CN1312509A - 一种电子邮件的自动处理方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种电子邮件的自动处理方法,该方法通过统计分析用户与客户的电子邮件联系行为,判断重要客户;自动删除重复邮件;判断重要客户邮件和重要关键词邮件;通过统计分析用户处理重要邮件的行为,对重要邮件的重要程度进行排序;提示用户接收重要邮件;提示用户回复重要邮件;提供回复邮件可套用的模板或格式;在系统的最佳时刻,自动回复重要邮件以及提示用户删除邮件。本发明同时还公开了一种电子邮件的自动处理装置。

Description

一种电子邮件的自动处理方法及装置

本发明涉及在互联网中的数据处理方法及其装置，尤其是电子邮件数据的自动处理方法及装置。

随着互联网的迅猛发展和电子邮件的广泛普及，电子邮件用户，尤其是商业用户，日常接收的电子邮件愈来愈多，邮件处理的负担愈来愈重。面对数量庞大的邮件，传统的电子邮件处理方法需要用户逐一地进行阅读邮件、判断其重要性、回复邮件以及删除不必要的邮件。也就是说，传统电子邮件的处理方法不但工作量大，而且使互联网的存储资源不能高效利用，降低了计算机处理电子邮件数据的效率。

本发明的目的在于，提供一种电子邮件的自动处理方法及装置，通过监测和统计分析用户收发电子邮件的活动模式，自动完成电子邮件数据的处理，提高互联网存储资源的利用率和计算机处理电子邮件数据的效率。

为达到上述目的，本发明提供了一种电子邮件的自动处理方法，该方法包括：

(1)对接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件；

(2)对所述的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并存储所述排序表；

(3)根据所述排序表提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件；

(4)判断系统是否处于最佳时刻，如果是，继续后续操作；

(5)自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件。

在所述步骤(1)中，可以通过统计分析用户与某客户的电子邮件联系行为，根据一定的规则，判断该客户是否为重要客户，进而筛选出重要电子邮件。

在所述步骤(1)中，还可以根据电子邮件的主题中是否有指定的重要关键词，判断该电子邮件是否为重要关键词邮件，进而筛选出重要电子邮件。

上面所述对重要电子邮件进行排序，可以通过统计分析用户处理重要客户邮件的行为，根据一定的规则，按照重要客户邮件的重要程度进行排序。也可以通过统计分析用户处理重要关键词邮件的行为，根据一定的规则，按照重要关键词邮件的重要程度进行排序。

上面所述自动回复重要邮件，通过套用事先准备好的内容及格式完成。

本发明还提供了一种电子邮件的自动处理装置，它包括：

第一判断装置，用于对存储在存储装置的接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件；

排序装置，用于对所述第一判断装置提供的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并将所述排序表存储在存储装置；

提示装置，根据所述排序装置提供的重要电子邮件排序表，提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件；

第二判断装置，用于判断系统是否处于最佳时刻，如果是，指示自动处理装置自动处理装置，用于自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件；

存储装置，用于存储所述接收到的电子邮件和所述重要电子邮件排序表。

由于本发明能够对接收到的电子邮件的重要性进行判断，自动识别重要的电子邮件，按其重要程度进行排序，便于及时通知用户接收或阅读邮件，节省用户查看邮件的时间；当用户回复邮件时，能够依照用户的习惯提供可套用的模板格式，节省书写正文的时间，而且能够自动回复用户来不及答复的邮件，从而提高邮件回复和处理的效率；还能够自动删除重复邮件和垃圾邮件，保障用户邮箱的正常维护工作，因此，本发明能够有效提高电子邮件的接收、阅读、回复及处理的效率，使互联网的存储资源能够高效利用，也提高了计算机处理电子邮件数据的效率。

下面结合附图和实施例对本发明作进一步说明。

图1是根据本发明所述方法的实施例流程图；

图2是根据本发明所述装置的实施例框图。

根据本发明所述的方法，第一，制定出判断重要客户的规则和依据；第二，确定电子邮件主题中可能出现的重要关键词；第三，根据所述规则、依据和所述重要关键词制定出重要邮件的排序依据；第四，定制阅读、回复电子邮件需要的正文模板或需要套用的格式。

