JPH09120419A - 会議開催スケジュール決定装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 会議の主催者が参加者に電話等をかけなくと
も、参加者の共通空き日時帯と所望の空き会議室を短時
間で自動的に決定して会議開催日時帯と会議室を知らせ
ることができる会議開催スケジュール決定装置を得るこ
とを課題とする。 【解決手段】 開催情報読込手段２２と会議室検索手段
２４と空き会議室日時帯検索手段２６と参加者空き日時
帯検索手段２８とスケジュール予約手段３０と個人スケ
ジュール選択手段４０とを備えて、会議室の設備条件及
び会議開催範囲条件を満足する全ての空き会議室の空き
日時帯を調べると共に、参加者名及び主催者名の共通空
き日時帯を調べ、両方の日時帯が一致した日時帯を会議
開催日時帯と決定して参加者名及び主催者名の個人のス
ケジュール情報及び空き会議室の会議予約スケジュール
情報の同一日時帯に主催者名と会議名とを予約する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、会議開催スケジュ
ール決定装置に関し、特に会議を開催できる所望の空き
会議室の空き日時帯と各参加者の共通空き日時帯とを調
べて、最も都合の良い日時帯を決定して知らせる会議開
催スケジュール決定装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に会議を開催する場合は、主催者が
会議の内容から何時間の会議を開く必要があるかを決め
ると共に、いつぐらいに開催する必要があるかを決め
る。

【０００３】例えば、一時間の会議を３月２日〜６日の
間に開催する必要があるときは、自分のスケジュールが
３月２日〜６日の間で９時から１５時の間が空いている
場合は、３月２〜６月の間で９時から１５時の間で１時
間（以下総称して会議開催範囲条件という）の会議を開
催することを決める。

【０００４】そして、会議に参加してほしい各参加者に
電話をかけて、３月２日〜６日までの間に１時間の××
会議を開催するための都合のよい日時帯を聞いて、各参
加者が共通に空いている日時帯を把握する。

【０００５】次に、各参加者の共通に空いている日時帯
（以下共通空き日時帯という）を把握すると、各参加者
分の座席数を備えている空き会議室を見つけ、この空き
会議室の空き日時帯の内で、各参加者の共通空き時間帯
と同一時間帯を会議開催日時帯とする。

【０００６】そして、会議開催日時帯が決定すると、再
び各参加者に電話をかけて、××会議を何日の何時にし
たかを知らせていた。

【０００７】さらに、会議でＯＨＰ装置を使用したり、
開発したシステムのデモを行う場合もある。このような
場合は、ＯＨＰ装置が設置されているとか、デモを行う
ためのネットワークが敷設されている等の設備条件を満
たした空き会議室の空き日時帯を調べた上で、各参加者
に電話をかけて会議を開催するための都合のよい日時帯
を聞いて会議開催日時帯を決めていた。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、会議開
催日時帯を決定する場合は、各参加者に個別に電話等を
かけて各参加者の共通空き日時帯を把握し、この共通空
き日時帯で各参加者が入れる空き会議室が空いている空
き日時帯を会議開催日時帯として決めた後に、再び各参
加者に電話をかけて会議開催日時帯を知らせなければな
らないので主催者にとっては会議開催日時帯の決定に非
常に時間を要するという問題点があった。

【０００９】また、各参加者の共通空き日時帯が見つか
らない場合は、主催者は再度、会議開催範囲条件を変更
して、再度各参加者に電話等をかけて共通空き日時帯を
見つけなければならない。

【００１０】しかし、このように再度電話をかけたとし
ても、各参加者の共通空き日時帯を見つけられるとは限
らない。

【００１１】例えば、会議に必ず出席して貰わなければ
会議が開催できないという必須参加者の都合が急につか
ない場合が発生したりする。

【００１２】このような場合は、改めて別の日時を設定
する必要があり、会議主催者は最初に会議開催日時帯を
決定した時と同じ作業を行わなければならない。

【００１３】また、必須参加者がどうしても会議に出席
できない場合は、その必須参加者の代理者に参加して貰
うことになるが、この代理者の空き時間を探すために
は、再度、代理者に電話をかけて会議開催日時帯を決定
しなければならない。

【００１４】すなわち、主催者にとっては、各参加者の
共通空き日時帯を見つけるのに、非常に時間を要すると
いう問題点があった。

【００１５】さらに、会議に参加する参加者が共通に空
いている時間がみつかったとしても、会議室を確保しな
ければ会議は開催できないものである。特にＯＨＰ装置
を使用する場合や、開発したシステムのデモを行う場合
は、ＯＨＰ装置が配置されているとかネットワークが配
置されている等の条件を満たした会議室を選ぶ必要があ
る。

【００１６】このため、どの会議室を使用するかに関し
ては、主催者が会議の条件に対応した器材等が揃ってい
る会議室を探さなければならないので、会議室の決定に
も非常に時間を要するという問題点があった。

【００１７】本発明は以上の問題点を解決するためにな
されたもので、会議の主催者が参加者に電話等をかけな
くとも、参加者の共通空き日時帯と所望の空き会議室を
短時間で自動的に決定して、会議開催日時帯と会議室を
知らせることができる会議開催スケジュール決定装置を
得ることを目的とする。

【００１８】

【課題を解決するための手段】請求項１は、個人毎のス
ケジュール情報が登録された個人スケジュール情報格納
手段と、会議室毎の設備情報が登録された会議室情報格
納手段と、会議室毎の会議室予約スケジュール情報が登
録された会議室予約情報格納手段と、会議を開催する上
で必要な会議室の設備条件と、いつからいつの期間内で
何時から何時の範囲で何時間の会議を開くかを示す会議
開催範囲条件と、参加者名と、主催者名と、会議名とを
読込む会議開催情報読込手段と、設備条件に一致する設
備情報を有する全ての会議室を会議室情報格納手段から
検索する会議室検索手段と、会議室が検索されると、こ
れらの会議室から会議開催範囲条件で空いている全ての
空き会議室を会議室予約情報格納手段から読み、これら
の空き会議室の空き日時帯を全て検索する空き会議室時
間帯検索手段と、参加者名及び主催者名の各個人のスケ
ジュール情報を個人スケジュール情報格納手段から読
み、会議開催範囲条件で共通に空いている共通空き日時
帯を全て検索する参加者空き日時帯検索手段と、共通空
き日時帯と空き会議室の空き日時帯とを比較し、両方の
日時帯が一致したときは、その日時帯を会議開催日時帯
と決定して、参加者名及び主催名の各個人のスケジュー
ル情報の同一日時帯に、空き会議室と会議名と主催者名
とを予約すると共に、空き会議室の会議室予約スケジュ
ール情報の同一日時帯に会議名と主催者名とを予約する
スケジュール予約手段とを備えたことを要旨とする。

【００１９】これにより、主催者が望む設備条件に一致
する全ての会議室が検索され、これらの会議室内で主催
者が望む会議開催範囲条件を満足する全ての空き会議室
の空き日時帯が全て検索されると共に、各個人のスケジ
ュール情報から会議開催範囲条件で共通に空いている共
通空き日時帯が全て検索される。そして、共通空き日時
帯と空き会議室の空き日時帯とが一致した日時帯が会議
開催日時帯と決定され、各個人のスケジュール情報の同
一日時帯に、空き会議室と会議名と主催者名とが予約さ
れると共に、空き会議室の会議室予約スケジュール情報
の同一日時帯に会議名と主催者名とが予約される。

【００２０】請求項２は、個人のスケジュール情報の読
み出し命令に伴って、その読み出し命令に該当する個人
のスケジュール情報を個人スケジュール情報格納手段か
ら選択して、使用端末に表示させる個人スケジュール選
択手段とを備えたことを要旨とする。

