JPH10260874A - 記録媒体管理方法及び記録媒体管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 記録媒体管理方法及び記録媒体管理装置に関
し、コンピュータシステムを利用することにより簡単
に、かつ、正確に記録媒体を管理でき、しかも、データ
の保存期間を経過した記録媒体を再利用できるようにし
た記録媒体管理方法及び記録媒体管理装置の提供を目的
とする。 【解決手段】 入力手段1 で管理用記憶手段2 に業務用
記録媒体の識別データ、その記録媒体に割り当てられた
業務及びその業務に対応して設定された保存期限を登録
し、この管理用記憶手段2 から検索手段10で保存期限を
徒過した業務用記録媒体を検索し、保存期限を徒過した
業務用記録媒体のうち再使用を可とする業務用記録媒体
の保存期限を更新手段11で更新して再使用可能にする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、種々の業務が割り
当てられた記録媒体を管理する記録媒体管理方法及び記
録媒体管理装置に関し、特にコンピュータシステムを利
用することにより簡単に、かつ、正確に記録媒体を管理
でき、しかも、データの保存期間を経過した記録媒体を
再利用できるようにした記録媒体管理方法と、この記録
媒体管理方法を実施できるようにした記録媒体管理装置
に関する。

【０００２】

【従来技術】一般的に物品については、物品名、購入
日、購入数、購入価格、保管場所、売上日、売上数、売
上価格などをコンピュータシステムに入力して、在庫管
理をすることが広く普及している。これら一般の商品の
うち、例えば生鮮食品のように保存期間が予め定められ
ている物品については、保存期限が到来したものから順
に廃棄処分がなされ、廃棄処分をしたことがコンピュー
タシステムに入力され、この入力に基づいて損金計算な
どが行われるようになっている。

【０００３】ところが、データを記録する記録媒体にも
その記録媒体としての品質が確保できる期間はあるが、
この期間よりも短い期間でその記録媒体に記録されたデ
ータを保存する必要がなくなることが多い。保存不要に
なったデータを記録した記録媒体をそのまま保存するこ
とは保存の意味がないばかりでなく、記録媒体の保存量
が膨大になるという問題がある。

【０００４】これらの問題は、記録媒体として書替え可
能な記録媒体を用い、保存不要となったデータを保存を
要する新しいデータで書き換えることにより解消される
が、この場合には、どの記録媒体にどのデータが記録さ
れているかということやそのデータの保存の要否、デー
タの書替えの可否などを管理する必要が生じる。

【０００５】従来、どの記録媒体にどのデータが記録さ
れているかを管理する方法として、記録媒体あるいはこ
れを収納するケースにシールを貼付し、このシールに記
録内容を記入する方法や、記録媒体あるいはこれを収容
するケースに貼付したシールに記録媒体を識別する記号
や符号を記入し、帳簿にこの記号や符号と共に記録内容
を記入するという方法が採用されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかし、このような従
来の方法は、データを記録媒体の廃却まで保存する場合
や、データの保存期間が長い場合には適しているが、そ
うでない場合には、データの書替えに伴ってシールの貼
替え、帳簿の書替え、帳簿の増頁や頁差替えをしなけれ
ばならないことが少なくないので、保存期間が短いデー
タを保存する場合には非常に煩瑣になる。

【０００７】また、この場合には、定期的に、又は随時
にシールあるいは帳簿に記載されている全ての記録媒体
にそれぞれ何が記録されているかをチェックし、保存期
限を徒過しているデータを記録している記録媒体を抽出
する必要がある。しかも、データの保存期間はデータの
種類によって異なっているので、一般の物品のように先
入れ先出しとか、後入れ先出しなどといった画一的な管
理ができないので、この保存期限を徒過した記録媒体を
抽出する作業は非常に煩瑣になり、又、見落としや見誤
りが生じ易く、管理が不正確になる恐れがある。

【０００８】更に、抽出された保存期限徒過のデータを
記録した記録媒体を再使用できるか否かを判定する上で
は、その記録媒体の使用履歴を参照すればよいように思
われるが、実際にこの使用履歴を帳簿やシールに記録す
ることは記録量が膨大になるので非常に困難である。

【０００９】又更に、使用履歴の中で繰り返し使用され
た頻度、購入後の期間、１回の使用中の書替え頻度等の
うちどれをどのように組み合わせて再使用の可否を決定
するかという基準が確立されていない実情のもとでは、
これらを記録しても実際上再使用の可否を決定するため
には役に立たないというのが実情である。

