TWI826760B - 具自動化售後服務的文件處理系統及其資訊處理方法 - Google Patents

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Abstract

本發明係一種具自動化售後服務的文件處理系統，主要係令使用者的一行動裝置與廠商提供一遠端的伺服器分別與網路連結，且一文件處理裝置顯示一圖碼資訊，該圖碼資訊具有一連結資訊以及該文件處理裝置的一裝置狀態資訊。使用者可持該行動裝置擷取該圖碼資訊，以根據該圖碼資訊得到該連結資訊和該裝置狀態資訊，並透過該行動裝置將該裝置狀態資訊及該行動裝置的一使用者聯絡資訊發送至該遠端的伺服器，藉此，使用者透過即時有效率的網路傳輸技術，且具名聯絡並快速通報廠商，達到提升使用文件處理系統的方便性及效率的目的。

Description

具自動化售後服務的文件處理系統及其資訊處理方法
本發明係有關於一種文件處理系統，尤指一種具自動化售後服務的文件處理系統及其資訊處理方法。
一般來說，公司、學校、公家機關等空間通常都會設置多個文件處理裝置，用來進行掃描、列印或裝訂等文件處理，該等文件處理裝置亦可與網路連結，以便透過網路來傳遞文件。
當設備使用一段時間後，難免會遇到零件損壞、耗材用盡等需維修之問題，而目前處理該等文件處理裝置的維修方式包括使用者通報檢修、網路通報廠商、廠商定期檢查等。
然而，使用者通常待文件處理裝置失去功能時才通報，且通報後需等待廠商排程檢修，對於需要立即回復功能的使用者來說造成困擾，又若採用網路通報廠商之方式，文件處理裝置必須與遠端保持連線，於資訊安全上較具有風險性，而且許多機關之文件處理裝置僅與區網或內網連線，不與公共網路連線，更無法使用網路通報廠商之方式來報修，再者，廠商定期檢查的週期較長，提前更新硬體又增加不必要的支出，因此即便有定期檢查仍會有臨時狀況，亦沒有效率。因此，如何改善上述問題，確實有待進一步提出改良方案之必要性。
有鑑於上述現有技術之不足，本發明的主要目的在於提供一具自動化售後服務的文件處理系統及其資訊處理方法，其利用網路傳輸技術即時連線至遠端，以快速通報文件處理系統的相關資訊及狀態，供遠端之廠商或相關業者做出相應判斷及反應，藉此提升使用者使用文件處理系統的方便性、安全性及效率。
為達成上述目的所採取的主要技術手段係令前述具自動化售後服務的文件處理系統之資訊處理方法，該方法係執行於一行動裝置，該方法包括以下步驟： 取得一圖碼資訊； 根據該圖碼資訊得到一連結資訊和一裝置狀態資訊；以及 透過該連結資訊登入一遠端，並將該裝置狀態資訊及一使用者聯絡資訊發送至該遠端。
由上述步驟，該使用者持該行動裝置取得該圖碼資訊後，可解析該圖碼資訊得到該連結資訊以及該裝置狀態資訊，再透過該連結資訊登入該遠端，並將該裝置狀態資訊及該使用者的該使用者聯絡資訊發送至該遠端，藉此，可藉由該行動裝置快速通報該文件處理系統的相關資訊及狀態，供遠端之廠商或相關業者做出相應判斷及反應，以達到兼顧安全性並提升使用方便性及效率的目的。
為達成上述目的所採取的又一主要技術手段係令前述具自動化售後服務的文件處理系統包括： 一遠端的伺服器，係與網路連結； 一文件處理裝置，具有一顯示模組，透過該顯示模組提供一圖碼資訊，該圖碼資訊具有一連結資訊以及一裝置狀態資訊； 一行動裝置，係透過網路與該遠端的伺服器連結； 其中，該行動裝置係擷取該文件處理裝置提供的圖碼資訊，並根據該圖碼資訊得到該連結資訊和該裝置狀態資訊；該行動裝置透過該連結資訊登入該遠端的伺服器，並將該裝置狀態資訊及一使用者聯絡資訊發送至該遠端的伺服器。
由上述構造，該文件處理裝置用以提供具有該連結資訊以及該裝置狀態資訊的該圖碼資訊，使該使用者可持該行動裝置擷取該圖碼資訊，且透過該圖碼資訊得到該連結資訊和該裝置狀態資訊，該行動裝置再透過該連結資訊登入該遠端的伺服器，並將該裝置狀態資訊及該使用者一使用者聯絡資訊發送至該遠端的伺服器，藉此，可藉由該行動裝置快速通報該文件處理系統的相關資訊及狀態，供遠端之廠商或相關業者做出相應判斷及反應，以達到兼顧安全性並提升使用方便性及效率的目的。
