JPH0793357A

JPH0793357A - データ入力支援システム及びデータ入力方法

Info

Publication number: JPH0793357A
Application number: JP5238227A
Authority: JP
Inventors: Takashi Mitsune; 孝三根
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 1993-09-24
Filing date: 1993-09-24
Publication date: 1995-04-07

Abstract

(57)【要約】【目的】文書、図面を属性データと共に入力しデータ
ベースに登録する光ファイリングシステムにおいて、入
力から登録までの手順を固定化せず効率よく行う。ま
た、入力処理と登録処理を独立させネットワークで接続
し、負荷を小さくできるデータ入力支援システムを得
る。【構成】入力ステーション１を入出力画面２、イメー
ジスキャナ３、入力予約手段５、属性入力手段６、実体
入力手段７、登録手段９で構成し、入力予約順に基づい
て非同期に属性データと実体データを属性入力手段６及
び実体入力手段７により入力する。また、サーバ・ステ
ーション３１を登録スケジュール手段３４、データベー
ス３５で構成し、入力ステーション１とネットワークで
接続する。登録スケジュール手段３４がネットワークの
負荷に応じてスケジューリングを行い登録手段９を起動
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、例えば光ディスク装
置を用いた光ファイリングシステムにおいて、検索情報
を含む文書、或いは、図面等を入力し、登録するまでの
一連の処理に関する操作を固定化せず、効率良く行うこ
とができるデータ入力支援システムとデータ入力方法に
関するものである。

【０００２】

【従来の技術】

従来例１．従来の光ファイリングシステムでは、検索情
報（以下、属性情報とも云う）と文書あるいは図面のイ
メージ・データを光ディスクに登録する手順が固定的に
規定されている。例えば、特開昭６３−８８６７９号公
報の電子ファイリングシステムの一括登録方式について
説明を行う。

【０００３】図２３は、特開昭６３−８８６７９号公報
における電子ファイリングシステムの一括登録方式の一
実施例を示す図である。図２３に従い、電子ファイリン
グシステムの一括登録方式について手順を説明する。ま
ず始めに、検索情報を外部プロセッサで作成し、フロッ
ピー・ディスクに登録する（Ｓ１）。次に、原稿をスキ
ャナにセットする（Ｓ２）。上記Ｓ１で作成したフロッ
ピー・ディスクからタイトルを読み込み（Ｓ３）、タイ
トルに対応する頁数分の原稿をスキャナから読み込む
（Ｓ４）。磁気ディスクを利用してイメージ処理を行
い、タイトルとイメージ処理された原稿とを結合し（Ｓ
５）、光ディスクに登録する（Ｓ６）。

【０００４】以上のように、この従来例では、検索情報
を予めフロッピー・ディスクへ一括登録した後、検索情
報の登録順に原稿を並べてスキャナにセットすれば、原
稿を連続して読み込み光ディスクに一括登録することが
できる。このため、大量の原稿を扱う場合に、登録時間
を短縮することができる。

【０００５】従来例２．次に、別の従来例として特開平
４−１５８７０号公報の画像情報記憶検索装置について
説明を行う。図２４は、特開平４−１５８７０号公報に
おける画像情報記憶検索装置のブロック図であり、図２
５は画像情報の登録手順を示す流れ図である。図２４に
おいて、１０は電子ファイリング装置であり、この電子
ファイリング装置１０には制御装置１１が設けられ、こ
の制御装置１１によって装置全体が制御されるようにな
っている。制御装置１１には、コマンド情報などの各種
情報を入力するキーボード１２、バーコードを読み取る
ためのＯＣＲバーコードリーダ１３、光ディスクＯＤに
画像情報などを記録するための記録手段としての光ディ
スク装置１４、書類（原稿）ＯＧ上から画像情報を読み
取る読取手段としての画像読取装置１５、及び画像情報
などを表示するためのＣＲＴディスプレイ装置１６など
が接続されている。また、電子ファイリング装置１０の
制御装置１１には、外部コンピュータ２０が接続し得る
ようになっている。この外部コンピュータ２０は、例え
ば、小型コンピュータからなる制御装置２１と、索引編
成ファイルを記憶した磁気ディスク装置により構成され
る記憶装置（記憶媒体）２２とから構成されている。記
憶装置２２は、索引編成ファイルより任意の検索情報を
ランダムに読み出すことができるようになっている。こ
こで、索引編成ファイルとは、上記光ディスクＯＤに記
録すべき画像情報に対応して、書類単位で付与される検
索情報を予め作成し、まとめたものである。この場合、
検索情報としては、索引キーにより特定される書類ＯＧ
ごとに、複数の項目キーが設定されるようになってい
る。

【０００６】次に、図２５の流れ図に従い、上記した構
成における動作について説明する。ここで、これから登
録しようとする書類ＯＧに関する索引編成ファイルは既
に記憶装置２２に作成済であるものとする。始めに、キ
ーボード１２よりキー入力が行われたとする（Ｓ７）。
このキー入力により入力されたキーが処理終了を指示す
る終了指示キーの場合には、この電子ファイリング装置
１０における一連の処理は終了される。一方、上記Ｓ７
のキー入力としてランダム登録キーが操作された場合、
外部コンピュータ２０から上記書類ＯＧに対する検索情
報が読み込まれる（Ｓ８）。すなわち、電子ファイリン
グ装置１０の制御装置１１は、外部コンピュータ２０の
制御装置２１を制御して記憶装置２２をアクセスする。
記憶装置２２では、索引編成ファイル内の検索情報の読
み出しが行われる。この場合、画像情報に対応する索引
キーに基づいて、索引キーに対応する各項目キーが読み
出される。この読み出された検索情報は制御装置２１を
介して、外部コンピュータ２０より電子ファイリング装
置１０に送られる。また、画像読取装置１５に書類ＯＧ
がセットされることにより、書類ＯＧ上から画像情報が
読み取られる（Ｓ９）。こうして、上記Ｓ８において読
み込まれた検索情報、及び上記Ｓ９において読み取られ
た画像情報は、制御装置１１の制御のもとにＣＲＴディ
スプレイ装置１６に送られオペレータに表示される（Ｓ
１０）。そして、この表示を見たオペレータにより、画
像情報の読み取りの異常発生がキーボード１２を用いて
指示された場合には（Ｓ１１）、上記したＳ９，Ｓ１０
の処理が繰り返される。一方、上記Ｓ１０の表示から画
像情報の読み取りが正常に行われたと判断された場合に
は、その検索情報が上記画像情報のものに間違いがない
か否かの整合性の確認が行われる（Ｓ１２）。そして、
整合性が確認されない場合には、上記Ｓ８以降の処理が
繰り返される。また、オペレータによるキーボード１２
からのキー入力によって整合性が確認された場合には、
上記ＣＲＴディスプレイ装置１６にて表示されている画
像情報と検索情報とが光ディスク装置１４に送られる。
そして、上記制御装置１１の制御のもとに、その画像情
報と検索情報とが光ディスクＯＤに記録される（Ｓ１
３）。

