TW201407504A - 任務分配管理系統及方法 - Google Patents

Abstract

一種任務分配管理方法，該方法包括：從任務資料庫獲取一個任務及該任務的屬性資訊；透過該任務的屬性資訊查找出負責處理該任務的部門；從人員資料庫中獲取所述負責處理該任務的部門中所有人員的名單，記為第一名單；從第一名單中篩選出第二名單；從第二名單中篩選出符合要求的第三名單；從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。

Description

任務分配管理系統及方法

本發明涉及一種管理系統及方法，尤其是關於一種任務分配管理系統及方法。

在公司的日常運行中，公司員工經常會分配到一些工作任務，例如，撰寫一份專利申請、一份調查報告等。而處理從接收任務到任務完成過程中所涉及的文件及其相關資訊是一錯綜複雜的工作流程，其包含了多個必須由不同部門協作完成的活動。由於工作流程步驟與各工作部門之間的獨立性，使得公司內部很難以一種經濟、有效的方式來分配任務。而以往的任務分配只是人工的處理方式，即負責分配任務的相關人員簡單的根據員工的年資、能力進行分配，如此一來，不僅加大負責分配任務的相關人員的工作負擔，所分配的任務還有可能不適合對應的承辦人，從而影響任務處理的進度。

因此，需要有一種經濟、有效的系統及方法來管理並分配任務給承辦人。

鑒於以上內容，有必要提供一種任務分配管理系統及方法，使得任務分配時，在考慮任務的類型、人員的資歷及工作負荷均衡基礎上，保證承辦人對分配的任務有足夠的處理時間，不影響任務處理的進度。

一種任務分配管理系統，該系統包括：獲取模組，用於從任務資料庫獲取一個任務及該任務的屬性資訊；查找模組，用於透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門；所述獲取模組，用於從人員資料庫中獲取所述負責處理該任務的部門中所有人員的名單，記為第一名單；計算模組，用於根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍；篩選模組，用於根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單；所述計算模組，還用於根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數；所述篩選模組，還用於根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單；選取模組，用於從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。

一種任務分配管理方法，該方法包括：從任務資料庫獲取一個任務及該任務的屬性資訊；透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門；從人員資料庫中獲取所述負責處理該任務的部門中所有人員的名單，記為第一名單；根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍；根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單；根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數；根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單；從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。

相較於習知技術，本發明提供的任務分配管理系統及方法，使得任務分配時，在考慮任務的類型、人員的資歷及工作負荷均衡基礎上，保證承辦人對分配的任務有足夠的處理時間，不影響任務處理的進度。

參閱圖1所示，係本發明任務分配管理系統40較佳實施例的應用環境圖。該任務分配管理系統40應用於任務分配管理伺服器10中。該任務分配管理伺服器10與用戶端30透過網路20進行通信連接。所述任務分配管理伺服器10可以是個人電腦、網路伺服器，還可以是任意其他適用的電腦。

所述網路20可以是網際網路、區域網路或者無線通訊網絡。

所述任務分配管理伺服器10透過一個資料庫連接與任務資料庫50連接。其中，所述資料庫連接均可為一開放式資料庫連接（Open Database Connectivity, ODBC），或Java資料庫連接(Java Database Connectivity, JDBC)。所述的任務資料庫50用於儲存各種任務。所述任務是指公司或組織制定的某一項工作內容，例如，撰寫一個報告、處理一個產品問題、研發一項產品或撰寫一份專利申請等。所述任務以文件（例如，WORD文件或者PDF文件）的形式儲存於任務資料庫50中，文件中包括任務的具體內容，當所述任務指派給具體的負責人員時，該具體的負責人員透過查看該任務所對應的文件，可以獲知任務的具體內容。例如，假設某一項任務是撰寫一份專利申請文件，則該任務包括該專利申請所對應的開卷資料文件（如，技術揭露書、開卷單、發明人簽名文件等資料）。此外，每項任務還包括屬性資訊，所述屬性資訊包括：任務編號、任務類型、重要程度、難易程度、緊急程度、所需時間、規定期限等資訊。

