JP2007027963A - ネットワーク複合機及びそのアドレス帳データの共有方法 - Google Patents

Abstract

【課題】インターネットファクシミリ装置のアドレス帳データを、電子名刺データを介してやり取りする際に、非標準項目の値に対してもファイル変換を可能にする。
【解決手段】アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、アドレス帳データから標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出する手段と、抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換する手段とを備える。
【効果】アドレス帳データのすべての項目を他機に送り出して、ＬＡＮ内の複数の端末装置に同一のアドレス帳データを持たせることができる。
【選択図】 図６

Description

この発明は、アドレス帳データを備えるネットワーク複合機に関し、特に電子名刺データを用いてアドレス帳データを入出力するネットワーク複合機と、ネットワーク複合機間でのアドレス帳データの共有方法に関する。

複合機のアドレス帳データを、例えばＬＡＮ内の他の複合機等との間でやり取りするためには、一旦アドレス帳データを電子名刺データに変換して電子メール等で送信し、電子名刺データを受信した他機では、これをアドレス帳データへと変換して保存する。

電子名刺データでは標準項目とその値とを記述してあり、標準項目とその値をアドレス帳テータ形式へファイル変換してデータの入力を行う。またアドレス帳データからのデータの出力時には、電子名刺データの標準項目に該当する項目のデータをアドレス帳データから抽出して変換する。そのため標準項目以外の非標準項目に該当するデータについては変換処理を行わず、アドレス帳データの内容をすべて出力したり取り込むことはできない。例えば標準項目である名称や電話番号などのデータは、そのまま他機のアドレス帳で取り込むことができるが、非標準項目である読み仮名や敬称等は入出力処理時に無視されるので、送信元のアドレス帳に読み仮名等のデータが保存されていても、他機のアドレス帳では空欄等とされる。

この発明の基本的課題は、ネットワーク複合機のアドレス帳データの標準項目以外の非標準項目についても変換処理を施して、アドレス帳データに保存されているすべての項目の値について入出力を可能にすることにある（請求項１〜５）。
さらにこの発明の課題は、複数のネットワーク複合機間でアドレス帳の共有化を図ることにある（請求項４，５）。

この発明は、アドレス帳データを記憶し、これを電子名刺データに変換して出力を行うネットワーク複合機において、前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出する手段と、前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換する手段とを備えることを特徴とする（請求項１）。

好ましくは、前記抽出手段は、前記アドレス帳データの各項目に対して、電子名刺データの標準項目、非標準項目に対応させるテーブルを設ける（請求項２）。

またこの発明は、アドレス帳データを記憶し、受信した電子名刺データを変換して前記アドレス帳データに保存するネットワーク複合機において、受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出する手段と、前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換する手段とを備えることを特徴とする（請求項３）。

さらにこの発明は、アドレス帳データを記憶し、電子名刺データで前記アドレス帳データの入出力を行うネットワーク複合機において、前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出する手段と、前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換する手段とを備えると共に、受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出する手段と、前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換する手段とを備えることを特徴とする（請求項４）。

またさらにこの発明は、記憶したアドレス帳データを、電子名刺データに変換して前記アドレス帳データの入出力を行うアドレス帳データを共有する方法において、前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出し、前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出し、前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換することを特徴とする（請求項５）。

この発明では、出力側のアドレス帳データのすべての項目とその値を電子名刺データのファイルに変換して出力するので、電子名刺データの非標準項目に該当する項目の値についてもファイル変換を行って、アドレス帳データをそのまま電子名刺データへ移すことができる（請求項１，２，４，５）。

またこの発明では、受信した電子名刺データの非標準項目について、アドレス帳データに対応する項目があれば、非標準項目であってもその値もアドレス帳データへと変換することができる。そのため電子名刺データの非標準項目の値に対してもアドレス帳へ取り入れることができる（請求項３．４，５）。

さらにこの発明では、複数のネットワーク複合機間で、アドレス帳データのすべての項目について電子名刺データを介しての入出力が可能になるので、複合機間でアドレス帳の共有を図ることができる（請求項４，５）。

