JPH08115368A

JPH08115368A - 回覧業務管理方法及び装置

Info

Publication number: JPH08115368A
Application number: JP24908394A
Authority: JP
Inventors: Tomoko Yasuda; 智子安田; Tsutomu Tashiro; 勤田代; Atsushi Nitta; 淳新田; Hirotoshi Ise; 広敏伊勢; Hirobumi Kondo; 博文近藤; Tomomi Koga; 友美古賀
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1994-10-14
Filing date: 1994-10-14
Publication date: 1996-05-07

Abstract

(57)【要約】【目的】本発明の目的は、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出する回覧業務管理方
法提供にある。【構成】ユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情報を記
憶し、ノード中のすべてのユーザに対してユーザ処理量
抽出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手段に追加
し、シミュレーションを行い最適ユーザ数を求め、最適
業務配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更するよ
うにした。【効果】本発明によれば、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可能とな
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の作業者の手を経
て進める回覧業務を支援するシステムに係り、特に、回
覧業務をビジュアルに表現し、回覧業務の見直しを支援
する回覧業務管理方法及びシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】回覧業務を管理する従来技術としては、
例えば、’Ｓｔａｆｆｗａｒｅ’’ＦｌｏＷａｒｅ’
（別資料参照）がある。例えば、’Ｆｌｏｗａｒｅ’で
は、回覧業務をビジュアルに定義し、ユーザの処理すべ
き業務数やユーザの処理した業務をグラフィカルに表示
する機能がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、処
理すべき業務数や処理済の業務数を定義画面上にマップ
させて表示させていないため、回覧業務全体的にどこが
ネックになっているかが判りづらいという問題があっ
た。また、処理すべき業務数や処理済みの業務数を用い
て回覧業務改善を支援する機能がないため、経験の積ん
だ操作者でないと、回覧業務の問題がどこにあるのか認
識できないという問題があった。

【０００４】本発明の目的は、定義画面上に処理すべき
業務数や処理済みの業務数を表示することによって業務
全体を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回
覧業務改善に必要な最適ユーザ数を算出する回覧業務管
理方法提供にある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、ユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情報を記憶
し、ノード中のすべてのユーザに対してユーザ処理量抽
出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手段に追加し、
シミュレーションを行い最適ユーザ数を求め、最適業務
配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更するように
した。

【０００６】

【作用】本発明においては、まず、サーバは定義されて
いる処理に従って回覧業務を制御する。操作者が業務を
行うとサーバはユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情
報を記憶する。操作者により回覧業務管理機能が要求さ
れると、サーバはノード中のすべてのユーザに対してユ
ーザ処理量抽出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手
段に追加する。操作者がノード処理情報表示を要求する
とサーバはビジュアルに表示するための処理を行い処理
結果をに表示する。操作者が最適ユーザ数算出を要求す
るとサーバはユーザ業務記憶手段の情報をもとに、シミ
ュレーションを行い最適ユーザ数を求め表示する。操作
者が業務配布比率変更機能を要求するとサーバは最適業
務配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更する。

【０００７】以上により、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可能とな
る。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面により説明す
る。

