JPH10207944A

JPH10207944A - 会議日程調整装置

Info

Publication number: JPH10207944A
Application number: JP2725097A
Authority: JP
Inventors: Koji Kida; 弘司喜田; Akira Kataoka; 章片岡
Original assignee: NEC Corp; NEC Information Service Co Ltd
Current assignee: NEC Corp; NEC Information Service Co Ltd
Priority date: 1997-01-27
Filing date: 1997-01-27
Publication date: 1998-08-07

Abstract

(57)【要約】【課題】会議の参加者が忙しくて全員が揃わない場合
でも会議日程を調整できるようにし、会議主催者が指定
した条件で会議日程を調整できない場合でも会議主催者
の希望に比較的近い会議日程を調整できるようにする。【解決手段】入力手段２は、会議開催条件を入力す
る。空き時間調査手段３は、入力手段２による入力に基
づき、会議の参加者の空き時間を調査する。絶対空き時
間算出手段５は、空き時間調査手段３による空き時間調
査結果から、複数の参加者に共通の空き時間を算出す
る。会議日程調整手段８は、空き時間調査手段３による
空き時間調査結果と絶対空き時間算出手段５による算出
結果とに基づき、絶対参加者全員と多くの希望参加者と
が出席可能な会議の日程を調整して会議日程候補を算出
する。会議日程候補データベース９は、会議日程調整手
段８により算出された会議日程候補を記録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、なるべく多くの人
が出席できる会議の日程を算出する機能を有する会議日
程調整装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】会議日程調整装置は、会議主催者から会
議日程の調整を指示されると、会議主催者の指定した会
議の参加者のスケジュールを調査し、会議主催者の指定
した日程内で参加者共通の空き時間を見つけ、その時間
に会議の予約を行う。

【０００３】従来、このような会議日程調整装置に関す
る技術としては、特開平７−１８２４１６号公報に記載
された「会議予約システム」（以下、従来技術１とい
う）や、特開平６−３３２９０６号公報に記載された
「会議スケジュール調整方法」（以下、従来技術２とい
う）がある。

【０００４】従来技術１では、会議主催者が会議予約シ
ステムに会議日程や会議の参加者などを入力すると、会
議予約システムが会議の参加者全員に会議に出席できる
かどうかを問い合わせる。会議に出席できない参加者が
いる場合には、会議予約システムは会議日程を変更し
て、再び会議の参加者全員に出席できるかどうかを問い
合わせる。

【０００５】従来技術２では、会議主催者が会議時間調
整装置に会議を開催したい期間や参加者などの会議開催
条件を入力すると、会議時間調整装置は、その条件を参
加者全員に通知し、参加者に出席可能な空き時間を回答
させる。会議時間調整装置は、参加者全員の回答が揃っ
た時点で参加者全員に共通の空き時間を検出し、それを
会議主催者に提示する。また、会議主催者の指定した会
議開催期間中に空き時間のない会議参加者は、代理出席
者を設定することができる。さらに、会議主催者は、参
加者全員の空き時間の回答を基に、適切な会議日程を参
加者全員に通知して了解を得るが、緊急の会議の場合に
はある一定以上の会議参加者数の了解を得た時点で会議
日程を決定することができる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、実際に会議
日程の調整を行う際には、会議に全員が出席できなくて
も構わない場合がある。さらに、その場合でも、特定の
人には必ず出席してほしいことがある。しかし、従来技
術１や従来技術２では、必ず出席させたい会議参加者を
指定することができない。すなわち、各会議参加者毎に
必ず会議に出席してほしいか否かを指定できることが、
従来の技術における課題であった。本発明の第１の目的
は、このような従来の技術の課題を解決することにあ
る。

【０００７】また、従来技術１や従来技術２では、会議
主催者の指定した会議開催期間中に参加者全員に共通の
空き時間がない場合には、会議時間を設定できないとい
う問題点がある。そこで、本発明の第２の目的は、会議
主催者が指定した会議開催期間の前後で参加者全員に共
通な空き時間の検出を可能とすることにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の会議日程調整装
置は、会議日程の調整を行う会議日程調整装置におい
て、会議開催条件を入力する入力手段と、前記入力手段
による入力に基づいて会議の参加者の空き時間を調査す
る空き時間調査手段と、前記空き時間調査手段による空
き時間調査結果から複数の参加者に共通の空き時間を算
出する絶対空き時間算出手段と、前記空き時間調査手段
による空き時間調査結果と前記絶対空き時間算出手段に
よる算出結果とに基づき、絶対参加者全員と多くの希望
参加者とが出席可能な会議の日程を調整して会議日程候
補を算出する会議日程調整手段と、前記会議日程調整手
段により算出された会議日程候補を記録する会議日程候
補データベースとを備える。

