JPH07111722B2 - 会議日程調整装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は会社や一般事務所に存在するグループにおい
て、グループ間の業務調整を行なうための会議日程を調
整する電子会議予約システムにおいて、グループの会議
参加条件を含む会議日程の調整に適した会議日程調整装
置に関するものである。

従来の技術 従来の会議の計画方向としては、特開平１−206459号公
報に示されている。

第９図は従来の会議の計画システムの会議日程を決定す
るまでの流れを示すブロック図を示すものであり、90は
個人日程情報を管理する個人日程情報データベースであ
り、91は参加予定者の日程情報を前記個人日程情報デー
タベース90から検索する日程情報検索部である。92は日
程情報検索部91で得られた個人日程情報が会議日程条件
に許容されるかどうかを判断し許容する日程があるとき
会議日程の候補リストを作成する日程条件判断部であ
る。93は日程条件判断部92の判断した結果として許容す
る日程がなかったときに行こなわれる処理で会議日程条
件を変更するパラメータにより会議日程を求める処理を
行なう会議日程条件変更処理部であり、94は会議日程条
件の変更により求められた会議日程候補リストを作成す
る会議日程作成部である。95は会議日程の候補リストを
表示し、会議日程の選択を促す会議日程制御部である。

以上のように構成された従来の会議日程の計画方法にお
いては、会議参加対象者全員の個人日程情報を検索し、
日程条件に許容する会議日程が存在するかを判断し、日
程条件を許容するデータがあるとき会議日程候補リスト
を作成し、日程条件を許容するデータがないとき日程条
件を変更パラメータをもとに日程条件を変更して会議日
程候補リストを作成し、前記会議日程候補リストを表示
し、会議日程の選択を促すことにより会議日程の決定を
容易にする。

発明が解決しようとする課題 しかしながら上記のような構成では、会議日程調整の対
象を会議参加予定者個人とするため、グループ内に存在
するグループ特有の日程調整条件を加えた日程調整がで
きないという問題を有していた。

本発明はかかる点に鑑み、グループ毎に特有の会議参加
条件を設定し、予め会議参加許可リストをもとにグルー
プ内で個人日程情報の日程調整を行ない、グループ日程
情報を作成することにより、グループ特有の代理人の調
整を加えた会議日程候補リスト作成し、グループ間の会
議日程の決定を容易にする会議日程調整装置を提供する
ことを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は、以上の目的を達成するために、会議開催パラ
メータとグループ単位に個人日程情報データベースとグ
ループ特有の会議参加者リストとグループ日程情報制御
部と、グループ日程情報データベースと、グループ日程
情報検索部と、会議日程制御部とを備えた会議日程調整
装置である。

作用 本発明は前記した構成により、会議日程決定者が複数グ
ループの参加を要する会議の日程調整をするとき、予め
グループ毎に会議参加条件を会議参加者リストにもち、
会議日程決定者が会議開催パラメータを作成して本シス
テムに与えるとグループ日程情報制御部がグループ毎に
会議参加者リストを参照して優先順位の高いものから順
次個人日程情報データベースから個人日程情報を検索し
て開催日程候補のグループ日程情報を変更してグループ
毎に日程調整したグループ日程情報を作成し、会議日程
制御部が会議に参加要請した全てのグループのグループ
日程情報を日程情報検索部から得て、全てのグループの
参加可能な開催日時をもとに会議日程候補リストを作成
し、操作卓に会議日程候補リストを表示する。

実 施 例 以下、本発明の会議日程調整装置の一実施例を図面を用
いて説明する。

第１図は本発明の一実施例における会議日程調整装置の
構成図である。第１図において、11は会議が設定され得
る時間帯に対してグループを構成するメンバの予定を示
す個人日程情報であり特定の会議時間が設定されたとき
会議に参加可能不可能を示すものであり、グループ毎に
管理する個人日程情報DBである。

12は会議の開催日時の候補となる１つ以上の会議候補日
時と会議時間と会議に出席予定のグループを表すグルー
プ識別子をもつ会議開催パラメータである。

13は会議に参加すべき代表者とその代理人というような
参加対象者の識別子と参加すべき優先順位を示す順位パ
ラメータを１対として管理する会議参加者許可リストで
ある。

