DE19751570A1 - Dokumentmanagementsystem, Verfahren zum Betreiben eines solchen Systems und Digitalkopierer - Google Patents

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein elektronisches Dokumentmanagementsystem gemäß den Ansprüchen 9 bzw. 13 und insbesondere ein Verfahren zum Betreiben eines solchen Systems unter Verwendung fortschrittlicher Dokumentanalyseverfahren gemäß den Ansprüchen 18, 14 bzw. 17. Außerdem betrifft die Erfindung einen Digitalkopierer gemäß Anspruch 16.

Die vorliegende Erfindung steht im Zusammenhang mit dem Erfindungsgegenstand einer anderen Patentanmeldung mit der Bezeichnung "Verfahren und Vorrichtung zur automati­ schen, übersichtlichen Dokumentarchivierung und Digitalkopierer" (entsprechend US 08/754,721 vom 21. November 1996), für die die gleichen Anmelder benannt wurden und die am gleichen Tag eingereicht wurde. Der Inhalt der Patentanmeldung "Automati­ sche und übersichtliche Dokumentarchivierung" sei hiermit ausdrücklich für alle Zwecke einer Bezugnahme in dieser Anmeldung mit eingeschlossen.

Die elektronische Erzeugung, Bearbeitung und Abspeicherung von Dokumenten ist allgemein üblich geworden. Papierdokumente bleiben jedoch wichtig und Druckvorgän­ ge, Faxvorgänge und Kopiervorgänge stehen noch immer im Mittelpunkt bei der Doku­ mentverteilung und beim Dokumentmanagement bzw. bei der Dokumentverwaltung. Die Gründe für die weiterhin bestehende zentrale Bedeutung von Papier sind vielgestaltig. Es ist einfach, Papierdokumente durchzusehen bzw. zu rezensieren und mit Anmerkungen zu versehen, sie sind portabel und stellen in der Tat einen "universellen Standard" zur Vorführung dar, ein Ziel, das für die elektronische Welt zum Greifen nahe aber noch außer Reichweite liegt.

Gegenwärtige Dokumentmanagementverfahren erkennen den fortdauernden Gebrauch von Papier oder die Gründe dafür nicht an. Man betrachte z. B. bestehende Systeme zur Abspeicherung und Rückgewinnung von elektronischen Dokumenten. Typischerweise wird ein Dokument zur Rückgewinnung bzw. Wiederabfrage mit Hilfe einer Suche durch eine hierarchische Dateiverzeichnisstruktur und durch Verweisung auf einen Dateinamen spezifiziert. Falls jedoch die hierarchische Dateiverzeichnisstruktur und die begleitenden Dateinamen nicht mit großer Sorgfalt angelegt worden sind, wird das Wiederauffinden bzw. die Wiedergewinnung eines gewünschten Dokumentes sehr schwierig, weil es nahezu unmöglich sein wird, dieses zu identifizieren. Untersuchungen zur elektronischen Ablage haben herausgefunden, daß Benutzer für gewöhnlich daran scheitern, sich der Mühe zu unterziehen, geeignete elektronische Ablagesysteme einzurichten, und zwar oftmals deswegen, weil der erforderliche Aufwand durch den Wert der Information nicht gerechtfertigt ist.

Im Gegensatz dazu sind Papierdokumente aufgrund des äußeren Aussehens von Natur aus wieder erkennbar. Ein flüchtiger Blick reicht aus. Eine geeignete Ablage von Papierdoku­ menten für eine spätere Wiedergewinnung erfordert ein gewisses Maß an Disziplin bei der Verwaltung, aber der Wiedergewinnungs- bzw. Wiederabfragevorgang selbst wird erleichtert, weil Papierdateien ihrerseits anhand der Überschriften auf ihrem Deckblatt und anhand des äußeren Erscheinungsbildes ihres Inhaltes erkennbar sind.

Gegenwärtige elektronische Dokumentvergleichsverfahren, d. h. Vergleichsverfahren, die ausgelegt sind, um die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Dokumentes hervor­ zuheben bzw. zu markieren, sind für die Mischwelt von elektronischen Dokumenten und Papierdokumenten wenig geeignet. Diese setzen voraus, daß beide Versionen eines zu vergleichenden Dokuments elektronisch zur Verfügung stehen und leicht identifiziert werden können, mithin Bedingungen, die oftmals nicht erfüllt sind. Beispielsweise können sich Autoren, die sich an verschiedenen Orten befinden und die zwei verschiedene Textverarbeitungsprogramme verwenden, mit Hilfe von Papierabzügen von Entwürfen verständigen. Außerdem kann es aus den zuvor dargelegten Gründen schwierig sein, eine vorherige elektronische Version eines Dokumentes zu identifizieren und wiederzugewin­ nen bzw. wieder abzufragen.

Was man benötigt, ist ein elektronisches Dokumentmanagementsystem, das die weiterhin bestehende Verwendung von Papierdokumenten anerkennt und zugleich eine elektronische Dokumentablage und einen elektronischen Dokumentvergleich erleichtert.

Die vorliegende Erfindung stellt ein elektronisches Dokumentmanagementsystem zur Verfügung, das Nutzen aus fortschrittlichen Dokumentanalyseverfahren zieht. Ein elektronisches Dokumentmanagementsystem kann für eine automatische Archivierung und Wiedergewinnung von Dokumenten sorgen, ohne daß es notwendig ist, sich durch eine Dateiverzeichnisstruktur hindurchzufinden oder einen Dateinamen zu spezifizieren. Der Dokumentvergleich wird durch eine automatische Wiedergewinnung einer vorherigen Version eines Dokumentes erleichtert. Ein weiterer Gesichtspunkt der vorliegenden Erfindung sorgt dafür, daß ein Digitalkopierer einen Benutzer darauf aufmerksam macht, wenn ein Dokument, das kopiert werden soll, bereits in elektronischer Form innerhalb einer Datenbank vorliegt.

Eine Grundlage für die Weiterentwicklung einer Dokumentverwaltung in Form der vorliegenden Erfindung stellen eine Reihe von Dokumentanalyseverfahren dar, die im Zusammenhang mit der Entwicklung von speziellen beschreibenden Ausdrücken bzw. Variablen (nachfolgend Deskriptoren genannt) stehen, die ein Dokument charakterisieren. Eine Dokumentdatenbank speichert Deskriptoren für gespeicherte Dokumente ab, um die spätere Wiedergewinnung bzw. Abfrage zu erleichtern. Der Wiedergewinnungs- bzw. Abfragevorgang kann die Entwicklung von Deskriptoren für ein Suchschlüsseldokument beinhalten. Das beste Gegenstück zum bzw. die beste Übereinstimmung mit dem Such­ schlüsseldokument wird durch Vergleichen seiner Deskriptoren mit den Deskriptoren in der Datenbank bestimmt.

