JPH0731701B2 - 会議を計画するためのデータ処理システム装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 A.産業上の利用分野 本発明は一般に会議の計画に関し、具体的には所望の会
議のパラメータが満足されなかつた場合に、代替会議計
画を発生する方法に関する。

B.従来技術 会議の計画は常に問題をかかえている。特に問題がある
のは会議を計画する者、即ち会議スケジユーラが出席が
望まれているもしくは必要とされている人々を管理でき
ていない場合である。

従来技術は最初、キーボード／デイスプレイ端末のユー
ザの計画を種々の予定表の形式で記憶して、すべての計
画を各端末で呼び出せるようにした点で計画の負担を軽
くした。これ等の計画は呼び出されて走査され、共通の
利用可能な時間が決定されている。計画がある日ある時
刻を基にして対話型式で得られるだけならば、その方法
は極めて時間のかかる方法である。月毎の要約計画、も
しくは予定表を集めることができても、利用可能な時間
の記憶にたよるもしくは紙と鉛筆による指定では誤りが
生じやすく、面倒になる。

従来技術は現在上述の問題の解決に向つて前進してい
る。端末ユーザが接続されている上位コンピユータに記
憶されている予定表アプリケーシヨン・プログラムは見
込み出席者の予定表を読取つて利用可能な会議の時間及
び日付のリストを与えることができる。この利用可能な
時間及び日付は計画者の与える日付及び時間の範囲から
導き出される。このリストから、会議の計画者は適切な
時間及び日付を選択する。選択の後に、この適切な時間
及び日付を書出すか、備忘録を作成することによつて、
会議の計画者はメツセージを入力して出席者に送ること
ができる。これ等のシステムは依然出席者の名前及び会
議の時間、日付を再入力しなければならない点で面倒で
ある。

より最近になつて、会議の計画者にオプション・スクリ
ーンとして利用可能な会議の時間及び日付を提示する技
術が開発された。次に会議の時間及び日付を選択するた
めにオプシヨン・スクリーンに入力が行われる。オプシ
ヨン・スクリーンから選択された後に通知スクリーンが
計画者に提示される。次に計画者は通知スクリーンに入
力して、会議の目的及び場所を埋め、適切ならば会期を
短縮する。通知スクリーンが完成すると、次にこのスク
リーンは会議のすべての出席者に送られ、通知される。
このシステムは時間の節約、誤りの減少、入力回数の減
少といつた点で進歩しているが、計画者によつて決定さ
れた必要パラメータのすべてを満足する会議の時間が決
定できない時に生じる問題には向けられていない。

従つて所望の会議パラメータのすべてが満足できない時
に対処できる会議計画方法の必要があることは明らかで
ある。

C.発明が解決しようとする問題点 本発明の目的は会議を計画する改良方法を与えることに
ある。

本発明に従えば、オペレータが所望の時間、日付及び出
席者を選択し、自動的に適切な会議の時間を決定できる
会議計画の改良方法が与えられる。

本発明に従えば、オペレータの条件のすべてを満足する
会議時間が得られない場合でも、オペレータが所望の時
間、日付及び出席者を選択し、適切な会議の時間を自動
的に決定する会議計画の改良方法が与えられる。

D.問題点を解決するための手段 会議のためのための所望の時間、日付及び見込み出席者
を（キーで）入力するためのブランクを有するプロンプ
ト・スクリーンが会議の計画者に提示される。

このスクリーンへの入力に応答して、各見込み出席者の
事項の予定表との比較が行われる。所望の時間、日付及
び出席者を満足する会議の時間が得られない時には、こ
れ等の因子が緩和され、許容可能な会議時間が決定され
る。次に会議時間のオプシヨン・リストが計画者に提示
され、会議時間が選択される。計画者の選択によつて、
会議の通知スクリーンが出席者に転送されるように作成
される。

