JPH08153117A - 文書検索装置及び方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 従来の文書名、キーワード等を用いた検索方
法以外に、文書の構造を用いた新しい検索方法を提供す
る。 【構成】 登録されている文書の構造（表、画像、タイ
トル欄等の属性の領域毎の位置）をＲＡＭの文書データ
１１２に予め管理しておき、ユーザにより入力された属
性の位置や個数とＲＡＭの文書データ１１２を比較し、
所望の文書を検索する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、スキャナ等画像入力装
置によって読み取られディジタル化された文書画像デー
タの文書データを管理する電子ファイリングシステム、
あるいはワードプロセッサやDTPソフト等、コンピュー
タ上の一般アプリケーションによって作成さた文書デー
タを管理する文書管理システムにおいて、特にに文書の
検索方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】現在、オフィス情報の大半を占めている
紙によるアナログ情報も、コンピュータ及びスキャナや
プリンタ等のコンピュータ周辺機器の普及に伴い、オフ
ィススペースの有効活用の必要性から、あるいはデータ
の共有、有効利用の必要性から、紙によるアナログデー
タを一旦デジタルデータに変換してハードデスクや光磁
気記憶装置等の記憶装置に蓄積し、コンピュータの文書
データとして利用する機会が多くなっている。

【０００３】また、コンピュータ上のワードプロセッサ
やＤＴＰ（デスクトップパブリッシング）ソフトウエア
等の一般アプリケーションソフトウエアで作成された文
書データにおいても、その量はパーソナルコンピュータ
の普及にひきずられるように増加の一途である。

【０００４】このため、大量の文書データを管理するこ
とを目的として、電子ファイリングシステムまたは文書
管理システムを導入する機会が多くなっている。

【０００５】このような状況において、大量に登録管理
されている文書データの中から、いかに目的とする文書
データを検索するか、ということが文書管理上の大きな
問題になってきている。

【０００６】係る状況において、図8に示す従来の電子
ファイリングシステムの文書検索方法を説明する。

【０００７】ユーザによって検索の指示が出されると
（８０１）、まず検索条件の設定が行われる。検索条件
の設定は登録文書中のテキストデータから検索を行うた
めのテキスト検索条件設定（８０２）、文書名・文書作
成日付・文書作成者・文書キーワード等の文書属性によ
る検索条件の設定（８０３）に分かれる。検索条件が設
定されると、ユーザからの検索実行指示により検索が実
行される。

【０００８】テキスト検索の実行（８０４）では電子フ
ァイリングシステムにより管理されている各文書中のテ
キストデータに対し、ステップ８０２で入力された検索
文字列と逐次比較を行うか、またはテキストデータのイ
ンデックスデータが作成されていれば、テキストインデ
ックスデータとの照合を行うことによりテキスト検索を
行う。

【０００９】文書属性による検索の実行（８０５）で
は、電子ファイリングシステムにより管理されている文
書属性データとステップ８０３により設定された検索条
件とを比較することにより検索を行い、検索条件に合致
するかを判定する。

【００１０】テキスト検索及び文書属性検索の結果、検
索条件に合致したものを表示器に表示し（８０６）、一
回の検索が終了する（８０７）。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来技術に示した検索方法では、例えば検索したい文書に
含まれる文字列を思い出せなかった場合、目的とする文
書を検索するのは容易ではなかった。

【００１２】このような場合、文書中に例えば画像や表
が含まれ、そのことは覚えている場合でも従来の検索方
法では、画像や表といった文書構造データを有効に用い
て検索する手段がなく、ユーザ毎に様々な方法で検索し
たいという要求に十分に答えることが出来なかった。

【００１３】さらに、例えば画像や表がページ内のどの
辺りに位置していたかという文書構造データの位置情報
も検索に用いられなかったのはいうまでもない。

【００１４】以上従来の検索方法の状況からわかるよう
に、検索で使用可能な情報は文書中のテキスト情報や後
から文書属性として追加されたデータが全てであり、画
像や表等の文書内のある属性の矩形領域が１ページ中の
どの位置にあったというような、文書の構造情報を検索
に用いてはおらず、検索方法として十分な手段をユーザ
に与えているとは言えなかった。

