CN101227541B - 对传真数据进行归类发送的方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种对传真数据进行归类发送的方法，包括以下步骤：预先设置传真模板；提取传真数据中的用户关键词信息；调用所述传真模板，并将所述关键词添入所述传真模板，形成发送到特定用户的发送传真。本发明还公开了一种对传真数据进行归类发送的装置。本发明可以把特定传真对象内容关键字信息和共有内容分开，将要发送的传真数据进行类别的格式化模板定义，批量发送传真时数据自动根据传真模板发送给接收方，并显示不同类别的传真内容。

Description

对传真数据进行归类发送的方法及装置

技术领域

本发明涉及传真数据控制技术领域，尤其涉及一种对传真数据进行归类发送的方法及装置。

背景技术

传统的传真机或具有传真功能的多功能设备是与电话相融合的，需要通过包括电话交换机、传输线路连接而成的电话交换系统工作，包括CPU(CentralProcessor Unit，中央处理单元)、存储单元、控制板单元、接口单元和打印单元。CPU根据预定的程序控制传真机或多功能设备；存储器单元存储CPU的操作和控制程序，并临时存储由传真机或其他设备中接收到的传真数据；传真机或者多功能设备在接收传真数据后，临时存储所接收的传真数据，然后进行传真发送。

随着PC(Personal Computer，个人计算机)的普及和网络技术的发展，计算机用户可以在局域网上交换共享文本、语音、图像、视频等各种格式的数据；将计算机与传真机连接，将计算机中的电子数据发送到传真机，可以替代现有技术中利用纸件进行传真，具体实现方案包括：

首先，计算机存储传真数据，该传真数据可以由用户输入或以其它形式获得的电子数据；然后，将该电子数据转换为传真机可以识别发送的传真数据，并存储于计算机中；而后，当接到发送指令或是到达预设发送时间，将该传真数据发送到传真机；最后，传真机将字符、数字或图片等传真数据分解成像素，并将该传真数据换成电信号进行发送。

虽然现有技术中，计算机存储器中的传真数据可直接发送到目的地，但是传真发送具体内容和传真发送对象和实际传真发送数据都进行统一操作，没有考虑传真内容和传真发送对象的共同性和相异性，不便于对传真数据进行格式化处理和分类管理。

发明内容

本发明要解决的问题是提供一种对传真数据进行归类发送的方法及装置，以解决现有技术中没有对传真内容和传真发送对象的共同性和相异性区分的缺陷。

为了实现以上目的，本发明实施例提供了一种对传真数据进行归类发送的方法，包括以下步骤：

预先设置传真模板；

提取传真数据中的用户关键词信息；

对传真数据进行分类，并判断所述传真数据的分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用所述传真模板，并将所述用户关键词信息添入所述传真模板，形成发送到特定用户的发送传真；否则直接进行发送，或生成该种传真数据分类的传真模板。

优选地，所述提取传真数据中的用户关键词信息之前或之后还包括建立用户关键词数据库，并待提取用户关键词后将所述用户关键词信息存储于所述关键词信息库。

优选地，根据传真内容、性质或传真发送对象对传真数据进行分类。

优选地，根据传真内容、性质或传真发送对象设置所述传真模板。

优选地，对所述传真模板进行动态或静态编辑。

优选地，所述用户关键词信息包括：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数中的一种或几种。

本发明实施例提供了一种对传真数据进行归类发送的装置，包括：传真模板生成单元、用户关键词信息获取单元、匹配传真模板查找单元和发送传真生成单元；

所述传真模板生成单元，用于根据传真数据分类生成传真模板；

所述用户关键词信息获取单元，用于从传真数据中提取用户关键词信息；

所述匹配传真模板查找单元，用于对接收到的传真数据进行分类，并判断该传真数据分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用所述传真模板；否则直接进行发送，或通知所述传真模板生成单元生成该传真数据分类的传真模板；

所述发送传真生成单元，用于将所述用户关键词信息添加到所述传真模板中，生成发送到特定用户的发送传真。

优选地，还包括用户关键词存储单元，与所述用户关键词信息获取单元连接，用于存储用户关键词信息，并供所述发送传真生成单元调用所述用户关键词信息。

优选地，还包括传真模板编辑单元，与所述传真模板生成单元连接，用于根据对传真模板进行动态或静态编辑。

优选地，所述匹配传真模板查找单元根据传真内容、性质或传真发送对象对接收到的传真数据进行分类。

优选地，所述传真模板生成单元根据传真内容、性质或传真发送对象设置所述传真模板。

优选地，所述用户关键词信息包括：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数中的一种或几种。

与现有技术相比，本发明具有以下优点：

本发明可以把特定传真对象内容关键字信息和共有内容分开，将要发送的传真数据进行类别的格式化模板定义，批量发送传真时数据自动根据传真模板发送给接收方，并显示不同类别的传真内容。