Die Deskriptor-Technologie und verwandte Suchverfahren wurden durch Forscher am Ricoh California Research Center und durch einen der benannten Erfinder der vorliegen­ den Patentanmeldung entwickelt und sind in den folgenden US-Patentanmeldungen beschrieben, die hiermit sämtlich in dieser Patentanmeldung durch Bezugnahme für alle Zwecke ausdrücklich mit beinhaltet seien:
"Image Matching and Retrieval by Multi-Access Redundant Hashing", US-Anmeldung Nr. 08/222,281, angemeldet am 1. April 1994;
"High Speed Retrieval by Example", US-Anmeldung Nr. 08/523,731, angemeldet am 5. September 1995; und
"Iconic Paper", US-Anmeldung Nr. 08/431,059, angemeldet am 28. April 1995.

Ein Gesichtspunkt der vorliegenden Erfindung sorgt für ein Hypertext-Schnittstellen­ system zum Hindurchfinden durch eine Sequenz bzw. einen Baum von Dokumentversio­ nen. Um diese Schnittstelle zu unterstützen, kann ein automatisches Archivierungssystem automatisch neue Versionen von Dokumenten mit vorherigen Versionen assoziieren.

Ein anderer Gesichtspunkt der vorliegenden Erfindung stellt automatisch entwickelte Abfragen bzw. Suchfragen zur Verfügung. Beispielsweise kann ein Benutzer als Such­ schlüssel eine Seite oder ein Bildsymbol (Icon) übergeben, um eine elektronische Zwi­ schenversion eines Dokumentes aufzufinden. Die automatische Suche beinhaltet die Entwicklung von Deskriptoren des Suchschlüssels und einen Vergleich mit Deskriptoren der automatisch archivierten Dokumente, um ein bestes Gegenstück aufzufinden. Das Hypertext-Schnittstellensystem identifiziert für den Benutzer das beste Gegenstück. Der Benutzer kann unter Verwendung der Hypertext-Schnittstelle weitersuchen bzw. navigie­ ren, um eine endgültige Version des Dokumentes zu finden.

Ein eingehenderes Verständnis des Wesens und der Vorteile der hierin beinhalteten Erfindungen kann man durch Bezugnahme auf die übrigen Teile der Patentanmeldung und den beigefügten Zeichnungen erlangen, in denen:

Fig. 1 ein Bürogerätenetzwerk gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform darstellt;

Fig. 2 ein repräsentatives Computersystem darstellt, das geeignet zur Realisierung der vorliegenden Erfindung ist;

Fig. 3 ein Diagramm darstellt, das Datenstrukturen zeigt, die beim Betreiben einer Dokumentdatenbank gemäß einer erfindungsgemaßen Ausführungs­ form verwendet werden;

Fig. 4 ein Flußdiagramm darstellt, das die Schritte einer Archivierung eines elektronischen Dokumentes gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungs­ form beschreibt;

Fig. 5 ein Flußdiagramm darstellt, das die Schritte einer Abfrage einer Doku­ mentdatenbank gemäß einer erfindungsgemaßen Ausführungsform be­ schreibt;

Fig. 6A eine Bildschirmanzeige einer Hypertext-Dokumentbrowser-Schnittstelle gemäß einer erfindungsgemaßen Ausführungsform wiedergibt, wobei eine lineare Version einer Struktur angezeigt wird;

Fig. 6B eine Bildschirmanzeige einer Hypertext-Dokumentbrowser-Schnittstelle gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform wiedergibt, bei der eine Baumstruktur angezeigt wird;

Fig. 7 ein Flußdiagramm darstellt, das die Schritte beim Betreiben eines Digital­ kopierers gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform beschreibt, um einen Benutzer darauf aufmerksam zu machen, daß ein Dokument bereits elektronisch zur Verfügung steht;

Fig. 8 eine Bildschirmanzeige gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform darstellt, die von einem Digitalkopierer erzeugt wird, um einen Benutzer darauf aufmerksam zu machen, daß ein Dokument bereits elektronisch zur Verfügung steht;

Fig. 9 Schritte beim Vergleichen von Versionen eines Dokuments gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform darstellt;

Fig. 10 Schritte beim Auffinden von nichtlokalen Änderungen innerhalb eines Dokuments gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform darstellt; und

Fig. 11 eine Anzeige darstellt, die nichtlokale Änderungen innerhalb eines Doku­ mentes gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform hervorhebt bzw. markiert.

System zur automatischen Abspeicherung von elektronischen Dokumenten

Fig. 1 zeigt ein Bürogerätenetzwerk 100 gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungs­ form. Das Bürogerätenetzwerk 100 verbindet ein Computersystem 102, ein Digitalkopier­ gerät 104, ein Faxgerät 106 und einen Laserdrucker 108 und einen Scanner 110 mitein­ ander. Das Computersystem 102 ist auch verbunden, um auf ein Massenspeichergerät 112 zuzugreifen.

Das Computersystem 102 kann Information vom Kopiergerät 104, vom Faxgerät 106, vom Laserdrucker 108 oder vom Scanner 110 sammeln. Während ihres normalen Betriebs erfaßt jedes dieser Geräte Bildinformation, die Dokumente darstellt. Beispielsweise erfaßt das Kopiergerät 104 für jedes zu kopierende Dokument digitale Information, die das Dokument darstellt. Der Benutzer kann anfordern, daß das Computersystem 102 die erfaßte Bildinformation auf einem Massenspeichergerät 112 archiviert. Ein automatisches Archiviersystem wird in der Patentanmeldung mit der Bezeichnung "Automatische und übersichtliche Archivierung von Dokumenten" beschrieben, mit den gleichen benannten Erfindern wie bei der vorliegenden Patentanmeldung, die am gleichen Tag eingereicht wurde.

