JPH0660125A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 所望のファイルが属するフォルダ名を把握し
ていなくても、迅速かつ確実にファイルを検索できるう
え検索にかかるユーザの負担を軽減することができる電
子ファイリング装置を提供する。 【構成】 アクセス情報記録部１０２は各ファイルの最
新アクセス日時を管理テーブル記憶部１０１に記録し、
最新アクセスファイル判断部１０４、および最新アクセ
スファイル抽出部１０５は、一定期間ごとに、最近アク
セスされたファイルだけを特定のフォルダに格納し、フ
ォルダ管理部１０７、およびデータ表示制御部１０８
は、検索対象フォルダ指定部１０６により指定されたフ
ォルダに所属するファイルのデータを記憶装置１００か
ら読み出し、図示しないディスプレイに表示する。 【効果】 アクセスされる可能性が高い最近アクセスし
たファイルだけを高速のページめくり表示の対象にでき
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書や画像のデータを
光磁気ディスク等の記録媒体に蓄積し、所望のデータを
検索して表示させることなどができる電子ファイリング
装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、光磁気ディスクなどの大容量のメ
ディアを用いて、文書などを例えばイメージ情報として
蓄積する電子ファイリング装置が普及しつつある。この
種の電子ファイリング装置においては、所望のデータを
得ようとする場合、例えば記憶されているデータを高速
に順次表示させるページめくり表示機能を用いて、所望
のデータを検索することができる。

【０００３】ところで、上記ページめくり表示機能を用
いて所望のデータが迅速に得られるようにするために
は、検索の対象となるデータの数を小さく抑える必要が
ある。そこで、従来の電子ファイリング装置では、一般
に、登録するデータが格納されるファイルを分類して、
フォルダなどを用いた階層構造で記憶させるようになっ
ている。このように記憶させておけば、データを検索す
る際にフォルダを指定することにより、検索の対象にな
るデータを絞り込むことができる。

【０００４】以下、上記のような従来の電子ファイリン
グ装置の具体的な構成を図１０に基づいて説明する。図
１０において、９００は、登録するデータをファイルと
して記憶する記憶装置である。９０１は、各ファイルご
とに、ファイル名と、そのファイルが所属するフォルダ
のフォルダ名と、記憶装置９００における物理的なデー
タの格納場所を示す情報とを保持する管理テーブルであ
る。

【０００５】９０２は、ユーザが、どのフォルダに所属
するファイルを検索の対象とするかを指定する検索対象
フォルダ指定部である。９０３は、検索対象フォルダ指
定部９０２により指定されたフォルダに所属するファイ
ルの格納場所を示す情報を管理テーブル記憶部９０１か
ら順次読み出して出力するフォルダ管理部である。

【０００６】９０４は、フォルダ管理部９０３から出力
された格納場所を示す情報に基づいて、記憶装置９００
からデータを読み出し、図示しないディスプレイに表示
するデータ表示制御部である。また、電子ファイリング
装置には、上記の他に記憶装置９００に対するデータの
登録、削除などの機能を実現するための構成要素などが
設けられている。

【０００７】前述のように構成された電子ファイリング
装置で、ページめくり表示機能を用いた検索が行われる
際の動作を以下に説明する。 （１）検索対象フォルダ指定部９０２は、ユーザによっ
て、検索すべきファイルの属するフォルダが指定される
と、そのフォルダを示す情報をフォルダ管理部９０３に
出力する。

【０００８】（２）フォルダ管理部９０３は、指定され
たフォルダに所属する全てのファイルのデータ格納場所
情報を順次、管理テーブル記憶部９０１から読み出し、
データ表示制御部９０４に出力する。 （３）データ表示制御部９０４は、フォルダ管理部９０
３から送られたデータ格納場所情報に基づいて、記憶装
置９００に保持されているデータを読み出し、ディスプ
レイに表示する。