E.実施例 第１表を参照すると、本発明の計画方法の開始時に会議
の計画者に提示されるプロンプト・スクリーンが示され
ている。本明細書では会議の計画者、計画者、オペレー
タ及びユーザは同意語として使用される。このプロンプ
ト・スクリーンは会議を計画したいキイボード／デイス
プレイ端末オペレータによつて呼び出され、提示される
初期スクリーンである。オペレータは会議を計画したい
期間の所望の日付、会議に必要な最小時間及び見込み出
席者のリストを入力する。

第１表 会議の計画 次の情報をタイプ・インせよ。

日付:9/9/87から 日付:9/1/87迄を探索せよ。

必要会議時間:2時間30分 次の計画をチエツクせよ。一空欄につき一つの会議室名
もしくはユーザ名あるいはこの両方をタイプせよ。終つ
たらENTER（入力）を押せ。

スミス ブラウン ジヨーンズ 会議室A22 ジヨンソン _________ __________ PF9 HELP PF12 RETURN（戻り） 第１表のプロンプト・スクリーンに入力が完了すると、
ユーザーはENTER（入力）キーを押す。これによつてプ
ロンプト・スクリーンの内容が見込み出席者の計画と比
較が行われる。本発明が使用されるキイボード／デイス
プレイ端末は一般にランド線、ハード結線もしくは他の
手段によつて処理、記憶及び検索能力を有するホスト・
システムに接続されている。この種の構造は古くから知
られていて、最も普通な表示技術はCRT表示である。上
位システム・メモリ中にはすべての端末ユーザのための
事項の計画もしくは予定表が記憶されている。これ等の
計画は各ユーザによつて準備され変更される。

プロンプト・スクリーンの内容と見込み出席者の計画と
の比較の結果がオペレータが入力したパラメータを満足
する利用可能な日付及び会議時間である。

従来の計画システムでは、これ等の会議時間はオプシヨ
ン・リストとしてオペレータに提示されていた。しかし
ながらオペレータの会議パラメータを満足する会議時間
が利用できない時には、本発明は第２表に示したように
会議オプシヨン・リストによつてオペレータに種々の会
議オプシヨンを提示する。第２表にリストされた各会議
オプシヨンはオペレータが選択した１つのパラメータが
満足できない場合の不都合な理由を含んでいる。

本発明に従えば、オペレータは第２表に示したオプシヨ
ン・スクリーン上で選択を入力することによつて各目的
解決を選択できる。

本発明の好ましい実施例においては、オペレータによつ
て望まれ、第１表のプロンプト・スクリーンに入力され
る日付及び時間の範囲及び所要時間は参考のために第２
表の会議オプシヨン・リスト上にも示されている。オペ
レータが選択したパラメータを変更した場合には、キー
ボード上のプログラマブル・フアンクシヨン（PF）キー
を押すことによつてプロンプト・スクリーンを再び呼び
出すことができる。

会議オプシヨン・リストが長すぎて、オペレータの表示
スクリーン上に表示できない場合にはPFキーを使用して
リストが画面移動できる。提示されたリストから日付及
び時間を選択するためには、所望の日付及び時間の隣の
“選択”と記された欄の下に×を入力する。表示されて
いる時間間隔が所望のものよりも長い時には異なる開始
及び終了時間を入力することができる。

オペレータがオプシヨンを選択し、キイボード上のENTE
Rキーを押すと、好ましい実施例では通知スクリーンが
呼び出され表示されて、オペレータは会議の場所及び目
的を入力するように促される。本発明に適した１つの通
知スクリーンを第３表に示す。第２表のスクリーンから
オペレータによつて選択された日付、開始時間及び終了
時間が参考のために第３表のスクリーン上に示されてい
る。もしリストから異なつた日付もしくは時間（あるい
はその両方）を選択したい時には、PFキーを押して第２
表の会議オプシヨン・リストに戻ることができる。