【００１０】加えて、現在の記録媒体の保管状態の全体
報告を求められた時に、記録媒体やこれを収納するケー
スに貼付されたシールや帳簿を点検していたのでは、リ
アルタイムの報告ができないという問題がある。

【００１１】更に加えて、個々の記録媒体の保管場所の
問い合わせがあった時にも、その問い合わせに対する応
答にかなりの時間が必要になる。本発明は、従来の記録
媒体管理方法の欠点を解消し、コンピュータシステムを
利用することにより簡単に、かつ、正確に記録媒体を管
理でき、しかも、データの保存期間を経過した記録媒体
を再利用できるようにした記録媒体管理方法と、この記
録媒体管理方法を実施できるようにした記録媒体管理装
置とを提供することを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明に係る記録媒体管
理方法（以下、本発明方法という。）は、上記の目的を
達成するため、個々の業務用記録媒体についてその記録
媒体を識別する識別データと、その記録媒体に割り当て
られた業務と、その業務に対応して設定された保存期限
とを登録し、定期的に又は随時に保存期限を徒過した業
務用記録媒体を検索し、保存期限を徒過した業務用記録
媒体を提示する、という手段を採用している。

【００１３】即ち、本発明方法によれば、まず、コンピ
ュータシステムに設けた管理用記憶手段に、個々の業務
用記録媒体について識別データ、業務及び保存期限が登
録される。

【００１４】本発明方法において、管理用記憶手段に識
別データを記録する方法としては、オペレータが例えば
キーボード、マウス、タブレットなどの入力手段を操作
して入力した任意の識別データを登録する方法を採用し
てもよいが、オペレータの負担を軽減するとともに、識
別データの重複などを防止するために、この方法と共
に、或いは、この方法に代えて、コンピュータシステム
内で例えば連続番号からなる識別データを順次発生し、
記録媒体が登録されるごとに、或いは登録される記録媒
体ごとにその連続番号を識別データとして自動設定し、
管理用記憶手段に登録させる方法が推奨される。

【００１５】又、本発明方法において、業務を管理用記
憶手段に登録する方法としては、オペレータが例えばキ
ーボード、マウス、タブレットなどの入力手段を操作し
て入力した任意の業務を直接に管理用記憶手段に登録す
る方法を挙げることができるが、オペレータの負担を軽
減するとともに、誤入力ないし誤登録を防止するため
に、この方法と共に、或いはこの方法に代えて、予め設
けられたテーブルあるいは記録エリアに複数の業務を登
録しておき、この複数の業務を表示手段に表示し、表示
された業務の中から選択して直接に管理用記憶手段に登
録する方法を採用することが推奨される。もちろん、こ
の予め設けられたテーブルあるいは記録エリアに登録さ
れる業務は加除できるようにすることが好ましい。

【００１６】更に、本発明方法において、保存期限を管
理用記憶手段に登録する方法としては、オペレータが例
えばキーボード、マウス、タブレットなどの入力手段を
操作して入力した任意の業務を直接に管理用記憶手段に
登録する方法を挙げることができるが、オペレータの負
担を軽減するとともに、期限の設定誤り、誤入力ないし
誤登録を防止するために、この方法と共に、或いはこの
方法に代えて、予め個々の業務に対応する保管期間を設
定し、業務と保存開始時期とを入力することにより、こ
の業務、保存期間及び保存開始時期に基づいて保管期限
を暦算的に演算し、この演算により得られた保管期限を
管理用記憶手段に登録する方法を採用することが推奨さ
れる。

【００１７】ここで、保存開始時期とは例えば年月日で
表される新たな使用を開始する時のことであり、新規の
記録媒体が使用を開始される時期と、再使用可能な記録
媒体が再使用を開始される時期とを含む。なお、記録媒
体の使用が開始される時期は必ずしもその記録媒体の保
存開始時期とは一致しないが、この管理方法においては
記録媒体の保存開始時期と使用開始時期との時差は管理
の便宜のために無視している。

【００１８】この後、周期的にあるいは随時に、これら
のデータの中から定期的に又は随時に保存期限を徒過し
た業務用記録媒体（以下、便宜上、期限切れ記録媒体と
いうこともある。）が検索される。

【００１９】この検索は、コンピュータシステムが自動
的に実行するようにしても、周期的にあるいは随時にオ
ペレータが与える指令に基づいてコンピュータシステム
が実行するようにしてもよい。

