CN106503959A - 项目信息的监控预警系统 - Google Patents

Abstract

本发明实施例提供了一种项目信息的监控预警系统，该系统包括：项目采购管理模块、监控预警模块和项目成本报表生成模块；其中，所述项目采购管理模块，包括：项目采购计划模块、标前评审模块、定标评审模块和中标公示及投诉模块、调节项目采购计划模块；所述监控预警模块，用于在项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本的全过程中对所述项目采购计划模块进行管理和控制，若发现预设的预警指标超过预设阈值，则发出预警消息。本发明能够对项目信息在关键指标突破设定值后，自动发出预警，能够使项目采购和成本管理与项目风险预警功能建立关联，从而有效的对项目进行风险控制，对业主和分包合作伙伴均有益处。

Description

项目信息的监控预警系统

技术领域

本发明涉及项目预警技术领域，特别是涉及一种项目信息的监控预警系统。

背景技术

项目管理系统是基于现代管理学基础之上的一种新兴的管理学科，它把企业管理中的财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理(沟通管理)、采购管理等有效的进行整合，以达到高效、高质、低成本的完成企业内部各项工作或项目的目的。

但是，传统的项目管理系统中的项目监控预警系统与项目采购和成本管理无关联，从而无法有效的对项目进行风险控制，对业主和分包合作伙伴均存在弊端。

发明内容

本发明实施例所要解决的技术问题是提供一种项目信息的监控预警系统，以解决传统的项目监控预警系统所存在的与项目采购和成本管理无关联，所导致的无法对项目风险进行有效控制的问题。

为了解决上述问题，根据本发明的一个方面，本发明公开了一种项目信息的监控预警系统，包括：

项目采购管理模块、监控预警模块和项目成本报表生成模块；

其中，所述项目采购管理模块，包括：项目采购计划模块、标前评审模块、定标评审模块和中标公示及投诉模块、调节项目采购计划模块；

所述监控预警模块，用于在项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本的全过程中对所述项目采购计划模块进行管理和控制，若发现预设的预警指标超过预设阈值，则发出预警消息；

其中，所示监控预警模块，包括：

第一监控预警子模块，用于监控工程采购预算是否超出项目目标成本，在所述工程采购预算超出项目目标成本时，发出所述预警消息；

第二监控预警子模块，用于监控执行期利润率的浮动值是否大于预设浮动值，在执行期利润率的浮动值大于预设浮动值时，发出所述预警消息；

第三监控预警子模块，用于监控采购包预算差额的合计是否超出预设警戒线，在所述采购包预算差额的合计超出所述预设警戒线时，发出所述预警消息；

所述项目成本报表生成模块，用于通过规范采购计划编制，为项目成本的精细化管理提供依据，规范备用金管理，加强对项目计划外支出的管控，每月过程中实时监控项目成本，下月初自动生成上月项目成本报表。

与现有技术相比，本发明实施例包括以下优点：

本发明实施例能够对项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本等的全过程管理和控制，在关键指标突破设定值后系统将自动发出预警，能够使项目采购和成本管理与项目风险预警功能建立关联，从而有效的对项目进行风险控制，对业主和分包合作伙伴均有益处。

附图说明

图1是本发明的一种项目信息的监控预警系统实施例的框图；

图2是本发明实施例的一种项目管理目标责任书的结构图；

图3是本发明实施例的一种项目采购管理流程图；

图4是本发明实施例的一种项目采购工作计划与预警功能的整体示意图；

图5是本发明一个实施例的项目采购计划的示意图；

图6至图10是本发明实施例的成本月报计划任务的不同步骤的示意图；

图11是本发明一个实施例的打开项目采购计划的示意图；

图12是本发明一个实施例的项目统计查询管理界面的示意图；

图13是本发明一个实施例的显示可用备用金的示意图；

图14是本发明一个实施例的显示可用备用金预算的示意图；

图15是本发明一个实施例的项目成本报表界面的示意图。

具体实施方式

为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图和具体实施方式对本发明作进一步详细的说明。

参照图1，示出了本发明的一种项目信息的监控预警系统实施例的框图，具体可以包括如下模块：

项目采购管理模块11、监控预警模块12和项目成本报表生成模块13；

其中，所述项目采购管理模块11，包括：项目采购计划模块、标前评审模块、定标评审模块和中标公示及投诉模块、调节项目采购计划模块；

所述监控预警模块12，用于在项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本的全过程中对所述项目采购计划模块进行管理和控制，若发现预设的预警指标超过预设阈值，则发出预警消息；

