力され、ログオンボタン５０２がユーザによって押下されると、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードを含む認証情報が、認証先の送信サーバにログイン要求として送信される。なお、認証要求画面では、認証先のサーバをプルダウンメニューの一覧から選択できるようになっており、ＩＰアドレスを入力することで直接指定することも可能になっている。本実施の形態では、簡略化して送信サーバ１０３を１台の構成としているが、複数存在するシステムでは、このように認証先を選択することも可能となる。

すなわち、ステップＳ４０１では、ユーザのログイン情報を受け付け（ログイン情報受付手段に相当する）、ログイン情報に対応するユーザの権限を記憶している送信サーバに対して、該受け付けたログイン情報の認証要求を行う（ログイン要求手段に相当する）。

ステップＳ４０１でログイン要求がなされると、ステップＳ４０２で、送信サーバ１０３の認証処理部３１４が起動される。送信サーバ１０３では、クライアント端末からのログイン要求を受け付けるまでは、以下の処理が発生しないため、ループとして表現している。

続くステップＳ４０３では、受付けた認証情報に基づいてログイン認証の処理を行う。具体的には、認証処理部３１４が、認証情報に含まれるユーザＩＤがユーザテーブル３１８に存在するかを検索し、存在する場合に認証情報に含まれるパスワードと検索されたユーザＩＤに対応するユーザテーブル３１８のパスワードが一致するかを判断する。一致した場合に、認証ＯＫと判断し、ユーザＩＤが検索されない場合、あるいはパスワードが一致しない場合には認証ＮＧと判断する。

ユーザテーブル３１８の具体例として、図２２を用いて説明する。図２２に示されるユーザテーブルには、「ユーザ名（ユーザＩＤに相当）」、「パスワード」が１レコードとして対応づけて管理されている。またこの他にも関連付ける情報があってもよい。

次にステップＳ４０４では、認証結果が認証成功（認証ＯＫ）であるか否かを判断する。その結果を、クライアント端末へ送信する。認証失敗（認証ＮＧ）であれば、ログインできないため、ステップＳ４９９で処理を抜けて終了する。認証成功であれば、次のステップＳ４０５に処理を進める。具体的には、認証処理部３１４が、認証ＮＧの場合は認証結果だけを送信処理し、認証ＯＫの場合はログイン認証の認証結果と共に、そのユーザＩＤに対応するユーザ権限の情報を読み出して送信処理する。

ステップＳ４０５では、認証成功（認証ＯＫ）したユーザ名（ユーザＩＤ）で利用できるフォルダ名を取得し、ステップＳ４０６で、認証結果と共にクライアント端末へ送信する。
ステップＳ４０７では、認証結果と、利用可能なフォルダ名の一覧を取得して表示画面を表示する。ここでは、ユーザに対して公衆回線１０６を通じて外部より送信された文書データを取得し、表示するものとする。

ステップＳ４０８では、文書データ一覧を閲覧するためにフォルダの選択を受け付け、サーバへフォルダ名の情報を送信する。ステップＳ４０９で、フォルダ名を受信すると、ステップＳ４１０で、該当するフォルダに格納されている文書データの一覧情報をクライアント端末へ送信する。

ステップＳ４１１では、文書データの一覧情報を取得して表示をする。ステップＳ４１２では、分割処理を行う文書データの選択を受け付ける。ステップＳ４１２では、選択した文書データをサーバより取得するために文書データ情報を送信する。ステップＳ４１３では、選択した文書データの情報を受信し、ステップＳ４１４で文書データ（ＴＩＦＦ画像）を送信する。そして、送信サーバ１０３側の処理を終了する。ステップＳ４１５では、文書データを受信して表示する。そしてクライアント端末１０１の処理を終了する。
なお、図４−１に示す処理のうちクライアント端末の処理は、後述する図８の［１］の位置に続き、送信サーバの処理は同じく図８の［２］の位置に続く。

図４−２は、送信者用クライアント端末１０１から送信する文書データを送信サーバ１０３に登録（アップロード）する処理を示している。
図４−２において、ステップＳ４２１では、ユーザ操作により任意の文書アプリケーションから印刷指示を受け付ける。ステップＳ４２２では、ファクシミリ用プリンタドライバで印刷指示がなされたかを判断するステップである。具体的には、ユーザが任意の文書アプリケーションから、図６に示すような印刷ダイアログを開いて、出力先の指定６０１で、ファクシミリ用プリンタドライバを選択してＯＫボタン６０２を押下することにより本処理が開始される。ＯＫボタンが押下されると、出力先の指定６０１がファクシミリ用プリンタドライバであるか判断し、ファクシミリ用プリンタドライバであればステップＳ４２３に処理を進める。

また、出力先の指定６０１で異なるプリンタドライバが指定されていれば、本発明の処理は行わないので本フローチャートの処理を抜けてもよい。本フローチャートでは、ファクシミリ用プリンタドライバで印刷指示されるまで以下の処理を行わないため、ループとして表現している。