【００２０】この検索の結果は、オペレータなどが認識
できるように、コンピュータシステムの表示手段に表示
したり、プリンタでプリントアウトしたりすることが好
ましいが、このことは本発明方法に必須のことではな
い。

【００２１】このように周期的にあるいは随時に、コン
ピュータシステムにより期限切れ記録媒体を検索するこ
とにより、保存中の記録媒体の中から期限切れ記録媒体
を短時間で、漏れなく見いだすことができる。

【００２２】本発明方法においては、更にこの後、検索
された期限切れ記録媒体の再使用の可否が判定される。
ここで、期限切れ記録媒体の再使用の可否を判定する基
準としては、特に限定されないが、現在のところその記
録媒体の購入時期とその記録媒体に割り当てられた業務
とに基づいて経験的に決定された廃却期限を用い、例え
ば再使用により更新される保存期限が廃却期限以前とな
る場合には再使用可とし、再使用により更新される保存
期限が廃却期限後となる場合には再使用不可とされる。

【００２３】この判定はコンピュータシステムが自動的
に実行するようにしてもよいが、判断の基礎となる資
料、例えば記録媒体の購入時期、業務、現在の時期など
をコンピュータシステムの表示手段やプリンタに出力
し、この出力に基づいてオペレータが判断をし、その判
断結果をオペレータがコンピュータシステムに入力する
方法を採用してもよい。

【００２４】そして、再使用を可とするものについて保
存期限を更新すればその記録媒体は再使用可能になもの
として保存されることになり、保存期限を更新されない
期限切れの記録媒体は廃却処分される。

【００２５】もちろん、本発明方法において、管理用記
憶手段に登録された全てのデータを読出すことは可能で
あり、これにより、保管状態をリアルタイムで把握する
ことができ、このデータを例えばプリンタや表示手段に
表示してリアルタイムの報告をすることもできる。

【００２６】次に、本発明に係る記録媒体管理装置（以
下、本発明装置という。）は、上記本発明方法を実施す
るために、個々の業務用記録媒体を識別する識別デー
タ、その記録媒体に割り当てられた業務及びその記録媒
体の保存期限が登録される管理用記憶手段と、少なくと
も前記識別データ、業務及び保存期限を入力する入力手
段と、前記管理用記憶手段から保存期限を徒過した業務
用記録媒体を検索する検索手段と、検索された業務用記
録媒体のうちの再使用を可とする記録媒体の保存期限を
更新する更新手段とを備える、という手段を採用してい
る。

【００２７】本発明装置の管理用記録媒体は、少なくと
も所定数の業務用記録媒体についての識別データ、業務
及び保存期限を登録できる容量を備える必要があり、こ
れらの他に、必要に応じて、媒体種類、購入日、その保
管場所、使用開始時期、ボリューム情報などを登録でき
る容量を備えるものが用いられる。

【００２８】本発明装置の入力手段は、少なくとも前記
識別データ、業務及び保存期限を入力できるようにして
あればよく、例えばキーボード、マウス、タブレットな
どをその例として挙げることができる。

【００２９】この入力手段は、オペレータが操作して入
力した任意の識別データを直接に管理用記憶手段に登録
できるように構成してもよいが、オペレータの負担を軽
減するとともに、識別データの重複などを防止するため
に、コンピュータシステム内で例えば連続番号からなる
識別データを順次発生する識別データ発生手段を設け、
記録媒体が登録されるごとに、或いは登録される記録媒
体ごとにその連続番号を識別データとして自動設定し、
入力手段を操作することにより、この識別データが管理
用記憶手段に登録されるように構成してもよい。

【００３０】又、本発明装置の入力手段はオペレータが
操作して入力した任意の業務を直接に管理用記憶手段に
登録できるように構成してもよいが、オペレータの負担
を軽減するとともに、誤入力ないし誤登録を防止するた
めに、これと共に、或いはこれに代えて、複数の業務を
登録したテーブルあるいは記録エリアを設け、この複数
の業務を表示手段に表示し、表示された業務の中から選
択して直接に管理用記憶手段に登録させように構成する
ことが推奨される。もちろん、この予め設けられたテー
ブルあるいは記録エリアに登録される業務は加除できる
ようにすることが好ましい。

