JP2005032073A - 業務プロセス管理方法及び業務プロセス管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 非定型業務のデータ作成やドキュメント作成業務であっても詳細な工程管理と業務管理を、コンピュータを用いて行える業務プロセス管理方法及び業務プロセス管理プログラムを提供すること
【解決手段】 業務で用いるデータをやりとりして進行する業務を、コンピュータを用いて支援する業務プロセス管理方法において、（ａ）データを作成するために必要な情報を定義して、コンピュータの記憶装置に設けられた保持手段に登録するステップと、（ｂ）データ自身に関する情報を定義して、保持手段に登録するステップと、（ｃ）ステップ（ａ）及びステップ（ｂ）で登録された情報を関連付ける情報を定義して、保持手段に登録するステップと、（ｄ）関連付ける情報に基づいて保持手段に登録された情報の対応関係を、コンピュータの表示手段から表示するステップ、からなる方法を課題の解決手段とする。
【選択図】 図３

Description

本発明はビジネスプロセスモデリング、ワークフロー、プロジェクト管理技術等に関し、殊に複数の作業者、作業グループが、データを共有して業務を遂行する場合に、コンピュータを用いて、業務効率を向上させるための業務プロセス管理方法及び業務プロセス管理プログラムに関する。

複数の作業者や部門で連携する業務を、効率的に進める手法として、ビジネスプロセスのモデリングによって全体業務の流れを明確に定義して、これにより定義されたビジネスプロセスモデルをベースに業務を実行する方法の１つである、ドキュメント管理システムと連携したワークフローシステムを利用するのが一般的になっている。このように業務を定型化、テンプレート化することにより、業務効率や業務品質の向上が期待できる。特に、回覧や審査、承認を伴う事務処理等の定型業務には効果が期待される。

このようなビジネスプロセスのモデリング作業を効率化することを目的として、特許文献１では、文書とタスク（業務）の対応関係をデータベースとしてあらかじめ用意することにより、文書の作成、参照の順番を利用して、タスクの順序関係を決定し、ワークフローを生成する方法が記載されている。

また、業務の工程管理やプロジェクト管理という点では、従来は、業務内容を細分化したＷＢＳ（Work Breakdown Structure）の各作業項目に対し、開始日と終了日、進捗度等の工程情報を入力して、これらの情報をガントチャート等で可視化し、工程管理者や担当者間で情報共有するといった業務管理方法が一般的に用いられている。

特開平１０−２７２０３号公報（［００５１]〜[００６９]、図５〜図８）

従来技術では、最初にビジネスプロセスをフローモデルの形で定義し、そのモデルに従ってビジネスプロセスを制御するワークフローシステムが一般的であった。しかしながら、このようなワークフローシステムは事務処理のような定型的な業務プロセスには適しているが、たとえば製品開発プロジェクトのように、製品企画、概略設計、詳細設計等の概略のビジネスフローはあるものの、より詳細レベルのワークフローについては、複数の作業者や部門で同時並行的に業務が進行することや、元々、モデリングが困難な非定型業務であることから、上記のようなビジネスプロセスモデリングやワークフローの考え方やシステムが適用困難であった。

また、特許文献１で記述された方法は、ビジネスプロセスのモデリング作業を低減するという点で上記問題を一部解決しているが、想定されている業務は定型的であり、非定型業務への適用については記述されていない。また、業務の工程管理やプロジェクト管理という点でも、最初に業務全体をＷＢＳで詳細レベルまでモデリングして工程管理するのは、ビジネスプロセスのモデリングと同様、困難であり、特にデータ作成やドキュメント作成業務においては、実質的に大日程レベルで工程管理されていた。

従って本発明の課題は、非定型業務のデータ作成やドキュメント作成業務であっても詳細な工程管理と業務管理を、コンピュータが行える業務プロセス管理方法及び業務プロセス管理プログラムを提供することである。

前記課題を解決するために成された本発明に係る業務プロセス管理方法は、複数の作業者間、作業グループ間において、業務で用いるデータをやりとりして進行する業務を、コンピュータを用いて支援する業務プロセス管理方法であって、（ａ）前記データを作成するために必要な情報を定義して、前記コンピュータの記憶装置に設けられた保持手段に登録するステップと、（ｂ）前記データ自身に関する情報を定義して、前記保持手段に登録するステップと、（ｃ）前記ステップ（ａ）及び前記ステップ（ｂ）で登録された情報を関連付ける情報を定義して、前記保持手段に登録するステップと、（ｄ）前記関連付ける情報に基づいて前記保持手段に登録された情報の対応関係を、前記コンピュータの表示手段に表示するステップと、を含むことを特徴としている。

