JPH07262219A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 一般的に行っている紙を使ったファイリング
と同じ感覚で文書や図面のデータをファイリングできる
電子ファイリング装置を得ること。 【構成】 イメージデータ取り込み手段２９により取り
込んだ文書，図面等のイメージデータを、タイトル化手
段３０でアイコン化してそのイメージデータに表題を付
け、この表題を付けられたアイコンを仮想平面表示手段
３１によって２次元の仮想平面に配置し、一括化手段３
２によって前記仮想平面上で複数のアイコンを重ねて一
まとめのアイコンにし、この一括化された前記アイコン
を分割化手段３３で分解して、このアイコン化された文
書を再配置手段３４で３次元の仮想空間に再配置し、こ
の再配置されたアイコンにラベル選択手段３５でラベル
を付けるようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、紙に書かれた文書を電
子化し、記憶媒体に記憶することができる電子ファイリ
ング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に紙に書かれた文書を整理するに
は、紙をステップラやクリップにより一まとめにした
り、バインダにタイトルを付けて閉じたり、袋に入れて
引出しの中にいれたり、箱の中に入れて保管したり、棚
の中に保管したりしている。このため保管された文書が
多くなると、必要な文書を取り出すのに多くの時間がか
かったり、文書が行方不明になったりすることがあっ
た。そこで、紙の文書を電子化して保管スペースを小さ
くしたり、電子検索により検索を素早く行なうことが必
要となった。

【０００３】従来このような要求に答えるものとして、
図２１に示すような特開平４−２９７９６０号公報に示
された電子ファイリング装置が提案されている。この電
子ファイリング装置は、装置全体を制御する制御部１
と、文書や画像等の情報の書式を設定する設定手段に該
当する登録初期値レジスタ３と、登録初期値レジスタ３
による書式情報を記憶する記憶手段に該当するメモリ２
と、このメモリ２の書式情報にしたがって情報を登録す
る自動登録手段を構成する登録媒体と、情報の書式を従
来の方式で入力するキーボード９およびキーボードイン
ターフェイス８と、情報を電子ファイル装置に読み込む
ための入力装置であるスキャナ１７およびスキャナイン
ターフェイス１６と、読み込んだ情報データの符号化を
行う圧縮・伸張コントローラ１３と、情報データを通信
するバスインターフェイス１２と、情報データをメモリ
１５で記憶し、ディスプレイ等に表示する表示部１４
と、外部出力装置であるプリンタ１９およびプリンタイ
ンターフェイス１８により構成されている。

【０００４】登録初期レジスタ３に登録する情報の書式
が事前に設定され、メモリ２は登録初期値レジスタ３に
設定された情報の書式を、書式情報として記憶する。自
動登録媒体として、フレキシブルディスクドライブユニ
ット（ＦＤＣ）４を介するフレキシブルディスク５と、
ハードディスクドライブユニットであるハードディスク
コントローラ（ＨＤＣ）６を介するハードディスク７
と、光ディスクユニット用インターフェイス（ＯＭＤ
Ｄ）１０を介する光磁気ディスク１１があり、登録初期
値レジスタ３は、これらの登録媒体にメモリ２に記憶さ
れた書式情報に従う情報を登録する。

【０００５】従来の電子ファイリング装置は上記のよう
に構成されているので、文書を電子ファイリングするに
あたり、まず、イメージデータをスキャナ１７で読み込
んだ後、利用者は文書の中身を理解し外部入力装置（キ
ーボード、マウス）等により適当なキーコードを割り付
けこれを記憶し、また、原稿サイズや原稿方向等の書式
情報は、登録毎に設定するようにしていた。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、キーコ
ードの割付には多くの操作が必要となり、大変な労力を
利用者に強いることになっていた。また、操作性が複雑
で専任者でないと操作できないという問題点があった。

【０００７】この発明は、このような問題点を解決する
ためになされたもので、非常に単純な操作で紙に書かれ
た文書を電子ファイリングすることができ、操作方法を
熟知していない人でも、現在事務所で行なっている紙を
使ったファイリングと同じ感覚でファイリングできる、
電子ファイリング装置を得ることを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明に係る電
子ファイリング装置は、文書データ、画面データ等のイ
メージデータを取り込むイメージデータ取り込み手段
と、このイメージデータ取り込み手段により取り込んだ
イメージデータをアイコン化し、そのイメージデータに
表題を付けるタイトル化手段と、２次元の仮想平面に前
記タイトル化手段によって表題を付けられたアイコンを
配置する仮想平面表示手段と、前記仮想平面上で複数の
アイコンを重ねて一まとめのアイコンにする一括化手段
と、この一括化されたアイコンを分解する分割化手段
と、前記アイコン化された文書を３次元の仮想空間に再
配置する再配置手段と、この再配置されたアイコンにラ
ベルを付けるラベル選択手段を備えたものである。