【０００９】（４）指定されたフォルダに所属する全て
のファイルについて、表示が行われると、検索処理を終
了する。 上記のように、ユーザがフォルダを指定することによ
り、そのフォルダに属するファイルだけが検索の対象と
なるので、ページめくり表示機能を有効に活用して、所
望のデータを容易に検索することができる。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の電子ファイリング装置では、ユーザが、フォルダ名
の登録ミスや、記憶間違いなどによって、フォルダの指
定を誤ると、所望のファイルを検索することができな
い。この場合、往々にして、多数、または全てのフォル
ダを対象として検索を行うことになり、ユーザの負担が
極端に増大するうえ、ユーザの見落としによって検索に
失敗する可能性も高くなるという問題点を有していた。

【００１１】本発明は上記の点に鑑み、所望のファイル
が属するフォルダ名を把握していなくても、迅速かつ確
実にファイルを検索でき、しかも、検索にかかるユーザ
の負担を軽減することができる電子ファイリング装置の
提供を目的としている。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、蓄積するデータをファイルとして記憶す
る記憶手段と、ファイルの最新のアクセス時点からの経
過時間が、所定の時間よりも短いファイルをグループ化
するファイル抽出手段と、上記グループ化されたファイ
ルを対象として、ファイルの内容を順次表示させる表示
制御手段とを備えたことを特徴としている。

【００１３】また、さらに、上記ファイル抽出手段が、
ファイルの最新のアクセス時点からの経過時間と比較す
る上記所定の時間を設定する比較時間設定手段を備えた
ことを特徴としている。また、上記ファイル抽出手段
が、ファイルの最新のアクセス時点からの経過時間が所
定の時間よりも短いファイルのうちで、さらに、所定の
ファイル数以下のファイルをグループ化するように構成
されていることを特徴としている。

【００１４】また、上記ファイル抽出手段が、グループ
化するファイルをファイルの最新のアクセス時点からの
経過時間に基づいてソートするソート手段を備えている
ことを特徴と特徴としている。

【００１５】

【作用】上記の構成により、ファイル抽出手段は、ファ
イルの最新のアクセス時点からの経過時間が、所定の時
間よりも短いファイルをグループ化する。表示制御手段
は、上記グループ化されたファイルを対象として、ファ
イルの内容を順次表示させる。

【００１６】また、比較時間設定手段は、上記ファイル
抽出手段がファイルの最新のアクセス時点からの経過時
間と比較する上記所定の時間を設定する。また、上記フ
ァイル抽出手段が、ファイルの最新のアクセス時点から
の経過時間が所定の時間よりも短いファイルのうちで、
さらに、所定のファイル数以下のファイルをグループ化
する。

【００１７】また、上記ファイル抽出手段が備えるソー
ト手段は、グループ化するファイルをファイルの最新の
アクセス時点からの経過時間に基づいてソートする。

【００１８】

【実施例】

（第１実施例）図１は本発明の第１実施例における電子
ファイリング装置の構成を示すブロック図である。図１
において、１００は、登録するデータをファイルとして
記憶する記憶装置である。

【００１９】１０１は、各ファイルごとに、ファイル名
と、そのファイルが所属するフォルダのフォルダ名と、
記憶装置１００における物理的なデータの格納場所を示
す格納場所情報と、そのファイルの最後のアクセス日時
を示す最新アクセス日時情報と、最後のアクセスからの
経過時間を示すアクセス後経過時間情報と、上記経過時
間が、あらかじめ設定された所定の時間内であるかどう
かを示す経過時間フラグとを保持する管理テーブル記憶
部である。

【００２０】１０２は、各ファイルがアクセスされるご
とに、管理テーブル記憶部１０１中の当該ファイルの最
新アクセス日時情報を更新するアクセス情報記録部であ
る。１０３は、あらかじめ設定された一定時間ごとに、
後述する最新アクセスファイル判断部１０４、および最
新アクセスファイル抽出部１０５を起動する定時起動部
である。

【００２１】１０４は、各ファイルごとに、最後のアク
セスからの経過時間を計算し、管理テーブル記憶部１０
１に保持されているアクセス後経過時間情報を更新する
とともに、アクセス後経過時間と前記所定の時間とを比
較して、アクセス後経過時間が所定の時間以内ならば経
過時間フラグをオンにし、所定の時間を越えるならば経
過時間フラグをオフにする最新アクセスファイル判断部
である。

