CN114173017B - 文件处理系统及其信息处理方法 - Google Patents

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Abstract

本发明是一种具有自动化售后服务功能的文件处理系统，主要是使用户的行动装置与厂商提供远程的服务器分别与网络连接，且文件处理装置显示图码信息，图码信息具有连接信息以及文件处理装置的装置状态信息。用户可以持行动装置撷取图码信息，根据图码信息得到连接信息和装置状态信息，并通过行动装置将装置状态信息及行动装置的用户联络信息发送至远程的服务器，由此，使用者通过实时有效的网络传输技术，且署名联络并快速通报厂商，达到提升使用文件处理系统的方便性及效率的目的。

Description

文件处理系统及其信息处理方法
技术领域
本发明属于文件处理系统技术领域，特别涉及一种具有自动化售后服务功能的文件处理系统及其信息处理方法。
背景技术
一般来说，公司、学校、公家机关等空间通常都会设置多个文件处理装置，用来进行扫描、打印或装订等文件处理，多个文件处理装置也可以与网络连接，以便通过网络来传递文件。
当设备使用一段时间后，难免会遇到零件损坏、耗材用尽等需要维修的问题，而目前处理文件处理装置的维修方式包括用户通报检修、网络通报厂商、厂商定期检查等。
然而，用户通常是文件处理装置失去功能时才通报，且通报后需等待厂商排程检修，对于需要立即恢复功能的用户来说造成困扰，如果采用网络通报厂商的方式，文件处理装置必须与远程保持联机，在信息安全上具有风险性，而且许多机关的文件处理装置仅与区域网或内网联机，不与公共网络联机，更无法使用网络通报厂商的方式来报修，再者，厂商定期检查的周期较长，提前更新硬件又会增加不必要的支出，因此即便有定期检查仍会有临时状况，也没有效率。因此，如何改善上述问题，确实有需要进一步提出改良方案的必要性。
发明内容
根据上述现有技术的不足，本发明的主要目的在于提供一种具有自动化售后服务功能的文件处理系统及其信息处理方法，其利用网络传输技术实时联机至远程，以快速通报文件处理系统的相关信息及状态，供远程的厂商或相关从业者做出相应判断及反应，由此提升用户使用文件处理系统的方便性、安全性及效率。
为了达到上述目的所采取的主要技术手段是上述具有自动化售后服务功能的文件处理系统的信息处理方法，该方法由行动装置执行，该方法包括以下步骤：
取得图码信息；
根据图码信息得到连接信息和装置状态信息；以及
通过连接信息登入远程，并将装置状态信息及用户联络信息发送至远程。
由上述步骤，用户持行动装置取得图码信息后，可解析图码信息得到连接信息以及装置状态信息，再通过连接信息登入远程，并将装置状态信息及用户的用户联络信息发送至远程，由此，可通过行动装置快速通报文件处理系统的相关信息及状态，供远程的厂商或相关从业者做出相应判断及反应，以达到兼顾安全性并提升使用方便性及效率的目的。
为了达到上述目的所采取的另一主要技术手段是上述具有自动化售后服务功能的文件处理系统包括：
远程的服务器，与网络连接；
文件处理装置，具有显示模块，通过显示模块提供图码信息，图码信息具有连接信息以及装置状态信息；
行动装置，通过网络与远程的服务器连结；
其中，行动装置撷取文件处理装置提供的图码信息，并根据图码信息得到连接信息和装置状态信息；行动装置通过连接信息登入远程的服务器，并将装置状态信息及用户联络信息发送至远程的服务器。
由上述结构，文件处理装置用来提供具有连接信息以及装置状态信息的图码信息，使用户可以持行动装置撷取图码信息，且通过图码信息得到连接信息和装置状态信息，行动装置再通过连接信息登入远程的服务器，并将装置状态信息及用户的用户联络信息发送至远程的服务器，由此，可通过行动装置快速通报文件处理系统的相关信息及状态，供远程的厂商或相关从业者做出相应判断及反应，以达到兼顾安全性并提升使用方便性及效率的目的。
附图说明
下面将结合附图对本发明的具体实施方式作进一步详细说明。
图1为本发明的文件处理系统的一种较佳实施例的示意图；
图2为本发明的文件处理装置的一种较佳实施例的示意图；
图3为本发明的文件处理系统的信息处理方法的一种步骤流程示意图；
