JPS62284462A

JPS62284462A - 文書作成支援システム

Info

Publication number: JPS62284462A
Application number: JP61127359A
Authority: JP
Inventors: Susumu Yoshimura; 吉村　晋; Motoi Kurihara; 栗原　基; Noriyoshi Kikuchi; 菊地　紀芳; Hiromi Saito; 裕美斎藤; Kenji Suzuki; 謙二鈴木
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1986-06-03
Filing date: 1986-06-03
Publication date: 1987-12-10

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】３、発明の詳細な説明（発明の目的〕（産業上の利用分野）本発明は文書を作成編集、する際にそれに適′したレイ
アウト構造に変換する文書作成支援システムに関する。

（従来の技術）従来ワードプロセッサ等の文書作成編集装置に於いては
、利用者は文書のレイアウトに多くの労力を割いている
。利用者が作成する文書の多くは、定型あるいは准定型
の文書である。とくに会社やオフィスで作成されるビジ
ネス文書の大部分は准定型の文書からなっている。その
ために世の中では、ビジネス文書中心とした文例集が数
多く存在する。

従来の利用者は、この様な文例集を参考にしながら文書
を作成した。とくに文書のレイン１クトについては、世
の中の常識的な配置法を参考にしながら利用者各自が適
当に行っている状況である。

そのため文書の作成に塾達していない利用者は、多くの
時間をレイアウトに割かなければならなくなる。またレ
イアウトが悪く、再度校正しなければならないと言う事
態も多い。

これを解決するため別の従来例では、フロップ−等に保
存された文例を文書作成編集装置で校正し必要な目的の
文章を作成するという方法を取る場合が多い。しかしこ
れでは、文案を修正しながら作成するため入力も大変で
一度作成すると別のレイアウト例に変えたい場合に再度
大幅な校正作業が必要になる。

（発明が解決しようとする問題点）このように従来の方式では校正作業の省略化が図れない
と言う欠点を持っていた。本発明は、このような事情を
考慮してなされたものであり、その目的とするところは
、利用者が文書の各記載内容を考え、入力するだけで良
く、文書レイアウトに不必要な労力を掛けることなく目
的の文書を作成できる為の文書作成支援システムを提供
することにある。

（発明の構成〕（問題点を解決するための手段）本発明は、利用者の記載すべき各項目及び、記載項目間
の論理構造を記憶する手段と、その論理構造に複数のレ
イアウト構造表現を対応させる手段と、各レイアウト構
造表現による表示レイアウト例を記憶する手段と、利用
者の記載した記載事項の各項目及び、記載項目間の論理
構造から対応する複数のレイアウト構造表現の表示レイ
アウ１〜例を表示し、利用者に選択させる手段と、利用
者の記載した記載事項を選択された表示レイアウト例に
対応するレイアウト構造に変換して表示、出力する手段
と、を有することを特徴とするものである。

（作　用）本発明は、案内文書、会議通知、会議報告等のビジネス
立回の作成時に利用者は記載すべき項目のみを入力して
もらい、その記載内容の論理構造からそれに適した複数
のレイアウト構造表現を選び、選ばれたレイアウト構造
表現の表示レイアウト例を表示して利用者に選択して貰
う。これにより、利用者は自分の好みのレイアウト表示
パターンを選ぶことができる。これにより入力された文
書は、利用者が選択したレイアウト構造に変換され表示
、出力されることになる。利用者はイージオ−ダメイド
に文書作成のレイアウト編集が可能になる。

（実施例）以下図面を参照しながら本発明の方式の一実施例につい
て説明する。

第１図は、本発明の方式の一実施例を説明する構成ブロ
ック図でおる。ここで装置内部に文章、図、イメージな
どのデータを入力するための入力部α）と、必要情報を
表示したり、印刷出力するための出力部■と、内部記憶
部■および外部記憶部（／１）ト、コレら各部を制御ス
ル＄’ｌ　（ｌＩｏ　８Ｂ（５）　テロ４成さしている
。

入力部■は文字、数値、位置座標、コマンド等の入力で
きる入力装置であり、具体的にはキーボード、マウス等
がある。出力部■は、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ、プラ
ズマディスプレイ等の表示装置及びプリンター等の印刷
、出力装置である。

また外部記憶部に）は、利用者が記載した各記載事項、
記載項目間の論理構造、論理ＦＳ造と複数のレイアウト
構造の対応表、各レイアウト構造に対する表示レイアウ
ト例の対応表、及び表示レイアウト例を記憶するための
外部記憶部である。■は外部記憶部Ω）に記憶されてい
る内容を一時的に保有し、処理するための内部記憶部で
ある。制御部■はこれらを制御する。

第２図は、外部記憶部の構成を具体的に示したものであ
る。外部記憶部に）は利用者がすでに入力した記載項目
データを記憶する記載項目データ記５億部（４１）、各
例文書の記載項目と論理構造記憶部（４２）、論理＠造
とレイアウト構造の対応表記憶部（４３）、レイアウト
構造記憶部（４４）、レイアウト構造と表示レイアウト
例の対応表記憶部（４５）、表示レイアウト例記憶部（
４６）より構成される。

第３図は各例文書の記載項目と論理構造記憶部（４２）
に格納されている論理構造の一例を示す。ここでは案内
状文書の論理構造例を示す。ここで（等価）とは、案内
状文書の論理ＭＡ造はどちらでも良いことを示す。また
（並列〉は、その関係の項目の論理的順序はなく、並列
関係にあることを示している。また（順序）は、対応す
る項目には論理的順序関係があることを示す。

