JPS63743A - ワ−ドプロセツサにおける文書管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔概　要〕 作成した文書とこの文書の管理情報とを格納する文書フ
ロッピディスク（以下文書ＦＰＤと略記する）を有する
ワードプロセッサにおいて、上記作成された文書の文書
名と、その文書を格納している文書ＦＰＤの識別名と、
その文書の文書ＦＰＤ内部における識別名とを記録する
文書目録と、文書ＦＰＤ内部に記録されている管理情報
を読みだして上記文書目録を作成する文書管理手段とを
設け、文書作成手段により文書を作成、更新、及び削除
を行った文書ＦＰＤから、文書管理手段により管理情報
のうちの所要事項を読みだし、文書目録を更新する。

〔産業上の利用分野〕

本発明はワードプロセッサの文書管理方式に関する。

〔従来の技術〕

ワードプロセッサで作成した文書は、通常文書ＦＰＤと
呼ばれるＦ−ＰＤに格納、保管されるが、文書ＦＰＤの
枚数が増えるにつれて、その運用管理が面倒になる。

ワードプロセッサには、文書ＦＰＤに格納されている文
書の一覧表をプリンタに打ち出す機能が設けられている
ので、文書ＦＰＤごとにラベル等に文書−覧表を印刷し
、このラベルを文書ＦＰＤ表面に貼りつけておき、文書
を更新したり印刷するときは、このラベルを見て所望の
文書が格納されている文書ＦＰＤを見つける。

ところが文書ＦＰＤの内容は、文書の更新や新文書の追
加により変化することが多い。このような場合にそのつ
どラベルを貼り替えるのは手数がかかるため、手書きで
ラベルを修正したり追加したりすることが多い。

ところが手書きでは書き間違えることもあり、またつい
面倒なため修正、追加を怠ったりするため、ラベルとＦ
ＰＤの内容が−致しなくなってしまう。このようになる
と所望の文書を探すには、何枚ものＦＰＤを入れ替え差
し替えして、該当するＦＰＤ媒体を見つけなくてはなら
ない。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上述の如く、ワードプロセッサの文書及び文書ＦＰＤの
効果的な管理法がなく、かねてより有効且つ簡便な文書
管理法の出現が望まれていた。

本発明の目的はワードプロセッサにおける文書及び文書
ＦＰＤの管理を容易に行う手段を提供することにある。

〔問題点を解決するための手段〕

上記目的は本発明において、文書の作成、更新及び削除
を行うごとに、文書管理手段によって上記文書ＦＰＤの
管理情報の中から、必要事項を読みだし、これを用いて
文書目録を更新するようにしたことにより達成される。

〔作　用〕

文書ＦＰＤの管理情報には、文書ＦＰＤの識別名や文書
のファイル番号及び文書名等の、内部に収容している文
書を管理するために必要なデータが記録されているので
、全文書ＦＰＤから上記管理情報の中の必要事項を写し
取ることにより、現存する文書目録を容易に作成するこ
とができる。

〔実　施　例〕

以下本発明の一実施例を、図面を参照しながら説明する
。

第１図に上記一実施例の構成を示す。同図において、１
はワードプロセッサ主部で、制御部２の制御のもとで、
文書作成手段３を稼動させて文書の作成や更新を行い、
作成、更新された文書は文書ＦＰＤ５に格納され、同時
にその文書を管理するために必要な情報が書き込まれる
。また文書管理手段４は上記文書ＦＰＤ５内部の管理情
報の中の必要事項を読みだし、これにより文書目録６を
更新する。

上記文書ＦＰＤ５に格納された文書を管理するには、−
般に管理情報として、文書ＦＰＤ５内部のファイルを管
理するための情報と、ワードプロセッサで作成した文書
を管理するための情報の２つを必要とする。

文書ＦＰＤ５には文書以外に、文書を作成するために必
要な各種のファイルが格納されているのが普通である。

これらのファイルはワードプロセッサのメーカにより、
また機種によって構成は異なるが、エラー履歴１又書作
成のための作業領域や、時には外字パターンを登録する
ための領域等が、それぞれ一つのファイルとして設けら
れている。これらのファイルとともに文書も一つのファ
イルとして扱われる。従って文書ＦＰＤＳ内においては
、文書及びこれら各種ファイルを共通に管理する必要か
ら、ファイルの管理情報が設けられている。