【００２２】１０５は、管理テーブル記憶部１０１を参
照して、経過時間フラグがオンである全てのファイルを
上記特定のフォルダに複写する一方、特定のフォルダに
属していて、経過時間フラグがオフであるファイルと同
じファイル名の全てのファイルを削除する最新アクセス
ファイル抽出部である。なお、経過時間フラグがオンで
あっても、既に同じファイルが特定のフォルダに存在す
る場合には、複写しないようにしてもよいし、また、最
初に特定のフォルダに属する全てのファイルを削除した
後、経過時間フラグがオンである全てのファイルを複写
するようにしてもよい。

【００２３】１０６は、ユーザが、どのフォルダに所属
するファイルを検索の対象とするかを指定する検索対象
フォルダ指定部である。１０７は、検索対象フォルダ指
定部１０６により指定されたフォルダに所属するファイ
ルの格納場所情報を管理テーブル記憶部１０１から順次
読み出して出力するフォルダ管理部である。

【００２４】１０８は、フォルダ管理部１０７から出力
された格納場所情報に基づいて、記憶装置１００からデ
ータを読み出し、図示しないディスプレイに表示するデ
ータ表示制御部である。なお、電子ファイリング装置に
は、上記以外にも、記憶装置１００に対するデータの登
録、削除などの機能を実現するための種々の構成要素が
設けられているが、本発明の主眼ではないので、その説
明を省略する。

【００２５】以上のように構成された電子ファイリング
装置の動作について、具体的な動作条件が以下のように
設定されている場合を例にあげて説明する。定時起動部
１０３は、１日を起動周期として、毎日午前０時に、最
新アクセスファイル判断部１０４、および最新アクセス
ファイル抽出部１０５を起動するとする。

【００２６】また、最新アクセスファイル抽出部１０５
によってファイルが複写される特定のフォルダのフォル
ダ名はnew であるとする。また、ファイルが最近アクセ
スされたと判断するための所定の時間を９０日とする。
また、記憶装置１００には、１９９２年２月４日の時点
で、図２に示すようにフォルダproject A 内にファイル
fileA 、fileB が格納されるとともに、これらのファイ
ルがフォルダnew 内に複写されているとする。

【００２７】また、管理テーブル記憶部１０１に保持さ
れている情報には、図３（ａ）に示す情報が含まれてい
るとする。すなわち、基本所属フォルダ（フォルダnew
以外のフォルダ）がproject A であるファイルfileA へ
の最新アクセス日時は「１９９１年１０月４日」、ファ
イルfileB への最新アクセス日時は１９９１年１１月６
日である。

【００２８】上記のような動作条件のもとに、例えば次
のような動作が行われる。 （２０１）まず、ファイルfileA が「１９９２年２月４
日」にアクセスされたとすると、アクセス情報記録部１
０２は、そのアクセスの時点で、図３（ｂ）に示すよう
に管理テーブル記憶部１０１における当該ファイルの最
新アクセス日時情報を更新する。

【００２９】（２０２）その後、「１９９２年２月５日
午前０時」になると、定時起動部１０３は、最新アクセ
スファイル判断部１０４を起動する。 （２０９）最新アクセスファイル判断部１０４は、管理
テーブル記憶部１０１における最新アクセス日時情報を
参照して、フォルダnew に属するファイル以外の全ての
ファイルについて、アクセス後経過時間（＝現在日時−
最新アクセス日時）を計算し、アクセス後経過時間情報
を更新する。さらに、アクセス後経過時間と、前記ファ
イルが最近アクセスされたと判断するための時間９０日
とを比較し、９０日以内か９０日を越えるかに応じて、
経過時間フラグをオン、またはオフにする。

【００３０】具体的には、図３（ｃ）に示すように、現
在時刻「１９９２年２月５日」とファイルfileA の最新
アクセス日時「１９９２年２月４日」との差である１日
を、アクセス後経過時間として更新した後、このアクセ
ス後経過時間１日と所定の時間９０日とを比較し、アク
セス後経過時間以内なので、ファイルfileA に対応する
経過時間フラグをオンにする。

