WO2011107386A4 - Verfahren und vorrichtung zur rechtssicheren archivierung von telefonieinhalten - Google Patents

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Abstract

Die vorliegende Erfindung befasst sich mit einem Verfahren und einer Vorrichtung zur rechtssicheren Archivierung von Telefonieinhalten. Insbesondere soll hier eine rechtskonforme Langzeitarchivierungsmöglichkeit für Telefongespräche und Faxe geschaffen werden. Gelöst wird die Aufgabe durch das erfindungsgemäße System zur rechtssicheren Archivierung von Telefonieinhalten, beinhaltend a. ein Steuerungsmodul (A) für Telefonverbindungen, b. ein Kommunikationsmodul (I) für ISDN-Verbindungen und/oder ein Kommunikationsmodul (V) für VolP-Verbindungen und/oder ein Kommunikationsmodul (X) für IAX-Verbindungen, c. ein Verwaltungsmodul (S), an das ein interner Datenspeicher (T1) und/oder ein oder mehrere externe Datenspeicher (T2, T3) angeschlossen sind, d. ein Konfigurationsmodul (K) zur Konfiguration von Steuerungsmodul (A) und Verwaltungsmodul (S), wobei - Steuerungsmodul (A) mit Kommunikationsmodul (I), Kommunikationsmodul (V) und/oder Kommunikationsmodul (X) sowie mit Verwaltungsmodul (S) verbunden ist, - Kommunikationsmodul (I) mit einem oder mehreren Telefonieendgeräten und/oder einer Telefonanlage verbunden ist, - Kommunikationsmodul (V) mit einem VoiP-Server verbunden ist, - Kommunikationsmodul (X) mit einem IAX-Server verbunden ist, - Konfigurationsmodul (K) und Verwaltungsmodul (S) eine Netzwerkverbindungsmöglichkeit für Clients aufweisen. Sie wird ferner gelöst durch ein Verfahren zur rechtssicheren Archivierung von Telefonieinhalten gemäß des Hauptanspruches.

Claims

18
GEÄNDERTE ANSPRÜCHE
beim Internationalen Büro eingegangen am 09. Januar 2012 (09.01.2012)
1. Verfahren zur gemeinsamen rechtssicheren Archivierung von Telefonieinhalten, welches über ein zentrales Steuerungsmodul (A) or- ganisiert wird und jeweils mindestens enthaltend die Schritte
a. bei internen Anrufen
- Entgegennahme eines Anrufs
- Abfrage einer Zielrufnummer
- Anrufen der Zielrufnummer
- Abspielen eines Aufzeichnungshinweises
- Abfrage der Zustimmung des Angerufenen
- Bei erfolgter Zustimmung des Angerufenen Verbinden der Teilnehmer und Ansage des Aufzeichungsstatus andernfalls Abbruch des Anrufs oder anderes konfiguriertes Verhalten bei Ver- Weigerung
- Bei erfolgter Zustimmung des Angerufenen Aufzeichnung des Gespräches in einer Audiodatei
- Bei erfolgter Zustimmung des Angerufenen Versehen der Audiodatei mit einem Zeitstempel und fortgeschrittener Signatur - Bei erfolgter Zustimmung des Angerufenen Ablage der zeitgestempelten und signierten Audiodatei in einem Archivspeicher zur Langzeitarchivierung
b. bei externen Anrufen
- Entgegennahme eines Anrufs
- Abspielen eines Aufzeichnungshinweises
- Abfrage der Zustimmung des Anrufers
- Bei erfolgter Zustimmung des Anrufers Herstellen der Verbindung mit dem internen Teilnehmer und Ansage des Aufzeichungsstatus andernfalls Abbruch des Anrufs oder ande- res konfiguriertes Verhalten bei Verweigerung
- Bei erfolgter Zustimmung des Anrufers Aufzeichnung des Gespräches in einer Audiodatei
GEÄNDERTES BLATT (ARTIKEL 19) 19
