JPH09114868A - 作成書類のチェックリスト活用方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】コンピュータで設計業務時に、書類を作成する
際の設計不良を防止するチェックリスト活用方法を提供
することにある。 【解決手段】書類作成者が書類新規作成時に、状況に応
じたチェックリストを同時に作成して書類と対応付け
る。次に図面編集サブルーチンで必要に応じてチェック
項目を追加し、かつ最終的に作成したチェックリストの
全てのチェック項目をチェックしないと書類作成が完了
したことにならないものとする。書類作成を終了する際
にチェックを行い、最終的に全てのチェックを通った図
面とチェックリストのみを保管する。このようにして、
チェック項目のメンテナンスを、チェック作業や書類作
成作業時に同時に行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを用
いて作成書類をチェックする場合に、チェックリストを
活用する方法に関し、特に製造業の設計業務で、コンピ
ュータを用いて図面や技術文書を作成する場合に好適
な、作成書類のチェックリスト活用方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】製造業において、設計業務は必要欠くこ
とのできない業務である。この設計業務では、設計者が
新しい製品や技術を創造して、それを製造部門に伝達す
るために書類の形に具体化する作業が主な仕事である。
その場合、最終的に商品化したときの使用環境からくる
制約条件や、期待される機能を発揮するために必要な条
件が存在する。従って、設計した商品にこれらの各条件
が具備されているか否かをチェックする必要がある。し
かしながら、通常、それらのチェック項目が非常に多岐
に渡るため、ある条件が具備されていないことに設計者
が気付かず、不備を抱えたままの商品の書類を製造部門
に伝達してしまうことがあった。このような場合には、
図面等の不備による手戻りが発生することになる。そこ
で、作成された書類を審査、承認する部門を設けて、書
類の不備をチェックすることにより、設計不良を防止す
る体制を採用している。なお、設計不良とは、設計が原
因となって製品が不完全になる状態のことを言う。特
に、図面をチェックする場合、図面の機能を果すために
必要な情報に関するチェック項目や、過去の設計不良事
例に基づいたチェック項目を中心に作成されたチェック
リストを用いて、設計終了時、審査時、承認時にそれぞ
れチェックを行い、不備が発見されたならば、設計者に
連絡して図面とチェックリストを差し戻す方法を採用し
ている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来のチェック方法では、次のような問題があった。 紙の上だけで作成されたチェックリストの場合、定型
化されていることが多く、必ずしも最適なチェックリス
トにはなっていないという問題がある。 チェックすること自体が形骸化し易く、設計そのもの
の業務とは別個に、チェック業務としてチェックしなけ
ればならないという煩わしさが原因となって、手抜きさ
れるという問題がある。 設計の途中において、確認事項や良いアイディアが浮
かんでも、紙ベースにメモするだけであって、それを設
計後に確認して残しておき、後で活用することが行われ
ていなかった。 新たな設計不良が発見されても、事例として報告され
るだけで、これを生かしきれないという問題がある。 このように、従来の方法では、チェックリストが紙ベー
スであるため、これを柔軟に活用することができず、ま
た過去の経験を生かして、これを設計不良の防止に生か
しきれていなかった。本発明の第１の目的は、これら従
来の課題を解決し、作成書類に対応付けられたチェック
リストを強制的に活用することにより、設計不良を防止
することが可能な作成書類のチェックリスト活用方法を
提供することにある。また、本発明の第２の目的は、書
類に関する業務の中で、チェック項目のメンテナンスを
可能にして、これにより最適なチェックリストを作成す
ることが可能なチェックリスト活用方法を提供すること
にある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明による作成書類のチェックリスト活用方法
は、設計業務時に上記書類を新規作成する際に、機能
を果すための必要な情報や過去の設計不良事例に基づく
チェック項目によるチェックリストを同時に作成し、チ
ェック項目を書類と対応付け、チェックリストの全ての
チェック項目がチェック済みとなったときに、始めて書
類作成が完了したものとすることを特徴としている。ま
た、前記書類の作成中に、図面編集サブルーチンを設
け、そこでチェック項目を追加した場合には、該追加し
たチェック項目を最終的にチェックリストマスタに登録
することも特徴としている。さらに、前記書類の作成
中の前記図面編集サブルーチンに続いて、チェックサブ
ルーチンを設け、そこでチェック項目を全てチェックし
た後に、作成完了した書類中に不備が発見された場合に
は、再度、上記図面編集サブルーチンに移し、図面の作
成が完了しているにもかかわらず図面を編集する理由を
チェックリストマスタに登録することも特徴としてい
る。

