WO2008105525A1

WO2008105525A1 - メッセージ通知方法、業務管理装置及びコンピュータプログラム

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Publication number: WO2008105525A1
Application number: PCT/JP2008/053590
Authority: WO
Inventors: Motohiko Sakaguchi; Hidekazu Sakagami
Original assignee: Nec Corporation
Priority date: 2007-02-26
Filing date: 2008-02-22
Publication date: 2008-09-04
Also published as: JPWO2008105525A1; US20100121673A1; JP5440780B2

Abstract

　対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備える業務管理装置を用いて、複数の作業者による作業を管理する業務管理装置が、複数の作業者の一部乃至全員に対してメッセージを通知する。業務管理装置の記憶装置に予め記憶した作業情報を業務管理装置が変更すると、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出し、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択し、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを業務管理装置が当該作業者に通知する。

Description

メッセージ通知方法、業務管理装置及びコンピュータプログラム技術分野：

本発明は、業務の効率化 ·標準化を目的として、事前に定義した作業フローに従って業務の進行を管理するシステム (以下業務管理システムと言己す)に関する。本発明は、特に、漸進的に作業フロ明ーが決まる作業の業務進行を管理する際に、作業フロー、作業担当者、作業進埗などの変更を作業者に適切に通知する業務管理システムに関する。書背景技術：

工場の製造ラインでは、各工程における作業時間は作業者に関係なく一定の範囲に収まる。このため、各工程の作業時間を予想して作業フローを定義することができる。また、作業時間が予想可能なため、現在の作業進埗についてもある程度正確に予想することができる。以下、この種の作業を定型作業と記し、定型作業からなる業務を定型業務と記す。定型業務の場合、基本的には一度確立した作業フローを頻繁に更新する必要はない。

一方、企画書作成のようなオフィス業務では、各工程における作業時間は作成しょうとしている企画書の内容や作業者のスキル等によって大きく異なる。また、作業の進行状況によっては作業分担を変更することがある。結果として、仮にこの種の作業の作業フローを作業開始前に定義したとしても、作業フローから現在の作業進渉を予想することができない。実際の業務進行を管理するためには、実際の作業進行に応じて、作業フロー、作業進埗、作業担当者名等を頻繁に更新する必要がある。このように、詳細な作業フロー、作業進涉、作業分担等を、作業を実際に進めながら漸進的に決定する必要があるタイプの作業を以下では非定型作業と記す。こうした性質上、非定型業務の作業フローを事前に定義するのは困難である。このように、非定型業務を R滑に進行させるためには、業務管理システムは作業フローを柔軟に変更可能であることが求められる。更に、作業フローの変更、作業担当者の変更、作業進渉の変更など、動的に変更された作業内容を、作業関係者に頻繁に通知する必要がある。

従来、定型業務を管理する業務管理システムにおいて、先行作業が完了した時点で次の作業の担当者に電子メールなどで通知を行う仕組みが、広く一般に採用されている。また、非定型業務の業務管理に関する技術が特開 2 0 0 4— 3 5 5 5 2 0号公報及び特開 2 0 0 5 - 0 3 2 0 7 3号公報に記載されているが、同様に選考作業が完了した時点で次の作業の担当者に通知していた。

発明の開示：

発明が解決しょうとする課題

定型業務、非定型業務を問わず、作業を効率的に進めるためには、作業者が作業全体の作業フローを把握しながら自分の担当作業を遂行することが重要になる。定型業務では予め作業フローを定義して各ユーザに周知することができる。このため、定型業務を対象とする従来技術では、各ユーザに対し、そのユーザが担当している作業の順番が来たことを通知していた。これにより、作業全体の作業フローを把握しつつ自分の担当作業を遂行することができた。

これに対して、非定型作業では作業フローが漸進的に決まるため、作業開始前の作業フローを参照しても作業全体を把握することができない。作業全体を把握するには、自分の担当の直前直後の作業に限らず、作業全体で発生した変更を把握する必要がある。しかし、従来の非定型業務の業務管理では、各ユーザに対して自分の作業の順番が来たことを通知するだけなので、各ユーザが作業全体を把握することができず、作業を効率的に進めることが困難である。企画書作成を例にとると、適切な資料を作成するには、作成する資料が、どのような経緯で作成されることになつたの力、作成した資料がどのように利用されるのかを把握することが望ましレ、。

変更発生毎に全てのユーザに対して全ての変更を通知すれば、形式上は全てのユーザに対して作業全体を通知することができる。しかし、このようにすると、特に非定型作業では作業の変更が頻繁に発生するので、ユーザは大量の通知を受け取ることになり、そのユーザにとって重要な変更を知らせる通知が、重要ではない他の変更の通知に紛れてしまい、その結果、そのユーザが重要な変更の通知があったことを認識できないといった事態が発生していた。

本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、本発明が解決しようとする課題は、非定型業務など頻繁に作業変更が発生する業務を管理する際に、作業全体で発生した変更を必要に応じてユーザ毎に通知する技術を提供することである。課題を解決するための手段