このファイル管理情報はボリューム目録或いはディレク
トリと呼ばれるものと同等の管理情報であって、通常Ｆ
ＰＤの特定のトラックに配置されている。

第２図にこのファイル管理情報の構成を模式的に示す。

同図に見られるようにファイル管理情報としては、ＦＰ
Ｄ番号のようなＦＰＤの識別名１１と、そのＦＰＤに格
納されたファイルに付与されたファイル番号１２のよう
なファイル識別名と、各ファイルが書き込まれた位置を
示す情報、及びその他の情報が記録されている。

ＦＰＤの識別名１１として、同図では一例として英文字
で示す記号と及び数字からなるＦＰＤ番号１１を用いた
例を示す。英数字のみを用いたのは、英数字は１バイト
で表されるのでワードプロセッサ内部の処理が簡単とな
るためであるが、英文字のみ用いる方法、或いは日本語
文字を使用する等の方法も可能である。

ファイル識別名１２として本実施例では、一つのＦＰＤ
に含まれる各種ファイル及び文書を通して付された一連
番号を用いる例を示すが、これ以外に英数字により構成
されたファイル名称を用いる等の方法も使用し得る。

ファイルの格納位置としては、本実施例ではファイルの
開始位置１３と終了位１１４とを、それぞれトラック番
号を２桁、表裏を１桁、セクタ番号を２桁の計５桁で表
す例を示す。これ以外に、ファイルが書き込まれたセク
タ番号、或いはクラスタ番号〔数セクタをまとめて１ク
ラスタとする〕を列記する等の方法を用いることも可能
である。この情報が示すセクタをアクセスすることによ
り、所望のファイルをアクセスすることができる。

図示の例では、ファイル番号“０１゛　のファイルが、
第４８トラツクの“０′面のセクタ　０１°から第４８
トランクの°１′面のセクタ　“０４゛　の間に格納さ
れていることを示している。このように既に存在するフ
ァイルに対しては、開始位置１３．終了位置１４が記入
される。

またファイル番号゛０２゛以降のファイルに開始位置１
３．終了位置１４が記入されていないのは、これらのフ
ァイルは未記録であることを示す。但しファイル管理情
報の構成は機種によって異なり、同図のようにファイル
番号１２の欄に予め一連番号を付しておき、作成された
ファイルにのみ格納位置を記入する方法、ファイルの有
効性を示す欄を設け、ここに有効、無効を表す文字を記
録する方法、或いはファイルが作成された時にファイル
番号を付与する方法等、種々の方法を用い得る。

ファイル管理情報としてはこれらのほか、セクタ長その
地条（の情報が記録されているが、本発明に直接関係し
ないので説明を省略する。

上記ファイル管理情報は、文書のみならずそのＦＰＤに
格納されたファイルに共通する情報のみが記録されてい
る。文書にはこれら以外に、文書名５作成日、１頁の行
数、１行の文字数、更には行間隔３文字間隔、縦書き横
書きの区別、印判位置などの印刷制御情報や、その他の
、文書作成に特有の制御情報が必要である。これらの文
書ファイルに特有な情報は、ファイル管理に共通する管
理情報のファイル管理情報とは別個に記録されるのが一
般的で、各文書の先頭に格納してお（のが便利である。

この構成の場合には上述のファイル管理情報の開始位置
１３の欄に示されるセクタをアクセスすれば、文書管理
情報をリード／ライトすることができる。

第３図はこの文書管理情報の構成を模式的に示す図であ
って、文書名１５．その文書の最初の作成日１６．更新
日１７等が記録されている。文書管理情報には上述のよ
うに、これら以外に多くの文書ファイルに特をの情報が
記録されているが、これらも本発明には直接関係がない
ので、説明を省略する。

第４図は本実施例で用いた文書目録６の構成を示す図で
、ＦＰＤ番号１１．ファイル番号１２１文書名１５１作
成日１６．更新日１７１作成者１８等の項目欄を設けで
ある。

文書管理手段４は前記文書作成手段と同様に、制御部２
のもとで走行するプログラムで構成できる。この文書管
理手段４は、上記文書ＦＰＤ５のファイル管理情報及び
文書管理情報がら、ＦＰＤ番号１１．ファイル番号１２
．及び文書名１５１作成日１６を読みだし、これらに基
づいて文書目録６を更新するのであるが、文書を新規に
作成した時、文書を更新した時、及び既存の文書を削除
した時により、その動作は異なる。以下この文書管理手
段４による文書目録作成動作を説明する。

新文書の作成、既存文書の更新、または既存文書の削除
を終了すると、文書管理手段４を起動する。起動された
文書管理手段４は、対象となる文書ＦＰＤ５のセットを
要求する。