さらに、ステップ（ａ）には、データの要求度を、端末装置から受信する要求度指定機能を有し、その要求度をステップ（ｄ）において、表示手段から、上流業務のデータの作成者の端末装置に表示するようにしてもよい。

さらに、ステップ（ｂ）には、データ完成の進捗度を、端末装置から受信する進捗度指定機能を有し、その進捗度をステップ（ｄ）において、表示手段から、下流業務のデータの参照者の端末装置に表示するようにしてもよい。

本発明によると、非定型業務のデータ作成やドキュメント作成業務であっても詳細な工程管理と業務管理が行える。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態を詳しく説明する。本実施の形態では、１つの業務に従事している複数の作業者が、本発明に係る業務プロセス管理プログラムが実行されているサーバ用コンピュータを用いて、業務で発生するデータを共有する過程と、各作業者が入力するデータに関する情報により、当該業務のワークフローが作成される過程とについて説明する。なお、以下で説明する図面において、同一の符号は、同一の部品・要素を表すものとする。また、本実施の形態において、データとは、業務で発生する、実験データ、測定データ、書類等のドキュメント、図面等を含む情報を指している。

初めに、本発明に係る業務プロセス管理プログラムが実行されているサーバ用コンピュータを適用した業務プロセス管理システムの例について説明する。図１は、複数の作業者が業務を遂行する際に利用する業務プロセス管理システムのシステム構成図の例である。図１に示した業務プロセス管理システムのシステム構成図によると、プロジェクトに従事している各作業者１は、作業者用クライアント２を用いてネットワーク７を介して、本発明に係る業務プロセス管理プログラムが実行されているサーバ用コンピュータである業務プロセス管理用サーバ３とデータのやりとりをし、業務で作成されるデータの情報の入力及び業務で必要となるデータの情報を検索（引き当て）して、データに関する要求度、進捗度等の確認を行う。また、プロジェクトを統括する業務管理者５は業務管理者用クライアント６を用いてネットワーク７を介して、業務プロセス管理用サーバ３とデータのやりとりをして、プロジェクト全体の作業状況の確認や、作業者１と同様の個別情報の確認を行う。

ここで、作業者用クライアント２及び業務管理者用クライアント６は、ネットワーク７を介して、業務プロセス管理用サーバ３と通信できる端末装置であればよく、例えば、Ｗｅｂブラウザソフトを導入したパーソナルコンピュータにより実現できる。また、ネットワーク７には、インターネット、専用線、無線パケット通信網等を用いることができる。

また、業務プロセス管理用サーバ３は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ハードディスクドライブ等を含んで構成され、ネットワーク７を介して、各クライアントと通信可能な、例えばサーバ用コンピュータにより実現される。

ここで、本発明に係る業務プロセス管理プログラムが実行されている業務プロセス管理用サーバ３の内部構成の例を、図２に示したブロック図を用いて説明する（適宜、図１参照）。業務プロセス管理用サーバ３は、作業者１が要求するデータの情報である要求データ情報が登録された要求データ情報保持部１３と、作業者１が作成したデータの情報である提供データ情報が登録された提供データ情報保持部１４と、要求データ情報と提供データ情報との対応関係を示す対応関係情報が登録された対応関係情報保持部１５と、業務プロセス管理用サーバ３を統括して制御する情報処理部８と、ネットワーク７を介して作業者用クライアント２及び業務管理者用クライアント６と通信を行うインターフェイスである通信制御部１６とから主に構成される。なお、要求データ情報保持部１３、提供データ情報保持部１４及び対応関係情報保持部１５は、健康情報管理サーバ３のハードディスクドライブ１２内に構築されている。なお、情報処理部８の機能である検索機能９、作成機能１０及び登録機能１１については、後記する業務プロセス管理方法の機能の説明の中で触れる。

次に、図３は、本実施の形態における、業務プロセス管理プログラムの機能ブロック図の例である。図３に示した機能ブロックを参照して、業務プロセス管理プログラムの各機能について説明する（適宜、図１、図２参照）。要求データ情報入力部１７は、作業者１が業務を遂行するうえで必要とするデータに関する情報を、作業者１が、ネットワーク７を介して入力する手段を提供し、この入力された情報を、要求データ情報として要求データ情報保持部１３に登録する。ここで、要求データ情報には、データを要求している作業者１を特定する情報と、そのデータを特定する情報とが含まれている。なお、要求データ情報入力部１７と、要求データ情報保持部１３とは、請求項の要求情報定義の登録手段に相当する。