【００３１】更に、本発明の入力手段は、オペレータが
操作して入力した任意の保存期限を直接に管理用記憶手
段に登録するように構成してもよいが、オペレータの負
担を軽減するとともに、期限の設定誤り、誤入力ないし
誤登録を防止するために、これと共に、或いはこれに代
えて、予め個々の業務とその業務に対応する保管期間と
を登録したテーブル或いは記録エリアと、業務と保存開
始時期とを入力することにより、この業務、保存期間及
び保存開始時期に基づいて保管期限を暦算的に演算する
演算手段とを設け、この演算により得られた保管期限を
管理用記憶手段に登録するように構成することが推奨さ
れる。

【００３２】本発明装置によれば、このような管理用記
録手段と、入力手段とを設けているので、管理用記録媒
体に個々の業務用記録媒体についてその記録媒体を識別
する識別データと、その記録媒体に割り当てられた業務
と、その業務に対応して設定された保存期限とを登録す
ることができる。

【００３３】本発明装置の検索手段は、管理用記録手段
から保存期限を徒過した業務用記録媒体を検索するよう
に構成してあればよく、周期的に自動的に検索をするよ
うに構成してもよく、周期的にあるいは随時にオペレー
タなどが与える指令に基づいて検索をするように構成し
てもよい。

【００３４】本発明装置においては、この検索の結果を
オペレータなどが認識できるようにするために、検索結
果を表示する表示手段や検索結果をプリントアウトする
プリンタを設けることが好ましいが、このことは本発明
装置に必須のことではない。

【００３５】本発明装置によれば、このように周期的に
あるいは随時に、コンピュータシステムにより期限切れ
記録媒体を検索することにより、保存中の記録媒体の中
から期限切れ記録媒体を短時間で、漏れなく見いだすこ
とができる。

【００３６】本発明装置においては、例えばＣＲＴ、液
晶表示手段などの表示手段やプリンタを設けることによ
り、この検索結果をオペレータなどが認識できるように
なり、その検索結果に基づいてオペレータが期限切れの
記録媒体が再使用可能であるか否かを判定することがで
きるようになる。

【００３７】期限切れの記録媒体が再使用可能であるか
否かはオペレータが判定してその判定結果をコンピュー
タに入力するようにしてもよく、又、判定手段を設けて
検索された期限切れ記録媒体の再使用の可否を判定させ
てもよい。

【００３８】ここで、期限切れ記録媒体の再使用の可否
を判定する基準としては、特に限定されないが、現在の
ところその記録媒体の購入時期とその記録媒体に割り当
てられた業務とに基づいて経験的に決定された廃却期限
を用い、例えば再使用により更新される保存期限が廃却
期限以前となる場合には再使用可とし、再使用により更
新される保存期限が廃却期限後となる場合には再使用不
可とされる。

【００３９】そして、再使用を可とするものについて
は、その記録媒体に割り当てられる業務に対応して決定
された保存期間を経過した時を新しい保存期間として保
存期限が更新され、その記録媒体が再利用可能になもの
として保存されることになり、保存期限を更新されない
期限切れの記録媒体は廃却処分される。

【００４０】もちろん、本発明装置において、管理用記
憶手段に登録された全てのデータを読出して表示手段に
表示したり、プリンタでプリントアウトしたりすること
は可能であり、これにより、保管状態をリアルタイムで
把握することができ、この表示やプリントを用いて保管
状態のリアルタイムの報告をすることもできる。

【００４１】

【発明の実施の形態】本発明方法及び本発明装置の一実
施例を図面に基づいて具体的に説明すれば、以下の通り
である。

【００４２】図１は、本発明装置の一実施例に係る記録
媒体保管装置の機能ブロック図であり、この記録媒体保
管装置は、キーボード、マウス、タブレットなどからな
る入力手段１と、管理される個々の業務用記録媒体につ
いて、その種類、その記録媒体を識別する識別データ、
その記録媒体に割り当てられた業務、その記録媒体を購
入した年月日、その記録媒体の保存開始時期、保存期限
などが登録される管理用記憶手段２と、入力手段１によ
り入力された記録媒体の種類、業務及び保存開始時期に
基づいて保存期限を演算する演算手段３と、例えばＣＲ
Ｔからなる表示手段４とを備えるコンピュータシステム
で構成されている。

【００４３】このコンピュータシステムにより業務用記
録媒体を管理するために、このシステムには媒体管理メ
ニューが組み込まれ、初期メニューの中からこの媒体管
理メニューを選択すると、まず、図２（ａ）に示す媒体
管理メニュー画面Ｖ１が表示手段４の画面に表示され
る。