【００２１】これにより、主催者が電話をかけて会議開
催日時帯を知らせなくとも、参加者に対して、何時、誰
によってどのような会議を開催するかを知らせられる。

【００２２】請求項３は、使用端末に個人のスケジュー
ル情報を表示させた後に、この個人のスケジュール情報
のいずれかの日時帯の予約を正式決定する指示があった
ときは、使用端末からの使用コードが予め登録されてい
る使用コードと一致したとき、その日時帯への割込みを
禁止する個人スケジュール情報登録制御手段とを備えた
ことを要旨とする。これにより、日時帯に複数の予約が
あっても、参加者は最も重要と思われる会議を選択して
正式決定する。

【００２３】請求項４は、参加者空き日時帯検索手段が
主催者名及び参加者名の各個人のスケジュール情報の日
時帯に予約がなされている場合に、その日時帯が割込み
許可状態にされているときは、その日時帯は空いている
と判定することを要旨とする。これにより、予約されて
いる日時帯が共通空き日時帯と判定され、この予約され
ている共通空き日時帯と空き会議室の空き日時帯とが一
致した日時帯が会議開催日時帯と決定される。そして、
各個人のスケジュール情報の同一日時帯に、主催者が望
む会議名と主催者名と空き会議室とが予約される。

【００２４】請求項５は、参加者空き日時帯検索手段
は、会議開催範囲条件が読込まれると、各個人のスケジ
ュール情報から会議開催範囲条件を満足する予約無しの
共通空き日時帯を、予約有りの共通空き日時帯より先に
全て検索することを要旨とする。これにより、会議開催
範囲条件が設定されると、参加者名及び主催者名の各個
人スケジュール情報から予約無しの共通空き日時帯を、
予約有りの共通空き日時帯より先に全て検索される。そ
して、これらの予約無しの共通空き日時帯と、空き会議
室の空き日時帯とが予約有りの共通空き日時帯より先に
比較されて会議開催日時帯が決定され、各個人のスケジ
ュール情報の予約無しの同一日時帯に、空き会議室と会
議名と主催者名とが先に予約される。

【００２５】請求項６は、参加者空き日時帯検索手段が
予約無しの共通空き日時帯を検索した後に、会議開催範
囲条件を満足する予約有りの各個人のスケジュール情報
の日時帯を全て読み、これらの予約有りの日時帯の内
で、予約が正式決定されていなく、かつ予約が少ない順
に、その日時帯を予約有りの共通空き日時帯として全て
検索することを要旨とする。これにより、予約無しの共
通空き日時帯を検索した後に、会議開催範囲条件を満足
する予約有りの各個人のスケジュール情報の日時帯が全
て読まれ、これらの予約有りの日時帯の内で、予約が正
式決定されていなく、かつ予約が少ない順の日時帯が予
約有りの共通空き日時帯として全て検索される。

【００２６】そして、全ての予約無しの共通空き日時帯
と全ての空き会議室の空き日時帯とが一致しないとき
は、各個人のスケジュール情報の内で予約無しが少ない
方の共通空き日時帯から比較される。

【００２７】請求項７は、参加者名は、必須参加者名と
代理参加者名と一般参加者とからなり、参加者空き日時
帯検索手段は、共通空き日時帯が検索されないときは、
必須参加者名、代理参加者名又は一般参加者名のいずれ
かを参加者名とすることを要旨とする。これにより、共
通空き日時帯が検索されないときは、必須参加者名、代
理参加者名又は一般参加者名のいずれかが参加者名にさ
れ、その参加者名の各個人のスケジュール情報から会議
開催範囲条件で共通に空いている共通空き日時帯が全て
検索されて、会議開催日時帯が決定される。

【００２８】請求項８は、スケジュール予約手段が空き
会議室の空き日時帯と共通空き日時帯とが複数検索され
た場合は、いずれか一方の早い方の日時帯を基準にして
両方の日時帯が一致するまで順次比較することを要旨と
する。

【００２９】これにより、空き会議室の空き日時帯と共
通空き日時帯とが複数検索された場合は、いずれか一方
の早い方の日時帯が基準にされ、両方の日時帯が一致す
るまで順次比較されるため、できるだけ早い日時帯が共
通空き日時帯とされる。

【００３０】請求項９は、主催者名の識別コードでアク
セス可能な開催情報格納手段と、会議開催日時帯が決定
したとき、少なくとも参加者名と会議室の設備条件とを
会議開催情報として開催情報格納手段に登録し、主催者
名の識別コードが入力したとき、会議開催情報を使用端
末に表示させる会議開催情報登録制御手段とを備えたこ
とを要旨とする。これにより、後日、会議開催日時帯を
変更する必要があった場合は、登録している会議開催情
報を用いて変更する。

【００３１】請求項１０は、各手段を、複数の端末に接
続されたサーバに設けたことを要旨とする。これによ
り、遠隔地点から会議開催日時帯を決定させて個人のス
ケジュール情報に会議名と主催者名と会議室とを予約で
きる共に、所望の会議室をこの会議開催日時帯で予約す
る。

【００３２】請求項１１は、サーバは、メール配送手段
を設け、メール配送手段は、端末毎のメールボックスを
備え、端末から電子メールが送られると、その配送相手
の端末のメールボックスに電子メールを投函して配送す
ることを要旨とする。これにより、主催者は個人のスケ
ジュール情報への予約の他に、電子メールで会議開催日
時帯と主催者名と会議名と空き会議室とを知らせる。

【００３３】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態は、複数のワ
ークステーション（以下単に端末という）に接続された
サーバに、会議開催スケジュール決定装置を設けたもの
である。

【００３４】図１は本発明の実施の形態の会議開催スケ
ジュール決定装置の概略構成図である。図１に示す会議
開催スケジュール決定装置は、主催者の机に配置された
端末１と、サーバ３とが専用回線５を介して通信をしな
がら、サーバ３が端末１側から送られた会議開催情報を
満足する空き会議室の空き日時帯と、主催者及び参加者
の共通空き日時帯とをそれぞれ検索し、これらの共通空
き日時帯と空き日時帯とが一致する日時帯を会議開催日
時帯と決定する。

【００３５】そして、主催者及び参加者の個人のスケジ
ュール情報の会議開催日時帯と同一日時帯に会議名と空
き会議室と主催者名とを予約すると共に、空き会議室の
同一日時帯に主催者名と会議名とを予約するものであ
る。

【００３６】さらに、個人のスケジュール情報の予約の
他に、電子メールで会議開催日時帯と会議名と空き会議
室と主催者名とを送付することによって、何処で何時、
何の会議を誰によって開催するかを知らせるものであ
る。

【００３７】会議開催情報（以下会議開催情報Ｒｉとい
う）は、会議名Ｕｉと、参加者名Ｐｉと、会議室の設備
条件Ｈｉ（会議室の設備条件Ｈｉ；席数、回線の種類、
器材等）と、会議開催範囲条件Ｄｉ等からなっている。

【００３８】参加者名Ｐｉは、会議に必ず参加して欲し
い必須参加者名ａｉ（ａ１、ａ２、ａ３、…）と代理者
参加者名ｂｉ（ｂ１、ｂ２、ｂ３、…）と一般参加者名
ｃｉ（ｃ１、ｃ２、ｃ３…）とからなっている。

【００３９】会議開催範囲条件Ｄｉは、何日から何日の
間で会議を開催するかを要求する開催日範囲ｄａ（例え
ば１日〜５日）と、何時から何時の間で会議を開催する
かを要求する開催時間範囲ｔｉ（例えば９時〜１５時）
と、会議を開催する上で最低必要な会議必須開催時間ｎ
ｉ（例えば１時間）とからなっている。