具体的には、作業者１が、作業者用クライアント２に入力した要求データ情報を、ネットワーク７を介して業務プロセス管理用サーバ３に送信し、この要求データ情報を受信した業務プロセス管理用サーバ３が、業務プロセス管理用サーバ３の登録機能１１により、要求データ情報保持部１３に、この要求データ情報を登録する過程が、要求データ情報入力部１７に相当する。

また、提供データ情報入力部１８は、作業者１が業務を遂行することによって作成されるデータに関する情報を、作業者１が、ネットワーク７を介して入力する手段を提供し、この入力された情報を、提供データ情報として提供データ情報保持部１４に登録する。ここで、提供データ情報には、データを提供する作業者１を特定する情報と、そのデータを特定する情報とが含まれている。なお、提供データ情報入力部１４と、提供データ情報保持部１５とは、請求項の提供情報定義の登録手段に相当する。

具体的には、作業者１が、作業者用クライアント２に入力した提供データ情報を、ネットワーク７を介して業務プロセス管理用サーバ３に送信し、この提供データ情報を受信した業務プロセス管理用サーバ３が、業務プロセス管理用サーバ３の登録機能１１により、提供データ情報保持部１４に、この提供データ情報を登録する過程が、提供データ情報入力部１８に相当する。

そして、対応関係検索部１９は、要求データ情報と提供データ情報との間の対応関係を付与するための処理として、要求データ情報の各項目を検索キーとして、提供データ情報から一致する情報を検索し、その結果を対応関係情報として、対応関係情報保持部１５に登録する。また、対応関係表示部２１は、業務管理者５を含む任意の作業者Ｘ２２が、提供データ情報と要求データ情報との対応関係を確認するため情報を作成し、ネットワーク７を介して作業者用クライアント２又は業務管理者用クライアント６に表示する。なお、対応関係検索部１９及び対応関係情報保持部１５は、請求項の関連情報定義の登録手段に相当し、対応関係表示部２１は請求項の画面構成の作成手段に相当する。

具体的には、作業者１が、作業者用クライアント２に要求データ情報を入力して業務プロセス管理用サーバ３に送信し、業務プロセス管理用サーバ３が、この情報の各項目を検索キーとして、検索機能９によって、提供データ情報保持部１４に登録された提供データ情報から一致する情報を検索して、その結果を対応関係情報として、業務プロセス管理用サーバ３の登録機能１１が、対応関係情報保持部１５に登録する過程が、対応関係検索部１９に相当する。

また、対応関係表示部２１は、業務プロセス管理用サーバ３が、ハードディスクドライブに登録された各情報に基づいて、作成機能１０により、提供データ情報と要求データ情報との対応関係を示した表示画面を作成し、作業者用クライアント２又は業務管理者用クライアント６に送信して表示する過程に相当する。なお、画面構成の作成手段で構成される表示画面の例は、後記する実施形態例の中で説明する。

また、以上説明した業務プロセス管理プログラムの機能ブロックのなかで、業務プロセス管理用サーバ３における処理は、業務プロセス管理用サーバ３のハードディスクドライブ１２に保持された業務プロセス管理プログラムを、ＲＡＭに展開して実行することにより実現されている。また、本実施の形態では業務プロセス管理用サーバ３の機能は１台のサーバ装置に含まれることとしたが、各機能をネットワークで結ばれた複数のサーバ装置により構成することも可能である。

[第１実施形態例]
次に、前記説明した本発明に係る業務プロセス管理プログラムが実行されろ業務プロセス管理用サーバ３が適用された業務プロセス管理システムを用いて、作業者１が要求するデータの情報を入力、検索（引き当て）する業務プロセス管理方法について詳しく説明する。ここで、例えば、図４は、作業者１が要求するデータを入力、検索（引き当て）する際の業務プロセス管理方法の過程を表すフロー図である。図４に示したフロー図を参照して、作業者１が要求するデータの情報を入力、検索（引き当て）する過程を詳しく説明する。（適宜、図１ないし図３参照）

なお、前提として、作業者１は、作業者用クライアント２から、後記するデータ情報入力画面を用いて、作業者１が業務で作成したデータの情報である提供データ情報を入力しており、提供データ情報保持部１４には、予め、複数の提供データ情報が登録されているものとする。これにより、業務プロセス管理用サーバ３は、提供データ情報入力部１８において、提供データ情報保持部１４に、提供データ情報を入力する（ステップＳ１００）。なお、提供データ情報の内容については、後記して説明する。