根据本发明所述的电子邮件的自动处理方法，第一步，对接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件。实际中，可以通过统计分析用户与某客户的电子邮件联系行为，根据已经制定的规则，判断该客户是否为重要客户，进而筛选出重要电子邮件；也可以根据电子邮件的主题中是否有指定的重要关键词，判断该电子邮件是否为重要关键词邮件，进而筛选出重要电子邮件。

第二步，对所述的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并存储所述排序表。在本步骤，可以通过统计分析用户处理重要客户邮件的行为，根据已经制定的规则，按照重要客户邮件的重要程度进行排序。或者通过统计分析用户处理重要关键词邮件的行为，根据已经制定的重要邮件的排序依据，按照重要关键词邮件的重要程度进行排序。

第三步，根据所述排序表提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件。在本步骤，还可以同时提供回复所述重要电子邮件使用的正文模板或自动套用的格式。

第四步，判断系统是否处于最佳时刻，如果是，继续后续操作。所述判断系统是否处于最佳时刻，实际中可以判断系统是否处于空闲状态，从而确定所述最佳时刻；

第五步，自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件。回复邮件时，可以通过套用事先准备好的内容及格式完成。所述删除非重要邮件或过期邮件还包括删除重复邮件。

本发明提供的装置参考图2。图2所述的电子邮件的自动处理装置7包括：

第一判断装置1，用于对存储在存储装置的接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件；

排序装置2，用于对所述第一判断装置提供的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并将所述排序表存储在存储装置；

提示装置3，根据所述排序装置提供的重要电子邮件排序表，提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件；

第二判断装置4，用于判断系统是否处于最佳时刻，如果是，指示自动处理装置5所述自动处理装置，自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件；

存储装置6，用于存储所述接收到的电子邮件和所述重要电子邮件排序表。

下面详细描述根据本发明所述方法的一个实施例。参考图1。

在步骤1，第一判断装置判断重要客户。通过统计最近一段时间范围内用户向某客户电子邮件地址发送电子邮件的次数，得到该客户的回信率；类似地，通过统计最近相同时间范围内用户收到并阅读某客户发送的电子邮件的次数，得到该客户的来信率；上述时间范围由用户自己指定，也可以设定系统默认的天数，例如30天。如果该客户的回信率和来信率之和大于某阈限，则该客户为重要客户，例如，设定阈限为10次，如果在30天内客户A的回信率为5次，来信率为6次，则由5+6＞10可判断出客户A为重要客户；反之，为非重要客户；

在步骤2，自动处理装置自动删除重复邮件。如果两个或两个以上发送过来的电子邮件的主题(Subject)、发送人地址(From)、邮件字节数(Size)和邮件发送日期(Date)完全相同，则认为它们是重复邮件，保留其中一个，自动删除其它多余邮件；

在步骤3，第一判断装置判断重要邮件。如果某邮件的发送地址是重要客户的电子邮件地址，则该邮件为重要客户邮件，亦即重要客户发送的电子邮件为重要客户邮件。另外，如果某电子邮件的主题(Subject)中有用户指定的或重要的关键词，则该电子邮件为重要关键词邮件；重要客户邮件和重要关键词邮件统称为重要邮件。除此之外的其它类型邮件为非重要邮件；

在步骤4，排序装置对重要邮件进行排序，并将排序结果存储到存储装置中。分别对重要客户邮件和重要关键词邮件进行排序。其中，对于重要客户邮件排序，统计分析最近一段时间范围内用户阅读重要客户邮件的先后顺序，通过排序算法对重要客户的重要程度进行排序，从而对重要客户邮件进行排序；例如，可以如下定义重要客户的重要指数：重要客户在最近一段时间内发送过来的电子邮件被用户第1位阅读的次数为K₁次，被第2位阅读的次数为K₂次，…被第n位阅读次数为K_n次，则该重要客户的重要指数为(1*K₁+2*K₂+…+nK_n)/(K₁+K₂+…K_n)，该重要客户本次发送过来的重要客户邮件的重要指数与该重要客户的重要指数相等，显然，邮件的重要指数越高，其重要程度就越低，因而依据重要指数即可以对重要客户邮件进行排序；

