JP2009087047A - クライアント端末装置及びこれを用いたワークフローシステム並びにメール集約方法、ソフトウェアプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフローシステムにおいて、審査／承認依頼の電子メールの一括化をこれまでの審査／承認依頼電子メールのフローを変更せずに実現できるようにする。
【解決手段】受信した電子メールの中から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを取り出して、前記電子メール処理作業を行うワークフローシステムに用いられるクライアント端末装置であって、受信した前記所定種類の処理作業を必要とする電子メールを所定のグループ分けルールに従って前記処理作業を可能とするために一つのメールに集約するメール集約手段を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、ネットワークに接続された複数のパーソナルコンピュータなどで実現されているワークフローシステムに係り、特に、オフィスにおけるワークフローの中で発生する文書による審査／承認あるいは閲覧等の処理を要する処理依頼の電子メールを効率的に処理するワークフローシステムに関する。

近年、オフィスにおけるワークフローの中で発生する文書による審査／承認依頼等を電子メールで行うワークフローシステムが普及しつつある。このような電子的なワークフローシステムでは一般に、審査／承認依頼等を電子メールにより審査者または承認者へ送り、審査者または承認者がその電子メールの本文に記述されたリンク情報を介してワークフローシステムの申請文書を開示することにより審査／承認等の処理を行う。

このように、電子メールで審査／承認依頼等を行うことにより、審査／承認者はワークフローシステムに登録されている審査／承認依頼を常時監視する必要がなくなり、日常業務で利用している電子メールを開くことで最新の審査／承認依頼に対応することが可能になる。

しかし、近年はほとんどすべての業務が電子メールにより通知されるようになり、例えば審査や承認を行うべき人には膨大な量の電子メールが毎日送られてくるようになってきた。そのため、特許文献１に示された従来技術では、文書の作成、審査、承認、閲覧などのフローを電子的に管理するワークフローシステムにおいて、文書の審査者・承認者あるいは閲覧者に対して審査／承認依頼等の通知を行うための審査・承認依頼通知手段を備え、その審査・承認依頼通知手段により、審査者・承認者に対して一括して審査／承認依頼通知を行う。この際、審査／承認対象の文書の種類や納期に応じて一括している。これにより、納期を確保しつつ審査／承認依頼が多発することを防ぎ、作業の効率化を図っている。
特開２００２−２７９３３５号公報

しかしながら、特許文献１に示された従来技術では、審査／承認依頼の電子メールの一括化をサーバが行うので、これまでそのような一括化機能を持たないサーバを改造して一括化機能を実現しようとすると、審査／承認依頼等の電子メールのフローにまで影響を与える大きな改造になってしまうという問題がある。
本発明は、このような従来技術の問題を解決しようとするものであり、審査／承認依頼等の処理作業を必要とする電子メールの一括化をこれまでの審査／承認依頼電子メールのフローを変更せずに実現できるワークフローシステムを提供することを目的とする。

請求項１記載のクライアント端末装置は、受信した電子メールの中から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを取り出して、前記電子メール処理作業を行うワークフローシステムに用いられるクライアント端末装置であって、受信した前記所定種類の処理作業を必要とする電子メールを所定のグループ分けルールに従って前記処理作業を可能とするために一つのメールに集約するメール集約手段を備える。
請求項２記載のクライアント端末装置は、請求項１記載のクライアント端末装置において、前記メール集約手段は所定期間ごとに集約を行う構成とする。
請求項３記載のクライアント端末装置は、請求項２記載のクライアント端末装置において、前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定する設定手段を備える。

請求項４記載のクライアント端末装置は、請求項３記載のクライアント端末装置において、前記設定手段は所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを取り出すことにより前記処理作業を行うクライアント端末装置のユーザーインタフェースを介して前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定する構成とする。
請求項５記載のクライアント端末装置は、請求項３または４記載のクライアント端末装置において、前記設定手段がワークフローごとに前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定させる構成とする。