Fig. 2 stellt ein Blockdiagramm eines Computersystems 102 dar, das zur Realisierung der vorliegenden Erfindung geeignet ist. Das Computersystem 102, wie es in Fig. 2 gezeigt ist, kann entweder als ein Baustein eines Büronetzwerks 100 verwendet werden oder dazu, um andere Merkmale der vorliegenden Erfindung zu realisieren. Das Computer­ system 102 umfaßt einen Bus 212, der wesentliche Subsysteme miteinander verbindet, wie beispielsweise einen Hauptprozessor 214, einen Systemspeicher 216 (typischerweise RAM), einen Eingabe-/Ausgabe-(I/O)-Controller 218, ein externes Gerät, wie beispiels­ weise einen Bildschirm 224 über einen Anzeigeadapter 226, serielle Ports bzw. An­ schlüsse 228 und 230, eine Tastatur 232, eine Speicherschnittstelle 234, ein Disketten­ laufwerk 236, das betrieben wird, um eine Diskette 238 zu empfangen, und einen CD- ROM-Player 240, der betrieben wird, um eine CD-ROM 242 aufzunehmen. Die Spei­ cherschnittstelle 234 kann mit einem Festplattenlaufwerk 244 oder mit einer Massen­ speichereinrichtung, wie beispielsweise einem in Fig. 1 gezeigten Massenspeichergerät 112, verbinden. Das Festplattenlaufwerk 244 kann einen Teil eines Computersystems 102 darstellen oder kann separat vorliegen und der Zugriff kann durch andere Schnittstellen­ systeme erfolgen. Viele andere Geräte können verbunden sein, wie beispielsweise eine Maus 246, die mit dem seriellen Port 228 verbunden ist, und eine Netzwerk-Schnittstelle 248, die über den seriellen Port 230 verbunden ist. Die Netzwerk-Schnittstelle 248 kann über eine Telefonverbindung für eine direkte Verbindung mit einem entfernten Server sorgen oder über einen POP (Point of Presence) bzw. Einwählknoten mit dem Internet. Viele andere Geräte oder Subsysteme (nicht dargestellt) können in ähnlicher Art und Weise verbunden sein.

Auch ist es nicht notwendig, daß all die in Fig. 2 gezeigten Geräte vorhanden sein müssen, um die vorliegende Erfindung auszuführen, wie nachfolgend dargelegt wird. Die Geräte und Subsysteme können auf andere Weise, als in Fig. 2 gezeigt, miteinander verbunden sein. Der Betrieb eines Computersystems, wie in Fig. 2 gezeigt, ist im Stand der Technik hinreichend bekannt und wird in dieser Patentanmeldung nicht im Detail diskutiert. Ein Code- bzw. Quelltext, um die vorliegende Erfindung zu realisieren, kann in computerlesbaren Speichermedien, wie beispielsweise einem Systemspeicher 216, einer Festplatte 244, einem CD-ROM 242 oder einer Diskette 238 im Betrieb vorgesehen oder gespeichert sein.

Automatisch erzeugte Archivstruktur

Fig. 3 stellt ein Diagramm dar, das Datenstrukturen zeigt, die beim Betrieb eines Archi­ vierungssystems gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform verwendet werden. Ein Archivierungssystem gemäß diesem Gesichtspunkt der vorliegenden Erfindung kann dahingehend verstanden werden, daß es drei verschiedene Datenstrukturen integriert, um Abfragen bzw. Suchfragen und eine Wiedergewinnung zu unterstützen. Eine Dokument­ datenbank 302 speichert Information, die archivierte Dokumente darstellt. Diese Informa­ tion kann beispielsweise Bitmaps bzw. Bitdateien von Dokumentbildern, Textdateien, die vom Ergebnis einer optischen Buchstabenerkennung (OCR) abgeleitet wurden, Post­ scriptdateien, Textverarbeitungsdateien etc. umfassen.

Eine Deskriptordatenbank 304 listet eine Anzahl von Deskriptoren auf, die Merkmale eines Dokumentes identifizieren. Für jeden Deskriptor werden die Dokumente in der Dokumentdatenbank 302 aufgelistet, die das identifizierte Merkmal aufweisen. Diese Deskriptor-Information erleichtert Abfragen bzw. Suchfragen sehr. Vorzugsweise wird die Deskriptordatenbank 304 als eine Reihe von verknüpften Listen bzw. Verzeichnissen 306 für jeden Deskriptor realisiert. Der erste Eintrag in der verknüpften Liste umfaßt einen Zeiger bzw. Pointer 308 auf einen Tag bzw. ein Trennzeichen 310, der ein Doku­ ment identifiziert, das das Merkmal aufweist, das durch den Deskriptor identifiziert wird. Dieser Tag zeigt entweder auf einen anderen solchen Dokument-Tag 310 oder zeigt auf Null, was das Ende der verknüpften Liste bzw. des Verzeichnisses angibt. Um den Speicherplatz wirtschaftlich auszunutzen, wird der erste Zeiger 308 für jeden Deskriptor der Reihe nach im Speicher abgespeichert. Die Speicherposition reicht aus, um den ersten Zeiger für jeden Deskriptor zu identifizieren. Bei einigen Realisierungsformen wird die Abfrage der Datenbank weiter dadurch erleichtert, daß gemeinsam mit jedem Tag Information abgespeichert wird, die eine bestimmte Position in dem Dokument darstellt, wo ein durch einen Deskriptor identifiziertes Merkmal aufgefunden werden kann.

Eine Hypertext-Datenbank 312 zeigt die Versionsbeziehung zwischen Dokumenten an, die in der Dokumentdatenbank 302 abgespeichert sind. Vorzugsweise umfaßt die Hypertext- Datenbank 306 eine HTML-Seite für jede Serie von Dokumentversionen. Fig. 3 zeigt vereinfachte Darstellungen von zwei Beispielseiten 314 und 316. Jede HTML-Seite umfaßt die Überschriften von Dokumenten in der Dokumentdatenbank 302, und zwar in Form von HTML-Link-Ankern bzw. -Erstzugriffsätzen, die einen Dateinamen in einer Dokumentdatenbank 302 umfassen. Die Einrückung der Titel auf der Seite zeigt die Beziehungen unter den Versionen an. Optional beinhaltet die HTML-Seite auch Informa­ tion, die ein Datum angibt, an dem ein Dokument archiviert wurde, und eine Informa­ tion, die angibt, welches spezielle Bürogerät als Eingabegerät für dieses Dokument in das System diente.