【００３１】また、現在時刻「１９９２年２月５日」と
ファイルfileB の最新アクセス日時「１９９１年１１月
６日」との差である９１日を、アクセス後経過時間とし
て更新した後、このアクセス後経過時間９１日と所定の
時間９０日とを比較し、アクセス後経過時間を越えてい
るので、ファイルfileB に対応する経過時間フラグをオ
フにする。

【００３２】（２０４）定時起動部１０３は、また、上
記最新アクセスファイル判断部１０４の処理が行われた
後、最新アクセスファイル抽出部１０５を起動する。な
お、この最新アクセスファイル抽出部１０５の起動は、
最新アクセスファイル判断部１０４が行うようにしても
よい。 （２０３）最新アクセスファイル抽出部１０５は、管理
テーブル記憶部１０１を参照し、各ファイルの経過時間
フラグに基づき、フォルダnew に対してファイルの複
写、削除を行う。

【００３３】詳しくは、ファイルfileA は、経過時間フ
ラグがオンになっているので、フォルダnew に複写され
る。一方、ファイルfileB は、経過時間フラグがオフな
ので、フォルダnew から削除される。上記のようにし
て、フォルダnew へのファイルの複写等が行われた後、
１日後の「１９９２年２月６日午前０時」になるまでの
間、高速ページめくり機能によるデータの検索は次のよ
うにして行われる。

【００３４】（２０５）ユーザによって検索対象フォル
ダ指定部１０６にフォルダ名new が指定されると、検索
対象フォルダ指定部１０６はこのフォルダ名new をフォ
ルダ管理部１０７に出力する。なお、特にフォルダ名ne
w を指定しなくても、所定の検索指示操作をしただけで
デフォルトのフォルダ名がnew になるようにしてもよ
い。

【００３５】（２０６）フォルダ管理部１０７は、検索
対象フォルダ指定部１０６により指定されたフォルダne
w に属しているファイルfileA の格納場所情報を管理テ
ーブル記憶部１０１から読み出してデータ表示制御部１
０８に出力する。 （２０７）データ表示制御部１０８は、フォルダ管理部
１０７から出力された格納場所情報に基づいて、記憶装
置１００からファイルfileA のデータを読み出し、ディ
スプレイへの表示を行う。ここで、ファイルfileA のデ
ータが複数画面にわたるデータの場合には、所定の速さ
で順次画面を切り換えて表示するようにしてもよいし、
最初の画面だけを表示するようにしてもよい。

【００３６】（２０８）また、フォルダ管理部１０７、
およびデータ表示制御部１０８は、フォルダnew に属す
る他のファイルがある場合には、それらのファイルにつ
いて、上記（２０６）（２０７）の処理を繰り返し、各
ファイルのデータに基づく表示が順次行われる。その
際、各ファイルと対応させて、既表示／未表示を示すフ
ラグを設定し、全てのファイルが既表示になるまで、上
記表示処理を繰り返すようにしてもよいし、ファイルの
リストを設定してリストの最後のファイルまで表示処理
を繰り返すようにしてもよい。

【００３７】（２１０）上記のようにして全てのファイ
ルについて表示処理が完了すると、検索処理を終了す
る。また、完了するまでの間に、ユーザによって所定の
ファイル選択操作がなされると、表示が固定され、図示
しないデータ処理部がそのときに表示されているファイ
ルに対して例えば印刷などの処理を行う。上記のよう
に、ユーザが、検索しようとするファイルfileA の所属
しているフォルダproject A を把握していない場合で
も、そのファイルfileA は９０日以内にアクセスされて
いればフォルダnew に複写されているので、フォルダne
w を指示することにより、容易に検索することができ
る。

【００３８】また、フォルダproject A に属することが
把握されている場合には、そのフォルダproject A を指
定して検索することもできるが、フォルダnew を指定す
れば、４ヵ月前にアクセスしたファイルfileB は表示さ
れないため、検索の効率がよい。なお、上記の例では、
ファイルをそのままフォルダnew に複写するように構成
した例を示したが、ファイル名や、物理的なデータの格
納場所を示す格納場所情報など、ファイルの内容の参照
に必要な情報を、そのファイルが特定のフォルダに属す
るのと同様に処理されるように管理するようにしてもよ
い。