- Bei erfolgter Zustimmung des Anrufers Versehen der Audiodatei mit einem Zeitstempel und fortgeschrittener Signatur
- Bei erfolgter Zustimmung des Anrufers Ablage der zeitgestempelten und signierten Audiodatei in einem Archivspeicher zur Langzeitarchivierung
bei Konferenzgesprächen
- Entgegennahme eines Anrufs eines Konferenzteilnehmers, der die Aufzeichnung des Konferenzgespräches veranlassen möchte
- Abspielen eines Aufzeichnungshinweises
- Zuschaltung des Systems als Konferenzteilnehmer
- Aufzeichnung des Konferenzgespräches in einer Audiodatei
- Versehen der Audiodatei mit einem Zeitstempel und fortgeschrittener Signatur
- Ablage der zeitgestempelten und signierten Audiodatei in einem Archivspeicher zur Langzeitarchivierung
oder
- Entgegennahme eines Anrufs eines Konferenzteilnehmers, der die Aufzeichnung des Konferenzgespräches veranlassen möchte
- Zuschaltung des Systems als Konferenzteilnehmer
- Trennung der Verbindung des anrufenden Konferenzteilnehmers mit dem Konferenzgespräch
- Abspielen eines Aufzeichnungshinweises
- Abfrage der Zustimmung der Konferenzteilnehmer
- Bei erfolgter Zustimmung der Konferenzteilnehmer Rückruf des Anrufers zur Einbindung in die Konferenz und Ansage des Aufzeichungsstatus andernfalls Beendigung der Konferenzschaltung oder anderes konfiguriertes Verhalten bei Verweigerung
- Bei erfolgter Zustimmung der Konferenzteilnehmer Aufzeichnung des Konferenzgespräches in einer Audiodatei
- Bei erfolgter Zustimmung der Konferenzteilnehmer Versehen der Audiodatei mit einem Zeitstempel und fortgeschrittener Signatur
GEÄNDERTES BLATT (ARTIKEL 19) 20
- Bei erfolgter Zustimmung der Konferenzteilnehmer Ablage der zeitgestempelten und signierten Audiodatei in einem Archivspeicher zur Langzeitarchivierung
d. bei Faxinhalten, wobei die Unterscheidung zwischen Faxinhalten und Sprachinhalten automatisch erfolgt
- Entgegennahme eines Anrufs
- Bei ausgehenden Faxanrufen Ermittlung der Zielrufnummer und Verbinden mit dem Faxgerät oder Faxserver
- Bei eingehenden Faxanrufen Verbinden mit dem internen Faxgerät oder Faxserver
- Aufzeichnung des Faxes in einer Aufzeichnungsdatei, wobei die Aufzeichnung für die beteiligten Faxgeräte und/oder Faxserver transparent ist
- Versehen der Aufzeichnungsdatei mit einem Zeitstempel und fortgeschrittener Signatur
- Ablage der zeitgestempelten und signierten Aufzeichnungsdatei in einem Archivspeicher zur Langzeitarchivierung
Verfahren nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass anhand der Rufnummer und/oder der Landesvorwahl des externen Anrufers eine Auswahl aus verschiedenen Ansagetexten, insbesondere in verschiedenen Sprachen, erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 1 und 2, dadurch gekennzeichnet, dass die Zustimmung zur Aufzeichnung verbal oder durch Tasteneingabe erfolgt und die Aufzeichnung bereits mit Beginn der Abfrage erfolgt, wobei die Aufzeichnung bei Verweigerung der Zustimmung wieder gelöscht wird.
Verfahren nach Anspruch 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass auf einem Clientrechner bei sprachlichen Telefonieinhalten eine Eingabemaske für Informationen zu dem Telefonat angezeigt wird und diese Informationen nach Beendigung des Telefonats zusammen mit der aufgezeichneten Audiodatei abgelegt werden.
