JPH10154229A - 文書保管システムを動作させるコンピュータ実行方法、自動文書保管システム、文書照会システム、および、ディジタル複写機を動作させる方法ならびにディジタル複写機 - Google Patents

文書保管システムを動作させるコンピュータ実行方法、自動文書保管システム、文書照会システム、および、ディジタル複写機を動作させる方法ならびにディジタル複写機

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JPH10154229A JP9222743A JP22274397A JPH10154229A JP H10154229 A JPH10154229 A JP H10154229A JP 9222743 A JP9222743 A JP 9222743A JP 22274397 A JP22274397 A JP 22274397A JP H10154229 A JPH10154229 A JP H10154229A
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子文書のファイリング及び文書比較を容易
化しつつも紙文書の継続的使用を認める電子文書管理シ
ステムを提供すること。 【解決手段】 高度文書分析技術を利用した電子文書管
理システムであり、この電子文書管理システムは、文書
の自動的な保管と検索とを、ディレクトリ体系を操作し
たりファイル名を指定したりすることを要せずに行うこ
とができる。文書比較は、文書の先行バージョンの自動
的な検索によって容易化される。ディジタル複写機は、
ユーザに対し、非複写文書が既にデータベース内に電子
的に存在する場合にこれを告知する。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、文書保管システ
ムを動作させるコンピュータ実行方法、自動文書保管シ
ステム、文書照会システム、および、ディジタル複写機
を動作させる方法ならびにディジタル複写機等の電子文
書管理システムに関し、特に、高度文書分析技術を活用
するような電子文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】文書の電子的な作成，編集および保存
は、一般化してきている。しかしながら、紙の文書が重
要であることは変わらず、依然として印刷やファックス
およびコピーが文書の配布および管理の主要なものとな
っている。この絶えず集中的に紙が使用される理由は、
種々ある。紙の文書は、見易くかつ注釈を付すことが容
易であり、持ち運び自在であり、事実上表示の世界標準
に相当するものであり、今もなお完全に電子的な扱いを
受けるに至っていない。
【０００３】現在の文書管理技術は、この継続的な紙の
使用またはその理由を認めないものである。例えば、電
子文書を保存しかつ読み出す現存のシステムを考察する
と、典型的に、文書は、読み出しのために階層的ディレ
クトリ体系を使いファイル名を参照して指定される。
【０００４】しかしながら、十分な配慮の下で階層的デ
ィレクトリ体系およびこれに付随するファイル名が作ら
れない場合には、当該文書を識別するのは殆ど不可能と
なるので、所望の文書を読み出すことが極めて困難とな
る。電子的なファイリングの研究によって、ユーザは、
往々にして適正な電子ファイリング体系を確立する努力
を怠るものであることが分かってきている。その多くの
理由は、要求されるその努力が当該情報の価値によって
正しいとみなされないからである。
【０００５】これに対して、紙の文書は、本質的に、外
見によって認識可能である。ほんの少し目を配るだけで
必要なものの全てが分かる。後の読み出しのために紙文
書を適正にファイリングするには、ある管理上の修練が
必要であるが、紙ファイルそのものがその紙面上の題名
によってまたその内容の外観によって認識可能な故に、
読出処理自体が容易になされる。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】現在の電子文書比較処
理、すなわち一つの文書の二つのバージョン間の差異を
目立たせるよう設計された処理は、電子および紙文書が
混在する分野には不向きである。かかる処理は、比較文
書の双方のバージョンが電子的に利用可能でかつ簡単に
識別されることを前提としているが、これは時として満
たされない条件である。例えば、二つの異なるワードプ
ロセッサを使用する地理的に離れた作者らは、紙のハー
ドコピー原稿で通信する可能性がある。また、上述した
理由のために、文書の先行する電子的バージョンを識別
したり読み出したりするのは難しいものである。
【０００７】この発明は、上述した点に鑑みてなされた
ものであり、電子文書のファイリングおよび文書比較を
容易化しつつも紙文書の継続的使用を認める電子文書管
理システムを提供することを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】この発明は、高度な文書
分析技術を活用した電子文書管理システムを提供する。
電子文書管理システムは、ディレクトリ体系を使ったり
またはファイル名を指定することを必要とせずに文書の
自動的な保管（アーカイブ）や検索をなすものである。
文書の比較は、文書の先行バージョンを自動的に検索す
ることによって容易化される。この発明のもう一つの態
様は、複写文書がデータベース内に既に電子的に存在す
るときにディジタル複写機がこれをユーザへ警告するこ