【０００９】図１は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法の概要を示す。図１において、２は表示装置であ
る。２０はサーバの記憶手段であり、回覧業務を記憶す
るデータベースである。３０はサーバの記憶手段であ
り、ユーザのログ情報を記憶するデータベースである。
４０はサーバの記憶手段であり、ユーザの業務データを
管理するデータベースである。５０は回覧業務を管理す
るのに必要な情報を記憶するテーブルである。１００は
回覧業務を制御する処理である。２００はユーザログを
作成する処理である。３００は指定されたノードの処理
情報をとりだす処理である。４００はノード中のユーザ
の処理情報をとりだす処理である。５００はノード処理
情報をビジュアルに表示するための処理である。６００
はノードにおける最適ユーザ数を算出するための処理で
ある。７００はノード中の各ユーザに配分する業務の量
を自動的に設定する処理である。まず、回覧業務処理１
００は回覧業務ＤＢ２０に記憶されている処理に従って
ユーザ業務ＤＢ４０を更新し、回覧業務を制御する。操
作者が業務を行うと回覧業務処理１００中のユーザログ
作成処理がユーザログＤＢ３０にユーザ業務処理情報を
記憶する。操作者により回覧業務管理機能が要求される
と、ノード処理量抽出処理３００はノード中のすべての
ユーザに対してユーザ処理量抽出処理４００を実行し、
必要な情報をユーザ処理情報テーブルに追加する。操作
者がノード処理情報表示を要求するとノード処理情報表
示処理５００はビジュアルに表示するための処理を行い
処理結果を表示装置２に表示する。操作者が最適ユーザ
数算出を要求すると最適ユーザ数算出処理６００はユー
ザ業務ＤＢ４０の情報をもとに、シミュレーションを行
い最適ユーザ数を求め表示装置２に表示する。操作者が
業務配布比率変更機能を要求すると業務配布比率変更処
理７００は最適業務配布比率を計算し、回覧業務ＤＢ２
０を変更する。

【００１０】図２は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法を実現する場合の装置構成を示す。図２におい
て，１はクライアント、３はポインティングデバイス、
４はキーボード、５と８はＣＰＵ、６と１０はメモリ、
７はサーバ、９は記憶装置である。まず、キーボード４
から回覧業務開始を要求するとクライアント１のＣＰＵ
５はサーバ７のＣＰＵ８に回覧業務開始要求を送信す
る。サーバ７のＣＰＵ８は要求された業務情報を回覧業
務ＤＢ２０から読みだし、回覧業務を開始する。次に、
キーボード４からユーザ業務開始要求を出すと、クライ
アント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８にユーザ業務
開始を要求する。ユーザ業務開始要求をうけたサーバ７
のＣＰＵ８はユーザログＤＢ４０にログを追加する。

【００１１】操作者により回覧業務管理機能が要求され
ると、クライアント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８
に回覧業務管理機能の開始を要求する。回覧業務管理機
能の開始要求を受けたサーバ７のＣＰＵ８はユーザログ
ＤＢ４０から必要な情報を取り出しサーバ７のメモリ１
０のユーザ処理情報テーブルに書き込み、クライアント
１のＣＰＵ５に転送する。操作者がノード処理情報表示
を要求するとＣＰＵ５はビジュアルに表示するための処
理を行い処理結果を表示装置２に表示する。操作者が最
適ユーザ数算出を要求するとＣＰＵ５はサーバ７のユー
ザ業務ＤＢ４０の情報をもとに、シミュレーションを行
い最適ユーザ数を求め表示装置２に表示する。操作者が
業務配布比率変更機能を要求するとＣＰＵ５は最適業務
配布比率を計算し、サーバの回覧業務ＤＢ２０を変更す
る。

【００１２】図３は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し回覧業務ＤＢのデータ構造を示す。図３にお
いて２１は回覧業務を記述した実行形式ファイルであ
る。２２は回覧業務上のノードＩＤ、２３はノード名、
２４はノード中のユーザ数、２５はユーザデータ管理ア
ドレス、２６はユーザＩＤ、２７はノード中のユーザに
業務を配布する際の比率である。実行形式ファイル２１
として’査定業務’、ノードＩＤ２２として’１’、’
２’、’３’、’４’、ノード名２３として’上席査
定’、’医務査定’、’事務査定’、’事務処理’、ユ
ーザ数２４として’１’、’３’、’２’、’４’、ユ
ーザデータ管理アドレス２５としてユーザＩＤ２６’鈴
木’へのポインタ、’佐々木’へのポインタ、’吉永’
へのポインタ、’橋’へのポインタ、ユーザＩＤ２６と
して’鈴木’、’佐々木’、’佐藤’、’前田’、’吉
永’、’溝口’、’橋’、配分比率２７として’１０
０’、’２０’、’５５’、’２５’、’４２’、’４
８’、’２’を例示している。