所述任務分配管理伺服器10還透過另外一個資料庫連接與人員資料庫60連接。所述的人員資料庫60用於儲存公司或組織的人員資訊。所述人員資訊包括每個人的姓名、任職所在部門、當前職位、年資、各類型任務處理年資、當前工作負荷及任務處理速度等。

在此需說明的是，任務資料庫50及人員資料庫60可獨立於任務分配管理伺服器10，也可位於任務分配管理伺服器10內。所述任務資料庫50和人員資料庫60可存於伺服器的硬碟或者快閃記憶體盤中。從系統安全性的角度考慮，本實施例中的任務資料庫50及人員資料庫60均獨立於任務分配管理伺服器10。

此外，用戶端30用於提供一個互動式介面給用戶，便於用戶進行啟動任務分配操作並將操作過程中的各種資訊存於任務分配管理伺服器10中。該用戶端30可以是個人電腦、筆記本電腦、手機、PDA（個人數位助理）以及其他任意能與任務分配管理伺服器10連接的設備。

參閱圖2所示，係本發明任務分配管理伺服器10較佳實施例的結構示意圖。該任務分配管理伺服器10除了包括任務分配管理系統40，還包括記憶體470和處理器480。該任務分配管理系統40包括獲取模組420、查找模組430、計算模組440、篩選模組450及選取模組460。模組420至460的程式化代碼儲存於記憶體470中，處理器480透過執行這些程式化代碼，實現任務分配管理系統40提供的對任務進行分配的功能。

獲取模組420用於從任務資料庫50獲取一個任務及該任務的屬性資訊。具體而言，用戶在用戶端30輸入任務編號，獲取模組420透過所輸入的任務編號在任務資料庫50中獲取該任務編號所對應的任務。

查找模組430用於透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門。具體而言，任務的屬性資訊中的任務類型表明任務所對應一種分類類型，而每一種類型的任務指定一個負責處理該類型任務的部門。假設該任務是撰寫一份專利申請文件，則該任務的屬性資訊中的任務類型為專利類型，而負責處理該類型任務的部門為公司或組織內部的知識產權部門。此外，所述任務屬性資訊中的任務類型可以用編號形式表示，例如，字母A表示專利類型。當查找模組430讀取的任務屬性資訊中的任務類型為A時，則負責處理該任務的部門為知識產權部門。

所述獲取模組420還用於從人員資料庫60中獲取所述負責處理該任務的部門的所有人員的名單，記為第一名單。例如，獲取模組420獲取知識產權部門所有人員的名單。

計算模組440用於根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍。所述人員範圍可以是以年資來計算，例如，計算得到5年以上工作經驗的人員範圍。所述人員範圍也可以是以案件處理數量來計算，例如，計算得到處理200件以上專利案件的人員範圍。所述人員範圍還可以是職位來計算，例如，計算得到組長及以上的人員範圍。在本較佳實施例中，所述人員範圍是以年資來計算。

所述難易程度是指任務處理的困難度，具體而言，假設難易程度的值a為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務處理的難度越大，例如，某一個任務是列印二十頁的專利申請文件，則該任務的難易程度可以設定為數位1，表示任務很容易處理，若某一個任務是在一個星期之內分析兩千篇有關軟體方面的專利文件，則該任務的難易程度可以設定為數位10，表示該任務很難處理。

假設緊急程度的值b為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務處理的程度越緊急，例如，某一個任務是下班後關閉顯示器電源，則該任務緊急程度的值可以設定為數位1，表示該任務不緊急，若某一個任務是針對一件專利申請的審查意見通知書撰寫答復審查意見，而該審查意見通知書第二天即將到達法定期限，則該任務的緊急程度的值可以設定為數位10，表示該任務非常緊急。