其中，所示监控预警模块12，包括：

第一监控预警子模块，用于监控工程采购预算是否超出项目目标成本，在所述工程采购预算超出项目目标成本时，发出所述预警消息；

其中，通过监控项目“目标成本”与“工程采购预算”的一致性，了解项目工程成本是否存在超预算情况。

第二监控预警子模块，用于监控执行期利润率的浮动值是否大于预设浮动值，在执行期利润率的浮动值大于预设浮动值时，发出所述预警消息；

其中，直观了解项目“执行期利润率“与”目标责任书利润率”的差距，对项目成本的使用及时进行纠偏。

第三监控预警子模块，用于监控采购包预算差额(采购超支或结余)的合计是否超出预设警戒线，在所述采购包预算差额的合计超出所述预设警戒线(总报价的5‰)时，发出所述预警消息；

其中，通过“工程预算差额占总报价比”功能，对于项目采购过程中采购包预算超支进行预警，并通过“调节量”，对项目成本进行动态管理。

所述项目成本报表生成模块13，用于通过规范采购计划编制，为项目成本的精细化管理提供依据，规范备用金管理，加强对项目计划外支出的管控，每月过程中实时监控项目成本，下月初自动生成上月项目成本报表。

借助于本发明上述实施例的技术方案，本发明实施例能够对项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本等的全过程管理和控制，在关键指标突破设定值后系统将自动发出预警，能够使项目采购和成本管理与项目风险预警功能建立关联，从而有效的对项目进行风险控制，对业主和分包合作伙伴均有益处。

在上述实施例的基础上，本实施例进一步论述本发明的项目信息的监控预警系统。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

第四监控预警子模块，用于监控工程采购完成百分比是否低于预设百分比，在所述工程采购完成百分比低于预设百分比时，发出所述预警消息；

第五监控预警子模块，用于监控工程采购计划的预计发生余额合计是否高于预设余额合计，在所述工程采购计划的预计发生余额合计高于预设余额合计时，发出所述预警消息；

第六监控预警子模块，用于监控采购计划项下备用金已使用及已申请未审批通过金额累计是否超过备用金预算金额，在超过所述备用金预算金额时，发出预警信息；

第七监控预警子模块，用于监控项目成本科目单项是否超出目标成本，在超过所述目标成本时，则发出预警信息；

第八监控预警子模块，用于监控项目执行期利润率是否低于预设利润率，在低于所述预设利润率时，则发出预警信息。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

预警通知模块，用于将各个监控预警子模块的预警信息以待办事宜和/或邮件的方式通知给相关管理人员。

可选地，所述预警通知模块，还用于以不同的通知频率将各个监控预警子模块的预警信息以待办事宜和/或邮件的方式通知给相关管理人员。

可选地，所述项目采购计划模块，用于根据项目直接成本、间接成本和其他收入各类成本项作出项目采购计划，整合了项目管理信息系统中的合同、签报与财务系统的导入数据，进一步完善了项目备用金支出管理，关联了项目成本报表中项目预计发生成本计算。

可选地，所述项目采购计划模块包括：直接成本采购包模块、备用金采购包模块、间接成本导入模块、数据采集模块、数据更新模块；

其中，所述直接成本采购包模块包括用于在标前评审、定标评审或分包合同评审时选用的工程直接成本的采购包；

所述备用金采购包模块包括用于在分包合同或签报评审时选用的零星采购的采购包；

所述间接成本导入模块包括财务系统每月导入的费用；

所述数据采集模块，用于采集分包合同、合同变更、签报、财务系统导入的数据信息；

所述数据更新模块，用于根据所述数据采集模块采集的所述数据信息更新采购计划的实际完成情况，反映到项目采购计划中，与计划值形成对比；

所述调节项目采购计划模块，用于在项目进展发生变化，或需确认采购差额时，根据管理需要，调节或变更采购计划。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