【００４４】この媒体管理メニュー画面Ｖ１の中から、
新規登録欄Ｖ１Ａをクリックすると、図２（ｂ）に示す
新規登録申請画面Ｖ２が表示され、オペレータがこの新
規登録申請画面Ｖ２の中の媒体種類表示欄Ｖ２Ａをクリ
ックすると、複数の媒体の種類とその種類に付した数字
が画面に表示され、更に、この中から１つの媒体の種類
又はそれに付された数字を選択してクリックすると媒体
種類が確定され、この媒体種類表示欄Ｖ２Ａにその数字
が表示される。

【００４５】この記録媒体保管装置には、例えば連続番
号からなる識別データを順次発生する識別データ発生手
段５（図１に示す。）が設けられ、この識別データ発生
手段５が発生する識別データが各業務用記録媒体ごとに
自動的に割当てられ、例えば新規登録時の１個目（１本
目）の記録媒体に割り当てられた識別データが新規登録
申請画面Ｖ２の媒体番号表示欄Ｖ２Ｂに表示される。

【００４６】また、新規登録申請画面Ｖ２中には購入日
表示欄Ｖ２Ｃが設けられ、オペレータがこの媒体番号表
示欄Ｖ２Ｂをクリックした後、入力手段１により入力し
た年月日が購入日として確定され、この購入日表示欄Ｖ
２Ｃに表示される。

【００４７】更に、新規登録申請画面Ｖ２中には購入先
表示欄Ｖ２Ｄが設けられ、オペレータがこの購入先表示
欄Ｖ２Ｄをクリックすると、予め購入先記憶手段６（図
１に示す。）に記録された購入先と、その購入先に付し
た数字とが画面に表示され、その中から購入先又はこれ
に付した数字をクリックすると購入先が確定され、選択
された購入先の数字が購入先表示欄Ｖ２Ｄに表示され
る。

【００４８】なお、購入先記憶手段６に記憶させる購入
先は随時入力手段１を操作して追加したり、削除したり
することができるようにしている。前記新規登録申請画
面Ｖ２中には、更に、本数表示欄Ｖ２Ｅが設けられ、こ
の本数表示欄Ｖ２Ｅをクリックした後にオペレータが入
力手段１で入力した記録媒体の本数がこの本数表示欄Ｖ
２Ｅに表示される。

【００４９】この新規登録申請画面Ｖ２中にはオペレー
タが入力するコメントを表示するコメント情報表示欄Ｖ
２Ｆが設けられているが、このコメント情報表示欄Ｖ２
Ｆは省略してもよい。

【００５０】新規登録申請画面Ｖ２にこれらの確定され
たデータを表示させた後、申請ボタンＶ２Ｇをクリック
すると、これらのデータが管理用記憶手段２に登録さ
れ、表示手段４の画面は媒体管理メニュー画面Ｖ１に戻
る。

【００５１】なお、新規登録申請画面Ｖ２の申請ボタン
Ｖ２Ｇをクリックすることなく、戻るボタンＶ２Ｉをク
リックした場合には、データを管理用記憶手段２に登録
することなく、表示手段４の画面が媒体管理メニュー画
面Ｖ１に戻される。

【００５２】上記のようにして、新規に媒体を購入した
際に媒体を事前登録した後、その媒体の保管を開始する
際に、媒体管理メニュー画面Ｖ１中の業務割当欄Ｖ１Ｂ
をクリックすると、図３に示す業務割当申請画面Ｖ３が
表示される。

【００５３】この業務割当申請画面Ｖ３には事前登録事
項である媒体種類、媒体番号（複数本の新規登録が一括
して行われた場合にはその中の１番若い媒体番号）、一
括して新規登録した記録媒体の本数（個数）を表示する
媒体種類表示欄Ｖ３Ａ、媒体番号表示欄Ｖ３Ｂ、本数表
示欄Ｖ３Ｃが設けられ、これらの欄には管理用記憶手段
２に事前に登録されたデータが表示される。

【００５４】この記録媒体管理装置には、日付データ作
成手段７が設けられ、この日付データ作成手段７により
作成された現在の年月日が業務割当申請画面Ｖ３の登録
日表示欄Ｖ３Ｄに初期表示される。