附图说明

图1是本发明一种对传真数据进行归类发送的方法流程图；

图2是本发明应用于提醒类传真数据的传真模板示意图；

图3是本发明根据图2的传真模板生成的发送传真示意图；

图4是本发明一种回执传真发送流程图；

图5是本发明应用于回执类传真数据的传真模板示意图；

图6是本发明根据图5的传真模板生成的发送传真示意图；

图7是本发明一种对传真数据进行归类发送的装置结构图。

具体实施方式

本发明的核心思想是：将传真数据的的特定传真对象内容关键字信息和共有内容分开，实现对特定的发送对象类可订制特定传真的具体内容模板的功能。

本发明实施例提供了一种对传真数据进行归类发送的方法，如图1所示，包括以下步骤：

步骤s101，预先设置传真模板。按照传真数据发送的内容、性质、及传真发送对象划分，例如问候，通知还是到期提醒等，传真发送者把已经规划好的类型内容形成传真模板文件，传真模板文件可重复使用，用户可以任意调用传真模板文件。另外，传真模板文件并不是一成不变的，用户可以随时对设置好的传真模板进行编辑修改，使该传真模板具有灵活性。其中，编辑可以包括静态编辑和动态编辑，静态编辑是指没有传真数据发送时对传真模板进行编辑修改；动态编辑是指利用传真模板生成传真数据过程中，根据用户需要对传真模板中的某些参数进行修改。

步骤s102，提取传真数据中的用户关键词信息。传真数据中一般会包括具有共性的传真内容；和具有个性化的用户关键词信息，例如：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数等中的一种或几种。由于用户关键词对于不同的用户来说，很有可能不同，因此可以建立用户关键词数据库，其中存储各种用户关键词信息。例如，每收到一条传真数据，则将该传真数据中的关键词都提取出来，并存储到数据库中，用户可以通过存储时间顺序、存储编码或其它方式作为查询该数据库的索引。

步骤s103，调用传真模板，并将关键词添入传真模板，形成发送到特定用户的发送传真。首先，确定接收到的传真数据的分类，可以采用生成传真模板相同的分类标准进行分类，例如，传真内容、性质、及传真发送对象等；并判断该分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用对应的传真模板，将该传真数据中的用户关键词信息添加到该传真模板中；如果没有，则可以按照现有技术直接进行发送，或针对该传真数据生成一传真模板，以便后续其它类似传真数据调用。

本发明另一具体应用实例，首先根据不同的传真分类生成传真模板，例如利用Velocity技术生成及编辑传真模板，其中Velocity是一个模板引擎，允许用户在模板中设定变量，然后在运行时，动态的将数据插入到模板中，替换这些变量；例如对于订单提醒类传真模板如图2所示。

计算机接收到一条需要发送的传真数据，判断该传真数据的类型为到期提醒类；然后从该传真数据中提取用户关键词信息，如登录ID为“aqua”、公司名称为“XX有限公司”、联系人为“ABC”、传真号码为“XXXXXXXX”、电话号码为“XXXXXXXX”、Email为“Autorenew@XXX.com”、期限为“Jul-30-2006”。将上述用户关键词信息存储到计算机的数据库中，如表1所示。该数据库中的项目名称是在数据库建立时已设定好的，其范围应该大于传真数据的用户关键词集合，因此不是每条传真数据的用户关键词都会全面覆盖数据库项目名称。但是有些情况下，数据库中的项目名称可能没有某个用户关键词，则可以动态修改数据库，将该用户关键词添加到数据库项目名称中。

表1：

上述数据库的内容可以保存在一个excel文件、或word文件等形式的文件存储器，对用户关键词信息相同的用户可以多次使用该数据库。即，计算机接收到一条传真数据，提取用户关键词后，与数据库中已存在用户关键词进行比较，发现存在与该用户的所有关键词都匹配的数据列表，则可直接将该数据列表与传真模板结合，生成针对该传真数据的发送传真，减少数据处理时间，提高效率。

将用户关键词信息添加到订单提醒类传真模板后，自动生成针对该类型的发送传真，如图3所示。

本发明又一具体应用实例对回执类传真进行了说明。

当用户从其它用户接收到一条传真，经过处理发现需要对该条传真发送回执，则进入回执传真发送流程，如图4所示：

步骤s401，判断是否存在回执类传真模板，如果有，则转步骤如果没有，则需要生成该类传真模板，如图5所示。

步骤s402，调用该类传真模板。

步骤s403，从需要发送的回执传真中提取用户关键词信息，获得：接收方名称为“XX有限公司”、传真内容为“发货通知”、回执日期为“2006年7月5日”。经过查找数据库，发现有一条包括接收方名称为“华兴公司”、传真内容为“发货通知”的数据库列表，则可以将回执日期为“2006年7月5日”添加到该数据库列表中，生成新的数据库列表。