【０００９】また、本発明の会議日程調整装置は、会議
日程の調整を行う会議日程調整装置において、会議開催
条件を入力する入力手段と、前記入力手段による入力に
基づいて会議の参加者の空き時間を調査する空き時間調
査手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結
果から複数の参加者に共通の空き時間を算出する絶対空
き時間算出手段と、前記空き時間調査手段による空き時
間調査結果と前記絶対空き時間算出手段による算出結果
とに基づいて絶対参加者全員と多くの希望参加者とが出
席可能な会議の日程を調整して会議日程候補を算出し、
個々の会議日程候補時間を重要度の高い希望参加者の出
席できる会議の順に並べ替える会議日程調整手段と、前
記会議日程調整手段により算出された会議日程候補を記
録し、その際に出席可能な参加者の数と参加者の会議に
おける重要度とを記録するレベル付き会議日程候補デー
タベースとを備えるように構成することも可能である。

【００１０】さらに、本発明の会議日程調整装置は、会
議日程の調整を行う会議日程調整装置において、会議開
催条件を入力する入力手段と、前記入力手段による入力
に基づいて会議の参加者の空き時間を調査する空き時間
調査手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査
結果から複数の参加者に共通の空き時間を算出する絶対
空き時間算出手段と、前記空き時間調査手段による空き
時間調査結果と前記絶対空き時間算出手段による算出結
果とに基づき、絶対参加者全員と多くの希望参加者とが
出席可能な会議の日程を調整して会議日程候補を算出す
る会議日程調整手段と、前記会議日程調整手段により算
出された会議日程候補を記録する会議日程候補データベ
ースと、会議開催条件に当てはまる会議日程候補が存在
しない場合における「開催したい会議の希望期間を拡大
するための予備日数」を記録する予備日数データベース
と、前記予備日数データベースを参照して会議開催条件
を緩和するための予備日程を算出する予備日程算出手段
とを備えるように構成することも可能である。

【００１１】以上のような構成を有することにより、本
発明の会議日程調整装置では、会議主催者が会義の参加
者を指定する際に、必ず出席してほしい参加者（絶対参
加者）と、できれば出席してほしい参加者（希望参加
者）とを指定することができる。

【００１２】また、本発明の会議日程調整装置では、会
議参加者全員に共通の空き時間がない場合には、絶対参
加者の空き時間だけで会議日程を調整し、希望参加者の
一部または全員が出席できない日程を会議主催者に提示
することができる。

【００１３】さらに、本発明の会議日程調整装置では、
絶対参加者全員に共通の空き時間がない場合には、会議
主催者の希望した会議開催期間を自動的に延長すること
により、会議主催者の希望に比較的近い会議日程を調整
することができる。

【００１４】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して詳細に説明する。

【００１５】

【実施例】以下の（１）〜（３）に、本発明の会議日程
調整装置の３つの実施例について説明する。

【００１６】（１）第１の実施例図１は、本発明の会議日程調整装置の第１の実施例の構
成を示すブロック図である。図１を参照して、本発明の
第１の実施例の会議日程調整装置について説明する。

【００１７】本実施例の会議日程調整装置は、会議主催
者が開きたい会議の条件（会議開催条件）を入力する入
力手段２と、会議の参加者の空き時間を調査する空き時
間調査手段３と、空き時間調査手段３によって調査され
た空き時間を記録する空き時間データベース４と、空き
時間調査手段３の空き時間調査結果から複数の参加者に
共通の空き時間を算出する絶対空き時間算出手段５と、
絶対空き時間算出手段５によって算出された絶対空き時
間を記録する絶対空き時間データベース６と、会議日程
調整手段８によって算出された会議日程候補を会議主催
者に提示する出力手段７と、会議を開くのに最適な日程
（絶対参加者全員と多くの希望参加者とが出席可能な会
議の日程）を会議日程候補として算出する会議日程調整
手段８と、会議日程調整手段８によって算出された会議
日程候補を記録する会議日程候補データベース９とを含
んで構成されている。

【００１８】また、本実施例の会議日程調整装置は、ネ
ットワーク１に接続されている。ネットワーク１には、
本実施例の会議日程調整装置を有するコンピュータ以外
のコンピュータも接続されており、互いに自由に通信が
できるようになっている（図２参照）。

【００１９】図２は、会議日程調整装置（本実施例に限
らず後述する第２および第３の実施例も含む）の利用形
態を示すネットワーク構成図である。図２には、ｎ人
（ｎ≧２。図２ではｎ＝４）のユーザがそれぞれ１台づ
つ、合計ｎ台のコンピュータ２１が存在している。

【００２０】各ユーザのコンピュータ２１の全てに１つ
ずつ、スケジュール管理装置２２が存在する。スケジュ
ール管理装置２２は、ユーザのスケジュールを管理する
スケジュール制御手段２３と、ユーザのスケジュールを
記録するスケジュールデータベース２４とを有する。

