JP2000082024A - 電子メール送受信方法とその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】送信先の受信機器に対応し、また、効率的に電
子メールを作成し、誤った送信先に電子メールを送信し
ない電子メール送受信方法とその装置を提供するもので
ある。 【解決手段】コンピュータネットワークに接続し情報の
送受信を行う電子メール送受信方法において、コンピュ
ータネットワークに送受信する情報を情報データベース
として記憶する工程と、前記情報データベースから情報
を選択する工程と、この情報をコンピュータネットワー
クに送信する工程とを備えることを特徴とする電子メー
ル送受信方法およびこの方法を用いた装置である。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの送受
信方法およびこの方法を用いた装置に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、電話回線や専用回線等のネットワ
ークを用いて情報の交換を行うインターネットが広く普
及している。そして、このコンピュータネットワークを
利用して、ネットワークに接続されたユーザ端末機でメ
ッセージ等の情報の送受信を行う電子メールと称される
情報交換のシステムが普及している。電子メールとは、
コンピュータネットワークに接続しているコンピュータ
端末機の利用者毎に、ネットワーク内での独立のアドレ
スを持ち、このアドレスを指定することにより各端末機
から指定したアドレスのユーザにメッセージ等の情報を
伝達するというものである。

【０００３】このコンピュータネットワーク環境は、図
１に示されているようにコンピュータ端末であるユーザ
端末１１、１２、１３から送信された情報が受信ユーザ
端末１８により受信され、情報の交換が行うことができ
るシステムである。なお、ユーザ端末には、ＰＤＡなど
の携帯端末も含む。さらに、コンピュータであるユーザ
端末以外に、携帯電話、ＰＨＳなどを含む電話機１９、
ＦＡＸ１７や電話機へ情報を出力できるシステムも存在
しており、コンピュータ同士または異なる機器同士で情
報交換も行われている。なお、ＦＡＸ１７や電話機１９
から送信された情報がユーザ端末１１、１２、１３、１
８により受信される形態の情報交換も行われてもいる。

【０００４】電子メールを送信する手順は、まず、電子
メールの文章をキーボード、マウスなどの入力装置を用
いて作成し、次いで、この内容をハードディスクやメモ
リなどに記憶させ、次いで、送信する相手および送信す
る機種のアドレスまたは電話番号を入力し、次いで、送
信を行うことにより電子メールを送信するということで
ある。ただし、電子メールの作成の順番は上記順番に限
定されることはない。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、電子メ
ールを送信する際に、メッセージを作成することに時間
がかかり受信した電子メールに対して返答しない場合が
あったた。また、メッセージには慣用的に使用される文
字列があり、このような慣用的な文字列を毎回入力する
することは電子メールを作成する効率を低下させてい
た。また、電子メールを送信するためには、ユーザ端
末、電話機、ＦＡＸなど異なる機種毎に設定されたアド
レス、電話番号を入力する必要があり、電子メールを作
成する効率を低下させていた。また、送信先のアドレス
や電話番号を入力する際に誤って入力したとしても、誤
りをチェックすることは難しく、電子メールが誤った送
信先に届いた後に問題が生じる場合があった。本発明は
上記課題を鑑みてされたものであって、送信先の受信機
器に対応し、また、効率的に電子メールを作成し、誤っ
た送信先に電子メールを送信しない電子メール送受信方
法とその装置を提供するものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の請求項１に記載
された発明は、コンピュータネットワークに接続し情報
の送受信を行う電子メール送受信方法において、コンピ
ュータネットワークに送信する情報を情報データベース
として記憶する工程と、前記情報データベースから情報
を選択する工程と、この情報をコンピュータネットワー
クに送信する工程とを備えることを特徴とする電子メー
ル送受信方法である。また、請求項２に記載された発明
は、上記情報データベースは少なくとも送信先リストテ
ーブルおよび文書内容テーブルを含むことを特徴とする
請求項１記載の電子メール送受信方法である。また、請
求項３に記載された発明は、上記情報データベースは情
報内容をコード化したバーコードまたは縮小バーコード
等の情報キーワードを含むことを特徴とする請求項１ま
たは請求項２記載の電子メール送受信方法である。ま
た、請求項４に記載された発明は、上記情報データベー
スは印刷などにより情報を出力された記憶媒体であるこ
とを特徴とする請求項１乃至請求項３記載の電子メール
送受信方法である。また、請求項５に記載された発明
は、上記情報データベースに情報を追加および／または
変更する工程を備えることを特徴とする請求項１乃至請
求項４記載の電子メール送受信方法である。また、請求
項６に記載された発明は、コンピュータネットワークか
らの情報を受信する工程と、受信した情報から送信先情
報を抽出する工程とを備えることを特徴とする請求項１
乃至請求項５記載の電子メール送受信方法である。

