JPH03296165A - 会議日程調整装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は会社や一般事務所に存在するグループにおいて
、グループ間の業務調整を行なうための会議日程を調整
する電子会議予約システムにおいて、グループの会議参
加条件を含む会議日程の調整に適した会議日程調整装置
に関するものである。

従来の技術 従来の会議の計画方法として（よ　特開平１−２０６４
５９号公報に示されている。

第９図は従来の会議の計画システムの会議日程を決定す
るまでの流れを示すブロック図を示すものであり、　９
０は個人日程情報を管理する個人日程情報データベース
であり、　９１は参加予定者の日程情報を前記個人日程
情報データベース９０から検索する日程情報検索部であ
る。９２は日程情報検索部９１で得られた個人日程情報
が会議日程条件に許容されるかどうかを判断し許容する
日程があるとき会議日程の候補リストを作成する日程条
件判断部である。９３は日程条件判断部９２の判断した
結果として許容する日程がなかったときに行こなわれる
処理で会議日程条件を変更するパラメータにより会議日
程を求める処理を行なう会議日程条件変更処理部であり
、　９４は会議日程条件の変更により求められた会議日
程候補リストを作成する会議日程作成部である。９５は
会議日程の候補リストを表示し　会議日程の選択を促す
会議日程制御部である。

以上のように構成された従来の会議日程の計画方法にお
いて（よ　会議参加対象者全員の個人日程情報を検索し
　日程条件に許容する会議日程が存在するかを・判断し
　日程条件を許容するデータがあるとき会議日程候補リ
ストを作成し　日程条件を許容するデータがないとき日
程条件を変更パラメータをもとに日程条件を変更して会
議日程候補リストを作成し　前記会議日程候補リストを
表示し　会議日程の選択を促すことにより会議日程の決
定を容易にする。

発明が解決しようとする課題 しかしながら上記のような構成で（よ　会議日程調整の
対象を会議参加予定者個人とするたべ　グループ内に存
在するグループ特有の日程調整条件を加えた日程調整が
できないという問題を有してい九 本発明はかかる点に鑑へ　グループ毎に特有の会議参加
条件を設定し　予め会議参加許可リストをもとにグルー
プ内で個人日程情報の日程調整を行なし＼　グループ日
程情報を作成することにより、グループ特有の代理人の
調整を加えた会議日程候補リスト作成し　グループ間の
会議日程の決定を容易にする会議日程調整装置を提供す
ることを目的とする。

課題を解決するための手段 本発明は　以上の目的を達成するために　会議開催パラ
メータとグループ単位に個人日程情報データベースと個
人日程情報検索部とグループ特有の会議参加者リストと
グループ日程情報制御部と、グループ日程情報データベ
ースと、グループ日程情報検索部と、会議日程制御部と
を備えた会議日程調整装置である。

作　　　用 本発明は前記した構成により、会議日程決定者が複数グ
ループの参加を要する会議の日程調整をするとき、予め
グループ毎に会議参加条件により日程調整したグループ
日程情報から会議日程候補リストを作成するた八　会議
参加予定者個人の日程情報から作成する会議日程候補リ
ストより会議の参加代表者以外の代理人を設定できるこ
とから候補内容が充実するた八　会議日程を容易に決定
することが可能になる。

実施例 以下、本発明の会議日程調整装置の一実施例を図面を用
いて説明する。

第１図は本発明の一実施例における会議日程調整装置の
構成図である。第１図において、　１１は会議が設定さ
れ得る時間帯に対してグループを構成するメンバの予定
を示す個人日程情報であり特定の会議時間が設定された
とき会議に参加可能不可能を示すものであり、グループ
毎に管理する個人日程情報ＤＢである。

１２は会議の開催日時の候補となる１つ以上の会議候補
日時と会議時間と会議に出席予定のグループを表すグル
ープ識別子をもつ会議開催パラメータである。

１３は会議に参加すべき代表者とその代理人というよう
な参加対象者の識別子と参加すべき優先順位を示す順位
パラメータを１対として管理する会議参加者許可リスト
である。

１５は会議開催パラメータ１２の会議の開催日時の候補
の会議候補日時と会議時間に許容される基本時間単位に
グループを構成するメンバうちの誰かが会議に参加でき
るかを示すグループ毎の会議参加情報と会議に参加でき
るメンバの順位パラメータを同時にもったグループ日程
情報をグループ間に共通に管理するグループ日程情報Ｄ
Ｂである。