【０００７】以上のように、この従来例では、索引編成
ファイルを作成した際の検索情報の順番に左右されるこ
となく、また、記録すべき書類の順番などを気にするこ
となく、自由な登録が可能となる。したがって、オペレ
ータは記録すべき書類の取り揃え作業などから解放さ
れ、効率の良い登録を行うことができる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】従来の光ファイリング
システムにおける光ディスク装置への書類（原稿）のイ
メージ・データの登録は、上記のような手順で行ってい
るため、以下の問題点があった。（ａ）検索情報、及び、原稿の入力から登録までの一連
の処理に関わる操作の流れが固定化しているため、一連
の操作が完了するまで、操作者、及び、装置が占有され
てしまう。（ｂ）検索情報を登録した索引編成ファイルを事前に作
成しておかなければならず、原稿をスキャナより読み込
む場合、事前に作成しておいた検索情報の中から該当す
る検索情報の索引キーを操作者が指定する必要がある。
また、この索引キーの入力は、原稿単位に行うため、複
数の原稿を登録する場合には、１つの原稿入力が完了す
るまで、次の原稿の入力操作を行うことができず、入力
処理に時間を要する。（ｃ）光ファイリングシステムが他のシステムと同一ネ
ットワーク上に接続されている場合、ネットワークの負
荷が高い時は、登録処理が行えなくなり、負荷が低くな
るまで操作者は待たなければならなくなる。また、他の
システムに負荷をかけることになる。（ｄ）登録対象とする原稿と、その検索情報を対応させ
るための索引キーを人手により管理しているので、索引
キーが重複したり原稿と検索情報の索引キーが一致して
いない等の人為的ミスが発生する。

【０００９】この発明は、上記のような問題点を解決す
るためになされたもので、以下に述べることを可能にす
るデータ入力支援システム、及び、データ入力方法を得
ることを目的としている。（ａ）検索情報、及び、原稿の入力から登録までの一連
の処理に関わる操作の流れを固定化せず、処理時間を短
縮し、操作者、及び、装置を解放する。（ｂ）原稿をスキャナより読み込む場合、該当する検索
情報の索引キーを操作者が指示することなく、システム
が自動的に判断し、操作性を容易にする。（ｃ）光ファイリングシステムが、他のシステムと同一
ネットワーク上に接続されている場合、ネットワークの
負荷状況に応じて、システムが自動的に、登録処理を行
うタイミングを調整する。（ｄ）登録対象とする原稿と、その検索情報を対応させ
るための索引キーをシステムが自動的に採番する。これ
により、索引キーの重複や、原稿と検索情報が一致して
いない等のミスを防ぐ。

【００１０】

【課題を解決するための手段】この発明の第１の発明に
係るデータ入力支援システムは、以下の要素を有するも
のである。（ａ）データの入力を予約する入力予約手段、（ｂ）上
記入力予約手段により予約されたデータの実体を入力す
る実体入力手段、（ｃ）上記入力予約手段により予約さ
れたデータの属性を入力する属性入力手段、（ｄ）上記
属性入力手段により入力された属性と、上記実体入力手
段により入力された実体を登録する登録手段、（ｅ）上
記登録手段により登録される属性と実体を記憶するデー
タベース。

【００１１】この発明の第２の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第１の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記データ入力支援システムが表示画
面を有する入力ステーションを備え、上記入力予約手
段、実体入力手段、属性入力手段、登録手段の実行を１
つの表示画面を用いて実行することを特徴とする。

【００１２】この発明の第３の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第１の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記入力予約手段が、入力された予約
に対応して識別子を割り当て、上記実体入力手段と属性
入力手段が、上記入力予約手段により入力された識別子
に対応してそれぞれ実体と属性を入力するとともに、上
記登録手段が、上記入力予約手段により入力された識別
子に基づいて、上記実体入力手段と属性入力手段により
それぞれ入力された実体と属性を対応づけて登録するこ
とを特徴とする。

【００１３】この発明の第４の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第１の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記入力予約手段が、入力された順番
に基づいて予約順を記憶するとともに、上記実体入力手
段が、上記予約順に基づいて実体を入力することを特徴
とする。

【００１４】この発明の第５の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第４の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記実体入力手段は、複数の実体を予
約順に連続して入力することを特徴とする。

【００１５】この発明の第６の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第４の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記入力予約手段が、さらに、予約順
を変更する優先処理手段を備えたことを特徴とする。

【００１６】この発明の第７の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第１の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記データ入力支援システムが、上記
実体入力手段と属性入力手段とを非同期に実行すること
を特徴とする。

【００１７】この発明の第８の発明に係るデータ入力支
援システムは、上記第１の発明に係るデータ入力支援シ
ステムにおいて、上記データ入力支援システムが、上記
登録手段を上記実体入力手段と属性入力手段の実行後、
任意の時点で実行することを特徴とする。

【００１８】この発明の第９、第１０の発明に係るデー
タ入力支援システムは、上記第１の発明に係るデータ入
力支援システムにおいて、上記入力予約手段と実体入力
手段と属性入力手段と登録手段を実行する入力ステーシ
ョンと、上記データベースを有するサーバを備え、ネッ
トワークによって上記入力ステーションとサーバを接続
し、上記サーバの登録スケジュール手段によってネット
ワークの負荷に応じてあるいはサーバの負荷に応じて登
録作業をスケジュールすることを特徴とする。

【００１９】この発明の第１１の発明に係るデータ入力
方法は、以下の要素を有するものである。（ａ）データの入力を予約する入力予約工程、（ｂ）上
記入力予約工程の実行後、予約されたデータの実体を入
力する実体入力工程、（ｃ）上記入力予約工程の実行
後、上記実体入力工程による実体入力とは非同期に、予
約されたデータの属性を入力する属性入力工程、（ｄ）
上記実体入力工程及び属性入力工程の実行後、入力され
た実体と属性を対応づけてデータベースに登録する登録
工程。

【００２０】

【作用】第１の発明におけるデータ入力支援システムで
は、入力予約に基づいて、データの実体入力と、データ
の属性入力を独立して行う。このため、データの実体入
力、及び、データの属性入力のどちらを先に行ってもよ
い。

【００２１】第２の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、入力ステーションを備え、入力予約手段、実体
入力手段、属性入力手段、登録手段を１つの表示画面上
で実行できるようにしたので、操作性を容易にすること
ができる。また、現在の処理状況を１つの画面上で把握
することができる。

【００２２】第３の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、入力予約手段が、入力された予約に対してユニ
ークな識別子を割り当てるので、従来のように人手によ
って識別子を採番する必要がなくなる。さらに、それぞ
れ実体入力手段、及び、属性入力手段が入力予約により
採番された上記識別子に対応してデータの実体、及び、
属性の入力を行うので、それぞれ別個に入力されたデー
タの実体と属性を識別子を用いて自動的に対応づけて登
録することができる。

【００２３】第４の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、実体入力手段が予約順に基づいて実体を入力す
るので、操作者は、入力したい順に予約を行い予約順に
従い原稿をスキャナにセットすれば、入力指示を与える
だけで正しい順でデータの実体入力を連続して行うこと
ができる。

【００２４】第５の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、実体入力手段が、複数のデータの実体を予約順
に連続して入力するので、予約順に原稿をスキャナにセ
ットすれば一回の入力指示を与えるだけで、複数のデー
タの実体入力を連続して行うことができる。

【００２５】第６の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、さらに、入力予約手段が優先処理手段を備えた
ので、予約処理を行った後でも、操作者の都合に合わせ
て任意に入力予約の順番を変更することができる。ま
た、変更した順に原稿をスキャナにセットすれば、希望
する順に実体入力を行うこともできる。

【００２６】第７の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、実体入力手段と属性入力手段の処理順序を規定
していないので、操作者はデータの実体と属性のいずれ
か入力可能な方を先行して入力することができる。この
ため、データの実体と属性の両方の準備が整うまで入力
処理を待つことがなくなる。

【００２７】第８の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、データの実体及び属性の両方を入力した後であ
れば、登録手段によりいつでも登録処理実行可能であ
る。このため、従来では、データ実体及び属性の登録が
完了するまで次のデータの実体及び属性の入力が行えな
かったが、登録が完了していなくても、次のデータの実
体及び属性の入力を行うことができる。