【０００７】本発明の請求項７に記載された発明は、コ
ンピュータネットワークに接続し情報の送受信を行う電
子メールシステムにおける電子メール送受信装置におい
て、コンピュータネットワークに送信する情報を情報デ
ータベースとして記憶する記憶手段と、上記情報データ
ベースから情報を選択する選択手段と、この情報をコン
ピュータネットワークに送受信する送受信工程とを備え
ることを特徴とする電子メール送受信装置である。ま
た、請求項８に記載された発明は、上記情報データベー
スは少なくとも送信先リストテーブルおよび文章内容テ
ーブルを含むことを特徴とする請求項７記載の電子メー
ル送受信装置である。また、請求項９に記載された発明
は、上記情報データベースは情報内容をコード化したバ
ーコードまたは縮小バーコード等の情報キーワードを含
むことを特徴とする請求項７または請求項８記載の電子
メール送受信装置である。また、請求項１０に記載され
た発明は、上記情報データベースは印刷などにより情報
を出力された記憶媒体であることを特徴とする請求項７
乃至請求項９記載の電子メール送受信装置である。ま
た、請求項１１に記載された発明は、上記情報データベ
ースに情報を追加および／または追加することを特徴と
する追加手段を備えることを特徴とする請求項７乃至請
求項１０記載の電子メール送受信装置である。また、請
求項１２に記載された発明は、コンピュータネットワー
クから情報を受信する受信手段と、受信した情報から送
信先情報を抽出する抽出手段とを備えることを特徴とす
る請求項７乃至請求項１１記載の電子メール送受信装置
である。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明を詳
しく説明する。本実施の形態のコンピュータネットワー
ク環境は、通常のコンピュータネットワークに使用され
るコンピュータ器機を用いており、１１、１２、１３、
１８はパーソナルコンピュータ、ワークステーションの
端末機、ＰＤＡなどの携帯端末などからなるユーザ端末
である。１４、１６はサーバであり、電子メール、ＨＰ
（ホームページ）等のインターネットで送受信される情
報を制御するコンピュータであり、各ユーザ端末に送信
されてきた電子メールを記憶（格納）している場合もあ
る。１７はＦＡＸであり、１９は携帯電話、ＰＨＳの携
帯端末機を含む電話機である。１５はインターネットな
どであり、専用回線、電話回線により情報を交換するも
のである。

【０００９】図２は、本発明の電子メール送受信装置の
簡易概略図である。２１は本発明の電子メール送受信装
置を制御するＣＰＵであり、２２はインターネットの専
用回線、電話回線に接続し送受信信号を制御するＩ／Ｆ
であり、２３は送信先データベースなどの情報はインタ
ーネットを行う際に必要とするプログラム、データ等を
記憶するハードディスク、メモリなどからなる記憶装置
であり、２４は電子メールを作成する際に必要とする処
理データなどを表示するディスプレイであり、２５はキ
ーボード、２６はマウスであり、情報を入力する入力装
置であり、２７はバーコードや縮小バーコード等の情報
キーワード、およびＩＤを読み取り選択する選択手段で
ある。なお、本発明の各装置はバス等によりデータを交
換するもものであり、また、プリンター等の機器も必要
に応じて適宜選択して使用することができるものであ
る。以下、コンピュータネットワークにおける送信先情
報からなる情報データベースを記憶装置２３に記憶させ
た場合と、この情報法データベースを紙などの記憶媒体
に出力した場合の２例の実施の形態において説明する。

【００１０】また、本発明のデータベース送受信装置に
も散られる情報データベースは、図３、図４に示されて
るような少なくとも送信先リストテーブルと文章内容テ
ーブルを含んでいる。なお、これらのテーブルの形態
は、本例に限定されることなく、設定条件に対応して記
憶するデータの削除、追加を行うことができる。まず、
送信先データベースには、少なくとも電子メールを送信
するする相手（個人、会社を含む）の送信ＩＤ、送信者
名、送信先データ、送信者の受信機の種類などが記憶さ
れている。また、この送信者個々にバーコードを設定し
て、このバーコードを上記情報に関連付けて記憶させる
こともできる。このバーコードは、通常使用されている
大きさのバーコードを使用することもできるが、通常の
大きさの５分の１〜４０分の１の大きさの縮小バーコー
ドを使用することができる。このような縮小バーコード
を用いることのにより、データベースをディスプレイ２
４や紙等の記憶媒体に印刷する面積を小さくできるの
で、他の情報をより表示することもできる。そのため、
従来の印刷面積よりもデータベースの大きさを小さくす
ることもできる、また、大量のデータを印刷できるとい
う、効果を得ることができる。文章内容テーブルには慣
用的に使用される文章が記憶され、少なくとも文章ＩＤ
とその文書ＩＤが示す文章の内容が記憶されている。ま
た、この文章内容毎にバーコードを設定して、このバー
コードを関連付けて記憶させることもできる。なお、上
記送信先データベースと同様に、バーコードは縮小バー
コードを用いることもできる。