【０００９】請求項２の発明は、タイトル化手段に、取
り込んだイメージデータの一部を切り抜いてタイトルに
する選択範囲抽出手段を設けたものである。

【００１０】請求項３の発明は、イメージデータを取り
込んだ日付時間を記憶する日時記憶手段と、前記イメー
ジデータにコード化されたラベルを結合するコードラベ
ル結合手段と、前記日時記憶手段とコードラベル結合手
段により、記憶された日時や記憶された分類により検索
可能な検索手段を設けたものである。

【００１１】

【作用】請求項１の発明においては、イメージデータ取
り込み手段によって取り込まれたイメージデータに表題
を付けアイコン化して仮想平面に配置し、また、前記ア
イコンを一括化もしくは分割化した後、３次元の仮想空
間に配置し、これにラベルを付ける。

【００１２】請求項２の発明においては、取り込んだイ
メージデータの一部を切り抜いてタイトルとする。

【００１３】請求項３の発明においては、取り込んだイ
メージデータに対して日付時間を記憶するとともに、コ
ード化されたラベルを結合させ、これら日時や記憶され
た分類により検索が可能になる。

【００１４】

【実施例】

実施例１．図１は、この発明の実施例１の構成を示すブ
ロック回路図である。図において、２０は集積回路等で
作られた演算装置、２１は集積回路等で作られた記憶装
置、２２は磁気記録装置等で構成されたハードディス
ク、２３、２４は磁気記録装置等で構成された小形光磁
気ディスクおよびフレキシブルディスク、２５は液晶デ
ィスプレイ等で構成された表示装置、２６はペンまたは
マウス等のポインティングデバイス、２７は文書デー
タ，図面データ等のイメージデータを取り込むイメージ
データ取り込み装置、２８は小形光磁気ディスク２３，
フレキシブルディスク２４，表示装置２５，ポインティ
ングデバイス２６およびイメージデータ取り込み装置２
７を制御する外部制御装置である。

【００１５】図２は、実施例１のフローチャートであ
る。図において、２９はイメージデータを取り込むイメ
ージデータ取り込み手段、３０は取り込んだイメージデ
ータをアイコン化し、それに表題を付けるタイトル化手
段、３１はタイトル化手段３０によって表題を付けられ
たアイコンを２次元の仮想平面に配置する仮想平面表示
手段、３２は前記仮想平面上で複数のアイコンを重ねて
一まとめのアイコンにする一括化手段、３３は一括化さ
れたアイコンを元通りに分割する分割化手段、３４は３
次元の仮想空間にアイコンを配置する再配置手段、３５
は再配置されたアイコンにラベルを付けるラベル選択手
段である。

【００１６】図３は、図１および図２で示した実施例１
のシステム構成よりなる個人向け電子ファイリング装置
の外観図である。図において、右側面にある３６はＡ４
の紙が吸い込まれる用紙挿入口で、１枚ずつ挿入された
紙面の内容は、内蔵されたイメージスキャナ（図示せ
ず）によりイメージが読みとられる。前面にある３７は
液晶ディスプレイで、読みとったイメージを表示する。
右側面にある３８はミニディスク挿入口、３９はフレキ
シブルディスク挿入口で、内蔵されたハードディスク
（図示せず）とともに読みとったイメージを記録する。
また前面にある４０は各種選択をおこなったり、文字入
力等をおこなうペンである。