とである。
【０００９】また、この発明は、一つの文書の特徴を描
写する特別な記述子の改善をなす文書分析技術を、文書
管理の改良の基礎としている。文書データベースは、後
の読み出しを容易にするように、記憶される文書の記述
子を記憶する。この読出処理は、検索キー文書の記述子
の改善をなす。かかる検索キー文書に最も適合するもの
が、その記述子をデータベースにおける記述子と比較す
ることによって判定される。
【００１０】記述子の技術および関連する検索技術は、
リコーのカリフォルニア研究センターの研究者および本
願出願人によって開発されたものであり、下記の米国特
許出願に記述されている。本願は、広くこれら全ての文
献を参照し、当該技術を組み入れるものである。すなわ
ち、 文献（１）「マルチアクセス冗長性ハッシングによる画
像の突き合わせおよび読み出し（IMAGE MATCHING AND R
ETRIEVAL BY MULTI-ACCESS REDUNDANT HASHING）」；米
国出願番号０８／２２２，２８１；１９９４年４月１日
出願、 文献（２）「高速例示読み出し（HIGH SPEED RETRIEVAL
BY EXAMPLE)」；米国出願番号０８／５２３，７３１；
１９９５年９月５日出願、 文献（３）「アイコン文書（ICONIC PAPER）」；米国出
願番号０８／４３１，０５９；１９９５年４月２８日出
願、 である。
【００１１】この発明の一つの態様は、一連のまたはツ
リー状の文書バージョンを操作するハイパーテキスト・
インターフェース・システムを提供する。このインター
フェースを実現するために、自動保管システムは、自動
的に文書の新規バージョンを先行バージョンと組み合わ
せる。
【００１２】この発明の他の態様は、自動的に展開する
照会動作をなす。例えば、ユーザは、検索キーとしての
頁またはアイコンを提示して一つの文書の電子的な中間
バージョンを見つける。かかる自動検索においては、検
索キーの記述子と最適対象を見つけるための自動保管文
書の記述子の比較とが改善されている。ハイパーテキス
ト・インターフェース・システムは、ユーザに対し当該
最適対象を明らかにする。そしてユーザは、ハイパーテ
キスト・インターフェースを用いて操作し当該文書の最
終バージョンを見つけることができる。
【００１３】
【発明の実施の形態】以下に、この発明に係る文書保管
システムを動作させるコンピュータ実行方法、自動文書
保管システム、文書照会システム、および、ディジタル
複写機を動作させる方法ならびにディジタル複写機の実
施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。
【００１４】（電子文書の自動記憶システム）図１は、
この発明の一実施の形態によるオフィス機器ネットワー
ク１００を示している。オフィス機器ネットワーク１０
０は、コンピュータ・システム１０２，ディジタル複写
機１０４，ファクシミリ装置１０６，レーザ・プリンタ
１０８およびスキャナ１１０を相互接続する。コンピュ
ータ・システム１０２はまた、大容量の記憶装置１１２
にアクセスすることが可能なように接続される。
【００１５】コンピュータ・システム１０２は、ディジ
タル複写機１０４，ファクシミリ装置１０６，レーザ・
プリンタ１０８およびスキャナ１１０のいずれからも情
報を収集することができる。これら機器の通常動作の過
程においては、それぞれの装置が文書を表す画像情報を
取り込む。例えば、複写されるどの文書についても、複
写機１０４は、当該文書を表すディジタル情報を取り込
む。ユーザは、取り込まれた画像情報を大容量記憶装置
１１２に保管することを要求できる。自動保管システム
は、「文書の自動的かつ即応的保管」と題され本出願と
共に譲渡されかつ同日に提出された出願に記述されてい
る。
【００１６】図２は、この発明を実施するのに適したコ
ンピュータ・システム１０２の概略構成のブロック図を
示している。
【００１７】図２に示されるようなコンピュータ・シス
テム１０２は、オフィス機器ネットワーク１００の構築
ブロックとして、あるいはこの発明の他の特徴を実現す
るのに有用である。コンピュータ・システム１０２は、
中央処理装置２１４のような主要サブシステムと、シス
テム・メモリ２１６（代表例としてはＲＡＭ）と、入出
力（Ｉ／Ｏ）コントローラ２１８と、ディスプレイ・ア
ダプタ２２６を介した表示画面２２４のような外部装置
と、シリアル・ポート２２８および２３０と、キーボー
ド２３２と、記憶インターフェース２３４と、フロッピ
ー・ディスク２３８を受け付けるフロッピー・ディスク
・ドライブ２３６と、ＣＤ−ＲＯＭ２４２を受け付ける
ＣＤ−ＲＯＭプレーヤ２４０とを相互接続するバス２１
２を含む。
【００１８】記憶インターフェース２３４は、固定ディ
スク２４４または図１に示される記憶装置１１２のよう
な大容量記憶装置と接続する。固定ディスク２４４は、
コンピュータ・システム１０２の一部となり得、あるい
は独立して他のインターフェース・システムを介したア
クセスがなされる。
【００１９】他にも多くの装置が接続可能であり、シリ
アル・ポート２２８を介してマウス２４６と接続するこ
とも、シリアル・ポート２３０を介してネットワーク・
インターフェース２４８と接続することもできる。ネッ
トワーク・インターフェース２４８は、電話リンクを介
して遠隔サーバと、あるいはＰＯＰ（相互接続点）を介
してインターネットと直接接続をなすことができる。他