上述の課題を解決するため、本発明は以下のメッセージ通知方法、業務管理装置、業務管理システム及びコンピュータプログラムを提供する。

即ち、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理装置が、複数の作業者の一部乃至全員に対してメッセージを通知する方法において、業務管理装置は、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるものであって、業務管理装置の記憶装置に予め記憶した作業情報を業務管理装置が変更するデータ変更段階（ステップ A 1 ) と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する処理を、業務管理装置が実行する重要度算出段階（ステップ A 4 ) と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理を、業務管理装置が実行する通知装置選択段階（ステップ C l、 D 1 ) と、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを業務管理装置が当該作業者に通知する通知段階（ステップ C 3、 D 2 ) とを含むことを特徴とするメッセージ通知方法を提供する。

また、本発明は、通信ネットワーク、通信ネットワークに接続された複数の入出力装置、通信ネットワークに接続された上述の業務管理装置からなる業務管理システムであって、作業情報を変更する手段は、入出力装置での入力操作に応じて作業情報を変更し、選択した通知装置は、通信ネットワーク及び入出力装置を介して作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知することを特徴とする業務管理システムを提供する。

更に、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理処理をコンビュータに実行させるコンピュータプログラムにおいて、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるコンピュータにて実行されるコンピュータプログラムであって、記憶装置に予め記憶した作業情報を変更する処理（ステップ A 1 ) と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する重要度算出処理（ステップ A 4 ) と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理（ステップ C l 、 D 1 ) と、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを業務管理装置が当該作業者に通知する処理 (ステップ C 3、 D 2 ) とをコンピュータに実行させることを特徴とするコンビユータプログラムを提供する。発明の効果：

本発明によれば、作業情報の変更の重要度が高い場合と低い場合とで別の通知形態にてメッセージを通知することが出来るので、重要なメッセージを受信者に対してより確実に伝達することが出来る。特に、非定型業務では作業情報の変更が頻繁に発生するので、変更を通知するメッセージを頻繁に通知する必要があり、結果として受信者は大量のメッセージを受け取ることになるが、そのような場合であっても、受信者は通知形態の違いに基づいて重要なメッセージを容易に識別することが出来る。また、同時に、本方法によれば、重要度を作業者毎に算出するので、変更による影響が大きい作業者に対しては重要度が高いメッセージとして通知し、影響が小さい作業者に対しては重要度が低いメッセージとして通知することが出来る。図面の簡単な説明：

図 1は本発明の実施例 1である業務管理システム 1 0 0 0の機能ブロック図である。図 2は作業フローの一例を説明するための図である。

図 3は図 2の作業フロ一に対応する作業フローデータである。

図 4は作業者データの一例を説明するための図である。

図 5は作業担当者データの一例を説明するための図である。

図 6は図 2の作業フローでの作業進涉データの一例を説明するための図である。図 7は入出力装置 1の画面に表示される作業表示の一例を説明するための図である。

図 8は通知装置管理データの一例を説明するための図である。

図 9は通知データの一例を説明するための図である。

図 1 0は重要度算出表の例であり、（a ) が一定期間直接通知件数が所定の件数よりも少ない場合、（b ) が一定期間直接通知件数が所定の件数よりも多い場合である。

図 1 1は業務管理システム 1 0 0 0における、入出力装置 1での作業の変更の入力から、業務管理装置 3での通知データ生成までの過程を説明するためのフロ一チヤ一トである。

図 1 2は業務管理装置 3の重要度算出部 3 7による重要度の算出処理の過程を説明するためのフローチャートである。

図 1 3は通知内容を直接通知により通知する場合の業務管理システム 1 0 0 0 の動作を説明するためのフローチヤ一トである。

図 1 4は通知内容を間接通知により通知する場合の業務管理システム 1 0 0 0 の動作を説明するためのフローチャートである。

図 1 5は図 1 3のステップ C 1にて通知内容を送出する通知装置 5としてメーラーを選択したとき、メーラーが生成 ·送出する通知内容の一例を説明するための図である。

図 1 6は図 1 4のステップ D 1にて間接通知方法としてメッセージ表示及び更新表示の両方を選択したとき、間接通知部 3 5が作業表示部 3 5を介して入出力装置 1の画面に表示させる画面の一例を説明するための図である。

図 1 7は本発明の実施例 2である業務管理システム 2 0 0 0の機能ブロック図である。

図 18は業務管理システム 2000において重要度算出部 37が参照する重要度算出表の一例を説明するための図である。

図 19の（a) 〜（c) は本発明の実施例 3として、業務管理システム 100 0を具体的な非定型作業に適用したときの管理状況を説明するための図である。発明を実施するための最良の形態：

本発明の実施の形態である業務管理システムについて説明する。業務管理システムは、 1つ以上の入出力装置 1、通信回線 2、業務管理装置 3、記憶装置 4及び 1つ以上の通知装置 5を備える。

入出力装置 1は、ユーザが作業情報の入力を行うための入力機能と、作業情報の閲覧や通知表示を行なう出力機能とを備える。代表的なものとして、パーソナルコンピュータ、ノート型パソコン、モパイルツール、 STB (S e t— To p BOX) などのほか、携帯電話、 PHS、 PDA (携帯情報端末： P e r s o n a 1 D i g i t a l A s s i s t a n t s) 上で動作するウェブブラゥザおよび電子メールの送受信を行うメーラなどを用いることができる。

通信回線 2は従来公知の任意好適なデータ通信可能な通信回線である。具体的には、公衆回線、商業回線、及び各種の専用回線またはこれらを相互接続した回線からなる。

業務管理装置 3は業務管理処理を行うための装置であり、例えば通信ィンタフエースを備えるサーバコンピュータと、その上で動作するオペレーティングシステム及び業務管理プログラムからなる。