【００１７】図４から図１９は、図３で示した個人向け
電子ファイリング装置による、イメージデータを取り込
みファイリングしていく過程を示した図で、液晶ディス
プレイ３７上に表示された画面を元に説明する。図４に
おいて、４１はイメージデータを収納するために３次元
の仮想空間に設けた本箱、４２は同様の目的で設けられ
た引出し、４３は取り込んだイメージデータがアイコン
化され最初に置かれる場所として設けられた机、４４は
本箱４１に収納されたイメージデータに背表紙を付ける
ラベル選択部、４５はイメージデータをイメージスキャ
ナより取り込むイメージデータ取り込みボタン、４６は
多数のイメージデータが机４３上にある時、このイメー
ジデータの種類別、分野別等、一括して扱いたい場合に
一まとめにするファイル化ボタン（以下、「クリップ」
という）、４７はクリップ４６でファイル化されたイメ
ージデータを分割して元の個々のイメージデータに戻す
分割化ボタン（以下、「磁石」という）、４８は不要の
イメージデータを収納する不要データ収納部（以下、
「ごみ箱」という）、４９はごみ箱４８内の不要データ
を完全に破棄する不要データ破棄ボタン（以下、「マッ
チ」という）、５０はファイリングされたイメージデー
タの検索条件を設定する検索設定ボタンである。

【００１８】次に動作について説明する。所望のイメー
ジデータを用紙挿入口３６に挿入し、用紙がセットされ
た後、イメージデータ取り込みボタン４５をペン４０で
１回押す（以下、「クリック」という）ことにより、用
紙の内容がイメージデータとして取り込まれ、取り込ま
れたイメージデータは、直ちに図５のように、液晶ディ
スプレイ３７上に表示される。

【００１９】表示されているイメージデータから、この
イメージデータの表題にふさわしい箇所を、ユーザー自
身が選び出し、ペン４０を用いて液晶ディスプレイ３７
上に４点指示し、四角形５１を生成して範囲を抽出し、
これをイメージデータのタイトルとする。本実施例１で
は、新聞記事をファイリングし、そのなかで「ビール」
という文字をイメージデータのタイトルとしている。そ
してタイトルを付けられたイメージデータは、図６のよ
うにアイコン化されたイメージデータ５２となり、机４
３上に配置される。上記の方法によって、多数のイメー
ジデータが机４３上にアイコン化されて蓄積される。図
７に上記の手順をフローチャートにより示す。

【００２０】次に、取り込んだイメージデータを再表示
させるには、図８において、アイコン化されたイメージ
データをペン４０でクリックすることで、液晶ディスプ
レイ３７上にビュー画面５３が表われ、イメージデータ
の全容が表示される。

【００２１】また、多数のイメージデータが蓄積されて
いくと、イメージデータの種類、分野、年度等の単位で
一まとめに管理した方が都合がよい場合がある。例えば
図９のように、アイコン化された多数のイメージデータ
があり、アイコン５４とアイコン５５は、例えば同日の
新聞記事を取り込んだものであった場合、ユーザーがこ
の２つの記事を一括管理しようとするための手順を、図
１０（ａ），（ｂ）および図１１のフローチャートを用
いて説明する。まず、ペン４０でアイコン５４をクリッ
クし、アイコン５５上に押しながら動かし（以下「ドラ
ッグ」という）アイコン５４とアイコン５５を重ね合わ
せる。そしてクリップ４６もまたアイコン５４、および
アイコン５５に重ね合わせることにより、２つのアイコ
ン５４、５５は結合され、図１０（ｂ）に示すアイコン
５６のように「ＦＩＬＥ」という文字とクリップ４６が
張り付けられファイル化される。上記の方法では２つの
アイコンをファイル化した例を示したが、多数のアイコ
ンを１つにファイル化できる。

【００２２】次に、図１２において、５７はクリップ画
面であり、ファイル化されたアイコン５６をペン４０で
クリックすることにより、アイコン５６の内容が表示さ
れている状態を示している。５８の矢印はページめくり
手段で、複数のイメージデータを表示させるためのもの
であり、５８をクリックすることでアイコン５４および
アイコン５５の内容が順次表示されていく。

【００２３】また、ファイル化されたアイコン５６を元
のアイコン５４およびアイコン５５の状態に戻すには、
磁石４７をアイコン５６上のクリップに重ね合わせるこ
とで「ＦＩＬＥ」という文字とクリップが削除され、分
割された個々のイメージデータとして扱える。

【００２４】多量のイメージデータが机４３上に蓄積さ
れていくと、机４３は煩雑になり、整理しなければなら
ない場合や、当面使用しないであろうイメージデータは
机４３上から一時退避させておくと便利な場合が生じて
くる。この時、アイコン５６をペン４０でクリックし、
本箱４１上に重ね合わせることでアイコン５６に対応し
たイメージデータが、「本」の形のアイコン５９となっ
て本箱４１に収納される。図１３は上記の様子を示した
ものである。