【００３９】また、複写されたファイルと元のファイル
とをリンクする情報を保持するようにし、上記のように
してファイルの検索が成功した場合にも、元のファイル
の最新アクセス日時が更新されるようにしてもよい。ま
た、上記のようにアクセス後経過時間の計算や、経過時
間フラグの設定、ファイルの複写等を午前０時などに定
期的に行うようにすれば、装置の負荷の分散が容易にな
るが、一方、これらの処理をファイルのアクセスや検索
時に行うようにして、リアルタイムな検索を行い得るよ
うにしてもよい。 （第２実施例）図４は本発明の第２実施例における電子
ファイリング装置の構成を示すブロック図である。な
お、本第２実施例において、前記第１実施例と同様の機
能を有する構成部分については対応する番号を付して説
明を省略する。

【００４０】図４において、２０９は、ファイルが最近
アクセスされたと判断するための所定の時間をユーザが
設定する比較時間設定部である。その他の各部は、第１
実施例と同様のものである。ただし、最新アクセスファ
イル判断部２０４は、各ファイルのアクセス後経過時間
と、比較時間設定部２０９によって設定された所定の時
間とを比較して、経過時間フラグのオン、オフを行うよ
うになっている。

【００４１】また、最新アクセスファイル判断部２０
４、および最新アクセスファイル抽出部２０５は、定時
起動部２０３によって定期的に起動されるほか、比較時
間設定部２０９によっても起動されるようになってい
る。以上のように構成された電子ファイリング装置にお
いて、例えば図５に示すように、フォルダnew 以外のフ
ォルダに属する全ファイルのうち、１９９２年１月３１
日の時点で、最新アクセス日時が「１９９１年１１月２
日」以降のファイルが３００個あり、そのうち、さらに
最新アクセス日時が「１９９２年１月１日」以降のファ
イルが１００個あるとする。また、あらかじめ比較時間
設定部２０９によって設定された時間は９０日であった
とする。

【００４２】この場合、最新アクセスファイル判断部２
０４、および最新アクセスファイル抽出部２０５が、第
１実施例と同様に、「１９９２年１月３１日午前０時」
に起動されると、フォルダnew には、３００個のファイ
ルが属するようになる。それゆえ、検索対象フォルダ指
定部２０６に対してフォルダnew を指定すると、３００
個のファイルを対象としてページめくり機能によるデー
タの検索が行われることになる。

【００４３】ところが、比較時間設定部２０９に対して
ユーザからの比較時間設定の要求がなされ、例えば３０
日が指定されたとすると、比較時間設定部２０９は、こ
の比較時間を保持するとともに、最新アクセスファイル
判断部２０４を起動する。そこで、最新アクセスファイ
ル判断部２０４は、管理テーブル記憶部２０１を参照し
て、各ファイルのアクセス後経過時間と指定された比較
時間３０日とを比較し、アクセス後経過時間が３０日以
内のファイル１００個について、対応する経過時間フラ
グをオンにする一方、３０日を越えるファイル２００個
について、対応する経過時間フラグをオフにする。

【００４４】比較時間設定部２０９は、次に、最新アク
セスファイル抽出部２０５を起動する。最新アクセスフ
ァイル抽出部２０５は、管理テーブル記憶部２０１を参
照し、経過時間フラグがオンになっている１００個のフ
ァイルはnew の下に残し、フラグがオフとなった２００
個のファイルをフォルダnew の下から削除する。

【００４５】この状態で、ユーザが再度検索対象フォル
ダ指定部２０６に対してフォルダnew を指定すると、今
度は１００個のファイルを対象としてページめくり機能
によるデータの検索が行われることになる。上記のよう
に、記憶装置２００に記憶されているファイルの数や、
アクセス状況などに応じて比較時間を設定することによ
り、検索の対象になるデータを絞り込むことができるの
で、適正な個数のファイルについてを高速にページめく
り表示を行うことができ、ユーザの負担を低減すること
ができる。