【００４０】（サーバ３の構成）図１に示すサーバ３
は、個人の識別番号（例えば社員番号等）及びパスワー
ド、メールＩＤ等が個人名毎に登録されたユーザ情報用
データベース１０と、会議室の番号又は会議室名前毎
（以下単に会議室という）の設備情報が登録された会議
室情報用データベース１２と、会議室毎の会議予約スケ
ジュール情報が登録された会議室予約用データベース１
４と、個人毎のスケジュール情報が登録された個人スケ
ジュール用データベース１６とを備えている。この会議
室予約用データベース１４と個人スケジュール用データ
ベース１６については、図を用いて詳細に後述する。

【００４１】また、サーバ３は、本装置の使用ができる
操作者かどうかを判定する使用許可判定手段２０と、主
催者の端末１から送出された会議開催情報Ｒｉを読込む
開催情報読込手段２２と、所望の設備を有する会議室Ｋ
ｍを会議室情報用データベース１２から検索する会議室
検索手段２４と、検索された会議室Ｋｍの内で会議開催
情報Ｒｉの会議開催範囲条件Ｄｉで空いている空き会議
室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉを会議室予約用データベース
１４から全て検索する空き会議室日時帯検索手段２６
と、主催者名Ａｉ及び参加者名Ｐｉの共通空き日時帯Ｚ
ｉを個人スケジュール用データベール１６から全て検索
する参加者空き日時帯検索手段２８とを備えている。

【００４２】また、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉ
と共通空き日時帯Ｚｉとが一致する日時帯を会議開催日
時帯Ｆｉと決定して、個人スケジュール用データベース
１６の同一日時帯に主催者名Ａｉと空き会議室Ｋｉと会
議名Ｕｉとを予約すると共に、会議室予約用データベー
ス１４の空き会議室Ｋｉの会議予定スケジュール情報の
同一日時帯に主催者名Ａｉと空き会議室Ｋｉと会議名Ｕ
ｉとを予約するスケジュール予約手段３０とを備えてい
る。

【００４３】さらに、サーバ３は、会議開催日時帯Ｆｉ
が決定したとき、会議開催情報Ｒｉを開催情報用データ
ベース３６に登録し、主催者名Ａｉの読み出し命令に基
づいて、登録した会議開催情報Ｒｉを主催者の端末１に
表示する会議開催情報登録制御手段３８とを備えてい
る。

【００４４】さらに、サーバ３は、端末１、端末２ａ〜
端末２ｎ（以下総称して単に端末という）からの個人の
スケジュール情報の読み出し命令に伴って、該当する個
人のスケジュール情報を個人スケジュール用データベー
ス１６から検索して、その端末に送出する個人スケジュ
ール選択手段４０と、個人のスケジュール情報を端末に
送出した後に、この個人のスケジュール情報の日時帯の
予約を正式決定する指示があるときは、使用者コードが
予め格納されている使用者コードと一致したとき、その
日時帯の予約を正式決定する個人スケジュール情報登録
制御手段４２とを備えている。

【００４５】また、端末毎のメールＩＤが付加されたメ
ールボックスを備え、端末からの電子メールが送られる
と、その配送相手のメールＩＤをユーザ情報用データベ
ース１０から検索し、該当するメールボックスに電子メ
ールを投函して配送するメール配送手段４４を備えてい
る。

【００４６】上述の使用許可判定手段２０と会議室検索
手段２４と空き会議室日時帯検索手段２６と参加者空き
日時帯検索手段２８とスケジュール予約手段３０とに関
してはフロチャート等を用いて詳細に後述する。

【００４７】（データベースの詳細説明）会議室予約用
データベース１４は、例えば図２に示すように、月日毎
の業務時間軸を所定時間毎に区切った複数の会議予定領
域に、各会議室の番号Ｋを対応させた会議室使用予定表
が所定期間分作成され、これらの会議室使用予定表が会
議室予約スケジュール情報として登録されている。

【００４８】例えば、図２においては、３月２日の１０
時から１１時の間の日時帯の会議予定領域には、１０１
の会議室が主催者名Ａｉと会議名Ｕｉとからなる会議室
予約データが正式決定（以下正式予約という）されてい
る。

【００４９】この正式予約というのは、会議室予約スケ
ジュール情報の日時帯への割込みを禁止することであ
る。また、正式予約の取消しは主催者又は特定の使用者
でなければできないようにされている。

【００５０】さらに、正式予約にされた場合は、例えば
図２に示すように、会議予定領域の先頭に「○印」が書
込まれる。

【００５１】個人スケジュール用データベース１６は、
図３に示すように、月日の業務時間軸を所定時間毎に区
切った複数の予定領域を有する一日の予定表が所定期間
分作成され、これらの予定表が個人のスケジュール情報
として個人毎に登録されている。例えば、図３において
は、３月２日の予定表は、３月２日の１０時から１１時
の日時帯の予定領域に会議名Ｕｉが「調整会議」、会議
室の番号Ｋｉが「１０１」、主催者名Ａｉが「江上」と
書込まれ、この予定領域には、正式予約であるこを示す
「○印」が書込まれている。

【００５２】この個人のスケジュール情報の正式予約を
示す「○印」は、日時帯への割込みを禁止していること
を示すものであり、その個人によってなされる。

【００５３】また、図３の３月２日の予定表は、３月２
日の１６時から１７時の日時帯の予定領域に、会議名Ｕ
ｉが「特許会議」、会議室の番号Ｋｉが「１０７」、主
催者名Ａｉが「植木」と書込まれて予約されている。そ
して、この予定領域の先頭には、仮予約であるこを示す
「△印」が書込まれている。

【００５４】この仮予約は、本装置のスケジュール予約
手段３０により書込まれるものであり、日時帯への割込
みを許可すると共に、この予定領域への割込みを禁止し
ていることを示すものである。

【００５５】上記のように構成された会議開催スケジュ
ール決定装置について以下に動作を説明する。初めに使
用許可判定手段２０の動作を図４のフローチャートを用
いて説明する。

【００５６】使用許可判定手段２０は、端末１から本装
置の使用要求のコマンドが送出されたかどうかを監視す
る（Ｓ４０１）。ステップＳ４０１で使用要求のコマン
ドが送出されたときは、端末１に個人識別番号とパスワ
ードを表示させるメッセージを送出する（Ｓ４０３）。

【００５７】次に、端末１からの個人の番号とパスワー
ドとからなる識別コードを判定し、使用を許可するかど
うかを判定する（Ｓ４０５）。本実施の形態ではユーザ
情報用データベース１０に、端末１から送信された個人
の番号とパスワードとが記憶されているときに、本装置
の使用を許可する。

【００５８】次に、ステップＳ４０５で本装置の使用を
許可すると判定したときは、どのような処理をするのか
を入力させるメッセージを端末１に送出して（Ｓ４０
７）、端末１からのコマンドを判定する（Ｓ４０９）。

【００５９】次に、このコマンドが会議日時決定を示し
ているときは、会議日時帯決定処理を行う開催情報読込
手段２２と会議室検索手段２４と空き会議室日時帯検索
手段２６と参加者空き日時帯検索手段２８とスケジュー
ル予約手段３０とを起動させる（Ｓ４１１）。

【００６０】開催情報読込手段２２は起動に伴って、会
議名Ｕｉと参加者名Ｐｉと主催者名Ａｉと会議室の設備
条件Ｈｉと会議開催範囲条件Ｄｉとからなる会議開催情
報Ｒｉを端末１に入力させるメッセージを送出した後
に、端末１から送られた会議開催情報Ｒｉをメモリ５０
に記憶する。また、使用許可判定手段２０はコマンドが
会議開催情報Ｒｉの読み出しを示している場合は後述す
る会議開催情報登録制御手段３８を起動させる（Ｓ４１
３）。