Seite 314 zeigt eine "Überschrift 1" 318, die eine ursprüngliche bzw. vorherige Version eines Dokumentes identifiziert. Eine "Überschrift 2" 320 und eine "Überschrift 3" 322 identifiziert nachfolgende Versionen bzw. Tochterversionen der ursprünglichen Version, die Schwesterversionen darstellen. Die Einrückung von "Überschrift 2" und "Überschrift 3" relativ zu "Überschrift 1" demonstriert, daß "Überschrift 3" nicht für eine spätere Version von "Überschrift 2" gehalten wird, sondern scheinbar unabhängig aus "Über­ schrift 1" abgeleitet worden ist. Seite 316 zeigt eine "Überschrift 4" 324 und eine "Überschrift 5" 326 bei der gleichen Einrückung, was anzeigt, daß "Überschrift 5" eine einzige spätere Version des Dokuments darstellt, das mit "Überschrift 4" identifiziert ist.

Fig. 4 stellt ein Flußdiagramm dar, das die Schritte zur Archivierung eines Dokuments gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform beschreibt. Beim Schritt 402 erfaßt das Dokumentmanagementsystem, das auf dem Computersystem 102 betrieben wird, ein Bild des Dokuments, das archiviert werden soll. Dieser Schritt kann sich aus dem Betrieb eines Kopiergeräts 104, eines Faxgeräts 106, eines Laserdruckers 108 oder eines Scan­ ners 112 etc. ergeben. Beim Schritt 404 werden Deskriptoren des Dokuments gebildet. Die Bildung von Deskriptoren kann ein zwischengeschaltetes optisches Buchstaben­ erkennungsverfahren (OCR) beinhalten oder nicht.

Beim Schritt 406 richtet das Dokumentmanagementsystem vorzugsweise einen Titel bzw. eine-Überschrift für das neue Dokument ein. Dies kann auf einer Vielzahl von Wegen erfolgen. Beispielsweise kann das Dokumentmanagementsystem eine Überschrift aus einer Überschriftsseite extrahieren. Falls das Dokument bei einem Laserdrucker erfaßt wurde, wird eine Überschrift des Druckauftrags vom Laserdrucker zum Computersystem 102 gesendet werden. Beim Schritt 408 speichert das Dokumentmanagementsystem das Dokument in der Dokumentdatenbank 302. Beim Schritt 410 speichert das Dokumentma­ nagementsystem für jeden beim Schritt 404 gebildeten Deskriptor Tags, die auf die Position des Dokuments oder auf einen Dateinamen in der Deskriptor-Datenbank 304 zeigen.

Der nächste Schritt 412 beim Archivieren soll die Deskriptoren verwenden, um das am besten übereinstimmende Dokument bzw. Gegenstück aufzufinden, das sich bereits in der Dokumentdatenbank 302 befindet. Von diesem wird angenommen, daß es eine vorherige Version des neuen zu archivierenden Dokumentes darstellt. Der Übereinstimmungs­ vorgang umfaßt einen Punktezählvorgang, um die Dokumente zu finden, die die meisten Deskriptoren mit dem neuen Dokument gemeinsam haben. Bei einigen Realisierungs­ formen kann es von Vorteil sein, verschiedene Deskriptoren bei diesem Punktezähl­ vorgang mit unterschiedlichen Gewichten zu versehen.

Beim Schritt 414 durchsucht das Dokumentmanagementsystem die Hypertext-Datenbank 312 nach einem Link bzw. einer Verknüpfung zu einem am besten übereinstimmenden bzw. am meisten entsprechenden Dokument. Der Kontext dieses Links bzw. dieser Verknüpfung in der Hypertext-Datenbank 312 zeigt die augenblicklich bekannte Bezie­ hung zwischen Versionen des am besten übereinstimmenden Dokuments an. Beim Schritt 416 bestimmt das Dokumentmanagementsystem, ob das am besten übereinstimmende Dokument die neueste Version darstellt, und zwar durch Bezugnahme auf die Hypertext- Datenbank 312. Falls das am besten übereinstimmende Dokument die neueste Version darstellt, wird die Hypertext-Datenbank aktualisiert um beim Schritt 418 anzuzeigen, daß das neu archivierte Dokument nur die spätere Version des am besten übereinstimmenden Dokuments darstellt, d. h. die Überschrift des neu archivierten Dokuments erscheint auf der HTML-Seite unmittelbar unterhalb der Überschrift des am besten übereinstimmenden Dokuments. Falls das am besten übereinstimmende Dokument nicht die neueste Version ist, wird die Hypertext-Datenbank beim Schritt 420 aktualisiert um anzuzeigen, daß das neu archivierte Dokument ein Schwesterdokument der Version darstellt, die dem am besten übereinstimmenden Dokument folgt. Die Überschrift dieser folgenden Version und die Überschrift des neu archivierten Dokuments erscheinen eingerückt von der Über­ schrift des am besten übereinstimmenden Dokuments. In beiden Fällen wird die Über­ schrift des neuen Dokumentes gemeinsam mit der Zeit und dem Datum der Archivierung sowie Information in der Hypertext-Datenbank abgespeichert, wobei die Information angibt, welches Gerät der Büroausstattung die Quelle für das Dokument darstellt.

Bei einer alternativen Ausführungsform kann ein weiterer Schritt hinzugefügt werden. Falls ein neu erfaßtes Dokumentbild verschieden zu allen zuvor abgespeicherten Doku­ menten ist, wird es als ein neues "Wurzel"-Dokument innerhalb der Hypertext-Datenbank 312 identifiziert bzw. bezeichnet.

Dokumentdatenbankabfragen

Die Verfügbarkeit von Deskriptorinformation für jedes Dokument, das in der Datenbank 302 abgespeichert ist, erleichtert spätere Abfragen. Der Benutzer kann nach einem gewünschten Dokument suchen, indem er eine oder mehrere Seiten des Dokuments einscannt oder indem er ein Miniatur-Bildsymbol (Icon) scannt oder auf sonstige Weise spezifiziert, welches das Dokumentbild darstellt. Die Erzeugung und Verwendung von solchen Bildsymbolen wird in der bereits erwähnten Patentanmeldung "Iconic Paper" beschrieben.