【００４６】なお、上記の例では、比較時間として最大
値を設定する例を示したが、最小値も設定してアクセス
ご経過時間の範囲を示すことができるようにしてもい。
また、比較時間を設定した場合でも、アクセス後経過時
間の計算等を直ちに行わずに、定期的にのみ行うように
してもよい。 （第３実施例）図６は本発明の第３実施例における電子
ファイリング装置の構成を示すブロック図である。な
お、本第３実施例においても、前記第１実施例と同様の
機能を有する構成部分については対応する番号を付して
説明を省略する。

【００４７】図６において、３１０は、最新アクセスフ
ァイル判断部３０４によって管理テーブル記憶部３０１
の経過時間フラグがオン、オフされた後に、オンになっ
ているファイルの数をカウントし、そのカウント数を保
持するファイル数保持部である。３１１は、ファイル数
保持部３１０に保持されているカウント数が、あらかじ
め設定された所定の設定ファイル数を越えている場合
に、管理テーブル記憶部３０１を参照して、経過時間フ
ラグがオンであるファイルのうちアクセス後経過時間が
最大のものから上記設定ファイル数を越えた分のファイ
ルの経過時間フラグをオフにするフラグ制御部である。

【００４８】その他の各部は、第１実施例と同様のもの
である。ただし、定時起動部３０３は、一定時間ごと
に、最新アクセスファイル判断部３０４、および最新ア
クセスファイル抽出部３０５に加えて、ファイル数保持
部３１０、およびフラグ制御部３１１も起動するように
なっている。以上のように構成された電子ファイリング
装置において、例えば「１９９２年２月１日午前１０
時」の時点で、図７（ａ）に示すように、フォルダnew
以外のフォルダに属する３個のファイルfileA 、fileB
、fileC についての経過時間フラグがオンになってお
り、ファイルfileD についての経過時間フラグはオフに
なっている状態で、このファイルfileD に対するアクセ
スが発生したとする。また、設定ファイル数は３個であ
るとする。

【００４９】この場合、アクセス情報記録部３０２は、
そのアクセスの時点で、図７（ｂ）に示すように管理テ
ーブル記憶部３０１における当該ファイルの最新アクセ
ス日時情報を「１９９２年２月１日」に更新する。その
後、「１９９２年２月２日午前０時」になると、定時起
動部３０３は、最新アクセスファイル判断部３０４、フ
ァイル数保持部３１０、フラグ制御部３１１、最新アク
セスファイル抽出部３０５を順に起動する最新アクセス
ファイル判断部３０４は、管理テーブル記憶部３０１を
参照して、図７（ｃ）に示すように、アクセス後経過時
間情報の更新、および経過時間フラグのオン、オフを行
う。これにより、ファイルfileD の経過時間フラグはオ
フからオンになる。

【００５０】次に、ファイル数保持部３１０は、経過時
間フラグがオンになっているファイルの数をカウント
し、カウント数４個を保持する。また、フラグ制御部３
１１は、上記カウント数４個が前記設定ファイル数３個
を１個だけ越えているので、図７（ｄ）に示すように、
経過時間フラグがオンであるファイルのうち、アクセス
後経過時間が最大のファイルfileA の経過時間フラグを
オフにする。

【００５１】そこで、最新アクセスファイル抽出部３０
５は、経過時間フラグがオンになっている３個のファイ
ルfileA 、fileB 、fileC のうちフォルダnew に存在し
ないファイルfileD をフォルダnew に複写し、ファイル
fileA は、フォルダnew から削除する。それゆえ、ユー
ザが検索対象フォルダ指定部３０６に対してフォルダne
w を指定すると、フォルダ管理部３０７とデータ表示制
御部３０８によって、フォルダnew に存在するファイル
fileA 、fileB 、fileC の３つのファイルを対象として
ページめくり機能によるデータの検索が行われることに
なる。

【００５２】上記のように、フォルダnew に属するファ
イルの最大数が制限されるので、高速のページめくり表
示機能による検索を人間が効率よくできるファイル数を
検索対象ファイル数として設定することにより、ユーザ
の負担を少ない範囲に抑えることができるとともに、検
索効率を高くすることができる。なお、ファイルのデー
タが複数画面にわたるデータに対して全画面を表示させ
る場合などには、データ量も考慮して、ファイルの抽出
を行うようにしてもよい。 （第４実施例）図８は本発明の第４実施例における電子
ファイリング装置の構成を示すブロック図である。な
お、本第４実施例においても、前記第１実施例と同様の
機能を有する構成部分については対応する番号を付して
説明を省略する。