15は会議開催パラメータ12の会議の開催日時の候補の会
議候補日時と会議時間に許容される基本時間単位にグル
ープを構成するメンバうちの誰かが会議に参加できるか
を示すグループ毎の会議参加情報と会議に参加できるメ
ンバの順位パラメータを同時にもったグループ日程情報
をグループ間に共通に管理するグループ日程情報DBであ
る。14はグループ間の会議日程調整が要求されたとき起
動し、会議開催パラメータ12と会議参加者許可リスト13
のデータからグループを特定し、各グループ毎に個人日
程情報データ情報を取り出し、会議開催パラメータ12と
照合してそれぞれのグループ日程情報を作成し、グルー
プ日程情報データベース15に登録するグループ日程情報
制御部である。

16はグループ日程情報制御部14がグループ日程情報を作
成しグループ日程情報DB15に登録した後に起動され、グ
ループ日程情報DB15からグループ日程情報を検索する。

18は会議開催パラメータ12に許容される会議の開催日程
を決定するために会議開催候補リストを表示する操作卓
である。18としては例えばキャラクタディスプレイが用
いられる。

17は日程情報検索部16がグループ日程情報が起動した後
に、日程情報検索部16が検索した１つ以上のグループ日
程情報を比較し、共通に会議参加情報が可能となる会議
開催候補日程を求め、会議開催候補日程に対応するグル
ープ日程情報の順位パラメータの総計によりソートして
会議開催候補リストを作成し、前記会議開催候補リスト
を操作卓18に表示する。

以上のように構成された本実施例のグループ日程情報制
御部14について以下に第２図の流れ図をもとにその動作
を説明する。

（201）第５図に示す会議開催パラメータ12を入力し、
基本時間毎に会議候補日時をもつ会議候補日時リストと
会議出席予定グループリストを作成する。（202）へ行
く。

（202）会議出席予定グループリストから先頭のグルー
プ識別子を求める。

（203）へ行く。

（203）グループ日程情報は第７図に示されるように基
本時間に分割し、会議時間の中間を示す基本時間毎に会
議参加情報と順位パラメータをもち、会議の開催対象と
なる時間帯の基本時間の会議参加情報を不可能を示す０
にする。

例えば、３月７日10:00から12:00までの２時間の会議に
参加不可能であれば３月７日の11:00を表す基本時間に
対応する会議参加情報は不可能を示す０であり、優先順
位の１番の会議参加者が会議参加可能であれば会議参加
可能を示す０以外ということで１に優先順位１番を示す
１とを乗算した結果の１が設定される。（24）へ行く。

（204）グループ毎の第６図に示す会議参加者許可リス
ト13を入力する。（205）へ行く。

（205）会議参加者許可リストから先頭の参加候補者識
別子を求める。

（206）へ行く。

（206）グループ毎の個人日程情報データベース11から
参加候補者識別子に一致する個人日程情報を検索する。
（207）へ行く。

（207）会議候補日時リストから先頭の会議候補日時を
求める。

（208）へ行く。

（208）（207）で求められた会議候補日時と会議時間に
対応する（206）で求めた個人日程情報の会議参加情報
を比較し、出席可能であることを判断する。例えば、会
議日程候補が３月７日9:00から２時間と個人日程情報が
３月７日10:00から12:00までミーティングという情報の
場合、時間に重複があるので出席不可能とし、（211）
へ行く。もし、個人日程情報が３月７日11:00以前に会
議参加情報が不可能である情報がない場合、時間に重複
がないので出席可能とし、（209）へ行く。

（209）（207）で求められた会議候補日時と会議時間に
対応するグループ日程情報の会議参加情報を比較し、出
席不可能であることを判断する。例えば、会議日程候補
が３月７日13:00から２時間であるとき、グループ日程
情報の会議参加情報の時間帯の14:00に対応する会議参
加情報が０かどうかを判断し、０であれば（210）へ行
く。もし、０でなければ（211）へ行く。