なお前述したように、ファクシミリ用プリンタドライバで印刷指示されると、文書アプリケーションから文書データの描画情報が出力され、ＯＳを介して描画情報をファクシミリ用プリンタドライバが受け取って、送信データ（ＴＩＦＦ画像データ）を生成し、所定の作業フォルダにファイル出力を行う（送信データ生成部）。

次にステップＳ４２３では、送信データの生成をした送信データ生成部３０５から起動されたログイン要求部３０６が、ファクシミリシステム（送信システムにおけるファクシミリシステム用サーバモジュールに相当）へのログオンを行う際の認証要求画面（図５）の表示を行い、認証情報の受付を行う。図５に示す認証要求画面が表示され、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードが入力され、ログオンボタン５０２がユーザによって押下されると、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）とパスワードを含む認証情報が、認証先の送信サーバにログイン要求として送信される。

なお、認証要求画面では、認証先のサーバをプルダウンメニューの一覧から選択できるようになっており、ＩＰアドレスを入力することで直接指定することも可能になっている。本実施の形態では、簡略化して送信サーバ１０３を１台の構成としているが、複数存在するシステムでは、このように認証先を選択することも可能となる。すなわち、ステップＳ４２３では、ユーザのログイン情報を受け付け（ログイン情報受付手段に相当する）、ログイン情報に対応するユーザの権限を記憶している送信サーバに対して、該受け付けたログイン情報の認証要求を行う（ログイン要求手段に相当する）。

ステップＳ４２３でログイン要求がなされると、ステップＳ４２４で、送信サーバ１０３の認証処理部３１４が起動される。送信サーバ１０３では、クライアント端末からのログイン要求を受け付けるまでは、以下の処理が発生しないため、ループとして表現している。

続くステップＳ４２５では、受付けた認証情報に基づいてログイン認証の処理を行う。具体的には、認証処理部３１４が、認証情報に含まれるユーザＩＤがユーザテーブル３１８に存在するかを検索し、存在する場合に認証情報に含まれるパスワードと検索されたユーザＩＤに対応するユーザテーブル３１８のパスワードが一致するかを判断する。一致した場合に、認証ＯＫと判断し、ユーザＩＤが検索されない場合、あるいはパスワードが一致しない場合には認証ＮＧと判断する。

次にステップＳ４２６では、認証結果が認証成功（認証ＯＫ）であるか否かを判断する。その結果を、ステップＳ４２７でクライアント端末へ送信する。認証失敗（認証ＮＧ）であれば、ログインできないため、ステップＳ４９９で処理を抜けて終了する。認証成功であれば、次のステップＳ４２８に処理を進める。具体的には、権限情報送信部３１４が、認証ＮＧの場合は認証結果だけを送信処理し、認証ＯＫの場合はログイン認証の認証結果と共に、そのユーザＩＤに対応するユーザ権限の情報を読み出して送信処理する。

なお、本実施の形態では、認証処理部３１４が認証結果と共にユーザ権限を送信するように構成したが、これに限るものではなく、認証結果を送信後に、改めて別のタイミングでクライアント端末からユーザＩＤに対応するユーザ権限の問い合わせ要求を受け、それに応じて認証処理部が返答するように構成してもよい。

次に、ステップＳ４２９では、先のステップで印刷対象（ファックス送信対象）となっているデータの送信先設定画面を表示し、送信先の設定を受け付ける。
ステップＳ４３０では、送信先の設定を受け付るか否かの選択を受け付ける。送信先の設定を現時点で行う場合には、ステップＳ４３１で、図７の送信先設定画面を表示して、送信先の設定を受け付ける。今の段階では、送信先設定をしない場合には、ステップＳ４３２へ進む。

図７において、送信先の設定は、ユーザ操作により、ファックス番号入力ボックス７０１に、任意のファックスナンバーの入力を受け付ける、もしくは、電話帳参照ボタン７０２の押下を受け付けることにより、クライアント端末に記憶されている電話帳データベース３５０を呼び出して、任意の送信先の選択を受け付ける。

そして、ステップＳ４３２では、送信ボタン６０４の押下を検知することにより、送信指示がされたものとして、データ送信処理を行う。具体的には、作業フォルダにスプールされている送信データを、送信先設定部３０８（ステップＳ４０９もしくはステップＳ１２１２）で選択・決定された送信先の情報と共に、送信サーバ１０３のファクシミリシステム用サーバモジュールにアップロードして、データ送信登録が行われる。そして、クライアント端末側の処理は終了する。

すなわち、ステップＳ４３２では、画面表示制御部３０７により表示された送信先設定画面を介してユーザにより選択された送信先に送信データを送信するために、送信サーバ１０３への送信処理を行う（送信処理手段に相当する）。

送信サーバ側の処理として、ステップＳ４３３では、クライアント端末からデータ送信登録の要求として、送信データと送信先の情報を受信する。そして、ファクシミリシステム用サーバモジュール３０３は、送信データの情報を登録する。

ステップＳ４３４では、受信したデータを所定のフォルダ（送信フォルダ）に格納し、ステップＳ４３５で、クライアント端末に送信結果（送信サーバの所定のフォルダに正しく格納されたことを知らせるメッセージ）を表示して、そして、送信サーバへの送信データ登録（アップロード）処理は終了する。