Fig. 5 stellt ein Flußdiagramm dar, das die Schritte zur Abfrage bzw. zum Durchsuchen einer Dokumentdatenbank gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform beschreibt. Der Suchvorgang beginnt beim Schritt 502 mit dem Einscannen bzw. Spezifizieren des Suchschlüssels. Beim Schritt 504 werden für den Suchschlüssel Deskriptoren gebildet. Beim Schritt 506 sucht das Dokumentmanagementsystem unter Verwendung der in der Deskriptor-Datenbank 304 abgespeicherten Deskriptoren nach einer besten Überein­ stimmung bzw. einem besten Gegenstück. Es wird festgelegt, daß das beste Gegenstück das Dokument sein soll, das die meisten Deskriptoren mit den Dokumenten gemeinsam hat, die man durch den Suchschlüssel erhalten hat. Bei einigen Realisierungsformen werden bei der Bestimmung der besten Übereinstimmung unterschiedliche Deskriptoren mit verschiedenen Gewichten versehen werden. Beim Schritt 508 gewinnt das Dokument­ managementsystem die Hypertextseite zurück, und zwar einschließlich eines Links bzw. einer Verknüpfung zu dem besten Gegenstück, und zeigt diese, wie in Fig. 6A bis 6B gezeigt, an, um die Wiedergewinnung bzw. Wiederabfrage des besten Gegenstücks oder eine weitere Durchsuchung bzw. Navigation durch die Dokumentdatenbank zu erleich­ tern.

Fig. 6A stellt eine Bildschirmanzeige 600 einer Hypertext-Dokumentbrowser-Schnittstelle dar, bei der eine lineare Versionsstruktur gemäß einer erfindungsgemaßen Ausführungs­ form angezeigt wird. Eine erste angezeigte Eintragung 602 umfaßt eine Überschrift 604, ein Archivierungsdatum 606 und ein Quellenbildsymbol 607. Die Überschrift 604 stellt einen Link dar, den ein Benutzer auswählen kann, um das identifizierte bzw. bezeichnete Dokument wiederzugewinnen. Das Quellen-Bildsymbol 606 zeigt an, daß das durch die Überschrift bzw. den Titel 604 spezifizierte Dokument als Folge davon archiviert wurde, daß es in einen Digitalkopierer eingegeben wurde. Eine zweite angezeigte Eintragung 608 umfaßt eine Überschrift bzw. einen Titel 610, ein Archivierungsdatum 612 und ein Quellen-Bildsymbol 614. Die Überschrift bzw. den Titel 610 erscheint mit der gleichen Einrückung wie die Überschrift 604 um anzuzeigen, daß das durch die Überschrift 610 spezifizierte Dokument als der einzige Abkömmling des durch die Überschrift 604 spezifizierten Dokuments verstanden werden soll. Das Quellen-Bildsymbol 614 zeigt an, daß das identifizierte Dokument archiviert wurde, als es gefaxt wurde.

Fig. 6B stellt eine Bildschirmanzeige 616 einer Hypertext-Dokumentbrowser-Schnittstelle dar, bei der eine Baumstruktur gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform angezeigt wird. Der Anzeigebildschirm 616 umfaßt Eintragungen 618, 620, 622, 624 und 626 einschließlich entsprechender Überschriften 628, 630, 634, 636 und 638; entspre­ chender Archivierungsdaten 640, 642, 644, 646 und 648 sowie Quellen-Bildsymbole 650, 652, 654, 656 und 658. Die Überschriften 630 und 632 identifizieren Dokumente, die wahrscheinlich von dem durch die Überschrift 628 identifizierten Dokument abgeleitet wurden. Die Überschriften 634 und 636 identifizieren Dokumente, die wahrscheinlich von dem durch die Überschrift 632 identifizierten Dokument abgeleitet wurden. Die Quellen-Bildsymbole 650 und 658 geben an, daß die identifizierten Dokumente archiviert wurden, als sie gefaxt wurden. Die Quellen-Bildsymbole 652 und 654 geben an, daß die identifizierten Dokumente archiviert wurden, als sie gedruckt wurden. Das Quellen- Bildsymbol 656 gibt an, daß das identifizierte Dokument archiviert wurde, als es kopiert wurde. Die Namensbildsymbole 660 und 662 bezeichnen den Besitzer des Dokumentes.

Digitalkopiereralarm

Fig. 7 stellt ein Flußdiagramm dar, das die Schritte beim Betrieb eines Digitalkopierers 104 gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform beschreibt, um einen Benutzer darauf aufmerksam zu machen, daß ein Dokument bereits in elektronischer Form zur Verfügung steht. Beim Schritt 702 wird ein Bild einer ersten Seite zum Zuführen in einen Kopierer 104 erfaßt. Beim Schritt 704 bildet das Dokumentmanagementsystem Des­ kriptoren von diesem Bild. Beim Schritt 706 durchsucht das Dokumentmanagementsystem die Deskriptor-Datenbank 304, um Dokumente aufzufinden, die mit dem erfaßten Bild Deskriptoren gemeinsam haben. Der Grad der Übereinstimmung, d. h. die Anzahl an gemeinsamen Deskriptoren oder eine gewichtete Summe, wird beim Schritt 708 mit einem Schwellenwert verglichen. Falls der Grad an Übereinstimmung geringer ist als der Schwellenwert, wird das Kopieren beim Schritt 710, wie gehabt, fortgeführt. Falls der Grad an Übereinstimmung größer ist als der Schwellenwert, stellt der Digitalkopierer 104 dem Benutzer einen Alarmhinweis zur Verfügung, daß das zu kopierende Dokument in elektronischer Form zur Verfügung steht. Beim Schritt 712 zeigt der Digitalkopierer 104 dem Benutzer Optionen an.

Fig. 8 zeigt eine Anzeige 800, die von einem Digitalkopierer 104 erzeugt wird, um dem Benutzer Optionen anzuzeigen, falls eine elektronische Version eines zu kopierenden Dokuments zur Verfügung steht. Die Anzeige 800 ist vorzugsweise ein berührungs­ empfindlicher Bildschirm (Touch Screen). Ein Schaltfläche 802 bietet die Option, die Dokumentzuführung anzuhalten. Eine Schaltfläche 804 ermöglicht es dem Benutzer, die elektronische Version des Dokuments auszudrucken. Eine Schaltfläche 806 bietet dem Benutzer die Option, durch die Dokumentdatenbank unter Verwendung der zuvor be­ schriebenen Hypertext-Schnittstelle zu blättern bzw. zu browsen. Die Hardware und Software zur Realisierung der Funktionalität gemäß Fig. 7 bis 8 kann z. B. vollständig innerhalb eines Digitalkopierers 104 integriert werden oder unter einem Digitalkopierer 104, einem Computersystem 102 und einer Massenspeichereinrichtung 112 aufgeteilt werden.