１４はグループ間の会議日程調整が要求されたとき起動
し　会議開催パラメータ１２と会議参加者許可リスト１
３のデータからグループを特定し各グループ毎に個人日
程情報データ情報を取り出し　会議開催パラメータ１２
と照合してそれぞれのグループ日程情報を作成し　グル
ープ日程情報データベース１５に登録するグループ日程
情報制御部である。

１６はグループ日程情報制御部１４がグループ日程情報
を作成しグループ日程情報ＤＢ１５に登録した後に起動
され　グループ日程情報ＤＢ１５からグループ日程情報
を検索する。

１８は会議開催パラメータ１２に許容される会議の開催
日程を決定するために会議開催候補リストを表示する操
作卓である。　１８としては例えばキャラクタデイスプ
レィが用いられる。

１７は町、程情報検索部１６がグループ日程情報が起動
した後置　日程情報検索部１６が検索した１つ以上のグ
ループ日程情報を比較し　共通に会議参加情報が可能と
なる会議開催候補日程を求へ会議開催候補日程に対応す
るグループ日程情報の順位パラメータの総計によりソー
トシて会議開催候補リストを作成し　前記会議開催候補
リストを操作卓１８に表示する。

第２図はグループ日程情報制御部の流れを表すブロック
図である。

（２０１）会議開催パラメータの人力し基本時間毎に会
議候補日時をもつ会議候補日時リストと会議出席予定グ
ループリストを作成する。　（２０２）へ行く。

（２０２）会議出席予定グループリストから先頭のグル
ープ識別子を求める。

（２０３）へ行く。

一〇− １〇− （２０３）グループ日程情報は第７図に示されるように
基本時間に分割し　会議時間の中間を示す基本時間毎に
会議参加情報と順位パラメータをもち、会議の開催対象
となる時間帯の基本時間の会議参加情報を不可能を示す
０にする。

例え（渋　３月７日１０：００から１２：００までの２
時間の会議に参加不可能であれば３月７日の１１：００
を表す基本時間に対応する会議参加情報は不可能を示す
０であり、優先順位の１番の会議参加者が会議参加可能
であれば会議参加可能を示す０以外ということで１に優
先順位１番を示す１とを乗算した結果の１が設定される
。　（２０４）へ行く。

（２０４）グループ毎の会議参加者許可リストを人力す
る。　（２０５）へ行く。

（２０５）会議参加者許可リストから先頭の参加候補者
識別子を求める。

（２０６）へ行く。

（２０６）グループ毎の個人日程情報データベースから
参加候補者識別子に一致する個人日程情報を検索する。

　（２０７）へ行く。

（２０７）会議候補日時リストから先頭の会議候補日時
を求める。

（２０ｇ）へ行く。

（２ｏ　ｇ）　　（２０？）で求められた会議候補日時
と会議時間に対応する個人日程情報の会議参加情報を比
較し　出席可能であることを判断する。

例え（ｆ、、会議日程候補が３月７日９：　００から２
時間と個人日程情報が３月７日１０：００から１２：　
００までミーティングという情報の場合、時間に重複が
あるので出席不可能とＬ　　（２１２）へ行く。もし　
個人日程情報が３月７日１に〇〇以前に会議参加情報が
不可能である情報がない場合、時間に重複がないので出
席可能とＬ−（２０９）へ行く。

（２０９）　　（２０７）で求められた会議候補日時と
会議時間に対応するグループ日程情報の会議参加情報を
比較し　出席不可能であるこ七を判断する。例えば 会議日程候補が３月７日１３：００から２時間で１ ２− あるとき、グループ日程情報の会議参加情報の時間帯の
１４：００に対応する会議参加情報が０かどうかを判断
ＬＯであれば（２１０）へ行く。

もｌ−０でなければ（２１１）へ行く。

（２１０）　　（２０７）で求められた会議候補日時々
会議時間に対応するグループ日程情報の会議参加情報を
会議参加可能にし　前記順位パラメータを示す情報を同
時に設定する。例えは　会議日程候補が３月７日１３：
００から２時間のとき、グループ日程情報の会議参加情
報の時間帯の１４００に対応するを会議参加可能を示す
ＯＪＪ、外ということで１にし　順位パラメータが優先
順位２番を示す２と乗算した結果の１が設定される。　
（２］】）へ行く。