次に、図８を用いることにより、送信サーバに登録された文書データの分割方法と承認依頼先の設定方法について説明をする。

本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラム（ファクシミリ用プリンタドライバ３０１、ファクシミリシステム用クライアントモジュール３０２、およびファクシミリシステム用サーバモジュール３０３）が、クライアント端末あるいは送信サーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。

まず、ステップＳ８０１では、クライアント端末が、データ一覧表示画面を表示部に表示する。次に、ステップＳ８０２では、データ一覧表示画面より、ファイルの分割をじっこうするために展開するデータの選択を受け付ける。この時に、クライアント端末は、特定のファイル名がダブルクリック、若しくは、表示画面の「ファイルを開く」メニューから、選択を受け付ける。

次にステップＳ８０３〜ステップＳ８０６では、ステップＳ８０２で選択を受け付けたファイルの文書データ情報を送信サーバ１０３に送信することで、選択された文書データを特定し、文書データの描画情報（ＴＩＦＦ画像データ）を取得し、文書データ閲覧画面に表示をする。

文書データ閲覧画面は、図９に示すものであり、閲覧画面の所定のメニュータブ、若しくはアイコンの押下を受け付けることにより、画面左側に文書データの各ページのサムネイルが表示されている。

ステップＳ８０７とステップＳ８０８では、文書データを分割する位置を特定し、分割マークの設定をする。具体的な方法としては、例えば、図９の文書データ閲覧画面において、画面左側のページサムネイルのうち、特定のページサムネイルを選択し、右クリックを受け付けると、９０２の分割マーク設定ダイアログが表示されるので、左クリックで設定をすると、９０１で示すように、分割マークを設定したページサムネイルの枠が識別可能な形式で表示される。本図では、ページサムネイルの枠が太い点線で囲まれており、本ページと、本ページの１ページ前のページを区切りとして、ページを分割している。なお、区切り設定（分割マーク）を解除する場合は、もう一度「分割マーク」をクリックすると、チェックが外れ、太枠線も解除される。

図８のフローチャートへ戻り、ステップＳ８０９では、分割マークの設定が全て終了したか否かを判定する。終了指示の方法（判断）としては、例えば、図１０で示す文書データ閲覧画面の１００１で、分割転送（承認依頼のための転送）のメニューが選択されたことをもって指示があったと判断している。

ここで、図１１を用いて、文書データの分割を行うことにより、１つのデータがどのように分割されるかを説明する。

図１１において、文書データＡとは、１つの文書データを分割する前の状態であり、つまり、「分割元文書データ」である。文書データＡの２ページ目と４ページ目に、先述の図８のステップＳ８０７およびステップＳ８０８で示したように分割マークの設定をする。分割マークを設定した文書データは、図１１矢印右側の文書データＢ、文書データＣ、文書データＤに分割される。
文書データＢは、１つ目の分割マークを設定した２ページ目より前の１ページ目から構成されている。

文書データＣは、１つ目の分割マークを設定した２ページ目から、２つ目の分割マークを設定した４ページ目より前のページとで構成される。つまり、本図では、文書データＣは、２ページ目〜３ページ目で構成されている。

文書データＤは、２つ目の分割マークを設定した４ページ目から、最終ページまでで構成される。つまり、本図では、文書データＤは、４ページ目〜５ページ目で構成されている。

図８に戻り、ステップＳ８１０では、分割された文書データの転送先、つまり、分割された文書データの承認依頼先の設定を実行する。具体的には、図１０の分割配信（転送）の指示を受け付けると、図１２の転送先設定画面がクライアント端末の画面に表示される。

図１２は、図８の処理中において、分割された文書データの夫々の転送先（承認依頼先）を設定するための転送先設定画面である。

転送先設定画面１２００は、文書データＩＤ１３０１と、全ページ数１２０２と、分割ページ１２０３の確認項目に加えて、転送先設定１２０４の転送先入力ボックスを備えている。

文書データＩＤ１３０１には、分割元文書データの文書データＩＤの後ろに、「―Ｘ（ハイフン、以下数字）」という形式の文書データＩＤが採番され、表示されている。例えば、分割元文書データが「ＩＮＶ００００１」であれば、そこから分割された文書データの文書データＩＤは、「ＩＮＶ００００１−１」、「ＩＮＶ００００１−２」というように採番される。

全ページ数１２０２には、分割元文書データのページ数が表示されている。分割ページ１２０３には、分割元文書データを分割した結果の新たな文書データの内訳が表示されている。

転送先設定１２０４には、分割した文書データ毎に、転送先（承認依頼先）の入力を受け付けるテキストボックスが表示されており、ユーザ名の入力、若しくは［ユーザ名参照］ボタンの押下を受け付けると、当該文書データが格納されている送信サーバ１０３にアクセス可能なユーザの一覧が表示され、その中から選択を受け付ける方法で転送先の設定を行う。