次に、作業者１が、要求データ情報入力部１７において要求データを入力する（ステップＳ１０１）。

ここで、このステップＳ１０１について詳しく説明する。初めに、作業者１は、作業者用クライアント２からネットワーク７を介して、業務プロセス管理用サーバ３に、作業者１を特定する情報を送信して、業務プロセス管理用サーバ３にログインする。業務プロセス管理用サーバ３は、ログイン処理により作業者１を特定して、作業者用クライアント２に、例えば、図５の（ａ）に示した、データ情報入力画面５０を送信し、作業者用クライアント２に表示させる。このデータ情報入力画面５０は、作業者１が担当する業務に必要となるデータの情報又は当該業務により作成されるデータの情報を入力し、当該プロジェクトで発生するデータと、当該業務の関連付けを行うための表示画面である。

このデータ情報入力画面５０には、作業者１が担当する業務に関する情報（業務タイトル、業務ＩＤ等）を表示する業務情報表示エリア５１が上部に表示され、作業者１が複数の業務を担当する場合には、業務情報表示エリア５１に複数の業務情報が表示され、作業者１はその中から一つの情報を選択することで、要求情報入力エリア５３の入力又は提供情報入力エリア５６の入力が可能になる。また、業務情報表示エリア５１の下部に表示された業務属性情報５２は、作業者名、あるいは作業グループ名、本業務情報を登録した登録日時等の属性情報である。

本実施形態例においては、作業者１は、自身が担当する業務に必要となるデータに関する情報を検索するために、要求情報入力エリア５３に、データの分類５４や、タイトル／内容５５等の要求するデータを特定するための情報を入力する。また、入力した要求するデータに対して要求度を指定する場合は、図５の（ｂ）に示すように、要求度６４として、たとえば「大」、「中」、「小」や数値、あるいは要求日時、等の情報を入力できる構成に要求情報入力エリア５３を置き換えることもできる。この図５の（ｂ）に示した画面例は、請求項の要求度指定の登録手段により実現される。

作業者１が、図５の（ａ）に示した要求情報入力エリア５３に、要求するデータの情報を入力すると、業務プロセス管理用サーバ３は、ネットワーク７を介してこの情報を受信し、要求データ情報入力部１７の機能により、要求データ情報保持部１３に、その受信した要求データ情報を登録する。ここで、要求データ情報保持部１３に登録されているデータテーブルの例を、図６の（ａ）に示す。図６の（ａ）に示したデータテーブル３０において、データテーブル３０の列は、作業者１が、業務プロセス管理用サーバ３にログインすることで判別されるデータを要求した作業者１を特定する要求者ＩＤ３１、作業者１が業務情報表示エリア５１に表示された業務を選択することで特定される作業者１が担当している業務を特定する業務ＩＤ３２、作業者１が入力した要求データ情報の各レコードに一意に付けられた要求データＩＤ３３、その属性データである分類３４、及びタイトル／内容３５から構成される。以上、説明した過程が、ステップＳ１０１に相当する。

なお、ステップＳ１００において、作業者１が予め、提供データ情報を入力する際にも、図５の（ａ）に示した、データ情報入力画面５０を利用する。ここで、提供情報入力エリア５６は、作業者１が提供するデータの情報を入力するエリアであり、作業者１は、提供するデータの分類５７やタイトル／内容５８等の、提供するデータを特定する情報を入力する。また、入力した提供するデータの情報に対して完成度合いを入力する場合は、図５の（ｃ）に示すように、完成度６５として、たとえば「完成」を１００％とした場合の作業進捗度合いを表す数値、あるいは完成予定日時等の情報を入力できる構成に置き換えることもできる。この図５の（ｃ）に示した画面例は、請求項の進捗度指定の登録手段により実現される。