關於本發明之文件處理系統的較佳實施例，請參考圖1所示，該文件處理系統1包括一文件處理裝置10、一遠端的伺服器20及一使用者的行動裝置30，該文件處理裝置10用以與該行動裝置30交換資訊，且該行動裝置30透過一網路40與該伺服器20通訊連接。
該文件處理裝置10用以提供一圖碼資訊，該圖碼資訊具有一連結資訊以及一裝置狀態資訊。該行動裝置30用以擷取該文件處理裝置10提供的該圖碼資訊，並根據該圖碼資訊得到該連結資訊以及該裝置狀態資訊，藉此，該行動裝置30可透過該連結資訊經由該網路40登入該遠端的伺服器20，並將該裝置狀態資訊及該使用者的一使用者聯絡資訊透過該網路40發送至該遠端的伺服器20，以在該文件處理裝置10不與公共網路連線的情況下，即時傳送該文件處理裝置10的狀態至該遠端的伺服器20，使該文件處理裝置10之廠商可藉由傳送至該遠端的伺服器20的該裝置狀態資訊即時掌握該文件處理裝置10之狀態，並以該使用者聯絡資訊與該使用者連繫以快速提供維修服務，提升使用該文件處理系統1的方便性及效率。
在一較佳實施例中，該廠商接收到該裝置狀態資訊及該使用者聯絡資訊後，可根據該裝置狀態資訊，主動提供一建議資料供使用者參考。進一步的，該廠商透過該使用者聯絡資訊，主動發送信息至該行動裝置30，以提供以快速排解該文件處理裝置10之故障狀態，提升該使用者使用該文件處理系統1的方便性。
在一實施例中，該信息可透過該遠端的伺服器20、一電信網路及/或一電子郵件等方式發送至該行動裝置30，且本申請不以此為限。
在本實施例中，該圖碼資訊可以二維條碼來實現，例如為快速響應矩陣圖碼(Quick Response Code, QR-Code)、資料矩陣(DataMatrix)或Aztec碼(Aztec Code)等，且本申請不以此為限。
在本實施例中，該連結資訊為一網址資訊(例如URL)，且網址資訊與該遠端的伺服器20相關聯。
在本實施例中，該裝置狀態資訊包括一基本資訊(如該文件處理裝置10的型號、使用時間、當前作業之頁數等)以及一錯誤代碼資訊(Error Code)，且本申請不以此為限。
在本實施例中，該使用者聯絡資訊可包括一使用者姓名、一使用者連絡電話以及一電子郵件地址等，且本申請不以此為限。
在本實施例中，該遠端的伺服器20例如為一即時通訊軟體之伺服器或該廠商的廠商伺服器，且本申請不以此為限，藉此，使用者可透過該即時通訊軟體或該廠商伺服器，快速反應該文件處理裝置10的該裝置狀態資訊，提升使用該文件處理系統1的方便性以及效率。
在本實施例中，該文件處理裝置10可以一掃描器、一事務機或一印表機來實現，且本申請不以此為限。
在本實施例中，該行動裝置30可以一智慧型手機、一平板電腦或一可攜式電子設備來實現，且本申請不以此為限。
進一步地，為了具體說明該文件處理裝置10的具體架構，請參考圖2所示，該文件處理裝置10至少包括一處理模組11、至少一感測器模組12、一資料庫13、一記憶模組14以及一顯示模組15，其中，該處理模組11與該至少一感測器模組12、該資料庫13、該記憶模組14以及該顯示模組15電性連接。
該至少一感測器模組12係用以偵測該文件處理裝置10各部件之狀態，並將感測結果傳送至該處理模組11。舉例來說，該至少一感測器模組12可由進紙感應器、畫質調整感應器、溫度感測器、紙張用盡感測器、間距感測器、感光鼓感測器、掃描影像感測器等適用於該文件處理裝置10之感測器來實現，且本申請不以此為限。
該記憶模組14用以至少儲存一圖碼產生程式141，該圖碼產生程式141用以根據前述之該連結資訊以及該裝置狀態資訊產生對應之該圖碼資訊。
該顯示模組15用以顯示該圖碼資訊，使該行動裝置30可以藉由掃描該顯示模組15顯示的該圖碼資訊來得到該連結資訊以及該裝置狀態資訊。
該資料庫13用以儲存該連結資訊、該文件處理裝置10之基本資訊、該等感測結果所對應之錯誤代碼資訊(Error Code)等，使該處理模組11可根據該等感測結果於該資料庫13中查找所需之資訊。
該處理模組11用以接收該等感測結果，根據該等感測結果產生該裝置狀態資訊，並讀取儲存於該資料庫13的該連結資訊，且執行該圖碼產生程式141，使該圖碼產生程式141根據該連結資訊以及該裝置狀態資訊產生對應之該圖碼資訊，且使該顯示模組15顯示該圖碼資訊。