【０００５】

【発明の実施の形態】本発明においては、コンピュータ
を用いて書類を作成する際に、作成開始時にコンピュー
タを用いてチェックリストを作成し、このリストと書類
との対応付けを行い、書類作成者がチェックリストを全
てチェックすることにより、書類作成を完了とする。そ
のため、チェック項目と検索するためのキーワードを予
めチェックリストマスタとして登録しておく。また、書
類を作成中にチェックリストへのチェック項目の追加を
可能にし、書類作成完了時にチェックリストに登録する
ことにより、チェックリストマスタのメンテナンスを可
能にする。さらに、一旦、作成を完了した書類に不備が
発見され、修正をかける場合には、その理由をチェック
項目の形で強制的に登録を促し、チェックリストマスタ
のメンテナンスを可能にする。これにより、最終的に作
成したチェックリストの全てのチェック項目をチェック
しないうちは書類作成が完了したことにならないので、
チェックを忘れることがなく、設計不良を防止すること
ができる。また、紙ベースのチェックリストでは、不完
全になりがちなチェック項目のメンテナンスを、チェッ
ク作業や書類作成作業時に同時に行うので、完全にチェ
ック項目のメンテナンスを行うことができる。

【０００６】

【実施例】以下、本発明の実施例を、図面により詳細に
説明する。図５は、本発明が適用されるコンピュータ端
末とデータベースを接続したオンラインシステムの構成
図である。図５において、１０はコンピュータ端末であ
り、ネットワークを介して複数台の端末１０が接続され
ている。１１はチェックリストマスタが格納されるファ
イル、１２は作業用データベース（作業図面、チェック
リストファイル保管用）格納ファイル、１３は保管デー
タベース（承認済図面／チェックファイル保管用）格納
ファイルである。ここで、チェックリストマスタ格納フ
ァイル１１は、チェック項目とそれを検索するためのキ
ーワードを１テーブルとして登録するもので、予想され
るチェック項目を登録したチェックリストマスタを格納
するファイルである。また、作業用データベース格納フ
ァイル１２は、承認を得ていない図面と、それに関連付
けられたチェックリストを、それぞれファイルとして保
管するための作業用データベース格納ファイルである。
さらに、保管データベース格納ファイル１３は、承認済
の図面とそれに関連付けられたチェックリストのファイ
ルを保管しておく保管データベース格納ファイルであ
る。

【０００７】図６は、図５におけるチェックリストマス
タ格納ファイル、作業用データベース格納ファイル、お
よび保管データベース格納ファイルにそれぞれ格納され
ているテーブルのフォーマット図である。チェックリス
トマスタテーブルは、図５のチェックリストマスタ格納
ファイル１１に格納されているテーブルであって、チェ
ック項目１４ａ、キーワード（１）１４ｂ、キーワード
（２）１４ｃ、キーワード（３）１４ｄの欄からなる。
また、チェックリストファイルテーブルは、図５の作業
用データベース格納ファイル１２および保管データベー
ス格納ファイル１３に格納されているテーブルであっ
て、ファイル名１５、ステータスフラグ１６ａ、番号１
６ｂ、追加フラグ１７、チェックフラグ１８の各欄から
なる。また、図面ファイルテーブルは、図５の作業用デ
ータベース格納ファイル１２および保管データベース格
納ファイル１３に格納されているテーブルであって、フ
ァイル名１９、チェックリストファイル先頭アドレス２
０、図面格納領域２１の各欄からなる。

【０００８】図１，図２は、本発明の一実施例を示す作
成書類のチェックリスト活用方法のメイン動作フローチ
ャートである。図１，図２では、本発明を製造業の設計
図面の作成に適用した場合の処理手順を示している。先
ず、図面作成者が作業開始に際して、コンピュータ端末
１０を操作して、ＣＡＤを立ち上げる（ステップ１０
０）。次に、図面の新規作成のコマンドを入力する（ス
テップ１０２）。これにより、図６に示す図面ファイル
名１９の登録が促され、登録により図面ファイルが生成
される（ステップ１０４）。次に、チェックリスト選択
／登録処理に移る（ステップ１１０）。なお、その際
に、図６に示す図面ファイルのチェックリストファイル
先頭アドレス２０の欄には、０が格納される。一方、作
業用データベース格納ファイル１２から既存図面を呼び
出した場合には（ステップ１０２）、その図面に関連付
けられたチェックリストがあるか否かを、図面ファイル
テーブルのチェックリストファイル先頭アドレス２０の
存在を確認して判断する（ステップ１０６）。存在する
場合には、ＣＡＤの図面編集サブルーチンに移り（ステ
ップ１０８）、存在しない場合には、チェックリスト選
択／登録処理に移る（ステップ１１０）。チェックリス
ト選択／登録処理を、次に述べる。