図８のフローチャートに戻り、ステップＳ８１１では、ステップＳ８１０で転送先の設定が終わると、分割承認依頼を送信するための転送指示の押下を受け付ける。転送指示は、図１２の［転送］ボタンの押下を受け付けることにより実行され、転送指示が、送信サーバ１０３に送信される。
ステップＳ８１２では、文書データ分割設定と承認依頼の転送指示を受信する。

ステップＳ８１３では、先に受信した分割設定（ステップＳ８０８の分割マーク）の設定値をもとに、送信サーバに登録されている文書データを用いて、文書データの分割処理を行う。具体的な処理方法としては、例えば、“分割設定数（文書データ中の分割マーク数）＋１”の値を分割後の文書データの数として複製する。その後、夫々の文書データに対して分割処理を行い、夫々の文書データに必要なページだけを残して削除をする方法がある。

次に、ステップＳ８１４では、分割した文書データの情報と、夫々の承認依頼先、および承認後の承認処理が行われたことを示す承認済みフラグ等を設定する分割文書データ管理テーブルに、当該分割承認依頼のあった文書データのレコードを生成する。

図１３は、ステップＳ８１４で生成される分割文書データ管理テーブルのデータテーブル構成例を示す図である。分割文書データ管理テーブル１３００は、文書データＩＤ１３０１、転送先ユーザ名（ユーザＩＤ）１３０２、承認期限１３０３、承認済みフラグの項目を備えている。

文書データＩＤ１３０１は、分割元文書データが送信サーバ１０３に登録された時に一意に採番される、文書データを識別するための識別文字列である。転送先ユーザ名１３０２は、文書データ分割後の承認依頼先に設定されたユーザ名（若しくはユーザＩＤ）を示す。承認期限１３０３は、先ほどの図１２の転送先設定画面の承認期限１２０５の設定欄で設定された日付を示す。

承認済みフラグ１３０４は、当該文書データを承認依頼先に転送したあと、承認がなされたかどうかを示す値である。本図では、未承認の状態を「０」の値とし、承認済みになると（依頼先より承認指示が送信されると）、フラグの値が「１」に更新される。図１３の分割文書データ管理テーブル１３００が生成されることにより、承認依頼中の文書データのステータスおよび、承認依頼先を管理することができる。

図８に戻り、ステップＳ８１５では、分割された文書データを、承認依頼先の担当ユーザに転送し、送信サーバ側の処理が終了する。文書データが夫々の担当ユーザに転送されると、ステップＳ８１６では、転送成功の旨がクライアント端末に表示される（図１４）。この時、承認依頼中の文書データをクライアント端末で表示すると、図１５に示す文書データ閲覧画面において、各文書データの承認ステータスを確認させることが可能である。

図１５の１５０１および１５０２は、承認された文書データの承認ステータスであり、１５０１では「承認済み」であることを示す印と、１５０２では、承認済みであることを示すためのサムネイルの太枠線が表示されている。

また、１５０３および１５０４では、未承認の文書データを示しており、１５０３では「未承認」であることを示す印と、１５０４では、未承認であることを示すためのサムネイルの太枠線が点線で表示されている。

また、画面右側の文書データ閲覧部では、文書データの選択中のページが表示されており、未承認である場合、ページのヘッダ部分に１５０５で承認依頼先が示されている。１５０６は、文書データの分割位置を示す分割線である。

図１５の表示方法によれば、文書データを分割し、承認依頼を送信したユーザに、自身が承認依頼を送信した文書データに対する承認状況を容易に確認させることが可能である。

次に、図１６を用いて、本発明のファクシミリ送信サーバ１０３で、承認が得られた文書データの送信方法について説明をする。本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラム（ファクシミリ用プリンタドライバ３０１、ファクシミリシステム用クライアントモジュール３０２、およびファクシミリシステム用サーバモジュール３０３）が、クライアント端末あるいは送信サーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。

まず、ステップＳ１６０１では、承認依頼先のクライアント端末において、転送された文書データを表示し、当該文書データの承認を実行する。文書データの承認が行われると、承認した文書データの文書データＩＤ１３０１と、承認したことを示す情報を承認情報として送信サーバ１０３に送信する。

図１７は、承認者用クライアント端末１０２において、文書データの承認を実行する際の処理方法を示す画面例である。
図１７の（１）は、承認者用クライアント端末１０２の文書データ一覧表示画面の一部であり、図８の分割転送処理で転送された、承認が必要な文書が１７０１で示されている。ここで該文書データを選択し、承認メニューの実行指示を受け付けると、図１７（２）および（３）の内容確認画面と、承認実行面が表示される。承認者用クライアント端末１０２では、（２）で文書データの内容を確認し、（３）の承認実行画面（ダイアログ）で、必要があればコメントの入力を受け付け、承認（若しくは否認）の指示を受け付ける。承認（否認）の指示が終わると、（２）、（３）の画面が閉じて、文書データ一覧表示画面（４）が再び表示される。この時に、承認ステータスが１７０３の形式で表示される。以上が承認者用クライアント端末１０２での承認処理である。なお、承認者用クライアント端末１０２において、文書データ一覧表示画面で表示されている文書データのうち、図１２の承認期限設定１２０５の入力を受け付けている文書データは、承認（否認）指示がなされるまで、承認期限が表示されており、期限の当日（若しくは、予め設定された期日の数日前から）になると、ユーザに承認を促すためにより識別可能な形式で表示してもよい。
図１７の承認画面によれば、承認者は文書データの内容だけでなく、設定されている送信先に間違いがないかも確認することができ、誤送信防止の効果も期待される。