作業フローの各作業を担当する作業者は、入出力装置 1を用いて入力する。また、業務管理装置 3が生成する各種の通知を入出力装置 1を用いて出力することにより、通知内容を知る。作業者の一人が、作業フロー、担当者の変更、作業進埗等の作業管理に関する変更点を、入出力装置 1を用いて入力すると、業務管理装置 3はその変更点の重要度を作業者毎に評価し、重要度に応じた通知手段を用いて変更内容を各作業者に通知する。重要度の評価は変更内容の種類に応じて行う。また、作業フローに含まれる 2 つの作業の間に距離を定義し、この距離を作業距離と呼ぶとき、変更に関する作業と、通知対象の作業者が担当する作業との間の作業距離を求め、重要度を求める際に参照する。作業フロー上において、変更があった作業に近い作業を担当する作業者に対しては、重要度が高い変更として評価し、遠い作業を担当する作業者に対しては重要度が低い変更として評価する。

重要度に応じて異なる通知手段にて各作業者に通知するので、作業者は通知を受け取った通知手段だけからでも通知の重要度をある程度知ることができる。また、重要度の高い通知はそれに応じた通知手段にて通知されるため、重要度の低い他の通知に紛れてしまうことを防ぐことが出来る。特に、生じた変更が重要度の高いものであると^^価された作業者に対しては、プッシュ型情報配信により通知対象の作業者の操作を待たずに変更発生を通知する一方、重要度の低いものであると評価された作業者に対しては、プル型情報配信によりその作業者による操作に応じて変更発生を通知することが考えられる。

(実施例 1 )

本発明の実施例 1である業務管理システム 1 0 0 0について説明する。図 1を参照すると業務管理システム 1 0 0 0は、 1つ以上の入出力装置 1、通信回線 2、業務管理装置 3、記憶装置 4及び 1つ以上の通知装置 5を備える。

業務管理装置 3は、作業フロー管理部 3 1、作業担当者管理部 3 2、作業進埗管理部 3 3、作業表示部 3 4、直接通知部 3 5、間接通知部 3 6及び重要度算出部 3 7を備える。

図 2を参照して業務管理装置 3で管理する業務の一例について説明する。図 2 に示す業務は、作業 1 (図 2の 2 0 1 ) の次に作業 2 (図 2の 2 0 2 ) を行い、その次に作業 3 (図 2の 2 0 3 ) と作業 4 (図 2の 2 0 4 ) を並列に行い、最後に作業 5 (図 2の 2 0 5 ) を行うといった作業フローを意味する。以下、図 2の 2 0 1、 2 0 2、 2 0 3、 2 0 4、 2 0 5等を作業と呼び、 1つ以上の作業の連なりで構成されるものを作業フローと呼ぶ。作業の上の人物（図 2の 2 1 0 )は、作業 1が作業者 Aの担当であることを示す。作業 2〜 5の上の人物も同様に各作業の担当を示している。尚、図中では作業 1〜5を丸数字で記載している。作業フロー管理部 3 1は、作業情報記憶部 4 1に格納した作業フローデータを管理する処理を実行する。具体的には、作業情報記憶部 4 1への新規の作業フロ一データの登録、作業情報記憶部 4 1からの作業フローデータの削除、作業情報記憶部 4 1に記憶されている作業フローデータに対する作業の追加 ·削除 ·変更の処理を実行する。作業フローは、作業を個別に追加して定義するか、または過去の作業フローを引用して定義する。図 2の例に対応する作業フローデータの例を図 3に示す。作業フローデータは、作業フローをユークに特定するための作業フロー I D (図 3の 3 0 1 )、作業（図 3の 3 0 2 )、該当作業の先行作業（図 3の 3 0 3 ) から構成される。

作業担当者管理部 3 2は、作業に担当者を追加 ·削除する処理を実行する。担当者の指定は、作業情報記憶部 4 1に記録される作業者データ（図 4の例）の一覧から選択する。作業者データは、作業者と、その作業者のメールアドレス、携帯電話のメールアドレス、電話番号を関連付けるテーブルである。作業担当者管理部 3 2で操作する情報は、作業情報記憶部 4 1に記録される作業担当者データに格納される。図 2の例に対応する作業担当者データの例を図 5に示す。例えば、図 5の 5 0 1の作業担当者データは、作業 2の担当者は、作業者 B、 Cであることを示す。

作業進埗管理部 3 3は、作業担当者が作業を完了すると、進涉を「完了」に更新する処理を実行する。また、進涉が「完了」の作業を「未完了」に戻す更新処理も実行する。作業進渉管理部 3 3で操作する情報は、作業情報記憶部 4 1に記録される作業進涉データに格納される。図 2の例に対応する作業進埗データの例を図 6に示す。図 6の例の 6 0 1のデータは、作業者 Aは作業 1を「未完了」であることを表す。

作業表示部 3 4は、入出力装置 1を使用する作業者に関連する作業情報を作業情報記憶部 4 1から参照し、入出力装置 1に表示する処理を実行する。作業表示部 3 4は例えばウェブサーバである。特に、通知対象となる作業者にとって通知内容の重要度が低い場合、作業表示部 3 4は、間接通知部 3 6と連携して図 7に示すような作業表示を入出力装置 1の画面に表示させることにより、間接通知を実現する。