【００２５】収納された本５９には、ラベル選択部４４
により背表紙をつける。ラベル選択部４４のなかから本
５９の内容に最も適当なラベルを選択し、ペン４０でク
リックする。選択されたラベル６０をドラッグし、本５
９上に重ね合わせる。上記の方法により本５９にラベル
６０が張り付けられる。図１４（ａ），（ｂ）は上記の
様子を表したものである。図１５に上記の手順をフロー
チャートにより示す。

【００２６】上記の方法により、本箱４１に収納された
本５９に対応するイメージデータを表示させるには、ペ
ン４０で本５９をクリックすることで、本５９は机４３
上にアイコン５６となって再配置される。このアイコン
５６をクリックすることで図８のようなビュー画面５３
が現れ内容が表示される。同様に、本５９がファイル化
されたイメージデータであった場合は、図１２の様なク
リップ画面５７が現れ内容が表示される。

【００２７】本箱４１以外に机４３上からイメージデー
タを一時退避させる方法に、引出し４２がある。図１６
（ａ），（ｂ）において、引出し４２の中から一つをペ
ン４０で選択し、机４３上にドラッグする。すると取り
出した引出しのスペースは空き状態６１になり、机４３
上には取り出した引出しを上方から見たアイコン６２が
現れる。アイコン６２上に収納したいイメージデータで
あるアイコン６３をドラッグすることで収納される。図
１７（ａ），（ｂ）において、アイコン６２を再びクリ
ックすると、ボックス画面６４が表示される。ボックス
画面６４には、収納したタイトル名の一覧表示部６５
と、タグボタン６６、および戻すボタン６７が表示され
る。タグボタン６６をクリックすると、タグシート画面
６８が現れ、タグ選択部６９が表示される。このタグ選
択部６９は引出し６２に付けるタグ名である。引出し６
２のタグ名を付けた後、戻すボタン６７をクリックする
ことで、アイコン６３のイメージデータは引出し４２に
収納される。図１８に上記の手順をフローチャートによ
り示す。

【００２８】引出し４２に収納されたイメージデータを
表示させるには、引出し６２を机４３上にドラッグしア
イコン化し、これをクリックしボックス画面６４を表示
させる。ボックス画面６４の中で所望のタイトルを選択
することで、ビュー画面５３、もしくはクリップ画面５
７が現れ、内容が表示される。

【００２９】実施例２．多数のイメージデータが本箱４
１、引出し４２、机４３上にあるとき、登録した年月日
を条件とした検索が行える。図４において、検索条件ボ
タン５０をクリックすると、図１９のような検索条件設
定画面が表示される。７０は検索条件設定部で、上下の
矢印により所望の年月日を設定する。図２０は検索結果
画面で、本実施例の場合、１９９３年１０月１日から１
９９３年１２月２７日までに登録された前イメージデー
タのタイトルが一覧表示される。また、配置場所表示部
７１には、一覧表示されたタイトルの中から矢印で指示
されているタイトルの配置場所が表示される。

【００３０】ところで、上記各実施例では、電子ファイ
リング装置について述べたが、その他のパソコンのソフ
トウェア、およびワードプロセッサ、電子編集機等にも
利用できることは言うまでもない。また上記各実施例で
は、ポインティングデバイスをペンとしていたが、マウ
スや、その他のポインティングデバイスでも同様の操作
ができることは言うまでもない。

【００３１】

【発明の効果】以上のように、請求項１の発明によれ
ば、イメージデータを取り込むイメージデータ取り込み
手段と、取り込んだイメージデータに表題を付けアイコ
ン化するタイトル化手段と、このアイコンを配置する仮
想平面表示手段と、複数のアイコンを一括化する一括化
手段と、この一括化されたアイコンを分割する分割化手
段と、前記アイコンを３次元の仮想空間に再配置する再
配置手段と、この再配置されたアイコンにラベルを付け
るラベル選択手段とを設けることで、操作を複雑にする
ことなく、専任者を置かなくても個人レベルで、適切な
文書を電子ファイリングすることができる。

【００３２】請求項２の発明によれば、文書のタイトル
に取り込んだ文書の一部を利用することにより、操作を
簡単にし少ない時間で電子ファイリングすることができ
る。

【００３３】請求項３の発明によれば、日付やコードラ
ベルを設けることにより必要最小限の検索ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例１の電子ファイリング装置の構
成を示すブロック回路図である。