請求項６記載のクライアント端末装置は、請求項１乃至５のいずれか１項に記載のクライアント端末装置において、前記メール集約手段は、集約前の所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを受信メール格納手段から移動し、集約された所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを前記受信メール格納手段へ戻す構成とする。
請求項７記載のクライアント端末装置は、請求項１乃至６のいずれか１項に記載のクライアント端末装置において、前記受信メール格納手段から外した集約前の所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールの集約状況を管理する管理テーブルを備える。

請求項８記載のワークフローシステムは、請求項１から７のいずれか１項記載のクライアント端末装置が用いられている。

請求項９記載の方法は、所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを一つのメールに集約するメール集約方法であって、メール処理側のクライアント端末装置で、所定のグループ分けルールおよび集約期間をあらかじめ利用者に指定させ設定しておき、電子メール受信時には、受信した電子メールが格納される受信メール格納部から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを移動して所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メール格納部に移し、移された所定種類の処理作業を必要とする電子メールを前記所定のグループ分けルールに従って前記集約期間ごとに集約し、集約した所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを前記受信メール格納部へ戻す構成とする。

請求項１０記載に記載されるように、所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを一つのメールに集約するメール集約方法であって、メール処理側のクライアント端末装置で、所定のグループ分けルールおよび集約期間をあらかじめ利用者に指定させ設定しておき、電子メール受信時には、受信した電子メールが格納される受信メール格納部から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを移動して所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メール格納部に移し、移された所定種類の処理作業を必要とする電子メールを前記所定のグループ分けルールに従って前記集約期間ごとに集約し、集約した所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを前記受信メール格納部へ戻す手順からなるメール集約方法を、コンピュータに実行させるソフトウェアプログラムとして構成する。

本発明では、受信した例えば、審査／承認又は閲覧等の処理依頼にかかわる電子メールの中から所定種類の処理作業を必要とする、例えば審査処理に係る処理依頼メールを所定のグループ分けルールに従って前記処理作業を可能とするために一つのメールに集約するメール集約手段を、審査／承認等の処理を行うクライアント端末装置内に備えるので、審査者や承認者の要処理作業者に送られてくる膨大な量の電子メールを手を煩わせずに少なくできるとともに、サーバで集約する従来技術とは違って、電子メールのフローを変えなくて済み、したがって、該フローの実現が容易になる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を所定種類の処理作業を必要とするメールとして、審査／承認依頼を一例として詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対位置などは特定的な記載がない限りこの説明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく、単なる説明例に過ぎない。

図１は本発明の一実施形態に係るワークフローシステムのシステム構成図である。図示したように、このワークフローシステムは、クライアント端末装置１、アプリケーションサーバ２、およびデータベースサーバ３がネットワーク５に接続された構成である。ここで、クライアント端末装置１は、利用者がアプリケーションサーバ２からワークフローに関わる文書や電子メールを取り出して閲覧したり文書や電子メールを作成したりする端末装置である。特に、クライアント端末装置１ａ（１台のみ図示しているが一般には複数台）ではワークフローで発生した文書の審査／承認申請処理も行い、クライアント端末装置１ｂ（１台のみ図示しているが一般には複数台）ではワークフロー処理部１２が申請に応じて審査／承認処理も行う。なお、クライアント端末装置１ｂは申請の集約ルールを設定したりその集約ルールに従ってワークフローに関連する電子メールの一括化処理を行ったりするワークフロー関連メール処理部１１を備えている。

また、アプリケーションサーバ２では、ワークフロー管理部２１がワークフローの管理を行い、電子メール管理部２２が電子メールの送受信サービスなどを行う。また、データベースサーバ３はワークフローに関わるデータや電子メールのデータを保管する。
なお、この実施形態では、ワークフロー関連メール処理部１１、ワークフロー処理部１２、ワークフロー管理部２１および電子メール管理部２２はプログラムに従って動作するＣＰＵなどにより実現される。また、請求項記載の集約手段および設定手段がワークフロー関連メール処理部１１により実現される。

