JPS60243740A - 文書保管・検索装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 発明の属する技術分野 本発明は１文書内容情報及びこの文書内容情報を保管し
検索するための文書管理情報から成る文書情報を保管し
、検索して取出すための文書保管・検索装置に関するも
のである。

従来技術とその問題点 従来、この種の文書保管・検索装置は、装置内で文書情
報を一意的に識別するためのユニークな識別情報を利用
者自身が作成して文書管理情報に付加することにより９
文書の保管・取出しを行っていた。

しかじから、上記装置では、識別情報の一意性を保証す
るために利用者相互間の繁雑な調整や個々の利用者の正
確な記憶が必要となり、これらが不充分なため識別情報
の一意性が損なわれると。

文書の滅失等により事務処理が混乱するという問題があ
った。

また、従来装置では１文書管理情報と文書内容情報を一
緒にファイルしていたため２文書取出し等が不便である
という問題もあった。

発明の目的 本発明は上記従来技術の問題点を考慮してなされたもの
であり、その目的は、利用者相互間の繁雑な調整や個々
の利用者の正確な記憶に頼ることなく識別情報の一意性
を保証することができる文書保管・検索装置を提供する
ことにある。

本発明の他の目的は２文書取出し等が容易な文書保管・
検索装置を提供することにある。

発明の構成 上記目的を達成する本発明の装置は１文書情報の保管要
求を受けた際に一意的な識別情報を自動的に作成して文
書管理情報に付加し、この一意的な識別情報を保管要求
側に通知すると共に、この一意的な識別情報及び文書管
理情報の一部をキーとして文書管理情報の全体を文書内
容情報とは別個にファイルするように構成されている。

このように２本発明は、装置側で一意的な識別情報を自
動的に作成して保管要求側に通知するように構成されて
いるので、保管要求側で繁雑な調整をなんら行うことな
く識別情報の一意性を保つことができる。

また本発明は、一意的な識別情報等をキーとして文書管
理情報の全体と文書内容情報を別個にファイルする構成
であるから１文書取出し等を容易にすることができる。

発明の実施例 第１図は１本発明の一実施例の構成を周辺装置と共に示
すブロック図であり、ｌａ、ｌｂ・・・１ｎは入出力端
末、２は通信制御装置、３は本発明の文書保管・検索装
置である。この文書保管・検索装置３は、入出力端末か
らの要求を解析する要求解析部４．入出力端末への応答
の組立を行う応答組立部５．入出力端末からの文書の保
管要求を処理する保管制御部１．入出力端末からの文書
の取出要求を処理する取出制御部７及び文書管理情報と
文書内容情報を別個のファイルに記憶する文書記憶部８
から構成されている。

以下１本実施例の動作を文書保管の場合と１文書取出し
の場合に大別して説明する。

文書保管の動作 入出力端末１ａの利用者が、この入出力端末の記憶装置
内に収容されている作成済みの文書の保管要求を発する
と、入出力端末１ａは、そのディスプレイ上に、第２図
（Ａ）に例示するような画面′を表示することにより利
用者に文書管理情報の入力を促す。利用者は、この画面
の表示に従って所定の箇所に文書名２作成者名１作成年
月日等文書管理情報の所定項目を打鍵し、引続きキャビ
ネット識別番号（ＩＤ）とフォルタ識別番号（ＩＤ）か
ら成る保管場所を文書管理情報の項目として打鍵する。

利用者は、適切なキャビネット識別番号を打鍵できない
場合には、キャビネット識別番号の欄に空白を打鍵する
。この空白の打鍵が行われると。

入出力端末１ａはキャビネット一覧情報を要求する信号
を文書管理・検索装置３に発する。この信号は２文書保
管・検索装置３内の要求解析部４を経て取出制御部７内
の制御部７１に送られる。これを受けた制御部７１ば２
文書記憶部８の文書管理情報ファイル８３からキャビネ
ット一覧情報を読出し、これを応答組立部５を介して入
出力端末１ａに送出する。入出力端末１ａは、受は取っ
たキャビネット一覧情報をそのディスプレイ上に表示す
る。