の多くの装置またはサブシステム（図示せず）とも、同
様にして接続可能である。
【００２０】また、以下に説明されるように、図２に示
された現存の装置全てに対しこの発明を実施する必要は
ない。かかる装置およびサブシステムは、図２に示され
たものとは異なる形態で相互接続されても良い。図２に
示される如きコンピュータ・システムの動作は当該技術
分野において周知であり、この出願では詳述しない。こ
の発明を実施するためのコードは、システム・メモリ２
１６，固定ディスク２４４，ＣＤ−ＲＯＭ２４２または
フロッピー・ディスク２３８のようなコンピュータが読
み取り可能な記憶媒体において動作可能なように割り当
てられ、または記憶される。
【００２１】（保管体系の自動作成）図３は、この発明
の一実施の形態による保管システムの動作において用い
られるデータ体系を示す図である。この発明の、この態
様による保管システムは、照会および読み出しを支援す
るための三つの個別のデータ体系を組み入れるものと言
い得る。文書データベース３０２は、保管される文書を
表す情報を記憶する。この情報は、例えば、文書画像の
ビット・マップ，ＯＣＲ出力から得られたテキスト・デ
ータ，ポストスクリプト・ファイル，ワードプロセッサ
によるファイル等も含み得る。
【００２２】記述子データベース３０４は、一つの文書
の特徴を識別する複数の記述子を記憶する。この識別さ
れる特徴を有する文書データベース３０２における文書
は、記述子毎に記憶される。この記述子情報は、照会処
理を極めて簡単にする。記述子データベース３０４は、
記述子毎にひと続きの結合されるリスト３０６として実
現されるのが好ましい。
【００２３】かかる結合されたリストにおける先頭の記
入項目には、当該記述子によって識別される特徴を有す
る文書を識別する文書タグ３１０へのポインタ３０８が
含まれる。このタグは、他の同様の文書タグ３１０を指
し示したり、あるいは当該結合リストの終端を示すヌル
を指し示す。記憶領域を効率的に利用するために、各記
述子に係る先頭のポインタ３０８は、メモリにおいて順
番に記憶される。
【００２４】メモリ・ポジションによって、各記述子に
ついての先頭ポインタを識別することが可能となる。幾
つかの実施の態様においては、記述子により識別される
特徴を探し出せる文書内の特定位置を示す各タグ情報と
共に記憶することによって、このデータベースの照会が
さらに簡単になる。
【００２５】ハイパーテキスト・データベース３１２
は、文書データベース３０２に記憶された文書間のバー
ジョン関係を示す。ハイパーテキスト・データベース３
０６は、文書バージョン系列のそれぞれについてのＨＴ
ＭＬの頁を有することが好ましい。
【００２６】図３は、二つの模範とする頁３１４および
３１６について簡単な代表例を示している。各ＨＴＭＬ
頁は、文書データベース３０２におけるファイル名を含
むＨＴＭＬリンクアンカーの形式で文書データベース３
０２における文書のタイトルを有する。当該頁上のタイ
トルの字下げ（インデント）は、バージョン間の関係を
示す。かかるＨＴＭＬ頁はまた、適宜、当該文書が保管
された日付を識別する情報と、本システムへの当該文書
登録ポイントとなったオフィス機器種目を識別する情報
とを含むものとすることもできる。
【００２７】頁３１４は、文書の親バージョンを識別す
る「タイトル１」３１８を示している。「タイトル２」
３２０と「タイトル３」３２２は、互いに兄弟関係にあ
る、当該親バージョンの子バージョンを識別する。「タ
イトル１」に対する「タイトル２」と「タイトル３」の
字下げは、「タイトル３」は「タイトル２」の後続バー
ジョンとはみなされないが「タイトル１」から独立して
得られたことを表すことを明示している。頁３１６は、
同じ字下げで「タイトル４」３２４と「タイトル５」３
２６とを示しており、これは「タイトル５」が「タイト
ル４」によって識別された文書の唯一の後続バージョン
であることを表している。
【００２８】図４は、この発明の一実施の形態による文
書保管ステップを説明するフローチャートである。ステ
ップＳ４０２において、コンピュータ・システム１０２
で動作する文書管理システムは、保管すべき文書画像を
取り込む。このステップは、ディジタル複写機１０４，
ファクシミリ装置１０６，レーザ・プリンタ１０８また
はスキャナ１１２などの動作に引き続いて行うことがで
きる。ステップＳ４０４においては、文書の記述子が形
成される。かかる記述子の形成処理は、その間にＯＣＲ
処理を含んだり、含まなかったりする。
【００２９】ステップＳ４０６において、文書管理シス
テムは、新しい文書のタイトルを確立するのが好まし
い。これは種々な方法で実現できる。例えば、文書管理
システムがタイトル頁からタイトルを取り出すようにし
ても良い。当該文書がレーザ・プリンタで取り込まれた
ものであれば、かかるプリンタのジョブのタイトルがそ
のレーザ・プリンタからコンピュータ・システム１０２
へ転送されることとしている。
【００３０】ステップＳ４０８において、文書管理シス
テムは、文書データベース３０２に文書を記憶する。ス
テップＳ４１０において、文書管理システムは、ステッ
プＳ４０４において形成された各記述子について記述子
データベース３０４における当該文書の位置またはファ
イル名を指示するタグを記憶する。
【００３１】保管処理における、つぎのステップＳ４１
２は、記述子を使用して文書データベース３０２におい
て既に文書データベース３０２にある最適文書を探そう
とするものである。ここで、保管すべき新しい文書の先