【００２１】また、ここでは、ユーザａのコンピュータ
２１に、図１で示した会議日程調整装置が存在する。

【００２２】図３は、本実施例の会議日程調整装置の処
理を示す流れ図（フローチャート）である。この処理
は、会議開催条件入力ステップＳ１と、絶対参加者空き
時間調査ステップＳ２と、絶対空き時間算出ステップＳ
３と、希望参加者空き時間調査ステップＳ４と、会議日
程候補算出ステップＳ５と、会議日程候補出力ステップ
Ｓ６とからなる。

【００２３】図４は、図３中の会議日程候補算出ステッ
プＳ５の詳細な処理を示す流れ図（フローチャート）で
ある。この処理は、絶対空き時間取り出しステップＳ５
１と、共通空き時間所持希望参加者計数ステップＳ５２
と、会議日程候補データベース記録ステップＳ５３と、
未処理絶対空き時間有無判定ステップＳ５４と、会議日
程候補並べ替えステップＳ５５とからなる。

【００２４】図５は、入力手段２と出力手段７とによっ
て兼用して表示される入出力画面の一例を示す図であ
る。

【００２５】図６は、スケジュールデータベース２４の
内容の具体例を示す図である。スケジュールデータベー
ス２４は、次の〜に示す４つの項目からなる。日付：スケジュールの入っている日付スケジュール名：スケジュールの名称開始時間：スケジュールを処理する開始時刻終了時間：スケジュールを処理する終了時刻

【００２６】図６におけるユーザａのスケジュールデー
タ（スケジュールデータベース２４内のデータ）は、
「１９９６年１０月１日の１０時から１１時までは来客
があり、１９９６年１０月２日の９時から１２までは外
出し、１９９６年１０月５日は休暇を取ること」を表
す。

【００２７】図７は、図５の入出力画面における希望会
議開催条件と図６のスケジュールデータベース２４とか
ら算出された空き時間データベース４の内容の一例を示
す図である。空き時間データベース４は、次の〜に
示す３つの項目からなる。参加者名：参加者の名称開始時間：スケジュールの空き時間の開始日時終了時間：スケジュールの空き時間の終了日時

【００２８】図７において、ユーザａの空き時間は、１
９９６年１０月２日の１３時から１９９６年１０月２日
の１７時までと、１９９６年１０月３日の９時から１９
９６年１０月３日の１２時までと、１９９６年１０月３
日の１３時から１９９６年１０月３日の１７時までと、
１９９６年１０月４日の９時から１９９６年１０月４日
の１２時までと、１９９６年１０月４日の１３時から１
９９６年１０月４日の１７時までとである。

【００２９】図８は、図６の空き時間データベース４か
ら算出された絶対空き時間データベース６の内容の一例
である。この絶対空き時間データベース６は、次のお
よびに示す２つの項目からなる。開始空き時間：空き時間帯の開始日時終了空き時間：空き時間帯の終了日時

【００３０】図８の例は、「１９９６年１０月２日の１
５時から１９９６年１０月２日の１７時までと、１９９
６年１０月３日の９時から１９９６年１０月３日の１２
時までとが絶対空き時間であること」を表す。

【００３１】図９は、ステップＳ４（図３参照）の処理
によって希望参加者の空き時間が記録された状態の空き
時間データベース４の内容の一例を示す図である。

【００３２】図１０は、図９の空き時間ベータベース４
と図８の絶対空き時間データベース６とから算出された
会議日程候補データベース９の内容の一例を示す図であ
る。この会議日程候補データベース９は、次の〜に
示す３つの項目からなる。開始日時：会議日程候補の時間帯の開始日時終了日時：会義日程候補の時間帯の終了日時希望参加者の数：出席可能な希望参加者の数

【００３３】図１０の例は、「１９９６年１０月２日の
１５時から１９９６年１０月２日の１７時までは希望参
加者が１人出席可能であり、１９９６年１０月３日の９
時から１９９６年１０月３日の１２時までは出席可能な
希望参加者はいないこと」を表す。

【００３４】次に、このように構成された本実施例の会
議日程調整装置の動作について説明する。

【００３５】初めに、図２を参照して、本実施例の会議
日程調整装置（後述する第２および第３の実施例につい
ても同様）の動作の前提事項について述べる。

【００３６】本実施例の会議日程調整装置とスケジュー
ル管理装置２２とは同時に独立に動作し、互いにネット
ワーク１を用いて接続されている。また、各スケジュー
ル管理装置２２によって管理されるスケジュールデータ
ベース２４にネットワーク１を用いて会議日程調整装置
２０がアクセスできるように、スケジュール管理装置２
２のネットワークアドレスは公開されているものとす
る。