图4为本发明的文件处理系统的信息处理方法的另一种步骤流程示意图；
图5为本发明的文件处理系统的信息处理方法的第三种步骤流程示意图。
附图标号说明：
1：文件处理系统；
10：文件处理装置；
11：处理模块；
12：传感器模块；
13：数据库；
14：记忆模块；
141：图码产生程序；
15：显示模块；
20：服务器；
30：行动装置；
40：网络；
S310、S330、S350、S370、S510、S530、S550：步骤。
具体实施方式
关于本发明的文件处理系统的较佳实施例，请参考图1所示，文件处理系统1包括文件处理装置10、远程的服务器20及用户的行动装置30，文件处理装置10用来与行动装置30交换信息，且行动装置30通过网络40与服务器20通讯连接。
文件处理装置10用来提供图码信息，图码信息具有连接信息以及装置状态信息。行动装置30用来撷取文件处理装置10提供的图码信息，并根据图码信息得到连接信息以及装置状态信息，由此，行动装置30可以通过连接信息经由网络40登入远程的服务器20，并将装置状态信息及用户的用户联络信息通过网络40发送至远程的服务器20，以在文件处理装置10不与公共网络联机的情况下，实时传送文件处理装置10的状态至远程的服务器20，使文件处理装置10的厂商可通过传送至远程的服务器20的装置状态信息实时掌握文件处理装置10的状态，并以用户联络信息与用户联系以快速提供维修服务，提升使用文件处理系统1的方便性及效率。
在一较佳实施例中，厂商接收到装置状态信息及用户联络信息后，可根据装置状态信息，主动提供建议数据供用户参考。进一步的，厂商通过用户联络信息，主动发送信息至行动装置30，以提供建议数据供用户参考。由此，使用者可快速取得维修服务的相关信息，以快速排解文件处理装置10的故障状态，提升用户使用文件处理系统1的方便性。
在一个实施例中，信息可通过远程的服务器20、电信网络及/或电子邮件等方式发送至行动装置30，本申请对此不作限制。
在本实施例中，图码信息可以二维条形码来实现，例如为快速响应矩阵图码(Quick Response Code,QR-Code)、数据矩阵(DataMatrix)或Aztec码(Aztec Code)等，本申请对此不做限制。
在本实施例中，连接信息为网址信息(例如URL)，且网址信息与远程的服务器20相关联。
在本实施例中，装置状态信息包括基本信息(如文件处理装置10的型号、使用时间、当前作业的页数等)以及错误代码信息(Error Code)，本申请对此不作限制。
在本实施例中，用户联络信息可包括用户姓名、用户连络电话以及电子邮件地址等，本申请对此不做限制。
在本实施例中，远程的服务器20例如为实时通讯软件的服务器或厂商的厂商服务器，本申请对此不做限制，由此，用户可以通过实时通讯软件或厂商服务器，快速反应文件处理装置10的装置状态信息，提升使用文件处理系统1的方便性以及效率。
在本实施例中，文件处理装置10可以以扫描仪、事务机或打印机来实现，本申请对此不做限制。
在本实施例中，行动装置30可以以智能手机、平板计算机或可携式电子设备来实现，本申请对此不做限制。
进一步地，为了具体说明文件处理装置10的具体结构，请参考图2所示，文件处理装置10至少包括一个处理模块11、至少一个传感器模块12、数据库13、记忆模块14以及显示模块15，其中，处理模块11与至少一个传感器模块12、数据库13、记忆模块14以及显示模块15电性连接。
至少一个传感器模块12用来感测文件处理装置10各部件的状态，并将感测结果传送至处理模块11。举例来说，至少一个传感器模块12可由进纸传感器、画质调整传感器、温度传感器、纸张用尽传感器、间距传感器、感光鼓传感器、扫描影像传感器等适用于文件处理装置10的传感器来实现，本申请对此不做限制。
记忆模块14用来至少储存图码产生程序141，图码产生程序141用来根据上述的连接信息以及装置状态信息产生对应的图码信息。
显示模块15用来显示图码信息，使行动装置30可以通过扫描显示模块15显示的图码信息来得到连接信息以及装置状态信息。
数据库13用来储存连接信息、文件处理装置10的基本信息、感测结果所对应的错误代码信息(Error Code)等，使处理模块11可根据感测结果在数据库13中查找所需要的信息。