（210）（207）で求められた会議候補日時と会議時間に
対応するグループ日程情報の会議参加情報を会議参加可
能にし、前記順位パラメータを示す情報を同時に設定す
る。例えば、会議日程候補が３月７日13:00から２時間
のとき、グループ日程情報の会議参加情報の時間帯の1
4:00に対応する会議参加可能を示す０以外ということで
１にし、順位パラメータが優先順位２番を示す２と乗算
した結果の２が設定される。（211）へ行く。

（211）前記会議候補日時リストから次の会議候補日時
を求める。会議候補日時があるとき、（208）へ行く。
会議候補がないとき、（212）へ行く。（212）前記会議
参加者許可リストから次の参加候補者識別子を求める。
前記参加候補者識別子があるとき、（206）へ行く。前
記参加候補者識別子がないとき、（213）へ行く。

（213）前記グループ日程情報をグループ日程情報DB15
に登録する。

（214）へ行く。

（214）前記会議出席予定グループリストから次のグル
ープ識別子を求める。

前記グループ識別子があるとき、（203）へ行く。前記
グループ識別子がないとき、（215）へ行く。

（215）グループ日程情報制御部14の処理を終了する。

次に本実施例の会議日程制御部17について、以下に第３
図の流れ図をもとにその動作を説明する。

（301）日程情報検索部16が検索したグループ日程情報
を入力しグループ日程情報レコードを作成する。（30
2）へ行く。

（302）（301）で作成したグループ日程情報レコードか
ら先頭のグループ日程情報を求める。（303）へ行く。

（303）（302）で求めたグループ日程情報から会議参加
情報が会議参加可能な会議候補日時と順位パラメータを
求める。会議日程候補リストの開催候補日時と総計順位
パラメータに前記グループ日程情報から求めた会議候補
日時と順位パラメータをそれぞれ代入する。（304）に
行く。

（304）（303）で代入した会議候補リストの先頭の開催
候補日時を求める。開催候補日時があれば、（305）に
行く。開催候補日時がなければ、（311）に行く。

（305）（301）を作成したグループ日程情報レコードか
ら次のグループ日程情報を求める。

グループ日程情報があれば、（306）に行く。グループ
日程情報がなければ（310）へ行く。

（306）会議日程候補リストのそれぞれの開催候補日時
に対し、（305）で求めたグループ日程情報の会議候補
日時の会議参加情報を照合し、会議参加可能ならば（30
7）へ行く。会議参加不可能ならば、（308）へ行く。

（307）会議候補リストの総計順位パラメータに（306）
で照合したグループ日程情報の順位パラメータを加算
し、総計順位パラメータに代入する。（309）へ行く。

（308）会議日程候補リストから（306）で照合した開催
候補日時と総計順位パラメータのデータを削除する。
（309）へ行く。

（309）（307）で総計順位パラメータの変更、また（30
8）でデータを削除された会議日程候補リストから開催
候補日時を求める。開催候補日時があれば、（305）に
行く。開催候補日時がなければ、（310）に行く。

（310）前記会議日程候補リストを総計順位パラメータ
の値によりソートする。（311）に行く。（311）前記会
議日程候補リストを操作卓に表示する。（312）へ行
く。

（312）会議日程制御部17の処理を終了する。

第４図は個人日程情報データベースの詳細内容を表す。

第５図は会議開催パラメータと会議開催条件テーブルの
詳細内容を表す。

第６図は会議参加者許可リストの詳細内容を表す。

第７図はグループ日程情報とグループ日程情報DBの詳細
内容を表す。

第８図は操作卓に表示される会議候補リストを表す。

以上のように本実施例によれば、会議参加者許可リスト
を基に、グループ単位に管理した個人日程情報からグル
ープ内で調整したグループ日程情報を作成し、会議開催
パラメータにあるグループのグループ日程情報を検索
し、会議日程候補リストを作成することにより、グルー
プ特有の条件を加えた会議日程候補リストを作成するこ
とができる。

なお、本実施例において、会議開催パラメータを一つだ
けの例にしたが、会議候補日時および会議時間およびグ
ループ識別子の内容を変えた会議開催パラメータを複数
作成することにより従来例の条件を変えて会議日程を調
整する機能は満足される。