项目统计查询模块，用于通过右键菜单将项目查询系统的查询结果输出为excel文件，并双击打开相应评审表单。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

图形化模块，用于将所述系统中各个模块的输出结果以图形的方式进行展现。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

项目审批模块，用于根据项目的上月成本月报对所述项目进行审批。

可选地，根据本发明实施例的监控预警系统，还可以包括：

分包合同模块，用于将项目管理系统的合同中需要成本支出的各项工作划分为多个工作包。

为实现项目采购工作计划及项目成本的精细化管理，在项目管理信息系统(IFS)与用友(NC)系统实现数据实时互通的基础上，下面对本发明实施例的监控预警系统中的项目采购工作计划做详细阐述。

本发明实施例的项目采购工作计划具有如下功能：(一)通过监控项目“目标成本”与“工程采购预算”的一致性，了解项目工程成本是否存在超预算情况；(二)直观了解项目“执行期利润率“与”目标责任书利润率”的差距，对项目成本的使用及时进行纠偏；(三)通过“工程预算差额占总报价比”功能，对于项目采购过程中采购包预算超支进行预警，并通过“调节量”，对项目成本进行动态管理；(四)直接显示“工程采购实际完成率”及项目的“预计发生额”等内容，及时了解项目的采购进度；(五)将IFS系统与NC系统的工程直接成本与间接成本有机整合，改变以往IFS系统每季度人工提交成本季报的情况，实现IFS系统动态生成项目成本报表的目的。

如图2所示，项目采购工作计划是项目管理目标责任书中的一个重要附件，它跟项目执行模式、招标采购、项目进度、分包合同及成本控制之间存在着密切的勾稽关系。

并且，图3示出了本发明实施例的项目采购计划的项目采购管理流程。

本发明实施例的采购计划范围覆盖项目直接成本、间接成本和其他收入各类成本项，整合了IFS中的合同、签报与财务NC导入数据，进一步完善了项目备用金支出管理，关联了项目成本报表中项目预计发生成本计算。

并且，以采购工作计划为抓手，不仅实现了项目采购的全方位和全过程管理，更重要的是实现了项目成本的实时动态跟踪和精细化管理，提升公司项目管理能力和风险控制水平。

如图4所示，从横向来看，项目采购工作计划实现了对项目所有直接成本和间接成本的全覆盖，凡是项目执行过程中需要成本支出的各项工作均以一个个工作包的形式体现在采购工作计划中，这就要求在项目前期策划阶段对项目执行模式进行认真研究，在此基础上对采购包进行合理的工作分解并做好预算，执行过程中如有变化要及时进行变更。

从纵向来看，实现了项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本等的全过程管理和控制，关键指标突破设定值后系统将自动发出预警，这就要求项目部和事业部预算工程师在项目执行过程中对“采购包预算”、“调节量”、“预计发生”等内容及时进行动态维护。

本发明实施例的项目采购计划编制为：分解项目工作范围→确定采购包→分解预算、计划采购方式、采购日期、负责人等；单独设置备用金预算。

并且，项目间接成本和其他收入的计划值，来自目标责任书预算。

随项目进展，本发明实施例的系统可以采集分包合同、合同变更、签报、财务系统导入数据等信息，系统自动更新采购计划的实际完成情况，反映到项目采购计划中，与计划值形成对比。

项目进展发生变化，或需确认采购差额时，根据管理需要，可调节或变更采购计划。

项目采购计划主要监控指标：工程采购预算不超出项目目标成本；执行期利润率的浮动；采购包预算差额(采购超支或结余)的合计是否超出警戒线(总报价的5‰)；采购包预算差额(结余时)是否可以确认为利润；工程采购完成百分比、预计发生余额合计。

图5示出了一个具体实例的项目采购计划，其中，以P81道路及排水沟采购包为例，成本类型为土建工程，预算人民币2535.8万元，已签订分包合同AO02E-A2-D006，合同金额2000万。差额部分为535.8万元，填写在调节量中，意为此采购包成本结余，结余部分可以冲抵其他成本或计入利润。以P82玉米粉包装袋采购采购包为例，成本类型为设备购置(含非标设计费)，预算人民币30万元，已签订分包合同AO02E-A2-C045，合同金额41.44万。差额部分为-11.44万元，意为此采购包成本超支，结余部分不可以进行调节，调节量中不能填写数字。整体来看，工程采购实际完成77％，可用备用金7409万，执行期利润率下降，发现采购计划预算差额1313万元，检查此列中较大的负数，发现成本项国内港杂、海运、清关、海运保险的实际完成超出预算1000多万，需要进一步检查推送数据。