図１６に戻り、ステップＳ１６０２では、承認情報を受け付けると、ステップＳ１６０３において、受信した承認情報に基づいて、図１３の分割文書データ管理テーブル１３００を読み込み、該当する文書データＩＤの承認済みフラグ１３０４の値を「１」に更新する。ステップＳ１６０４では、ステップＳ１６０３でステータスを承認済みに更新した文書データと、同時に分割されて承認依頼先に転送された文書データのステータスをチェックする。具体的には、図１３の「ＩＮＶ００００１−１」の承認情報をステップＳ１６０２で受け取ったとすると、ステップＳ１６０４では、「ＩＮＶ００００１」から分割された文書データ「ＩＮＶ００００１−２」と「ＩＮＶ００００１−３」の承認済みフラグの値が「１」に更新されているか否かのチェックを行う。

ステップＳ１６０５では、先述のチェック結果、他の文書データも全て「承認済み」であったか否かの判定を実行する。判定の結果、他の文書データが全て承認済み（図１３の承認済みフラグが全て「１」）であれば、ステップＳ１６０６へ進み、未承認の文書データが残っていれば、ステップＳ１６０２へ戻り、クライアント端末から承認情報の受信スタンバイ状態となる。

ステップＳ１６０６では、分割元文書データに送信先が設定されているか否かの判定を実行する。判定の方法としては、図４のステップＳ４３０で送信先設定画面により送信先の設定を実行し、送信先の値が登録されているか否かを判定する。送信先が設定されていないと判定された場合には、本処理を終了する。

判定の結果、送信先が設定されていれば、ステップＳ１６０７において、送信先に対してデータ送信処理を行う。具体的には、作業フォルダにスプールされている送信データを、送信先設定部３０８で選択・決定された送信先の情報と共に、送信サーバ１０３のファクシミリシステム用サーバモジュールにアップロードして、データ送信登録が行われる（送信処理手段に相当する）。

次に、ステップＳ１６０８では、送信処理を実行した文書データのレコードを図１３の管理テーブルから削除し、ステップＳ１６０９で、文書データを送信済みフォルダへ移動させる。そして、送信サーバ側の処理は終了する。ステップＳ１６１２では、文書データが送信先に送信されたことを通知する。
以上が、本発明における第一の実施例の説明である。
第一の実施例によれば、ユーザの指示により分割処理がなされた文書データの承認依頼先を選択して設定することが可能であり、定型的な業務文書以外の文書データを承認ワークフローに回す必要がある場合などに、フレキシブルに対応をすることが可能になる。

すなわち、本発明の第一の実施例において、情報処理装置は、外部装置（クライアント端末若しくは外部のファクシミリ装置）より受信する文書データを格納する情報処理装置であって、前記文書データを分割するための分割設定情報をユーザ操作に応じてクライアント端末から受け付けることにより、前記文書データを分割し（図８のステップＳ８１３）、分割した夫々の前記文書データに対して承認を受けるべく、承認依頼先の設定を受け付け（図８のステップＳ８１２）、前記承認依頼先設定受付手段で受け付けた前記承認依頼先へ分割した前記文書データの転送をし（図８のステップＳ８１５）、転送した文書データに対する承認情報を前記クライアント端末から受信し（図１６のステップＳ１６０２）、転送した全ての文書データに対して承認情報を受信しているか否かを判定し（図１６のステップＳ１６０５）、全ての文書データに対して承認情報を受信していると判定された場合に、全ての文書データを送信先へ送信する（図１６のステップＳ１６０９）ことを特徴とする。

（第二の実施例）
上述の第一の実施例では、文書データの分割、および分割した文書データの承認依頼先（転送先）の設定は、全て送信者用クライアント端末のユーザ操作を受け付けることで実行をしているが、次の第二の実施例では、文書データの分割、および分割した文書データの承認依頼先（転送先）が、予め送信サーバの承認依頼先定義テーブル３１８ならびに分割定義テーブル３１９に記憶されており、当該定義テーブルから定義情報を読み込むことにより、文書データの分割と承認依頼先の設定を自動実行する方法について説明をする。

図１８を用いることにより、送信サーバに登録された文書データを定義情報を用いることにより自動的に分割して承認依頼先を設定する方法について説明をする。

本フローチャートは、外部メモリ２１１に格納された本発明のプログラム（ファクシミリ用プリンタドライバ３０１、ファクシミリシステム用クライアントモジュール３０２、およびファクシミリシステム用サーバモジュール３０３）が、クライアント端末あるいは送信サーバのＲＡＭ２０２をワークエリアとしてＣＰＵ２０１が実行することにより実現される。

まず、ステップＳ１８０１では、送信者用クライアント端末から、文書データが送信される。本ステップ図４のステップＳ４３２と同様の処理であり、即ち、ステップＳ１８０１の処理を実行する前に、図４−２のステップＳ４２１〜ステップＳ４３１の処理が実行されているものとする。