【００３７】本実施例の会議日程調整装置は、このネッ
トワークアドレスを用いて、あたかも自分が存在するコ
ンピュータ２１内のファイルにアクセスするかのよう
に、他のコンピュータ２１内のファイルにアクセスする
ことが可能となる。

【００３８】なお、図２のユーザａは同時に会議を開催
したい人（会議主催者）でもある。

【００３９】以下では、本実施例の会議日程調整装置に
よって会議日程を調整する際の動作を、図３のフローチ
ャートを用いて説明する。

【００４０】まず、会議主催者は、入力手段２を使用し
て、開きたい会議の条件（会議開催条件）を入力する
（ステップＳ１）。以下の〜に、会議開催条件の内
容を示す。会議名：開きたい会議の名称開始日時：会議を開きたい期間の開始日時終了日時：会義を開きたい期間の終了日時所要時間：会義の所要時間絶対参加者リスト：開催する会議に必須の参加者の
リスト希望参加者リスト：開催する会議に必須ではない参
加者のリスト

【００４１】例えば、図５の入出力画面に示した希望会
議開催条件は、「進捗会議を１９９６年１０月２日の９
時からから１９９６年１０月４日の１７時までの間で２
時間開催したい。絶対参加者はユーザａおよびユーザｂ
とし、希望参加者はユーザｃおよびユーザｄとする。」
を表す。

【００４２】本実施例の会議日程調整装置は、会議主催
者が前述の希望会意開催条件を入力すると、絶対参加者
リストで指定されたユーザ全員と希望参加者リストで指
定されたユーザのなるべく多くとが出席できるように、
ステップＳ２〜Ｓ５において会議日程を調整する。

【００４３】まず、空き時間調査手段３は、ネットワー
ク１を使用して絶対参加者全員の各々に対応するコンピ
ュータ２１内のスケジュール管理装置２２のスケジュー
ルデータベース２４にアクセスし、会議開催条件の開始
日時から終了日時までの間のデータを参照する（ステッ
プＳ２）。これらのデータの中から所要時間以上の空き
時間を探し出し、見つかった空き時間を空き時間データ
ベース４に追加する。

【００４４】これによって、空き時間データベース４の
内容は図７に示すようになる。

【００４５】絶対空き時間算出手段５は、空き時間デー
タベース４を参照し、所要時間以上の長さを持ちかつ絶
対参加者全員に共通する空き時間を探し出し、見つかっ
た空き時間を絶対空き時間データベース６に記録する
（ステップＳ３）。

【００４６】これによって、絶対空き時間データベース
６の内容は図８に示すようになる。

【００４７】空き時間調査手段３は、希望参加者全員の
スケジュールデータベース２４にアクセスし、絶対空き
時間データベース６内のいずれかの空き時間データの範
囲内でかつ会議開催条件の所要時間を満たす空き時間を
探し出し、見つかった空き時間を空き時間データベース
４に記録する（ステップｓ４）。

【００４８】これによって、空き時間データベース４の
内容は図９に示すようになる。この空き時間データベー
ス４において、ユーザａおよびユーザｂの空き時間デー
タはステップＳ２にて記録された絶対参加者の空き時間
データであり、ユーザｃおよびユーザｄの空き時間デー
タはステップＳ４で追加されたデータである。

【００４９】会議日程調整手段８は、空き時間データベ
ース４に入っている希望参加者の空き時間データと絶対
空き時間データベース６に入っている絶対空き時間デー
タとから会議日程候補を算出し、算出した会議日程候補
を会議日程候補データベース９に記録する（ステップＳ
５）。

【００５０】これによって、会議日程候補データベース
９の内容は図１０に示すようになる。

【００５１】ここで、ステップＳ５に示す会議日程候補
の算出処理の詳細な内容を、図４のフローチャートを用
いて説明する。すなわち、会議日程調整手段８は、以下
に示す処理を行う。

【００５２】まず、絶対空き時間データベース６の中か
らデータを１つ取り出す（ステップＳ５１）。

【００５３】空き時間データベース４をアクセスし、希
望参加者の空き時間データの全てを参照し、ステップＳ
５１で取り出した絶対空き時間と共通の空き時間を持つ
希望参加者の空き時間データの数を数える（ステップＳ
５２）。

【００５４】ステップＳ５２における空き時間データの
数の数え方としては、絶対空き時間の最初から最後まで
空いているデータを１として数える方法や、絶対空き時
間の最初から所要時間の半分以上が空いているものを
０．５として数える方法や、絶対空き時間の途中から最
後まで所要時間の半分以上が空いているものを０．５と
して数える方法や、所要時間に対する出席可能時間の割
合を０以上１以下の小数を用いて数える方法が考えられ
る。

【００５５】前述の絶対空き時間データの開始時間およ
び終了時間と、ステップＳ５２で数えた希望参加者の空
き時間の数とを、会議日程候補データベース９に記録す
る（ステップＳ５３）。