このような構成で、この実施形態のワークフローシステムでは、例えばクライアント端末装置１ａで所定の処理作業に該当する審査処理又は承認処理を要する文書を作成する。そして、作成者はその文書の種類に応じて、予め定められたワークフローＩＤ（識別符号）をその文書に付け、アプリケーションサーバ２内のワークフロー管理部２１から管理番号を取得する。続いて、クライアント端末装置１ａは、ワークフローＩＤと管理番号の付加された審査又は承認対象の文書をアプリケーションサーバ２に渡し、その文書の審査・承認を依頼する、ワークフローＩＤと管理番号の記載された電子メールを審査者のクライアント端末装置１ｂへ送る。

これにより、審査者のクライアント端末装置１ｂでは、その審査／承認依頼メールに示された文書をワークフロー管理部２１から取得し、審査を行う。そして、審査済みであることを追記したその審査／承認依頼メールを承認者のクライアント端末装置１ｂへ転送する。こうして、承認者のクライアント端末装置１ｂで同様な方法により審査を行う。

図２はクライアント端末装置１における電子メール関連の画面例である。クライアント端末装置１の図示しないメール処理部は、画面を切り替えることにより受信した電子メールの一覧や送信した電子メールの一覧などを表示させる。その画面としては、受信した電子メールを表示する受信トレイ画面、送信中の電子メールを表示する送信トレイ画面、送信済みの電子メールを表示する送信済みアイテム画面、電子ごみ箱に入れられた不要な電子メールを表示する削除済みアイテム画面などがある。図２に示した画面例では左方の、各画面を示すアイコンまたは文字が利用者によりクリックされると、クライアント端末装置１のメール処理部は該当する画面に切り替え、電子メールの一覧を右上の表示領域に表示させる。そして、利用者によりその一覧の中から任意の電子メールが選択されると、メール処理部は右下の表示領域にその電子メールの本文を表示させる。

図３はクライアント端末装置１ｂで表示される審査／承認依頼メールの集約ルール設定画面の例である。この画面は、図２に示した画面で利用者が指示することにより、クライアント端末装置１ｂのワークフロー関連メール処理部１１が表示させる。ワークフロー関連メール処理部１１は、このような画面を表示させることで、交通費精算審査ワークフローとか交通費精算承認ワークフローといった個々のワークフローごとに審査／承認依頼メールの集約間隔および集約ルールを利用者（ここでは審査者や承認者）に指定させる。ワークフローが同じであれば一般に集約間隔や集約ルールが同じになるからである。

図３に示したように、審査／承認依頼メールの集約間隔は、１ヶ月ごと、１週間ごと、１日ごとの３パターンで指定できる。１ヶ月ごとを選択した場合は何日に集約を行うかを指定できる。１週間ごとを選択した場合は何曜日に集約を行うかを指定できる。１日ごとを選択した場合は何時に集約を行うかを指定できる。
図示したように、処理依頼メールをどのようなグループ分けルールでグループ分けするかといった条件を入れることもできる。
グループ分けルールとしては、件名・宛先・送信先などに含む（または含まない）文字列を指定するとともに、審査依頼・承認依頼・両方の依頼の中から一つを指定する。すべての審査依頼・すべての承認依頼・すべての依頼（両方の依頼のすべて）というルールでもグループ分けすることができる。

図３の例では、毎週月曜日に件名に交通費を含むような承認依頼を一つにまとめる。
指定が行われると、ワークフロー関連メール処理部１１は指定された内容を取得し、図４に示したデータ構成のメール自動グループ分けルール設定テーブルを作成する。
このように、この実施形態では、クライアント端末装置１ｂのワークフロー関連メール処理部１１がユーザーインタフェースを介してグループ分けルールおよび集約期間を設定する。そして、クライアント端末装置１ｂ内のハードディスク記憶装置にそのメール自動グループ分けルール設定テーブルを保管しておく。