处理模块11用来接收感测结果，根据感测结果产生装置状态信息，并读取储存于数据库13的连接信息，且执行图码产生程序141，使图码产生程序141根据连接信息以及装置状态信息产生对应的图码信息，且使显示模块15显示图码信息。
在一实施例中，装置状态信息例如包括文件处理装置10的基本信息，以及包括感测结果或感测结果所对应的错误代码信息，本申请对此不作限制。
在本实施例中，处理模块11可由中央处理器(CPU)来实现。
在本实施例中，数据库13以及记忆模块14可由硬盘、记忆卡及/或内存等实现。
在本实施例中，显示模块15可以屏幕或触控显示器来实现。
因此，本申请的文件处理装置10，可根据感测结果产生装置状态信息，并根据装置状态信息以及连接信息产生并显示对应的图码信息，使行动装置30可通过解析/读取图码信息来得到用以通报厂商的装置状态信息以及连接信息，达到提升使用文件处理系统1的方便性以及效率的目的。
由本申请的上述较佳实施例及所描述的内容，可进一步归纳出文件处理系统的信息处理方法，主要是使上述文件处理装置10与行动装置30交换信息，且行动装置30通过网络40与远程的服务器20通讯连接，该方法由行动装置30执行，请参考图3所示，该方法包括以下步骤：
取得图码信息(S310)；在本较佳实施例中，行动装置30可通过扫描/拍摄的方式取得文件处理装置10显示的图码信息；
根据图码信息得到连接信息以及装置状态信息(S330)；在本较佳实施例中，行动装置30可以通过解析图码信息得到连接信息以及装置状态信息；
通过连接信息登入远程，并将装置状态信息及用户联络信息发送至远程(S350)；在本较佳实施例中，通过行动装置30执行连接信息登入远程的服务器20，且将装置状态信息及用户联络信息发送至远程。
在一较佳实施例中，通过行动装置30执行连接信息登入实时通讯软件，并生成参与者为使用者以及厂商的聊天窗口，且自动将装置状态信息发送至聊天窗口，且用户用行动装置30输入用户联络信息，且将用户联络信息发送至聊天窗口，由此，快速通报文件处理装置10的装置状态信息，使厂商可立即进行对应的处置，提升用户使用文件处理系统1的方便性以及效率。
在本较佳实施例中，该方法进一步包括以下步骤：
接收来自远程的建议数据(S370)；远程根据装置状态信息，提供建议数据供参考。进一步的，远程通过用户联络信息，主动发送信息至行动装置，以提供建议数据供参考。
进一步的，为了说明本较佳实施例中文件处理装置10提供图码信息的方式，如图5所示，该方法还包括以下步骤：
接收至少一个感测结果(S510)；文件处理装置10的处理模块11接收至少一个传感器模块12所传送的感测结果；
取得连接信息以及装置状态信息(S530)；处理模块11根据至少一个感测结果产生装置状态信息，并读取储存于数据库13的连接信息；
产生并显示图码信息(S550)；处理模块11执行储存于记忆模块14的图码产生程序141，使图码产生程序141根据连接信息以及装置状态信息产生图码信息，并使文件处理装置10的显示模块15显示图码信息。
因此，本申请通过使文件处理装置10显示包括连接信息以及装置状态信息的图码信息，用户可以以行动装置30取得图码信息并解析图码信息，以得到连接信息以及装置状态信息，并通过连接信息与远程的服务器20与网络40通讯连接，以将文件处理装置10的装置状态信息以及用户的用户联络信息实时传送至远程的服务器20，由此，文件处理装置10无须与公共网络联机，厂商仍可实时的得到文件处理装置10的装置状态信息，并根据装置状态信息快速且准确的判断文件处理装置10所需要的处理，同时通过使用者所提供的用户联络信息实时的与用户联系，达到兼顾安全性并提升用户使用文件处理系统1的方便性及效率的目的。
以上所述仅为本发明的较佳实施例，根据本发明申请专利范围所做的均等变化与修饰，都应该属于本发明的涵盖范围。

Claims (17)

1.一种自动化售后服务的文件处理系统的信息处理方法，其特征在于，所述方法由行动装置执行，所述方法包括以下步骤：
取得图码信息，所述图码信息由文件处理装置产生，所述文件处理装置不与公共网络联机；
根据所述图码信息得到连接信息和装置状态信息；以及