【００５６】次に、未処理の絶対空き時間データの有無
を調べ（ステップＳ５４）、未処理データがある場合に
はステップＳ５１から処理を繰り返す。未処理データが
ない場合には、会議日程候補データベース９のデータを
参加可能な希望参加者の数で降順に並べ替える（ステッ
プＳ５５）。

【００５７】出力手段７は、会議日程候補データベース
９から最も希望参加者の数が多い会議日程候補データを
探し出し、調整結果（会議日程候補）を会議主催者に出
力する（ステップＳ６）。

【００５８】ここで、出力手段７は、図５の入出力画面
の「調整結果」の表示領域に、会議日程候補データベー
ス９の内容に応じて、以下の〜に示すメッセージを
出力する。絶対参加者の全員と希望参加者との全員とが出席可
能な場合「全ての参加者が出席できます。」希望参加者が１人以上出席できない場合「出席できない希望参加者がいます。」会議日程候補がない場合「調整可能な空き時間はありませんでした。」

【００５９】また、出力手段７は、会議日程候補がある
場合には、入出力画面の「会議日程候補」の表示領域
に、最も希望参加者の数が多い会議日程候補データを出
力する。一方、会議日程候補がない場合には、「会議日
程候補」の表示領域を空欄のままとする。

【００６０】なお、ステップＳ６における会議日程候補
の他の出力方法としては、会議日程の早いもの順に出力
する方法が考えられる。この場合には、ステップＳ５５
で会議日程候補データベース９のデータを会義日程候補
の日時で昇順に並べ替える。そして、出力手段７は、会
議日程候補データベース９から最も日時の早い会議日程
候補データを探し出し、調整結果を会議主催者に出力す
る。

【００６１】（２）第２の実施例図１１は、本発明の会議日程調整装置の第２の実施例の
構成を示すブロック図である。図１１を参照して、本発
明の第２の実施例の会議日程調整装置について説明す
る。

【００６２】本実施例の会議日程調整装置は、入力手段
２と、空き時間調査手段３と、空き時間データベース４
と、絶対空き時間算出手段５と、絶対空き時間データベ
ース６と、出力手段７と、会議日程調整手段８と、レベ
ルが付加された会議日程候補を記録するレベル付き会議
日程候補データベース１１１とを含んで構成されてい
る。

【００６３】ここで、図１１の構成は、図１中の会議日
程候補データベース９をレベル付き会議日程候補データ
ベース１１１に変更したものである。

【００６４】レベルとは参加者の会議での重要度を表す
値であり、参加者全員に予めレベルが付与され、参加者
名から参加者のレベルを容易に求めることが可能である
とする。レベルは、ユーザが自由に設定することがで
き、例えば役職に合わせて付けることが考えられる。な
お、レベルの値は、重要な参加者に大きな番号を付ける
ものとし、最低の番号（値）は１である。

【００６５】図１２は、本実施例における図３中の会議
日程候補算出ステップＳ５の詳細な処理を示す流れ図
（フローチャート）である（図１２のフローチャートは
図４のフローチャートを修正した図である）。この処理
は、絶対空き時間取り出しステップＳ５１と、共通空き
時間所持希望参加者計数ステップＳ５２と、レベル付き
会議日程候補データベース記録ステップＳ１２３と、未
処理絶対空き時間有無判定ステップＳ５４と、レベル付
き会議日程候補並べ替えステップＳ１２５とからなる。

【００６６】図１３は、レベル付き会議日程候補データ
ベース１１１の内容の一例を示す図である。レベル付き
会議日程候補データベース１１１は、図１中の会議日程
候補データベース９に、「最高レベル」の項目と「最高
レベル人数」の項目とを追加したものである。「最高レ
ベル」の項目には、会議に出席可能な希望参加者のう
ち、最もレベルの高い希望参加者のレベルを記録する。
また、「最高レベル人数」の項目には、会議に出席可能
な希望参加者の中で最もレベルの高い希望参加者の数を
記録する。例えば、図１３の例は、「１９９６年１０月
２日の１５時から１９９６年１０月２日の１７時までの
会議日程候補に出席可能な希望参加者のレベルの中で最
も高いレベルは２であり、レベル２の希望参加者が２人
いること」を表す。

【００６７】次に、このように構成された本実施例の会
議日程調整装置に特有の動作について説明する（他の動
作については第１の実施例と同様である）。

【００６８】本実施例における会議日程調整手段８は、
会議日程候補の算出に際して、希望参加者のレベルを考
慮した会議日程候補の算出処理を行う。この処理の詳細
を、図１２のフローチャートを用いて説明する（図１２
中のステップＳ５１，Ｓ５２，およびＳ５４の処理につ
いては第１の実施例と同様である）。