第４図は、記載項目データ記憶部（４１）に格納される
利用者が入力した記載事項データの例を示す。

ここでは案内状の記載事例を示す。

第５図は、論理構造とレイアウト構造の対応表記憶部（
４３）に記憶される論理構造とレイアウト構造の対応表
を示す。

第６図は、文書のレイアウト構造表現の形式を示す図で
ある。第７図（ハ）、（ハ）は、レイアウト構造とレイ
アウト表示との関係の例を示す。

第８図はレイアウト構造と表示レイアウト例の対応表の
例を示す。

第９図に）、υ、　（Ｃ）、　Ｕは表示レイアウト例記
憶部（４６）に格納される表示レイアウト例を示す。

第１０図は、本発明の一実施例における文書作成支援シ
ステムの制御部（へ）の処理の流れ図である。

以後、第２図、第３図、第９図、第１０図を中心に本発
明の一実施例の動作を説明する。ここでは説明を分り易
くするために案内状文書の文書作成支援の場面を例題と
して説明を行う。

また利用者は、すでに案内状文書の各記載内容を入力し
たものとしている（第４図）。当然各記載項目を順次入
力しても良いが、これは本発明の主旨に影響がないので
ここでは述べない。

先ず利用者が、案内状文書のレイアウト出力、印刷をし
たいとする。このとき利用者の要求（第１０図のステッ
プ１０１）により文書作成支援システムが開始され（第
１０図のステップ１０２）、レイアウトしたい記載文書
名を聞いて来る。そこで利用者は、すでに入力保存しで
ある案内状の記載事項データを選択する（第１０図のス
テップ１０３）。そこで記載文書の記載項目と対応する
論理構造を記載項目データ記憶部（４１）及び各例文書
の記載項目と論理構造記憶部（４２）より検索し、内部
記憶部（■に置く（第１０図のステップ１０４）。この
ようにして１ｑられた論理構造（本説明例では案内状）
に対し、論理構造とレイアウト構造Ｉ造の対応表（第５
図）ににす、対応する複数のレイアウト構造名を１ワる
（第１０図ステップ１０５）ぬる本説明例では第５図に
より案内状（論理構造名）に対し、レイアウト構造名［
案内Ｒ，１］、［案内Ｒ，２］、［案内Ｒ，３コ。

・・・が得られる。

次にレイアウト構造と表示レイアウト例の対応表（第８
図）より対応する表示レイアウト側芯を１ｑる（第１０
図のステップ１０６）。本説明例では、第８図により［
案内状Ｒ０ｌｅｘ］、・・・、［案内状Ｒ０４ｅＸ］、
・・・が得られる。次に表示レイアウト例を表示し、利
用者の望むレイアウト例を選択してもらう（第１０図の
ステップ１０７）。本説明例の表示レイアウト例を第９
図に示している。これらの表示レイアウト例は、表示デ
ィスプレイ上に複数個表示して、利用者に選択してもら
っても良いし、−例づつ順次表示し選択してもらっても
良い。

これにより利用者が選択した後、レイアウトしたい案内
状の記載事項を選択された表示１４７９１〜例に対応す
るレイアウト構造に変換して、出力装置■に表示する（
第１０図のステップ１０８）。本説明例では、例えば［
案内状Ｒ，１８Ｘ］が選択されたとすると、第４図の記
載事項は対応するレイアウト構造［案内状Ｒ０１］へ変
換され、出力装置に表示される。

表示された文書を必要ならば利用者が修正（第１０図の
ステップ１０９）Ｌ、た後、印刷または保存処理がなさ
れる（第１０図のステップ１１０）。そして文書作成支
援システムの処理は終了する（第１０図のステップ１１
１）。

尚、本発明の方式は、上記実施例に限るわけではない。

例えば表示レイアウト例で選択する必要はなく、順次論
理構造に対応するレイアウト構造に変換表示して選択さ
せるように本発明の主旨示を変えずに変更することもで
きる。

〔発明の効果〕

本発明によれば、案内文書、会議通知、会議報告等のビ
ジネス文書の作成時に利用者は、必要な各項目のみ記載
すれば良く、レイアウト表現に不必要な労力を掛ける必
要がなくなる。また利用者はイージオ−ダメイドに文書
作成のレイアウト編集が可能になる。これにより、品質
の揃った文書が効率良く作成されることになる。従って
利用者の作業効率も大幅に増すなど、実用上、非常に大
きな効果が生じる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の構成ブロック図、第２図は
外部記憶部の構成を具体的に示した図、第３図は文書の
論理構造の例を示す図、第４図は利用者の入力した記載
事項データの例を示す図、第５図は論理構造とレイアウ
ト構造の対応表を示す図、第６図は文書のレイアウト構
造表現の形式を示す図、第７図はレイアウト構造とレイ
アウト表示との関係の例を示す図、第８図はレイアウト
構造と表示レイアウト例の対応表の例を示す図、第９図
は表示レイアウトを示す図、第１０図は本発明の一実施
例における制御部の処理の流れ図である。１・・・入力部　　　　　２・・・出力部３・・−内部
記憶部　　　４・・・外部記憶部５・・・制御部代理人　弁理士　則　近　憲　侑同　　　　竹　花　喜久男第８図第４図第５図（ａ）（ｂン第７図第８図（ａン第９図（ｂ）第９図（Ｃ）第９図（ｄ）箪９図

Claims

【特許請求の範囲】

利用者の記載すべき各項目及びこの記載項目間の論理構
造を記憶する手段と、論理構造に複数のレイアウト構造
表現を対応させる手段と、各レイアウト構造表現による
表示レイアウト例を記憶する手段と、利用者の記載した
記載事項の各項目及びこの論理構造から対応する複数の
レイアウト構造表現の表示レイアウト例を表示し利用者
に選択させる手段と、利用者の記載した記載事項を選択
された表示レイアウト例に対応するレイアウト構造に変
換して出力する手段とを具備したことを特徴する文書作
成支援システム。