假設重要程度的值c為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務越重要，例如，某一個任務是下班後倒垃圾，則該任務重要程度的值可以設定為數位1，表示該任務不重要，若某一個任務是簽署一份產品銷售合同，則該任務重要程度的值可以設定為數位10，表示該任務非常重要。

而所述第一係數的計算公式為N=a*a1+b*b1+c*c1，其中a1，b1，c1為常數，表明難易程度、緊急程度及重要程度等在第一係數中的權重，例如，若a1=1，b1=2及c1=3，則第一係數的計算公式變為N=a*1+b*2+c*3。

若人員範圍是透過年資的方式來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準年資，例如，X0=10年。

若人員範圍是透過案件處理數量來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準案件量，例如，X0=200件。

若人員範圍是透過職位來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為職位基準值，例如，X0=300。在本較佳實施例中，每種職位對應一個數值，例如，組長職位所對應的數值為1000。

篩選模組450用於根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單。假設第一名單中包括二十個人，經過年資範圍的篩選（例如，人員滿足年資大於五年的要求），第二名單可能剩下四個人。

所述計算模組440還用於根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數。所述計算第二係數的方式如下：M=c/d，其中M為第二係數，c為所需時間，d為規定期限。例如，若所需時間為十天，規定期限為五十天，則第二係數M為0.2。在本較佳實施例中，由於規定期限相對來說是固定的，大部分情況下，用戶設定的規定期限為五十天，因此，第二係數越大，表明所需時間越多。

所述篩選模組450還用於根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單。所述工作負荷是指每個人員正在處理的任務量，例如，某一人員當前有四個任務需要處理，則該人員的任務量為F=4。

從第二名單中篩選出符合要求的第三名單的方式為：第二名單中人員的工作負荷小於或等於某一個設定的工作負荷的值（例如，小於等於三，即任務量不能超過三個），且第二係數不能大於設定的第二係數的值（例如，0.5），在滿足上述條件之後，從第二名單中篩選出第三名單。例如，假設第二名單為四個人，結果篩選之後，第三名單中包括兩個人。

選取模組460用於從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。具體而言，選取一個人員處理該任務的方式可以運行隨機函數隨機從第三名單中隨機選取一個人，也可以按照名字首字母的順序進行選取。例如，假設第三名單中有兩個人，分別為，張三和李四，選取模組460調用隨機函數，即Random()函數，隨機選擇張三作為處理該任務的人員，並透過郵件或短信的方式通知張三，有新任務分配給張三。若按照名字首字母的順序進行選擇，則可以選擇李四（首字母為L）作為處理該任務的人員。

如圖3所示，係本發明任務分配管理方法較佳實施例的流程圖。

步驟S10，獲取模組420從任務資料庫50獲取一個任務及該任務的屬性資訊。具體而言，用戶在用戶端30輸入任務編號，獲取模組420透過所輸入的任務編號在任務資料庫50中獲取該任務編號所對應的任務。

步驟S20，查找模組430透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門。具體而言，具體而言，任務的屬性資訊中的任務類型表明任務所對應一種分類類型，而每一種類型的任務指定一個負責處理該類型任務的部門。假設該任務是撰寫一份專利申請文件，則該任務的屬性資訊中的任務類型為專利類型，而負責處理該類型任務的部門為公司或組織的知識產權部門。此外，所述任務屬性資訊中的任務類型可以用編號形式表示，例如，字母A表示專利類型。當查找模組430讀取的任務屬性資訊中的任務類型為A時，則負責處理該任務的部門為知識產權部門。

步驟S30，獲取模組420從人員資料庫60中獲取所述負責處理該任務的部門的所有人員的名單，記為第一名單。例如，獲取模組420獲取知識產權部門所有人員的名單。

步驟S40，計算模組440用於根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍。所述人員範圍可以是以年資來計算，例如，5年以上工作經驗的人員範圍。所述人員範圍也可以是以案件處理數量來計算，例如，處理200件以上專利案件的人員範圍。所述人員範圍還可以是以職位來計算，例如，組長以上的人員範圍。在本較佳實施例中，所述人員範圍是以年資來計算。