このステップＳ１００において、作業者１が、図５の（ａ）に示した提供情報入力エリア５６に、提供するデータの情報を入力すると、業務プロセス管理用サーバ３は、ネットワーク７を介してこれを受信し、図３に示した提供データ情報入力部１８の機能により、提供データ情報保持部１４に、入力された提供データ情報を登録する。ここで、提供データ情報保持部１４に登録されているデータテーブルの例を、図６の（ｂ）に示す。図６の（ｂ）に示したデータテーブル３５は、提供データ情報保持部１４に登録されているデータテーブルの例である。データテーブル３５において、テーブルの列は、ステップＳ１０１と同様に、作業者１が業務プロセス管理サーバ３にログインすることで判別されるデータの提供者を特定する提供者ＩＤ３６、作業者１が業務情報表示エリア５１に表示された業務を選択することで特定される作業者１が、担当している業務を特定する業務ＩＤ３７、作業者１が入力した情報により特定される提供データを特定する提供データＩＤ３８、その属性データである分類３９、及びタイトル／内容４０から構成される。

次に、ステップＳ１０１において作業者用クライアント２から、ネットワーク７を介して要求データ情報が入力されると、業務プロセス管理用サーバ３は、図３に示した対応関係検索部１９の機能により、ステップＳ１００によって、予め、入力されていた提供データ情報の各項目と、ステップＳ１０１において入力された要求データ情報の各項目の類似度を算出し、対応関係情報として対応関係情報保持部１５に登録する（ステップＳ１０２）。ここで、類似度の算出方法の例としては、要求データ情報の用語ベクトルと、提供データ情報の用語ベクトルの内積値を用いる方法が利用可能である。

ここで、図５の（ｃ）に示したデータテーブル４１は、対応関係情報保持部１５に登録されているデータテーブルの例である。データテーブル４１において、テーブルの列は、要求データ情報のレコードを特定する要求データＩＤ４２と、それに対応する提供するデータを特定する提供データＩＤ４３と、要求データ情報と提供データ情報の間の類似度４４、及び後記する操作によって当該レコードが作業者１から選択されたことを示す選択フラグ４５から構成される。ここで、類似度４４は数値である。また、選択フラグ４５はデフォルト値がＮＵＬＬであり、ユーザの操作によって当該レコードが選択された場合にＮＵＬＬ以外の任意の値が登録される。

そして、業務プロセス管理用サーバ３は、ステップＳ１０２において、対応関係検索部１９の機能により、対応関係情報として対応関係情報保持部１５に登録すると、対応関係表示部２１において要求−提供データの対応関係を表示する（ステップＳ１０３）。

ここで、図７の（ａ）に、対応関係検索部１９において検索処理（引き当て処理）を行う際に作業者用クライアント２に表示される画面の例を示す。図５の（ａ）に示した要求情報入力エリア５３の一つの行を選択し、「検索」ボタン６０を押下すると、図７の（ａ）に示す引き当て画面５０に画面表示が変化する。この引き当て画面５０の画面右下には、引き当て候補となる提供データ情報を表示する引き当て候補提供情報表示エリア７０が表示されている。引き当て候補提供情報表示エリア７０には、検索処理によって得られた提供データを特定する情報（分類７１、タイトル／内容７２等）が表示される。さらに、作業者が要求データの提供者を予めわかっている場合を考慮して、提供者名、提供者組織名を追加表示してもよい。また、類似度を用いた検索を行う場合には、引き当て候補提供情報表示エリア７０に、図７の（ｂ）に示すように、類似度７６を数値、あるいはバーグラフ等で表示する構成としてもよい。

ここで、要求データ情報と提供データ情報との対応関係が複数あり、ユーザがその中から所望の対応関係を選択する場合（ステップＳ１０４）は、選択された対応関係を対応関係情報保持部１５に反映する。具体的には、データテーブル４１の選択フラグ４５をＮＵＬＬ以外の任意の値を登録する（ステップＳ１０５）。

このとき作業者用クライアント２では、例えば、図７の（ｃ）に示した詳細情報表示エリア７７が現れ、引き当て候補の提供するデータに関する情報（分類、タイトル／内容、提供者、登録日時、完成度、等）が表示される。

また、図４に示した過程を各作業者１が行うことにより、業務プロセス管理サーバ１３のハードディスクドライブに設けられた各保持部には、各業務と各データとの関連に関する情報が集積される。この集積された各業務と各データとの関連に関する情報を用いることで、業務プロセス管理サーバ３は、作業者１が、作業者用クライアント２からアクセスした時に、作業者用クライアント２に、当該作業者１が従事している業務に関連するデータの情報を表示することができる。