步骤s404，将新的数据库中的用户关键词信息添加到回执类传真模板中，生成发送传真，如图6所示。

本实施例中步骤s401和步骤s403之间没有严格的顺序要求。

本发明实施例提供了一种对传真数据进行归类发送的装置，本实施例以计算机为例进行说明，但并不限于计算机，其它具有相同功能的处理设备，或具有多功能的传真设备同样可以适用本发明，具体如图7所示，包括：传真模板生成单元701、用户关键词信息获取单元702、发送传真生成单元703、用户关键词存储单元704、传真模板编辑单元705和匹配传真模板查找单元706。其中，传真模板生成单元701用于根据传真数据分类生成传真模板；用户关键词信息获取单元702用于从传真数据中提取用户关键词信息；发送传真生成单元703用于将用户关键词信息添加到传真模板中，生成发送到特定用户的发送传真；用户关键词存储单元704与用户关键词信息获取单元连接702，用于存储用户关键词信息，并供发送传真生成单元703调用用户关键词信息；传真模板编辑单元705与传真模板生成单元701连接，用于根据对传真模板进行动态或静态编辑；匹配传真模板查找单元706用于对接收到的传真数据进行分类，并判断传真数据分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用传真模板；否则按现有流程处理，或通知传真模板生成单元701生成该传真数据分类的传真模板。

匹配传真模板查找单元706根据传真内容、或传真发送对象对接收到的传真数据进行分类；传真模板生成单元701同样可以根据传真内容、或传真发送对象设置传真模板；用户关键词信息包括：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数中的一种或几种。

以上公开的仅为本发明的几个具体实施例，但是，本发明并非局限于此，任何本领域的技术人员能思之的变化都应落入本发明的保护范围。

Claims (12)

1.一种对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，包括以下步骤：

预先设置传真模板；

提取传真数据中的用户关键词信息；

对传真数据进行分类，并判断所述传真数据的分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用所述传真模板，并将所述用户关键词信息添入所述传真模板，形成发送到特定用户的发送传真；否则直接进行发送，或生成该种传真数据分类的传真模板。

2.如权利要求1所述对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，所述提取传真数据中的用户关键词信息之前或之后还包括建立用户关键词数据库，并待提取用户关键词后将所述用户关键词信息存储于所述关键词数据库。

3.如权利要求3所述对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，根据传真内容、性质或传真发送对象对传真数据进行分类。

4.如权利要求1至3中任一项所述对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，根据传真内容、性质或传真发送对象设置所述传真模板。

5.如权利要求1至3中任一项所述对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，还包括对所述传真模板进行动态或静态编辑。

6.如权利要求1至3中任一项所述对传真数据进行归类发送的方法，其特征在于，所述用户关键词信息包括：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数中的一种或几种。

7.一种对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，包括：传真模板生成单元、用户关键词信息获取单元、匹配传真模板查找单元和发送传真生成单元；

所述传真模板生成单元，用于根据传真数据分类生成传真模板；

所述用户关键词信息获取单元，用于从传真数据中提取用户关键词信息；

所述匹配传真模板查找单元，用于对接收到的传真数据进行分类，并判断该传真数据分类是否有对应的传真模板，如果有，则调用所述传真模板；否则直接进行发送，或通知所述传真模板生成单元生成该传真数据分类的传真模板；

所述发送传真生成单元，用于将所述用户关键词信息添加到所述传真模板中，生成发送到特定用户的发送传真。

8.如权利要求7所述对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，还包括用户关键词存储单元，与所述用户关键词信息获取单元连接，用于存储用户关键词信息，并供所述发送传真生成单元调用所述用户关键词信息。

9.如权利要求7所述对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，还包括传真模板编辑单元，与所述传真模板生成单元连接，用于对传真模板进行动态或静态编辑。

10.如权利要求7所述对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，所述匹配传真模板查找单元根据传真内容、性质或传真发送对象对接收到的传真数据进行分类。

11.如权利要求7至10中任一项所述对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，所述传真模板生成单元根据传真内容、性质或传真发送对象设置所述传真模板。

12.如权利要求7至10中任一项所述对传真数据进行归类发送的装置，其特征在于，所述用户关键词信息包括：发送方名称、接收方名称、联系人、收件人、电话和页数中的一种或几种。

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