JP2000132594A - 回覧業務管理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明の目的は、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出する回覧業務管理方
法提供にある。 【構成】ユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情報を記
憶し、ノード中のすべてのユーザに対してユーザ処理量
抽出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手段に追加
し、シミュレーションを行い最適ユーザ数を求め、最適
業務配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更するよ
うにした。 【効果】本発明によれば、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可能とな
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の作業者の手を経
て進める回覧業務を支援するシステムに係り、特に、回
覧業務をビジュアルに表現し、回覧業務の見直しを支援
する回覧業務管理方法及びシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】回覧業務を管理する従来技術としては、
例えば、窒rｔａｆｆｗａｒｅ鋳ＦｌｏＷａｒｅ窒ェあ
る。例えば、窒eｌｏｗａｒｅ窒ナは、回覧業務をビジュ
アルに定義し、ユーザの処理すべき業務数やユーザの処
理した業務をグラフィカルに表示する機能がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、処
理すべき業務数や処理済の業務数を定義画面上にマップ
させて表示させていないため、回覧業務全体的にどこが
ネックになっているかが判りづらいという問題があっ
た。また、処理すべき業務数や処理済みの業務数を用い
て回覧業務改善を支援する機能がないため、経験の積ん
だ操作者でないと、回覧業務の問題がどこにあるのか認
識できないという問題があった。

【０００４】本発明の目的は、定義画面上に処理すべき
業務数や処理済みの業務数を表示することによって業務
全体を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回
覧業務改善に必要な最適ユーザ数を算出する回覧業務管
理方法提供にある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、ユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情報を記憶
し、ノード中のすべてのユーザに対してユーザ処理量抽
出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手段に追加し、
シミュレーションを行い最適ユーザ数を求め、最適業務
配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更するように
した。

【０００６】

【作用】本発明においては、まず、サーバは定義されて
いる処理に従って回覧業務を制御する。操作者が業務を
行うとサーバはユーザログ記憶手段にユーザ業務処理情
報を記憶する。操作者により回覧業務管理機能が要求さ
れると、サーバはノード中のすべてのユーザに対してユ
ーザ処理量抽出し、必要な情報をユーザ処理情報記憶手
段に追加する。操作者がノード処理情報表示を要求する
とサーバはビジュアルに表示するための処理を行い処理
結果を表示装置に表示する。操作者が最適ユーザ数算出
を要求するとサーバはユーザ業務記憶手段の情報をもと
に、シミュレーションを行い最適ユーザ数を求め表示す
る。操作者が業務配布比率変更機能を要求するとサーバ
は最適業務配布比率を計算し、回覧業務記憶手段を変更
する。

【０００７】以上により、定義画面上に処理すべき業務
数や処理済みの業務数を表示することによって業務全体
を通してネックになる部分を一目でき、さらに、回覧業
務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可能とな
る。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面により説明す
る。

【０００９】図１は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法の概要を示す。図１において、２は表示装置であ
る。２０はサーバの記憶手段であり、回覧業務を記憶す
るデータベースである。３０はサーバの記憶手段であ
り、ユーザのログ情報を記憶するデータベースである。
４０はサーバの記憶手段であり、ユーザの業務データを
管理するデータベースである。５０は回覧業務を管理す
るのに必要な情報を記憶するテーブルである。１００は
回覧業務を制御する処理である。２００はユーザログを
作成する処理である。３００は指定されたノードの処理
情報をとりだす処理である。４００はノード中のユーザ
の処理情報をとりだす処理である。５００はノード処理
情報をビジュアルに表示するための処理である。６００
はノードにおける最適ユーザ数を算出するための処理で
ある。７００はノード中の各ユーザに配分する業務の量
を自動的に設定する処理である。まず、回覧業務処理１
００は回覧業務ＤＢ２０に記憶されている処理に従って
ユーザ業務ＤＢ４０を更新し、回覧業務を制御する。操
作者が業務を行うと回覧業務処理１００中のユーザログ
作成処理がユーザログＤＢ３０にユーザ業務処理情報を
記憶する。操作者により回覧業務管理機能が要求される
と、ノード処理量抽出処理３００はノード中のすべての
ユーザに対してユーザ処理量抽出処理４００を実行し、
必要な情報をユーザ処理情報テーブルに追加する。操作
者がノード処理情報表示を要求するとノード処理情報表
示処理５００はビジュアルに表示するための処理を行い
処理結果を表示装置２に表示する。操作者が最適ユーザ
数算出を要求すると最適ユーザ数算出処理６００はユー
ザ業務ＤＢ４０の情報をもとに、シミュレーションを行
い最適ユーザ数を求め表示装置２に表示する。操作者が
業務配布比率変更機能を要求すると業務配布比率変更処
理７００は最適業務配布比率を計算し、回覧業務ＤＢ２
０を変更する。