（２１１）前記会議候補日時リストから次の会議候補日
時を求める。会議候補日時があるとき、（２０８）へ行
く。会議候補がないとき、　（２１２）へ行く。

（２１２）前記会議参加者許可リストから次の参加候補
者識別子を求める。前記参加候補者識別子があるとき、
　（２０６）へ行く。前記参加候補者識別子がないとき
、　（２１３）へ行く。

（２１３）前記グループ日程情報をグループ日程情報Ｄ
Ｂ、に登録する。

（２１４）へ行く。

（２１４）前記会議出席予定グループリストから次のグ
ループ識別子を求める。

前記グループ識別子があるとき、　（２０３）へ行く。

前記グループ識別子がないとき、　（２１５）へ行く。

（２１５）グループ日程情報制御部の処理を終了する。

第３図は会議日程制御部の流れを表ずブロック図である
。

（３０１）日程情報検索部が検索したグループ日程情報
を入力しグループ日程情報レコードを作成する。　（３
０２）へ行く。

（３０２）前記グループ日程情報レコードから先頭のグ
ループ日程情報を求める。　（３０３）へ３ ４ 行く。

（３０３）前記グループ日程情報から会議参加情報が会
議参加可能な会議候補日時と順位パラメータを求める。

会議日程候補リストの会議候補日時と総計順位パラメー
タに前記グループ日程情報から求めた会議候補日時と順
位パラメータをそれぞれ代入する。　（３０４）に行く
。

（３０４）前記会議候補リストの先頭の会議候補日時を
求める。会議参加可能な会議候補日時があれＥ（３０５
）に行く。会議参加可能な会議候補日時がなけれ＋；Ｕ
（３１１）に行く。

（３０５）前記グループ日程情報レコードから次のグル
ープ日程情報を求める。

前記グループ日程情報があれ＋１（３０６）に行く。前
記グループ日程情報がなけれハ０へ行く。

（３０６）前記グループ日程情報の前記会議候補日時の
会議参加情報が会議参加可能ならば　（３０７）へ行く
。前記会議候補日時の会議参加情報が会議参加不可能な
ら＋１（３０８）へ行く。

（３０７）前記会議候補リストの総計順位パラメータに
前記グループ日程情報の順位パラメータを加算し　総計
順位パラメータに代入する。　（３０９）へ行く。

（３０８）前記会議日程候補リストから前記会議候補日
時と総計順位パラメータのデータを削除する。　（３０
９）へ行く。

（３０９）前記会議日程候補リストの次の会議候補日時
を求める。会議参加可能な会議候補日時があれば　（３
０５）に行く。会議参加可能な会議候補日時がなけれ＋
１（３１０）に行く。

（３１０）前記会議日程候補リストの総計順位パラメー
タの値によりソートする。　（３１１）に行く。

（３１１）前記会議日程候補リストを操作卓に表示する
。　（３１２）へ行く。

（３１２）会議日程制御部を終了する。

第４図は個人日程情報データベースの詳細内容を表す。

５− ６− 第５図は会議開催パラメータと会議開催条件テブルの詳
細内容を表す。

第６図は会議参加者許可リストの詳細内容を表机 第７図はグループ日程情報とグループ日程情報ＤＢの詳
細内容を表す。

第８図は操作卓に表示される会議候補リストを表′？ｌ
− 以上のように本実施例によれば　グループ会議参加テー
ブルによりグループ単位に管理した個人日程情報をグル
ープ内で調整したグループ日程情報を作成し　会議参加
者許可リストに許容されるグループ日程情報を検索し会
議日程候補リストを作成することにより、個人日程情報
を直接検索し会議日程候補リストを作成するまでの時間
を増加させることなく、グループ特有の条件を加えた会
議日程候補リストを作成することにより日程調整決定の
質を高めることができる。

な杖　本実施例において、会議開催パラメータを一つだ
けの例にした力（変更可能な会議候補日時および会議時
間およびグループ識別子の内容を変えた会議開催パラメ
ータを作成することにより前記の従、来例の機能は満足
され　予めグループ内で基本時間単位に日程調整をされ
ることとしてもよい。