GEÄNDERTES BLATT (ARTIKEL 19) 21
5. Verfahren nach Anspruch 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass als Suchkriterium und/oder Berechtigungskriterium für eine Archivabfrage zusätzlich zu der aufgezeichneten Audiodatei die Rufnummer des inter- nen und/oder des externen Teilnehmers im Archivdatenspeicher abgelegt wird.
6. Verfahren nach Anspruch 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass mittels sprecherunabhängiger Spracherkennung aus dem aufgezeichneten Gespräch eine Verschlagwortung des Telefonats erfolgt und diese
Schlagworte zusammen mit der aufgezeichneten Audiodatei abgelegt werden.
7. Verfahren nach Anspruch 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass wäh- rend des Gespräches eine Steuerung der Aufnahmefunktion durch den die Aufzeichnung Initiierenden oder durch alle Gesprächsteilnehmer erfolgen kann.
8. Verfahren nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass die Auf- zeichnungsdatei für Faxübertragungen eine Audiodatei, insbesondere ein komprimiertes Format, bevorzugt MP3 oder WMA, eine digitale ISDN-Datei, eine Grafikdatei, insbesondere TIF oder JPG, und/oder eine Dokumentendatei, insbesondere PDF oder nach vorheriger OCR- Umwandlung eine Textdatei, ist.
9. Verfahren nach Anspruch 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass die aufgezeichneten Gesprächs- oder Faxdateien vor der Ablage im Archivdatenspeicher kryptografisch verschlüsselt werden. 10. System zur rechtssicheren Archivierung von Telefonieinhalten nach einem der Ansprüche 1 bis 9, beinhaltend
a. ein Steuerungsmodul (A) für Telefonverbindungen,
b. ein Kommunikationsmodul (I) für ISDN-Verbindungen und/oder ein Kommunikationsmodul (V) für VolP-Verbindungen und/oder ein Kommunikationsmodul (X) für IAX-Verbindungen,
GEÄNDERTES BLATT (ARTIKEL 19) 22
c. ein Verwaltungsmodul (S), an das ein interner Datenspeicher (T1) und/oder ein oder mehrere externe Datenspeicher (T2, T3) angeschlossen sind,
d. ein Konfigurationsmodul (K) zur Konfiguration von Steuerungsmodul (A) und Verwaltungsmodul (S),
wobei
- Steuerungsmodul (A) mit Kommunikationsmodul (I), Kommunikationsmodul (V) und/oder Kommunikationsmodul (X) sowie mit Verwaltungsmodul (S) verbunden ist,
- Kommunikationsmodul (I) mit einem oder mehreren Telefonieend- geräten und/oder einer Telefonanlage verbunden ist,
- Kommunikationsmodul (V) mit einem VoiP-Server verbunden ist,
- Kommunikationsmodul (X) mit einem IAX-Server verbunden ist,
- Konfigurationsmodul (K) und Verwaltungsmodul (S) eine Netzwerkverbindungmöglichkeit für Clients aufweisen.
11. System nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass das Kommunikationsmodul (V) über SIP/SIPS- und/oder H.323-Protokolle verfügt und entsprechend mit SIP/SIPS- und/oder H.323-Servern verbunden ist.
12. System nach Anspruch 10 und 11 , dadurch gekennzeichnet, dass das Konfigurationsmodul (K) als Webservice ausgeführt ist.
13. System nach Anspruch 10 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass das Kommunikationsmodul (I) eine ISDN-Karte steuert und darüber mit den einen oder mehreren Telefon ieendgeräten und/oder der Telefonanlage verbunden ist.
14. System nach Anspruch 10 bis 13, dadurch gekennzeichnet, dass ein oder mehrere Faxgeräte mit dem Kommunikationsmodul (I), Kommunikationsmodul (V) und/oder Kommunikationsmodul (X) verbunden sind.
GEÄNDERTES BLATT (ARTIKEL 19)
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