【００２８】第９の発明におけるデータ入力支援システ
ムでは、登録スケジュール手段がネットワークの負荷に
応じて登録作業をスケジュールする。このため、操作者
がネットワークにかかる負荷を意識して登録作業を中断
したり再開したりすることが不要になる。また、データ
入力支援システムが別のシステムと同一ネットワーク上
に接続されていても、データ入力支援システムによって
ネットワークに負荷をかけることがなくなる。

【００２９】第１０の発明におけるデータ入力支援シス
テムでは、登録スケジュール手段がサーバの負荷に応じ
て登録作業をスケジュールする。このため、操作者がサ
ーバにかかる負荷を意識して登録作業を中断したり再開
したりすることが不要になる。たとえば、サーバがデー
タバックアップ作業などのメンテナンス作業中は登録作
業を中断する。

【００３０】第１１の発明におけるデータ入力方法は、
入力予約工程の実行後であれば実体入力工程と属性入力
工程を実行する順序は任意である。このため、データの
実体と属性のうちいずれか準備が整った方から先に入力
を行うことができ、効率よく入力作業が行える。また、
実体入力工程と属性入力工程を実行する順序は任意であ
っても、実体と属性は対応づけられてベータベースに登
録されるので、入力順序によって実体と属性がバラバラ
にベータベースに登録されることがない。

【００３１】

【実施例】

実施例１．図１はこの発明におけるデータ入力支援シス
テムのシステム構成図であり、大きくは入力ステーショ
ン１とサーバ・ステーション３１をＬＡＮで接続したシ
ステムを示している。入力ステーション１は、以下の要素により構成されてい
る。（１）処理の指示、及び、処理の状況表示、属性データ
の入力を行う入出力画面２。（２）文書、及び、図面の読み込みを行うイメージ・ス
キャナ３。（３）入出力画面２により起動される入力手段４。さらに、入力手段４は、入力予約処理を行う入力予約手
段５と、属性データの入力処理を行う属性入力手段６
と、実体データの入力処理を行う実体入力手段７により
構成されている。（４）入出力画面２により入力された属性データと、イ
メージ・スキャナ３より入力された文書及び図面の実体
データを一時保管する一時保管庫８。（５）サーバ・ステーション３１より起動され、一時保
管庫８に保管されている実体データと属性データをデー
タベース３５に登録を行う登録手段９。（６）入力手段４と登録手段９の制御を行うシステム支
援機能３０。また、サーバ・ステーション３１は以下の要素により構
成されている。（１）サーバ・ステーション３１とＬＡＮで接続されて
いる入力ステーションの状況を表示したり、データ入力
支援システムの起動を行う履歴画面３２。（２）履歴画面３２により起動され、登録スケジュール
手段３４を起動するシステム支援機能３３。（３）入力ステーション１の登録手段９を起動し、登録
処理のスケジューリングを行ったり、サーバ・ステーシ
ョン３１の稼働状態を監視する登録スケジュール手段３
４。（４）入力ステーション１からの実体データ、及び、属
性データを格納するデータベース３５。

【００３２】図２は、この発明におけるシステムの流れ
図である。図２に従いシステムの流れについて以下に説
明する。始めに、入力手段４の入力予約手段５によっ
て、登録対象とする図面または文書に対して依頼票番号
を自動採番する（ａ）。この依頼票番号は当該システム
においてユニークな番号である。次に、文書または図面
のイメージを入力するか（ｂ）、または、パーソナル・
コンピューターで作成した属性データを入力するか
（ｃ）、いずれかを行う。どちらの入力を先に行っても
かまわない。イメージ入力及び属性データ入力の両方が
完了すると、上記依頼票番号に基づいてイメージ・デー
タと属性データが対応づけられ登録手段９によりデータ
ベース３５に登録される（ｄ）。

【００３３】図３は、この発明におけるデータ入力方法
の概要図である。まず始めに入力予約工程において、入
出力画面２より入力予約を行う。次に、システム側が入
力予約に対して依頼票番号を自動採番する（ａ）。次
に、実体入力工程において、入力予約を行った文書また
は図面をイメージ・スキャナ３により入力する（ｂ）。
または、属性入力工程において予め作成しておいた属性
データが格納されているフロッピー・ディスクを入出力
画面２より入力する（ｃ）。実体入力工程、及び、属性
入力工程は、どちらを先に行ってもかまわない。文書ま
たは図面のイメージ・データと、これに対する属性デー
タの両方がそろったら、登録工程においてサーバ・ステ
ーション側へイメージ・データと属性データを上記依頼
票番号に基づいて登録を行う（ｄ）。図１〜図３は、以
下に説明する全ての実施例について適用する。

【００３４】図４は、この実施例における入出力画面２
の表示例を示す図であり、入力予約から登録完了までの
入力及び表示を行えるようになっている。図４におい
て、３６Ａは入力予約を行いたい文書の書類番号３６を
入力するためのエリアであり、３７Ａは書類番号３６に
入力した文書の頁数３７を入力するためのエリアであ
り、３８は書類番号３６及び頁数３７に入力された値を
表示すると同時に、システム側で自動採番を行った依頼
票番号を表示するための入力予約一覧画面である。３９
は入力予約を行った文書をイメージ・スキャナ３より読
み込むよう指示を与えるための文書ボタンであり、４０
は入力予約を行った文書に対する属性データの入力を行
うよう指示を与えるための属性ボタンである。４１は文
書の入力状況及び属性データの入力状況や、データベー
ス３５への登録状況を依頼票番号毎に表示する登録予約
一覧画面である。４２は依頼票番号毎に登録が完了した
時刻を表示する登録完了一覧画面である。４３は登録処
理の再開及び中断の指示を与えるための再開／中断ボタ
ンである。

【００３５】図５は、この実施例における入力予約から
登録完了までの手順を示す流れ図である。図６は、この
実施例における入力予約の一例を示す図であり、（Ａ）
は書類番号と頁数の入力例を示し、（Ｂ），（Ｃ）は入
力予約一覧画面３８の表示例を示したものである。図７
は、この実施例における依頼票番号の採番規則を示す図
である。図７のようにこの実施例では、依頼票番号は８
桁より構成されており、先頭の１桁目をステーション番
号として使用し、Ａ〜Ｆまでがそれぞれのステーション
番号を示している。２桁目から４桁はシステム日付の月
２桁と日２桁を表し、最後の３桁はステーション番号と
月日毎のシーケンシャル番号になっている。図８は、こ
の実施例における登録予約一覧画面４１の表示例を示す
図である。図９は、この実施例における登録完了一覧画
面４２の表示例を示す図である。図１０は、フロッピー
・ディスクに作成する属性データの項目例を示す図であ
る。