下面对图5所示的采购工作计划的结构化数据字段进行说明：

(1)总报价：为项目报价，由项目目标责任书“成本利润测算汇总”链接带入；

(2)目标成本：为项目“直接成本”和“间接成本”之和，由项目目标责任书“成本利润测算汇总”链接带入；

(3)工程采购预算：“计划明细”中所有采购包(含PB、PC1、PC2、PY和PZ)预算之和；

(4)执行期利润：项目目前利润额(含其他收入)；

(5)执行期利润率：项目目前利润占总成本之比；

(6)目标责任书利润率：由目标责任书“成本利润测算汇总”链接带入；

(7)备用金余额：项目目前可用的备用金额度，为“计划明细”中备用金采购包预算金额与备用金采购包实际完成、备用金项下正在评审的分包合同及签报金额之差；

(8)采购实际完成率：“计划明细”中采购包(含备用金，不含PC1、PC2、PC3、PY、PZ)实际完成与预算金额之比；

(9)预算差额占总报价率(千分号)：“计划明细”中“采购差额”SUMMARY与总报价之比；

(10)采购包预算：“计划明细”中P字头、PB、PC1、PC2、PC3、PY和PZ采购包预算之和；

(11)实际完成(采购包对应分包合同/签报/财务导入金额)：“计划明细”中“实际完成”SUMMARY；

(12)预计发生(采购包项下未发生的分包合同金额或预计增加的分包合同金额)：“计划明细”中“预计发生”SUMMARY；

(13)完成时合计(“实际完成”与“预计发生”之和)：“计划明细”中“合计”SUMMARY；

(14)预算差额(“预算金额”与“合计”之差)：“计划明细”中“采购差额”SUMMARY；

(15)采购结余转利润：项目部确认的工程成本结余可转利润金额。

采购工作计划的“计划明细”组成及使用：

采购工作计划升级版“计划明细”分为工程成本和财务NC系统数据归集两个部分:

(1)工程成本部分

◆工程成本部分由项目部编制，包括：P字头、PB和PZ采购包，工程成本包括项目目标责任书项下“成本利润测算表”成本科目：1、2、3、4、5、6、7、9、10、13和19；

◆项目部在编制采购工作计划时，应将项目部根据项目情况分解的采购包以“P”字头顺序编号带入“计划明细”中；如工程成本采购包编制完成，工程成本仍有结余，则可将结余金额作为以PB为代码的备用金采购包预算金额带入“计划明细”中，以备项目现场零星、紧急和签报采购使用，如工程成本无结余，备用金采购包预算金额暂为“0”。

(2)财务NC系统数据归集部分

◆财务NC系统数据归集部分由IFS系统自动带入，包括：PC1、PC2、PC3、PY；对应的项目目标责任书“成本利润测算表”成本科目如下：

PC1(除工程成本之外的直接成本)包括成本利润测算表成本科目：8、11、12、14、15、16、17和18；

PC2(间接成本)包括成本利润测算表成本科目：20-26；

PC3(其他收入)包括成本利润测算表成本科目：27-29；

PY(不可预见及涨价预备金(工程))包括成本利润测算表成本科目：19。

“计划明细”中“SUMMARY”(合计项)由系统自动生成。

采购工作计划升级版的维护：

(1)工程成本部分

◆P字头采购包的维护：每个P字头采购包对应1个分包合同，项目部在启动某个采购包采购时，采购包作为必填项，应在标前评审、定标评审或分包合同评审时，由项目部在值列表中选择填写，采购各阶段评审结束创建分包合同后，分包合同相关信息将带入对应的采购包中，采购包“实际完成金额”为分包合同金额；如在分包合同项下进行分包合同金额变更，则分包合同变更评审通过生成分包合同变更后，变更金额将自动带入所对应的采购包，项目部需适时检查各采购包项下带入的分包合同相关内容是否正确；