【００５３】図８において、４１２は記憶装置４００に
記憶されているファイルがアクセスされるごとに、最新
アクセスファイル抽出部４０５、およびソート部４１３
を起動するアクセス時起動部で、アクセス情報記録部４
０２を起動する図示しない起動部と同じものである。４
１３は、第１実施例の最新アクセスファイル判断部１０
４と同様に各ファイルのアクセス後経過時間情報を更新
した後、管理テーブル記憶部４０１の内容をアクセス後
経過時間順にソートし、アクセス後経過時間の短いファ
イルから、あらかじめ設定された所定の設定ファイル数
分のファイルについて経過時間フラグをオンにし、残り
のファイルの経過時間フラグをオフにするソート部であ
る。

【００５４】その他の各部は、第１実施例と同様のもの
である。以上のように構成された電子ファイリング装置
において、例えば図９（ａ）に示すように、フォルダne
w 以外のフォルダに属し、最新アクセス日時が、それぞ
れ「１９９２年１月１日」、「１９９２年１月１１
日」、「１９９２年１月２１日」である３個のファイル
fileA 、fileB 、fileC についての経過時間フラグがオ
ンになっている状態で、「１９９２年２月１日」にファ
イルfileD がアクセス（新規生成）されたとする。ま
た、設定ファイル数は３個であるとする。

【００５５】この場合、アクセス情報記録部４０２は、
そのアクセスの時点で、最新アクセス日時情報「１９９
２年２月１日」を含む当該ファイルに関する情報を管理
テーブル記憶部４０１に追加する。また、ソート部４１
３は、各ファイルのアクセス後経過時間情報を更新した
後、図９（ｂ）に示すように、管理テーブル記憶部４０
１の内容をアクセス後経過時間順にソートして、ファイ
ルfileD 、fileC 、fileB 、fileA の順にし、アクセス
後経過時間の短い順に３個のファイルfileD 、fileC 、
fileB の経過時間フラグをオンにする一方、ファイルfi
leA のファイル経過時間フラグをオフにする。

【００５６】さらに、最新アクセスファイル抽出部４０
５は、経過時間フラグがオンになっている３個のファイ
ルfileD 、fileC 、fileB をこの順でフォルダnew に複
写し、ファイルfileA は、フォルダnew から削除する。
そこで、、ユーザが検索対象フォルダ指定部４０６に対
してフォルダnew を指定すると、フォルダ管理部４０７
とデータ表示制御部４０８によって、フォルダnew に存
在するファイルfileD 、fileC 、fileB の３つのファイ
ルを対象として、この順でページめくり機能によるデー
タの検索が行われることになる。

【００５７】すなわち、フォルダnew に属するファイル
の最大数が制限されるうえ、最新アクセス日時の新しい
ものから順に表示されるので、ユーザの負担を軽減でき
るとともに、検索効率を高くすることができる。なお、
上記のように管理テーブル記憶部４０１の内容自体はソ
ートせずに、最新アクセス日時の順序を示すリストを作
成して、ファイルの複写時や検索時に、そのリストを参
照して、最新アクセス日時の新しいものから順に複写や
表示を行うようにしてもよい。

【００５８】また、ソート処理を管理テーブルが最初に
作成されたときにのみ行い、その後は、ファイルがアク
セスされたときに、管理テーブル記憶部４０１における
そのファイルに関する情報の順序を繰り上げるなどする
ようにしてもよい。また、管理テーブル記憶部４０１の
内容のソートやファイルの複写などの処理は、ファイル
をアクセスするごとに行わず、第１実施例などと同様
に、定期的にのみ行うようにしてもよい。