【００６１】（会議室検索手段２４の説明）図５は会議
室検索手段２４の動作を説明するフローチャートであ
る。会議室検索手段２４は、メモリ５０に会議開催情報
Ｒｉが記憶されたかどうかを監視する（Ｓ５０１）。ス
テップＳ５０１で会議開催情報Ｒｉがメモリ５０に記憶
されたと判定したときは、その会議開催情報Ｒｉの会議
室の設備条件Ｈｉを読み（Ｓ５０３）、会議室情報用デ
ータベース１２に登録されている複数の会議室Ｋの設備
情報Ｌｉと比較する（Ｓ５０５）。例えば、番号の若い
会議室Ｋから比較する。

【００６２】そして、会議室の設備条件Ｈｉと登録され
ている会議室Ｋの設備情報Ｌｉが一致したかどうかを判
定する（Ｓ５０７）。会議室の設備条件Ｈｉと登録され
ている会議室Ｋの設備情報Ｌｉが一致したときは、この
会議室Ｋを主催者が望む会議室の設備条件Ｈｉを満足す
る会議室Ｋｍとしてメモリ５２に記憶する（Ｓ５０
９）。次に、会議室情報用データベース１２に他に会議
室Ｋが登録されているかどうかを判定する（Ｓ５１
１）。ステップＳ５１１で会議室情報用データベース１
２に他に登録されているときは、次に番号が若い会議室
Ｋに更新して（Ｓ５１３）、処理をステップＳ５０５に
戻し、設備条件Ｈｉを満足する会議室Ｋｍを検索してメ
モリ５２に記憶する。

【００６３】そして、ステップＳ５１１で他に設備条件
Ｈｉを満足する会議室Ｋｍがないと判定したときは、メ
モリ５２に会議室の設備条件Ｈｉを満足する会議室Ｋｍ
が少なくとも一つ以上記憶されているかどうかを判定す
る（Ｓ５１５）。

【００６４】ステップＳ５１５でメモリ５２に会議室Ｋ
ｍが記憶されていると判定したときは、会議室の設備条
件Ｈｉを満足する会議室Ｋｍを検索したことを空き会議
室日時帯検索手段２６に知らせる（Ｓ５１７）。また、
ステップＳ５１５でメモリ５２に会議室の設備条件Ｈｉ
を満足する会議室Ｋｍが一つも記憶されていないと判定
したときは、会議室の設備条件Ｈｉを満足する会議室Ｋ
ｍがないことをメッセージにして端末１に送出する（Ｓ
５１９）。

【００６５】すなわち、会議室検索手段２４は主催者が
提示した設備条件Ｈｉに従って会議室情報用データベー
ス１２から空き会議室Ｋｍを自動的に検索している。

【００６６】（空き会議室日時帯検索手段２６の説明）
図６は空き会議室日時帯検索手段２６の動作を説明する
フローチャートである。空き会議室日時帯検索手段２６
は、会議室の設備条件Ｈｉに一致する会議室Ｋｍが検索
されたかどうかを監視する（Ｓ６０１）。

【００６７】ステップＳ６０１で会議室の設備条件Ｈｉ
に一致する会議室Ｋｍが検索されたと判定したときは、
メモリ５０に記憶された会議室の設備条件Ｈｉに一致し
た初めの会議室Ｋｍ（Ｋｍ←Ｋｍ１）を設定する（Ｓ６
０３）。

【００６８】そして、この会議室Ｋｍが会議開催範囲条
件Ｄｉで空いているかどうかを会議室予約用データベー
ス１４の会議室予約スケジュール情報から判定する（Ｓ
６０５）。次に、会議開催範囲条件Ｄｉで会議室Ｋｍが
空いているときは、この空き会議室Ｋｍを所望の空き会
議室Ｋｉとして、空き日時帯Ｑｈｉと対応させてメモリ
５４に記憶する（Ｓ６０７）。

【００６９】例えば、会議開催範囲条件Ｄｉが３月２日
〜６日の間で、９時〜１７時の間で１時間となっていた
とき、３月２日の空き会議室Ｋｉ（１０１）が検索され
た場合は、図２に示すように、１０１の会議室は３月２
日の１０時〜１１時の日時帯の会議予定領域は会議名Ｕ
ｉと主催者名Ａｉとが正式予約されている。

【００７０】このため、３月２日の９時〜１０時と、３
月２日の１１時〜１２時と、３月２日の１３時〜１４時
と、３月２日の１４時〜１５時と、３月２日の１５時〜
１６時と、３月２日の１６時〜１７時とが空き日時帯Ｑ
ｈｉ（Ｑｈｉ＝Ｑｈ１、Ｑｈ２、…）とされて空き会議
室Ｋｉに対応させられてメモリ５４に記憶される。

【００７１】そして、ステップＳ６０７で空き会議室Ｋ
ｉと空き日時帯Ｑｈｉとがメモリ５４に記憶されると、
会議室の設備条件Ｈｉに一致する会議室Ｋｍは、メモリ
５２に他に記憶されているかどうかを判定する（Ｓ６０
９）。メモリ５２に他に記憶されているときは次の会議
室Ｋｍに更新（Ｋｍ←Ｋｍ＋１）して処理をステップＳ
６０５に戻す（Ｓ６１１）。

【００７２】例えば、会議室１０１、１０２が会議室の
設備条件Ｈｉに一致する会議室Ｋｍとして検索されてメ
モリ５２に記憶されているときは、会議室Ｋｍを１０２
に更新する。

【００７３】また、ステップＳ６０９で会議室の設備条
件Ｈｉに一致する会議室Ｋｍがメモリ５２に他に記憶さ
れていないと判定したときは、全ての空き会議室Ｋｉ
と、これらの空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉを検索
したことを参加者空き日時帯検索手段２８に知らせて本
処理を終了する（Ｓ６１３）。

【００７４】また、ステップＳ６０５で会議室の設備条
件Ｈｉに一致する会議室Ｋｍが会議開催範囲条件Ｄｉで
は、空いていないと判定したときは、メモリ５２に会議
室の設備条件Ｈｉに一致した会議室Ｋｍが他に記憶され
ているかどうかを判定する（Ｓ６１５）。会議室Ｋｍが
他に記憶されていないときは、会議開催範囲条件Ｄｉで
は所望の空き会議室Ｋｉがないことをメッセージで端末
１に送って本処理を終了する（Ｓ６１７）。

【００７５】すなわち、空き会議室日時帯検索手段２６
は、会議室の設備条件Ｈｉを満足する空き会議室Ｋｍが
検索されると、この空き会議室Ｋｍから会議開催範囲条
件Ｄｉを満足する空き会議室Ｋｉを自動的に検索してい
る。

【００７６】（参加者空き日時帯検索手段２８の説明）
図７及び図８は参加者空き日時帯検索手段２８の動作を
説明するフローチャートである。

【００７７】参加者空き日時帯検索手段２８は、初めに
会議開催範囲条件Ｄｉと参加者名Ｐｉと主催者名Ａｉと
（以下総称して会議出席者名Ｐｎという）がメモリ５０
に記憶されたかどうかを監視する（Ｓ７０１）。

【００７８】ステップＳ７０１で、会議開催範囲条件Ｄ
ｉと会議出席者名Ｐｎとがメモリ５０に記憶されると、
会議開催範囲条件Ｄｉを満足する最も早い日時帯Ｗｉ
（以下設定日時帯Ｗｉという）を設定する（Ｓ７０
３）。

【００７９】例えば、会議開催範囲条件Ｄｉの開催日範
囲ｄａが３月２日〜３月６日で、開催時間範囲ｔｉが９
時〜１７時の間で、会議必須開催時間ｎｉが１時間とな
っているときは、３月２日の９時から１０時を早い日時
帯Ｗｉ（以下設定日時帯Ｗｉという）として設定する。

【００８０】次に、この設定日時帯Ｗｉに会議出席者名
Ｐｎを対応させた会議出席者予定確認表をメモリ５６に
作成する（Ｓ７０５）。この会議出席者予定確認表は、
例えば図９の（ａ）に示すように、会議出席者名Ｐｎと
日時帯Ｗｉとを対応させた予定確認結果書込領域を設け
る。