ここで、図８の（ａ）は、作業者１が業務プロセス管理用サーバ３にアクセスした時に、作業者用クライアント２に表示される、業務プロセス管理用サーバ３の作成機能１０が作成した要求するデータに関する提供状況を表示する提供情報確認画面８０の例である。また、図８の（ｂ）は、同じく、提供するデータに関する要求状況を表示する要求状況確認画面９０の例である。作業者１が、前記過程により登録した要求するデータに関する提供状況を確認する、図８の（ａ）に示した提供状況確認画面８０は、作業者１が要求するデータの情報（分類８４、タイトル／内容８５、要求度８６等）に関する、提供元の情報（完成度８７、提供者８８、提供者連絡先８９）を含んで表示されている。ここで、提供者連絡先としてはメールアドレスや電話番号等の問い合わせに用いる情報を表示する。なお、この図８の（ａ）に示した画面例は、請求項の進捗度の提示手段により実現され、図８の（ｂ）に示した画面例は請求項の進捗度の提示手段により、実現される。

そして、提供するデータに関する要求状況を確認する、図８の（ｂ）に示した要求状況確認画面９０上には、作業者１が提供するデータ情報（分類９１、タイトル／内容９２、完成度９３等）に関する、要求元の情報（要求度９４、要求者９５、要求者連絡先９６）等が表示されている。ここで、要求者連絡先としてはメールアドレスや電話番号、等の問い合わせに用いる情報を表示する。

また、業務プロセス管理用サーバ３は、集積された各業務と各データの関連に関する情報を用いることで、業務管理者５が、業務管理者用クライアント６から業務プロセス管理用サーバ３にアクセスした時に、業務管理者用クライアント６に、プロジェクトにおける各業務と、各データとの間の関連に基づく業務間のデータのフローを表示することができる。

ここで、図９は、図２に示した業務プロセス管理サーバ３の作成機能１０が作成した当該プロジェクトにおける、業務間のデータのフローを表示するフロー画面１１０の例である。図９に示したフロー画面１１０は、業務間のデータのフローを表示するデータ／ワークフロー表示エリア１１１を含んで表示されている。このデータ／ワークフロー表示エリア１１１上には、業務、あるいは作業者、作業グループをあらわす業務アイコン１１２と、ドキュメントを表すドキュメントアイコン１１３と、数値情報を表す数値情報アイコン１１４とが配置され、これらの間の対応関係が矢印１１５で表示される。このフロ画面の構成は、図２に示す業務プロセス管理用サーバ３の対応関係情報保持部１５に登録された対応関係情報から生成される。さらに、各アイコンを選択して、「詳細情報」ボタン１１６を押下することにより、詳細情報として、図７の（ｃ）に示した詳細情報表示画面７７、図８の（ａ）に示した要求情報確認画面８０、図８の（ｂ）に示した提供情報確認画面９０等が参照できる。なお、図９に示した画面例は、請求項のデータフローの提示手段により実現される。

本実施形態例によると、最初から詳細な業務フローを定義するのではなく、各作業者が業務遂行に必要なデータ、あるいは各作業者が業務遂行の結果の成果物であるデータに着目し、全体業務の中でデータに基づいたワークフローを実現することにより、従来、プロセスモデリングが困難であった非定型業務においても、自由度の高いワークフローの構築が可能となる。

さらに、業務の上流−下流間において、データの要求度や完成度といったパラメータを用いたコラボレーションが実現できる。

［第２実施形態例］
次に、図１０は、図３に示した、データの情報に基づく業務プロセス管理サーバ３の対応関係検索部１９の検索精度の向上を実現する機能ブロックの例である。本実施形態例は、第１実施形態例の構成に合わせて、業務用語データベース２０を含んで構成される。ここで業務用語データベース２０とは、あらかじめ業務で使用される用語、たとえば、業務種別、業務名称、組織名称、ドキュメント種別（分類）、ドキュメント名称、データ種別（分類）、データ名称等を、階層構造をもつ業務用語データベースとして登録したものである。また、正式名の他に別名や略号がある場合は、それらを関連付けて業務用語データベース２０に登録しておく。

要求データ情報入力部１７は、情報入力時に業務用語データベース２０を参照し、登録用語の中から選択された用語をインデックスに用いるか、あるいは入力された要求データ情報からの用語切り出しの際の形態素解析処理に用い、その結果を要求データ情報として要求データ情報保持部１０に登録する。また、提供データ情報入力部１８も同様に、情報入力時に業務用語データベース２０を参照し、登録用語の中から選択された用語をインデックスに用いるか、あるいは入力された提供データ情報からの用語の切り出しの際の形態素解析処理に用い、その結果を提供データ情報として提供データ情報保持部１４に登録する。これにより、第１実施形態例の検索において、用語の揺れや別名等で検索できないといった問題が解消され、検索精度が大幅に向上する。なお、第２実施形態例におけるデータテーブルの構造や、検索過程については、第１実施形態例と同様であるため、説明を省略する。なお、業務用語データベースは、請求項の用語保持手段に相当する。