Dokumentvergleich

Das Dokumentmanagementsystem der vorliegenden Erfindung kann auch Merkmale zur Verfügung stellen, um den Vergleich von elektronischen Dokumenten zu verbessern. Dokumentvergleichsmerkmale können als Teil des Betriebs des Netzwerks 100 realisiert werden. Beispielsweise kann ein Benutzer eine aktuelle Version eines Dokumentes mit einer vorherigen Version vergleichen, ohne zu wissen, wie er die vorherige Version lokalisieren kann. Fig. 9 zeigt gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform Schritte zum Vergleichen von Versionen eines Dokuments. Beim Schritt 902 erfaßt das Doku­ mentmanagementsystem beispielsweise unter Verwendung des Scanners 110 ein Bild der aktuellen Version des Dokuments. Beim Schritt 904 bildet das Dokumentmanagement­ system Deskriptoren der aktuellen Version. Beim Schritt 906 werden die Deskriptoren der aktuellen Version als Ausgangspunkt für eine Suche in der Dokumentdatenbank 302 verwendet. Die beste Übereinstimmung, die beim Schritt 906 identifiziert wurde, wird beim Schritt 908 als die vorherige Version des Dokumentes abgefragt. Alternativ dazu könnte das Dokumentmanagementsystem eine Hypertext-Anzeige präsentieren, um den Benutzer dabei zu unterstützen, die Suche und das Auffinden der vorherigen Version abzuschließen.

Beim Schritt 910 führt das Dokumentmanagementsystem den Dokumentvergleich zwi­ schen den aktuellen und vorherigen Versionen durch. Dieses Verfahren beinhaltet typi­ scherweise ein optisches Buchstabenerkennungsverfahren (OCR), dem sich ein üblicher Textdifferenzierungsalgorithmus bzw. Fehlersuchalgorithmus anschließt. Beim Schritt 912 werden die Ergebnisse des Vergleiches angezeigt, wobei Streichungen und Einfügungen hervorgehoben werden.

Eine Bestimmung und Anzeige von nichtlokalen Veränderungen stellt eine weitere Dokumentvergleichmöglichkeit dar, die von der vorliegenden Erfindung zur Verfügung gestellt wird. Herkömmliche Dokumentvergleichssysteme können keine Editierungsver­ änderungen identifizieren und anzeigen, die einen Text über große Strecken in dem Dokument verschieben. Fig. 10 stellt Schritte zur Detektierung von nichtlokalen Änderun­ gen innerhalb eines Dokuments gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform dar. Wenn man annimmt, daß sowohl die aktuelle Version als auch die vorherige Version elektronisch zur Verfügung steht, beginnt der Vergleichsvorgang beim Schritt 1002, bei dem die aktuelle Version in Segmente, vorzugsweise in Absätze, unterteilt wird. Beim Schritt 1004 wird die vorherige Version ebenfalls in Absätze unterteilt. Beim Schritt 1006 werden getrennt für jeden Absatz von jeder Version Deskriptoren gebildet. Beim Schritt 1008 wird, basierend auf der Deskriptorübereinstimmung, jeder Absatz in der aktuellen Version auf einen am besten übereinstimmenden Absatz in der vorherigen Version abgebildet. Auf diese Weise werden Absätze identifiziert, die sich über große Entfernun­ gen bewegt haben. Beim Schritt 1010 werden grobe Bilder von beiden Versionen ange­ zeigt, wobei nichtlokale Änderungen hervorgehoben werden.

Fig. 11 stellt eine Anzeige 1100 gemäß einer erfindungsgemäßen Ausführungsform dar, die nichtlokale Änderungen innerhalb eines Dokuments hervorhebt. Ein erstes grobes Bild 1102 zeigt die vorherige Version des Dokuments. Ein zweites grobes Bild 1104 zeigt die aktuelle Version des Dokuments. Ein Absatz 1106 wird in beiden Bildern hervorgehoben und von diesem wird angezeigt, daß seine Position zwischen den Versionen verschoben wurde.

Deskriptorbildung

Bei vielen Merkmalen des in der vorliegenden Patentanmeldung beschriebenen Dokument­ managementsystems ist die Bildung von Dokument-Deskriptoren beteiligt, die Merkmale bzw. Kennzeichen eines Dokuments bezeichnen bzw. identifizieren. Die vorliegende Erfindung ist nicht auf ein spezielles Verfahren zur Deskriptorbildung beschränkt. Beispiele für Deskriptorbildungsverfahren werden in den Patentanmeldungen beschrieben, die vorstehend bereits durch Bezugnahme in diese Patentanmeldung mit eingeschlossen wurden, nämlich die Patentanmeldungen mit den Bezeichnungen "Image Matching and Retrieval by Multi-Access Redundant Hashing" und "High Speed Retrieval by Example". Die darin offenbarten Deskriptoren umfassen Sequenzen aufeinanderfolgender Wortlängen und invarianter Beziehungen zwischen Graphikelementen eines Dokuments. Ein anderes Verfahren zur Bildung von Deskriptoren umfaßt die Schritte einer Bildung von Be­ grenzungskästchen um verbundene Komponenten und einer Messung der Abstände zwischen solchen Kästchen. Man findet ein Histogramm von Kästchenabständen und bestimmt einen Schwellenwert, wobei vereinbarungsgemäß Abstände, die kleiner sind als der Schwellenwert, einen Buchstabenabstand darstellen sollen und Abstände, die größer sind als der Schwellenwert, Abstände zwischen Wörtern darstellen sollen. Das letzt­ genannte Verfahren läßt die Bildung von Deskriptoren für Text zu, ohne daß eine opti­ sche Buchstabenerkennung notwendig wäre, was die Geschwindigkeit sehr erhöht.

In der vorstehenden Patentbeschreibung wurde die Erfindung unter Bezugnahme auf ihre speziellen, beispielhaften Ausführungsformen beschrieben. Es wird jedoch ersichtlich sein, daß zahlreiche Modifikationen und Abänderungen daran vorgenommen werden können, ohne von dem breiteren Lösungsansatz und vom Schutzbereich der Erfindung, wie er in den beigefügten Patentansprüchen festgelegt ist, abzuweichen.