【０００９】図７は、本発明において、チェックリスト
作成時に、画面表示されるチェック項目検索結果を示す
図であり、図８は、本発明の一実施例を示すチェックリ
ストのフォーマット図であり、図９は、本発明で使用さ
れるフラグの意味を表す図である。図１，図２におい
て、図面作成者が作成する図面に対して、適当と思われ
るキーワードを入力する（ステップ１１０）。そのキー
ワードを基にチェックリストマスタ格納ファイル１１か
ら検索されて、該当するチェック項目一覧を図８に示す
ように画面に表示する（ステップ１１２）。その際に、
図７に示すように“このチェックリストで良いですか
？”とガイダンスを表示する（ステップ１１４）。図面
作成者が、そのチェックリストに満足しなければＮＯを
入力するので、そのときには元の検索条件画面に戻る。
一方、ＹＥＳが入力されると、“チェックリストから除
きたいチェック項目がありますか？”のガイダンスを表
示する（ステップ１１６）。ＮＯが入力されると、チェ
ックリストファイル名１５の入力が促され、ファイル名
１５が入力される。これにより、ファイル名１５が作業
用データベース格納ファイル１２に格納され（ステップ
１１８）、図面ファイルテーブルにチェックリストファ
イル先頭アドレス２０が格納される（ステップ１２
２）。その際に、図６に示すようにステータスフラグ１
６、追加フラグ１７、チェックフラグ１８には、それぞ
れ０が格納される。ここで、ステータスフラグの０は、
図９に示すように、作成中の意味を表わしている。ま
た、作業を進める中で、チェックリストファイル先頭ア
ドレスが変更される場合には、そのアドレスが速やかに
格納されるものとする。この処理をもってチェックリス
トの登録が完了し、図面編集サブルーチンに移る（ステ
ップ１２４）。一方、ＹＥＳが入力されると、選択画面
に移り、“除きたいチェック項目の番号を入力して下さ
い”のガイダンスを表示することにより、番号が入力さ
れると、その番号のチェック項目をチェックリストから
取り除く（ステップ１２０）。その後の処理は、ＮＯを
入力した場合と同じ処理である。

【００１０】図３は、図１，図２における図面編集サブ
ルーチンの詳細動作のフローチャートである。図形編集
サブルーチンでは、以下のように処理が行われる。な
お、図形編集サブルーチン内で、図面編集（ステップ１
３４）とは、ＣＡＤを用いた通常の図面編集作業のこと
を言う。ＣＡＤを用いて図面の編集作業を行っている際
中に、チェックリストにチェック項目を追加したい場合
には（ステップ１３６）、チェック項目追加のコマンド
を入力することにより、その項目がチェックリストに追
加されるとともに、チェックリストファイルに格納され
る（ステップ１３８）。その際、チェックリストファイ
ルテーブルにある追加フラグ１７に１が格納される。な
お、追加フラグが１のときには、図９に示すように追加
項目であることを意味している。チェック項目を追加す
るか否かにかかわらず、図面編集を完了するとき、完了
を意味するコマンドを入力する（ステップ１４０）。完
了か否かの判定はＹＥＳであるため、チェックリストフ
ァイル内の追加フラグ１７が１になっているものがある
か否かが確認される（ステップ１４２）。追加チェック
項目がある場合には（ＹＥＳ）、“追加したチェック項
目をチェックリストマスタに登録しますか？”のガイダ
ンスを表示し（ステップ１４４）、ＹＥＳが入力される
と、そのチェック項目を検索するために必要なキーワー
ド１４ｂ，１４ｃ，１４ｄの全部／いずれかを入力さ
せ、チェック項目とともにチェックリストマスタ格納フ
ァイル１１に格納する（ステップ１４６）。この処理
は、追加チェック項目のそれぞれについて行われる。