【００３６】次に、図１〜図１０の図を用いて、図５の
流れ図に従い入力予約から登録完了までの手順について
説明を行う。始めに、入出力画面２より入力予約手段を
起動する（Ｓ１）。入力予約手段の起動が行われると図
４の画面が表示される。画面が表示されたら入力予約手
段５によって書類番号３６と頁数３７を入力する（Ｓ
２）。例えば、図６の（Ａ）のように書類番号を「Ａ０
０１」、頁数「１５」と入力を行うと、図６（Ｂ）のよ
うに入力予約一覧画面３８に書類番号「Ａ００１」、頁
数「１５」が表示される。入力予約一覧画面３８に書類
番号と頁数の表示を行うと同時に、当該入力予約に対し
て依頼票番号が自動採番され、図６（Ｃ）のように入力
予約一覧画面３８が表示される。この依頼票番号は上記
で説明したように、図７の採番規則にしたがって採番さ
れている。例えば、依頼票番号「Ｂ０５１１００１」は
「統括室文書入出力ステーション」から入力予約がさ
れ、この時のシステム日付が「５月１１日」であり、そ
の予約が当該ステーションにおける５月１１日の入力予
約の１番目であるためシーケンシャル番号が「００１」
になっている。上記Ｓ１〜Ｓ３までの処理が入力予約工
程である。この入力予約工程に従って、複数の入力予約
を次々と行うことができる。例えば、入力予約工程にお
いて、書類番号「Ａ００１」，「Ａ００２」，「Ａ００
３」の入力予約を「Ａ００１」，「Ａ００２」，「Ａ０
０３」の順に行ったとする。文書データの入力は原則と
して、この予約順に行う。従って、入力予約一覧画面３
８に表示されている順に、入力する文書の準備を行う。
まず、始めに書類番号「Ａ００１」の文書から入力処理
を行う。ここでは文書入力を先に行い属性入力を後で行
う場合について説明する。すなわち、「Ａ００１」は文
書入力から先に行うことにする（Ｓ４）。文書入力を行
う場合は、まず始めに入力する文書をイメージ・スキャ
ナにセットし（Ｓ５）、文書ボタン３９をクリックする
（Ｓ６）。文書ボタン３９をクリックすると、イメージ
・スキャナ３にセットされた文書が実体入力手段７によ
り読み込まれ、一時保管庫８に実体データとして保管さ
れる。文書の読み込みが行われると入力予約一覧画面３
８に表示されていた書類番号「Ａ００１」の予約表示は
消え、代わって登録予約一覧画面４１に依頼票番号、書
類番号とともに状況が表示される（Ｓ７）。ここでは文
書入力を先に行い属性入力が行われていないため状況は
図８の（ａ）のように「属性入力待ち」と表示される。
状況にはこの他に「文書入力待ち」と「自動登録待ち」
がある。「文書入力待ち」は属性入力が行われ、文書入
力が行われていない時に表示され、「自動登録待ち」は
文書登録及び属性登録の両方が完了し、データベース３
５への登録待ちになっている場合に表示される。操作者
はこの状況に基づいて次に行うべき処理の指示を判断す
ることができる。

【００３７】次に、書類番号「Ａ００２」の入力処理を
行う場合について説明する。ここでは属性データの登録
から先に行う場合について説明する（Ｓ４）。属性デー
タはフロッピー・ディスクに予めパーソナル・コンピュ
ータによって格納されているものとする。属性データ
は、例えば、図１０にあるように依頼票番号、保管場
所、書類番号をシステム部分のデータとして持つように
し、資料名称、発行日付、発行元、書類作成者、キーワ
ードなどを拡張部分のデータとして持つようにする。依
頼票番号と書類番号は、属性データを実体データと結び
つけるために必要であり、必ず記入する。また、依頼票
番号は、入力予約手段５によって自動採番される依頼票
番号と同じでなければならないため、入力予約を行った
ときに依頼票番号を控えておく必要がある。属性入力を
行う場合は、まず、属性データが記憶されているフロッ
ピー・ディスクをフロッピー・ディスク用ドライブにセ
ットし（Ｓ１２）、属性ボタン４０をクリックする（Ｓ
１３）。属性ボタン４０をクリックするとフロッピー・
ディスクから属性データが入力される。入力指示のあっ
た入力予約に対する属性データがフロッピー・ディスク
に存在しているか、依頼票番号と書類番号によって検索
を行う。このため、フロッピー・ディスクに複数の文書
の属性データが格納されていても、該当する属性データ
を検索することが可能となる。属性データの入力が行わ
れると、登録予約一覧画面４１に図８の（ｂ）のように
依頼票番号、書類番号、状況が表示される。状況は文書
入力がまだ行われていないため「文書入力待ち」と表示
される（Ｓ１４）。前述した「Ａ００１」の文書入力が
行われた場合は、入力予約一覧画面３８からは入力予約
が消え、登録予約一覧画面４１に状況表示が行われた
が、「Ａ００２」のように属性データの入力だけが行わ
れ文書の入力がまだ行われていない場合は、入力予約一
覧画面３８に表示されている予約表示はそのまま残って
いる。文書データの入力が行われて始めて、入力予約一
覧画面３８より入力予約の表示が消える。尚、文書入力
と属性データ入力をタイムシェアリング方式で行うよう
にすれば、「Ａ００１」の文書入力と並行して、「Ａ０
０２」の属性データ入力も並行して行うことができる。

【００３８】上記の手順によって「Ａ００１」は文書入
力まで完了し、「Ａ００２」は属性入力までが完了す
る。但し、データベース３５への登録は文書入力及び属
性入力が完了し、登録予約一覧画面４１の状況表示が
「自動登録待ち」になっていなければ行われない。この
ため、「Ａ００１」については、引き続き属性データの
入力を行い、「Ａ００２」については、文書データの入
力を行う必要がある。

【００３９】「属性入力待ち」と状況表示がされている
ものに対して、属性データを入力する場合も（Ｓ４）、
入力手順は上記Ｓ１２〜Ｓ１４と同じである。まず、属
性データが登録されているフロッピー・ディスクを入出
力画面２のフロッピー・ディスク用のドライブにセット
し（Ｓ１２）、属性ボタン４０をクリックする（Ｓ１
３）。属性データの入力が行われると、登録予約一覧の
状況が「自動登録待ち」に変更される（Ｓ１４）。ま
た、「文書入力待ち」と状況表示がされているものに対
して、文書を入力する場合も（Ｓ４）、入力手順は上記
Ｓ５〜Ｓ７と同じである。まず、入力する文書をイメー
ジ・スキャナ３にセットし（Ｓ５）、文書ボタン３９を
クリックする（Ｓ６）。文書データが入力されると入力
予約一覧画面３８からは「Ａ００２」の入力予約表示が
消え、登録予約一覧画面４１の「Ａ００２」の状況が
「自動登録待ち」に変更される。上記Ｓ５〜Ｓ７の処理
が実体入力工程になり、上記Ｓ９〜Ｓ１１の処理が属性
入力工程になる。

【００４０】これで、「Ａ００１」，「Ａ００２」とも
に「自動登録待ち」になり、データベース３５への登録
が可能になる。登録処理は、登録スケジュール手段３４
によってスケジューリングされる。そのスケジュールに
従い、登録手段９が一時保管庫８に保管されている実体
データと属性データを依頼票番号によって対応づけら
れ、データベース３５に登録される（Ｓ１９）。このた
め、操作者は、登録指示を与える必要がない。登録が完
了すると登録予約一覧画面４１より該当処理番号の予約
表示が消え、代わって登録完了一覧画面４２に図９にあ
るように依頼票番号、書類番号とともに登録完了時刻が
表示される（Ｓ２０）。上記Ｓ１９〜Ｓ２０の処理が登
録工程である。

【００４１】上記で説明したように、登録処理は状況表
示が「自動登録待ち」になっているものから行われる。
例えば、図８のように「Ａ００３」の書類は状況表示が
「自動登録待ち」になっているので登録が可能である。
しかし、「Ａ００３」の上位に表示されている「Ａ００
１」，「Ａ００２」は状況が「属性入力待ち」、「文書
入力待ち」になっているため登録処理が行えない。図８
のような状況にある場合、「Ａ００１」，「Ａ００２」
の登録処理に先掛けて、「自動登録待ち」になっている
「Ａ００３」から先に登録処理を行うことが可能である
（登録スケジュール手段３４がスケジューリングす
る）。このため、登録準備が完了した文書から先にデー
タベースへの登録が自動的に行え、効率よく登録処理が
行える。