【００１０】図２は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法を実現する場合の装置構成を示す。図２におい
て，１はクライアント、３はポインティングデバイス、
４はキーボード、５と８はＣＰＵ、６と１０はメモリ、
７はサーバ、９は記憶装置である。まず、キーボード４
から回覧業務開始を要求するとクライアント１のＣＰＵ
５はサーバ７のＣＰＵ８に回覧業務開始要求を送信す
る。サーバ７のＣＰＵ８は要求された業務情報を回覧業
務ＤＢ２０から読みだし、回覧業務を開始する。次に、
キーボード４からユーザ業務開始要求を出すと、クライ
アント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８にユーザ業務
開始を要求する。ユーザ業務開始要求をうけたサーバ７
のＣＰＵ８はユーザログＤＢ４０にログを追加する。

【００１１】操作者により回覧業務管理機能が要求され
ると、クライアント１のＣＰＵ５はサーバ７のＣＰＵ８
に回覧業務管理機能の開始を要求する。回覧業務管理機
能の開始要求を受けたサーバ７のＣＰＵ８はユーザログ
ＤＢ４０から必要な情報を取り出しサーバ７のメモリ１
０のユーザ処理情報テーブルに書き込み、クライアント
１のＣＰＵ５に転送する。操作者がノード処理情報表示
を要求するとＣＰＵ５はビジュアルに表示するための処
理を行い処理結果を表示装置２に表示する。操作者が最
適ユーザ数算出を要求するとＣＰＵ５はサーバ７のユー
ザ業務ＤＢ４０の情報をもとに、シミュレーションを行
い最適ユーザ数を求め表示装置２に表示する。操作者が
業務配布比率変更機能を要求するとＣＰＵ５は最適業務
配布比率を計算し、サーバの回覧業務ＤＢ２０を変更す
る。

【００１２】図３は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し回覧業務ＤＢのデータ構造を示す。図３にお
いて２１は回覧業務を記述した実行形式ファイルであ
る。２２は回覧業務上のノードＩＤ、２３はノード名、
２４はノード中のユーザ数、２５はユーザデータ管理ア
ドレス、２６はユーザＩＤ、２７はノード中のユーザに
業務を配布する際の比率である。実行形式ファイル２１
として注ク定業務秩AノードＩＤ２２として窒P秩A窒Q秩A
窒R秩A窒S秩Aノード名２３として衷辮ネ査定秩A宙纐ア査
定秩A虫末ア査定秩A虫末ア処理秩Aユーザ数２４として窒P
秩A窒R秩A窒Q秩A窒S秩Aユーザデータ管理アドレス２５
としてユーザＩＤ２６苧髢リ窒ヨのポインタ、注イ々木窒ヨ
のポインタ、昼g永窒ヨのポインタ、昼エ窒ヨのポインタ、
ユーザＩＤ２６として苧髢リ秩A注イ々木秩A注イ藤秩A酎O
田秩A昼g永秩A注a口秩A昼エ秩A配分比率２７として窒P０
０秩A窒Q０秩A窒T５秩A窒Q５秩A窒S２秩A窒S８秩A窒Q窒
・瘤ヲしている。