上記キャビネント一覧情報は、第２図（Ｂ）に例示する
ように、キャビネット識別番号（ＩＤ）。

キャビネット名及び各キャビネット内に収容されている
フォルタ量を示す情報から構成されている。

利用者は２表示されたキャビネット一覧を参照して、保
管しようとする文書名に最適のキャビネット識別番号の
位置までカーソルを移動させ実行キーを打鍵する。この
打鍵により、同図（Ｂ）の画面が消えて、上記カーソル
によって指定されたキャビネット識別番号が付された同
図（Ａ）の画面が表示される。

利用者が適切なフォルタ識別番号を打鍵出来ない場合に
も、上述したキャビネット識別番号の場合と同様な動作
により、第２図（Ｃ）に例示するフォルタ一覧がディス
プレイ上に表示され、利用者はこれを参照しつつ適切な
フォルタ識別番号を打鍵する。利用者は、上述のように
して文書の保管場所を指定した後、必要に応じて利用者
個人コード、文書保管期間９文書保護キー等全ての文書
管理情報を打鍵し終わると１文書保管の実行を指令する
。

この指令を受けた保管制御部６内の制御部６１は、受付
番号生成部６２を制御して当該文書保管・検索装置内に
おいて文書を一意的に識別できる受付番号を作成させ、
これを入出力端末１ａに返す。これを受けた入出力端末
１ａは、第２図（Ａ）の下方に例示する受付番号の表示
欄にこの受付番号を表示する。この受付番号は、当該文
書保管・検索装置内で一意性を保てる限り適宜なもので
よいが、利用者の記憶上の便宜を考慮して１例えば受付
年月日と当該年月日における受付の連番から構成されて
いる。この場合、受付番号生成部６２はカウンタを主体
に構成されることになる。

制御部６１は、上記受付番号の作成・通知と相前後して
、入出力端末１ａから読込んだ文書管理情報に上記一意
的な受付番号を付加する。引続いて制御部６１は７文書
管理情報の全体と文書内容情報が、上記受付番号と文書
管理情報の適宜な項目（例えば文書名１作成者名５作成
日付等）をキーとして文書記憶部８内のファイル８３と
８４のそれぞれに書込まれるように１文書管理情報読み
書き制御部８１と文書内容情報読み書き制御部８２に制
御を渡す。

文書保管の確認動作 入出力端末の利用者は、第２図の（Ｂ）、（Ｃ）に示す
ようなキャビネット一覧やフォルタ一覧を参照すること
なく、経験に頼って同図（Ａ）の画面上にキャビネット
識別番号とフォルタ識別番号を直接打鍵することにより
文書の保管場所を指定した場合には、指定した保管場所
の適否を確認したいこともある。この保管場所が適切で
ないと。

後日この文書を取出すことが困難になるからである。

このような場合、利用者が上記文書保管動作の・　直後
に確認（要）のキーを打鍵すると、入出力端末１ａは９
文書保管の確認を要求する信号を文書保管・検索装置３
に送出する。この信号は、要求解析部４を経て取出制御
部７内の制御部７１に送られる。これを受けた制御部７
１は、直前に保管した文書情報に付された受付番号を検
索部７２に渡すことにより１文書管理情報ファイル８３
からキャビネット識別番号とキャビネット名、更にはフ
ォルタ識別番号とフォルタ名を読出し、これらを入出力
端末１ａに送出する。これを受けた入出力端末１ａは、
第２図（Ｄ）に例示するように。

キャビネット名やフォルタ名等を含む画面をディスプレ
イ上に表示する。利用者は２表示されたキャビネット名
やフォルタ名を参照することにより。

文書の保管場所の適否を確認することができる。

文書取出し時の動作 入出力端末１ａの利用者が文書取出要求キーを打鍵する
と、この入出力端末のディスプレイ上に第３図（Ａ）に
示すように８文書取出しと題する画面が表示される。利
用者がこの表示に従って受付番号を打鍵すると、この受
付番号は要求解析部４を経て取出制御部７の制御部７１
に送出される。

これを受けた制御部７１は、検索部７２に受付番号を渡
すことにより２文書管理情報ファイル８３から該当の文
書管理情報を読出し、これらを入出力端末１ａに送出す
る。これを受けた入出力端末１ａは、第３図（Ｂ）に例
示するように文書名。