【００４２】以上のように、この実施例では、入力予約
を可能にしたことにより、文書入力と属性データの入力
を行う順序を固定化せずに準備が整った方から先に行う
ことができる。また、依頼票番号を自動採番することに
より、人為的ミスを防ぐことができる。また、登録予約
一覧に状況表示をすることにより、操作者は次に行うべ
き処理を容易に判断することができる。また、登録予約
一覧に「自動登録待ち」の状況にある書類から順に自動
的にベータベースの登録が行われ、操作者が登録指示を
行うことなく、効率よく登録が行える。また、属性デー
タはフロッピー・ディスクにパーソナル・コンピュータ
によって作成されるため、属性データの作成作業によっ
てこのシステムに負荷を与えることがなくなる。さら
に、入力予定工程、実体入力工程、属性入力工程、登録
工程を一つの画面で行えるようにしたので、操作者は全
体の工程を把握しながら簡単な操作で、上記４つの工程
を実行できる。

【００４３】実施例２．上記実施例１では「Ａ００１」
は文書入力を先に行い、「Ａ００２」は属性データ入力
を先に行ったが、この実施例では「Ａ００１」，「Ａ０
０２」ともに、文書入力を連続して行う場合について説
明する。

【００４４】文書ボタン３９は、「Ａ００１」，「Ａ０
０２」それぞれの予約に対してクリックをしなければな
らないが、連続して文書を入力するので、イメージ・ス
キャナ３には「Ａ００１」と「Ａ００２」の文書をこの
順に重ねてセットする。このようにしても、頁数で書類
の区切りを検知するので、正しく読み込むことができ
る。

【００４５】また、「Ａ００１」，「Ａ００２」ともに
属性データ入力を連続して行う場合について説明をす
る。属性ボタン４０は「Ａ００１」，「Ａ００２」それ
ぞれの予約に対してクリックしなければならないが、同
じフロッピー・ディスクに属性データを格納すれば連続
して属性データを入力するので、フロッピー・ディスク
用のドライブに１度セットを行えばよい。このようにし
ても、依頼票番号と書類番号を検索キーにして該当する
属性データを検索するので、正しい属性データを入力す
ることができる。

【００４６】実施例３．また、上記実施例２では、複数
の入力予約について連続して文書入力や属性データ入力
を行う場合でも、書類毎に１回１回文書ボタン、また
は、属性ボタンをクリックしなければならなかった。し
かし、連続する入力予約については、連続入力範囲指定
を予め行ってから、文書ボタン、または、属性ボタンを
クリックさせるようにすれば、１回のクリックで複数の
文書入力、または属性のデータの入力が可能になる。こ
のことにより操作効率をさらに上げることができる。例
えば、「Ａ００１」，「Ａ００２」の文書入力を連続し
て行う場合には、まず入力予約一覧画面３８に表示され
ている「Ａ００１」のデータ上でマウスをクリックす
る。続けて「Ａ００２」のデータ上でマウスをクリック
する。クリックすることにより、連続入力範囲指定が行
われ、次に文書ボタン３９をクリックすれば、連続して
「Ａ００１」と「Ａ００２」の文書入力が行える。

【００４７】実施例４．次に、この実施例では、入力予
約を行った後で、任意の順に入力予約順を変更する優先
処理手段について説明を行う。

【００４８】図１１は、この実施例における優先処理の
手順の一例を示す流れ図である。図１２は、この実施例
における入力予約一覧でのオプションメニューの表示例
を示す図である。図１２において、４４はオプションメ
ニューであり、入力予約一覧画面３８に表示されている
データ上でマウス左ボタンをクリックすると、このオプ
ションメニュー４４が表示される。４５は優先ボタンで
あり、このボタンをマウス左ボタンでクリックすると選
択したデータが入力予約の先頭へ移動する。４６は取消
ボタンであり、このボタンをマウス左ボタンでクリック
すると選択したデータが入力予約一覧画面３８より消え
入力予約が取り消される。４７は中止ボタンであり、こ
のボタンをマウス左ボタンでクリックするとオプション
メニューの表示が消える。尚、取消ボタン４６について
は他の実施例でさらに説明を行う。図１３は、この実施
例における優先処理を実施した入力予約の一例を示す図
である。

【００４９】図１２、図１３を用いて図１１の優先処理
の手順について説明を行う。始めに、上記実施例１と同
様に入力予約手段を起動すると（Ｓ１）、図４の画面が
表示される。画面が表示されたら、書類番号３６と頁数
３７を入力する（Ｓ２）。入力が終了すると入力予約手
段５により、依頼票番号が自動採番され（Ｓ３）、入力
予約一覧画面３８に上記Ｓ２で入力した書類番号、頁数
とともに依頼票番号が表示される。依頼票番号の自動採
番は、上記実施例１と同様に、図７の依頼票番号の採番
規則に基づいて行う。ここでは上記Ｓ１〜Ｓ３までの処
理を繰り返し、図１３（Ａ）にある４件分の入力予約を
行うものとする。このまま文書入力を行う場合は、上記
図１３（Ａ）に示す入力予約一覧画面３８に表示されて
いる順序で処理を行わなければならない。しかし、先頭
に表示されている入力予約の文書が何らかの都合で用意
できない場合、後に表示されている文書の入力処理がい
つまでも行えない。あるいは、後に表示されている文書
の入力処理を至急実行したい場合が存在する。このた
め、入力予約手段５が備えている優先処理手段によって
以下に述べるように予約順を変更する。

【００５０】まず、入力予約一覧画面３８上に表示され
ているデータの中から優先したい入力予約を選択し、選
択した入力予約のデータ上でマウス左ボタンをクリック
する（Ｓ２１）。例えば、図１３（Ａ）にある依頼票
「Ｂ０５１１００３」を選択し、このデータ上でマウス
左ボタンをクリックすると、図１２のオプションメニュ
ーが表示される（Ｓ２２）。オプションメニュー４４の
中の優先ボタン４５をクリックすると依頼票「Ｂ０５１
１００３」の入力予約が、図１３（Ｂ）のように先頭に
移動し、入力予約の順序を変更することができる。オプ
ションメニュー４４は、優先ボタン４５をクリックする
と消える。さらに、順序変更を続ける場合は、上記Ｓ２
１〜Ｓ２２の処理を繰り返し行うと、選択された入力予
約が次々と先頭へ移動する（Ｓ２３）。順序変更が全て
終了したら、上記実施例１と同様に、図５に示すＳ４以
降の処理を行えば、文書及び属性データの入力及び登録
が行える。

【００５１】以上のように、この実施例では、一度入力
予約を行っても、優先処理手段により入力予約の順を変
更できるので、何らかの都合で文書及び属性データの準
備が行えない場合等に、後続の入力予約の処理は、前の
入力予約の処理終了を待つことがなく行える。

【００５２】実施例５．また、上記実施例４では１件づ
つ優先したい入力予約を選択し、オプションメニューを
表示させて、優先ボタンをクリックしていた。このた
め、優先したい入力予約が複数ある場合、複数回上記操
作を繰り返すので、操作者の負担が大きくなる。この実
施例では、上記のような問題を解決するため簡単な操作
で複数件分の入力予約順序を変更する手順について説明
を行う。

【００５３】図１４は、この実施例における優先処理の
手順の一例を示す流れ図である。図１５は、この実施例
における優先処理を実施した入力予約の一例を示す図で
ある。