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。

図１〜図７に、インターネットファクシミリ装置２を例にネットワーク複合機の実施例を示す。なお実施例では、電子名刺データをvCard（Visiting Card）データとして説明する。そしてvCardを仲介してアドレス帳データのやり取りを、例えばＬＡＮ内の他のネットワーク複合機との間で行う。ここでvCardファイルでのデータはテキスト形式であり、アドレス帳ファイルでのデータはバイナリ形式であるため、入出力に際しては変換処理を行う必要がある。

図１において、２及び３はインターネットファクシミリ装置で、公衆電話網（ＰＳＴＮ）を介してＧ３等のファクシミリの送受信を行い、ＬＡＮ４とメールサーバ６とを介してインターネットファクシミリの送受信を行い、８はパーソナルコンピュータ等の通信端末装置で、インターネットファクシミリ装置２と３との間でアドレス帳データのやり取りを直接行っても良く、パーソナルコンピュータ８を介してやり取りしても良い。なお１０はＬＡＮ４に接続されたルータで、１２はインターネット網である。

インターネットファクシミリ装置２は、自機のアドレス帳データをvCardファイルに変換してパーソナルコンピュータ８等へダウンロードさせたり、電子メールに添付して送信する。また他機３からパーソナルコンピュータ８を介して受信したvCardファイルを、アドレス帳データに変換してアドレス帳ファイルとして保存する。

図において、２０は主制御部で、２２はＬＡＮインターフェース、２４はＧ３ファクシミリ機能処理部で、公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）を介し、Ｇ３ファクシミリ等の送受信などを行う。２６はインターネットファクシミリ機能処理部で、例えば電子メール形式でインターネットファクシミリの送受信を処理する。２８はネットワークススキャナ機能処理部で、３０はコピー機能処理部で、３２はネットワークプリンタ機能処理部である。また３４はＬＣＤ等の表示部で、３６はキーボードやタッチパネル等の操作部である。

ＲＡＭ３８は、アドレス帳ファイル３９や、変換処理に必要なデータや、その他のデータを記憶する。ＲＯＭ４０は、インターネットファクシミリ装置２に必要なプログラムを記憶し、特にvCardファイルを作成するためのプログラムやアドレス帳ファイルを作成するためのプログラムからなる、データ変換処理プログラム６０を記憶する。

４２は電子メール等の送受信部で、４４はデータ変換処理部である。そしてデータ変換処理部４４には、vCardファイル作成部４６とアドレス帳ファイル作成部５２とを設ける。vCardファイル作成部４６は、アドレス帳データの項目を抽出するためのアドレス帳データ項目抽出部４８と、抽出した項目の値をvCardファイルのデータへ変換するためのアドレス帳データ項目変換部５０とを設ける。またアドレス帳データ項目抽出部４８では、アドレス帳データの各項目が、vCardファイルの標準項目に該当するか非標準項目に該当するかを登録した参照テーブル４９を用い、抽出する項目がどちらの項目であるかを決定する。またアドレス帳ファイル作成部５２は、vCardファイルデータの項目を抽出するためのvCardデータ項目抽出部５４と、抽出した項目の値をアドレス帳データへ変換するためのvCardデータ項目変換部５６とを設け、vCardファイルのデータをアドレス帳ファイルのデータへ変換する。

図２に、データ変換処理プログラム６０を示す。データ変換処理プログラム６０は、vCardファイル作成プログラム６２とアドレス帳ファイル作成プログラム７０とからなる。vCardファイル作成プログラム６２は、vCardファイルへ変換するためのデータをユーザがアドレス帳ファイルから抽出し、これを受け付けるためのアドレス帳ファイル抽出受付命令６４と、抽出したアドレス帳ファイルのデータから、vCardファイル形式での標準項目と非標準項目とに対応する項目を抽出するためのアドレス帳データ項目抽出命令６６と、抽出した項目の値をvCardファイル形式へと変換するためのアドレス帳データ項目変換命令６８とから構成されている。