【００１１】次に、チェックリストファイルテーブルの
ステータスフラグ１６ａのチェックを行う（ステップ１
４８）。ステータスフラグ１６ａが０であれば、図面編
集作業は終了とみなして、元のルーチンに戻る（ステッ
プ１５４）。ここで、元のルーチンとは、図面編集サブ
ルーチンに入る前にいたルーチン（ここでは、作成書類
のチェックリスト活用のメインルーチン）のことであ
る。また、図９に示すように、ステータスフラグが０の
ときには、図面が作成中を意味しており、従って図面編
集作業は終了したので、残りの作成処理を継続して行
う。一方、ステータスフラグ１６ａが０でない場合に
は、一旦、図面の作成が完了しているにもかかわらず、
図面を編集していることになるので、その理由をチェッ
クリストマスタ格納ファイル１１にチェック項目の形式
で登録させる（ステップ１５０）。その場合、審査／登
録をもう一度行うため、ステータスフラグ１６ａを０に
する（ステップ１５２）。その上で、元のルーチンに戻
る（ステップ１５４）。

【００１２】図４は、図１，図２におけるチェックサブ
ルーチンの詳細動作フローチャートである。図１，図２
に示すように、図面編集サブルーチン１２４を実行した
場合には、必ずチェックサブルーチン１２６に移る。チ
ェックサブルーチンでは、以下のような処理が行われ
る。先ず、チェックリストチェック画面に入り、“チェ
ックＯＫのチェック項目番号を入力して下さい”のガイ
ダンスを表示する。図面作成者がその番号を入力する
と、チェックリストファイルテーブルの中の該当するチ
ェック項目のチェックフラグ１８にチェック済みを示す
１が格納される（ステップ１５６）。図面作成者が番号
入力を終了すると、直ちにチェックリストファイル内の
全てのチェックフラグ１８が１になっているか否かが確
認される（ステップ１５８）。チェックフラグ１８が１
でないものが存在する場合には、該当するチェック項目
を画面に表示し、“図面に戻りますか？”のガイダンス
を表示する（ステップ１６０）。ＹＥＳが入力された場
合には、どのステータスにいたとしても、もう１度作成
者によるチェックを行わせるためにステータスフラグ１
６を０にする（ステップ１６２）。そして、図面を作成
者に差し戻し（ステップ１６４）、図面編集サブルーチ
ンに移る（ステップ１６６）。一方、ＮＯが入力された
場合には（ステップ１６０）、チェック入力不備である
から、チェックリストチェック画面に戻り、チェックリ
ストで用済み項目の番号を入力させる（ステップ１５
６）。なお、図９に示すように、未チェックの項目で
は、チェックフラグは０であり、そのチェック項目のチ
ェックが終了したとき始めてチェックフラグは１とな
る。チェックリストの全チェック項目がチェックされ、
全てのチェックフラグが１であっても（ステップ１５
８）、図面の修正を行う場合がある。その場合にも、
“図面に戻りますか？”のガイダンスを表示し（ステッ
プ１６８）、ＹＥＳが入力された場合には、作成者に図
面を差し戻す（ステップ１６４）。一方、ＮＯが入力さ
れた場合には、チェック完了としてステータスフラグ１
６に１が加算され（ステップ１７０）、元のサブルーチ
ンに戻る（ステップ１７２）。

【００１３】図１，図２に戻り、チェックサブルーチン
（ステップ１２６）を抜けると、ステータスフラグ１６
の値が３であるか否かを判断し、（ステップ１２８）、
その値に応じて３でないとき、つまり０，１または２の
ときには該当者に図面ファイル名１９とその先頭アドレ
ス２０が電子メールの要領で送られる（ステップ１３
０）。すなわち、ステータスフラグ１６の値が０ならば
作成者に送られ、１ならば審査者に送られ、２ならば承
認者に送られる。ステータスフラグ１６が３ならば（ス
テップ１２８）、承認済図面ということで、その図面と
チェックリストは保管データベース格納ファイル１３に
格納される（ステップ１３２）。なお、審査者、承認者
は、以上説明したチェックサブルーチンに従って図面の
審査、承認を行う。その際に図面に不備があった場合に
は、作成者に図面が差し戻され、図面編集ルーチンに入
り、再編集の後にもう一度作成者がチェックを行う仕組
みになっている。上記の実施例では、ネットワークと電
子メールを使って書類が送付されるものであったが、オ
フラインであってもステータスフラグ１６をキーにし
て、審査者、承認者が該当する図面、チェックリストを
検索、呼出すこともできることは言うまでもない。