Außerdem sollen die hierin beschriebenen Flußdiagramme nur die allgemeine logische Abfolge von Schritten beispielhaft darlegen, um ein Verfahren gemäß der vorliegenden Erfindung zu erzielen. Diese Schritte können jedoch hinzugefügt oder vom Flußdiagramm weggenommen werden, ohne den Schutzbereich der vorliegenden Erfindung zu verlassen. Außerdem kann die Ausführungsreihenfolge von Schritten in den Flußdiagrammen geändert werden, ohne von dem Schutzbereich der vorliegenden Erfindung abzuweichen. Zusätzliche Überlegungen bei der Realisierung des durch die Flußdiagramme beschriebe­ nen Verfahrens können Änderungen in der Auswahl und Reihenfolge von Schritten vorgeben.

Im allgemeinen beinhalten die Flußdiagramme dieser Patentbeschreibung einen oder mehrere Schritte, die mit Hilfe von Softwareroutinen durchgeführt werden, die in bzw. auf einem Computersystem ausgeführt werden. Diese Routinen können mit Hilfe beliebi­ ger Mittel realisiert werden, wie sie auf diesem Gebiet bekannt sind. Beispielsweise kann jegliche Art von Computerprogrammiersprache, wie beispielsweise Java, "C", Pascal, FORTRAN, Assemblersprache bzw. Maschinensprache etc., verwendet werden. Außer­ dein können verschiedene Programmieransätze, wie beispielsweise prozedurale Verfahren, objektorientierte Verfahren oder Verfahren der künstlichen Intelligenz, eingesetzt werden.

Viele solcher Abänderungen oder Modifikationen werden dem Fachmann auf diesem Gebiet ersichtlich sein. Demgemäß sollen die vorliegende Patentbeschreibung und die Zeichnungen nur in erläuternder, beispielhafter Art und Weise statt in einer einschränken­ den Art und Weise ausgelegt werden, wobei die Erfindung nur durch die beigefügten Patentansprüche und den gesamten Bereich ihrer Äquivalente begrenzt ist.

Claims (20)

1. Verfahren zum Betreiben eines Dokumentarchivierungssystems, das mit Hilfe eines Computers (102) realisiert wird und die folgenden Schritte umfaßt:

• - ein Bild eines nicht indexierten bzw. nicht in einem Verzeichnis eingetragenen Dokuments wird in das Dokumentarchivierungssystem hinein erfaßt (402);
• - Deskriptoren des nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokumentbildes werden gebildet (404);
• - ein Index bzw. Verzeichnis (304) von Deskriptoren für Dokumente in einer Dokumentdatenbank (302) wird durchsucht, und zwar unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren des nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokumentbildes;
• - als eine vorherige Version des nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokuments wird zumindest ein Dokument identifiziert, das mit dem nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokument mehr Deskriptoren gemeinsam hat als ein nicht im Zusammenhang stehendes Dokument (412); und
• - das nicht im Verzeichnis eingetragene Dokument wird als eine spätere Version des zumindest einen Dokumentes in einem Verzeichnis der Dokumentdatenbank (302) identifiziert.

2. Verfahren nach Anspruch 1, bei dem außerdem ein Hypertext-Dokument (314), das einen ersten Link bzw. eine erste Verknüpfung (318) zu dem zumindest einen Dokument umfaßt, aktualisiert wird, indem ein zweiter Link (320, 322) zu der späteren Version des zumindest einen Dokumentes hinzugefügt wird.

3. Verfahren nach Anspruch 2, bei dem der erste Link (318) und der zweiten Link (320, 322) Titel bzw. Überschriften des zumindest einen Dokumentes und der späteren Version des zumindest einen Dokumentes umfassen.

4. Verfahren nach Anspruch 2 oder 3, bei dem bei der Aktualisierung der Titel (20, 322) der späteren Version einer ersten Seite dieser Version entnommen wird.

5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, bei dem der Erfassungsschritt (402) das Einscannen unter Verwendung eines Faxgerätes (106) umfaßt.

6. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, bei dem der Erfassungsschritt (402) das Einscannen unter Verwendung eines Kopiergerätes (104) umfaßt.

7. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, bei dem der Erfassungsschritt (402) das Abgreifen von Druckerausgabedaten (108) umfaßt.

8. Verfahren zum Durchblättern bzw. Durchstöbern einer Dokumentbild-Datenbank (302), das mit Hilfe eines Computers (102) realisiert wird und die Schritte umfaßt:

• - ein Suchschlüssel-Dokumentbild wird erfaßt (502);
• - Deskriptoren des Suchschlüssel-Dokumentbildes werden gebildet (504);
• - ein Verzeichnis von Deskriptoren der Dokumentbild-Datenbank wird unter Ver­ wendung der gebildeten Deskriptoren durchsucht;
• - zumindest ein Dokument in der Datenbank wird als ein entsprechendes Dokument identifiziert, wenn das zumindest eine Dokument mit dem Suchschlüssel-Doku­ mentbild mehr Deskriptoren gemeinsam hat als ein nicht entsprechendes Doku­ ment (506); und
• - ein Hypertext-Link zu dem übereinstimmenden Dokument wird zusammen mit Hypertext-Links zu einer Version oder zu mehreren anderen Versionen des ent­ sprechenden Dokumentes angezeigt (508).

9. Automatisches Dokumentarchivierungssystem mit:

• a) einem Bilderfassungsgerät (104, 106, 108, 110), das Dokumentbilder erfaßt;
• b) einem elektronischen Speichersystem (102, 112), das
  • - eine Datenbank (302) von Dokumentbildern,
  • - ein Verzeichnis bzw. einen Index (304) von Deskriptoren der Dokument­ bilder, und
  • - zumindest ein Hypertext-Dokument speichert (312), das Links bzw. Ver­ knüpfungen zu den Dokumentbildern umfaßt, wobei Hypertext-Links zu Dokumentbildern, die verschiedene Versionen eines Dokumentes dar­ stellen, der Version nach geordnet sind (314, 316);
• c) einem Archivsteuersystem (102), das mit dem Bilderfassungsgerät und dem elektronischen Speichersystem gekoppelt bzw. verbunden ist und ausgelegt ist, um
  • - Deskriptoren eines nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokumentbildes zu bilden (404),
  • - das Verzeichnis von Deskriptoren für Dokumente in einer Dokumentdaten­ bank unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren des nicht im Ver­ zeichnis eingetragenen Dokumentbildes zu durchsuchen,
  • - als eine vorherige Version des nicht im Verzeichnis eingetragenen Doku­ ments zumindest ein Dokument zu identifizieren, das mit dem nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokument mehr Deskriptoren gemeinsam hat als ein nicht im Zusammenhang stehendes Dokument (412),
  • - das nicht im Verzeichnis eingetragene Dokument in der Datenbank zu speichern (408), die gebildeten Deskriptoren in dem Verzeichnis zu speichern (410), und
  • - einen Link zu dem nicht im Verzeichnis eingetragenen Dokument, nahe zu dem Link zum zumindest einen Dokument in dem zumindest einen Hyper­ text-Dokument, hinzuzufügen (418, 420).

