JPH08235160A - 文書検索方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】検索結果の絞り込みのためにユーザが入力する
検索条件の設定を支援するための情報を提示し、容易に
検索結果の絞り込みを行うことを可能とする。 【構成】本文データと属性データとで構成される複数の
文書データより、指定された検索条件に基づいて文書の
検索を行う（Ｓ１０２〜Ｓ１０３）。検索の結果得られ
た文書データの件数が所定値より大きい場合は、検索さ
れた各文書データの属性データに基づいて分類を行う
（Ｓ１０４〜Ｓ１０６）。そして、分類された結果に基
づいて、文書の検索結果を表示する（Ｓ１０７）。この
表示としては、例えば、各分類毎の文書の件数を表示す
る。ユーザはこのような表示を参照することにより、検
索結果の絞り込みを行う場合に、適切な検索条件の設定
をより容易に行うことが可能となる（ステップＳ１１
０）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の文書より目的と
する文書を検索する文書検索方法及び装置に関するもの
である。

【０００２】

【従来の技術】現在、オフィス情報の大半を占めている
紙によるアナログ情報も、コンピュータ及びスキャナや
プリンタ等のコンピュータ周辺機器の普及に伴い、オフ
ィススペースの有効活用の必要性から、あるいはデータ
の共有、有効利用の必要性から、紙によるアナログデー
タを一端デジタルデータに変換してハードディスクや光
磁気記憶装置等の記憶装置に蓄積し、コンピュータの文
書データとして利用する機会が多くなっている。

【０００３】又、コンピュータ上のワードプロセッサや
ＤＴＰ（デスクトップパブリッシング）ソフトウェア等
の一般アプリケーションソフトウェアで作成された文書
データにおいても、その量はパーソナルコンピュータの
普及にひきずられるように増加の一途である。このた
め、大量の文書データを管理することを目的として、電
子ファイリングシステムまたは文書管理システムを導入
する機会が多くなっている。

【０００４】このような、スキャナ等の画像入力装置に
よって読み取られディジタル化された文書画像データの
文書データを管理する電子ファイリングシステム、ある
いはワードプロセッサやＤＴＰソフト等のコンピュータ
上のアプリケーションによって作成された文書データを
管理する文書管理システムにおいては大量の文書データ
が保持、管理される。

【０００５】このような状況において、現在、大量に登
録されている文書データの中から、いかに目的とする文
書データを検索するか、ということが文書管理上の大き
な問題になってきている。

【０００６】このような状況下において、文書データを
検索するための装置、あるいはアプリケーションが使用
されている。図７は、一般的なの電子ファイリングシス
テムにおける文書検索処理を説明するフローチャートで
ある。

【０００７】ユーザが検索を指示することにより本検索
処理が起動する。ステップＳ５０２において、検索を行
うための検索条件を指定あるいは入力する。検索条件に
は、例えば文書データ内の文字列、文書データのオーナ
（所有者）、文書データが登録された日付の範囲、文書
データの分類等がある。

【０００８】検索条件が指定されると、ステップＳ５０
３において、ユーザの検索開始指示に従って検索が実行
される。検索が実行指示され、システム内部で検索を実
行した後、検索結果のユーザへの通知となる。この時、
検索した結果として得られた検索条件に合致する文書の
件数が、予めユーザによって指定されるかあるいはシス
テムでもっている一定値よりも多い場合、ステップＳ５
０４からステップＳ５０５へ進み、件数のみの表示を行
う。そして、ステップＳ５０７において、もう一度絞り
込みを行い検索を実行するか否かをユーザに問い合わせ
る。もう一度絞り込みを行う場合、ステップＳ５０２へ
戻り上述の処理を繰り返す。また、ステップＳ５０７に
おいて、絞り込みを行わないと指定されれば本処理を終
了する。

【０００９】又、ステップＳ５０４において、検索結果
がユーザによって予め指定されているかあるいはシステ
ムでもっている一定値よりも少ない場合は、検索結果の
リストをユーザに通知する。そして、上述のステップＳ
５０７へ進み、絞り込みを行うか否かを問い合わせる。
なお、検索結果が一定値より多い場合でも、そのまま検
索結果を表示してしまうシステムもある。

【００１０】以上のようにして、検索条件の設定と絞り
込みを繰り返すことにより、目的とする文書を検索す
る。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書データの検索方法では、検索した結果、検索条
件に合致した文書件数が多い場合は、そのまま件数分の
文書リストの表示を行うか、または単に件数をユーザに
提示するだけである。したがって、その検索結果を得た
後に、どのようにして目的とする文書の検索条件を絞る
かについては、ユーザがその都度判断し、条件を入力し
なければならない。