第３表 会議の通知を送れ 計画日付:9/11/87 開始時間:2:00PM 終了時間:5:15PM 次の情報を入力し、送信したい時にPF7を押せ。

場所:3階会議室（A22） 目的:1月の販売報告により、我社の今後の製 品に対して新らしい対策が必要であるかどうかを 検討する。去年の月次報告及び予測を持参のこと。
PF1 他を試みよ PF2 時間を変更せよPF7 送信せよ
PF9 HELP PF12 RETURN 新らしい会議パラメータが望まれる場合には、別のPFキ
ーを使用して第１表のプロンプト・スクリーンから始ま
る全動作を再開できる。第３表のスクリーン上で会議の
場所及び目的が入力されると、３番目のPFキーを押して
会議の通知を第１表のプロンプト・スクリーンで入力し
た見込み出席者の各々に送信する。

第１図を参照すると、本発明に従う会議を計画する遂行
されるソフトウエア動作の流れ図が示されている。先
ず、オペレータがキイボードを入力することによつて、
ブロツク１に示したように第１表のプロンプト・スクリ
ーンが現われ、日付の範囲、会議の継続時間及び出席者
の入力が促される。次にブロツク２によつて示したよう
に、第１表スクリーンに入力したデータを使用してユー
ザの返答が求められ、ブロツク３で示したように利用可
能な会議の日付及び時間のリストが編集される。この利
用可能な日付及び時間は充填したプロンプト・スクリー
ンをウロツク４中に示した、上位メモリ中に記憶されて
いる出席者の予定表事項フアイルと比較した結果であ
る。次に判断ブロツク５でオペレータが指定したパラメ
ータの各々を満足する任意の日付及び時間が存在するか
どうかが判定される。

許容される日付及び時間が存在する時には、すべてのこ
のような日付及び時間の結果のリストが会議オプシヨン
・リストとしてオペレータに表示され、この表から特定
の会議の時間が選択される。この動作をブロツク６に示
す。

オペレータがブロツク９に示したように特定の会議の日
付及び時間を選択すると、プログラムはブロツク10に示
したように第３表の通知スクリーンをアセンブルしてユ
ーザに提示し、会議の場所及び目的の入力が促される。
次にオペレータがブロツク11に示した、要求されている
データを入力した後、プログラムは各受信者に会議の日
付、時間、要求者、場所及び目的を知らせる通知スクリ
ーンを作成する。この作成過程はブロツク12によつて示
されている。次にブロツク13に示すようにこの通知が上
位コンプユータによつて各見込み出席者のデイスプレイ
に送られる。ブロツク14は各出席者による会議の通信の
受信を示す。

判断ブロツク５を再び参照すると、オペレータの指定し
たパラメータを満足する会議の日付及び時間がない場合
には、パラメータはブロツク７で示すように自動的に緩
和される。その後ブロツク６に示すように緩和されたパ
ラメータを満足する日付及び時間のリストが表示され
る。その後、上述のプログラムの動作が繰返される。

第２図及び第３図を参照すると、第１図のブロツク３乃
至８の動作が詳細に示されている。先ず、ブロツク20に
示したように、利用可能な日付及び時間のリストの作成
は第１の見込み出席者の予定表フアイルを分析すること
によつて開始する。次にオペレータによつて指定された
日付の範囲が上位コンピユータの予定表事項フアイル内
で探される。次にブロツク21及び22日カウンタが初期設
定され、この特定の日付に、第１の出席者の予定の有無
が判断される。この日付にこの特定の出席者の予定がな
い場合には、判断ブロツク23で現在の日付がオペレータ
の指定した範囲中の最後の日付であるかどうかが判断さ
れる。もしそうでない場合には、論理ブロツク24が日カ
ウンタをインクレメントして、プログラムは判断ブロツ
ク22に戻り、該次の日付にこの出席者の予定が存在する
かどうかが判断される。

判断ブロツク23で日カウンタの指定する日付が指定日付
範囲の最後の日付に等しいことがわかると、判断ブロツ
ク25によつて、他の出席者の有無が判断される。もし有
る時は論理ブロツク26で次の出席表の予定表事項フアイ
ルが求められ、ブロツク21が日カウンタを初期設定しな
おして、指定された日付の範囲にわたつてこの出席者の
予定事項の分析を始める。