行バージョンと推定される。かかるこの突き合わせ（マ
ッチング）処理は、新しい文書と同じような記述子を最
も多く所持する文書を探す得点計算動作を含む。幾つか
の実施態様においては、異なる記述子に異なる重みを付
与することが、この計算動作に有益となりうる。
【００３２】ステップＳ４１４では、文書管理システム
が、最適文書へのリンクを読み出すためにハイパーテキ
スト・データベース３１２を検索する。ハイパーテキス
ト・データベース３１２におけるこのリンクの内容は、
現時点で分かっている当該最適文書のバージョン間の関
係を示している。
【００３３】ステップＳ４１６において、文書管理シス
テムは、この最適合文書がハイパーテキスト・データベ
ース３１２を参照して最新のバージョンに相当するかど
うかを判定する。
【００３４】この最適文書が最新バージョンであれば、
ステップＳ４１８において、新しく保管された文書がそ
の最適文書の唯一の後続バージョンであることを示すよ
う、すなわち、新しく保管された文書のタイトルが、Ｈ
ＴＭＬ頁上において当該最適文書のタイトルの直ぐ下に
くるよう、ハイパーテキスト・データベースが更新され
る。最適文書が最新のバージョンでなければ、ステップ
Ｓ４２０において、新しく保管された文書がその最適文
書に続くバージョンの兄弟関係（並列関係）にあること
を示すようにハイパーテキスト・データベースが更新さ
れる。
【００３５】この後続するバージョンのタイトルおよび
新しく保管された文書のタイトルは、最適文書のタイト
ルから字下げされて（インデント付けされて）表され
る。いずれの場合も、保管の日時とオフィス機器のどれ
が当該文書の発生源となったかを識別する情報ととも
に、新しい文書のタイトルがハイパーテキスト・データ
ベースに記憶される。
【００３６】他の実施の形態としては、ステップを追加
することができる。新しく取り込まれた文書画像が以前
に記憶された文書のどれにも似かよっていない場合に
は、ハイパーテキスト・データベース３１２内に新しい
「ルート」の文書として認識される。
【００３７】（文書データベースの照会）文書データベ
ース３０２に記憶される各文書についての記述子情報を
利用できることによって、後の照会を容易にすることが
できる。ユーザは、文書の１頁以上を走査することによ
り、または当該文書画像を表す小さなアイコンを走査あ
るいは指定することにより、所望の文書を呼び出すこと
ができる。このようなアイコンの発生および応用は、
「アイコン文書（ICONIC PAPER）」の特許出願に記述さ
れている。
【００３８】図５は、この発明の一実施の形態による文
書データベースを照会するステップを説明するフローチ
ャートである。ステップＳ５０２において、検索処理が
開始され、読出キーの指定を見る。ステップＳ５０４に
おいては、読出キーの記述子が形成される。ステップＳ
５０６において、文書管理システムは、記述子データベ
ース３０４に記憶された記述子を用いて最適なものを検
索する。かかる最適対象は、読出キーから得られたもの
と同じ記述子を最も多く所有する文書として判別され
る。幾つかの実施の態様のなかには、当該最適対象を判
定する際に、異なる記述子に異なる重みづけをする場合
がある。
【００３９】ステップＳ５０８において、文書管理シス
テムは、当該最適対象へのリンクを含むハイパーテキス
トの頁を読み出し、それを図６ないし図７に示されるよ
うに表示して当該最適対象の読み出しまたは文書データ
ベースのさらなる操作を容易化する。
【００４０】図６は、この発明の一実施の形態による、
直線状のバージョン体系が表示されたハイパーテキスト
文書閲覧インターフェースの表示画面６００を示してい
る。最初に表示されている項目６０２は、タイトル６０
４、保管日６０６およびソース・アイコン６０７を含ん
でいる。タイトル６０４は、識別された文書を読み出す
のにユーザが選択したリンクである。ソース・アイコン
６０７は、タイトル６０４により指定される文書がディ
ジタル複写機において入力された結果として保管された
ことを意味している。
【００４１】２番目に表示されている項目６０８は、タ
イトル６１０、保管日６１２およびソース・アイコン６
１４を含んでいる。タイトル６１０は、タイトル６１０
によって指定される文書がタイトル６０４により指定さ
れる文書から派生した唯一のものとみなされることを示
すべく、タイトル６０４と同じ字下げをもって表されて
いる。ソース・アイコン６１４は、識別された文書がフ
ァックスに入力されたときに保管されたものであること
を示している。
【００４２】図７は、この発明の一実施の形態による、
ツリー体系が表示されたハイパーテキスト文書閲覧イン
ターフェースの表示画面６１６を示している。表示画面
６１６は、項目６１８，６２０，６２２，６２４および
６２６を含み、これら項目は、対応するタイトル６２
８，６３０，６３４，６３６および６３８と、対応する
保管日６４０，６４２，６４４，６４６および６４８
と、ソース・アイコン６５０，６５２，６５４，６５６
および６５８とを含んでいる。
【００４３】タイトル６３０および６３４は、タイトル
６２８により識別される文書から得られると思われる文
書を識別する。タイトル６３６および６３８は、タイト
ル６３４によって識別される文書から得られるものと思
われる文書を識別する。ソース・アイコン６５０および
６５８は、当該識別される文書がファックス入力された
ときに保管されたことを示している。ソース・アイコン