【００８１】次に、会議出席者Ｐｎを設定する（Ｓ７０
７）。例えば、社員番号が最も若い会議出席者名Ｐ１を
設定する。

【００８２】そして、設定日時帯Ｗｉの会議出席者Ｐｎ
の個人の個人のスケジュール情報の同一日時帯Ｗｉｉ
（日時帯Ｗｉ）を個人スケジュール用データベース１６
から読み（Ｓ７０９）、この同一日時帯Ｗｉｉに予約が
あるかどうかを判定する（Ｓ７１１）。例えば、設定日
時帯Ｗｉが３月２日の９時から１０時と設定され、会議
出席者名Ｐｎの個人のスケジュール情報が図３のスケジ
ュールとなっているときは予約無しと判定する。

【００８３】また、ステップＳ７１１で会議出席者名Ｐ
１の個人のスケジュール情報の同一日時帯Ｗｉｉが予約
無しと判定したときは、設定日時帯Ｗｉで会議出席者名
Ｐｎは空いていることを会議出席者予定確認表に書込む
（Ｓ７１３）。

【００８４】例えば、図９の（ｂ）に示す３月２日の９
時から１０時の設定日時帯Ｗｉの会議出席者予定確認表
５５の会議出席者名Ｐ１の予定確認結果書込領域に「空
いている」と書込む。

【００８５】そして、メモリ５０に会議出席者名Ｐｎが
他に記憶されていないかどうかを判定する（Ｓ７１
５）。ステップＳ７１５で会議出席者名Ｐｎが他に記憶
されていると判定したときは、次の会議出席者名Ｐｎに
更新して（Ｓ７１７）、処理をステップＳ７０７に戻し
て、次の会議出席者名Ｐｎのスケジュールを会議出席者
予定確認表５５の予定確認結果書込領域に書込む。

【００８６】また、ステップＳ７１１で予約有りと判定
したときは、その予約が仮予約かどうかを判定する（Ｓ
７１９）。

【００８７】ステップＳ７１９で仮予約と判定したとき
は、その設定日時帯Ｗｉで会議出席者名Ｐｎは仮予約で
あることを会議出席者予定確認表５５に書込み（Ｓ７２
１）、ステップＳ７１５に処理を移す。

【００８８】例えば、次の会議出席者名Ｐｎの個人のス
ケジュール情報の３月２日の９時から１０時の日時帯Ｗ
ｉｉが仮予約されているときは、図９の（ｂ）に示すよ
うに、会議出席者予定確認表５５の次の会議出席者名Ｐ
ｎ（Ｐ２）の予定確認結果書込領域に仮予約であること
を示す「△印」を書込む。

【００８９】また、ステップＳ７１９で仮予約でないと
判定したときは、会議出席者名Ｐｎの日時帯Ｗｉｉは正
式予約であることを会議出席者予定確認表５５に書込み
（Ｓ７２３）、ステップＳ７１５に処理を移す。

【００９０】例えば、会議出席者名Ｐｎ（Ｐ３）の個人
のスケジュール情報の３月２日の９時から１０時の日時
帯Ｗｉが正式約されているときは、図９の（ｂ）に示す
ように、会議出席者予定確認表５５の会議出席者名Ｐｎ
（Ｐ３）の予定確認結果書込領域に「正式予約」である
ことを示す「○印」を書込む。

【００９１】また、ステップＳ７１５で会議出席者名Ｐ
ｎが他にないと判定したときは、設定日時帯Ｗｉは最後
かどうかを判定する（Ｓ７２５）。

【００９２】ステップＳ７２５で設定日時帯Ｗｉが最後
ではないと判定したときは、次の設定日時帯Ｗｉに更新
して（Ｓ７２７）、処理をステップＳ７０３に戻す。

【００９３】さらに、ステップＳ７２５で設定日時帯Ｗ
ｉが最後と判定したときは、図８に示すように、メモリ
５６の設定日時帯Ｗｉ毎の会議出席者予定確認表を読む
（Ｓ８０１）。このメモリ５６には、例えば図９の
（ｂ）に示す会議出席者予定確認表５５、会議出席者予
定確認表５６、……、会議出席者予定確認表６４、会議
出席者予定確認表６５、……が作成されているとする。

【００９４】そして、これらの会議出席者予定確認表
に、全ての会議出席者名Ｐｎが予約無しの会議出席者予
定確認表があるかどうかを判定する（Ｓ８０３）。

【００９５】例えば、図９の（ｂ）では会議出席者予定
確認表５６が全ての会議出席者名Ｐｎが予約無しと判定
される。

【００９６】ステップＳ８０３で全ての会議出席者名Ｐ
ｎが予約無しの会議出席者予定確認表があると判定する
と、予約無しの全ての会議出席者予定確認表の設定日時
帯Ｗｉを読み（Ｓ８０５）、これらの設定日時帯Ｗｉを
予約無しの共通空き日時帯Ｚｉａとして、日時帯が早い
順にメモリ５８に記憶する（Ｓ８０７）。

【００９７】次に、予約無しの共通空き日時帯Ｚｉをメ
モリ５８に記憶すると、予約有りの共通空き日時帯Ｚｉ
ｂを全て検索したかどうかを判定する（Ｓ８０９）。ス
テップＳ８０９で予約有りの共通空き日時帯Ｚｉｂを検
索していないと判定したときは処理をステップＳ８０３
に戻す。

【００９８】また、ステップＳ８０３で全ての会議出席
者名Ｐｎが予約無しの会議出席者予定確認表がないと判
定したときは、いずれの会議出席者予定確認表も正式予
約があるかどうかを判定する（Ｓ８１１）。

【００９９】例えば、いずれの会議出席者予定確認表
も、図９の（ｂ）に示す会議出席者予定確認表６４又は
６５のようになっているときは、いずれの会議出席者予
定確認表も正式予約がないと判定する。

【０１００】次に、ステップＳ８１１でいずれの会議出
席者予定確認表も正式予約がないと判定すると、仮予約
ができるだけ少なく、かつ日時帯が早い順の会議出席者
予定確認表の設定日時帯Ｗｉから順に、仮予約有りの共
通空き日時帯Ｚｉｂとしてメモリ５８に記憶して（Ｓ８
１３）、処理をステップＳ８０９に戻す。

【０１０１】そして、ステップＳ８０９で仮予約有りの
共通空き日時帯Ｚｉｂが検索されたと判定したときは、
全ての共通空き日時帯Ｚｉを検索したことをスケジュー
ル予約手段３０に知らせて（Ｓ８１５）、本処理を終了
する。

【０１０２】また、ステップＳ８１１でいずれの会議出
席者予定確認表にも正式予約があると判定したときは、
会議開催範囲条件Ｄｉでは会議出席者名Ｐｎの共通空き
日時帯Ｚｉを検索できないことをメッセージで主催者名
Ａｉに知らせる（Ｓ８１７）。そして、参加者区分Ｇｉ
が入力したかどうかを判定し（Ｓ８１９）、参加者区分
Ｇｉが入力したときは、メモリ５８をクリアする（Ｓ８
２１）。次に参加区分Ｇｉを判定し（Ｓ８２３）、参加
者区分Ｇｉが必須参加者名ａｉのときは、会議出席者名
Ｐｎを必須参加者名ａｉに更新して（Ｓ８２５）、処理
をステップＳ７０３に戻す。

【０１０３】また、参加者区分Ｇｉが代理者参加者名ｂ
ｉのときは会議出席者名Ｐｎを代理参加者名ｂｉに更新
して（Ｓ８２７）、処理をステップＳ７０３に戻す。さ
らに、参加者区分Ｇｉが一般参加者名ｃｉのときは、会
議出席者名Ｐｎを一般参加者名ｃｉに更新して（Ｓ８２
９）、処理をステップＳ７０３に戻す。