ステップＳ１８０２では、送信サーバが、文書データを受信する。本処理は、ステップＳ１８０１（ステップＳ４３２に相当）で、クライアント端末より送信（アップロード）される文書データを受信するか、若しくは、送信サーバ１０３が、公衆回線１０６より文書データを受信することを想定している。

ステップＳ１８０３では、受信した文書データの描画データ（ＴＩＦＦ画像）を展開し、文書データを分割するための帳票種別を決定するために、特定の矩形領域にＯＣＲ処理を行う（ステップＳ１８０４）。

ステップＳ１８０４で受信する文書データの特定矩形領域には、文書データの種別を識別するための帳票ＩＤ（識別情報）が表記されているものとする。図２０は、第二の実施例で受信する文書データの一例を示している。図２０の２００１には、文書データの帳票を特定するための帳票ＩＤが記されており、文書データを受信し、ステップＳ１８０４で文書データの１ページ目の２００１の領域にＯＣＲ処理をすることにより、受信した文書データの種別を特定することができる。

ＯＣＲ処理により帳票ＩＤの特定を実行する場合には、図１９に示す分割定義テーブルを用いて、文書データの分割位置を決定する。

図１９は、送信サーバ１０３で記憶している分割定義テーブルの構成例を示す図である。分割定義テーブル１９００は、帳票ＩＤ１９０１と、ページ分割設定１９０２と、承認依頼先１９０３の項目を備えている。

帳票ＩＤ１９０１は、ステップＳ１８０４のＯＣＲ処理で特定する文書データの特定矩形領域に記される帳票ＩＤに対応している。ページ分割設定１９０２は、各帳票ＩＤが付されている文書データのページ分割設定を示している。本図において、例えば、帳票ＩＤ「００００１」が付されている文書データは、「１〜６ページ」、「７〜１０ページ」、「１１〜１５ページ」、「１６〜２０ページ」という分割をするように定められている。承認依頼先１９０３は、１９０２のページ分割設定で分割した文書データの承認依頼先（転送先）を示している。

例えば、帳票ＩＤ「００００１」の文書データの「１〜６ページ」は、「Ｓｈｉｎ ＴＡＫＥＤＡ」のユーザに承認依頼をする。「７〜１０ページ」は、「Ｋｅｎ ＵＥＳＵＧＩ」のユーザに承認依頼をする。「１１〜１５ページ」は、「Ｓｈｉｋｉｂｕ ＭＵＲＡＳＡＫＩ」のユーザに承認依頼をする。「１６〜２０ページ」は、「Ｙａｓｕ ＴＯＫＵＧＡＷＡ」のユーザに承認依頼をする。

図１９の分割定義テーブルを記憶していることにより、ステップＳ１８０４で文書データに附されている帳票ＩＤを読み取るためのＯＣＲ処理をした場合に、読み取った帳票ＩＤに対応付いて定義されているページ分割設定に基づいて、文書データの分割を実行し、分割された文書データの承認依頼先として、１９０３に定義されているユーザを設定することができる。

ステップＳ１８０５では、先述のとおり、ＯＣＲ処理で読み取った帳票ＩＤが分割定義テーブルにおいて定義されているかの照合を行い、一致する帳票ＩＤが定義テーブルに定義されている場合には、ステップＳ１８０７に進み、定義ファイルに定義されていない場合には、本処理を終了する。

ステップＳ１８０７では、分割定義テーブルに定義されている定義内容（図１９の１９０１と、１９０２）に基づいて文書データの分割と、承認依頼先の設定（図１９の１９０３に基づく）を実行する。

ステップＳ１８０８では、分割した文書データのレコードを分割文書データ管理テーブル１３００に生成する。このときに、文書データＩＤ１３０１は、先ほどＯＣＲ処理を行った帳票ＩＤではなく、文書データが送信サーバ１０３に登録（アップロード）されるときに、送信サーバ１０３によって採番される、文書データを一意に識別するための識別文字列である。

管理テーブルにレコードの生成をすると、ステップＳ１８０９において、文書データを、先ほど設定した承認依頼先（転送先）へ転送する。そして送信サーバ側の処理を終了する。

なお、図１８のフローチャートにはステップを記載していないが、送信サーバ１０３は、ステップＳ１８０７で承認依頼先を設定した後に、文書データの分割結果と承認依頼先の設定が正しいか否かを知らせるために、送信者用クライアント端末１０１にユーザがログインをした時に、分割結果および承認依頼先の設定を確認させる確認画面を表示させるようにしてもよい。

以上で図１８のフローチャートの説明を終える。なお、第二の実施例における文書データの承認結果取得と、送信処理については、第一の実施例での送信処理と同様の処理を行うことから、本実施例中での説明は省略をする。