【００１１】以下、本発明の電子メール送受信装置の処
理の流れを図５に記載されたフローチャートを用いて説
明する。本例では、電子メールを受信して、送信先デー
タベースを作成し、次いで、電子メールを作成し、次い
で、この電子メールを送信するまでの流れを説明する。
なお、電子メールを作成し、記憶させ、再度読み出して
電子メールを作成し、次いで、電子メールを送信する場
合などは、必要となるステップの処理を適宜選択して行
うことのみよく、これらの処理を全て行う必要なく、処
理に必要なステップを選択するのみでよい。 ステップ５０１（Ｓ５０１） まず、電子メールをＩ／Ｆ２２を介して受信する。この
電子メールから情報データベースの送信先リストテーブ
ルに記憶させる、送信先名、アドレス、電話番号などの
通信先データ、パーソナルコンピュータ、電話、ＦＡＸ
などの通信機の種類などのデータに対応するデータを抽
出する。 ステップ５０２（Ｓ５０２） 次いで、この抽出したデータと送信先テーブルのデータ
を対比させ、抽出したデータが送信先テーブルに記憶さ
せたテーブルと対応する場合は、ステップ５０４に移行
し、対応しない場合はステップ５０３に移行する。な
お、電子メールの送信者名がデータベースに存在し、送
信先データが存在しない場合など、全てのデータが対応
しない場合は、ステップ５０３に移行する。 ステップ５０３（Ｓ５０３） 次いで、抽出したデータをデータベースに記憶させる。
この際、電子メールの送信者名がデータベースに存在
し、送信先データが存在しない場合などは、データベー
スの改訂優先順序を設定したり、あるいは電子メールの
作成者が特定するなど、適宜対応しするように設定す
る。

【００１２】ステップ５０４（Ｓ５０４） 次いで、電子メールを作成する。本実施の形態では、２
例の電子メールの作成の仕方を説明する。ただし、電子
メールの作成の仕方は本２例に限定されるものではな
い。 第１作成方法 まず、電子メール作成者は、情報データベースから文章
内容テーブルを選択肢、ディスプレイ２４に表示させ
る。次いで、作成する電子メールの内容に合わせて、文
章内容テーブルから使用する文章内容をマウス２６やキ
ーボード２５などにより選択し、その文章ＩＤを入力す
る。文章内容テーブルに記憶されていない文書は、キー
ボード２５により入力し、電子メールを作成終了する。
また、電子メールは最後まで作成しても、途中で記憶装
置に記憶しても良いものとする。なお、縮小バーコード
をディスプレイに表示させて、リーダ２７により読み込
み上述したように電子メールを作成することもできる。 第２作成方法 まず、電子メール作成者は、紙などに出力された文章要
約テーブルから必要な文章を選択し、その縮小バーコー
ドをリーダ２７により選択し読み込む。すると、リーダ
２７により読み込んだ縮小バーコードが表す文章がディ
スプレイに表示される。次いで、文章要約テーブルに存
在する文章は上述した方法でにより読み込み、存在しな
い文章はキーボード２５、マウス２６により入力する。
電子メールは最後まで作成しても、途中で記憶装置に記
憶しても良いものとする。また、縮小バーコードのかわ
りに文章ＩＤをキーボード２５により入力することで、
上記処理作業を同様なことが行えるので、電子メールを
作成することもできる。

【００１３】ステップ５０５（Ｓ５０５） 次いで、作成した電子メールを送信者に送信する。送信
された電子メールは、Ｉ／Ｆ２２を介してインターネッ
トに出力され、送信者に送られる。この際、電子メール
は、ユーザ端末１８のみらず、ＦＡＸ１７、電話１９に
も送信できることとする。これは、送信時にＦＡＸ、電
話と設定して送信しているためであり、電子メールから
電話の音声、ＦＡＸの画像データへの変換は、本電子メ
ール送受信装置でも、または、送信側のシステムを用い
ても良く、本装置では従来から使用された方法、装置を
用いることとする。以下に、送信者のアドレス、電話番
号、ＦＡＸ番号の入力の仕方の２例を説明する。なお、
上記データの入力方法は、上記２例に限定されるもので
はない。 第１作成方法 まず、電子メール送信者は、情報データベースから送信
テーブルを選択し、ディスプレイ２４に表示させる。次
いで、送信者のアドレス、電話番号を探し出し、マウス
２６やキーボード２５などの入力手段により送信ＩＤを
選択入力すると、電子メールは送信者に送られる。 第２作成方法 まず、電子メール送信者は、紙などに出力された文章要
約テーブルから送信する者のアドレス、電話番語を探し
出し、その縮小バーコードをリーダ２７により選択し読
み込む。リーダ２７により読み込んだ縮小バーコードが
表す送信者に電子メールは送信される。また、送信ＩＤ
を入力することにより縮小バーコードと同様な処理作業
を行い電子メールを送信することもできる。