以上説明した本発明は、様々に変更して実施することができる。例えば、本実施例の業務プロセス管理システムと公知のドキュメント管理システムを組み合わせて実施することも可能である。したがって、本発明は前記説明した実施の形態に限定されるものではない。

業務プロセス管理システムの構成図である。 業務プロセス管理用サーバの内部構成を表す図である。 データの情報に基づく業務プロセス管理支援を実現するための機能ブロック図である。 対応関係情報を生成するまでの処理の流れを表すフロー図である。 （ａ）要求データ情報入力部、および提供データ入力部の入力画面、 （ｂ）要求度を入力できる要求情報入力エリア、 （ｃ）完成度を入力できる供情報入力エリアを表す図である。 （ａ）要求データ、（ｂ）提供データ、（ｃ）対応関係のデータベースのデータテーブル構造を表す図である。 （ａ）要求情報に基づく検索（引き当て）処理の画面、（ｂ）類似度を確認できる候補提供情報表示エリア、（ｃ）詳細情報表示画面である。 （ａ）要求するデータのドキュメントに関する提供状況を表示する画面、および（ｂ）提供するデータやドキュメントに関する要求状況を表示する画面である。 業務全体の業務、およびデータのフローを表示する画面である。 対応関係検索部１６の検索精度の向上を実現する機能ブロック図である。

符号の説明

１ 作業者
２ 作業者用クライアント
３ 業務プロセス管理用サーバ
５ 業務管理者
６ 作業者用クライアント
７ ネットワーク
８ 情報処理部
１３ 要求データ情報保持部
１４ 提供データ情報保持部
１５ 対応関係情報保持部
１６ 通信制御部
１７ 要求データ情報入力部
１８ 提供データ情報入力部
１９ 対応関係検索部
２０ 業務用語データベース
２１ 対応関係表示部
３０ データテーブル（要求データ）
３５ データテーブル（提供データ）
４１ データテーブル（対応関係）
５０ データ情報入力画面
５３ 要求情報入力エリア
５６ 提供情報入力エリア
７０ 引き当て候補提供情報表示エリア
７７ 詳細情報表示画面
８０ 要求情報確認画面
９０ 提供情報確認画面
１１０ ワークフロー表示画面

Claims (12)