【００５５】又、この業務割当申請画面Ｖ３には事前登
録された記録媒体に割り当てられる業務内容を表示する
媒体名表示欄Ｖ３Ｅが設けられ、この媒体名表示欄Ｖ３
Ｅをクリックすると、図４に示すように、予めテーブル
８（図１に示す）に登録された媒体名（業務名）と、そ
の業務に対応して設定された保存期間が画面に開かれる
詳細表示窓Ｖ３Ｌに表示される。もちろん、テーブル８
に登録される媒体名及びその保存期間のデータは随時に
入力手段１を操作して追加したり、削除したりすること
ができるようになっている。又、媒体名が多い場合に
は、頁送りや行送りで媒体名及び保存期間を順次表示で
きるようにしている。

【００５６】テーブル８に登録され、画面に表示されて
いる媒体名の中から任意に選択された媒体名をクリック
すると、管理される記録媒体に割り当てられる業務が確
定し、保存開始期限としての意味を持つ現在の年月日、
業務及びその保存期間に基づいて演算手段３がその記録
媒体の保存期限を歴算的に演算し、この演算結果が管理
用記憶手段２に登録される。更に、詳細表示窓Ｖ３Ｌは
閉じられ、業務割当申請画面Ｖ３の媒体名表示欄Ｖ３Ｅ
に選択された媒体名が、保存期限表示欄Ｖ３Ｆに演算さ
れた保存期限がそれぞれ表示される。

【００５７】業務を確定した後、申請ボタンＶ３Ｇを操
作すると、表示手段４には図５に示す業務割当詳細画面
Ｖ４が表示される。この業務割当詳細画面Ｖ４には、媒
体種類表示欄Ｖ４Ａ、媒体名表示欄Ｖ４Ｂ、登録日表示
欄Ｖ４Ｃ、保存期限表示欄Ｖ４Ｄが設けられる他、事前
登録された媒体が媒体番号順に並べて表示される明細表
示欄Ｖ４Ｅが設けられる。

【００５８】この明細表示欄Ｖ４Ｅには媒体番号の他に
現在その記録媒体を保管している現保管場所、これから
その記録媒体を保管する保管場所、この保管場所の中で
記録媒体を保管する棚、この棚の中で記録媒体を保管す
る位置を表示する欄が設けられている。オペレータが表
示された任意の記録媒体の欄をクリックした後、更にこ
れらの欄をそれぞれクリックしてから入力手段１を操作
して、現保管場所又はそれに付した数字、保管場所又は
それに付した数字、棚に付した数字あるいは棚位置に付
した数字を入力すと、これらの数字が対応する欄に表示
される。

【００５９】又、この明細表示欄Ｖ４Ｅにはこれらの他
にボリュームを表示する欄が設けられ、この欄をクリッ
クした後、任意に設定したボリューム番号を入力手段１
により入力すると、このボリューム番号がボリュームを
表示する欄に表示される。

【００６０】明細表示欄Ｖ４Ｅに必要なデータを入力し
た後、登録ボタンＶ４Ｆをクリックすると、これらのデ
ータが管理用記憶手段２に登録されると共に、表示手段
４の画面は媒体管理メニュー画面Ｖ１に戻る。

【００６１】又、業務割当詳細画面Ｖ４の戻るボタンＶ
４Ｇをクリックすると、画面に表示したデータを管理用
記憶手段２に登録することなく、業務割当申請画面Ｖ３
に戻る。

【００６２】この業務割当申請画面Ｖ３の戻るボタンＶ
３Ｋをクリックすると更に媒体管理メニュー画面Ｖ１に
戻る。記録媒体の保管場所を変更する場合には、媒体管
理メニュー画面Ｖ１の保管場所変更欄Ｖ１Ｃをクリック
し、図６に示す保管場所変更申請画面Ｖ５を表示手段４
の画面に呼び出す。そして、この保管場所変更申請画面
Ｖ５の媒体名表示欄Ｖ５Ａをクリックし、業務割当申請
画面Ｖ３の詳細表示窓Ｖ３Ｌと同様の詳細表示窓を開い
て任意の業務をクリックすると、この詳細表示窓が閉じ
られ、保管場所変更申請画面Ｖ５の業務名表示欄Ｖ５Ａ
に選択された業務が表示される。

【００６３】なお、この保管場所変更申請画面Ｖ５には
管理用記憶手段２に登録されている保管場所、棚番号、
棚位置、媒体番号、本数を表示する保管場所表示欄Ｖ５
Ｂ、棚番号表示欄Ｖ５Ｃ、棚位置表示欄Ｖ５Ｄ、媒体番
号表示欄Ｖ５Ｅ、本数表示欄Ｖ５Ｆが設けられている。