６５６は、識別される文書が複写されたときに保管され
たことを示している。名前アイコン６６０および６６２
は、当該文書の所有者を示している。
【００４４】（ディジタル複写機の警告）図８は、この
発明の一実施の形態による、文書が既に電子的に利用可
能であることをユーザに警告するためにディジタル複写
機１０４を動作させるステップを説明するフローチャー
トである。ステップＳ７０２において、複写機１０４に
供給された最初の頁の画像が取り込まれる。ステップＳ
７０４において、文書管理システムは、この画像の記述
子を形成する。ステップＳ７０６において、文書管理シ
ステムは、記述子データベース３０４を検索して、取り
込まれた画像と同じような記述子を持つ文書を見つけ
る。
【００４５】適合の程度、すなわち共通した記述子の数
または重みの総和が、ステップＳ７０８において閾値と
比較される。かかる適合の程度が閾値よりも低い場合
は、ステップＳ７１０において通常通り複写動作が進行
する。適合の程度が閾値よりも高い場合は、ディジタル
複写機１０４は、ステップＳ７１２において複写文書が
電子形態で利用可能であることをユーザに警告表示す
る。ステップＳ７１４において、ディジタル複写機１０
４は、ユーザに対して選択項目を表示する。
【００４６】図９は、複写文書の電子バージョンが利用
可能である場合においてユーザへ選択項目を表示するた
めのディジタル複写機１０４により発せられる表示８０
０を描いている。ディスプレイ８００は、タッチセンシ
ティブ、すなわち接触感応型画面であることが好まし
い。ソフト・キー８０２は、文書の供給を停止させる選
択項目（文書供給解除）を提供している。ソフト・キー
８０４によって、ユーザは、文書の電子バージョンを印
刷する（電子バージョン印刷）ことができる。ソフト・
キー８０６は、上述したハイパーテキスト・インターフ
ェースを用いて文書データベースを閲覧する選択項目
（文書データベース閲覧）を担っている。
【００４７】図８ないし図９の機能を実行するハードウ
ェアおよびソフトウェアは、例えば、完全にディジタル
複写機１０４内に組み入れられるか、あるいはディジタ
ル複写機１０４，コンピュータ・システム１０２および
大容量記憶装置１１２の中に分散される。
【００４８】（文書比較）この発明に係る文書管理シス
テムにはまた、電子文書の比較を向上させる特徴があ
る。文書比較の特徴は、ネットワーク１００の動作の一
環として実施することができる。例えば、ユーザは、先
行バージョンの配置の仕方を知らなくとも文書の現行バ
ージョンを先行バージョンと比較することができる。
【００４９】図１０は、この発明の一実施の形態による
文書のバージョンを比較するステップを示している。ス
テップＳ９０２において、文書管理システムは、例え
ば、スキャナ１１０を用いて文書の現行バージョンの画
像を取り込む。ステップＳ９０４において、文書管理シ
ステムは、当該現行バージョンの記述子を形成する。ス
テップＳ９０６において、現行バージョンの記述子は、
文書データベース３０２を検索する基に使われている。
ステップＳ９０６で識別された最適対象は、ステップＳ
９０８では当該文書の先行バージョンとして読み出され
る。あるいは、文書管理システムは、先行バージョンを
検索し見つけることを終了させるためのユーザの手助け
をすべくハイパーテキスト表示をなす。
【００５０】ステップＳ９１０において、文書管理シス
テムは、現行および先行バージョン間の文書比較を実行
する。このステップには、多くの場合、標準テキスト格
差検知アルゴリズムの前に行われるＯＣＲ処理を組み入
れられる。ステップＳ９１２においては、かかる比較結
果が、削除したり挿入したりした箇所を強調されて表示
される。
【００５１】この発明によるもう一つの文書比較機能
は、非局部的変更部を判定し表示することである。従来
技術の文書比較システムは、当該文書においてテキスト
を長い距離動かす編集上の変更箇所を識別することも表
示することもできない。
【００５２】図１１においては、この発明の一実施の形
態による、文書内の非局部的変更箇所を検出するステッ
プを示している。現行バージョンと先行バージョンの双
方が電子的に利用可能であるものとすると、この比較処
理は、ステップＳ１００２から開始され、当該現行バー
ジョンが各部分（セグメント）に、好ましくはパラグラ
フに分割される。ステップＳ１００４において、先行バ
ージョンもパラグラフに分割される。
【００５３】ステップＳ１００６においては、記述子が
各バージョンのパラグラフ毎に独立して形成される。ス
テップＳ１００８においては、記述子の突き合わせ（マ
ッチング）に基づいて、現行バージョンにおける各パラ
グラフが、先行バージョンにおける最適パラグラフに対
応づけられる。このようにして、大幅に距離移動したパ
ラグラフが識別されるのである。ステップＳ１０１０に
おいては、非局部的変更部分が目立つようにして両バー
ジョンの簡略的画像が表示される。
【００５４】図１２は、この発明の一実施の形態によ
る、文書内の非局部的変更を強調させた表示１１００を
示している。１番目の簡略画像１１０２は、当該文書の
先行バージョンを示している。２番目の簡略画像１１０
４は、当該文書の先行バージョンを示している。パラグ
ラフ１１０６は、両画像において目立つように表示され
ており、バージョン間で位置がシフトしたものとして示
されている。
【００５５】（記述子の形成）本出願に記述される文書
管理システムの特徴の多くは、一つの文書の特徴を識別