【００１５】本発明は、前記従来の欠点を除去し、ユー
ザにとって柔軟な検索方法を行えるようにする電子ファ
イリングシステムにおける文書検索方法を提供すること
を目的とする。

【００１６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明にかかる文書検索装置及び方法は、記憶媒体
に記憶されている複数の文書の各々の文書内の画像、表
等の領域毎の属性を文書構造データとして管理する管理
手段と、所望の文書構造の属性及びその条件を入力する
入力手段と、上記入力手段により入力された属性及びそ
の条件と上記管理手段に管理されている文書構造データ
とを比較し、その比較結果に基づいて入力された条件を
満足する文書を検索する検索手段と、を有するものであ
る。

【００１７】また、本発明は、記憶媒体に記憶されてい
る文書を検索する文書検索方法において、文書内の画
像、表等の領域毎の属性を文書構造データとして管理
し、入力された属性を有する領域の個数又は位置のデー
タと上記文書構造データとを比較し、入力された属性を
有する領域の個数又は位置を満たす文書を検索するもの
である。

【００１８】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。

【００１９】図１は、本実施例の電子ファイリングのシ
ステム構成図である。１０１は演算・制御用の中央演算
部(CPU)、１０２はROM、RAM等の記憶部であり、例えばR
OMには、電子ファイルプログラム１０６や、一般アプリ
ケーションプログラム１０７が格納されている。またRA
Mには、電子ファイルプログラム１０６により管理され
る文書データ１１２が格納されている。１０３は文書デ
ータ，検索結果あるいは指示アイコン等を表示する表示
部(CRT)、１０４は電子ファイルプログラム１０６や一
般アプリケーションプログラム１０７により生成された
データファイルを蓄積するハードディスク(HDD)や光磁
気ディスク(MO)等の外部記憶装置、１０５は原稿画像を
読み取り、デジタルデータに変換するスキャナ、１１３
は文書入力あるいはオペレータ指示用のキーを有するキ
ーボード(KBD)、１１４は表示された指示アイコンをク
リックしたりカーソルを移動させるポインティングデバ
イス、１１５は文書データを印刷するプリンタ、１１３
は文書データの送受信をする通信インターフェース、１
１４は上記各部位を接続するバスである。

【００２０】電子ファイルプログラム１０６は、登録デ
ータ生成プログラム１０８、登録データ設定プログラム
１０９、検索プログラム１１０、文書データ管理プログ
ラム１１１より構成されている。

【００２１】登録データ生成プログラム１０８では、登
録する文書のテキストデータや文書の登録日時、さらに
図3において説明を行なう文書構造データ等が自動生成
される。

【００２２】ここで文書のテキストデータは、登録文書
がデジタル情報に変換された文書画像データである場合
は、文書画像データに対して文字認識を行うことによっ
て得られる。また登録文書がワードプロセッサ等の市販
のアプリケーションプログラムにより作成されている場
合、コンピュータのオペレーテングシステムに標準装備
されている印刷処理ルーチンを行わせることにより、ア
プリケーションプログラムで作成されたデータ内部のテ
キストデータが得られる仕組みになっている。

【００２３】登録データ設定プログラム１０９では、電
子ファイリングシステム使用者によって、登録文書の文
書名や文書キーワード、登録ユーザ等の文書管理のため
の文書属性情報の設定、あるいは登録データ生成プログ
ラム１０８で生成されたデータの修正が行われる。最終
的に、登録データ生成プログラム１０８、登録データ設
定プログラム１０９で生成または設定された文書管理デ
ータは、外部記憶装置１０４内のデータベースに登録さ
れる。文書管理データは文書データ管理プログラム１１
１を通して、文書データ１１２の詳細１１３にあるよう
に、文書名(113a)・登録日(113b)・登録者(113c)・文書
に対して付加されたキーワード(113d)・文書のテキスト
データ(113e)・文書のイメージデータ(113f)・文書構造
データ(113g)等から構成されている。上記文書データの
うち、特に文書構造データ(113g)は、属性(113h)、位置
(113i)の情報を持っている。この様子を具体的に図3に
より説明を行なう。