発明の詳細 な説明したように　本発明によれ（渋　グループ間の会
議日程を決定するとき、 グループ特有の日程条件を分散環境で前処理することに
より、会議日程作成者の会議日程候補リストを増やし　
決定までの効率を同等以上にすることができ、その実用
的効果は太きい。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例における会議日程調整装置の
構成文　第２図は本発明の一実施例におけるグループ日
程情報制御部の流れ医　第３図は本発明の一実施例にお
ける会議日程制御部の流れは　第４図は個人日程情報デ
ータベースの詳細内容を表す巨　第５図は会議開催パラ
メータと会議７ ８ 開催条件テーブルの詳細内容を表す医　第６図は会議参
加者許可リストの詳細内容を表す諷　第７図はグループ
日程情報とグループ日程情報ＤＢの詳細内容を表す阻　
第８図は操作卓に表示される会議候補リストを表す諷　
第９図は従来の会議日程調整装置の構成図である。 １・・・個人日程情報データベー人 ２・・・会議開催パラメー久 ３・・・会議参加者許可リスト、 ４・・・グループ日程情報制御毘 ５・・・グループ日程情報データベース、６・・・日程
情報検索肌　１７・・・会議日程制御皿８・・・操作成

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 　会議の開催日時の候補となる１つ以上の会議候補日時
   および会議時間および前記会議に出席予定のグループを
   識別するグループ識別子を有する会議開催パラメータと
   、グループ毎にグループに所属する個人の前記会議の開
   催対象となる時間帯に対して前記会議に参加可能不可能
   を示す会議参加情報を含む個人日程情報を記憶する個人
   日程情報データベースと、前記グループ毎に前記会議の
   参加候補者を識別する参加候補者識別子および前記参加
   候補者の会議参加の優先順位を示す順位情報を１対とし
   た参加者順位パラメータを一対以上管理する会議参加者
   許可リストと、前記グループ毎に前記時間帯に対し前記
   会議参加情報および前記順位情報を１組にしたグループ
   参加パラメータからなるグループ日程情報を前記グルー
   プ識別子により識別してグループ間に共通に管理するグ
   ループ日程情報データベースと、前記会議開催パラメー
   タのグループ識別子と一致する１つ以上のグループ日程
   情報を前記グループ日程情報データベースから取り出し
   、１つ以上のグループ日程情報を１つずつ前記全てのグ
   ループ日程情報に対して、前記グループ日程情報のグル
   ープ参加パラメータの会議参加情報を前記会議の開催対
   象となり得る全日時に対し会議参加情報を会議に参加不
   可能にし、前記会議参加者許可リストの管理する順位パ
   ラメータが示す優先順位の高い順に以下、前記順位パラ
   メータと対をなす参加候補者識別子を取り出し、前記参
   加候補者識別子に一致する個人日程情報を前記個人日程
   情報データベースから検索し、会議開催パラメータの会
   議候補日時および会議時間と前記個人日程情報の会議参
   加情報が示す参加可能な時間帯を照合し前記会議に参加
   可能な個人の会議参加可能時間帯を検出し前記個人の会
   議参加可能時間帯に一致する前記グループ日程情報のグ
   ループ参加パラメータの会議参加情報が会議参加に不可
   能なグループ参加不可能時間帯を取り出し、前記グルー
   プ参加不可能時間帯に一致する前記グループ日程情報の
   グループ参加パラメータの会議参加情報を会議参加に可
   能に変更すると同時に前記グループ参加パラメータの順
   位パラメータを前記参加候補者識別子と対をなす順位パ
   ラメータに変更し、以上前記グループ日程情報の更新を
   繰り返し、前記グループ日程情報を作成し、前記グルー
   プ日程情報を前記グループ日程情報データベースに登録
   するグループ日程情報制御部と、前記会議開催パラメー
   タのグループ識別子に一致するグループ日程情報を前記
   グループ日程情報データベースから検索する日程情報検
   索部と、前記会議の開催日時を選択するための会議候補
   日時と前記グループ順位パラメータを総計した総計グル
   ープ順位パラメータからなる会議日程候補リストを表示
   する操作卓と、グループ日程情報制御部が起動し前記会
   議開催パラメータのグループ識別子が示すグループ日程
   情報が作成された後に前記日程情報検索部を起動し、前
   記日程情報検索部が検索した１つ以上の前記グループ日
   程情報のグループ参加パラメータを比較し、全ての前記
   グループ日程情報のグループ参加パラメータの会議参加
   情報が会議参加状態である時間帯を会議日時候補として
   選択し、前記会議日時候補に対応する前記会議参加情報
   と組なる順位パラメータを総計した前記総計順位パラメ
   ータを作成し、前記総計順位パラメータの優先順位の高
   いものから前記会議日時候補を並び変え、前記会議日時
   候補毎に会議日程と総計順位パラメータをもつ前記会議
   日程候補リストを作成し、前記操作卓に前記会議日程候
   補リストを表示する会議日程制御部とを備えたことを特
   徴とする会議日程調整装置。