【００６４】この後、保管場所変更申請画面Ｖ５の申請
ボタンＶ５Ｇをクリックすると、図７に示す保管場所変
更詳細画面Ｖ６が表示され、この画面に設けた詳細表示
窓Ｖ６Ａに表示された記録媒体の中から保管場所を変更
する媒体をクリックして選択する。

【００６５】この後、新保管場所表示欄Ｖ６Ｂ、新棚番
号表示欄Ｖ６Ｃ、或いは新棚位置表示欄Ｖ６Ｄをクリッ
クして、入力手段２により新保管場所に付した数字、新
棚番号、あるいは新棚位置に付された数字を入力した
後、登録ボタンＶ６Ｅをクリックすることにより新らし
い保管場所、棚、棚位置が確定され、管理用記憶手段２
に登録される。

【００６６】複数の記録媒体の保管場所を一括して同じ
場所に変更する場合には、一括変更ボタンＶ６Ｆをクリ
ックしてから、詳細表示窓Ｖ６Ａに表示された記録媒体
の中から保管場所を変更する複数の媒体をクリックして
選択し、新保管場所表示欄Ｖ６Ｂ、新棚番号表示欄Ｖ６
Ｃ、或いは新棚位置表示欄Ｖ６Ｄをクリックし、この後
登録ボタンＶ６Ｅをクリックすればよい。

【００６７】又、登録ボタンＶ６Ｅをクリックして新し
い保管場所、棚、棚位置が登録されると同時に（あるい
はこの後、保管場所変更詳細画面Ｖ６の戻りボタンＶ６
Ｇがクリックされると）、画面は保管場所変更申請画面
Ｖ５に戻され、更にこの画面の戻りボタンＶ５Ｈをクリ
ックすると、表示手段４の表示は媒体管理メニュー画面
Ｖ１に戻る。

【００６８】このようにして業務用記録媒体の識別デー
タ、媒体名（業務）、保管場所、棚番号、棚位置及び保
管期限が管理用記憶手段２に登録された後、媒体管理メ
ニュー画面Ｖ１の期限切れ再利用欄Ｖ１Ｄをクリックす
ると、図８に示す再利用メニュー画面Ｖ７が表示手段４
に表示される。そして、媒体種類と保存期限とを入力す
るとこれらのデータがそれぞれ媒体種類表示欄Ｖ７Ｂ、
保存期限表示欄Ｖ７Ｃに表示され、この後、この画面の
検索ボタンＶ７Ａをクリックすると、図１に示す検索手
段９によりこの管理用記憶手段２に登録された記録媒体
の中から入力された保存期限を徒過した記録媒体が検索
され、図９に示す再利用明細画面Ｖ８が表示される。

【００６９】この再利用明細画面Ｖ８には、媒体種類表
示欄Ｖ８Ａと、媒体表示欄Ｖ８Ｂとが設けられ、この媒
体表示欄Ｖ８Ｂに期限切れの記録媒体が例えば識別デー
タの若い番号順に表示される。各記録媒体については、
媒体番号、媒体名、登録日、購入日、及び保存期限が表
示される。ここでは過去に業務割当て当時に指定した内
容が表示される。

【００７０】オペレータは、この画面に表示された購入
日、媒体名及び保存期限を参照して、経験的にこの記録
媒体が再利用可能であるか否かを判定する。この判定
は、特に限定されないが、例えば保存期限が媒体名（業
務）の種類から経験的に設定された使用期限を越えるか
否かを基準にして判定される。

【００７１】そして、再利用ボタンＶ８Ｃをクリックす
ると、媒体種類、媒体番号、購入日、購入先、媒体の業
務情報がクリアされ、再度業務割当ての対象となる。こ
の後、登録ボタンＶ８Ｄをクリックすると業務割当の対
象データが管理用記録媒体２に登録される。

【００７２】又、選択されなかった再使用不能の記録媒
体については、管理用記録媒体２に登録された当該記録
媒体の登録日及び検索前の最後の保存期限のデータがそ
のまま残される。

【００７３】なお、本発明においては、客観的な再使用
の可否の判断基準が設定される場合、例えば上述のよう
に新しい保存期限が媒体名（業務）の種類から経験的に
設定された使用期限を越えるか否かを基準にして判定す
る場合には、例えば前記テーブル８に媒体種類及び媒体
名（業務）に対応させて記録媒体の保存期間の他に使用
期間を登録し、この使用期間と購入日とに基づいて演算
手段３で使用期限を演算し、この使用期限と再利用明細
画面Ｖ８に示される保存期限とを比較して、自動的にこ
の記録媒体が再利用可能であるか否かを判定する判定手
段１０を設け、この判定手段１１の判定結果に基づいて
自動的に再利用可能な記録媒体の保存期限を更新させる
ことも可能である。