所述難易程度是指任務處理的困難度，具體而言，假設難易程度的值a為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務處理的難度越大，例如，某一個任務是列印二十頁的專利申請文件，則該任務的難易程度可以設定為數位1，表示任務很容易處理，若某一個任務是在一個星期之內分析兩千篇有關軟體方面的專利文件，則該任務的難易程度可以設定為數位10，表示該任務很難處理。

假設緊急程度的值b為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務處理的程度越緊急，例如，某一個任務是下班後關閉顯示器電源，則該任務緊急程度的值可以設定為數位1，表示該任務不緊急，若某一個任務是針對一件專利申請的審查意見通知書撰寫答復審查意見，而該審查意見通知書第二天即將到達法定期限，則該任務的緊急程度的值可以設定為數位10，表示該任務非常緊急。

假設重要程度的值c為1到10之間的任意數值，數值越大表明任務越重要，例如，某一個任務是下班後倒垃圾，則該任務重要程度的值可以設定為數位1，表示該任務不重要，若某一個任務是簽署一份產品銷售合同，則該任務重要程度的值可以設定為數位10，表示該任務非常重要。

而所述第一係數的計算公式為N=a*a1+b*b1+c*c1，其中a1，b1，c1為常數，表明難易程度、緊急程度及重要程度等在第一係數中的權重，例如，若a1=1，b1=2及c1=3，則第一係數的計算公式變為N=a*1+b*2+c*3。

若人員範圍是透過年資的方式來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準年資，例如，X0=10年。

若人員範圍是透過案件處理數量來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準案件量，例如，X0=200件。

若人員範圍是透過職位來計算，則透過第一係數計算人員範圍的公式如下：X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為職位基準值，例如，X0=300。在本較佳實施例中，每種職位對應一個數值，例如，組長職位所對應的數值為1000。

步驟S50，篩選模組450用於根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單。

步驟S60，計算模組440根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數。所述計算第二係數的方式如下：M=c/d，其中M為第二係數，c為所需時間，d為規定期限。例如，若所需時間為十天，規定期限為五十天，則第二係數M為0.2。在本較佳實施例中，由於規定期限相對來說是固定，大部分情況下，用戶設定的規定期限為五十天，因此，第二係數越大，表明所需時間越多。

步驟S70，篩選模組450根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單。所述工作負荷是指每個人員正在處理的任務量，例如，某一人員當前有四個任務需要處理，則該人員的任務量為F=4。

從第二名單中篩選出符合要求的第三名單的方式為：第二名單中人員的工作負荷小於或等於某一個設定的工作負荷的值（例如，小於等於三，即任務量不能超過三個），且第二係數不能大於設定的第二係數的值（例如，0.5），在滿足上述條件之後，從第二名單中篩選出第三名單。例如，假設第二名單為四個人，結果篩選之後，第三名單中包括兩個人。

步驟S80，選取模組460從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。具體而言，選取一個人員處理該任務的方式可以運行隨機函數隨機從第三名單中隨機選取一個人，也可以按照名字首字母的順序進行選取。例如，假設第三名單中有兩個人，分別為，張三和李四，選取模組460調用隨機函數，即Random()函數，隨機選擇張三作為處理該任務的人員，並透過郵件或短信的方式通知張三，有新任務分配給張三。若按照名字首字母的順序進行選擇，則可以選擇李四（首字母為L）作為處理該任務的人員。

最後所應說明的是，以上實施例僅用以說明本發明的技術方案而非限制，儘管參照以上較佳實施例對本發明進行了詳細說明，本領域的普通技術人員應當理解，可以對本發明的技術方案進行修改或等同替換，而不脫離本發明技術方案的精神和範圍。