【００５９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
最近アクセスしたファイルだけを連続して検索すること
ができ、ユーザが、検索の対象になるデータを絞り込む
ためのファイルの分類などを把握していなくても、最近
アクセスしたファイルほど再びアクセスされる可能性が
高いので、所望のファイルを発見できる可能性が高く、
しかも、検索にかかるユーザの負担を低減することがで
きる。

【００６０】また、検索の対象となるファイルの最新の
アクセス時点からの経過時間を設定することにより、ユ
ーザの職種や業務の状況に応じて、所望のファイルを発
見できる可能性の増大と、ユーザの負担の低減とをバラ
ンスさせることができる。また、検索の対象となるファ
イルの数を所定の数に制限することにより、ファイルの
内容を順次表示させて検索する効率をよくし、ユーザの
見落としによる検索失敗を防ぐことができる。

【００６１】また、ファイルのアクセス順序に応じてフ
ァイルの内容が表示されることにより、ユーザの時間順
序に関する記憶を頼りに検索効率を高くすることができ
るという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１実施例の電子ファイリング装置の構成を示
すブロック図である。

【図２】同、記憶装置におけるファイルの記憶構成例を
示す説明図である。

【図３】同、管理テーブル記憶部の記憶内容の例を示す
説明図である。

【図４】第２実施例の電子ファイリング装置の構成を示
すブロック図である。

【図５】同、記憶装置におけるファイルの記憶構成例を
示す説明図である。

【図６】第３実施例の電子ファイリング装置の構成を示
すブロック図である。

【図７】同、管理テーブル記憶部の記憶内容の例を示す
説明図である。

【図８】第４実施例の電子ファイリング装置の構成を示
すブロック図である。

【図９】同、管理テーブル記憶部の記憶内容の例を示す
説明図である。

【図１０】従来の電子ファイリング装置の構成を示すブ
ロック図である。

【符号の説明】

１００〜４００ 記憶装置 １０１〜４０１ 管理テーブル記憶部 １０２〜４０２ アクセス情報記録部 １０３〜３０３ 定時起動部 １０４〜３０４ 最新アクセスファイル判断部 １０５〜４０５ 最新アクセスファイル抽出部 １０６〜４０６ 検索対象フォルダ指定部 １０７〜４０７ フォルダ管理部 １０８〜４０８ データ表示制御部 ２０９ 比較時間設定部 ３１０ ファイル数保持部 ３１１ フラグ制御部 ４１２ アクセス時起動部 ４１３ ソート部

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 蓄積するデータをファイルとして記憶す
   る記憶手段と、 ファイルの最新のアクセス時点からの経過時間が、所定
   の時間よりも短いファイルをグループ化するファイル抽
   出手段と、 上記グループ化されたファイルを対象として、ファイル
   の内容を順次表示させる表示制御手段と、 を備えたことを特徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 上記ファイル抽出手段は、グループ化し
   たファイルを所定のフォルダに属させるように構成され
   るとともに、 上記表示制御手段は、フォルダを指定することにより、
   指定されたフォルダに属するファイルを対象として表示
   させるように構成されていることを特徴とする請求項１
   の電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 上記ファイル抽出手段は、所定の期間ご
   とにファイルのグループ化を行うように構成されている
   ことを特徴とする請求項１の電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 さらに、上記ファイル抽出手段がファイ
   ルの最新のアクセス時点からの経過時間と比較する上記
   所定の時間を設定する比較時間設定手段を備えたことを
   特徴とする請求項１の電子ファイリング装置。
5. 【請求項５】 上記ファイル抽出手段は、ファイルの最
   新のアクセス時点からの経過時間が所定の時間よりも短
   いファイルのうちで、さらに、所定のファイル数以下の
   ファイルをグループ化するように構成されていることを
   特徴とする請求項１の電子ファイリング装置。
6. 【請求項６】 上記ファイル抽出手段は、グループ化す
   るファイルをファイルの最新のアクセス時点からの経過
   時間に基づいてソートするソート手段を備えていること
   を特徴とする請求項１の電子ファイリング装置。
7. 【請求項７】 上記ファイル抽出手段は、記憶手段に蓄
   積されるファイルがアクセスされるごとに、ファイルの
   グループ化を行うように構成されていることを特徴とす
   る請求項６の電子ファイリング装置。