直接通知部 3 5は、重要度算出情報記憶部 4 2に記録される通知装置管理データ（図 8の例）から、各通知装置の重要度（図 8の 8 0 2 ) を参照し、通知情報記憶部 4 3に記録される通知データ（図 9の例）の重要度（図 9の 9 0 1 ) と大小を比較する。通知装置管理データは、通知装置、重要度、及び、各通知装置の直接通知、間接通知の別を関連付けるテーブルである。

通知内容の重要度が直接通知部の重要度以上の場合、作業情報記憶部 4 1に記録される作業者データのメールァドレス（図 4の 4 0 2 ) など通知装置に対応する通知先を参照し、通知装置 5を利用して作業者に直接通知を行う手段である。直接通知部 3 5は 1つ以上の通知装置 5を利用して通知を行うことが可能であり、電子メール、携帯電話の電子メール、インスタントメッセージ、電話、 F A Xなどそれぞれの通知装置 5に適した形式で通知内容を生成する。直接通知部 3 5が通知装置 5を利用して配信した通知は、入出力装置 1上のメーラなど通知方法に対応する手段が受信し、作業者に表示する。

間接通知部 3 6は、通知情報記憶部 4 3から間接通知メッセージを参照し、作業表示部 3 4が表示する作業画面（図 7の例）上に、変更のメッセージ通知（図 7の 7 0 3の例）や更新表示（図 7の 7 0 4の例）などの間接通知を表示するための処理を実行する。図 7の 7 0 3に示すように、変更のメッセージ通知による間接通知は、作業者による入出力装置 1への操作に応じて、入出力装置 1の表示装置等に出力される作業表示の上にメッセージを表示することにより、間接通知を実現する。また、図 7の 7 0 1、 7 0 2、 7 0 4に示すように、作業表示に表示された作業フローにおいて、変更が生じた作業や担当する作業者を示すように表示することにより、間接通知を実現する。 7 0 1では変更が生じた作業を担当する作業者を示すアイコンを着色表示することにより通知する。 7 0 2では変更が生じた作業を示すボックスを着色表示することにより通知する。 7 0 4では変更が生じた作業を示すボックス近傍に、更新があったことを示す「N EW」を表示することにより通知する。重要度算出部 3 7は、発生した作業変更の種類（作業フロー変更、作業担当者変更、作業進渉変更など。以下、作業種別と記す)、変更が発生した作業と通知対象者が担当する作業との距離（以下、作業距離と記す)、一定期間に対象作業者へ直接通知を行った件数（以下、一定期間直接通知件数と記す）を統合して重要度を算出し、通知情報記憶部 4 3に通知データを記録する手段である。作業フローにおいて作業 1、作業 2、作業 3が連続しているとき、作業 1から見た作業 2及び作業 3の作業距離はそれぞれ + 1及び + 2である。作業 3から見たときの作業 1及び作業 2の作業距離はそれぞれ一 2及び一 1である。重要度は、重要度算出情報記憶部 4 2に記録される重要度算出表を参照して算出する。図 1 0に重要度算出表の例を示す。重要度算出表は 1つ以上存在し、一定期間直接通知件数に応じて選択される。基本的には、一定期間直接通知件数が多い場合には重要度が低く算出される重要度算出表を、少ない場合には高く算出される重要度算出表を利用する。図 1 0の例では、一定期間直接通知件数が少ない場合の表（図 1 0の（a ) )、多い場合の表（図 1 0の（b ) ) の 2段階で重要度を判定する。重要度算出表は、横軸に作業種別（図 1 0の 1 0 0 1 )、縦軸に作業距離（図 1 0の 1 0 0 2 ) をとるマトリックスで表現されるデータで、各マスには重要度を設定す.る。作業距離の + (プラス）は、変更発生作業より後の作業（以下、後行作業と記す）を、一 (マイナス）は前の作業（以下、先行作業と記す）を表す。重要度算出の例を説明すると、一定期間直接通知件数が少ない場合、図 1 0の（a ) を重要度算出に利用され、作業フロー変更が発生した作業（作業種別：作業フロー）の 1つ後の作業（作業距離： + 1 ) を担当する作業者への通知の重要度は 2 (図 1 0の 1 0 0 3 ) となる。

記憶装置 4は、業務管理装置 3の動作に必要な情報を記録するための装置で、作業情報記憶部 4 1と、重要度算出情報記憶部 4 2と、通知情報記憶部 4 3とを備えている。

作業情報記憶部 4 1は、作業情報および作業者に関する情報を記録する記憶装置である。具体的には、前述した作業フローデータ（図 3の例）、作業者データ（図 4の例）、作業進埗データ（図 6の例）、作業担当者データ（図 5の例）を記録する。

重要度算出情報記憶部 4 2は、通知装置管理データと、前述した複数の重要度算出表（図 1 0の例）を記録する。図 8に通知装置管理データの例を示す。通知装置管理データは、通知装置（図 8の 8 0 1 ) と重要度（図 8の 8 0 2 ) と通知装置区別（図 8の 8 0 3 ) から構成される。重要度はその直接通知装置または間接通知装置に対応する通知の重要度を表す。変更発生時に重要度算出部 3 7が算出した重要度が指定値以上の場合、この通知装置で通知を行う。