对于重要关键词邮件排序，统计分析最近一段时间范围内用户阅读重要关键词邮件的先后顺序，通过排序算法对关键词的重要程度进行排序，从而对重要关键词邮件进行排序。重要关键词邮件的排序可以采用与重要客户邮件排序类似的算法。

另外，本步骤中的时间范围与步骤1中的时间范围相同。

在步骤5，提示装置提示用户接收重要邮件。按照重要邮件的重要程度确定的先后顺序，及时通知用户接收或阅读重要邮件。

在步骤6，提示装置提示用户回复重要邮件。用户可以选择立即回复邮件，稍后回复邮件，不回复邮件，删除邮件，如果选择回复邮件，则在步骤7将已经预定好的正文模板提供给用户，使用户能够套用回复邮件的格式，以节省回复邮件的时间，还可以提供发往相同收信人地址(To)的最近一次的邮件正文格式。

在步骤8，第二判断装置判断系统当前状态。判断出当前操作系统是否空闲？若是，继续执行下述步骤；若否，等待系统空闲再执行下述步骤；

在步骤9，自动回复装置自动回复重要邮件。如果某被用户指定为稍后回复的重要邮件在指定期限内还没回复，则进行自动回复邮件，邮件正文套用用户事先准备的内容及格式，如“我近来很忙，稍后详谈”。

在步骤10，提示装置提示用户删除非重要邮件和过期邮件。如果用户没有手动删除，可以由自动处理装置自动删除非重要邮件以及超过指定期限的过期邮件。

Claims (9)

1、一种电子邮件的自动处理方法，其特征在于，该方法包括：

(1)对接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件；

(2)对所述的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并存储所述排序表；

(3)根据所述排序表提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件；

(4)判断系统是否处于最佳时刻，如果是，继续后续操作；

(5)自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件。

2、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：在所述步骤(1)中，通过统计分析用户与某客户的电子邮件联系行为，根据一定的规则，判断该客户是否为重要客户，进而筛选出重要电子邮件。

3、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：在所述步骤(1)中，根据电子邮件的主题中是否有指定的重要关键词，判断该电子邮件是否为重要关键词邮件，进而筛选出重要电子邮件。

4、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：所述对重要电子邮件进行排序，通过统计分析用户处理重要客户邮件的行为，根据一定的规则，按照重要客户邮件的重要程度进行排序。

5、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：所述对重要电子邮件进行排序，通过统计分析用户处理重要关键词邮件的行为，根据一定的规则，按照重要关键词邮件的重要程度进行排序。

6、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：在所述步骤(3)中，所述提示用户回复所述重要电子邮件，还包括提供回复所述重要电子邮件使用的正文模板或自动套用的格式。

7、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：所述判断系统是否处于最佳时刻，是判断系统是否处于空闲状态。

8、根据权利要求1所述的电子邮件的自动处理方法，其特征在于：所述自动回复重要邮件，通过套用事先准备好的内容及格式完成。

9、一种电子邮件的自动处理装置，其特征在于，它包括：

第一判断装置，用于对存储在存储装置的接收到的电子邮件的重要性进行判断，筛选出重要电子邮件；

排序装置，用于对所述第一判断装置提供的重要电子邮件进行排序，生成重要电子邮件排序表，并将所述排序表存储在存储装置；

提示装置，根据所述排序装置提供的重要电子邮件排序表，提示用户接收或阅读重要电子邮件，提示用户回复所述重要电子邮件，以及提示用户删除非重要电子邮件和过期的电子邮件；

第二判断装置，用于判断系统是否处于最佳时刻，如果是，指示自动处理装置所述自动处理装置，自动回复重要邮件、删除非重要邮件或过期邮件；

存储装置，用于存储所述接收到的电子邮件和所述重要电子邮件排序表。

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