【００１３】図４は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザログＤＢのデータ構造を示す。図４に
おいて３１はログの種類を示すログＩＤ、３２は時刻
（月．日．時．分．秒）、３３は行った作業内容、３４
は実業務のＩＤ、３５はユーザが属しているノード名で
ある。ログＩＤ３１として抽J始秩A衷I了秩A抽J始秩A衷
I了秩A酎樺k開始秩A酎樺k終了秩A抽J始秩A衷I了秩A時刻
３２として'12.03.10.34.42秩A'12.03.10.53.12秩A'12.
03.11.32.06秩A'12.03.12.24.55秩A'12.03.14.12.35秩
A'12.03.15.01.00秩A'12.03.15.54.48秩A'12.0..06.07.
57秩A作業内容３３として註V規契約秩A註V規契約秩A柱_
約更新秩A柱_約更新秩A註V規契約秩A註V規契約秩A註V規
契約秩A註V規契約秩A業務ＩＤ３４として窒O００１秩A
窒O００２秩A窒O０１２秩A窒O０１２秩A窒O００２秩A窒
O００２秩A窒O００２秩A窒O００２秩Aノード名３５とし
て衷辮ネ査定秩A衷辮ネ査定秩A注ク定秩A注ク定秩A衷辮ネ査
定鋳上席査定秩A衷辮ネ査定秩A衷辮ネ査定窒・瘤ヲしてい
る。

【００１４】図５は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザ業務ＤＢのデータ構造を示す。図５に
おいて４１は実業務のＩＤ、４２は業務名である。業務
ＩＤ４１として窒P００１秩A窒P００２秩A窒P００３秩A
窒P００４秩A業務名４２として忠・翌`秩C停g議書Ａ秩A
停g議書Ｂ秩A忠□v報告窒・瘤ヲしている。

【００１５】図６は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関しユーザ処理情報テーブル５０のデータ構造を
示す。図６において５１は実業務ＩＤ、５２は作業開始
時間（月．日．時．分．秒）、５３は作業終了時間、５
４は作業にかかった時間（．分）である。業務ＩＤ５１
として窒P００１秩A窒P００２秩A窒P００３秩A窒P００
４秩A作業開始時間５２として'12.03.10.34.42秩A'12.0
3.11.32.06秩A'12.03.14.12.35秩A'12.03.15.54.48秩A
作業終了時間として'12.03.10.53.12秩A'12.03.12.24.5
5秩A'12.03.15.01.00秩A'12.0..06.07.57秩A作業時間と
して'18.30秩A'52.41秩A'48.25秩A'29.09'を例示してい
る。

【００１６】図７は、本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、サーバにおける回覧業務処理フローを示
す。図７において、１０１〜１０５は処理ステップであ
る。

【００１７】まず、キーボードから業務名を受け付け、
回覧業務開始を受け付る（ステップ１０１）。回覧業務
ＤＢから実行形式ファイルとノード情報を読み込み（ス
テップ１０２）、ユーザの要求を受け付ける（ステップ
１０３）。ユーザの要求がユーザ業務開始なら図８へ、
回覧業務終了なら（ステップ１０４）、回覧業務終了を
受付け（ステップ１０５）、処理を終了する。

【００１８】図８は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し、ユーザログ作成処理フローを示す。図８に
おいて２０１〜２０４は処理ステップである。まず、キ
ーボードからユーザ名、業務名、業務ＩＤを受け付け、
業務開始を受け付ける（ステップ２０１）。ユーザログ
ＤＢに、開始ログＩＤ、時刻、業務名、業務ＩＤ、ノー
ド名を書き込む（ステップ２０２）。ユーザ業務終了を
受け付ける（ステップ２０３）。ユーザログＤＢに、終
了ログＩＤ、時刻、業務名、業務ＩＤ、ノード名を書き
込み（ステップ２０４）、図７へ。

【００１９】図９は本発明の実施例である回覧業務管理
方法に関し、ノード処理量抽出処理処理フローを示す。
図９において３０１〜３０４は処理ステップである。ま
ず、キーボードから業務名を受け付ける（ステップ３０
１）。回覧業務ＤＢから、ノード数、各ノードのノード
名を取得する（ステップ３０２）。変数ｎノード数を代
入し、変数ｉを０とする（ステップ３０３）。ｉ＝ｎで
ないなら図１０へ、ｉ＝ｎなら処理を終了する（ステッ
プ３０４）。