【００２４】３０１は文書の１ページの内容を示してい
る。１ページの内容はタイトル領域(302a)、テキスト領
域(302b)、表領域(302c)、画像領域(302d)、線図形領域
(302e)等の属性(113h)をもった領域でなりたっている。
またこれらの領域はそのページ内での座標情報３０３(1
13i)も保持している。以上の属性を持った領域を文書構
造データと呼び、文書は図３のように文書構造のデータ
により成り立っている。

【００２５】次に、検索プログラム１１０による動作を
説明する。ユーザによって検索の指示が出され（２０
１）、まず検索条件の設定が行われる。検索条件の設定
は登録文書のテキスト情報から検索を行うためのテキス
ト検索条件設定（２０２）、文書名・文書作成日付・文
書作成者・文書キーワード等の文書属性による検索条件
の設定（２０３）、図3に示した文書構造による検索条
件の設定（２０４）に分かれる。検索条件が設定される
と、ユーザからの検索実行指示により検索が実行され
る。

【００２６】テキスト検索の実行（２０５）では文書デ
ータ管理プログラム１１１により管理されている各文書
のテキストデータに対し、テキスト検索条件設定のステ
ップ２０２で入力された検索文字列と逐次比較を行う
か、またはテキスト情報のインデックス情報が作成され
ている場合には、インデックス情報との照合を行うこと
によりテキスト検索を行う。

【００２７】文書属性による検索の実行２０６では、文
書データ管理プログラム１１１により管理されている文
書属性データと文書属性検索条件設定のステップ２０３
により設定された検索条件とを比較することにより検索
を行う。

【００２８】文書構造による検索の実行２０７も同様
に、文書データ管理プログラム１１１により管理されて
いる文書構造データと文書構造検索条件設定のステップ
２０４により設定された検索条件とを比較することによ
り検索を行なう。

【００２９】上記検索条件の設定及び実行において、本
発明を特徴づける文書構造データを用いた検索条件の設
定及び実行を以下に説明する。

【００３０】まず、文書構造の検索条件の設定ステップ
２０４について図４を用いて説明する。ユーザによって
条件設定の指示がでると（４０１）、まず図３に示した
ようにどの属性で条件設定するかを選択する（４０
２）。次にステップ４０２で設定した属性が含まれる領
域を１ページ内の位置で検索するか設定した属性が含ま
れる領域の個数で検索するかの選択を行なう（４０
３）。１ページ内の位置で検索するとした場合、設定し
た属性をもつ領域が１ページ内のどの領域にあるとする
かの領域設定を行なう（４０４）。ステップ４０４にお
ける検索領域の設定は図６のように設定できる。６０１
は１ページの文書を表す。図中網点領域(６０２、６０
３、６０４)が選択された検索領域である。図６の右側
に示す様に、ページ内において複数の領域を選択するこ
とができる。またこれらの領域は図６のような区画に制
限されることはなく、ユーザによって任意に設定出来
る。

【００３１】領域設定のステップ４０４の次に、ステッ
プ４０２によって選択した属性をもつ領域と、ステップ
４０４によって選択した検索領域との面積比率を設定す
る。例えば「80%」とした場合は、ステップ４０２で設
定する属性を持つ領域の面積のうち80%以上がステップ
４０４で設定した検索領域に含まれることを検索条件と
するという意味である。この一例を図７に示す。７０３
がステップ４０２で設定した属性をもつ領域とする。７
０２がステップ４０４で設定した検索領域であり、７０
４が領域７０２と領域７０３の重なり領域を示す。面積
比率「80%」の場合、重なった領域７０４が、領域７０
３の80%以上であるという検索条件ということである。

【００３２】次に、ステップ４０３において個数で検索
する方法が選択された場合、設定された属性をもつ領域
の個数は文書全体での個数か１ページ内での個数かの選
択を行なう（４０６）。文書全体での個数で検索する場
合は、ステップ４０２で選択した属性をもつ領域が、文
書全体で何個以上あるかを設定する（４０７）。同様に
１ページ内での個数で検索する場合は、ページ内で何個
以上あるかを設定する（４０８）。