【００５４】図１５を用いて、図１４の優先処理の手順
について説明を行う。Ｓ１〜Ｓ３までの処理は、上記実
施例４と同様であるため説明を省略する。図１５（Ａ）
のように入力予約を行った後、入力予約一覧画面３８上
でマウスの左ボタンをクリックし、図１２のオプション
メニューを表示させる（Ｓ２４）。次に、オプションメ
ニュー４４の優先ボタン４５をクリックする（Ｓ２
５）。この優先ボタンクリックによって優先したい入力
予約の選択が開始される。例えば、図１５（Ａ）にある
依頼票「Ａ０５１１００１」〜「Ａ０５１１００４」，
「Ｂ０５１１００２〜Ｂ０５１１００３」の入力予約を
優先する場合は、まず、依頼票「Ａ０５１１００１」の
データ上でマウス左ボタンをクリックする（Ｓ２６）。
次に、依頼票「Ａ０５１１００２」のデータ上で同じく
マウス左ボタンをクリックする。依頼票「Ａ０５１１０
０４」までこの動作を繰り返し、続いて依頼票「Ｂ０５
１１００２」，「Ｂ０５１１００３」のデータ上でもマ
ウス左ボタンをクリックする。優先したい入力予約の選
択が全て終了したら（Ｓ２７）、再度オプションメニュ
ー４４の優先ボタン４５をクリックし、優先したい入力
予約の選択が終了したことを優先処理手段に伝える（Ｓ
２８）。優先処理手段は、優先したい入力予約の選択が
終了したことを検知すると、図１５（Ｂ）のように、入
力予約データの表示順を変更する。この後は、上記実施
例１と同様に、Ｓ４以降の処理を行えば、文書及び属性
データの登録が行える。

【００５５】以上のように、この実施例では、複数件分
の優先したい入力予約の一括選択を可能にし、上記実施
例４よりも、さらに、優先処理手段を容易に行うことを
可能にしている。

【００５６】実施例６．この実施例では、入力予約を取
り消す手順について説明する。

【００５７】図１６は、この実施例における取消確認画
面の表示例を示す図である。図１６において、５１は取
消確認画面であり、５２は実行ボタン、５３は中止ボタ
ンである。５４は依頼票番号を表示し、５５は書類番号
を表示し、５６は頁数を表示する。

【００５８】上記実施例１のＳ１〜Ｓ３の処理を繰り返
し行い、例えば、ここでは、図１３（Ａ）のように入力
予約を行ったが、操作者の入力ミスで入力予定のない書
類番号「Ａ００３」の入力予約を行ってしまったものと
する。この入力予約を取り消す場合には、まず書類番号
「Ａ００３」のデータ上でマウス左ボタンをクリック
し、図１２のオプションメニューを表示する。次に、オ
プションメニュー４４の中の取消ボタン４６をクリック
すると、図１６の取消確認画面が表示される。取消確認
画面５１には書類番号「Ａ００３」の入力予約データが
表示される。操作者は表示されている内容の確認を行い
取り消しを行う場合には、実行ボタン５４をクリック
し、取り消しを行わない場合には、中止ボタン５３をク
リックする。実行ボタン５４をクリックすると入力予約
画面３８からは書類番号「Ａ００３」の予約データが消
える。以上の手順によって入力予約の取り消しを行うこ
とができる。

【００５９】実施例７．この実施例では、登録予約一覧
上に表示されている「文書入力待ち」、「属性入力待
ち」または、「自動登録待ち」状態の予約を取り消す手
順について説明する。

【００６０】図１７は、この実施例における登録予約一
覧上でのオプションメニューの表示例を示す図である。
図１７において、４８はオプションメニューであり、４
９は予約の取消指示を行うための取消ボタンであり、５
０はオプションメニューの表示を終了させる中止ボタン
である。図１８は、この実施例における取消確認画面の
表示例を示す図である。図１８において、５１は取消確
認画面であり、５２は取り消しを実行する実行ボタンで
あり、５３は取り消しを中止する中止ボタンである。５
４は取り消しを行う依頼票番号を表示し、５５は取り消
しを行う書類番号を表示する。

【００６１】上記実施例１のＳ４〜Ｓ１８までの実体入
力工程、及び、属性入力工程を行うことにより、例え
ば、図８のように登録予約一覧が表示される。この状態
で書類番号「Ａ００２」の登録予約を何らかの理由で取
り消したい場合、まず、書類番号「Ａ００２」のデータ
上でマウス左ボタンをクリックし、図１７のオプション
メニューを表示する。次に、オプションメニュー４８の
中の取消ボタン４９をクリックすると、図１８の取消確
認画面５１が表示される。操作者は取消確認画面５１に
表示されている依頼票番号５４及び書類番号５５の表示
内容が、指示した内容と等しければ実行ボタン５２をク
リックし、正しくない場合は中止ボタン５３をクリック
する。実行ボタン５２をクリックすると登録予約一覧画
面４１から書類番号「Ａ００２」のデータが消える。ま
た、この書類番号「Ａ００２」は、状況が「文書入力待
ち」であったため、入力予約一覧画面３８にも予約デー
タが表示されているので、入力予約一覧からも書類番号
「Ａ００２」の予約データが消える。上記手順によって
登録予約一覧上に表示されている登録予約のデータを取
り消すことができる。

【００６２】また、書類番号「Ａ００１」の登録予約を
取り消す場合は、書類番号「Ａ００２」の取消手順と同
様の手順で取り消すことができるが、書類番号「Ａ００
１」の状況は「属性入力待ち」になっているので、入力
予約一覧画面３８上にはこの予約データは表示されてい
ない。このため、取り消しを行うと登録予約一覧画面上
からその表示が消えるだけである。

【００６３】また、書類番号「Ａ００３」の登録予約を
取り消す場合も書類番号「Ａ００２」の取消手順と同様
の手順で取り消すことができる。この登録予約に対する
状況は「自動登録待ち」であるため、入力予約一覧画面
３８上にはこの入力予約は表示されていない。このた
め、登録予約一覧画面上から書類番号「Ａ００３」の登
録予約が消えるだけである。尚、登録予約の状況が「自
動登録待ち」であれば、登録はまだ開始されていない状
態である。もし、登録が開始されている状態である場合
はデータの信頼性を考え、取消処理は行うことができな
いようにしている。もし、登録実行中の登録予約を取り
消ししようとした場合には、「登録処理中のためこの書
類の取り消しは行えません。」というメッセージを表示
すれば、操作者は取り消しが行えないこと及びその理由
を知ることができる。

【００６４】以上のように、上記実施例６及び上記実施
例７では、入力予約の取消、及び、登録予約の取消を可
能にしているので、このデータ入力支援システムをより
使い易いものにしている。

【００６５】実施例８．この実施例は、サーバ・ステー
ション側の処理の負荷が大きくなった、あるいはサーバ
のデータバックアップなどのメンテナンス作業中などの
理由のために、一時的にデータベースへの登録処理を中
断する手順について説明する。

【００６６】図４の再開／中断ボタン４３の表示が「再
開」である場合は、登録手段９によって実体データ及び
属性データのデータベース３５への登録が可能である。
この状態で再開／中断ボタン４３をクリックすると、表
示が「中断」になり、再度、再開／中断ボタン４３がク
リックされるまでの間、登録スケジュール３４のスケジ
ューリングが中断され、登録処理を中断することができ
る。但し、属性データ入力、及び文書入力は入力ステー
ション側で行われるため、中断することはない。「中
断」はあくまでも、サーバ・ステーション側への登録処
理を中断するものである。尚、ある書類を自動登録して
いる途中で、再開／中断ボタン４３をクリックされても
安全のためにこの書類の登録処理が完全に終了するまで
は、登録処理は続けられる。そして、次の「自動登録待
ち」の書類から登録処理が中断される。