在一實施例中，該裝置狀態資訊例如包括該文件處理裝置10之基本資訊，以及包括該等感測結果或該等感測結果所對應之錯誤代碼資訊，且本申請不以此為限制。
在本實施例中，該處理模組11可由一中央處理器(CPU)來實現。
在本實施例中，該資料庫13以及該記憶模組14可由硬碟、記憶卡及/或記憶體等實現。
在本實施例中，該顯示模組15可以一螢幕或一觸控顯示器來實現。
因此，本申請之該文件處理裝置10，可根據該等感測結果產生該裝置狀態資訊，並根據該裝置狀態資訊以及該連結資訊產生並顯示對應之該圖碼資訊，使該行動裝置30可藉由解析/讀取該圖碼資訊來得到用以通報該廠商的該裝置狀態資訊以及該連結資訊，達到提升使用該文件處理系統1的方便性以及效率之目的。
由本申請的上述較佳實施例及所描述的內容，可進一步歸納出一文件處理系統的資訊處理方法，主要係令上述該文件處理裝置10與該行動裝置30交換資訊，且該行動裝置30透過該網路40與該遠端的伺服器20通訊連接，該方法並執行於該行動裝置30，請參閱圖3所示，該方法包括以下步驟： 取得一圖碼資訊(S310)；於本較佳實施例中，該行動裝置30可藉由掃描/拍攝的方式取得該文件處理裝置10顯示的該圖碼資訊； 根據該圖碼資訊得到一連結資訊以及一裝置狀態資訊(S330)；於本較佳實施例中，該行動裝置30可透過解析該圖碼資訊得到該連結資訊以及該裝置狀態資訊； 透過該連結資訊登入一遠端，並將該裝置狀態資訊及一使用者聯絡資訊發送至該遠端(S350)；於本較佳實施例中，該行動裝置30藉由執行該連結資訊登入該遠端的伺服器20，且將該裝置狀態資訊及該使用者聯絡資訊發送至該遠端。
於一較佳實施例中，該行動裝置30藉由執行該連結資訊登入一即時通訊軟體，並建立參與者為使用者以及廠商的一聊天視窗，且自動將該裝置狀態資訊發送至該聊天視窗，且該使用者以該行動裝置30輸入該使用者聯絡資訊，且將該使用者聯絡資訊發送至該聊天視窗，藉此，快速回報該文件處理裝置10的該裝置狀態資訊，使廠商可立即進行對應之處置，提升該使用者使用該文件處理系統1的方便性以及效率。
於本較佳實施例中，該方法進一步包括以下步驟： 接收來自該遠端的建議資料(S370)；該遠端根據該裝置狀態資訊，提供一建議資料供參考。進一步的，該遠端透過該使用者聯絡資訊，主動發送信息至該行動裝置，以提供該建議資料供參考。
進一步的，為要說明本較佳實施例中該文件處理裝置10提供該圖碼資訊的方式，如圖5所示，該方法更包括以下步驟： 接收至少一感測結果(S510)；該文件處理裝置10的該處理模組11接收該至少一感測器模組12所傳送之感測結果； 取得一連結資訊以及一裝置狀態資訊(S530)；該處理模組11根據該等感測結果產生該裝置狀態資訊，並讀取儲存於該資料庫13的該連結資訊； 產生並顯示一圖碼資訊(S550)；該處理模組11執行儲存於該記憶模組14的該圖碼產生程式141，使該圖碼產生程式141根據該連結資訊以及該裝置狀態資訊產生該圖碼資訊，並使該文件處理裝置10的顯示模組15顯示該圖碼資訊。
因此，本申請透過使該文件處理裝置10顯示包括該連結資訊以及該裝置狀態資訊的圖碼資訊，該使用者可以該行動裝置30取得該圖碼資訊並解析該圖碼資訊，以得到該連結資訊以及該裝置狀態資訊，並透過該連結資訊與一遠端的伺服器20以該網路40通訊連接，以將該文件處理裝置10的該裝置狀態資訊以及該使用者的使用者聯絡資訊即時傳送至遠端的伺服器20，藉此，該文件處理裝置10無須與公共網路連線，廠商仍可即時的得到該文件處理裝置10的該裝置狀態資訊，並根據該裝置狀態資訊快速且準確的判斷該文件處理裝置10所需的處置，同時藉由該使用者所提供的該使用者聯絡資訊即時的與該使用者聯繫，達到兼顧安全性並提升該使用者使用該文件處理系統1的方便性及效率的目的。
1:文件處理系統 10:文件處理裝置 11:處理模組 12:感測器模組 13:資料庫 14:記憶模組 141:圖碼產生程式 15:顯示模組 20:伺服器 30:行動裝置 40:網路 S310、S330、S350、S370、S510、S530、S550:步驟