する文書記述子の形成を含むものである。この発明は、
記述子形成のための特定の技術に限定されるものではな
い。記述子の形成技術の例は、参照文献として組み入れ
られた上記特許出願、「マルチアクセス冗長性ハッシン
グによる画像の突き合わせおよび読み出し（IMAGE MATC
HING AND RETRIEVAL BY MULTI-ACCESS REDUNDANT HASHI
NG）」および「高速例示読み出し（HIGH SPEED RETRIEV
AL BY EXAMPLE)」に記述されている。
【００５６】これらの中で開示されている記述子は、一
連の連続語長と文書の図画構成要素間における不変な関
係とを有している。記述子を形成するもう一つの技術
は、接続された文書構成部分の周りを取り囲むボックス
を形成するステップと、ボックス間の間隔を測定するス
テップとを含む。閾値よりも小さい間隔がキャラクタ間
の間隔とみなされかつ閾値よりも大きな間隔がワード間
の間隔とみなされることをもって、ボックス間の間隔の
ヒストグラムは見つけられ、当該閾値は定められる。後
者の技術は、光学式文字認識に必要のないテキストとし
て記述子を形成することができるので、大幅に速度が上
がる。
【００５７】以上の説明においては、特別な典型的な実
施の形態を参照してこの発明を説明してきたが、特許請
求の範囲に記載されたこの発明の広範な精神や範囲から
逸脱することなく、種々の改変や変更をなし得ることは
明らかである。
【００５８】また、ここで記述されたフローチャート
は、この発明の方法を実現するステップの広義の論理的
フローを示しているに過ぎず、この発明の範囲から逸脱
することなくステップを加えたり、あるいは当該フロー
チャートからステップを外したりしても良いことは勿論
である。さらに、当該フローチャートにおけるステップ
の実行順序は、この発明の範囲から外れなければ変更可
能である。また、かかるフローチャートにより説明され
る方法を実施するに当たって、ステップの選択や順序の
変更について当業者が付加的な考慮をなしても良いこと
も勿論である。
【００５９】大抵の場合、この明細書におけるフローチ
ャートは、コンピュータ・システムにおけるソフトウェ
ア・ルーチンの実行によってなされる１以上のステップ
を含むものである。かかるルーチンは、当該技術分野に
おいて知られているような何らかの手段により実現され
うる。例えば、Ｊａｖａ，Ｃ，Ｐａｓｃａｌ，ＦＯＲＴ
ＲＡＮ，アセンブリ言語、といった多くのコンピュータ
・プログミング言語が使用可能である。さらに、手続き
向きの当該技術、目的向きの当該技術、または人工知能
技術の如き種々のプログラミング手法を用いることもで
きる。
【００６０】
【発明の効果】以上説明したとおり、この発明に係る文
書保管システムを動作させるコンピュータ実行方法、自
動文書保管システム、文書照会システム、および、ディ
ジタル複写機を動作させる方法ならびにディジタル複写
機によれば、電子文書のファイリングおよび文書比較を
容易化しつつも紙文書の継続的使用を認める電子文書管
理システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施の形態によるオフィス機器ネ
ットワークを示す概要図である。
【図２】この発明を実施するのに適した代表的なコンピ
ュータ・システムを示す概要図である。
【図３】この発明の一実施の形態による、文書データベ
ースの動作において用いられるデータ体系を示す図であ
る。
【図４】この発明の一実施の形態による電子文書を保管
するステップを説明するフローチャートである。
【図５】この発明の一実施の形態による文書データベー
スの照会ステップを説明するフローチャートである。
【図６】この発明の一実施の形態による、直線状のバー
ジョン体系が表示されたハイパーテキスト文書閲覧イン
ターフェースの表示画面を示す概略図である。
【図７】この発明の一実施の形態による、ツリー体系が
表示されたハイパーテキスト文書閲覧インターフェース
の表示画面を示す概略図である。
【図８】この発明の一実施の形態による、文書が既に電
子的に利用可能となっていることをユーザに警告するよ
うディジタル複写機を動作させるステップを説明するフ
ローチャートである。
【図９】この発明の一実施の形態による、文書が既に電
子的に利用可能となっていることをユーザに警告するた
めにディジタル複写機によってなされた表示画面を示す
模式図である。
【図１０】この発明の一実施の形態による文書バージョ
ン比較ステップを示すフローチャートである。
【図１１】この発明の一実施の形態による文書内におけ
る非局部的な変更箇所を検出するステップを示すフロー
チャートである。
【図１２】この発明の一実施の形態による文書内におけ
る非局部的な変更箇所を強調させる表示形態を示す模式
図である。
【符号の説明】
１００ オフィス機器ネットワーク １０２ コンピュータ・システム １０４ ディジタル複写機 １０６ ファクシミリ装置 １０８ レーザ・プリンタ １１０ スキャナ １１２ 大容量記憶装置 ２１４ 中央処理貴 ２１６ システム・メモリ ２１８ Ｉ／Ｏコントローラ ２２４ 表示画面 ２２６ ディスプレイ・アダプタ ２４６ マウス ２２８，２３０ シリアル・ポート ２３２ キーボード ２４４ 固定ディスク ２３４ 記憶インターフェース ２４０ ＣＤ−ＲＯＭプレーヤ ２４８ ネットワーク・インターフェース ２３６ フロッピーディスク・ユニット ３０２ 文書データベース ３０４ 記述子データベース ３０６ リスト ３０８ ポインタ ３１０ 文書タグ ３１２ ハイパーテキスト・データベース ３１４，３１６ 頁 ３１８，３２０，３２２，３２４，３２６ タイトル ６１６ 表示画面 ６１８，６２０，６２２，６２４，６２６ 項目 ６２８，６３０，６３４，６３６，６３８ タイトル ６４０，６４２，６４４，６４６，６４８ 保管日 ６５０，６５２，６５４，６５６，６５８ ソース・ア