以上、第二の実施例によれば、送信サーバ１０３に登録された文書データを自動的に分割し、承認依頼を送信して承認を得、全ての文書データが承認済みになったら自動的に送信先へ送信することが可能になる。
すなわち、本発明の第二の実施例において、情報処理装置は、外部装置より受信する文書データを格納する情報処理装置であって、文書データを分割するための分割定義情報を記憶し（図１９）、文書データの文書種別を識別する識別情報を特定し（図１８のステップＳ１８０５とステップＳ１８０６）、特定した識別情報を用いることにより、文書データを分割するための分割定義情報の取得し（図１８のステップＳ１８０７）、取得した前記分割定義情報を用いることにより、文書データを分割し（図１８のステップＳ１８０７）、分割した前記文書データを承認依頼先に転送し（図１８のステップＳ１８０９）、転送した文書データに対する承認情報を前記クライアント端末から受信し（図１６のステップＳ１６０２）、転送した全ての文書データに対して承認情報を受信しているか否かを判定し（図１６のステップＳ１６０５）、全ての文書データに対して承認情報を受信していると判定された場合に、全ての文書データを送信先へ送信する（図１６のステップＳ１６０９）ことを特徴とする。
以上説明したように、本願発明によれば、複数種類の文書を同一の送信先へ送信する際に、文書内容に応じて適切な承認者に承認を促し、円滑に文書の送信を実現することが可能な仕組みを提供することが可能になる。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

また、本発明におけるプログラムは、図４−１、図４−２、図８、図１６および図１８に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４−１、図４−２、図８、図１６および図１８の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４−１、図４−２、図８、図１６および図１８の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１０１ 送信者用クライアント端末
１０２ 承認者用クライアント端末
１０３ 送信サーバ
１０４ ファックス通信カード
１０５ ＬＡＮ
１０６ 公衆回線
３０１ ファクシミリ用プリンタドライバ
３０２ ファクシミリシステム用クライアントモジュール
３０３ ファクシミリシステム用サーバモジュール

Claims (11)