【００１３】図４は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザログＤＢのデータ構造を示す。図４に
おいて３１はログの種類を示すログＩＤ、３２は時刻
（月．日．時．分．秒）、３３は行った作業内容、３４
は実業務のＩＤ、３５はユーザが属しているノード名で
ある。ログＩＤ３１として’開始’、’終了’、’開
始’、’終了’、’相談開始’、’相談終了’、’開
始’、’終了’、時刻３２として’12.03.10.34.4
2’、’12.03.10.53.12’、’12.03.11.32.06’、’12.
03.12.24.55’、’12.03.14.12.35’、’12.03.15.01.0
0’、’12.03.15.54.48’、’12.0..06.07.57’、作業
内容３３として’新規契約’、’新規契約’、’契約更
新’、’契約更新’、’新規契約’、’新規契約’、’
新規契約’、’新規契約’、業務ＩＤ３４として’００
０１’、’０００２’、’００１２’、’００１
２’、’０００２’、’０００２’、’０００２’、’
０００２’、ノード名３５として’上席査定’、’上席
査定’、’査定’、’査定’、’上席査定’’上席査
定’、’上席査定’、’上席査定’を例示している。

【００１４】図５は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザ業務ＤＢのデータ構造を示す。図５に
おいて４１は実業務のＩＤ、４２は業務名である。業務
ＩＤ４１として’１００１’、’１００２’、’１００
３’、’１００４’、業務名４２として’回覧Ａ’，’
稟議書Ａ’、’稟議書Ｂ’、’会計報告’を例示してい
る。

【００１５】図６は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザ処理情報テーブル５０のデータ構造を
示す。図６において５１は実業務ＩＤ、５２は作業開始
時間（月．日．時．分．秒）、５３は作業終了時間、５
４は作業にかかった時間（時．分）である。業務ＩＤ５
１として’１００１’、’１００２’、’１００
３’、’１００４’、作業開始時間５２として’12.03.
10.34.42’、’12.03.11.32.06’、’12.03.14.12.3
5’、’12.03.15.54.48’、作業終了時間として’12.0
3.10.53.12’、’12.03.12.24.55’、’12.03.15.01.0
0’、’12.0..06.07.57’、作業時間として’18.3
0’、’52.41’、’48.25’、'29.09'を例示している。

【００１６】図７は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、サーバにおける回覧業務処理フローを示
す。図７において、１０１〜１０５は処理ステップであ
る。まず、キーボードから業務名を受け付け、回覧業務
開始を受け付る（ステップ１０１）。回覧業務ＤＢから
実行形式ファイルとノード情報を読み込み（ステップ１
０２）、ユーザの要求を受け付ける（ステップ１０
３）。ユーザの要求がユーザ業務開始なら図８へ、回覧
業務終了なら（ステップ１０４）、回覧業務終了を受付
け（ステップ１０５）、処理を終了する。

【００１７】図８は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し、ユーザログ作成処理フローを示す。図８に
おいて２０１〜２０４は処理ステップである。まず、キ
ーボードからユーザ名、業務名、業務ＩＤを受け付け、
業務開始を受け付ける（ステップ２０１）。ユーザログ
ＤＢに、開始ログＩＤ、時刻、業務名、業務ＩＤ、ノー
ド名を書き込む（ステップ２０２）。ユーザ業務終了を
受け付ける（ステップ２０３）。ユーザログＤＢに、終
了ログＩＤ、時刻、業務名、業務ＩＤ、ノード名を書き
込み（ステップ２０４）、図７へ。

【００１８】図９は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し、ノード処理量抽出処理処理フローを示す。
図９において３０１〜３０４は処理ステップである。ま
ず、キーボードから業務名を受け付ける（ステップ３０
１）。回覧業務ＤＢから、ノード数、各ノードのノード
名を取得する（ステップ３０２）。変数ｎノード数を代
入し、変数ｉを０とする（ステップ３０３）。ｉ＝ｎで
ないなら図１０へ、ｉ＝ｎなら処理を終了する（ステッ
プ３０４）。