【００６９】すなわち、会議日程調整手段８は、ステッ
プＳ５２で抽出した絶対空き時間と共通の空き時間を持
つ希望参加者を受け取り、その中から最もレベル番号の
高い希望参加者を探し出し、その希望参加者のレベル番
号を取得し、そのレベル番号を持つ希望参加者の数を数
え、そのレベル番号をレベル付き会議日程候補データベ
ース１１１の「最高レベル」の項目に記録し、最もレベ
ル番号の高い希望参加者の数をレベル付き会議日程候補
データベース１１１の「最高レベル人数」の項目に記録
する（ステップＳ１２３）。

【００７０】また、ステップＳ５４で「未処理の絶対空
き時間データがない」と判定した場合には、レベル付き
会議日程候補データベース１１１の中身を並べ替える
（ステップＳ１２５）。並べ替え方法の例としては、
「最高レベル」の項目の降順で並べ替える方法や、「最
高レベル人数」の項目の降順で並べ替える方法が考えら
れる。

【００７１】（３）第３の実施例図１４は、本発明の会議日程調整装置の第３の実施例の
構成を示すブロック図である。図１４を参照して、本発
明の第３の実施例の会議日程調整装置について説明す
る。

【００７２】本実施例の会議日程調整装置（図１４参
照）は、図１に示す第１の実施例の会議日程調整装置
に、希望日程内で会議日程を調整できなかった場合に使
用する予備日程を算出する予備日程算出手段１０と、予
め予備日数が記録されている予備日数データベース１１
とを追加したものになっている。

【００７３】図１５は、予備日数データベース１１の内
容の一例を示す図である。予備日数データベース１１
は、次のおよびに示す２つの項目からなる。希望日数：会議主催者の指定した会議開催期間の長
さ予備日数：希望日数に追加する日数

【００７４】図１５の例は、「希望日数が０日から３日
までの場合には１日の予備日数を設け、希望日数が４日
から７日までの場合には２日の予備日数を設け、希望日
数が８日から１４日までの場合には４日の予備日数を設
け、希望日数が１５日以上の場合には７日の予備日数を
設けること」を表す。

【００７５】図１６は、本実施例の会議日程調整装置の
処理を示す流れ図（フローチャート）である（図１６の
フローチャートは図３のフローチャートを修正した図で
ある）。この処理は、会議開催条件入力ステップＳ１
と、絶対参加者空き時間調査ステップＳ２と、絶対空き
時間算出ステップＳ３と、希望参加者空き時間調査ステ
ップＳ４と、会議日程候補算出ステップＳ５と、会議日
程候補出力ステップＳ６と、会議日程候補有無判定ステ
ップＳ７と、予備日程既算出判定ステップＳ８と、予備
日程算出ステップＳ９とからなる。

【００７６】図１７は、図１６中の予備日程算出ステッ
プＳ９の詳細な処理を示す流れ図（フローチャート）で
ある。この処理は、希望日数算出ステップＳ９１と、予
備日数算出ステップＳ９２と、予備日程算出ステップＳ
９３とからなる。

【００７７】次に、このように構成された本実施例の会
議日程調整装置に特有の動作（予備日程算出手段１０に
おける動作）について説明する（他の動作については第
１の実施例と同様である）。

【００７８】予備日程算出手段１０は、会議日程算出手
段８による処理（ステップＳ５参照）の後に、以下に示
すようにして、予備日程を算出する。

【００７９】まず、会議日程候補の有無を判定する（ス
テップＳ７）。

【００８０】ステップＳ７で「会議日程候補がない」と
判定した場合には、既に予備日程を算出しているか否か
を調べる（ステップＳ８）。

【００８１】ステップＳ８で「未だ予備日程を算出して
いない」と判定した場合には、予備日程を算出し（ステ
ップＳ９）、その後にステップＳ２から処理をやり直
す。

【００８２】ステップＳ８で「既に予備日程を算出して
いる」と判定した場合には、そのまま処理を終了する。

【００８３】ここで、予備日程の算出処理の詳細を、図
１７のフローチャートを用いて説明する。

【００８４】まず、ステップＳ９１において、希望日程
から希望日数を算出する。算出方法は以下の通りであ
る。希望日数＝希望日程の終了日時一希望日程の開始日
時

【００８５】次に、ステップＳ９２において、予備日数
データベース１１をアクセスし、ステップＳ９１で算出
した希望日数に対応する予備日数を取得する。

【００８６】さらに、ステップＳ９３において、希望日
程と前述の希望日数および予備日数とから予備日程を算
出する。算出方法の一例を以下に示す。予備日程開始日
時＝希望日程の開始日時−予備日数予備日程終了日時＝
希望日程の終了日時＋予備日数