【００１４】また、上述の例においては、作成者、審査
者、承認者がチェックを行うが、ＣＡＤに備わっている
チェック機能がある場合には、それと連動させて自動的
にチェックリストにチェックさせることも考えられる。
例えば、寸法記入の整合性チェックや部品同士を組み合
わせる時に当たってしまう箇所がないかどうかのチェッ
ク等である。さらに以上の説明では、審査者、承認者も
作成者と同様のチェックリストを使って全てのチェック
を行っているが、チェックリストファイルテーブルに項
目を追加してチェック不要フラグを設け、フラグが立つ
と審査者、承認者用のチェックリストから除外するよう
にしてもよい。この方法でチェック作業の簡略化が図れ
る。なお、以上の説明では、設計業務の図面作成を例に
とり説明したが、各種書類作成へ応用することができ
る。例えば、設計業務をとって考えても、技術文書、設
計書、取扱い説明書、検査仕様書、図面などにも適用可
能である。

【００１５】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、書
類作成者が書類作成時に、状況に応じたチェックリスト
を作成し、必要に応じてチェック項目を追加し、かつ最
終的に作成したチェックリストの全てのチェック項目を
チェックしないと書類作成が完了したことにならないよ
うにすることによって、設計不良を完全に防止できる。
また、紙ベースのチェックリストでは不完全になりがち
なチェック項目のメンテナンスを、チェック作業や書類
作成作業時に一緒に行うことにより、最適なチェックリ
ストを作成することが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す作成書類のチェックリ
スト活用方法のメインのフローチャートである。

【図２】同じく、作成書類のチェックリスト活用方法の
メインフローチャートの残り一部である。

【図３】図１，図２における図面編集サブルーチンの詳
細動作フローチャートである。

【図４】図１，図２におけるチェックサブルーチンの詳
細動作フローチャートである。

【図５】本発明が適用されるオンラインによるコンピュ
ータ端末とデータベースとのシステムブロック図であ
る。

【図６】本発明で使用するチェックリストマスタ、チェ
ックリストファイル、図面ファイルの各テーブル項目の
データ構成図である。

【図７】本発明のチェックリスト作成時に、画面表示さ
れるチェック項目検索結果の一実施例図である。

【図８】本発明のチェックリストの一実施例図である。

【図９】本発明で使用するフラグの意味を表した関連図
である。

【符号の説明】

１０…コンピュータ端末、１１…チェックリストマスタ
格納ファイル、１２…作業用データベース格納ファイ
ル、１４ａ…チェック項目、１３…保管データベース格
納ファイル、１４ｂ,１４ｃ,１４ｄ…キーワード、１５
…ファイル名、１６ａ…ステータスフラグ、１６ｂ…番
号、１７…追加フラグ、１８…チェックフラグ、１９…
ファイル名、２０…チェックリストファイル先頭アドレ
ス、２１…図面格納領域。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 片柳 隆弘 神奈川県横浜市都筑区加賀原二丁目２番 株式会社日立製作所ビジネスシステム開発 センタ内

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】設計業務の図面、技術文書、設計書、取扱
   い説明書、検査仕様書等の書類作成時に、コンピュータ
   により必要な条件をチェックして不備のない書類を完成
   させるチェック方法において、 設計業務時に上記書類を新規作成する際に、機能を果す
   ための必要な情報や過去の設計不良事例に基づくチェッ
   ク項目によるチェックリストを同時に作成するステップ
   と、 該チェック項目を書類と対応付けるステップと、 該チェックリストの全てのチェック項目がチェック済み
   となったときに、始めて書類作成が完了したものとする
   ステップとを有することを特徴とする作成書類のチェッ
   クリスト活用方法。
2. 【請求項２】請求項１に記載の作成書類のチェックリス
   ト活用方法において、前記書類の作成中に、図面編集サ
   ブルーチンを設け、そこでチェック項目を追加した場合
   には、該追加したチェック項目を最終的にチェックリス
   トマスタに登録することを特徴とする作成書類のチェッ
   クリスト活用方法。
3. 【請求項３】請求項１または２に記載の作成書類のチェ
   ックリスト活用方法において、前記書類の作成中の前記
   図面編集サブルーチンに続いて、チェックサブルーチン
   を設け、そこでチェック項目を全てチェックした後に、
   作成完了した書類中に不備が発見された場合には、再
   度、上記図面編集サブルーチンに移し、図面の作成が完
   了しているにもかかわらず図面を編集する理由をチェッ
   クリストマスタに登録することを特徴とする作成書類の
   チェックリスト活用方法。