【００１９】図１０は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、ユーザ処理量抽出処理フローを示す。図
１０において４０１〜４１２は処理ステップである。ま
ず、回覧業務ＤＢから、ノードに属するユーザ数、各ユ
ーザのユーザＩＤを取得する（ステップ４０１）。次
に、変数ｍにユーザ数を代入し、変数ｊを０とする（ス
テップ４０２）。ｊ＝ｍでないならステップ４０４へ、
ｊ＝ｍなら（ステップ４０３）ｉ＝ｉ＋１とし、図９へ
（ステップ４１２）。ユーザログＤＢからログＩＤ＝開
始で指定された業務名、ノード名のものの業務ＩＤをユ
ーザ処理情報テーブルに書き込み、時刻を作業開始時間
の欄に書き込む（ステップ４０４）。抽出されたログを
カウントし変数ｌに代入し（ステップ４０５）、変数ｋ
を０とする（ステップ４０６）。ｋ＝ｌでないならステ
ップ４０８へ、ｋ＝ｌなら（ステップ４０７）ｊ＝ｊ＋
１とする（ステップ４１１）。ユーザログＤＢからログ
ＩＤ＝終了の時刻を読みだし、ユーザ処理情報テーブル
の作業終了時間の欄に書き込む（ステップ４０８）。作
業終了時間から作業開始時間を引いて作業時間を求め、
ユーザ処理情報テーブルに書き込み（ステップ４０
９）、ｋ＝ｋ＋１とする（ステップ４１０）。

【００２０】図１１は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、ノード処理情報表示処理フローを示す。
図１１において５０１〜５０５は処理ステップである。
まず、ノード中の各ユーザの処理量の合計を求め回覧経
路上に表示する（ステップ５０１）。ユーザの要求を受
け付ける（ステップ５０２）。ユーザの要求がノードな
ら各ユーザの処理量を表示する（ステップ５０５）、処
理量なら処理内容を表示する（ステップ５０４）、終了
なら処理を終了する（ステップ５０３）。

【００２１】図１２は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、最適ユーザ数算出処理フローを示す。図
１２において６０１〜６０６は処理ステップである。ま
ず、最適ユーザ数の算出処理の開始を受け付け、ノード
名を受け付ける（ステップ６０１）。指定されたノード
の前のノードの処理量をユーザ処理情報テーブルより取
得する（ステップ６０２）。指定されたノードの各ユー
ザの平均処理時間をユーザ処理情報テーブルの処理内容
の平均を求めることによって取得し（ステップ６０
３）、ノードの平均処理時間を算出する（ステップ６０
４）。前ノードの処理量と作業時間を業務の到着時間と
しノードの平均処理時間を処理にかかる時間として待ち
行列シミュレーションを行う（ステップ６０５）。待ち
行列シミュレーションの技術は既に公知の技術である。
最適ユーザ数を表示装置に出力する（ステップ６０
６）。

【００２２】図１３は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、業務配付比率変更処理フローを示す。図
１３において７０１〜７０４は処理ステップである。ま
ず、業務配付比率変更処理の開始を受け付け、ノード名
を受け付ける（ステップ７０１）。指定されたノードの
ユーザＩＤを回覧業務ＤＢより取得する（ステップ７０
２）。各ユーザの処理量をユーザ処理情報テーブルより
カウントし、処理量の比を算出する（ステップ７０
３）。回覧業務ＤＢの配付比率を変更し（ステップ７０
４）、処理を終了する。

【００２３】図１４は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のノード処理
量画面表示例を示す。図１４において、１００１はノー
ドを表すアイコンである。１００２は処理量を表すアイ
コンである。ノード１００１ノード１００１をポインテ
ィングデバイス４によってダブルピックするとノード中
の各ユーザの処理量が表示される。処理量１００２をダ
ブルピックすると具体的な処理内容が表示される。モー
ドの切り替えによって処理量１００２は処理すべき業務
量に切り替わる。

【００２４】図１５は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量画面表示例を示す。図１５において、１００３はユー
ザを表すアイコンである。ユーザ１００３をポインティ
ングデバイス４によってダブルピックするとユーザ情報
が表示される。処理量１００２をダブルピックすると具
体的な処理内容が表示される。