【００８７】予備日程算出方法は、この他にも休日を挟
んだ場合にさらに予備日数を増やす方法や、予備日程の
開始日時だけを繰り上げる方法や、予備日程の終了日時
だけを繰り下げる方法が考えられる。

【００８８】なお、ステップＳ７で「会議日程候補があ
る」と判定した場合には、会議日程候補算出手段８に処
理を戻す（会議日程候補算出手段８はステップＳ６にお
いてその会議日程候補を出力する）。

【００８９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の会議日程
調整装置によると、会議の参加者がそれぞれ忙しくて全
員が揃う時間がない場合でも、希望参加者の欠席を認め
ることにより、会議日程を調整することができるという
効果が生じる。

【００９０】また、会議主催者が指定した条件で会議日
程の調整ができない場合でも、自動的に会議主催者の指
定した条件を緩和して再調整することにより、会議主催
者の希望に比較的近い会議日程を調整することができる
という効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の会議日程調整装置の第１の実施例の構
成を示すブロック図である。

【図２】本発明の会議日程調整装置の利用形態を示すネ
ットワーク構成の一例を示すブロック図である。

【図３】図１または図１１に示す会議日程調整装置の処
理を示す流れ図である。

【図４】本発明の会議日程調整装置の第１の実施例にお
ける図３中の会議日程候補算出ステップの詳細な処理を
示す流れ図である。

【図５】図１中の入力手段と出力手段とによって兼用し
て表示される入出力画面の一例を示す図である。

【図６】図２中のスケジュールデータベースの内容の具
体例を示す図である。

【図７】図１中の空き時間データベースの内容の一例を
示す図である。

【図８】図１中の絶対空き時間データベースの内容の一
例を示す図である。

【図９】希望参加者の空き時間が記録された状態の図１
中の空き時間データベースの内容の一例を示す図であ
る。

【図１０】図１中の会議日程候補データベースの内容の
一例を示す図である。

【図１１】本発明の会議日程調整装置の第２の実施例の
構成を示すブロック図である。

【図１２】本発明の会議日程調整装置の第２の実施例に
おける図３中の会議日程候補算出ステップの詳細な処理
を示す流れ図である。

【図１３】図１１中のレベル付き会議日程候補データベ
ースの内容の一例を示す図である。

【図１４】本発明の会議日程調整装置の第３の実施例の
構成を示すブロック図である。

【図１５】図１４中の予備日数データベースの内容の一
例を示す図である。

【図１６】図１４に示す会議日程調整装置の処理を示す
流れ図である。

【図１７】図１６中の予備日程算出ステップの詳細な処
理を示す流れ図である。

【符号の説明】

１ネットワーク２入力手段３空き時間調査手段４空き時間データベース５絶対空き時間算出手段６絶対空き時間データベース７出力手段８会議日程調整手段９会議日程候補データベース１０予備日程算出手段１１予備日数データベース２１コンピュータ２２スケジュール管理装置２３スケジュール制御手段２４スケジュールデータベース１１１レベル付き会議日程候補データベース