通知情報記憶部 4 3は作業者への通知の重要度および通知内容を記録する。具体的には図 9に例を示す通知データを記録する。通知データは、通知の重要度（図 9の 9 0 1 ) と通知の対象となる作業者（図 9の 9 0 2 )、変更が発生した作業の情報（図 9の 9 0 3〜9 0 4 )、作業種別（図 9の 9 0 5 )、変更を発生させた作業者（図 9の 9 0 6 )、通知を行なった時刻（図 9の 9 0 7 ) 力構成される。通知装置 5は、作業者に直接通知を行うための装置である。直接通知とは、業務管理装置 3から入出力装置 1へのメッセージの通知形態のひとつであり、入出力装置 1のユーザが能動的に受信のための操作等を行わなくとも、メッセージの生成に応じて業務管理装置 3から入出力装置 1にメッセージを送信する形態をいう。直接通知では受信者は自発的にメッセージの有無を確認する必要はない。直接通知は、具体的には、インターネット電子メール、携帯電話の電子メール、ィンスタントメッセージ、電話、ファックスなどがある。直接通知はプッシュ型情報配信による通知とも言うことができる。通知装置 5は直接通知によりメッセージを送出するための装置であり、具体的には、コンピュータ上で動作しているメ —ラーやインスタントメッセンジャー、或いは、固定電話端末、ファックス端末等がある。

他方、間接通知とは、業務管理装置 3から入出力装置 1へのメッセージの別の通知形態であり、ユーザによる能動的な操作に応じて、入出力装置 1がメッセ一ジの有無の確認、及び、メッセージの受信を行う形態をいう。間接通知では受信者は自発的にメッセージの有無を確認する必要がある。間接通知の例としては電子掲示板システムがある。間接通知はプル型情報配信による通知とも言うことができる。

次に、作業進涉の変更が発生したときに、これを通知する変更通知を配信する動作を例に挙げて、業務管理システム 1 0 0 0の動作について説明する。図 2のような作業フローが定義されているものとし、動作開始前の時点で、作業情報記憶部 4 1は図 3に示すような作業フローデータを格納しているものとする。また、作業情報記憶部 4 1は、図 4の作業者データ、図 5の作業担当者データ及び図 6 の作業進埗データを格納しているものとする。

変更通知の配信動作には直接通知による配信と間接通知による配信とがあるが、作業進渉の変更の発生から通知データの生成までの過程はどちらでも共通である。この過程について図 1 1を参照して以下に説明する。

作業 1を完了した作業者 Aが、入出力装置 1から作業 1の完了を入力する。これに応じて、作業者 Aが作業 1を完了したことが、入出力装置 1からネットヮーク 2を介して作業進埗管理部 3 3に通知される（ステップ A 1 )。

通知を受けた作業進埗管理部 3 3は、作業情報記憶部 4 1に記憶されている作業進渉データにアクセスし、作業 1の進埗状況を「未完了」から「完了」に更新する（ステップ A 2 )。

次に、作業進埗管理部 3 3は重要度算出部 3 7に変更発生を通知する（ステツプ A 3 )。このとき、作業進涉管理部 3 3は、変更が発生した作業者、作業内容、作業種別を重要度算出部 3 7に通知する。この例では、変更が発生した作業者は作業者 A、作業内容は作業 1、作業種別は進埗更新である。

通知を受けた重要度算出部 3 7は、重要度算出情報記憶部 4 2に記憶されている重要度算出表を参照し、重要度を算出する（ステップ A 4 )。ここで図 1 2を参照して重要度算出部 3 7が重要度を算出する動作について説明する。

まず、重要度算出部 3 7は作業進埗の変更を通知すべき通知対象となる作業者を抽出する（ステップ B l )。通知対象となる作業者は、図 2の作業フローを構成する作業のうち、少なくともひとつを担当している者である。重要度算出部 3 7 は作業担当者データから該当する者を選択する。図 5の作業担当者データによると該当する作業者は作業者 A、 B、 C、 Dである。このうち、今回の通知の契機となった作業者 A自身は、当然ながら作業 1の完了を認識しているので通知対象から外すこととしてもよレ、。

次に、重要度算出部 3 7は抽出した作業者毎に重要度を算出する。作業者 Bを例にして説明すると、まず、重要度算出部 3 7は、通知情報記憶部 4 3に記憶されている通知データを参照し、重要度を算出しょうとしている作業者、即ち、ここでは作業者 Bへの一定期間直接通知件数を取得する（ステップ B 2 )。ここで、一定期間直接通知件数をカウントする際の一定期間は、例えば過去 1日、過去 3 日、過去 1週間等、業務管理装置 3の管理者が予め任意に設定する。

次に、重要度算出部 3 7は、取得した一定期間直接通知件数に応じて、重要度算出情報記憶部 4 2に記憶されている重要度算出表の中からひとつを作業者毎に選択する（ステップ B 3 )。今、重要度算出情報記憶部 4 2に図 1 0の（a ) 及び ( b ) の重要度算出表が記憶されているものとし、図 1 0の（a ) は直近の一定期間内における直接通知の件数が 3件以下の場合に適用され、図 1 0の（b ) は同じく 4件以上の場合に適用されるものとする。

次に、作業フローデータと作業担当者データを参照して、変更が発生した作業 1からの作業距離を作業者毎に算出する（ステップ B 4 )。この例の場合、変更が発生した作業 1とは、作業者 Bの担当作業の中では作業 2 (図 2の 2 0 2 ) の距離が最も近く、作業距離 + 1 (変更が発生した作業の 1つ後の作業）となる。担当作業が変更作業の前後にある場合、前後それぞれの作業距離を計算する。