◆PB代码的备用金采购包的维护：备用金采购包项下可提交多个分包合同评审或签报评审，创建分包合同后或签报审批通过后，备用金预算金额相应递减，直至备用金预算金额用尽；在项目执行后期，备用金项下如需增加预算金额，经项目部经理同意，项目部可将“计划明细”财务NC系统数据归集部分PY(不可预见及涨价预备金(工程))金额部分或全部转入备用金预算金额；

◆为实现项目采购、预算和成本等的全过程管理和控制，工程采购成本项下“计划明细”“采购余额”负数总金额超过“总报价”0.5％时，IFS系统将在项目部提交分包合同评审时自动预警，项目部及各事业部预算工程师需通过“计划明细”中的“调节量”，用正数“采购余额”与“预计发生”金额之差冲抵负数金额超出部分，否则IFS系统将无法生成分包合同，项目部也无法提交新的采购评审；

(2)财务NC系统数据归集部分

为了实现IFS系统动态生成项目成本报表功能，财务部将在每月的第一天，把NC系统中截至上个月底的相关财务数据推送到IFS系统中，以供项目成本月报使用，各执行项目成本报表将采用最新的财务数据。

项目成本报表生成模块，用于通过规范采购计划编制和调整，为项目成本的精细化管理提供依据；规范备用金管理，加强对项目计划外支出的管控；成本季报功能升级为月报，每月过程中可实时监控项目成本，下月初系统自动生成上月成本报表。将采购计划的预算差额计入对应成本科目的预计发生；每月1日接收财务部NC系统数据，次日自动生成成本报表；财务推送的间接成本和其他收入，只要未超过预算，都按预算额计算执行期成本，不造成执行期项目成本变动；月报自动提交项目经理确认，然后抄送相关人员。

本发明实施例的项目成本报表生成模块打通了采购计划与成本报表的关联关系，将成本管理重心前移到项目策划与采购过程中，增强数据实时性、准确性，减少人为干预，自动记录执行期项目成本和利润率变化情况。

对于成本月报计划任务

一、如图6所示，设置需要计算成本月报的项目

二、设置计划任务

计划任务，不勾【激活的】，计划任务不会自动运行

2.1，如图7所示，自动生成成本月报

勾选【激活的】，设置每月几号，什么时间，系统按照设置自动生成上月成本月报

勾选【激活的】，右键【运行】，系统开始根据系统时间，生成上月成本月报，如运行系统时间2015-7-30，生成2015年6月成本月报

如图8所示，查看问题。

如果显示NI01E有问题，NI01E只生成计划状态的成本月报，其他项目都正常提交成本月报，如图9所示。

2.2，如图10所示，自动审批通过上月成本季报

三、计划任务设置方法：

3.1，成本月报生成

3.2、自动审批通过上月成本月报

下面结合表1对上述内容进行详细说明：

表1

其中，A列，采购包预算

采购包预算A列合计，应等于目标责任书成本利润测算汇总表中的项目成本。

NC系统数据归集直接成本、间接成本、收入等三个采购包，从目标责任书中相关科目的目标成本自动计算，不可修改；NC系统数据归集收入(-)导入数值为正数，计算时为减项；其他采购包预算均为手动录入；备用金采购包预算来自工程直接成本类型中目标成本与采购包预算的差额，或批准动用的不可预见费；不可预见及涨价预备费(工程)采购包预算初始值等于目标责任书中该项的数值；批准调做备用金使用后，该采购包预算应手动减少相应数值。

B列，实际完成

实际完成B自动采集分包合同、签报、NC系统数据归集三类数据。

备用金PB和不可预见PY采购包，其明细表中可以列出分包合同或签报金额；NC系统数据归集三个采购包明细表中列出接口自动导入金额；其他采购包实际完成都是指分包合同签订金额。