判断ブロツク22で予定を調べている指定された日付に特
定の出席者の予定が有ることが判ると、ブロツク27で、
その中の最初の事項がバツフア・メモリ中に読込まれ
る。その後ブロツク29に示したように利用可能な会議の
時間及び日付がこれに従つて調製される。

利用可能な会議の時間及び日付のリストの作成と調製は
初期期間を指定した日付の範囲内のすべての利用可能時
間に等しく設定するとによつて達成される。この期間は
各出席者の予定表にある事項に従つて小さな窓に分割さ
れる。結果のリストは各々開始時間及び終了時間、並び
にこの窓中に出席できない各出席者の指示より成る複数
の時間の窓より成る。勿論、隣接する２つの窓は単に１
つの窓に結合されるので、リスト内の２つの隣接窓中に
は出席できない出席者の同じリストは存在しないことは
明らかであろう。

次にこのようなリストの調製を示したリスト調製テーブ
ルを示す。このテーブルは単一日の最初のリストから、
２人の出席者の予定表フアイルからの２つの別個の事項
を含んだ６つの窓を有する最後のリストへの展開を示し
ている。このようにしてオペレータによつて指定された
日付の範囲が、各々開始時間、終了時間及び都合の悪い
出席者のリストによつて特徴付られた窓のリストに細分
割される。結果のリスト中の窓を調べることによつてオ
ペレータのパラメータを満足する窓が存在するかどうか
容易に判断できる。

次に判断ブロツク30を使用して、調べられている日の終
りが見込み出席者の予定表中で到達したかどうかが判断
される。もし達していなければ次の事項が読取られ、処
理が繰返される。見込み出席者の予定表の日の終りに達
している時には、プログラムは判断ブロツク23に戻り、
次の日付もしくは出席者を調べるべきかどうかが判断さ
れる。

この処理が各日及び各出席者について行われ、日カウン
タが現日付が範囲中の最後の日付であることを示すと、
論理ブロツク31が結果の窓のリストを調べて、どの事項
がオペレータの指定した各パラメータを満足するかを判
断する。次に判断ブロツク32がリストにオペレータのパ
ラメータのすべてを満足する任意の事項を含むかどうか
を判断する。このような事項が存在すると、プログラム
は第３図の論理シーケンスを続ける。

本発明の主要な概念に従い、オペレータが指定する会議
のためのすべてのパラメータを満足するリスト事項がな
い場合には、判断ブロツク33ですべての出席者が利用で
き、利用可能な全会議時間（スパン）が最初の所望の時
間スパンの75％以上であるすべてのリスト事項が見出さ
れる。この技術分野ん専門家にとつてはこの75％レベル
は出願人が選択した設計基準であり、特定の応用に従つ
て上下できることは明らかであろう。

次に会議パラメータも又利用可能な時間範囲（スパン）
が所望の時間範囲以上であり、最大数の出席者が利用で
きるすべてのリスト事項を見出すことによつて自動的に
変更もしくは緩和できる。この動作は論理ブロツク34に
示されている。上述の会議のパラメータの変更の後に、
判断ブロツク35で変更されたパラメータのリストを満足
する任意のリスト事項が存在するかどうかが判断され
る。もし、存在するならば、第３図に示した論理シーケ
ンスに続く。もし存在しなければ判断ブロツク36によつ
てユーザに日付の範囲を広げ及び所望の全会議時間（ス
パン）を短縮することをユーザに促し、満足できる日付
及びスパンが見出される。この後でこの論理の流れ図の
部分が終る。本発明のこの実施例は出席者及び会議の全
時間というパラメータの緩和を示しているが、日付の範
囲を拡張することによつて日付の範囲というパラメータ
を変更することも可能である。