通过所述连接信息登入实时通讯软件以建立聊天窗口，并自动地将所述装置状态信息及用户联络信息发送至所述聊天窗口，其中，所述聊天窗口的参与者包括所述行动装置的用户以及所述文件处理装置的厂商。
2.如权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，其中，所述根据所述图码信息得到连接信息和装置状态信息的步骤还包括：解析所述图码信息取得所述连接信息、所述装置状态信息。
3.如权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，其中，通过所述连接信息登入远程，并将所述装置状态信息及用户联络信息发送至所述远程的步骤包括：通过所述连接信息登入实时通讯软件，并将所述装置状态信息及用户联络信息发送至所述实时通讯软件。
4.如权利要求3所述的信息处理方法，其特征在于，其中，所述方法还包括：接收来自所述远程的建议数据。
5.如权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，所述方法由文件处理装置执行，所述方法包括以下步骤：
接收至少一个感测结果；
取得所述连接信息以及所述装置状态信息；以及
产生并显示所述图码信息。
6.如权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，其中，所述图码信息包括快速响应矩阵图码，所述连接信息包括网址信息，所述装置状态信息包括文件处理装置的基本信息以及错误代码信息。
7.如权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，其中，所述用户联络信息包括用户姓名、用户连络电话以及电子邮件地址。
8.如权利要求3所述的信息处理方法，其特征在于，其中，所述远程包括实时通讯软件的服务器以及厂商服务器。
9.一种自动化售后服务的文件处理系统，其特征在于，所述文件处理系统包括：
远程的服务器，与网络连接，所述远程的服务器包括实时通讯软件的服务器；
文件处理装置，具有显示模块，通过所述显示模块提供图码信息，所述图码信息具有连接信息和装置状态信息，所述文件处理装置不与公共网络联机；
行动装置，通过网络与所述远程的服务器连结；
其中，所述行动装置撷取所述文件处理装置提供的图码信息，并根据所述图码信息得到所述连接信息和所述装置状态信息；所述行动装置通过所述连接信息登入所述远程的服务器以建立聊天窗口，并自动地将所述装置状态信息及用户联络信息发送至所述聊天窗口，其中，所述聊天窗口的参与者包括所述行动装置的用户以及所述文件处理装置的厂商。
10.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述远程的服务器包括实时通讯软件的服务器以及厂商服务器。
11.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述图码信息包括二维条形码。
12.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述连接信息包括网址信息。
13.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述装置状态信息包括所述文件处理装置的基本信息以及错误代码信息。
14.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述用户联络信息包括用户姓名、用户连络电话以及电子邮件地址。
15.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述文件处理装置为扫描仪、事务机以及打印机。
16.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述行动装置包括智能手机、平板计算机或可携式电子设备。
17.如权利要求9所述的文件处理系统，其特征在于，其中，所述显示模块包括屏幕或触控显示器。
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