次に、重要度算出表から、取得した作業距離（例では + 1 ) と、発生した作業種別（例では作業進渉）に該当する重要度を取得する（ステップ B 5 )。この例の場合は、作業種別が作業進埗、作業距離が + 1である。ここで一定期間直接通知件数が 3件以下とすると、図 1 0の表（a ) から重要度は 8 (図 1 0の 1 0 0 4 ) となる。

以降、通知対象の作業者に関して、ステップ B 2からステップ B 5を繰り返し、作業者毎の変更通知の重要度を算出する（ステップ B 6 )。

図 1 1に戻ってステップ A 5以後について説明する。重要度算出部 3 7は、通知情報記憶部 4 3へ通知対象の作業者毎に通知データを記録する（ステップ A 5 )。通知データは、算出した重要度（図 9の 9 0 1 ) と通知対象の作業者（図 9の 9 0 2 ) と、変更が発生した作業の情報（図 9の 9 ΰ 3〜9 0 6の例）から構成される。この例での作業者 B、 C、 Dへの通知データはそれぞれ、図 9の 9 0 8、 9 0 9、 9 1 0となる。ここまでが、直接通知及び間接通知の両方に共通の動作の説明である。

以降、動作が異なるため、まず、直接通知の動作を流れ図 1 3を用いて説明する。直接通知部 3 5は、通知データを参照して直接通知を行なうが、参照するタイミングは、重要度算出部 3 7が通知データ登録後（図 1 1のステップ A 5 )、直接通知部 3 5に参照の指示を出してもよいし、直接通知部 3 5が新しく記録された通知データがないか定期的に確認してもよい。

まず、直接通知部 3 5は、通知データの重要度を参照して、作業者に直接通知を行なう通知装置 5を決定する（ステップ C 1 )。図 9の 9 0 8の通知データの例を用いると、重要度が 8であるので、通知装置管理データ（図 8の例）の重要度から、通知装置 5としてメール（図 8の 8 0 4 ) を選択する。一方、図 9の 9 1 0の通知データの例を用いると、重要度が 2であり、通知装置管理データに重要度 2の直接通知を行なう通知装置 5が存在しないので、直接通知の対象外になる。次に、直接通知部 3 5は、通知内容を決定した通知部 5に適した書式で生成する（ステップ C 2 )。例えば、通知部 5がメールの場合、通知内容は、図 1 5の例のように、件名、本文を持つ書式になる。

最後に、直接通知部 3 5は通知装置 5に通知内容を渡し、通知装置 5に作業者の入出力装置 1に送信させる（ステップ C 3 )。

次に、間接通知の動作について流れ図 1 4を用いて説明する。作業管理装置が能動的に通知を行なう直接通知と異なり、間接通知は作業者が入出力装置 1を通じて作業表示部 3 4に作業表示を要求した場合に動作する。

まず、表示要求を受けた作業表示部 3 4は、間接通知部 3 6に間接通知の表示を要求する。要求を受けた間接通知部 3 6は、通知データの重要度を参照して、作業者に間接通知を行なう方法を決定する（ステップ D l )。図 9の 9 1 0の通知データの例を用いると、重要度が 2であるので、通知装置管理データ（図 8の例）の重要度から、メッセージ表示（図 8の 8 0 5 ) での間接通知を決定する。間接通知においては、図 7の例に示すメッセージ表示（図 7の 7 0 3 ) と更新表示（図 7の 7 0 4 ) のように、複数の手段で通知しても作業者が混乱しない場合は、通知の重要度より低いすべての通知方法で通知を行なってもよい。図 9の 9 1 0の例の場合は、重要度 1で間接通知を行なう更新表示でも通知を行なうことになる。

次に、間接通知部 3 6は、通知内容を決定した間接通知の方法で、作業表示部 3 4が表示する作業画面上に表示する（ステップ D 2 )。図 9の 9 1 0の例の場合は、作業者 Dの作業画面上に、図 1 6のようなメッセージ表示（図 1 6の 1 6 0 1 ) と更新表示を表示する（図 1 6の 1 6 0 2 )。

以上、作業進渉の変更を例に、変更通知の動作に関して説明したが、他の変更種別である作業フロー変更、作業担当者変更の場合も、作業進渉管理部 3 3がそれぞれ対応する作業フロー管理部 3 1と作業担当者管理部 3 2に変わるだけで同様の動作を行なう。

実施例 1によれば、作業フロー管理部 3 1や作業担当者管理部 3 2や作業進埗管理部 3 3で発生した作業変更に対し、重要度判定部 3 7が発生した作業変更の作業フロー変更、作業担当者変更、作業進渉変更など作業種別と、変更が発生した作業と通知対象者が担当する作業との距離と、一定期間の間に対象作業者へ直接通知を行った件数から重要度を算出し、メールなどのように装置が作業者に能動的に通知を行なう直接通知と、作業者が作業画面を表示したときに通知を行なう間接通知を適切に切り替える。これにより、作業者毎に評価した作業変更の重要度に応じた適切な通知手段によって、各作業者に作業変更を通知することがでぎる。