要求に基づいて文書の作成、更新、または削除を行った
文書ＦＰＤ５をセントすると、文書管理手段４はファイ
ル管理情報〔第２図参照〕に記録されているＦＰＤ番号
１１．ファイル番号１２を読みだす。第３図の例ではＦ
ＰＤ番号１１は“ＡＡＡ　０１”、ファイル番号１２は
“０１”が読み出されるので、これと同一番号を有する
レコードを文書目録６の中で探す。

この文書が新規に作成されたものであれば、当然のこと
ながら文書目録６中には見出せない、この場合には文書
管理手段４は文書管理情報から上記文書の文書名“ＯＡ
ショウ案内”１作成日１６゜更新日１７を読み取り、こ
れらを先に読みだしたＦＰＤ番号１１．ファイル番号１
２とともに文書目録６に新に書き込む〔第５図参照〕。

次いで文書管理手段４はファイル管理情報及び文書管理
情報中に存在しない他の必要な情報の入力を促す。例え
ば作成者名１８や、図示はしていないが、文書の有効期
間等は、この段階でコンソール７から操作者が入力する
ことにより、文書目録に記入される。

このようにして新規作成文書は文書目録６に登録される
。

ファイル管理情報から読み取ったＦＰＤ番号１１とファ
イル番号１２に一致するレコードが、文書目録６中に存
在するときは、各文書ごとに、文書管理情報と文書目録
中の文書名１５１作成日１６．更新日１７を比較する。

これらが−致すればその文書は更新されたものではない
ので何の操作も加えず、不一致の場合には更新処理を受
けたことを意味するので、文書管理情報から読みだした
情報を、該当する文書目録のレコードに書き込む。これ
により更新文書に対する文書目録のレコードが更新され
る。

ファイル管理情報から読みだしたＦＰＤ番号１１に該当
する文書目録６のレコード中に、文書ＦＰＤ５の管理情
報では文書として存在しないファイル番号が記録されて
いる場合には、その文書は削除されたことを意味するの
で、この場合には該当するレコードを文書目録から消去
する。これにより削除された文書のレコードは、文書目
録６から除かれる。

以上のようにして多数の文書ＦＰＤ６を使用している場
合にも、文書目録中に現存する文書の名称１５．格納さ
れている文書ＦＰＤ６の番号１１．その中におけるファ
イル番号１２等の情報が一覧表の形で整理される。この
ように文書目録が作成されていれば、これを参照し、或
いは印字出力して現存する文書及び文書ＦＰＤ６の最新
の状態を把握することは容易である。

この文書目録を参照する機能、更には文書目録６の内容
の全部または必要部分を印字出力させる印刷機能は、上
述の文書管理手段６の機能の一つとしてもよく、別のプ
ログラムとしてもよく、この点は特に躍定する必要はな
い。

〔発明の効果〕

以上によりワードプロセッサで作成した文書ＦＰＤが多
数存在しても、文書管理手段により文書目録を作成して
お（ことによって、文書及び文書ＦＰＤの現在時点の状
態を把握でき、文書管理及び文書ＦＰＤの管理が容易と
なる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明一実施例の構成説明図、第２図はファイ
ル管理情報構成説明図、第３図は文書管理情報構成説明
図、第４図及び第５図は文書目録構成説明図である。 図において、１はワードプロセッサ主部、４は文書管理
手段、５は文書ＦＰＤ、６は文書目録、１１はＦＰＤ番
号、１２はファイル番号、１５は文書名を示す。 ファイノ閂６盟刑兜纂成説明図 第　　２　　図 第　　３　　図 第　４　図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書作成手段（３）と、該文書作成手段（３）の制御の
   もとで作成した文書と該文書の管理情報を格納する文書
   フロッピディスク（５）とを具えたワードプロセッサに
   おいて、 前記作成された文書の文書名（１５）と前記文書を格納
   する文書フロッピディスク（５）の識別名（１１）と前
   記文書フロッピディスク（５）における該文書のファイ
   ル識別名（１２）とを記録する文書目録（６）と、前記
   文書フロッピディスク（５）に記録されている管理情報
   を読みだして前記文書目録（６）を作成する文書管理手
   段（４）とを設け、前記文書作成手段（３）により文書
   の作成、更新、削除を行った文書フロッピディスク（５
   ）から前記文書管理手段（４）により管理情報のうちの
   必要事項を読みだして前記文書目録（６）を更新するよ
   うにしたことを特徴とするワードプロセッサにおける文
   書管理方式。