10．．．任務分配管理伺服器

20．．．網路

30．．．用戶端

40．．．任務分配管理系統

50．．．任務資料庫

60．．．人員資料庫

420．．．獲取模組

430．．．查找模組

440．．．計算模組

450．．．篩選模組

460．．．選取模組

470．．．記憶體

480．．．處理器

圖1係本發明任務分配管理系統較佳實施例的應用環境圖。

圖2係本發明任務分配管理伺服器較佳實施例的結構示意圖。

圖3係本發明任務分配管理方法較佳實施例的流程圖。

10．．．任務分配管理伺服器

20．．．網路

30．．．用戶端

40．．．任務分配管理系統

50．．．任務資料庫

60．．．人員資料庫

Claims (10)

1. 一種任務分配管理系統，該系統包括：
   獲取模組，用於從任務資料庫獲取一個任務及該任務的屬性資訊；
   查找模組，用於透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門；
   所述獲取模組，用於從人員資料庫中獲取所述負責處理該任務的部門中所有人員的名單，記為第一名單；
   計算模組，用於根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍；
   篩選模組，用於根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單；
   所述計算模組，還用於根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數；
   所述篩選模組，還用於根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單；及
   選取模組，用於從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。
2. 如申請專利範圍第1項所述之任務分配管理系統，其中，所述第一係數的計算公式為N=a*a1+b*b1+c*c1，其中，N為第一係數，a1、b1、c1都為常數，a為難易程度、b為緊急程度、c為重要程度。
3. 如申請專利範圍第2項所述之任務分配管理系統，其中，所述透過第一係數計算人員範圍的公式如下：
   X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準年資、基準案件量或職位基準值。
4. 如申請專利範圍第2項所述之任務分配管理系統，其中，所述計算第二係數的方式如下：M=c/d，其中M為第二係數，c為所需時間，d為規定期限。
5. 如申請專利範圍第1項或第4項所述之任務分配管理系統，其中，所述從第二名單中篩選出符合要求的第三名單的方式為：第二名單中人員的工作負荷小於或等於某一個設定的工作負荷的值，且第二係數不能大於設定的第二係數的值。
6. 一種任務分配管理方法，該方法包括：
   從任務資料庫獲取一個任務及該任務的屬性資訊；
   透過該任務的屬性資訊中的任務類型查找出負責處理該任務的部門；
   從人員資料庫中獲取所述負責處理該任務的部門中所有人員的名單，記為第一名單；
   根據該任務的屬性資訊中的難易程度、緊急程度及重要程度計算出第一係數，並透過第一係數計算得到滿足處理該任務的人員範圍；
   根據人員範圍從第一名單中篩選出第二名單；
   根據完成該任務所需時間及規定期限計算出第二係數；
   根據第二名單中人員的工作負荷及第二係數篩選出符合要求的第三名單；及
   從第三名單中選取一個人員處理該任務，並通知該人員。
7. 如申請專利範圍第6項所述之任務分配管理方法，其中，所述第一係數的計算公式為N=a*a1+b*b1+c*c1，其中，N為第一係數，a1、b1、c1都為常數，a為難易程度、b為緊急程度、c為重要程度。
8. 如申請專利範圍第7項所述之任務分配管理方法，其中，所述透過第一係數計算人員範圍的公式如下：
   X>=X0(N/(10*a1+10*b1+10*c1))，其中，X0為基準年資、基準案件量或職位基準值。
9. 如申請專利範圍第7項所述之任務分配管理方法，其中，所述計算第二係數的方式如下：M=c/d，其中M為第二係數，c為所需時間，d為規定期限。
10. 如申請專利範圍第6項或第9項所述之任務分配管理方法，其中，所述從第二名單中篩選出符合要求的第三名單的方式為：第二名單中人員的工作負荷小於或等於某一個設定的工作負荷的值，且第二係數不能大於設定的第二係數的值。