【０１０４】すなわち、参加者空き日時帯検索手段２８
は、主催者及び参加者の会議開催範囲条件Ｄｉを満足す
る日時帯が早い予約無しの共通空き日時帯Ｚｉを全て検
索し、この後に、正式予約がなく、かつ仮予約が最も少
ない日時帯Ｗｉを検索し、その日時帯Ｗｉを共通空き日
時帯Ｚｉとしている。さらに、正式予約がない日時帯Ｗ
ｉを検索できないときは、必須参加者、代理参加者又は
一般参加者のいずれかの共通空き日時帯Ｚｉを検索して
いる。

【０１０５】（スケジュール予約手段３０の説明）図１
０はスケジュール予約手段３０の動作を説明するフロー
チャートである。スケジュール予約手段３０は、空き会
議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉと共通空き日時帯Ｚｉが検
索されたかどうかを監視する（Ｓ１００１）。

【０１０６】ステップＳ１００１で空き会議室Ｋｉの空
き日時帯Ｑｈｉと共通空き日時帯Ｚｉとが検索されたと
判定すると、メモリ５４の初めの空き会議室Ｋｉの日時
帯が早い方の空き日時帯Ｑｈｉ（以下空き会議室Ｋ１の
空き日時帯Ｑｈ１という）と予約無しの日時帯が早い共
通空き日時帯Ｚｉとを比較する（Ｓ１００３）。そし
て、この両方の空き日時帯同士が一致するかどうかを判
定する（Ｓ１００５）。

【０１０７】次に、両方の空き日時帯同士が一致しない
場合は、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉがメモリ５
４に他に記憶されているかどうかを判定する（Ｓ１００
７）。ステップＳ１００７で空き会議室Ｋｉの空き日時
帯Ｑｈｉが他に記憶されていると判定したときは、次に
早い空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉ（Ｑｈｉ←Ｑｈ
ｉ＋１）に更新して（Ｓ１００９）、処理をステップＳ
１００３に戻し、次の空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈ
ｉ（Ｑｈｉ←Ｑｈｉ＋１）と共通空き日時帯Ｚｉとが一
致するかどうかを判定する。

【０１０８】そして、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈ
ｉを更新しても、ステップＳ１００５で空き日時帯Ｑｈ
ｉ（Ｑｈｉ←Ｑｈｉ＋１）と共通空き日時帯Ｚｉとが一
致しないと判定され、かつステップＳ１００７で空き会
議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉが他にないと判定されたと
きは、メモリ５４に空き会議室Ｋｉが他にあるかどうか
を判定する（Ｓ１０１１）。

【０１０９】ステップＳ１０１１で空き会議室Ｋｉが他
にあると判定したときは、次の空き会議室Ｋｉ（Ｋｉ←
Ｋｉ＋１）に更新して（Ｓ１０１３）、処理をステップ
Ｓ１００３に戻し、次の空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑ
ｈｉと共通空き日時帯Ｚｉとを比較する。

【０１１０】また、ステップＳ１０１１で他に空き会議
室Ｋｉがないと判定したときは、共通空き日時帯Ｚｉが
メモリ５８に他にあるかどうかを判定し（Ｓ１０１
５）、他にあるときは、次に早い共通空き日時帯Ｚｉに
更新（Ｚｉ←Ｚｉ＋１）して（Ｓ１０１７）、処理をス
テップＳ１００３に戻す。

【０１１１】そして、ステップＳ１００５で、空き会議
室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉと共通空き日時帯Ｚｉとが一
致したときは、その一致した日時帯を会議開催日時帯Ｆ
ｉと決定する（Ｓ１０１９）。

【０１１２】すなわち、ステップＳ１００３〜ステップ
Ｓ１０１７の処理は、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈ
ｉ又は共通空き日時帯Ｚｉが複数検索されたときは、日
時帯が早い共通空き日時帯Ｚｉ（予約無しの共通空き日
時帯Ｚｉａから仮予約有りの共通空き日時帯Ｚｉｂの
順）を基準として、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉ
と比較することで、会議開催範囲条件Ｄｉを満足するで
きるだけ早い会議開催日時帯Ｆｉを得るようにしてい
る。

【０１１３】また、ステップＳ１０１５で共通空き日時
帯Ｚｉが他にないと判定したときは、主催者が入力した
会議開催範囲条件Ｄｉでは会議開催日時帯Ｆｉが検索さ
れないことをメッセージで端末１に知らせて（Ｓ１０２
１）、本処理を終了する。

【０１１４】そして、ステップＳ１０１９で会議開催日
時帯Ｆｉが決定したときは、この会議開催日時帯Ｆｉを
得たときの空き会議室Ｋｉと会議開催日時帯Ｆｉと会議
出席者名Ｐｎと会議名Ｕｉとを一時保持する（Ｓ１０２
３）。

【０１１５】次に、個人スケジュール用データベース１
６の会議出席者名Ｐｎの個人のスケジュール情報の同一
日時帯Ｗｉｉを読み（Ｓ１０２５）、その日時帯Ｗｉｉ
が仮予約かどうかを判定する（Ｓ１０２７）。

【０１１６】次に、仮予約ではないと判定したときは、
会議出席者名Ｐｎの個人のスケジュール情報の仮予約無
しとなっている同一日時帯Ｗｉｉに主催者名Ａｉと会議
名Ｕｉと空き会議室Ｋｉとを仮予約する（Ｓ１０２
９）。

【０１１７】例えば、会議開催日時帯Ｆｉが３月２日の
９時から１０時と決定され、かつ会議出席者名Ｐｎの個
人のスケジュール情報が図３のスケジュールの場合は、
図１１に示すように、３月２日の９時から１０時の同一
日時帯Ｗｉｉに会議名Ｕｉと空き会議室Ｋｉと主催者名
Ｕｉとを予約すると共に、仮予約であることを示す「△
印」を予約領域の先頭に書込み、その同一日時帯を割込
み許可状態にし、かつ予約領域をマスクする。この予約
領域のマスクは、他人によって勝手に予約データが変更
されないようにするためである。

【０１１８】次に、会議出席者名Ｐｎが他にあるかどう
かを判定する（Ｓ１０３１）。会議出席者名Ｐｎが他に
あるときは、会議出席者名Ｐｎを次の会議出席者名Ｐｎ
に更新して（Ｓ１０３３）、処理をステップＳ１０２５
に戻す。

【０１１９】また、ステップＳ１０２７で仮予約と判定
したときは、会議出席者名Ｐｎの個人のスケジュール情
報の同一日時帯Ｗｉｉに会議名Ｕｉと空き会議室Ｋｉと
主催者名Ｕｉとを仮予約して（Ｓ１０３５）、処理をス
テップＳ１０３１に戻す。

【０１２０】例えば、会議開催日時帯Ｆｉが３月２日の
１６時から１７時と決定され、かつ会議出席者名Ｐｎの
個人のスケジュール情報が図３のスケジュールの場合
は、図１２に示すように、その個人のスケジュール情報
の同一日時帯Ｗｉｉに別領域７０を作成して会議名Ｕｉ
と空き会議室Ｋｉと主催者名Ｕｉとを仮予約する。ま
た、ステップＳ１０３１で会議出席者名Ｐｎが他にない
と判定したときは、会議室予約用データベース１４の会
議室予約スケジュール情報の同一日時帯Ｗｉｉに、会議
名Ｕｉと主催者名Ａｉとを正式予約して（Ｓ１０３
７）、本処理を終了する。

【０１２１】すなわち、スケジュール予約手段３０は予
約無しの共通空き日時帯Ｚｉａが予約有りの共通空き日
時帯Ｚｉｂより先に検索され、空き会議室の空き日時帯
Ｑｈｉと一致した場合は、その予約無しの同一日時帯Ｗ
ｉｉに空き会議室と会議名と主催者名とを先に予約す
る。