【００３３】以上の様な文書構造検索条件を設定した後
（４０９）、次に検索の実行が行なわれる様子を図５に
示す。

【００３４】ユーザにより検索実行の指示が出されると
検索開始となる（５０１）。まず位置による検索条件が
設定されているか、個数による検索条件が設定されてい
るかを判断する（５０２）。位置で検索する場合、ステ
ップ４０４にて設定した検索領域と、ステップ４０２に
て設定した属性をもつ領域との面積比率を計算し（５０
３）、その値がステップ４０５にて設定した面積比率以
上か否か判断し（５０４）、設定した割合以上であれ
ば、検索条件に合致したものとし、その結果を保存する
（５０５）。個数で検索する場合、ステップ４０６にて
設定した条件が文書全体での個数か１ページ内での個数
かを判断し（５０６）、その判断結果に応じて、設定し
た属性を持つ領域の個数が、各々ステップ４０７、４０
８にて設定した個数以上である場合(５０７、５０８)、
検索条件に合致したものとして検索結果を保存する（５
０５）。

【００３５】以上図５に示した検索動作は文書毎に行な
われ、ステップ５０５にて保存された結果は最終的に検
索結果として表示器に表示され（２０８）、一回の検索
終了となる（２０９）。

【００３６】なお、図４にて設定する検索条件は、複数
の属性について設定できるのはもちろんであり、その設
定毎に図５の検索が行なわれる。

【００３７】さらに、この図３にて説明した文書構造
は、用紙をスキャナで読み込み、ディジタルデータに変
換した文書画像データばかりでなく、ワードプロセッサ
等の一般アプリケーションによって作成される文書デー
タでも良く、本発明による検索方法は、文書画像データ
だけでなく、一般アプリケーションデータに対しても適
用できる。

【００３８】又、本発明は、複数の機器から構成される
システムに適用しても一つの機器からなる装置に適用し
てもよい。さらに本発明は、システム或は装置にプログ
ラムを供給することによって達成されることはいうまで
もない。

【００３９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明に係る文書
検索装置又は方法によれば、文書の構造情報を活かした
検索を行なうことができる上、従来の文字テキストと文
書属性による検索方法との組み合わせにより、柔軟な巾
広い文書検索を提供できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る電子ファイルシステム
の構成を示すシステム構成図

【図２】本発明の一実施例に係る検索方法のフローチャ
ート

【図３】本発明の一実施例に係る文書構造を表す図

【図４】本発明の一実施例に係わる検索属性の設定方法
を示すフローチャート

【図５】本発明の一実施例に係わる文書構造検索の詳細
を示すフローチャート

【図６】本発明の一実施例に係わる文書構造の属性を示
す図

【図７】本発明の一実施例に係わる文書構造の属性を示
す図

【図８】従来の検索方法のフローチャート

【符号の説明】

１０１ ＣＰＵ １０２ ＲＯＭ １０４ 記憶媒体 １１３ｇ 文書構造データ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9365−5Ｈ Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０ Ｇ

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 記憶媒体に記憶されている複数の文書の
   各々の文書内の画像、表等の領域毎の属性を文書構造デ
   ータとして管理する管理手段と、 所望の文書構造の属性及びその条件を入力する入力手段
   と、 上記入力手段により入力された属性及びその条件と上記
   管理手段に管理されている文書構造データとを比較し、
   その比較結果に基づいて入力された条件を満足する文書
   を検索する検索手段と、を有することを特徴とする文書
   検索装置。
2. 【請求項２】 上記入力手段は所望の属性を持つ領域の
   個数を入力することを特徴とする請求項１記載の文書検
   索装置。
3. 【請求項３】 上記入力手段は所望の属性を持つ領域の
   位置を入力することを特徴とする請求項１記載の文書検
   索装置。
4. 【請求項４】 上記検索手段は上記入力手段により入力
   された属性を持つ領域の位置と上記管理手段に管理され
   ている領域の位置とが予め決められた割合以上重なって
   いる文書を検索することを特徴とする請求項３記載の文
   書検索装置。
5. 【請求項５】 記憶媒体に記憶されている文書を検索す
   る文書検索方法において、 文書内の画像、表等の領域毎の属性を文書構造データと
   して管理し、 入力された属性を有する領域の個数又は位置のデータと
   上記文書構造データとを比較し、 入力された属性を有する領域の個数又は位置を満たす文
   書を検索することを特徴とする文書検索方法。