イコン ６６０，６６２ 名前アイコン ８００ ディスプレイ ８０２，８０４，８０６ ソフト・キー
フロントページの続き (72)発明者 ジョン フランシス カレン アメリカ合衆国，カリフォルニア州 94025，メンロー パーク，スウィート 115，サンド ヒル ロード 2882，リコ ー コーポレイション シー・アール・シ ー内

Claims (20)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 文書保管システムを動作させるコンピュ
    ータ実行方法であって、 インデックス無し文書の画像を文書保管システムに取り
    込む取込工程と、 前記インデックス無し文書の画像の記述子を形成する形
    成工程と、 前記インデックス無し文書の画像の、前記形成された記
    述子を用いて文書データベースにおいて文書の記述子の
    インデックスを検索する検索工程と、 少なくとも一つの文書を前記インデックス無し文書と同
    様の記述子を関連のない文書よりも多く所持する前記イ
    ンデックス無し文書の先行バージョンとして認識する第
    １の認識工程と、 前記文書データベースのインデックスにより、前記イン
    デックス無し文書を、少なくとも一つの文書の後続バー
    ジョンとして認識する第２の認識工程と、 を含むことを特徴とするコンピュータ実行方法。
  2. 【請求項２】 さらに、前記少なくとも一つの文書への
    第１リンクを有するハイパーテキスト文書を、前記少な
    くとも一つの文書の前記後続バージョンへの第２リンク
    を付加することにより更新する更新工程を含むことを特
    徴とする請求項１に記載のコンピュータ実行方法。
  3. 【請求項３】 前記第１リンクおよび第２リンクは、前
    記少なくとも一つの文書のタイトルと、前記少なくとも
    一つの文書の前記後続バージョンとを有することを特徴
    とする請求項２に記載のコンピュータ実行方法。
  4. 【請求項４】 前記更新工程は、前記バージョンの第１
    頁から前記後続バージョンの前記タイトルを抽出するこ
    とを特徴とする請求項２に記載のコンピュータ実行方
    法。
  5. 【請求項５】 前記取込工程は、ファクシミリ装置を使
    用したスキャン処理を有することを特徴とする請求項１
    に記載のコンピュータ実行方法。
  6. 【請求項６】 前記取込工程は、複写機を使用したスキ
    ャン処理を有することを特徴とする請求項１に記載のコ
    ンピュータ実行方法。
  7. 【請求項７】 前記取込工程は、プリンタの出力データ
    を割り込む処理を有することを特徴とする請求項１に記
    載のコンピュータ実行方法。
  8. 【請求項８】 文書画像データベースを閲覧するコンピ
    ュータ実行方法であって、 検索キー文書画像を取り込む取込工程と、 前記検索キー文書画像の記述子を形成する形成工程と、 前記形成された記述子を用いて前記文書画像データベー
    スの記述子のインデックスを検索する検索工程と、 前記データベースにおける、少なくとも一つの文書を、
    前記少なくとも一つの文書が前記検索キー文書画像と同
    様の記述子を不適合文書よりも多く所持する場合に適合
    文書として認識する認識工程と、 前記適合文書へのハイパーテキスト・リンクを前記適合
    文書の一つ以上の他のバージョンへのハイパーテキスト
    ・リンクとともに表示する表示工程と、 を含むことを特徴とするコンピュータ実行方法。
  9. 【請求項９】 文書画像を取り込む画像取込装置と、 文書画像のデータベースと、前記文書画像の記述子のイ
    ンデックスと、前記文書画像へのリンクを有するハイパ
    ーテキスト文書であって文書の異バージョンを表す文書
    画像へのハイパーテキスト・リンクがバージョンに従っ
    て順序づけられている、少なくとも一つのハイパーテキ
    スト文書と、を記憶する電子記憶システムと、 前記画像取込装置および前記電子記憶システムと結合さ
    れ、前記インデックス無し文書画像の記述子を形成し、
    前記形成された前記インデックス無し文書画像の記述子
    を用いて文書データベースにおける文書の記述子の前記
    インデックスを検索し、少なくとも一つの文書を、当該
    インデックス無し文書と同様の記述子を関連のない文書
    よりも多く所持する前記インデックス無し文書の先行バ
    ージョンとして認識し、前記データベースに前記インデ
    ックス無し文書を記憶し、前記インデックスに前記形成
    された記述子を記憶し、前記少なくとも一つのハイパー
    テキスト文書において、前記少なくとも一つの文書への
    リンクに近い前記インデックス無し文書へのリンクを付
    加するように構成された保管制御システムと、 を有することを特徴とする自動文書保管システム。
  10. 【請求項１０】 前記画像取込装置は、複写機により構