次に第３図を参照して、第２図で言及された詳細なプロ
グラム論理の第２の部分の説明を行う。オペレータの会
議のパラメータもしくは緩和されたパラメータの各々を
満足する会議のオプシヨン・リストがアセンブルされ、
コンピユータ中の適切なバツフア・メモリ内のリストに
された後、論理ブロツク50に示したようにリスト・ポイ
ンタが初期設定される。次にこのリスト・ポインタから
リストの終り迄の事項の数が単一のスクリーン上に表示
するには大きすぎるかどうかの判断が論理シーケンス51
によつてなされる。この単一のスクリーンについては第
２表に関連して説明がなされた。総合リストが単一のス
クリーン上におさまる時は、第２表の会議オプシヨン・
リストはリストの残されている項目が充填され、スクリ
ーン上に残されている行は保護状態にセツトされる。こ
の技法はオペレータが会議オプシヨンが存在しない行上
に“×”を入力しないために使用される。この動作を論
理ブロツク52に示す。もし単一のスクリーンにおさまり
きらない程多くの事項がある時には、ブロツク15で、第
２表のスクリーンには出来るだけ多くのリスト項目が充
填される。

第２表の会議オプシヨン・リストのスクリーンがリスト
事項の記入によつて作成されると、これがオペレータに
表示される。この動作をブロツク54に示す。次にオペレ
ータが何を要求しているかを判断する一連の論理シーケ
ンスが実行される。論理シーケンス55はオペレータが次
の事項のスクリーンの表示を要求しているかどうかを判
断する。もし要求している場合には、論理シーケンス56
で現在表示されているスクリーンが最後のリスト事項で
あるかどうかが判断される。もしオペレータに表示すべ
き他の事項のスクリーンがない時は、ブロツク54に処理
が続き、同じスクリーンが再表示される。もしオペレー
タに提示すべき他の事項がある時は、ブロツク57で示し
たように、単一スクリーン上に表示できる事項の数だけ
リスト・ポインタがインクレメントされ、論理シーケン
ス51で始まる処理に続く。

オペレータが前のスクリーンを要求した場合の処理はス
クリーンに残りがある場合の処理と極めて似かよつてい
る。論理シーケンス58によつて、オペレータがリスト事
項の前のスクリーンを眺めることを要求していると判定
されると、論理シーケンス59でユーザが現在事項の最初
のスクリーンを眺めているかどうかの判断がなされる。
もし最初のスクリーンの場合にはこのスクリーンが再表
示され、ブロツク54で処理が続けられる。もし前にリス
ト事項のスクリーンが存在すると、リスト・ポインタが
スクリーンに当てはまるリスト事項の数だけリスト・ポ
インタがデクレメントされる。この動作はブロツク60に
示されている。次に処理はブロツク53に続く。

もしオペレータがリスト事項の次即ち前のスクリーンを
眺めたいという要求を入力していなければ、論理シーケ
ンス61によつて、オペレータが探索を再開する要求をな
しているかどうかの判断される。この要求に関連するPF
キーが押されると、第１表のプロンプト・スクリーンが
データを変更するために再表示され、適切な会議日付及
び時間のための探索が再び開始する。この動作はブロツ
ク62に示されている。もしこのような要求がなされてい
ないと、論理システム63はオペレータが第２表のスクリ
ーン上で選択を行うための援助（HELP）を要求している
かどうかが判断される。もし要求されていると、第２表
のスクリーンの使用方法を説明した情報スクリーンが表
示される。この動作は論理ブロツク64に示されている。
この説明情報が読取られ、処理はブロツク54に続けられ
る。

前節で論じた２つの判断のうち、どれもオペレータが要
求していない時には、オペレータがリストからどの事項
を選択したかどうかが判断される。ブロツク65によつて
表わされているこの過程はオペレータが“×”を入力し
た個所を発見する迄リスト事項の選択欄を走査する。次
に論理シーケンス66によつて選択した事項の開始もしく
は終了欄の下に無効な時間を入力したかどうかが判断さ
れる。ここでの入力は会議の継続時間を利用可能な時間
中に許容されている最大値より短くすることである。も
しこの時間が有効でないと、ブロツク67に示すようにオ
ペレータにはエラーが知らされ、処理はブロツク54に続
く。もし選択された時間が有効な時は、論理シーケンス
68でオペレータが選択事項に対する開始欄の下にこの事
項のために示されている原開始時間よりも早いかどうか
の判断がなされる。もし原開始時間よりも早い場合は、
ブロツク69で誤りを示すメツセージがブロツク69でオペ
レータに表示され、処理はブロツク54に続く。