【０１２２】また、予約無しの共通空き日時帯Ｚｉａと
空き会議室の空き日時帯Ｑｈｉとが一致しないときは、
次に検索されている予約無しができるだけ少ないほうの
予約有り共通空き日時帯Ｚｉｂの同一日時帯Ｗｉｉに空
き会議室と会議名と主催者名と予約する。

【０１２３】従って、参加者が出社時に個人スケジュー
ル用データベース１６から自分の個人のスケジュール情
報をディスプレィに表示させたとき、何時、どこで会議
があるかが分かる。

【０１２４】そして、参加者は自分の個人のスケジュー
ル情報の同じ日時帯に仮予約が複数なされている場合
は、最も優先度の高い会議を正式予約として個人のスケ
ジュール情報に登録し、正式予約としなかった他の仮予
約については、メール配送手段４４を用いて、その仮予
約をした主催者Ａ名ｉに対して電子メールを送って却下
させる。

【０１２５】一方、会議開催情報登録制御手段３８は、
会議開催日時帯Ｆｉが決定したとき、メモリ５０の会議
開催情報Ｒｉを開催情報用データベース３６に主催者名
Ａｉの使用コードに対応させて登録する。

【０１２６】そして、端末１から会議開催情報Ｒｉの表
示要求が送出されると、会議開催情報登録制御手段３８
は、端末１に会議名Ｕｉと主催者名Ａｉと使用コードと
を入力させるメッセージを送出する。

【０１２７】会議開催情報登録制御手段３８は、会議名
Ｕｉと主催者名Ａｉと使用コードとが端末１から送られ
ると、開催情報用データベース３６から会議名Ｕｉと主
催者名Ａｉと使用コードに対応する会議開催情報Ｒｉを
取出して端末１に送出する。

【０１２８】従って、必須参加者等の都合が急に悪くな
った場合は、改めて別の日時を設定し、最初に会議を設
定した時と同じ作業を行わなければならなかったが、会
議開催情報Ｒｉを登録しておくことにより、既に決定し
た会議の開催を変更する場合、会議開催情報Ｒｉをもう
一度入力することなく格納されている会議開催情報Ｒｉ
を活用して、空き会議室Ｋｉ及び共通空き日時帯Ｚｉを
検索させて、会議開催日時帯Ｆｉを決定させることがで
きる。

【０１２９】なお、上記スケジュール予約手段３０で
は、空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉ又は共通空き日
時帯Ｚｉが複数検索されたときは、共通空き日時帯Ｚｉ
を基準として空き会議室Ｋｉの空き日時帯Ｑｈｉと比較
したが、逆に空き会議室Ｋｉの早い方の空き日時帯Ｑｈ
ｉを基準にして比較してもよい。

【０１３０】また、個人のスケジュール情報に仮予約を
行ったときは、主催者名の端末１にその参加者は仮予約
であったことメッセージで知らせてもよい。

【０１３１】

【発明の効果】以上のように請求項１によれば、主催者
が望む設備条件及び会議開催範囲条件を満足する空き会
議室を全て検索すると共に、参加者名及び主催者名の個
人のスケジュール情報から会議開催範囲条件で共通に空
いている共通空き日時帯を全て検索する。

【０１３２】そして、共通空き日時帯と空き会議室の空
き日時帯とが一致した日時帯を会議開催日時帯と決定
し、参加者名及び主催名の個人のスケジュール情報の同
一日時帯に、空き会議室と会議名と主催者名とを予約す
ると共に、空き会議室の会議室予約スケジュール情報の
同一日時帯に会議名と主催者名とを予約する。

【０１３３】従って、参加者及び主催者の最も都合の良
い日時帯が自動的に会議開催日時帯にされて個人のスケ
ジュール情報の同一日時帯に、本装置から会議名と主催
者名と会議室とが自動的に予約されると共に、この会議
開催日時帯で主催者が望む会議室が自動的に予約される
ので、主催者が参加者に電話をかけて都合の良い日時帯
を把握して会議開催日時帯を決定しなくともよいという
効果が得られている。請求項２によれば、個人のスケジ
ュール情報の読み出し命令に伴って、該当する個人のス
ケジュール情報を個人スケジュール情報格納手段から選
択して使用端末に表示させるようにしたことにより、主
催者が電話をかけて会議開催日時帯を知らせなくとも、
参加者に対して、何時、誰によってどのような会議を開
催するかを知らせることができるという効果が得られて
いる。

【０１３４】請求項３によれば、個人のスケジュール情
報のいずれかの日時帯の予約を正式決定するときは、使
用コードが予め登録されている使用コードと一致したと
き、その予約を正式決定するようにしたことにより、そ
の日時帯に複数の予約があっても、参加者は最も重要と
思われる会議を選択して正式決定することができるとい
う効果が得られている。

【０１３５】請求項４によれば、主催者名及び参加者名
の各個人のスケジュール情報の日時帯が割込み可能状態
にされて会議名と主催者名と空き会議室とが予約されて
いるときは、その日時帯は空いていると判定する。この
ため、予約されている日時帯が共通空き日時帯と判定さ
れ、この予約されている共通空き日時帯と空き会議室の
空き日時帯とが一致した日時帯が会議開催日時帯と決定
されて、各個人のスケジュール情報の同一日時帯に、主
催者が望む会議名と主催者名と空き会議室とを予約する
ので、同一日時帯に重複予約ができると共に、共通空き
日時帯を簡単に得ることができるという効果が得られて
いる。

【０１３６】請求項５によれば、参加者名及び主催者名
の各個人スケジュール情報から予約無しの共通空き日時
帯を、予約有りの共通空き日時帯より先に全て検索する
ことにより、これらの予約無しの共通空き日時帯と、空
き会議室の空き日時帯とが予約有りの共通空き日時帯よ
り先に比較されて会議開催日時帯が決定される。このた
め、各個人のスケジュール情報の予約無しの同一日時帯
に、空き会議室と会議名と主催者名とが先に予約される
ので、主催者が望む会議にできるだけ多くの参加者を確
実に参加させることができるという効果が得られてい
る。

【０１３７】請求項６によれば、予約無しの共通空き日
時帯を検索した後に、会議開催範囲条件を満足する予約
有りの各個人のスケジュール情報の日時帯を全て読み、
これらの予約有りの日時帯の内で、予約が正式決定され
ていなく、かつ予約が少ない順に、その日時帯を予約有
りの共通空き日時帯として全て検索することにより、全
ての予約無しの共通空き日時帯と全ての空き会議室の空
き日時帯とが一致しないときは、各個人のスケジュール
情報の内で予約無しが少ない方の共通空き日時帯から比
較される。このため、重複予約をできるだけ少なくする
ことができるという効果が得られている。

【０１３８】請求項７によれば、共通空き日時帯が検索
されないときは、必須参加者名、代理参加者名又は一般
参加者名のいずれかを参加者名とし、その参加者名の各
個人のスケジュール情報から会議開催範囲条件で共通に
空いている共通空き日時帯を全て検索するようにしたこ
とにより、自動的に会議に参加できない参加者を除いた
会議開催日時帯を決定することができるという効果が得
られている。

【０１３９】請求項８によれば、空き会議室の空き日時
帯と共通空き日時帯とが複数検索された場合は、いずれ
か一方の早い方の日時帯を基準にして両方の日時帯が一
致するまで順次比較することにより、できるだけ早い日
時帯を共通空き日時帯とすることができるという効果が
得られている。

【０１４０】請求項９によれば、会議開催日時帯が決定
したとき、少なくとも参加者名と会議室の設備条件とを
会議開催情報として開催情報格納手段に登録し、主催者
名の識別コードが入力したとき、この会議開催情報を使
用端末に表示させるようにしたので、後日、会議開催日
時帯を変更する必要があっても、新たに会議開催情報を
入力する必要がないという効果が得られている。