作成音名、受付番号、保管場所等から成る第２図（Ｄ）
と略同様の文書管理情報をディスプレイ上に表示する。

利用者が、この文書管理情報を確認した後文書取出し要
求の実行キーを打鍵すると。

上記文書管理情報の場合と同様の動作により２文書内容
情報が入出力端末１ａのディスプレイ上に表示される。

−利用者が、新たに作成した文書情報を前に作成した文
書゛情報と同一の保管場所に保管しようとする場合、前
に作成した文書情報の受付番号を使用して第３図（Ｂ）
に示すような文書管理情報を表示させ、前に作成した文
書情報の保管場所を１ＩＩＩ認することもできる。この
ように、受付番号をキーとして３文書内容情報とは別個
にファイルされている文書管理情報のみを取出すことが
できるので。

利用性が一層向上する。

入出力端末１ａの利用者が２文書取出し要求キーを打鍵
して第３図（Ａ）に示すような画面をディスプレイ上に
表示させた場合において、利用者が文書の受付番号を既
に忘れてしまっているときには、この文書の受付番号に
代えてキャビネット識別番号とフォルタ識別番号を打鍵
する。各識別番号は要求解析部４を経て取出し制御部７
の制御部７１に送出される。これを受けた制御部７１は
。

検索部７２に各識別番号を渡すことにより２文書管理情
報ファイル８３から該当のキャビネット内の該当のフォ
ルタに保管されている全文書の一覧を入出力端末１ａに
送出する。これを受けた入出力端末１ａは、第３図（Ｃ
）に例示するような文書一覧をディスプレイ上に表示す
る。操作者が取出そうとする文書名の欄にカーソルを移
動させて実行キーを打鍵すると、この文書内容情報がデ
ィスプレイ上に表示される。

文書管理情報の項目を論理的に組合せて該当する文書情
報の数量や文書名等の一覧を表示させる検索動作に関し
ては、従来装置と同様であるから説明を省略する。

以上、装置内において一意的な識別情報として受付年月
日と連番の組合せを例示したが、利用者個人コードと連
番の組合せ等−意性が保証される限り適宜なもΦを使用
することができる。

また９文書管理情報の一部として文書保管場所を指定す
る例を示したが２文書管理情報としてはトリー構造の分
類項目やキーワード等適宜なものを使用することができ
る。

発明の効果 以上詳細に説明したように１本発明は１文書保管・検索
装置側で一意的な識別情報を自動的に作成して保管要求
側に通知するように構成されているの・で、保管要求側
で繁雑な調整をなんら行うことなく、また利用者の正確
な記憶に顧ることなく識別情報の一意性を保証すること
ができる。

また２本発明は文書管理情報を文書内容情報とは別個に
ファイルする構成であるから９文書取出し等が容易にな
るという利点がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の構成を周辺装置と共に例示
する構成ブロック図、第２図及び第゛３図は本発明の詳
細な説明するための概念図である。 １ａ〜１ｎ・・入出力端末、２・・通信制御装置、３・
・文書保管・検索装置、４・・要求解析部、５・・応答
組立部、６・・保管制御部、７・・取出制御部、８・・
文書記憶部。 （Ｂ） （Ｃ） 心　２図 （Ｄ） （Ａ）

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 文書内容情報及び該文書内容情報を保管し検索するだめ
   の文書管理情報から成る文書情報を保管し、検索して取
   出すための文書保管・検索装置において。 文書情報の保管要求を受けた際に、該装置内において一
   意的な識別情報を自動的に作成して文書管理情報に付加
   すると共に該−意的な識別情報を保管要求側に通知する
   手段と。 該−意的な識別情報及び文書管理情報の一部をキーとし
   て９文書管理情報の全体及び文書内容情報をそれぞれ異
   なる記憶装置に記憶する手段と。 前記一意的な識別情報および文書管理情報の一部の少な
   くとも一方と共に文書取出し要求を受けた際に、該−意
   的な識別情報が付されているか又は該文書管理情報をそ
   の一部として包含する文書管理情報および文書内容情報
   を検索して文書取出し要求側に送出する手段とを備えた
   ことを特徴とする文書保管・検索装置。