C列，采购余额，系统自动计算

C列可正可负。C列合计，在项目执行过程必须大于零。项目后期出现累计采购额严重超支，备用金和不可预见费都不能弥补时，应降低项目利润率。

D列，调节量

调节量D，默认值为零，在采购余额为正数时，可以在0到C之间，手动录入D列数值(0≤D≤C)，具体规则：

签订合同额小于对应的采购包预算时，采购余额C为正数，项目经理可根据实际情况将采购余额调节到预算余额中，表示此采购包节余，当期项目利润率升高。

签订合同额大于对应的采购包预算时，采购余额C为负数或0，系统自动将调节量设置为0且不可修改，预算差额G自动计算为负数，表示此采购包超支，当期项目利润率下降。

签订合同额等于对应的采购包预算时，采购余额C为0，系统自动将调节量设置为0且不可修改。

E列，预计发生，系统自动计算

预计发生必须大于等于零。如果C-D为负数，则预计发生按0计算。

F列，合计(预计完成时合计)，系统自动计算

G列，预算差额，系统自动计算

当期项目执行成本与采购计划预算的偏差合计导致的项目利润率波动接近0.5个百分点时，系统应自动警示，提醒相关人员检查采购计划。预算差额G列合计的绝对值，应小于目标责任书项目总报价的5‰。如果新发生定标评审的采购包拟中标价与采购包预算的差值，导致突破5‰警戒线，应在定标评审界面予以提醒；如果生成了分包合同评审，应先调整采购计划再提交分包合同评审。

备用金PB

备用金PB采购包预算，应小于等于目标责任书成本利润测算表第19 项不可预见及涨价预备费(工程)的金额。备用金可以用于签报和分包合同，通过备用金预算总额进行控制。新的签报(或使用备用金采购包的分包合同)金额大于备用金余额时，应先调增备用金再提交签报(或分包合同)评审。

不可预见及涨价预备费(工程)

初始采购包预算＝目标责任书中该项的数值；

将不可预见及涨价预备费(工程)预算调至备用金时，应在调增备用金采购包预算的同时，调减此项预算；

预算和采购工程师应监控不可预见及涨价预备费(工程)的实际完成值，在备用金没用完时此项不应出现数值；

调节量为0，不可修改。

NC系统数据归集，如表2所示。

成本季报调整

成本季报改为成本月报。项目部每月创建成本月报，其数据实时刷新。每月末25号财务封帐后通过NC接口推送数据，形成准确的成本月报；推送之前采用上一月推送的数据。财务部最晚推送数据日期为日。

成本月报中的数据均为系统自动计算，不能在月报中手动修改。成本月报自动封闭日期为次月日，之后不能再刷新改变其中的数据，以保留当期实际情况。

成本月报中“预计发生”值改为取自项目采购计划E列按成本科目的合计；增加一列“预算差额”，取自项目采购计划G列按成本科目的合计；原“预算差额”列名称改为“采购余额”，此列不再参与预计发生值的计算。成本季报其他计算规则不变。

如图11所示，打开项目采购计划：项目→项目统计查询→执行项目名称→项目采购计划页签→双击打开“审批通过”的采购计划。

项目统计查询管理界面如图12所示，项目统计查询功能：在一个界面中，分项目查询系统各模块数据；通过右键菜单可以将查询结果输出为excel文件；双击打开相应评审表单。

项目成本指标动态预警管理：

(1)项目成本指标动态预警的目的：

利用IFS系统时时监控项目成本变动情况，将各项成本指标与目标责任书进行对比，对超出控制界限的指标进行及时预警；进一步加强项目成本预算管理和采购计划管理，确保成本支出和分包合同签约金额控制在预算范围内且与各单项成本科目一致；利用IFS系统对项目全部成本(直接成本和间接成本)进行监控，全面反映项目执行期的支出和收入情况。

(2)预警指标的处理：

IFS系统将自动定期对执行项目的成本指标进行动态监控，一旦有指标超出控制界限，系统将自动发出预警，预警将以IFS待办事宜和邮件两种方式通知相关管理人员。在收到预警信息后，项目部应及时对预警指标进行核查并采取相应处理措施，确保项目各项业务顺利开展。

对于各项预警指标在IFS系统中的处理，分别说明如下：

1、采购计划项下“工程预算差额占总报价比例”超过5‰：该预警信息表明，项目已经签约采购包的合同金额(即：计划明细项下“实际完成”金额)超出采购包预算金额，超出部分累计占项目总报价比例超过5‰，项目的工程成本有可能超支。产生的原因是：已签合同中部分合同实际完成金额超采购包预算。