原開始時間の方が早い場合は、論理シーケンス70で選択
した事項の終了欄の下にユーザがこの事項のために示さ
れた原終了時間よりも遅いかどうかの判断がなされる。
もし遅いと上述のブロツク69の動作が行われる。即ちオ
ペレータに誤りが知らされ、処理はブロックに続く。

もしオペレータによつて入力された時間が適切な範囲内
にあれば、ブロツク71でオペレータに会議の場所と目的
の入力が促される。ここでこのようなプロンプトを含む
通知スクリーンを示した第３表を再び参照されたい。

以上キーボード／デイスプレイ端末ユーザの中で会議を
計画するために、会議をアレンジして出席者に通知する
方法に柔軟性を与え、通常費やされるべき時間を短縮す
る方法が説明された。

本発明の方法は日付、開始時間、終了時間及び事項の記
述のような入力時間に関連する情報を入力することによ
つて作成される日程表を使用する。これ等の日程表は代
表的な場合、先の用事を思出すために端末オペレータに
よつてスクリーンに呼び出される。本発明の方法は先ず
所望の日付及び時間の範囲を入力することによつて充填
されるプロンプト・スクリーンを与えることによつて会
議を開きたいオペレータに入力を促す。入力が完了する
と、スクリーンの内容が見込み出席者の日程表を比較さ
れる。この比較はすべての見込み出席者が予定をたてて
いない時間を確かめるために行われる。もし比較の結
果、会議の行える利用可能な時間及び日付が見付からな
い場合には、本発明に従いオペレータによつて選択され
た会議のパラメータが自動的及び選択的に変更されて、
オペレータに前に入力した条件に近い会議オプシヨンの
代替リストが与えられる。このようにしてオペレータに
よるこれ等のパラメータの手動変更が省かれ、本発明の
システムがオペレータの条件の一部もしくは全部を満足
する一組の見込み会議の日付及び時間をオペレータに提
示する。

F.発明の効果 本発明に従えば、会議を計画するための改良方法が与え
られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明に従う、会議を計画する際に実行される
ソフトウエア動作の流れ図である。 第２図及び第３図は第１図のブロツク３−８の動作を詳
細に示した流れ図である。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】データ処理システム中に記憶されている出
   席者の予定表を使用して会議を計画するためのデータ処
   理システム装置であって、 所望の出席者、所望の日付範囲および時間スパンのリス
   トを少なくとも含む複数の会議パラメータを入力するた
   めのプロンプト・スクリーンを会議計画者に提示する手
   段と、 上記スクリーンへの入力に応答して、上記所望の日付範
   囲内の全時間をメモリに記憶されている上記出席者の予
   定表と比較する手段と、 上記比較の結果に応答して、上記時間を上記予定表にあ
   る事項に従って複数の短い時間帯に分割し、分割した短
   い時間帯の各々に、対応する事項の開始時間、終了時
   間、および該時間帯に都合の悪い出席者の表示とを含め
   る手段と、 上記所望の会議パラメータを満たす上記複数の短い時間
   帯の中から会議時間を選択するため利用可能時間を表示
   したオプション・スクリーンを会議計画者に提示する手
   段と、 上記会議パラメータのすべてを満たす時間帯が存在しな
   いことに応答して、該複数会議パラメータの少なくとも
   １つを自動的に変更し、変更した会議パラメータを満た
   す１つまたは複数の上記短い時間帯内の最適会議時間を
   示すオプション・スクリーンを会議計画者に提示する手
   段と、 を含むデータ処理システム装置。