【００１４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明では、ＩＤ
番号の入力やバーコード等の読み取りより容易に電子メ
ールの文章が作成することができる。また、電子メール
の送信者のアドレスや電話番号をＩＤ番号の入力やバー
コード等の読み取りにより容易に、また、間違いなく入
力することができるでの、誤ったアドレス、電話番号を
入力することがなく、また、そのため誤った所に電位メ
ールが届くことはない。よって、電子メールの作成効率
が向上するとともに電子メールの送信率が向上し、より
電子メールが使用されるようになる。また、縮小バーコ
ードを本発明は用いるているので、情報データベースの
記憶容量を減らすことができるとともに、情報データベ
ースを記憶媒体に出力した際には、従来より出力量を減
らすことができ記憶媒体の使用料を削減することがで
き、また、従来より大量の情報を記憶媒体に出力するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子メールが使用されるコンピュータネットワ
ーク環境の概略図である。

【図２】本発明の電子メール送受信装置の簡易概略図で
ある。

【図３】情報データベースに含まれる送信先リストテー
ブルのデータ構造の１例である。

【図４】情報データベースに含まれる文章内容テーブル
のデータ構造の１例である。

【図５】処理の流れを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１１、１２、１３、１８…ユーザ端末 １４、１６
…サーバ １５…インターネット １７…ＦＡＸ １９…
電話機

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】コンピュータネットワークに接続し情報の
   送受信を行う電子メール送受信方法において、コンピュ
   ータネットワークに送信する情報を情報データベースと
   して記憶する工程と、前記情報データベースから情報を
   選択する工程と、この情報をコンピュータネットワーク
   に送信する工程とを備えることを特徴とする電子メール
   送受信方法。
2. 【請求項２】上記情報データベースは少なくとも送信先
   リストテーブルおよび文書内容テーブルを含むことを特
   徴とする請求項１記載の電子メール送受信方法。
3. 【請求項３】上記情報データベースは情報内容をコード
   化したバーコードまたは縮小バーコード等の情報キーワ
   ードを含むことを特徴とする請求項１または請求項２記
   載の電子メール送受信方法。
4. 【請求項４】上記情報データベースは印刷などにより情
   報を出力された記憶媒体であることを特徴とする請求項
   １乃至請求項３記載の電子メール送受信方法。
5. 【請求項５】上記情報データベースに情報を追加および
   ／または変更する工程を備えることを特徴とする請求項
   １乃至請求項４記載の電子メール送受信方法。
6. 【請求項６】コンピュータネットワークからの情報を受
   信する工程と、受信した情報から送信先情報を抽出する
   工程とを備えることを特徴とする請求項１乃至請求項５
   記載の電子メール送受信方法。
7. 【請求項７】コンピュータネットワークに接続し情報の
   送受信を行う電子メールシステムにおける電子メール送
   受信装置において、コンピュータネットワークに送信す
   る情報を情報データベースとして記憶する記憶手段と、
   上記情報データベースから情報を選択する選択手段と、
   この情報をコンピュータネットワークに送受信する送受
   信工程とを備えることを特徴とする電子メール送受信装
   置。
8. 【請求項８】上記情報データベースは少なくとも送信先
   リストテーブルおよび文章内容テーブルを含むことを特
   徴とする請求項７記載の電子メール送受信装置。
9. 【請求項９】上記情報データベースは情報内容をコード
   化したバーコードまたは縮小バーコード等の情報キーワ
   ードを含むことを特徴とする請求項７または請求項８記
   載の電子メール送受信装置。
10. 【請求項１０】上記情報データベースは印刷などにより
    情報を出力された記憶媒体であることを特徴とする請求
    項７乃至請求項９記載の電子メール送受信装置。
11. 【請求項１１】上記情報データベースに情報を追加およ
    び／または変更することを特徴とする追加手段を備える
    ことを特徴とする請求項７乃至請求項１０記載の電子メ
    ール送受信装置。
12. 【請求項１２】コンピュータネットワークから情報を受
    信する受信手段と、受信した情報から送信先情報を抽出
    する抽出手段とを備えることを特徴とする請求項７乃至
    請求項１１記載の電子メール送受信装置。