またアドレス帳ファイル作成プログラム７０は、受信したvCardファイルのデータから、標準項目と非標準項目とを抽出するためのvCardデータ項目抽出命令７２と、抽出した各項目の値をアドレス帳データへと変換するためのvCardデータ項目変換命令７４とから構成されている。

図３に、ＲＡＭ３８に記憶するアドレス帳ファイル３９を模式的に示す。図において、アドレス帳のデータは番号、氏名等毎に登録されており、ユーザはvCardファイルに変換するアドレス帳のデータをファイル３９から、例えば「名前：山田太郎」等で検索して選択する。

図４に、ユーザが選択したアドレス帳データの表示画面３４０を示す。なお図４では、インターネットファクシミリ装置の操作をパーソナルコンピュータ８から行うものとし、表示画面３４０は、パーソナルコンピュータ８のWebサイトの表示画面として示すが、表示部３４に表示させても良い。図において、アドレス帳データのNo.502の名前「山田太郎」に関するデータが記載されている。そしてこのデータをvCardファイル形式へ変換して他機へ送信する場合、「設定」ボタンを選択することで変換処理を開始する。なお図４の項目８０〜８５の「個人、共有」「読み仮名」や「様」、「殿」、「御中」等の敬称は、vCardファイルでは非標準項目として扱われ、「番号」、「名前」等の他の項目は標準項目として扱われる。アドレス帳データの項目がvCardファイルの標準項目に該当するか、非標準項目に該当するかは、参照テーブル４９等に記憶されている。

図５に、vCardファイル９０の記述内容を示す。vCardファイルはテキスト形式であり、図に示すように「BEGIN」で始まり「END」で終わる行ベースのフォーマットで記述される。図では、Ｄ１〜Ｄ３として３名のアドレス情報を示し、図４のアドレス帳データに対応するvCardファイルをＤ２に示す。図５では、図４の標準項目とその値とをまず記述し、次に非標準項目８０〜８５の項目と値とを「X-」で始まる項目として記述する。vCardファイルの規格を使用し、「X-」以下に非標準項目とその値とを記述して、非標準項目についてもvCardファイル形式へ変換する。またアドレス帳データの入力時には、図５のvCardファイルからアドレス帳ファイルへと再変換することで、非標準項目についてもアドレス帳データに保存することができる。即ち非標準項目についてもファイル変換されるので、アドレス帳の項目が欠落して空欄になることはない。

実施例では、氏名や会社名、電話番号等の標準項目と共に、インデックス番号や敬称、読み仮名等の非標準項目をvCardファイルのデータへと変換する。そしてvCardファイルのデータをパーソナルコンピュータ８へダウンロードさせたり電子メールに添付して、ＬＡＮ８内に増設した他のインターネットファクシミリ装置などへ送信することができる。インターネットファクシミリ装置２の記憶するアドレス帳データ全体をＬＡＮ内の他の端末装置に送ることにより、複数の端末装置が同一のアドレス帳データを所有することができる。またアドレス帳データの一部を他機へ送信することで、他機のアドレス帳データの追加や修正等を行うことができる。

さらにインターネットファクシミリ装置２のアドレス帳データのメンテナンス時等において、ＬＡＮ８内のパーソナルコンピュータ８などから、アドレス帳データをvCardファイル形式でインターネットファクシミリ装置２へ送信することができる。インターネットファクシミリ装置２は、受信したvCardファイルのデータをアドレス帳データへと変換して保存する。例えば図５のvCardファイル９０を受信すると、標準項目と「X-」で始まる非標準項目とをそれぞれ読み出して、これら取得したデータをアドレス帳データへと変換し、アドレス帳ファイル３９に保存する。アドレス帳ファイルに、非標準項目の敬称や読み仮名等が変換され保存されるので、電子メールやＧ３ファクシミリなどを送信する際に、アドレス帳ファイルから送信先を選択した後に、敬称などを付加する必要が無く、アドレス帳のデータをそのまま使用することができる。