【００１２】即ち、上記のような絞り込みでは、絞り込
みのための全ての条件が、ユーザ自身の判断のみに頼ら
れ、次に何を目安にして絞り込むかという目安になるも
のがなく、必ずしも効率的な絞り込みが行われるとは限
らなかった。

【００１３】本発明は、上記の問題に鑑みてなされたも
のであり、検索結果の絞り込みのためにユーザが入力す
る検索条件の設定を支援するための情報を提示し、容易
に検索結果の絞り込みを行うことを可能とする文書検索
方法及び装置を提供することを目的とする。

【００１４】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明による文書検索装置は以下の構成を備える。
即ち、文書の検索を行う文書検索装置であって、本文デ
ータと属性データとで構成される文書より、指定された
検索条件に基づいて文書の検索を行う検索手段と、前記
検索手段による検索の結果得られた文書を前記属性デー
タに基づいて分類する分類手段と、前記分類手段により
分類された結果に基づいて前記検索手段による検索の結
果を表示する表示手段とを備える。

【００１５】また、好ましくは、前記検索手段により得
られた文書の件数が所定値を越えた場合、前記分類手段
及び前記表示手段を実行するように制御する制御手段を
更に備える。検索された文書の件数が多い場合は一般に
検索結果の絞り込みが必要となるので、この場合に属性
データに基づいて文書を分類することにより、ユーザの
絞り込みを支援できる。また、これ以上の絞り込みを必
要としない件数であれば、文書の分類という処理を行わ
ないようにすることで、検索処理の効率を向上する。

【００１６】また、好ましくは、前記属性データに基づ
く分類の規則を設定する設定手段を更に備え、前記分類
手段は、前記検索手段による検索の結果得られた文書を
前記規則及び前記属性データに基づいて分類する。所望
の分類方法で文書を分類、表示することが可能となるの
で、検索結果より更に文書を絞り込む際により効果的な
支援が可能となる。

【００１７】また、好ましくは、前記表示手段による検
索結果の表示の後に、更に検索結果の絞り込みを行うた
めに検索条件を設定する検索条件設定手段と、前記検索
条件設定手段で設定された検索条件に基づいて前記検索
手段で得られた文書について検索を行う絞り込み手段と
を更に備える。

【００１８】

【作用】上記の構成によれば、検索手段は、本文データ
と属性データとで構成される文書より、指定された検索
条件に基づいて文書の検索を行う。分類手段は、検索手
段による検索の結果得られた文書を、各文書の属性デー
タに基づいて分類する。そして、表示手段は、分類手段
により分類された結果に基づいて、検索手段による文書
の検索結果を表示する。この表示としては、例えば、各
分類毎の文書の件数を表示する。ユーザはこのような表
示を参照することにより、検索結果の絞り込みを行う場
合に、適切な検索条件の設定をより容易に行うことが可
能となる。

【００１９】

【実施例】以下、添付の図面を参照して本発明の公的な
実施例を詳細に説明する。

【００２０】図１は、本実施例の電子ファイリングのシ
ステム構成を表すブロック図である。同図において、２
０１はＣＰＵであり、各種演算・制御を実行する中央演
算部である。２０２は記憶部であり、ＲＯＭ、ＲＡＭ等
で構成される。例えばＲＯＭには、後述の図２のフロー
チャートで示される検索プログラムを含む電子ファイリ
ングプログラム２１２が格納されている。またＲＡＭに
は、電子ファイリングプログラム２１２の実行時に、ハ
ードディスク（ＨＤＤ）や光磁気ディスク（ＭＯ）等の
記憶装置２０９から読み出された文書データ２１３が格
納されている。２０９は記憶装置であり、複数の文書デ
ータを格納する。

【００２１】図８に本実施例による文書データの構成例
を示す。同図に示される用に、本例では、文書データ
は、本文データと属性データで構成される。本例では、
属性データとして、「文書名」、「登録日」、「オー
ナ」、「分類」の４項目を有している。

【００２２】２０３はＣＲＴであり、文書データあるい
は指示アイコン等を表示する。２０４はプログラムやデ
ータ等を格納するフロッピーディスク（ＦＤ）、２０５
は紙等に記録されたアナログデータをデジタルデータに
変換するスキャナ、２０６は文書データを印刷する場合
のプリンタである。更に、２０７は文書入力あるいはオ
ペレータ指示用のキーを有するキーボード（ＫＢＤ）、
２０８は表示された指示アイコンをクリックしたりカー
ソルを移動させるポインティングデバイス、２１０は文
書データの送受信をする通信インタフェース、２１１は
上記各部位を接続するバスである。