【００２０】図１０は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、ユーザ処理量抽出処理フローを示す。図
１０において４０１〜４１２は処理ステップである。ま
ず、回覧業務ＤＢから、ノードに属するユーザ数、各ユ
ーザのユーザＩＤを取得する（ステップ４０１）。次
に、変数ｍにユーザ数を代入し、変数ｊを０とする（ス
テップ４０２）。ｊ＝ｍでないならステップ４０４へ、
ｊ＝ｍなら（ステップ４０３）ｉ＝ｉ＋１とし、図９へ
（ステップ４１２）。ユーザログＤＢからログＩＤ＝開
始で指定された業務名、ノード名のものの業務ＩＤをユ
ーザ処理情報テーブルに書き込み、時刻を作業開始時間
の欄に書き込む（ステップ４０４）。抽出されたログを
カウントし変数ｌに代入し（ステップ４０５）、変数ｋ
を０とする（ステップ４０６）。ｋ＝ｌでないならステ
ップ４０８へ、ｋ＝ｌなら（ステップ４０７）ｊ＝ｊ＋
１とする（ステップ４１１）。ユーザログＤＢからログ
ＩＤ＝終了の時刻を読みだし、ユーザ処理情報テーブル
の作業終了時間の欄に書き込む（ステップ４０８）。作
業終了時間から作業開始時間を引いて作業時間を求め、
ユーザ処理情報テーブルに書き込み（ステップ４０
９）、ｋ＝ｋ＋１とする（ステップ４１０）。

【００２１】図１１は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、ノード処理情報表示処理フローを示す。
図１１において５０１〜５０５は処理ステップである。
まず、ノード中の各ユーザの処理量の合計を求め回覧経
路上に表示する（ステップ５０１）。ユーザの要求を受
け付ける（ステップ５０２）。ユーザの要求がノードな
ら各ユーザの処理量を表示する（ステップ５０５）、処
理量なら処理内容を表示する（ステップ５０４）、終了
なら処理を終了する（ステップ５０３）。

【００２２】図１２は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、最適ユーザ数算出処理フローを示す。図
１２において６０１〜６０６は処理ステップである。ま
ず、最適ユーザ数の算出処理の開始を受け付け、ノード
名を受け付ける（ステップ６０１）。指定されたノード
の前のノードの処理量をユーザ処理情報テーブルより取
得する（ステップ６０２）。指定されたノードの各ユー
ザの平均処理時間をユーザ処理情報テーブルの処理内容
の平均を求めることによって取得し（ステップ６０
３）、ノードの平均処理時間を算出する（ステップ６０
４）。前ノードの処理量と作業時間を業務の到着時間と
しノードの平均処理時間を処理にかかる時間として待ち
行列シミュレーションを行う（ステップ６０５）。待ち
行列シミュレーションの技術は既に公知の技術である。
最適ユーザ数を表示装置に出力する（ステップ６０
６）。

【００２３】図１３は本発明の実施例である回覧業務管
理方法に関し、業務配付比率変更処理フローを示す。図
１３において７０１〜７０４は処理ステップである。ま
ず、業務配付比率変更処理の開始を受け付け、ノード名
を受け付ける（ステップ７０１）。指定されたノードの
ユーザＩＤを回覧業務ＤＢより取得する（ステップ７０
２）。各ユーザの処理量をユーザ処理情報テーブルより
カウントし、処理量の比を算出する（ステップ７０
３）。回覧業務ＤＢの配付比率を変更し（ステップ７０
４）、処理を終了する。

【００２４】図１４は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のノード処理
量画面表示例を示す。図１４において、１００１はノー
ドを表すアイコンである。１００２は処理量を表すアイ
コンである。ノード１００１ノード１００１をポインテ
ィングデバイス４によってダブルピックするとノード中
の各ユーザの処理量が表示される。処理量１００２をダ
ブルピックすると具体的な処理内容が表示される。モー
ドの切り替えによって処理量１００２は処理すべき業務
量に切り替わる。

【００２５】図１５は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量画面表示例を示す。図１５において、１００３はユー
ザを表すアイコンである。ユーザ１００３をポインティ
ングデバイス４によってダブルピックするとユーザ情報
が表示される。処理量１００２をダブルピックすると具
体的な処理内容が表示される。

【００２６】図１６は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量をグラフ化した画面表示例を示す。図１６において、
１００４は処理量を示す棒グラフであり、１００５はユ
ーザを表すアイコンである。

【００２７】ユーザ１００５をポインティングデバイス
４によってダブルピックするとユーザ情報が表示され
る。処理量１００４をダブルピックすると具体的な処理
内容が表示される。