圖1為本發明之文件處理系統的較佳實施例之示意圖； 圖2為本發明之文件處理裝置的較佳實施例之示意圖；圖3為本發明之文件處理系統的資訊處理方法之步驟流程示意圖；圖4為本發明之文件處理系統的資訊處理方法之又一步驟流程示意圖；以及圖5為本發明之文件處理系統的資訊處理方法之另一步驟流程示意圖。
1:文件處理系統
10:文件處理裝置
20:伺服器
30:行動裝置
40:網路

Claims (16)

  1. 一種具自動化售後服務的文件處理系統的資訊處理方法，該方法係執行於一行動裝置，該方法包括以下步驟：取得一圖碼資訊，該圖碼資訊由一文件處理裝置產生，該文件處理裝置不與公共網路連線；根據該圖碼資訊得到一連結資訊和一裝置狀態資訊；以及透過該連結資訊登入一即時通訊軟體以建立一聊天視窗，並自動地將該裝置狀態資訊及一使用者聯絡資訊發送至該聊天視窗，其中，該聊天視窗的參與者包括該行動裝置的使用者以及該文件處理裝置的廠商。
  2. 如請求項1所述之資訊處理方法，其中，該根據該圖碼資訊得到一連結資訊和一裝置狀態資訊之步驟更包括：解析該圖碼資訊取得該連結資訊、該裝置狀態資訊。
  3. 如請求項1所述之資訊處理方法，其中，該方法更包括：接收來自一遠端的一建議資料。
  4. 如請求項1所述之資訊處理方法，該方法係執行於一文件處理裝置，該方法包括以下步驟：接收至少一感測結果；取得該連結資訊以及該裝置狀態資訊；以及產生並顯示該圖碼資訊。
  5. 如請求項1所述之資訊處理方法，其中，該圖碼資訊包括一快速響應矩陣圖碼，該連結資訊包括一網址資訊，該裝置狀態資訊包括一文件處理裝置的一基本資訊以及一錯誤代碼資訊。
  6. 如請求項1所述之資訊處理方法，其中，該使用者聯絡資訊包括一使用者姓名、一使用者連絡電話以及一電子郵件地址。
  7. 如請求項3所述之資訊處理方法，其中，該遠端包括該即時通訊軟體之伺服器以及一廠商伺服器。
  8. 一種具自動化售後服務的文件處理系統，其包括：一遠端的伺服器，係與網路連結，該遠端的伺服器包括一即時通訊軟體之伺服器；一文件處理裝置，具有一顯示模組，透過該顯示模組提供一圖碼資訊，該圖碼資訊具有一連結資訊和一裝置狀態資訊，該文件處理裝置不與公共網路連線；一行動裝置，係透過網路與該遠端的伺服器連結；其中，該行動裝置係擷取該文件處理裝置提供的該圖碼資訊，並根據該圖碼資訊得到該連結資訊和該裝置狀態資訊；該行動裝置透過該連結資訊登入該遠端的伺服器以建立一聊天視窗，並自動地將該裝置狀態資訊及一使用者聯絡資訊發送至該聊天視窗，其中，該聊天視窗的參與者包括該行動裝置的使用者以及該文件處理裝置的廠商。
  9. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該遠端的伺服器更包括一廠商伺服器。
  10. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該圖碼資訊包括一二維條碼。
  11. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該連結資訊包括一網址資訊。
  12. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該裝置狀態資訊包括該文件處理裝置的一基本資訊以及一錯誤代碼資訊。
  13. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該使用者聯絡資訊包括一使用者姓名、一使用者連絡電話以及一電子郵件地址。
  14. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該文件處理裝置為一掃描器、一事務機以及一印表機。
  15. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該行動裝置包括一智慧型手機、一平板電腦或一可攜式電子設備。
  16. 如請求項8所述之文件處理系統，其中，該顯示模組包括一螢幕或一觸控顯示器。
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