【００６７】以上のように、この実施例では、操作者の
ボタン操作によって任意のタイミングで登録処理を中
断、または、再開することができるので、ネットワーク
の使用頻度を考慮して、あるいはサーバの負荷を考慮し
てこのデータ入力支援システムを柔軟に運用できるよう
にしている。

【００６８】実施例９．この実施例は、入力データ支援
システムがネットワークで構成されていることを考慮し
て、自動的にネットワーク及び／又はサーバ・ステーシ
ョンの負荷を低くする場合について説明する。

【００６９】図１９は、この実施例における登録スケジ
ューリングを行うために参照するタイムテーブルを示す
図である。図１９は横軸として一日の時刻５７をＡＭ
７：００から１時間単位でＡＭ６：００まで表してい
る。５８は処理タイミングであり、各時刻５７における
登録処理手段を起動する間隔を秒で示している。

【００７０】例えば、予めサーバ・ステーション側にか
かる負荷が１日の時間帯毎にわかっているような場合に
は、登録を行う間隔をどのくらいに設定すれば負荷が下
げられるかシュミレーションを行い、その結果をもとに
処理タイミング５８に時間間隔を設定する。図１９の場
合は、就業開始時刻９：００：００〜就業終了時刻１
７：５９：５９までは負荷が大きいので４５秒間隔に登
録を行い、それ以外の時間帯は負荷が小さいので１５秒
間隔に登録を行うように設定してある。

【００７１】このようにタイムテーブルを設定すること
によって、ネットワーク及び／又はサーバ・ステーショ
ンの負荷が高い９：００：００〜１７：５９：５９まで
の時間帯は登録スケジュール手段３４は４５秒間隔にス
ケジューリングを行い、登録手段９は４５秒間隔に起動
され、実体データ、属性データをデータベース３５へ登
録する。上記以外の時間帯では登録スケジュール手段３
４は１５秒間隔でスケジューリングを行い、登録手段９
は１５秒間隔に起動され、実体データ、属性データをデ
ータベース３５へ格納する。

【００７２】以上のように、この実施例では、入力デー
タ支援システムがネットワークで構成されていてもネッ
トワーク／サーバ・ステーションにかかる負荷を極力小
さくするように上記のようなタイムテーブルに基づいて
登録スケジューリングを行うので、同じネットワーク上
に接続されている他のシステムに負荷をかけることなく
入力データ支援システムを構築できる。また、入力ステ
ーション側の入力予約手段、属性入力手段、実体入力手
段は、登録スケジュール手段とは独立して処理を行うこ
とができるので、操作者は入力予約及び属性入力、実体
入力の処理をネットワーク／サーバ・ステーションにな
んら影響を与えることなく行うことができる。

【００７３】実施例１０．上記実施例９では、１日を１
時間単位の２４コの時間帯に区切り、時間帯毎に登録の
処理タイミングを設定した。さらに、ネットワーク、あ
るいはサーバの負荷を下げるために、図２０に示すよう
に、時間帯の他に入力ステーション毎に登録の処理タイ
ミングを設定してもよい。

【００７４】複数の入力ステーションがサーバ・ステー
ションに接続されていても、登録スケジューリングを行
う処理タイミングを入力ステーション毎に設定すること
により、サーバ・ステーション側の負荷を上記実施例９
よりも小さくできる。また、入力ステーションに対応し
て登録処理に優先度をつけることができる。

【００７５】実施例１１．また、図２１に示すように時
間帯の他にカレンダー日付毎に登録の処理タイミングを
設定してもよい。

【００７６】この方法は、日にちや曜日によって、ネッ
トワークやサーバ・ステーションにかかる負荷が変化す
るようなシステムでは有効になる。

【００７７】以上のような、上記実施例９〜実施例１１
の方法に限らずシステムにかかる負荷の特性を予めシュ
ミレーションして、タイムテーブルを設定しておけば、
処理効率のよい、データ入力支援システムを得ることが
できる。

【００７８】実施例１２．また、上記実施例１〜実施例
１１では、文書をイメージ・スキャナ３にセットし、実
体入力手段によって実体データを読み込んでいた。しか
し、予め文書データを符号化し、これを格納したファイ
ルを準備しておき、これを読み込むようにしてもよい。
この場合、ファイルには書類番号及び頁数を情報として
持つようにする。

【００７９】実施例１３．また、上記実施例１〜実施例
１２では、文書を読み込んで実体データとしてデータベ
ースに登録していたが、文書に限らず、図面を読み込む
ようにしてもよい。この場合、画面は図２２のようにな
る。図２２において、６１は図面番号、６２は図面ボタ
ンであり、図面ボタン６２をクリックすることにより、
イメージ・スキャナ３より図面を読み込む。但し、図面
は１頁に１図とする。その他は図４と同様であり、処理
手順についても上記実施例１〜実施例１３と同様であ
る。

【００８０】

【発明の効果】第１の発明によれば、データベースに記
憶するデータの実体やデータの属性の準備状態にかかわ
らず、予め入力予約を行うことができ、予約毎にデータ
の実体及び属性のうち準備ができた方から先に入力を行
うことができる。このため、データの実体及び属性の両
方の準備完了を待つことなく、効率よく入力が行える効
果がある。

【００８１】第２の発明によれば、１つの表示画面を用
いて入力予約手段、実体入力手段、属性入力手段、登録
手段を実行する。このため、操作が容易になる。また、
処理の進行状況を１つの画面上で把握できるため、操作
者は次に行うべき処理を素早く判断できる効果がある。

【００８２】第３の発明によれば、入力予約手段によっ
て識別子が採番されるので、人手による採番ミスを防ぐ
ことができる効果がある。また、実体入力手段及び属性
入力手段は、上記識別子に対応してデータの実体と属性
を入力するので、操作者による識別子の入力ミスをなく
すことができる効果がある。また、登録手段は、データ
の実体と属性と上記識別子に対応づけて登録を行うの
で、この識別子によって操作者の介入なくデータの実体
と属性の対応登録が行える効果がある。

【００８３】第４の発明によれば、実体入力手段が予約
順に基づいてデータの実体を入力するので、操作者は予
約順に原稿をスキャナにセットし、入力指示を与えれば
希望する順番に入力される。このため、操作者は簡単な
操作で実体入力を行うことができる効果がある。

【００８４】第５の発明によれば、実体入力手段は予約
順に基づいて複数のデータの実体を入力するので、一回
の入力指示で複数分の実体入力が行える。このため、上
記第４の発明よりもさらに少ない指示を与えるだけで効
率よく実体入力を行うことができる効果がある。

【００８５】第６の発明によれば、一度予約した予約順
が優先処理手段によって変更可能であるため、入力予約
が柔軟になり、操作者は原稿の準備状況に応じて予約順
が変更でき、上記第４の発明よりもさらに操作効率を上
げる効果がある。

【００８６】第７の発明によれば、実体入力手段と属性
入力手段の実行順序は、任意であるため、データの実体
及び属性のいずれか準備が整った方から先に入力を行え
ばよく、操作効率を上げる効果がある。

【００８７】第８の発明によれば、登録手段は、データ
の実体及び属性の入力後であれば、いつでも実行可能で
あり、実体入力手段、及び属性入力手段とは独立して実
行される。このため、登録完了を待つことなく、次のデ
ータの実体及び属性を入力することができ、操作効率を
上げる効果がある。

【００８８】第９の発明によれば、ネットワークの負荷
を考慮して登録作業をスケジュールするので、全体シス
テムの負荷分散を図りながら登録作業を効率よく行える
効果がある。また、別のシステムが同一ネットワーク上
に接続されていても、データ入力支援システムが別のシ
ステムに対して負荷を与えることを極力防ぐことができ
る効果がある。