また、順位情報を個人の予定の優先順位としてグループ
内で日程調整が可能なレベルを表わすものとし、会議日
程候補リストに個人識別子を与えてもグループ内で時間
調整可能な時間を会議日程調整に加えることができ、本
実施例と同等の効果が得られる。

発明の効果 以上説明したように、本発明によれば、グループ間の会
議日程を決定するとき、代理参加を認めるなどグループ
内で調整して会議の開催日程候補を増やすことができる
ため、会議日程作成者の都合に合わせた会議日程を選択
し易くし、また、グループ内での会議参加日程の作成と
グループ間の日程調整を分散環境で処理できるため、特
に、複数の日程条件で同時に会議日程調整を行う際に
は、高速に処理でき、その実用的効果は大きい。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例における会議日程調整装置の
構成図、第２図は本発明の一実施例におけるグループ日
程情報制御部の流れ図、第３図は本発明の一実施例にお
ける会議日程制御部の流れ図、第４図は個人日程情報デ
ータベースの詳細内容を表す図、第５図は会議開催パラ
メータと会議開催条件テーブルの詳細内容を表す図、第
６図は会議参加者許可リストの詳細内容を表す図、第７
図はグループ日程情報とグループ日程情報DBの詳細内容
を表す図、第８図は操作卓に表示される会議候補リスト
を表す図、第９図は従来の会議日程調整装置の構成図で
ある。 11……個人日程情報データベース、12……会議開催パラ
メータ、13……会議参加者許可リスト、14……グループ
日程情報制御部、15……グループ日程情報データベー
ス、16……日程情報検索部、17……会議日程制御部、18
……操作卓。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】会議の開催日時の候補となる１つ以上の開
   催候補時間帯および会議時間および前記会議に参加を求
   めるグループを識別するグループ識別子を有する会議開
   催パラメータと、 グループ毎にグループに所属する個人毎の日程情報を管
   理する個人日程情報データベースと、 前記グループ毎に前記会議の参加候補者を識別する個人
   識別子および前記参加候補者の会議参加の優先順位を示
   す順位情報を１対とした参加者順位パラメータを一対以
   上管理する会議参加者許可リストと、 前記会議開僅パラメータのグループ識別子により識別す
   るグループ毎に前記会議開催パラメータの開催候補時間
   帯に対し、前記会議参加情報および前記順位情報を表す
   グループ参加パラメータからなるグループ日程情報を前
   記グループ識別子により識別してグループ間に共通に管
   理するグループ日程情報データベースと、 前記会議開催パラメータのグループ識別子により識別す
   るグループ毎に、前記会議参加者許可リストの優先順位
   の高い参加候補者識別子から順に、前記個人日程情報デ
   ータベースから個人日程情報を検索し、開催候補時間帯
   に対して会議に参加可能な時間帯を検出し、前記グルー
   プ日程情報を会議参加可能情報を会議参加可能に変更す
   ると同時に順位情報を更新し、前記会議参加者許可リス
   トの前記個人識別子の数だけ繰り返して、グループの会
   議参加可能状態を示す前記グループ日程情報を作成し、
   前記グループ日程情報を前記グループ日程情報データベ
   ースに登録するグループ日程情報制御部と、 前記会議開催パラメータのグループ識別子に一致するグ
   ループ日程情報を前記グループ日程情報データベースか
   ら検索する日程情報検索部と、 前記会議の開催日時を選択するための開催候補日時と前
   記会議への参加候補者の優先順位を表す総計順位からな
   る会議日程候補リストを表示する操作卓と、 前記日程情報検索部が検索した前記グループ日程情報か
   ら全てのグループが会議参加状態である前記会議の前記
   開催候補日時を比較検証して抽出し、前記開催候補日時
   に対応するグループ日程情報の順位情報を総計して前記
   総計順位を作成し、前記会議日程候補リストを作成し、
   前記操作卓に前記会議日程候補リストを表示する会議日
   程制御部と、 を備えたことを特徴とする会議日程調整装置。