【０１４１】請求項１０によれば、各手段を複数の端末
に接続されたサーバに設けたことにより、遠隔地点から
会議開催日時帯を決定させて個人のスケジュール情報に
会議名と主催者名と会議室とを予約できる共に、所望の
会議室をこの会議開催日時帯で予約することができると
いう効果が得られている。

【０１４２】請求項１１によれば、サーバにメール配送
手段を設けことにより、主催者は個人のスケジュール情
報への予約の他に、電子メールで会議開催日時帯と主催
者名と会議名と空き会議室とを知らせることができると
いう効果が得られている。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態の会議開催スケジュール決
定装置の概略構成図である。

【図２】会議室予約スケジュール情報の説明図である。

【図３】個人のスケジュール情報の説明図である。

【図４】使用許可判定手段２０の動作を説明するフロー
チャートである。

【図５】会議室検索手段２４の動作を説明するフローチ
ャートである。

【図６】空き会議室時間帯検索手段２６の動作を説明す
るフローチャートである。

【図７】参加者空き日時帯検索手段２８の動作を説明す
るフローチャートである。

【図８】参加者空き日時帯検索手段２８の動作を説明す
るフローチャートである。

【図９】共通空き日時帯の検索を説明する説明図であ
る。

【図１０】スケジュール予約手段３０の動作を説明する
フローチャートである。

【図１１】予約無し領域への仮予約を説明する説明図で
ある。

【図１２】仮予約の重複予約を説明する説明図である。

【符号の説明】

１ 端末 ３ サーバ １０ ユーザ情報用データベース １２ 会議室情報用データベース １４ 会議室予約用データベース １６ 個人スケジュール用データベース ２０ 使用許可判定手段 ２２ 開催情報読込手段 ２４ 会議室検索手段 ２６ 空き会議室日時帯検索手段 ２８ 参加者空き日時帯検索手段 ３０ スケジュール予約手段 ３８ 会議開催情報登録制御手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 堀山 雅弘 東京都府中市東芝町１番地 株式会社東芝 府中工場内

Claims (11)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 個人毎のスケジュール情報が登録された
   個人スケジュール情報格納手段と、 会議室毎の設備情報が登録された会議室情報格納手段
   と、 前記会議室毎の会議室予約スケジュール情報が登録され
   た会議室予約情報格納手段と、 会議を開催する上で必要な会議室の設備条件と、いつか
   らいつの期間内で何時から何時の範囲で何時間の会議を
   開くかを示す会議開催範囲条件と、参加者名と、主催者
   名と、会議名とを読込む会議開催情報読込手段と、 前記設備条件に一致する設備情報を有する全ての会議室
   を前記会議室情報格納手段から検索する会議室検索手段
   と、 前記会議室が検索されると、これらの会議室から前記会
   議開催範囲条件で空いている全ての空き会議室を前記会
   議室予約情報格納手段から読み、これらの空き会議室の
   空き日時帯を全て検索する空き会議室時間帯検索手段
   と、 前記参加者名及び前記主催者名の各個人のスケジュール
   情報を前記個人スケジュール情報格納手段から読み、前
   記会議開催範囲条件で共通に空いている共通空き日時帯
   を全て検索する参加者空き日時帯検索手段と、 前記共通空き日時帯と前記空き会議室の空き日時帯とを
   比較し、両方の日時帯が一致したときは、その日時帯を
   前記会議開催日時帯と決定して、前記参加者名及び前記
   主催名の各個人のスケジュール情報の同一日時帯に、前
   記空き会議室と前記会議名と前記主催者名とを予約する
   と共に、前記空き会議室の会議室予約スケジュール情報
   の同一日時帯に前記会議名と前記主催者名とを予約する
   スケジュール予約手段とを有することを特徴とする会議
   開催スケジュール決定装置。
2. 【請求項２】 前記個人のスケジュール情報の読み出し
   命令に伴って、その読み出し命令に該当する個人のスケ
   ジュール情報を前記個人スケジュール情報格納手段から
   選択して、使用端末に表示させる個人スケジュール選択
   手段とを有することを特徴とする請求項１記載の会議開
   催スケジュール決定装置。
3. 【請求項３】 前記使用端末に前記個人のスケジュール
   情報を表示させた後に、この個人のスケジュール情報の
   いずれかの日時帯の予約を正式決定する指示があったと
   きは、前記使用端末からの使用コードが予め登録されて
   いる使用コードと一致したとき、その日時帯への割込み
   を禁止する個人スケジュール情報登録制御手段とを有す
   ることを特徴とする請求項１又は２記載の会議開催スケ
   ジュール決定装置。
4. 【請求項４】 前記参加者空き日時帯検索手段は、前記
   主催者名及び参加者名の各個人のスケジュール情報の日
   時帯に前記予約がなされている場合に、その日時帯が割
   込み許可状態にされているときは、その日時帯は空いて
   いると判定することを特徴とする請求項１、２又は３記
   載の会議開催スケジュール決定装置。
5. 【請求項５】 前記参加者空き日時帯検索手段は、前記
   会議開催範囲条件が読込まれると、前記各個人のスケジ
   ュール情報から前記会議開催範囲条件を満足する予約無
   しの共通空き日時帯を、予約有りの共通空き日時帯より
   先に全て検索することを特徴とする請求項１、２、３又
   は４記載の会議開催スケジュール決定装置。
6. 【請求項６】 前記参加者空き日時帯検索手段は、前記
   予約無しの共通空き日時帯を検索した後に、前記会議開
   催範囲条件を満足する予約有りの各個人のスケジュール
   情報の日時帯を全て読み、これらの予約有りの日時帯の
   内で、前記予約が正式決定されていなく、かつ予約が少
   ない順に、その日時帯を前記予約有りの共通空き日時帯
   として全て検索することを特徴とする請求項５記載の会
   議開催スケジュール決定装置。
7. 【請求項７】 前記参加者名は、必須参加者名と代理参
   加者名と一般参加者とからなり、 前記参加者空き日時帯検索手段は、前記共通空き日時帯
   が検索されないときは、前記必須参加者名、前記代理参
   加者名又は前記一般参加者名のいずれかを前記参加者名
   とすることを特徴とする請求項１、２、３、４又は５記
   載の会議開催スケジュール決定装置。
8. 【請求項８】 前記スケジュール予約手段は、前記空き
   会議室の空き日時帯と前記共通空き日時帯とが複数検索
   された場合は、いずれか一方の早い方の日時帯を基準に
   して両方の日時帯が一致するまで順次比較することを特
   徴とする請求項１、２、３、４、５又は７記載の会議開
   催スケジュール決定装置。
9. 【請求項９】 前記主催者名の識別コードでアクセス可
   能な開催情報格納手段と、 前記会議開催日時帯が決定したとき、少なくとも前記参
   加者名と前記会議室の設備条件とを会議開催情報として
   前記開催情報格納手段に登録し、前記主催者名の識別コ
   ードが入力したとき、前記会議開催情報を使用端末に表
   示させる会議開催情報登録制御手段とを有することを特
   徴とする請求項１、２、３、４、５、７又は８記載の会
   議開催スケジュール決定装置。
10. 【請求項１０】 前記各手段を、複数の端末に接続され
    たサーバに設けたことを特徴とする請求項１、２、３、
    ４、５、７、８又は９記載の会議開催スケジュール決定
    装置。
11. 【請求項１１】 前記サーバは、メール配送手段を設
    け、 前記メール配送手段は、端末毎のメールボックスを備
    え、前記端末から電子メールが送られると、その配送相
    手の端末のメールボックスに前記電子メールを投函して
    配送することを特徴とする請求項１０記載の会議開催ス
    ケジュール決定装置。