【００２８】図１７は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理
量の具体的処理内容の画面表示例を示す。図１７におい
て、２００１は業務を識別するＩＤであり、２００２は
業務の具体的内容を示している。

【００２９】図１８は、本発明の実施例である回覧業務
管理方法に関し、ノード処理情報表示処理のノード処理
量の具体的処理内容の画面表示例を示す。図１８におい
て、４００１は業務を識別するＩＤであり、４００２は
実際に作業した担当者であり、４００３は業務の具体的
内容を示している。

【００３０】

【発明の効果】本発明によれば、定義画面上に処理すべ
き業務数や処理済みの業務数を表示することによって業
務全体を通してネックになる部分を一目でき、さらに、
回覧業務改善に必要な最適ユーザ数を算出することが可
能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例である回覧業務管理方法の概要
を示す。

【図２】本発明の実施例である回覧業務管理方法を実現
する場合の装置構成を示す。

【図３】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
回覧業務ＤＢのデータ構造を示す。

【図４】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザログＤＢのデータ構造を示す。

【図５】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザ業務ＤＢのデータ構造を示す。

【図６】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関し
ユーザ処理情報テーブル５０のデータ構造を示す。

【図７】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、サーバにおける回覧業務処理フローを示す。

【図８】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ユーザログ作成処理フローを示す。

【図９】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理量抽出処理処理フローを示す。

【図１０】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ユーザ処理量抽出処理フローを示す。

【図１１】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理フローを示す。

【図１２】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、最適ユーザ数算出処理フローを示す。

【図１３】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、業務配付比率変更処理フローを示す。

【図１４】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のノード処理量画面表示例
を示す。

【図１５】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量画面表示例
を示す。

【図１６】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量をグラフ化
した画面表示例を示す。

【図１７】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のユーザ処理量の具体的処
理内容の画面表示例を示す。

【図１８】本発明の実施例である回覧業務管理方法に関
し、ノード処理情報表示処理のノード処理量の具体的処
理内容の画面表示例を示す。

【符号の説明】

２□\示装置、 ２０□・雷ニ務ＤＢ、 ３０□□
[ザログＤＢ、４０□□[ザ業務ＤＢ、 ５０□□[ザ処
理情報テーブル、１００□・雷ニ務処理、 ２００□□
[ザログ作成処理、３００□mード処理量抽出処理、
４００□□[ザ処理量抽出処理、５００□mード処理情報
表示処理、 ６００□ナ適ユーザ数算出処理、７００□ニ
務配付比率変更処理。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 新田 淳 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者 伊勢 広敏 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者 近藤 博文 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者 古賀 友美 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株 式会社日立製作所システム開発研究所内

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】業務データをノード間で回覧する業務デー
   タの回覧方法において、前記ノードが受取った業務デー
   タの記録と前記ノードで処理した業務データ数の記録を
   格納し、前記ノードは少なくとも一人のユーザと関連付
   けられており、前記業務データの記録に基づき前記ユー
   ザが前記ノードで処理すべき業務量と前記ユーザが前記
   ノードで処理済の業務量のうち少なくとも一方を表示す
   ることを特徴とする業務データの回覧方法。
2. 【請求項２】請求項１の業務データの回覧方法におい
   て、業務データを送付するノードの処理すべき処理量と
   前記ノードの平均処理時間をもとに業務データを受取る
   ノードに関連付けるユーザ数を求めることを特徴とする
   業務データの回覧方法。
3. 【請求項３】請求項１の業務データの回覧方法におい
   て、前記ノードに関連付けられたユーザの処理量の比を
   求め、前記処理量の比に基づいて前記ユーザに配付すべ
   き業務データの数を決めることを特徴とする業務データ
   の回覧方法。
4. 【請求項４】業務データをノード間で回覧する業務デー
   タの回覧システムにおいて、前記ノードが受取った業務
   データの記録と前記ノードで処理した業務データ数の記
   録を格納する記憶部と、前記ノードは少なくとも一人の
   ユーザと関連付けられており、前記業務データの記録に
   基づき前記ノードで処理すべき業務量と前記ノードで処
   理済の業務量のうち少なくとも一方を表示する表示部と
   を備えることを特徴とする業務データの回覧システム。
5. 【請求項５】請求項１に記載の方法を実現するプログラ
   ムを格納した計算機に読み取り可能な記憶媒体。