【００７４】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明方法は、
個々の業務用記録媒体についてその記録媒体を識別する
識別データと、その記録媒体に割り当てられた業務と、
その業務に対応して設定された保存期限とを登録し、定
期的に又は随時に保存期限を徒過した業務用記録媒体を
検索し、保存期限を徒過した業務用記録媒体を提示する
ので、簡単に、かつ、正確に記録媒体を管理でき、しか
も、提示された期限切れの記録媒体のうち再使用が可能
なものについてその保存期限を更新して再使用できるよ
うになる。

【００７５】又、本発明装置は個々の業務用記録媒体を
識別する識別データ、その記録媒体に割り当てられた業
務及びその記録媒体の保存期限が登録される管理用記憶
手段と、少なくとも前記識別データ、業務及び保存期限
を入力する入力手段と、前記管理用記憶手段から保存期
限を徒過した業務用記録媒体を検索する検索手段と、検
索された業務用記録媒体のうちの再使用を可とする記録
媒体の保存期限を更新する更新手段とを備えるので、管
理用記憶手段に、個々の業務用記録媒体についてその記
録媒体を識別する識別データと、その記録媒体に割り当
てられた業務と、その業務に対応して設定された保存期
限とを登録し、この後、定期的に又は随時に保存期限を
徒過した業務用記録媒体を検索し、保存期限を徒過した
業務用記録媒体のうち再使用を可とする業務用記録媒体
の保存期限を更新して再使用可能にすることができ、簡
単に、かつ、正確に記録媒体を管理でき、しかも、デー
タの保存期間を経過した記録媒体を再利用できる効果を
得ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明装置の機能ブロック図である。

【図２】本発明装置の事前登録の手順の説明図である。

【図３】本発明装置の業務割当申請画面の説明図であ
る。

【図４】本発明装置の業務割当申請画面の説明図であ
る。

【図５】本発明装置の業務割当明細画面の説明図であ
る。

【図６】本発明装置の保管場所変更申請画面の説明図で
ある。

【図７】本発明装置の保管場所変更明細画面の説明図で
ある。

【図８】本発明装置の再利用メニュー画面の説明図であ
る。

【図９】本発明装置の再利用詳細画面の説明図である。

【符号の説明】

１ 入力手段 ２ 管理用記憶手段 ３ 演算手段 ８ テーブル ９ 検索手段 １０ 更新手段 １１ 判定手段

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 個々の業務用記録媒体についてその記録
   媒体を識別する識別データと、その記録媒体に割り当て
   られた業務と、その業務に対応して設定された保存期限
   とを登録し、 定期的に又は随時に保存期限を徒過した業務用記録媒体
   を検索し、 保存期限を徒過した業務用記録媒体を提示することを特
   徴とする記録媒体管理方法。
2. 【請求項２】 個々の業務に対応する保管期間を予め設
   定し、業務と保存開始時期とを入力することにより、こ
   の業務、保存期間及び保存開始時期に基づいて保管期限
   を暦算的に演算して得る請求項１に記載の記録媒体管理
   方法。
3. 【請求項３】 個々の業務用記録媒体を識別する識別デ
   ータ、その記録媒体に割り当てられた業務及びその記録
   媒体の保存期限が登録される管理用記憶手段と、少なく
   とも前記識別データ、業務及び保存期限を入力する入力
   手段と、前記管理用記憶手段から保存期限を徒過した業
   務用記録媒体を検索する検索手段と、検索された業務用
   記録媒体のうちの再使用を可とする記録媒体の保存期限
   を更新する更新手段とを備えるコンピュータシステムか
   らなることを特徴とする記録媒体管理装置。
4. 【請求項４】 個々の業務とこれに対応する保存期間を
   予め記憶させたテーブルと、入力手段により入力される
   保存開始時期及びこのテーブルに記憶させた保存期間に
   基づいて保存期限を演算する演算手段とを設け、前記更
   新手段がこの演算手段で演算された保存期限を管理用記
   憶手段に記録させるように構成される請求項３に記載の
   業務用記録媒体管理装置。
5. 【請求項５】 検索にされた業務用記録媒体の再使用の
   可否を判定する判定手段を備える請求項３又は４に記載
   の業務用記録媒体管理装置。