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】会議日程の調整を行う会議日程調整装置
において、会議開催条件を入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づいて会議の参加者の空き
時間を調査する空き時間調査手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果から複数
の参加者に共通の空き時間を算出する絶対空き時間算出
手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果と前記絶
対空き時間算出手段による算出結果とに基づき、絶対参
加者全員と多くの希望参加者とが出席可能な会議の日程
を調整して会議日程候補を算出する会議日程調整手段
と、前記会議日程調整手段により算出された会議日程候補を
記録する会議日程候補データベースとを備えることを特
徴とする会議日程調整装置。
【請求項２】絶対参加者の名前のリストと希望参加者
の名前のリストと会議開催希望時期および所要時間とを
入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づき、全ての絶対参加者と
最も多くの希望参加者とが出席できる会議日程候補を算
出する会議日程調整手段とを有することを特徴とする請
求項１記載の会議日程調整装置。
【請求項３】絶対参加者の名前のリストと希望参加者
の名前のリストと会議開催希望時期および所要時間とを
入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づき、全ての絶対参加者が
出席できる会議日程候補を算出し、さらに個々の会議日
程候補について出席できる希望参加者の人数を算出する
会議日程調整手段とを有することを特徴とする請求項１
記載の会議日程調整装置。
【請求項４】絶対参加者の名前のリストと希望参加者
の名前のリストと会議開催希望時期および所要時間とを
入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づき、全ての絶対参加者が
出席できる会議日程候補を算出し、さらに個々の会議日
程候補を出席可能な希望参加者の数で降順に並べ替える
会議日程調整手段とを有することを特徴とする請求項１
記載の会議日程調整装置。
【請求項５】会議日程の調整を行う会議日程調整装置
において、会議開催条件を入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づいて会議の参加者の空き
時間を調査する空き時間調査手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果から複数
の参加者に共通の空き時間を算出する絶対空き時間算出
手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果と前記絶
対空き時間算出手段による算出結果とに基づいて絶対参
加者全員と多くの希望参加者とが出席可能な会議の日程
を調整して会議日程候補を算出し、個々の会議日程候補
時間を重要度の高い希望参加者の出席できる会議の順に
並べ替える会議日程調整手段と、前記会議日程調整手段により算出された会議日程候補を
記録し、その際に出席可能な参加者の数と参加者の会議
における重要度とを記録するレベル付き会議日程候補デ
ータベースとを備えることを特徴とする会議日程調整装
置。
【請求項６】絶対参加者の名前のリストと希望参加者
の名前のリストと会議開催希望時期および所要時間とを
入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づき、全ての絶対参加者と
出席可能な希望参加者とを重要度毎に算出する会議日程
調整手段とを有することを特徴とする請求項５記載の会
議日程調整装置。
【請求項７】会議日程調整手段における会議日程候補
を算出する手続きが、絶対参加者全員に共通の絶対空き時間を取得する第１の
ステップと、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と共通の
空き時間を持つ希望参加者の数を数える第２のステップ
と、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と前記第
２のステップで計数された希望参加者の数とを会議日程
候補データベースに記録する第３のステップと、前記会議日程候補データベースのデータを希望参加者の
数で降順に並べ替えて会議日程候補リストとする第４の
ステップとからなることを特徴とする請求項１記載の会
議日程調整装置。
【請求項８】会議日程調整手段における会議日程候補
を算出する手続きが、絶対参加者全員に共通の絶対空き時間を取得する第１の
ステップと、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と共通の
空き時間を持つ希望参加者の数を数える第２のステップ
と、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と前記第
２のステップで計数された希望参加者の数とをレベル付
き会議日程候補データベースに記録する第３のステップ
と、前記レベル付き会議日程候補データベースのデータを重
要度の高い希望参加者が会議に出席できる順に並べ替え
て会議日程候補リストとする第４のステップとからなる
ことを特徴とする請求項５記載の会議日程調整装置。
【請求項９】第２のステップにおいて、会議日程候補
の時間の最初から最後まで空いていなくとも最初から所
要時間の半分以上空いていれば希望参加者の数を０．５
として数えることを特徴とする請求項７または請求項８
記載の会議日程調整装置。
【請求項１０】第２のステップにおいて、会議の所要
時間に対する出席可能な時間の割合を０以上１以下の小
数で希望参加者の数を数えることを特徴とする請求項７
または請求項８記載の会議日程調整装置。
【請求項１１】会議日程の調整を行う会議日程調整装
置において、会議開催条件を入力する入力手段と、前記入力手段による入力に基づいて会議の参加者の空き
時間を調査する空き時間調査手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果から複数
の参加者に共通の空き時間を算出する絶対空き時間算出
手段と、前記空き時間調査手段による空き時間調査結果と前記絶
対空き時間算出手段による算出結果とに基づき、絶対参
加者全員と多くの希望参加者とが出席可能な会議の日程
を調整して会議日程候補を算出する会議日程調整手段
と、前記会議日程調整手段により算出された会議日程候補を
記録する会議日程候補データベースと、会議開催条件に当てはまる会議日程候補が存在しない場
合における「開催したい会議の希望期間を拡大するため
の予備日数」を記録する予備日数データベースと、前記予備日数データベースを参照して会議開催条件を緩
和するための予備日程を算出する予備日程算出手段とを
備えることを特徴とする会議日程調整装置。
【請求項１２】絶対参加者の名前のリストと希望参加
者の名前のリストと会議開催希望時期および所要時間と
を入力する入力手段と、全ての絶対参加者と最も重要度の高い希望参加者とが参
加できる会議日程候補を検索し、当該会議開催希望時期
に全ての絶対参加者が出席可能な会議日程候補が存在し
ない場合に当該会議開催希望時期を拡大して全ての絶対
参加者と最も重要度の高い希望参加者とが出席できる会
議日程候補を算出する会議日程調整手段とを有すること
を特徴とする請求項１１記載の会議日程調整装置。
【請求項１３】前記会議日程調整手段における会議日
程候補を算出する手続きが、絶対参加者全員に共通の絶対空き時間を取得する第１の
ステップと、会議日程の調整に失敗した場合に会議開催希望時期を拡
大して前記第１のステップを繰り返す第２のステップ
と、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と共通の
空き時間を持つ希望参加者の数を数える第３のステップ
と、前記第１のステップで取得された絶対空き時間と前記第
３のステップで計数された希望参加者の数とを会議日程
候補データベースに記録する第４のステップと、前記会議日程候補データベースのデータを希望参加者の
数で降順に並べ替えて会議日程候補リストとする第５の
ステップとからなることを特徴とする請求項１１記載の
会議日程調整装置。