    成されていることを特徴とする請求項９に記載の自動文
    書保管システム。
  11. 【請求項１１】 前記画像取込装置は、ファクシミリ装
    置により構成されていることを特徴とする請求項９に記
    載の自動文書保管システム。
  12. 【請求項１２】 前記画像取込装置は、スキャナーによ
    り構成されていることを特徴とする請求項９に記載の自
    動文書保管システム。
  13. 【請求項１３】 文書画像を取り込む画像取込装置と、 文書画像のデータベースと、前記文書画像の記述子のイ
    ンデックスと、前記文書画像へのリンクを有しかつ文書
    の異バージョンを示す文書画像へのハイパーテキスト・
    リンクがバージョンに従って順序づけられている、少な
    くとも一つのハイパーテキスト文書とを記憶する電子記
    憶システムと、 前記画像取込装置および前記電子記憶システムと結合さ
    れ、前記画像取込装置により取り込まれた目標文書の記
    述子を形成し、前記形成された記述子を用いて前記イン
    デックスを検索し、前記データベースにおける少なくと
    も一つの文書を、当該少なくとも一つの文書が前記目標
    文書と同様の記述子を不適合文書よりも多く所持する場
    合に適合文書として認識し、前記適合文書へのハイパー
    テキスト・リンクを前記適合文書の一つ以上の他のバー
    ジョンへのハイパーテキスト・リンクとともに表示する
    よう構成された照会制御システムと、 を有することを特徴とする文書照会システム。
  14. 【請求項１４】 複写文書の、少なくとも一部の画像を
    走査する走査工程と、 前記文書の前記走査された部分の記述子を形成する形成
    工程と、 前記形成された記述子を用いて文書画像データベースの
    記述子のインデックスを検索する検索工程と、 前記文書画像データベースの文書が、合致を示す前記形
    成された記述子の閾値カウントよりも多く該当記述子を
    所持するものと識別された場合に、警告信号を発する警
    告工程と、 を含むことを特徴とするディジタル複写機を動作させる
    方法。
  15. 【請求項１５】 前記異なる記述子は、前記閾値カウン
    トに異なる重み付けをすることを特徴とする請求項１４
    に記載のディジタル複写機を動作させる方法。
  16. 【請求項１６】 文書画像データベースにアクセス可能
    なディジタル複写機であって、 複写文書の、少なくとも一部の画像を取り込むスキャナ
    と、 複写文書の、少なくとも一部の画像を走査し、前記文書
    の前記走査された部分の記述子を形成し、前記形成され
    た記述子を用いて文書画像データベースの記述子のイン
    デックスを検索し、前記文書画像データベースの文書
    が、合致を示す前記形成された記述子の閾値カウントよ
    りも多く該当記述子を所持するものと識別された場合
    に、警告信号を発するよう構成されたプロセッサと、 を有することを特徴とするディジタル複写機。
  17. 【請求項１７】 一つの文書の現行バージョンを前記文
    書の先行バージョンと比較するコンピュータ実行方法で
    あって、 前記現行バージョンの少なくとも一部の記述子を形成す
    る形成工程と、 前記走査された部分の前記形成された記述子を用いて文
    書画像データベースの記述子のインデックスを検索する
    検索工程と、 少なくとも一つの文書を、前記部分と同様の記述子を関
    連のない文書よりも多く有する前記先行バージョンとし
    て認識する認識工程と、 前記先行バージョンと前記現行バージョンとの間の格差
    計算を実行する計算工程と、 を含むことを特徴とするコンピュータ実行方法。
  18. 【請求項１８】 先行および現行バージョン間における
    文書内での非局部的なテキスト移動のある一つの文書の
    現行バージョンを前記文書の先行バージョンと比較する
    コンピュータ実行方法であって、 前記現行バージョンをセグメントに分割する第１の分割
    工程と、 前記先行バージョンをセグメントに分割する第２の分割
    工程と、 前記現行バージョンおよび前記先行バージョンの複数の
    前記セグメントにつき記述子のセットを形成する形成工
    程と、 前記セグメントの前記形成された記述子を比較して先行
    および現行バージョン間の前記文書内での非局部的な移
    動がなされたセグメントを識別する識別工程と、 を含むことを特徴とするコンピュータ実行方法。
  19. 【請求項１９】 さらに、非局部的に移動した前記セグ
    メントを強調して前記現行バージョンおよび前記先行バ
    ージョンの簡略画像を表示する表示工程を有することを
    特徴とする請求項１８に記載のコンピュータ実行方法。
  20. 【請求項２０】 前記セグメントは、パラグラフである
    ことを特徴とする請求項１８に記載のコンピュータ実行
    方法。
JP9222743A 1996-11-21 1997-08-19 文書保管システムを動作させるコンピュータ実行方法、自動文書保管システム、文書照会システム、および、ディジタル複写機を動作させる方法ならびにディジタル複写機 Pending JPH10154229A (ja)

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