1. 外部装置と文書データの送受信を行い、当該文書データを格納する情報処理装置であって、
   ユーザ操作に応じてクライアント端末から前記文書データを分割するための分割設定情報を受け付けることにより、前記文書データの分割位置を指定する分割位置指定手段と、
   前記分割位置指定手段で指定した分割位置に基づいて、前記文書データを分割する分割手段と、
   前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データに対して承認を受けるべく、承認依頼先のユーザ設定を受け付ける承認依頼先設定受付手段と、
   前記承認依頼先設定受付手段で受け付けた前記承認依頼先へ、前記分割データの転送を実行する転送手段と、
   前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
   前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 外部装置より受信する文書データを格納する情報処理装置であって、
   前記文書データを分割するための分割定義情報を記憶する分割定義情報記憶手段と、
   前記文書データの文書種別を識別する識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定した前記識別情報を用いることにより、前記文書データを分割する
   ための分割定義情報の取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得した前記分割定義情報を用いることにより、前記文書データを分割
   する分割手段と、
   前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データを、前記分割定義情報記憶手段で記憶している承認依頼先に転送する転送手段と、
   前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
   前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
3. 前記分割手段で分割し、前記転送手段で転送した前記夫々の分割データの承認ステータスを含む文書データ情報を記憶管理する記憶管理手段と、
   前記承認情報受信手段で受信した前記承認情報に基づいて、前記記憶管理手段で記憶管理する前記分割データが承認されたことを示す情報に更新する更新手段とを更に備え、
   前記判定手段は、前記転送手段で転送した全ての前記分割データの承認ステータスが前記更新手段で承認されたことを示す情報に更新されているか否かを判定することを特徴とし、
   前記判定手段で前記転送手段で転送した前記夫々の分割データの承認ステータスが前記更新手段で承認されたことを示す情報に更新されていない場合には、当該承認済みに更新されていない前記分割データに対する承認情報を前記承認情報受信手段で受信すべく待機することを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記送信手段で前記文書データの送信を行った文書データ情報を、前記記憶管理手段で記憶管理されている前記文書データの承認ステータスから削除する削除手段を更に備え
   ることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記分割定義情報は、前記文書データの種別を識別する識別情報と、当該識別情報で識別した種別ごとに文書データを分割するための分割位置情報と、前記分割した文書データの承認依頼先情報とを含むことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
6. クライアント端末と、該クライアント端末を含む外部装置より受信する文書データを格納する情報処理装置を含む情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   ユーザ操作に応じてクライアント端末から前記文書データを分割するための分割設定情報を受け付けることにより、前記文書データの分割位置を指定する分割位置指定手段と、
   前記分割位置指定手段で指定した分割位置に基づいて、前記文書データを分割する分割手段と、
   前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データに対して承認を受けるべく、承認依頼先のユーザ設定を受け付ける承認依頼先設定受付手段と、
   前記承認依頼先設定受付手段で受け付けた前記承認依頼先へ、前記分割データの転送を実行する転送手段とを備え、
   前記クライアント端末は、
   前記転送手段で転送される前記分割データを表示する表示手段と、
   前記表示手段で表示した前記分割データの承認情報の入力指示を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で受け付けた前記分割データの承認情報を前記情報処理装置に送信する承認情報送信手段とを備え、
   前記情報処理装置は更に、
   前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
   前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
7. クライアント端末と、該クライアント端末を含む外部装置より受信する文書データを格納し、該文書データを分割するための分割定義情報を記憶する記憶手段を備える情報処理装置を含む情報処理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   前記文書データを分割するための分割定義情報を記憶する分割定義情報記憶手段と、
   前記文書データの文書種別を識別する識別情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定した前記識別情報を用いることにより、前記文書データを分割するための分割定義情報の取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得した前記分割定義情報を用いることにより、前記文書データを分割する分割手段と、
   前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データを、前記分割定義情報記憶手段で記憶している承認依頼先に転送する転送手段とを備え、
   前記クライアント端末は、
   前記転送手段で転送される分割された前記文書データを表示する表示手段と、
   前記表示手段で表示した前記文書データの承認情報の入力指示を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で受け付けた前記文書データの承認情報を前記情報処理装置に送信する承認情報送信手段とを備え、
   前記情報処理装置は更に、
   前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
   前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
8. 外部装置より受信する文書データを格納する情報処理装置の制御方法であって、
   前記情報処理装置の分割位置指定手段が、ユーザ操作に応じてクライアント端末から前記文書データを分割するための分割設定情報を受け付けることにより、前記文書データの分割位置を指定する分割位置指定ステップと、
   前記情報処理装置の分割手段が、前記分割位置指定手段で指定した分割位置に基づいて、前記文書データを分割する分割ステップと
   前記情報処理装置の承認依頼先設定受付手段が、前記分割ステップで前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データに対して承認を受けるべく、承認依頼先のユーザ設定を受け付ける承認依頼先設定受付ステップと、
   前記情報処理装置の転送手段が、前記承認依頼先設定受付ステップで受け付けた前記承認依頼先へ分割した前記分割データの転送を実行する転送ステップと、
   前記情報処理装置の承認情報受信手段が、前記転送ステップで転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信ステップと、
   前記情報処理装置の判定手段が、前記転送ステップで転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信ステップにより前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定ステップと、
   前記情報処理装置の送信手段が、前記判定ステップの結果、前記転送ステップで転送した全ての前記文書データに対して前記承認情報受信ステップにより前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信ステップ
   とを含むことを特徴とする制御方法。
9. 外部装置より受信する文書データを格納し、該文書データを分割するための分割定義情報を記憶する分割定義情報記憶手段を備える情報処理装置の制御方法であって、
   前記情報処理装置の特定手段が、前記文書データの文書種別を識別する識別情報を特定する特定ステップと、
   前記情報処理装置の取得手段が、前記特定ステップで特定した前記識別情報を用いることにより、前記文書データを分割するための分割定義情報の取得する取得ステップと、
   前記情報処理装置の分割手段が、前記取得ステップで取得した前記分割定義情報を用いることにより、前記文書データを分割する分割ステップと、
   前記情報処理装置の転送手段が、前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データを、前記分割定義情報記憶手段で記憶している承認依頼先に転送する転送ステップと、
   前記情報処理装置の承認情報受信手段が、前記転送ステップで転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信ステップと、
   前記情報処理装置の判定手段が、前記転送ステップで転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信ステップにより前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定ステップと、
   前記情報処理装置の送信手段が、前記判定ステップの結果、前記転送ステップで転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信ステップにより前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信ステップ
   とを含むことを特徴とする制御方法。
10. 外部装置より受信する文書データを格納する情報処理装置を制御するプログラムであって、
    前記情報処理装置を、
    ユーザ操作に応じてクライアント端末から前記文書データを分割するための分割設定情報を受け付けることにより、前記文書データの分割位置を指定する分割位置指定手段と、
    前記分割位置指定手段で指定した分割位置に基づいて、前記文書データを分割する分割手段と、
    前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データに対して承認を受けるべく、承認依頼先のユーザ設定を受け付ける承認依頼先設定受付手段と、
    前記承認依頼先設定受付手段で受け付けた前記承認依頼先へ、前記分割データの転送を実行する転送手段と、
    前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
    前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。
11. 外部装置より受信する文書データを格納し、該文書データを分割するための分割定義情報を記憶する分割定義情報記憶手段を備える情報処理装置を制御するプログラムであって、
    前記情報処理装置を、
    前記文書データの文書種別を識別する識別情報を特定する特定手段と、
    前記特定手段で特定した前記識別情報を用いることにより、前記文書データを分割するための分割定義情報の取得する取得手段と、
    前記取得手段で取得した前記分割定義情報を用いることにより、前記文書データを分割する分割手段と、
    前記分割手段で前記文書データを分割した結果得られる夫々の分割データを、前記分割定義情報記憶手段で記憶している承認依頼先に転送する転送手段と、
    前記転送手段で転送した前記夫々の分割データに対する承認情報を前記承認依頼先のユーザの使用する前記クライアント端末から受信する承認情報受信手段と、
    前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記承認情報を受信しているか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段の結果、前記転送手段で転送した全ての前記分割データに対して前記承認情報受信手段により前記クライアント端末から前記承認情報を受信していると判定されたことに応じて、前記分割データにかかる送信制御を行う送信手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータで読み取り実行可能なプログラム。

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