図 2の例では、作業者 Bと作業者 Cは担当する作業 2の直前の作業 1で作業進渉が変更されたため、メールでの直接通知を受ける。一方、担当者 Dは離れた作業 5を担当するため、作業画面上を表示した場合にメッセージ通知や更新通知の間接通知が行なわれる。尚、作業者 Dにもメールでの直接通知を行なってしまうと、作業者 Dの担当作業 5になる前に大量のメールが届き本当に重要なメールが埋もて伝わらない可能性が高い点に注意されたい。

(実施例 2 )

本発明の実施例 2である業務管理システム 2 0 0 0について説明する。上述の実施例 1では、作業フロー、担当者及び作業進渉の変更が生じると、作業変更として各作業者に通知したが、実施例 2では更に、作業に関連するフアイルの追加、削除、更新や、作業に対するコメントの追加を作業変更として各作業者に通知する。

このため、業務管理システム 2 0 0 0は、図 1 7に示すように、作業と関連するファイルを管理する作業- ファイル関連付け管理部（図 1 7の 3 8 )、及び、作業に関連するコメントを付加する作業コメント管理部（図 1 7の 3 9 ) を更に備える。また、業務管理システム 2 0 0 0では、重要度算出表に、図 1 8の 1 8 0 1に示すような、これらの作業種別に対応する重要度を登録する。これにより、業務管理システム 2 0 0 0によれば、作業フロー、担当者及び作業進埗の変更が発生したときだけではなく、作業に関連するファイルの追加、削除、更新や、作業に対するコメントの追加等の変更が発生したときにも、各作業者に対して、その作業者にとつての重要度に応じた通知手段によつて通知内容が配信される。 (実施例 3 )

実施例 1の業務管理システム 1 0 0 0を用いて、より具体的な非定型作業を管理した事例について説明する。本実施例では、非定型作業の例として、上司（部長）の指示で部下（課長）が書類（提案書、予算計画など）を作成する作業フロ一を用いる。また、通知装置管理データは図 8の例を、重要度算出表は図 1 0の重要度算出表（a ) を用いる。

まず部長が、作業フロー管理部 3 1と作業担当者管理部 3 2を利用して、過去に実施した書類作成の作業フローを引用し、図 1 9の（a ) 初期状態に示す作業フローを定義したとする。

次に、部長が作業進渉管理部 3 3を用いて作業「書類作成」を完了すると、作業進埗の変更が発生する。重要度判定部 3 7は、次の作業「書類作成」の担当の課長への通知の重要度を図 1 0の（a ) から 8と算出し、直接通知部 3 5はメールで変更通知を送信する。

メールを受信した課長は、自分の担当作業である「書類作成」を、部下である社員 Aと社員 Bに分担し、最終的に自分が結合して部長に送るように作業フローを変更したとする。

このように作業を進めながら、作業フローや作業担当者が漸進的に変更されるのが非定型作業の特徴である。課長は、作業フロー管理部 3 1と作業担当者管理部 3 2を用いて、図 1 9の（c ) 状態 2の 1 9 0 2のように作業フローと作業担当者を登録 '変更する。作業フローに追加された社員 A、社員 Bには、作業フロ一変更と担当者変更が発生し、重要度判定部 3 7は、それぞれの重要度を算出する。重要度算出のための作業距離の計算（図 1 2のステップ B 4 ) において、社員 A、社員 Bは変更前の図 1 9の（b ) 状態 1では作業担当者でなかったため作業距離は 0となる。

この例のように、同時に複数の変更が発生した場合、通知の量を抑えるためより重要度の高い変更通知だけを行なってもよい。この場合、作業フロー変更と担当者変更は同じ重要度 9となり、社員 A、社員 Bに携帯メールで通知が 1件配信される。一方、部長への通知は、最も重要度の高い変更は、作業距離が図 1 9の 1 9 0 1の「書類作成」と 1 9 0 3の「書類作成」は同じ作業であるとすると + 2になり、作業種別が作業フロー変更であるため、重要度は 2となる。よって、部長には、作業表示部 3 4を用いて作業画面を閲覧した場合に、間接通知部 3 6 がメッセージ表示と更新通知の間接通知を行なう。以降も作業フロー全体が完了するまで同様に動作する。

(付記)

上述の「課題を解決する手段」にて述べたメッセージ通知方法、業務管理装置、業務管理システム及びコンピュータプログラムに対し、更に次のような変更を行うこととしてもよい。

通知形態として、受信側での操作に応じて業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことが好ましい。例えば、重要度の低い変更については間接通知にて通知することにより、作業者が必要に応じて参照する一方、重要度の高い変更については直接通知にて通知することにより、作業者による操作を待たずに通知することとすれば、重要度の低いメッセージにて作業者をわずらわせることなく、重要度の高いメッセージを確実に作業者に伝達することができる。直接通知の例としては、固定電話への発信、パーソナルコンピュータ等の電子メールアドレスへの送信、携帯電話への発信、携帯電話の電子メールアドレスへの発信、ファックス、インスタントメッセージによる発信がある。間接通知の例としては、 WWW (W o r i d W i d e W e b )、電子掲示板がある。直接通知はプッシュ型情報配信による通知であり、間接通知はプル型情報配信であると捉えてもよい。特に図 1 3、 1 4を参照されたし。

作業情報の例としては、複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ（図 3 )、作業者と複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のアドレス情報とを関連付けた作業者データ（図 4 )、作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ（図 5 )、作業とその作業の進埗状況とを関連付けた作業進埗データ（図 6 )、及び、作業に関連づけられたファイル（作業対象のファイル、作業に対するコメントファイル等）がある。作業情報はこれらの一乃至全部を含むこととしてよい。