なお実施例では、複数のインターネットファクシミリ装置に持たせるアドレス帳の項目を同一であるしたが、非標準項目についてはアドレス帳データの項目が機種によって異なることがある。そこでvCardデータ項目抽出部５４に、アドレス帳該当項目検出手段を設け、受信したvCardファイルに含む非標準項目から、アドレス帳データ項目に該当項目がある項目の値だけを取り出し、この値と標準項目の値とを、アドレス帳データへと変換する。例えば図５のＤ２の非標準項目のうち、会社名の読み仮名「やまだきかい１１０２」が、受信したインターネットファクシミリ装置のアドレス帳データにその項目が無ければ、この部分については変換して取り入れることはない。

図６に、アドレス帳データからvCardファイルを作成して出力する処理（エクスポート処理）を示し、図７に、受信したvCardファイルのデータからアドレス帳データを作成する処理（インポート処理）を示す。図６において、ユーザがインターネットファクシミリ装置から、あるいはパーソナルコンピュータからエクスポート処理を選択し、さらに出力するアドレス帳ファイルのデータを選択すれば（ステップＳ１，Ｓ２）、そのアドレス帳データの項目をそれぞれチェックする。各項目がvCardファイルにおいて標準項目であるか、非標準項目であるかを参照テーブル等を用いて判断して、項目とその値とをそれそれ抽出して所定記憶エリアに書き出す（ステップＳ３，Ｓ４、Ｓ５）。そして選択されたアドレス帳データの最後のデータまで、この処理を繰り返す（ステップＳ６）。

非標準項目と標準項目についてすべて書き出しが終了すると、書き出した項目と値とを用いてこれをvCardファイルのデータへと変換する（ステップＳ７）。ここで非標準項目については、「X-」で始まる行で記述する。そして作成したvCardファイルを電子メールに添付してパーソナルコンピュータ等へ送信する（ステップＳ８）。実施例によれば、アドレス帳ファイルのすべてのデータを、例えば増設したインターネットファクシミリ装置等へ送信することができ、またアドレス帳ファイル全体、あるいは一部のデータをパーソナルコンピュータのフォルダやサーバの共有フォルダに送信することもできる。

図７において、インターネットファクシミリ装置がvCardファイル形式のインポートデータを受信すると（ステップＳ２０）、vCardファイルの記述を「BEGIN」からチェックしていき、標準項目と「X-」の付加された非標準項目とをそれぞれ抽出して、それらの値を所定の記憶エリアに書き出す（ステップＳ２１、Ｓ２２及びステップＳ２１、Ｓ２３）。そして「end」の行まで全データについてチェックし（ステップＳ２４）、非標準項目と標準項目以外の項目や値については破棄する。書き出し処理が終了すれば、さらに非標準項目について、アドレス帳に該当項目がある項目の値のみを書き出す（ステップＳ２５）。そしてそれぞれの項目の値をアドレス帳データへと変換し、アドレス帳ファイルを作成して（ステップＳ２６）、アドレス帳ファイルとして保存する（ステップＳ２７）。パーソナルコンピュータなどから送信されたvCardファイルのデータをインポートして、非標準項目についてもアドレス帳データに保存することができる。

実施例では、保存するアドレス帳ファイルをvCardファイルへと変換して出力する際に、標準項目以外に非標準項目についても変換することができるので、vCardファイルを介して他機で同じアドレス帳を作成することができる。vCardファイルを用い、アドレス帳のすべてのデータを送り出すことができるので、例えばインターネットファクシミリ装置の増設時などに、容易に同一のアドレス帳データを持たせることができる。

また実施例のインターネットファクシミリ装置では、他機から受信したvCardファイルに記述された非標準項目のデータも、アドレス帳に取り入れることができる。そのためアドレス帳の項目が同一であれば、vCardファイルに記載されたすべてのデータをアドレス帳に保存して、これを使用することができる。アドレス帳の項目が異なる場合は、受信データの非標準項目がアドレス帳の項目に対応していれば、その値を変換して取り入れればよい。