【００２３】次に図１に示した本実施例の電子ファイリ
ングシステムにおける検索支援方法を説明する。図２
は、本実施例の検索処理の手順を説明するフローチャー
トである。なお、図２の検索処理を実現するための検索
プログラムは、電子ファイリングプログラム２１２の一
部としてＲＯＭに格納されている。

【００２４】ユーザによる検索指示がキーボード２０７
より入力されると、本検索処理が起動する。ステップＳ
１０２では、検索を行うための検索条件を、キーボード
２０７あるいはポインティングデバイス２０８を用いて
指定あるいは入力する。検索条件としては、例えば文書
データ内の文字列、文書データのオーナ、文書データが
登録された日付の範囲、文書データの分類等が挙げられ
る。

【００２５】検索条件が指定されると、ステップＳ１０
３において、ユーザの検索開始指示（キーボード２０７
もしくはポインティングデバイス２０８によって指示さ
れる）に従って検索が実行される。本例では、検索は、
記憶装置２０２に格納された文書について行われる。検
索が実行指示され、システム内部で検索を実行した後、
検索結果のユーザへの通知となる。このとき、ステップ
Ｓ１０４において、検索した結果として得られた検索条
件に合致する文書の件数が、予めユーザによってキーボ
ード１０７等を用いて指定された値（あるいはシステム
でもっている一定値）よりも多いか否かを判定する。

【００２６】検索された文書の件数がこの所定値よりも
多い場合、ステップＳ１０５へ進み、件数のみの表示を
行う。そして、ステップＳ１０６において、検索された
文書をその属性に基づいて分類し、ステップＳ１０７に
おいて、ステップＳ１０６における分類の結果をＣＲＴ
２０１に表示する。ユーザは、検索された件数が多い場
合、次にどのような絞り込みを行うかを、ステップＳ１
０７で表示される分類結果を参考にして指示することが
できる。ステップＳ１１０では、更なる絞り込みを行う
かどうかを決定し、絞り込みを行うのであればステップ
Ｓ１０２へ戻り上述の処理を再度実行する。ステップＳ
１１０で更なる絞り込みを実行しないと指示されれば本
処理を終了する。

【００２７】また、ステップＳ１０４において、検索さ
れた件数がユーザによって予め指定された値（あるいは
システムでもっている一定値）よりも少ない場合は、ス
テップＳ１０８へ進み、検索結果をＣＲＴ１０８に表示
する。

【００２８】次に検索結果を分類して表示する表示例を
示す。

【００２９】図３は、検索結果の一例を表す図である。
同図において、３０１は検索結果の一例を示す。ここ
で、検索条件としては、例えば文書データ中に含まれる
文字列を指定したものである。なお、この例では説明の
都合上、検索結果の件数は８件とし、その検索結果の内
容を示している。ここではすべての検索結果の内容を示
しているが、検索された件数が多い場合は件数のみの表
示となる（ステップＳ１０４、ステップＳ１０５）。

【００３０】図４は本実施例による検索結果の分類表示
例を表す図である。図４において、３０２は、検索結果
３０１に基づき、文書の分類毎に検索結果を分類したも
のである。例えば分類１は５件、分類２は２件、分類３
は１件である。

【００３１】３０３は、３０１の検索結果に基づき、文
書の日付をもとにして検索結果を分類したものである。
検索結果３０１には、文書登録日が１９９４．１．１か
ら１９９４．４．２までの期間となっている。この例で
は、検索結果３０１を月毎に分類して表示した様子を示
している。

【００３２】３０４は、検索結果３０１に基づき、文書
のオーナ毎に検索結果を分類したものである。例えばユ
ーザ１は３件、ユーザ２は３件、ユーザ３は２件であ
る。

【００３３】また、図５は図４の各分類表示において、
データ内容まで表示した様子を表す図である。同図にお
いて、３０２’，３０３’，３０４’は、それぞれ分類
表示３０２，３０３，３０４を、件数ではなく、内容ま
で表示した例である。

【００３４】ユーザは、３０２，３０３，３０４に示し
た検索結果の分類を確認することによって、さらに絞り
込み検索を行う場合の目安とすることが出来る。

【００３５】図６は他の検索結果の分類表示例を表す図
である。４０１は、検索条件として、例えば文書データ
に含まれる文字列と登録日付の範囲を［１９９４．１．
１〜１９９４．１．３１］とした場合の検索結果の例で
ある。４０２は４０１の検索結果に対して、登録日の分
類をさらに細分化し、一月を３分割し、例えば［１９９
４．１．１〜１９９４．１．１０］，［１９９４．１．
１１〜１９９４．１．２０］，［１９９４．１．２１〜
１９９４．１．３１］としたものである。

【００３６】４０３は検索結果４０１を分類によって細
分化した例である。また、４０４は検索結果４０１をオ
ーナでそれぞれ分類したものである。これらの表示によ
れば、属性データの内容まで表示されるので、更に多面
的に検索結果を把握することが可能となる。