处理措施：在IFS系统中，利用采购计划的“计划明细”中的‘调节量’进行调整，即：在“计划明细”中采购余额为正值(>0)的采购包项下，填入适当的调节量，以减少该采购包的“预计发生”，以冲抵实际完成金额超采购包预算的那部分金额。

如图13所示，P16采购包预算244.40万元，实际签订合同金额323.06万元，预算差额-78.66万元。工程直接成本采购包预算差额合计-98.97万元，占总报价15367.66万元的6.44‰，超出了5‰的预警线，触发预警。

2、采购计划项下备用金已使用及已申请未审批通过金额累计超过备用金预算金额：该预警信息表明，该项目在备用金项下的发生的签报或项目零星采购(合同)的金额累计超过了备用金预算金额，采购包备用金预算金额已经不足；产生的原因是：备用金预算金额较小而签报、项目零星采购较多。

处理措施：①调整采购计划，将较大金额项目零星采购合同移出备用金采购包；②清除备用金下已提交但未使用的签报或合同，减少占用额度；③调整采购计划，增加备用金预算金额。

如图14所示，备用金预算为7744万元，备用金已申请未完成合计超出备用金预算1482.33万元，触发预警。

3、项目成本科目单项超出目标成本：该预警信息表明，成本利润测算表项下全部29个成本科目中某一项成本科目的支出超出了其预算；产生的原因是：①该成本科目预算金额较小；②成本支出的归类出现错误。

处理措施：①调整目标责任书，增加成本科目预算；②调整成本支出的成本科目，将实际发生与预算科目统一。

如图15所示，成本科目[3]设备购置和[10]管理外包两项的完成时合计超出了目标成本，触发预警。

4、项目执行期利润率比目标利润率低10％：该预警信息表明，项目执行期的利润率比目标利润率低，且幅度超出10％；产生的原因是：采购计划中“完成时合计”累计超出目标成本。

处理措施：加快完成“其它收入”，以冲抵成本超支；后续采购工作中争取实现采购预算结余。

(3)参见表3，成本指标动态预警定义及预警提示

表3

借助于本发明上述实施例的技术方案，本发明实施例能够对项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本等的全过程管理和控制，在关键指标突破设定值后系统将自动发出预警，能够使项目采购和成本管理与项目风险预警功能建立关联，从而有效的对项目进行风险控制，对业主和分包合作伙伴均有益处。

本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似的部分互相参见即可。

本领域内的技术人员应明白，本发明实施例的实施例可提供为方法、装置、或计算机程序产品。因此，本发明实施例可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本发明实施例可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质(包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等)上实施的计算机程序产品的形式。

本发明实施例是参照根据本发明实施例的方法、终端设备(系统)、和计算机程序产品的流程图和/或方框图来描述的。应理解可由计算机程序指令实现流程图和/或方框图中的每一流程和/或方框、以及流程图和/或方框图中的流程和/或方框的结合。可提供这些计算机程序指令到通用计算机、专用计算机、嵌入式处理机或其他可编程数据处理终端设备的处理器以产生一个机器，使得通过计算机或其他可编程数据处理终端设备的处理器执行的指令产生用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的装置。

这些计算机程序指令也可存储在能引导计算机或其他可编程数据处理终端设备以特定方式工作的计算机可读存储器中，使得存储在该计算机可读存储器中的指令产生包括指令装置的制造品，该指令装置实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能。

这些计算机程序指令也可装载到计算机或其他可编程数据处理终端设备上，使得在计算机或其他可编程终端设备上执行一系列操作步骤以产生计算机实现的处理，从而在计算机或其他可编程终端设备上执行的指令提供用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的步骤。

尽管已描述了本发明实施例的优选实施例，但本领域内的技术人员一旦得知了基本创造性概念，则可对这些实施例做出另外的变更和修改。所以，所附权利要求意欲解释为包括优选实施例以及落入本发明实施例范围的所有变更和修改。

最后，还需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者终端设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者终端设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者终端设备中还存在另外的相同要素。

以上对本发明所提供的一种项目信息的监控预警系统，进行了详细介绍，本文中应用了具体个例对本发明的原理及实施方式进行了阐述，以上实施例的说明只是用于帮助理解本发明的方法及其核心思想；同时，对于本领域的一般技术人员，依据本发明的思想，在具体实施方式及应用范围上均会有改变之处，综上所述，本说明书内容不应理解为对本发明的限制。