また、ワークフロー関連メール処理部１１はアプリケーションサーバ２を介して電子メールを受信したとき、受信トレイ（請求項記載の受信メール格納手段、受信メール格納部に相当する）内の電子メールから審査／承認依頼関係の電子メールを抽出する。例えば、集約ルールにある「件名」や「送信先」などをキーワードとした検索で抽出するわけである。ワークフロー関連メール処理部１１は図５に示したような処理依頼の電子メール管理テーブル（請求項記載の管理テーブルに相当する）も管理していて、抽出した審査／承認依頼関係の電子メールに関する情報をこのテーブルにレコードとして書き込む。なお、ワークフロー関連メール処理部１１は抽出した審査／承認依頼関係の電子メールを受信トレイから除き、審査／承認依頼メール格納部へ移す。したがって、電子メール処理部によるこの際の受信メール一覧表示において、抽出された審査／承認依頼関係の電子メールは一覧中にないことになる。

図５に示したように、個々のレコードは、受信した個々の審査／承認依頼の電子メールに対応しており、電子メールＩＤ、その電子メールに対応するワークフローＩＤ、その電子メールの集約状況が設定されている。ワークフローＩＤはクライアント端末装置１ａから出される審査／承認依頼メールに記載されている。また、電子メールＩＤは受信した個々の電子メールを識別するための識別符号で、ここでは、クライアント端末装置１ｂ内の図示しない電子メール処理部が付与する。なお、ワークフロー関連メール処理部１１は依頼電子メール管理テーブルにレコードを書き込む際、そのレコードの「集約状況」フィールドには「未」と書き込む。これはこのレコードの電子メールが未集約状態であることを意味している。

一方、ワークフロー関連メール処理部１１は依頼電子メール管理テーブルを定期的に見ることで集約を実行する。図４に示した集約ルールに従い、図５に示した依頼電子メール管理テーブルに存在する電子メールを集約するわけである。依頼電子メール管理テーブル中の「集約状況」フィールドが「未」を示している電子メールは以前の集約時に集約されなかったものなので、ワークフロー関連メール処理部１１はそのような電子メールを集約し、集約後にその電子メールの「集約状況」フィールドを「済」に変更する。また、審査／承認が実行されていた場合に、そのレコードを削除する。
こうして、依頼電子メール管理テーブルには審査／承認が行われていない電子メールだけが残る。

図６はワークフロー関連メール処理部１１により実行される審査／承認依頼メールの集約処理の動作フローである。以下、この動作フローを説明する。なお、この動作フローには定期的に入るものとする。

この動作フローに入ると、ワークフロー関連メール処理部１１はまず、依頼電子メール管理テーブル中の各レコードについて集約期間が経過したか否かを調べる（ステップＳ１）。現在の日時または曜日をオペレーティングシステム（ＯＳ）側から取得して調べるわけである。いずれのレコードの集約期間も経過していない場合は（ステップＳ１でＮｏ）この動作フローから抜ける。いずれかのレコードの集約期間が経過していた場合は（ステップＳ１でＹｅｓ）、そのレコード、およびそのレコードと同じワークフローＩＤを持つ依頼電子メール管理テーブル中のレコードで且つ未集約状態にある審査／承認依頼メール（このメールの本体は受信トレイから移されて審査／承認依頼メール格納部にある）を一つの審査／承認依頼メールに集約する（ステップＳ２）。これにより、例えば、件名に交通費を含む審査依頼メールが一つのメールに集約される。集約例を図７に示す。

集約後、ワークフロー関連メール処理部１１は、依頼電子メール管理テーブルの集約状況を参照し、集約状況が「未」となっているもので今回集約された電子メールを電子ゴミ箱へ移動する（ステップＳ３）。そして、集約したレコードの集約状況の状態を「済」に変更する（ステップＳ４）。さらに、集約した審査／承認依頼メールを受信トレイに入れる（ステップＳ５）。
次に、ワークフロー関連メール処理部１１はワークフロー処理部１２が管理しているテーブルを参照して集約済みの電子メールＩＤの審査／承認がすでに済んでいるか否かを調べる。その結果、審査／承認が済んでいる場合、依頼電子メール管理テーブルから対応するレコードを削除する（ステップＳ６）。