重要度の算出は、好ましくは、重要度を算出しょうとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離、及び、変更が生じた作業の種別のうち、少なくとも一方に応じて行う。特に図 1 2を参照されたし。

また、重要度の算出は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて重要度を算出することとしてもよレ、。特に図 1 0の（a )、 ( b ) を参照されたし。

また、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理装置において、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置（5 ) と、作業情報を記憶する記憶装置（4 1 ) と、記憶装置に記憶した作業情報を変更する手段（3 1、 3 2、 3 3、 3 8、 3 9 ) と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する重要度算出手段（3 7 ) と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する手段（3 5、 3 6 ) とを備え、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知することを特徴とする業務管理装置を提供する。

以上、実施の形態及び実施例を参照して本発明について説明したが、本発明はこれら実施の形態及び実施例に限定されるものではなレ、。上述の実施の形態及び実施例に対して、本発明の技術的範囲内において当業者は様々な変更を行うことができる。

この出願は、 2 0 0 7年 2月 2 6日に出願された日本出願特願第 2 0 0 7— 0 4 5 3 7 4号を基礎とする優先権を主張し、その開示のすべてをここに取り込む。

Claims

請求の範囲

1 . 複数の作業者による作業を管理する業務管理装置が、前記複数の作業者の一部乃至全員に対してメッセージを通知する方法において、

業務管理装置は、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるものであって、

前記業務管理装置の記憶装置に予め記憶した作業情報を前記業務管理装置が変更するデータ変更段階と、

前記作業情報の変更の重要度を前記複数の作業者の一について算出する処理を、前記業務管理装置が実行する重要度算出段階と、

算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理を、前記業務管理装置が実行する通知装置選択段階と、

選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを前記業務管理装置が当該作業者に通知する通知段階と

を含むことを特徴とするメッセージ通知方法。

2 . 請求項 1に記載のメッセージ通知方法において、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とするメッセージ通知方法。

3 . 請求項 1に記載のメッセージ通知方法において、前記作業情報は、

前記複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ、

作業者と前記複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のァドレス情報とを関連付けた作業者データ、

作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、作業とその作業の進涉状況とを関連付けた作業進渉データ、及び、作業に関連づけられたファイル

のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とするメッセージ通知方法。

4 . 請求項 1に記載のメッセージ通知方法において、前記重要度算出段階は、重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離、及び、

変更が生じた作業の種別

のうち、少なくとも一方に応じて重要度を算出することを特徴とするメッセージ通知方法。

5 . 請求項 2に記載のメッセージ通知方法において、前記重要度算出段階は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて

重要度を算出することを特徴とするメッセージ通知方法。

6 . 複数の作業者による作業を管理する業務管理装置において、

対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置と、

作業情報を記憶する記憶装置と、

前記記憶装置に記憶した作業情報を変更する手段と、

前記作業情報の変更の重要度を前記複数の作業者の一について算出する重要度算出手段と、

算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する手段とを備え、

選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知する

ことを特徴とする業務管理装置。

7 . 請求項 6に記載の業務管理装置において、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とする業務管理装置。

8 . 請求項 6に記載の業務管理装置において、前記作業情報は、

作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、作業とその作業の進涉状況とを関連付けた作業進埗データ、及び、

作業に関連づけられたファイル

のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とする業務管理装置。

9 . 請求項 6に記載の業務管理装置において、前記重要度算出手段は、

重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離、及び、

変更が生じた作業の種別

のうち、少なくとも一方に応じて重要度を算出することを特徴とする業務管理装置。

1 0 . 請求項 7に記載の業務管理装置において、前記重要度算出手段は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて

重要度を算出することを特徴とする業務管理装置。

1 1 .通信ネットワーク、前記通信ネットワークに接続された複数の入出力装置、前記通信ネットワークに接続された業務管理装置からなる業務管理システムにおいて、

前記業務管理装置は請求項 6乃至 1 0のいずれかに記載の業務管理装置であり、前記作業情報を変更する手段は、前記入出力装置での入力操作に応じて作業情報を変更し、

前記選択した通知装置は、前記通信ネットワーク及び入出力装置を介して前記作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知する

ことを特徴とする業務管理システム。

1 2 . 複数の作業者による作業を管理する業務管理処理をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムにおいて、

対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるコンピュータにて実行されるコンピュータプログラムであって、

記憶装置に予め記憶した作業情報を変更する処理と、

前記作業情報の変更の重要度を前記複数の作業者の一について算出する重要度算出処理と、

算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理と、

選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを前記業務管理装置が当該作業者に通知する処理と

をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。

1 3 . 請求項 1 2に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とするコンピュータプロダラム。

1 4 . 請求項 1 2に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記作業情報は、前記複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フ口一う—タ. 作業者と前記複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のァドレス情報とを関連付けた作業者データ、 ·

作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、作業とその作業の進埗状況とを関連付けた作業進埗データ、及び、

作業に関連づけられたファイル

のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。

1 5 . 請求項 1 2に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記重要度算出段階は、

変更が生じた作業の種別

のうち、少なくとも一方に応じて重要度を算出することを特徴とするコンビユータプログラム。

1 6 . 請求項 1 3に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記重要度算出段階は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて

重要度を算出することを特徴とするコンピュータプログラム。