Claims (10)

1.一种项目信息的监控预警系统，其特征在于，包括：

项目采购管理模块、监控预警模块和项目成本报表生成模块；

其中，所述项目采购管理模块，包括：项目采购计划模块、标前评审模块、定标评审模块和中标公示及投诉模块、调节项目采购计划模块；

所述监控预警模块，用于在项目采购招标、签约、付款、进度跟踪、预算和成本的全过程中对所述项目采购计划模块进行管理和控制，若发现预设的预警指标超过预设阈值，则发出预警消息；

其中，所示监控预警模块，包括：

第一监控预警子模块，用于监控工程采购预算是否超出项目目标成本，在所述工程采购预算超出项目目标成本时，发出所述预警消息；

第二监控预警子模块，用于监控执行期利润率的浮动值是否大于预设浮动值，在执行期利润率的浮动值大于预设浮动值时，发出所述预警消息；

第三监控预警子模块，用于监控采购包预算差额的合计是否超出预设警戒线，在所述采购包预算差额的合计超出所述预设警戒线时，发出所述预警消息；

所述项目成本报表生成模块，用于通过规范采购计划编制，为项目成本的精细化管理提供依据，规范备用金管理，加强对项目计划外支出的管控，每月过程中实时监控项目成本，下月初自动生成上月项目成本报表。

2.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述监控预警模块还包括：

第四监控预警子模块，用于监控工程采购完成百分比是否低于预设百分比，在所述工程采购完成百分比低于预设百分比时，发出所述预警消息；

第五监控预警子模块，用于监控工程采购计划的预计发生余额合计是否高于预设余额合计，在所述工程采购计划的预计发生余额合计高于预设余额合计时，发出所述预警消息；

第六监控预警子模块，用于监控采购计划项下备用金已使用及已申请未审批通过金额累计是否超过备用金预算金额，在超过所述备用金预算金额时，发出预警信息；

第七监控预警子模块，用于监控项目成本科目单项是否超出目标成本，在超过所述目标成本时，则发出预警信息；

第八监控预警子模块，用于监控项目执行期利润率是否低于预设利润率，在低于所述预设利润率时，则发出预警信息。

3.根据权利要求2所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

预警通知模块，用于将各个监控预警子模块的预警信息以待办事宜和/或邮件的方式通知给相关管理人员。

4.根据权利要求3所述的系统，其特征在于，所述预警通知模块，还用于以不同的通知频率将各个监控预警子模块的预警信息以待办事宜和/或邮件的方式通知给相关管理人员。

5.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述项目采购计划模块，用于根据项目直接成本、间接成本和其他收入各类成本项作出项目采购计划，整合了项目管理信息系统中的合同、签报与财务系统的导入数据，进一步完善了项目备用金支出管理，关联了项目成本报表中项目预计发生成本计算。

6.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述项目采购计划模块包括：直接成本采购包模块、备用金采购包模块、间接成本导入模块、数据采集模块、数据更新模块；

其中，所述直接成本采购包模块包括用于在标前评审、定标评审或分包合同评审时选用的工程直接成本的采购包；

所述备用金采购包模块包括用于在分包合同或签报评审时选用的零星采购的采购包；

所述间接成本导入模块包括财务系统每月导入的费用；

所述数据采集模块，用于采集分包合同、合同变更、签报、财务系统导入的数据信息；

所述数据更新模块，用于根据所述数据采集模块采集的所述数据信息更新采购计划的实际完成情况，反映到项目采购计划中，与计划值形成对比；

所述调节项目采购计划模块，用于在项目进展发生变化，或需确认采购差额时，根据管理需要，调节或变更采购计划。

7.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

项目统计查询模块，用于通过右键菜单将项目查询系统的查询结果输出为excel文件，并双击打开相应评审表单。

8.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

图形化模块，用于将所述系统中各个模块的输出结果以图形的方式进行展现。

9.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

项目审批模块，用于根据项目的上月成本月报对所述项目进行审批。

10.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：

分包合同模块，用于将项目管理系统的合同中需要成本支出的各项工作划分为多个工作包。