1. 複数の作業者間、作業グループ間において、業務で用いるデータをやりとりして進行する業務を、コンピュータを用いて支援する業務プロセス管理方法であって、
   （ａ）前記データを作成するために必要な情報を定義して、前記コンピュータの記憶装置に設けられた保持手段に登録するステップと、
   （ｂ）前記データ自身に関する情報を定義して、前記保持手段に登録するステップと、
   （ｃ）前記ステップ（ａ）及び前記ステップ（ｂ）で登録された情報を関連付ける情報を定義して、前記保持手段に登録するステップと、
   （ｄ）前記関連付ける情報に基づいて前記保持手段に登録された情報の対応関係を、前記コンピュータの表示手段から表示するステップと、
   を含むことを特徴とする業務プロセス管理方法。
2. 前記ステップ（ｃ）は、
   前記ステップ（ａ）及び前記ステップ（ｂ）において、前記保持手段に登録された情報を検索し、類似度を計算して、前記保持手段に登録すること、
   を特徴とする請求項１に記載の業務プロセス管理方法。
3. 前記ステップ（ｃ）は、
   前記ステップ（ａ）及び前記ステップ（ｂ）において前記保持手段に登録された情報の中の、定義者名、当該定義者が所属する組織名、及び定義日時の中の少なくとも１つの属性情報を用いて、前記保持手段に登録された情報を関連付ける情報を作成して、その作成した情報を前記保持手段に登録すること、
   を特徴とする請求項２に記載の業務プロセス管理方法。
4. 前記ステップ（ｄ）は、
   前記ステップ（ａ）で登録された情報と、前記ステップ（ｂ）で登録された情報と、前記ステップ（ｃ）で登録された情報とを業務全体で集計して、前記コンピュータの表示手段にフロー形式で表示すること、
   を特徴とする請求項３に記載の業務プロセス管理方法。
5. 前記ステップ（ａ）は、
   前記コンピュータの入力装置から入力された、各作業者、各作業グループが要求するデータに関する要求度についての情報と、要求日時に関する要求度についての情報とを前記保持手段に登録するステップをさらに含み、
   前記ステップ（ｄ）は、
   これらの要求度についての情報を、前記ステップ（ａ）で登録された情報によって関連付けられた、当該業務の上流業務のデータを作成する作業者及び作業グループに対して、前記表示手段から表示すること、
   を特徴とする請求項４に記載の業務プロセス管理方法。
6. 前記ステップ（ｂ）は、
   前記入力装置から入力されたデータの作成に関する進捗度についての情報と、完成予定日時に関する進捗度についての情報とを前記保持手段に登録するステップをさらに含み、
   前記ステップ（ｄ）は、
   これらの進捗度についての情報を集計して、前記ステップ（ｂ）で登録された情報と関連付けられた当該業務の下流業務の作業者、作業グループに対して、前記進捗度についての情報を、前記表示手段から表示すること、
   を特徴とする請求項５に記載の業務プロセス管理方法。
7. 前記ステップ（ａ）及び前記ステップ（ｂ）において、情報を定義する際に、前記業務で用いる用語を保持した、前記コンピュータの記憶装置に設けられた用語保持手段を用いて形態素解析処理すること、
   を特徴とする請求項１に記載の業務プロセス管理方法。
8. ネットワークで接続された複数の作業者又は複数の作業グループの端末装置の間で、業務で用いるデータをやりとりして進行する業務を支援する業務プロセス管理を、前記端末装置と前記ネットワークを介して接続されるサーバ用コンピュータに実行させる業務プロセス管理プログラムであって、
   前記サーバ用コンピュータを、
   前記端末装置に、前記データを作成する際に要求される情報を定義するための表示画面を送信することで、前記端末装置から返信された、前記表示画面に基づいて定義された前記データを作成する際に要求される情報を受信して、前記サーバ用コンピュータの記憶装置に設けられた保持手段に登録する要求情報定義の登録手段、
   前記端末装置に、前記データ自身に関する情報を定義するための表示画面を送信することで、前記端末装置から返信された、前記表示画面に基づいて定義された前記データ自身の情報を受信して、前記保持手段に登録する提供情報定義の登録手段、
   前記保持手段に登録された、前記要求情報定義の情報と、前記提供情報定義の情報とを関連付ける情報を定義して、前記保持手段に登録する関連情報定義の登録手段、
   前記関連情報定義の情報に基づいて前記保持手段に登録された情報の対応関係を、前記端末装置の表示装置に表示画面として表示するように画面構成する画面構成の作成手段、
   として機能させることを特徴とする業務プロセス管理プログラム。
9. 前記端末装置から受信した、各作業者、各作業グループが要求する前記データに関する要求度についての情報と、要求日時に関する要求度についての情報とを前記保持手段に登録する要求度指定の登録手段、
   前記要求度についての情報を、前記要求情報定義の情報によって関連付けられた前記データを作成する当該業務の上流業務の作業者及び作業グループに対して、前記画面構成の作成手段によって、前記端末装置に表示画面として表示する要求度の提示手段、
   をさらに含むことを特徴とする請求項８に記載の業務プロセス管理プログラム。
10. 前記端末装置から受信した、各作業者、各作業グループが作成する前記データの進捗度についての情報と、前記データの完成予定日時に関する進捗度についての情報とを前記保持手段に登録する進捗度指定の登録手段、
    これらの進捗度についての情報を、前記提供情報定義の情報によって関連付けられた前記データを参照する当該業務の下流業務の作業者、作業グループに対して、前記画面構成の作成手段によって、前記端末装置に表示画面として表示する進捗度の提示手段、
    をさらに含むことを特徴とする請求項９に記載の業務プロセス管理プログラム。
11. 前記保持手段に登録された、前記要求情報定義の情報と、前記提供情報定義の情報と、前記対応関係定義の情報とを業務全体で集計して、前記端末装置の表示装置に、前記画面構成作成手段によって、フロー形式の表示画面として表示するデータフローの提示手段、
    をさらに含むことを特徴とする請求項１０に記載の業務プロセス管理プログラム。
12. 前記要求情報定義及び前記提供情報定義の情報を登録する際に、前記業務で用いる用語を保持した、前記コンピュータの記憶装置に設けられた用語保持手段を用いて形態素解析処理を行って登録するようにしたこと、
    を特徴とする請求項８に記載の業務プロセス管理プログラム。

Images