【００８９】第１０の発明によれば、サーバの負荷を考
慮して登録作業をスケジュールするので、全体システム
の負荷分散を図りながら登録作業を効率よく行える効果
がある。

【００９０】第１１の発明によれば、実体入力工程及び
属性入力工程は、入力予約工程後、任意の順序で実行可
能であるため、データの実体と属性のいずれか準備が整
った方から入力を行えばよい。また、実体入力工程及び
属性入力工程は、それぞれ独立して実行されるので、デ
ータの実体だけを、またはデータの属性だけを入力予約
順に従い、次々と入力することができる。このため、操
作効率を上げる効果がある。また、データの実体と属性
を対応づけてデータベースに登録するので、登録後は、
データの実体と属性を一括管理できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明におけるデータ入力支援システムのシ
ステム構成図。

【図２】この発明におけるシステムの流れ図。

【図３】この発明におけるデータ入力方法の概要図。

【図４】この発明の実施例１〜１２における画面の表示
例を示す図。

【図５】この発明の実施例１における入力予約から登録
完了までの手順を示す流れ図。

【図６】この発明の実施例１における入力予約一覧の一
例を示す図。

【図７】この発明の実施例１における依頼票番号の採番
規則を示す図。

【図８】この発明の実施例１における登録予約一覧の表
示例を示す図。

【図９】この発明の実施例１における登録完了一覧の表
示例を示す図。

【図１０】この発明の実施例１におけるフロッピー・デ
ィスクに作成する属性データの項目例を示す図。

【図１１】この発明の実施例４における優先処理の手順
の一例を示す流れ図。

【図１２】この発明の実施例４における入力予約一覧上
でのオプションメニューの表示例を示す図。

【図１３】この発明の実施例４における優先処理を実施
した入力予約の一例を示す図。

【図１４】この発明の実施例５における優先処理の手順
の一例を示す流れ図。

【図１５】この発明の実施例５における優先処理を実施
した入力予約の一例を示す図。

【図１６】この発明の実施例６における取消確認画面の
表示例を示す図。

【図１７】この発明の実施例７における登録予約一覧上
でのオプションメニューの表示例を示す図。

【図１８】この発明の実施例７における取消確認画面の
表示例を示す図。

【図１９】この発明の実施例９における登録スケジュー
リングのために参照するタイムテーブルを示す図。

【図２０】この発明の実施例１０における登録スケジュ
ーリングのために参照するタイムテーブルを示す図。

【図２１】この発明の実施例１１における登録スケジュ
ーリングのために参照するタイムテーブルを示す図。

【図２２】この発明の実施例１３における図面を登録す
る場合の画面の表示例を示す図。

【図２３】従来例１における電子ファイリングシステム
の一括登録方式の一実施例を示す図。

【図２４】従来例２における画像情報記憶検索装置のブ
ロック図。

【図２５】従来例２における画像情報の登録手順を示す
流れ図。

【符号の説明】

１入力ステーション２入出力画面３イメージ・スキャナ４入力手段５入力予約手段６属性入力手段７実体入力手段８一時保管庫９登録手段１０電子ファイリング装置１１制御装置１２キーボード１３ＯＣＲバーコードリーダ１４光ディスク装置１５画面読取装置１６ＣＲＴディスプレイ装置２０外部コンピュータ２１制御装置２２記憶装置３０システム支援機能３１サーバ・ステーション３２履歴画面３３システム支援機能３４登録スケジュール手段３５データベース３６書類番号３７頁数３８入力予約一覧画面３９文書ボタン４０属性ボタン４１登録予約一覧画面４２登録完了一覧画面４３再開／中断ボタン４４オプションメニュー（入力予約一覧）４５優先ボタン４６取消ボタン４７中止ボタン４８オプションメニュー（登録予約一覧）４９取消ボタン５０中止ボタン５１取消確認画面５２実行ボタン５３中止ボタン５４依頼票番号５５書類番号５６頁数５７時刻５８処理タイミング５９入力ステーションＮｏ６０カレンダー日付６１図面番号６２図面ボタン

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】以下の要素を有するデータ入力支援シス
テム（ａ）データの入力を予約する入力予約手段、（ｂ）上記入力予約手段により予約されたデータの実体
を入力する実体入力手段、（ｃ）上記入力予約手段により予約されたデータの属性
を入力する属性入力手段、（ｄ）上記属性入力手段により入力された属性と、上記
実体入力手段により入力された実体を登録する登録手
段、（ｅ）上記登録手段により登録される属性と実体を記憶
するデータベース。
【請求項２】上記データ入力支援システムは、表示画
面を有する入力ステーションを備え、上記入力予約手
段、実体入力手段、属性入力手段、登録手段の実行を１
つの表示画面を用いて実行することを特徴とする請求項
１記載のデータ入力支援システム。
【請求項３】上記入力予約手段は、入力された予約に
対応して識別子を割り当て、上記実体入力手段と属性入
力手段は、上記入力予約手段により入力された識別子に
対応してそれぞれ実体と属性を入力するとともに、上記登録手段は、上記入力予約手段により入力された識
別子に基づいて、上記実体入力手段と属性入力手段によ
りそれぞれ入力された実体と属性を対応づけて登録する
ことを特徴とする請求項１記載のデータ入力支援システ
ム。
【請求項４】上記入力予約手段は、入力された順番に
基づいて予約順を記憶するとともに、上記実体入力手段は、上記予約順に基づいて実体を入力
することを特徴とする請求項１記載のデータ入力支援シ
ステム。
【請求項５】上記実体入力手段は、複数の実体を予約
順に連続して入力することを特徴とする請求項４記載の
データ入力支援システム。
【請求項６】上記入力予約手段は、さらに、予約順を
変更する優先処理手段を備えたことを特徴とする請求項
４記載のデータ入力支援システム。
【請求項７】上記データ入力支援システムは、上記実
体入力手段と属性入力手段とを非同期に実行することを
特徴とする請求項１記載のデータ入力支援システム。
【請求項８】上記データ入力支援システムは、上記登
録手段を上記実体入力手段と属性入力手段の実行後、任
意の時点で実行することを特徴とする請求項１記載のデ
ータ入力支援システム。
【請求項９】上記データ入力支援システムは、上記入
力予約手段と実体入力手段と属性入力手段と登録手段を
実行する入力ステーションと、上記データベースを有す
るサーバと、上記入力ステーションとサーバを接続する
ネットワークを備え、上記サーバは、ネットワークの負
荷に応じて登録作業をスケジュールする登録スケジュー
ル手段を備えたことを特徴とする請求項１記載のデータ
入力支援システム。
【請求項１０】上記データ入力支援システムは、上記
入力予約手段と実体入力手段と属性入力手段と登録手段
を実行する入力ステーションと、上記データベースを有
するサーバと、上記入力ステーションとサーバを接続す
るネットワークを備え、上記サーバは、サーバの負荷に
応じて登録作業をスケジュールする登録スケジュール手
段を備えたことを特徴とする請求項１記載のデータ入力
支援システム。
【請求項１１】以下の工程を有するデータ入力方法（ａ）データの入力を予約する入力予約工程、（ｂ）上記入力予約工程の実行後、予約されたデータの
実体を入力する実体入力工程、（ｃ）上記入力予約工程の実行後、上記実体入力工程に
よる実体入力とは非同期に、予約されたデータの属性を
入力する属性入力工程、（ｄ）上記実体入力工程及び属性入力工程の実行後、入
力された実体と属性を対応づけてデータベースに登録す
る登録工程。