実施例では社員のＩＤや敬称、読み仮名などもアドレス帳に登録されるので、これをそのまま宛先情報などとして使用することができる。またパーソナルコンピュータなどからのアドレス帳データを、そのままの内容でインターネットファクシミリ装置にインポートすることができるので、パーソナルコンピュータからインターネットファクシミリ装置のアドレス帳のメンテナンス等を行うことができる。またＬＡＮ内の端末装置間で、アドレス帳データを共有することができる。このようにvCardファイルを利用しての、アドレス帳データのすべての項目とその値を入出力することができ、アドレス帳に任意の項目を設けてもvCardファイルを介してデータのやり取りが可能になる。

実施例のインターネットファクシミリ装置とパーソナルコンピュータ等との接続及びインターネットファクシミリ装置の構成を示す図 実施例のインターネットファクシミリ装置のデータ変換処理プログラムを示すブロック図 実施例のインターネットファクシミリ装置のアドレス帳ファイルを模式的に示す図 実施例のインターネットファクシミリ装置のアドレス帳データを表示する図 実施例のvCardファイルのデータを模式的に示す図 実施例のインターネットファクシミリ装置のアドレス帳データの入力処理を示すフローチャート 実施例のインターネットファクシミリ装置のアドレス帳データの出力処理を示すフローチャート

符号の説明

２，３ インターネットファクシミリ装置
４ ＬＡＮ
６ メールサーバ
８ パーソナルコンピュータ
１０ ルータ
１２ インターネット網
２０ 主制御部
２２ ＬＡＮインターフェース
２４ Ｇ３ファクシミリ処理部
２６ インターネットファクシミリ処理部
２８ スキャナ機能処理部
３０ コピー機能処理部
３２ プリンタ機能処理部
３４ 表示部
３６ 操作部
３８ ＲＡＭ
３９ アドレス帳ファイル
４０ ＲＯＭ
４２ 送受信部
４４ データ変換処理部
４６ vCardファイル作成部
４８ アドレス帳データ項目抽出部
４９ 標準／非標準参照テーブル
５０ アドレス帳データ項目変換部
５２ アドレス帳ファイル作成部
５４ vCardファイルデータ項目抽出部
５６ vCardファイルデータ項目変換部
６０ データ変換処理プログラム

Claims (5)

1. アドレス帳データを記憶し、これを電子名刺データに変換して出力を行う複合機において、
   前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出する手段と、
   前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換する手段とを備えることを特徴とする、ネットワーク複合機。
2. 前記抽出手段は、前記アドレス帳データの各項目に対して、電子名刺データの標準項目、非標準項目に対応させるテーブルを設けることを特徴とする、請求項１のネットワーク複合機。
3. アドレス帳データを記憶し、受信した電子名刺データを変換して前記アドレス帳データに保存する複合機において、
   受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出する手段と、
   前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換する手段とを備えることを特徴とする、ネットワーク複合機。
4. アドレス帳データを記憶し、電子名刺データで前記アドレス帳データの入出力を行う複合機において、
   前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出する手段と、前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換する手段とを備えると共に、
   受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出する手段と、前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換する手段とを備えることを特徴とする、ネットワーク複合機。
5. 記憶したアドレス帳データを、電子名刺データに変換して前記アドレス帳データの入出力を行うアドレス帳データを共有する方法において、
   前記アドレス帳データの各項目が、電子名刺データの標準項目に該当するか否かを判別して、前記アドレス帳データから前記標準項目に該当する項目及びその値と、非標準項目に該当する項目及びその値とを抽出し、前記抽出した標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、前記抽出した非標準項目とその値とを電子名刺データに変換すると共に、
   受信した電子名刺データから標準項目の値、及び非標準項目の値でアドレス帳データに該当項目がある項目の値を抽出し、前記抽出した標準項目の値と非標準項目の値とをアドレス帳データの該当項目の値に変換することを特徴とする、ネットワーク複合機のアドレス帳データの共有方法。

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