【図２】実施例１のフローチャートである。

【図３】実施例１の外観図である。

【図４】実施例１の電子ファイリング装置の初期画面で
ある。

【図５】実施例１のタイトル設定画面である。

【図６】実施例１のイメージデータがアイコン化された
図である。

【図７】実施例１のタイトル設定過程を表すフローチャ
ートである。

【図８】実施例１の取り込んだイメージデータを再表示
するビュー画面である。

【図９】実施例１のアイコンが多数ある時の画面であ
る。

【図１０】実施例１の一括化する様子を表した図であ
る。

【図１１】実施例１の一括化する過程を表すフローチャ
ートである。

【図１２】実施例１の一括化されたアイコンを表示させ
るクリップ画面である。

【図１３】実施例１のアイコンを本箱に収納する様子を
表した図である。

【図１４】実施例１のアイコンにラベルを付ける様子を
表した図である。

【図１５】実施例１のアイコンにラベルを付ける過程を
表したフローチャートである。

【図１６】実施例１のアイコン化されたイメージデータ
を引き出しに収納する様子を表した図である。

【図１７】実施例１のアイコンを収納された引出しにラ
ベルを付ける様子を表した図である。

【図１８】実施例１の引出しにラベルを付ける過程を表
したフローチャートである。

【図１９】この発明の実施例２の検索条件設定画面であ
る。

【図２０】実施例２の検索結果画面である。

【図２１】従来の電子ファイリング装置の構成を示すブ
ロック回路図である。

【符号の説明】

２０ 演算装置 ２１ 記憶装置 ２２ ハードディスク ２３ 小形光磁気ディスク ２４ フレキシブルディスク ２５ 表示装置 ２６ ポインティングデバイス ２７ イメージデータ取り込み装置 ２８ 外部制御装置 ２９ イメージデータ取り込み手段 ３０ タイトル化手段 ３１ 仮想平面表示手段 ３２ 一括化手段 ３３ 分割化手段 ３４ 再配置手段 ３５ ラベル選択手段 ３６ 用紙挿入口 ３７ 液晶ディスプレイ ３８ ミニディスク挿入口 ３９ フレキシブルディスク挿入口 ４０ ペン ４１ 本箱 ４２ 引出し ４３ 机 ４４ ラベル選択部 ４５ イメージデータ取り込みボタン ４６ ファイル化ボタン（クリップ） ４７ 分割化ボタン（磁石） ４８ 不要データ収納部（ごみ箱） ４９ 不要データ破棄ボタン（マッチ） ５０ 検索設定ボタン ５１ 四角形 ５２ アイコン ５３ ビュー画面 ５４ アイコン ５５ アイコン ５６ アイコン ５７ クリップ画面 ５８ ページめくり手段 ５９ アイコン ６０ ラベル ６１ 空き状態 ６２ アイコン ６３ アイコン ６４ ボックス画面 ６５ タイトル一覧表示部 ６６ タグボタン ６７ 戻すボタン ６８ タグシート画面 ６９ タグ選択部 ７０ 検索条件設定部 ７１ 配置場所表示部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9071−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０ Ｄ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データ、画面データ等のイメージデ
   ータを取り込むイメージデータ取り込み手段、このイメ
   ージデータ取り込み手段により取り込んだイメージデー
   タをアイコン化し、そのイメージデータに表題を付ける
   タイトル化手段、前記タイトル化手段によって２次元の
   仮想平面に表題を付けられたアイコンを配置する仮想平
   面表示手段、前記仮想平面上で複数のアイコンを重ねて
   一まとめのアイコンにする一括化手段、この一括化され
   たアイコンを分解する分割化手段、前記アイコン化され
   た文書を３次元の仮想空間に再配置する再配置手段、お
   よび再配置されたアイコンにラベルを付けるラベル選択
   手段を備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 タイトル化手段に、取り込んだイメージ
   データの一部を切り抜いてタイトルにする選択範囲抽出
   手段を備えたことを特徴とする請求項第１項記載の電子
   ファイリング装置。
3. 【請求項３】 イメージデータを取り込んだ日付時間を
   記憶する日時記憶手段、前記イメージデータにコード化
   されたラベルを結合するコードラベル結合手段、前記日
   時記憶手段とコードラベル結合手段により、記憶された
   日時や記憶された分類により検索可能な検索手段を備え
   たことを特徴とする請求項第１項記載の電子ファイリン
   グ装置。