10. System nach Anspruch 9, bei dem das Bilderfassungsgerät ein Kopiergerät (104) umfaßt.

11. System nach Anspruch 9 oder 10, bei dem das Bilderfassungsgerät ein Faxgerät (106) umfaßt.

12. System nach einem der Ansprüche 9 bis 11, bei dem das Bilderfassungsgerät einen Scanner (110) umfaßt.

13. Dokumentabfragesystem, mit:

• a) einem Bilderfassungsgerät (104, 106, 108, 110), das Dokumentbilder erfaßt (402);
• b) einem elektronischen Speichersystem (102, 112), das
  • - eine Datenbank (302) von Dokumentbildern,
  • - ein Verzeichnis bzw. einen Index (304) von Deskriptoren der Dokument­ bilder, und
  • - zumindest ein Hypertext-Dokument (312) abspeichert, das Links bzw. Ver­ knüpfungen zu den Dokumentbildern umfaßt, wobei Hypertext-Links zu Dokumentbildern, die verschiedene Versionen eines Dokumentes dar­ stellen, der Version nach geordnet sind;
• c) einem Abfragesteuersystem (102), das mit dem Bilderfassungsgerät und dem elektronischen Speichersystem verbunden ist und ausgelegt ist, um
  • - Deskriptoren eines Zieldokumentes zu bilden (404), das mit Hilfe des Bilderfassungsgeräts erfaßt wurde,
  • - das Verzeichnis unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren zu durch­ suchen (412),
  • - zumindest ein Dokument in der Datenbank als ein entsprechendes Doku­ ment zu identifizieren, wenn das zumindest eine Dokument mit dem Zieldokument mehr Deskriptoren gemeinsam hat als ein nicht entsprechen­ des Dokument (412), und
  • - einen Hypertext-Link zu dem entsprechenden Dokument gemeinsam mit Hypertext-Links zu einer oder mehreren anderen Versionen des entspre­ chenden Dokuments anzuzeigen (414).

14. Verfahren zum Betreiben eines Digitalkopierers, mit den folgenden Schritten:

• - ein Bild von zumindest einem Segment (1106) eines zu kopierenden Dokumentes wird eingescannt (702);
• - Deskriptoren des eingescannten Segmentes des Dokuments werden gebildet (704);
• - ein Verzeichnis von Deskriptoren einer Dokumentbild-Datenbank wird unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren durchsucht (706); und
• - ein Alarmsignal wird ausgegeben (712), falls für ein Dokument der Dokument­ bild-Datenbank festgestellt wird, daß es eine Anzahl von gebildeten Deskriptoren aufweist, die größer ist als eine Schwellenwertanzahl, was eine Entsprechung anzeigt.

15. Verfahren nach Anspruch 14, bei dem die verschiedenen Deskriptoren mit unter­ schiedlichen Gewichten zu der Schwellenwertanzahl beitragen (708).

16. Digitalkopierer, der Zugriff auf eine Dokumentbild-Datenbank (302) hat und

• a) einen Scanner zum Erfassen eines Bildes von zumindest einem Segment eines zu kopierenden Dokumentes und
• b) einen Prozessor umfaßt, der ausgelegt ist,
  • - um ein Bild von zumindest einem Segment eines zu kopierenden Doku­ mentes einzuscannen (702),
  • - um Deskriptoren des eingescannten Segmentes des Dokumentes zu bilden (704),
  • - um ein Verzeichnis von Deskriptoren einer Dokumentbild-Datenbank unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren zu durchsuchen (706), und
  • - um ein Alarmsignal auszugeben (712), falls ein Dokument der Dokument­ bild-Datenbank identifiziert wurde, das eine größere Anzahl von gebildeten Deskriptoren aufweist, die größer ist als eine Schwellenwertanzahl, was eine Entsprechung anzeigt (708).

17. Verfahren zum Vergleichen einer aktuellen Version (1104) eines Dokumentes mit einer vorherigen Version (1102) des Dokumentes, das mit Hilfe eines Computers (102) realisiert wird und die folgenden Schritte umfaßt:

• - Deskriptoren von zumindest einem Segment der aktuellen Version werden ge­ bildet;
• - ein Verzeichnis von Deskriptoren einer Dokumentbild-Datenbank wird unter Verwendung der gebildeten Deskriptoren des eingescannten Segmentes durch­ sucht;
• - als die vorherige Version wird zumindest ein Dokument identifiziert, das mit dem Segment mehr Deskriptoren gemeinsam hat als ein nicht im Zusammenhang stehendes Dokument; und
• - eine Differenzberechnung zwischen der vorherigen Version und der aktuellen Version wird vorgenommen.

18. Verfahren zum Vergleichen einer aktuellen Version (1104) eines Dokumentes mit einer vorherigen Version (1102), das mit Hilfe eines Computers realisiert wird, wobei Text innerhalb des Dokuments zwischen einer vorherigen Version und einer aktuellen Version nichtlokal verschoben wurde, welches Verfahren die folgenden Schritte umfaßt:

• - die aktuelle Version (1104) wird in Segmente (1106) unterteilt;
• - die vorherige Version (1102) wird in Segmente (1106) unterteilt;
• - Sätze von Deskriptoren werden für eine Anzahl von Segmenten der aktuellen Version und der vorherigen Version gebildet; und
• - Segmente (1106), die nichtlokal innerhalb des Dokumentes zwischen der vorheri­ gen und der aktuellen Version verschoben wurden, werden durch Vergleich der gebildeten Deskriptoren der Segmente identifiziert.

19. Verfahren nach Anspruch 18, bei dem außerdem grobe Bilder (1106) der aktuellen Version (1104) und der vorherigen Version (1102) angezeigt werden, welche diejenigen Segmente hervorheben bzw. markieren, die nichtlokal verschoben worden sind.

20. Verfahren nach Anspruch 18 oder 19, bei dem die Segmente (1106) Absätze darstellen.