【００２５】図１６は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量をグラフ化した画面表示例を示す。図１６において、
１００４は処理量を示す棒グラフであり、１００５はユ
ーザを表すアイコンである。ユーザ１００５をポインテ
ィングデバイス４によってダブルピックするとユーザ情
報が表示される。処理量１００４をダブルピックすると
具体的な処理内容が表示される。

【００２６】図１７は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量の具体的処理内容の画面表示例を示す。図１７におい
て、２００１は業務を識別するＩＤであり、２００２は
業務の具体的内容を示している。

【００２７】図１８は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のノード処理
量の具体的処理内容の画面表示例を示す。図１８におい
て、４００１は業務を識別するＩＤであり、４００２は
実際に作業した担当者であり、４００３は業務の具体的
内容を示している。

【００２８】

【発明の効果】本発明によれば、定義画面上に処理すべ
き業務数や処理済みの業務数を表示することによって業
務全体を通してネックになる部分を一目でき、さらに、
回覧業務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可
能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例である回覧業務管理方法の概要
を示す。

【図２】本発明の実施例である回覧業務管理方法を実現
する場合の装置構成を示す。

【図３】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
回覧業務ＤＢのデータ構造を示す。

【図４】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザログＤＢのデータ構造を示す。

【図５】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザ業務ＤＢのデータ構造を示す。

【図６】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザ処理情報テーブル５０のデータ構造を示す。

【図７】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、サーバにおける回覧業務処理フローを示す。

【図８】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ユーザログ作成処理フローを示す。

【図９】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理量抽出処理処理フローを示す。

【図１０】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ユーザ処理量抽出処理フローを示す。

【図１１】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理フローを示す。

【図１２】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、最適ユーザ数算出処理フローを示す。

【図１３】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、業務配付比率変更処理フローを示す。

【図１４】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のノード処理量画面表示例
を示す。

【図１５】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量画面表示例
を示す。

【図１６】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量をグラフ化
した画面表示例を示す。

【図１７】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量の具体的処
理内容の画面表示例を示す。

【図１８】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のノード処理量の具体的処
理内容の画面表示例を示す。

【符号の説明】

２…表示装置、２０…回覧業務ＤＢ、３０…
ユーザログＤＢ、４０…ユーザ業務ＤＢ、５０…ユー
ザ処理情報テーブル、１００…回覧業務処理、２００
…ユーザログ作成処理、３００…ノード処理量抽出処
理、４００…ユーザ処理量抽出処理、５００…ノー
ド処理情報表示処理、６００…最適ユーザ数算出処
理、７００…業務配付比率変更処理。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者伊勢広敏神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者近藤博文神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者古賀友美神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】回覧経路を作画によって定義し、回覧にお
ける各ノードに複数のユーザを定義できる回覧業務シス
テムにおいて各ノード、各ユーザにおける処理すべき業
務量と処理済の業務量を定義画面上にグラフィカルに表
示することを特徴とする回覧業務管理方法。
【請求項２】請求項１記載の回覧業務システムにおいて
前のノードの処理量、処理時間をもとにノードの最適ユ
ーザ数を求めることを特徴とする回覧業務管理方法。
【請求項３】請求項１記載の回覧業務システムにおいて
ノード中の各ユーザの処理量の比を求めることによって
各ユーザに配付すべき業務の比率を算出すること特徴と
する回覧業務管理方法。
【請求項４】回覧経路を作画によって定義し、回覧にお
ける各ノードに複数のユーザを定義できる回覧業務シス
テムにおいて各ノード、各ユーザにおける処理すべき業
務量と処理済の業務量を定義画面上にグラフィカルに表
示することを特徴とする回覧業務管理装置。
【請求項５】請求項４記載の回覧業務システムにおいて
前のノードの処理量、処理時間をもとにノードの最適ユ
ーザ数を求めることを特徴とする回覧業務管理装置。
【請求項６】請求項４記載の回覧業務システムにおいて
ノード中の各ユーザの処理量の比を求めることによって
各ユーザに配付すべき業務の比率を算出すること特徴と
する回覧業務管理装置。