【００３７】尚、上述した図４〜図６の分類表示は、キ
ーボード２０７もしくはポインティングデバイス２０８
からの所定の指示入力により、随時切り替え可能とする
ことができる。また、細分類化時における日付の範囲等
の設定をキーボード２０７、ポインティングデバイス２
０８によって行うことを可能としてもよい。これらの制
御は、上記の開示内容から当業者にとって明らかであ
る。

【００３８】また図３〜図６にて説明した文書検索結果
の一例、及び文書属性によって分類した検索結果分類の
例において、文書属性の項目は図示の範囲に制限されな
いことはいうまでもない。文書の属性の項目は、電子フ
ァイリングシステムあるいはワードプロセッサ等のアプ
リケーションによって作成される文書データを管理する
文書管理システムの文書属性の項目によって決定される
ものである。

【００３９】以上説明してきたように、本実施例によれ
ば、文書の検索において検索された件数が多い場合、ユ
ーザが文書検索の絞り込みを行う際の目安となる情報を
得ることができ、操作性が向上する。

【００４０】また、ステップＳ１０４で用いる所定値を
１に設定すれば、全ての検索結果に対して、分類表示を
行わせることができる。

【００４１】尚、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても１つの機器からなる装置に適用し
ても良い。また、本発明はシステム或いは装置に本発明
により規定される処理を実行させるプログラムを供給す
ることによって達成される場合にも適用できることはい
うまでもない。

【００４２】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、検
索結果の絞り込みのためにユーザが入力する検索条件の
設定を支援するための情報が提示されるので、容易に検
索結果の絞り込みを行うことが可能となる。

【００４３】

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例の電子ファイリングシステムの構成を
表すブロック図である。

【図２】本実施例の検索処理の手順を説明するフローチ
ャートである。

【図３】検索結果の一例を表す図である。

【図４】本実施例による検索結果の分類表示例を表す図
である。

【図５】図４の各分類表示において、データ内容まで表
示した様子を表す図である。

【図６】本実施例における検索結果の他の分類表示例を
表す図である。

【図７】一般的な電子ファイリングシステムにおける文
書検索処理を説明するフローチャートである。

【図８】本実施例による文書データの構成例を示す図で
ある。

【符号の説明】

２０１ ＣＰＵ ２０２ 記憶部 ２０３ ＣＲＴ ２０４ フロッピーディスク ２０５ スキャナ ２０６ プリンタ ２０７ キーボード ２０８ ポインティングデバイス ２０９ 記憶装置 ２１０ 通信インターフェース ２１１ バス

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の検索を行う文書検索装置であっ
   て、 本文データと属性データとで構成される文書より、指定
   された検索条件に基づいて文書の検索を行う検索手段
   と、 前記検索手段による検索の結果得られた文書を前記属性
   データに基づいて分類する分類手段と、 前記分類手段により分類された結果に基づいて前記検索
   手段による検索の結果を表示する表示手段とを備えるこ
   とを特徴とする文書検索装置。
2. 【請求項２】 前記検索手段により得られた文書の件数
   が所定値を越えた場合、前記分類手段及び前記表示手段
   を実行するように制御する制御手段を更に備えることを
   特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
3. 【請求項３】 前記属性データに基づく分類の規則を設
   定する設定手段を更に備え、 前記分類手段は、前記検索手段による検索の結果得られ
   た文書を前記規則及び前記属性データに基づいて分類す
   ることを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
4. 【請求項４】 前記表示手段は、前記分類手段により分
   類された結果として、各分類毎の文書の件数を表示する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書検索装置。
5. 【請求項５】 前記表示手段は、前記分類手段により分
   類された結果として、各分類毎に文書を並べて、それら
   の属性データの内容を表示することを特徴とする請求項
   １に記載の文書検索装置。
6. 【請求項６】 前記表示手段による検索結果の表示の後
   に、更に検索結果の絞り込みを行うために検索条件を設
   定する検索条件設定手段と、 前記検索条件設定手段で設定された検索条件に基づいて
   前記検索手段で得られた文書について検索を行う絞り込
   み手段とを更に備えることを特徴とする請求項１に記載
   の文書検索装置。
7. 【請求項７】 文書の検索を行う文書検索方法であっ
   て、 本文データと属性データとで構成される文書より、指定
   された検索条件に基づいて文書の検索を行う検索工程
   と、 前記検索工程による検索の結果得られた文書を前記属性
   データに基づいて分類する分類工程と、 前記分類工程により分類された結果に基づいて前記検索
   工程による検索の結果を表示する表示工程とを備えるこ
   とを特徴とする文書検索方法。