このように、この実施形態によれば、審査／承認依頼メールを自動的に一括化できるので、手を煩わせずに審査者や承認者に送られてくる膨大な量の電子メールの数を少なくできる。また、審査／承認依頼メールの一括化を審査者や承認者のクライアント端末装置内で行う方法であるため、サーバ内で行う方法に較べて実現が容易である。また、集約期間を含む集約ルールを審査者や承認者が設定できるので、審査者や承認者の意図に合った集約を行うことができる。また、ワークフローごとに集約ルールを設定できるので、審査／承認依頼の内容に適した集約を行うことができる。

本発明の一実施形態に係る、ワークフローシステムのシステム構成図である。 本発明の一実施形態に係る、クライアント端末装置における電子メール関連の画面例を示す画面図である。 本発明の一実施形態に係る、審査／承認側クライアント端末装置における集約ルール設定画面例を示す画面図である。 本発明の一実施形態に係る、メール自動集約ルール設定テーブルのデータ構成を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、依頼電子メール管理テーブルのデータ構成を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、集約処理の動作フローを示すフロー図である。 本発明の一実施形態に係る、集約前後の電子メールを示す説明図である。

符号の説明

１ クライアント端末装置
２ アプリケーションサーバ
３ データベースサーバ
１１ ワークフロー関連メール処理部
１２ ワークフロー処理部
２１ ワークフロー管理部
２２ 電子メール管理部

Claims (10)

1. 受信した電子メールの中から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを取り出して、前記電子メール処理作業を行うワークフローシステムに用いられるクライアント端末装置であって、受信した前記所定種類の処理作業を必要とする電子メールを所定のグループ分けルールに従って前記処理作業を可能とするために一つのメールに集約するメール集約手段を備えたことを特徴とするクライアント端末装置。
2. 請求項１記載のクライアント端末装置において、前記メール集約手段は所定期間ごとに集約を行うことを特徴とするクライアント端末装置。
3. 請求項２記載のクライアント端末装置において、前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定する設定手段を備えたことを特徴とするクライアント端末装置。
4. 請求項３記載のクライアント端末装置において、前記設定手段は所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを取り出すことにより前記処理作業を行うクライアント端末装置のユーザーインタフェースを介して前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定することを特徴とするクライアント端末装置。
5. 請求項３または４記載のクライアント端末装置において、前記設定手段はワークフローごとに前記所定のグループ分けルール及び前記所定期間の少なくとも一方を設定させることを特徴とするクライアント端末装置。
6. 請求項１乃至５のいずれか１項に記載のクライアント端末装置において、前記メール集約手段は、集約前の所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを受信メール格納手段から移動し、集約された所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを前記受信メール格納手段へ戻すことを特徴とするクライアント端末装置。
7. 請求項１乃至６のいずれか１項に記載のクライアント端末装置において、前記受信メール格納手段から外した集約前の所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールの集約状況を管理する管理テーブルを備えたことを特徴とするクライアント端末装置。
8. 請求項１から７のいずれか１項記載のクライアント端末装置を用いたワークフローシステム。
9. 所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを一つのメールに集約するメール集約方法であって、メール処理側のクライアント端末装置で、所定のグループ分けルールおよび集約期間をあらかじめ利用者に指定させ設定しておき、電子メール受信時には、受信した電子メールが格納される受信メール格納部から所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを移動して所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メール格納部に移し、移された所定種類の処理作業を必要とする電子メールを前記所定のグループ分けルールに従って前記集約期間ごとに集約し、集約した所定種類の処理作業を必要とする処理依頼の電子メールを前記受信メール格納部へ戻すことを特徴とする電子メール集約方法。
10. 請求項９に記載の電子メール集約方法をコンピュータに実行させるためのソフトウェアプログラム。

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