JP2008040870A - 入退室管理システム。 - Google Patents

Abstract

【課題】居室内の装置使用時の待ち時間を減らして快適な使用環境を提供する。
【解決手段】居室内へのあるユーザ名の入室が認証されると、当該ユーザ名に対応する情報記憶装置（MFP a)において、リモートな記憶手段(MFP b,MFP b,PC a)に格納されたファイルであって上記情報記憶装置（MFP a)における利用が予想されるデータを、上記情報記憶装置のローカルな記憶手段に取得させる処理が開始される。
【選択図】図１

Description

本発明は、入退室管理システムに関し、入退室管理された居室内にある情報記憶装置の使用に際して、レスポンスを向上させる技術に関する。

ネットワーク上に複数の情報記憶装置が存在する環境下において、ある情報記憶装置において例えばSMB（Server Message Block）のようなファイル共有機能を実現するプロトコルを用いて、ネットワーク上に存在する別の（リモートの）情報記憶装置上の共有フォルダにアクセスし、そのフォルダ配下のファイルを取得することが行われている。
特開2004-70542号公報

ところで、特に、取得対象となるファイルのサイズが大きい場合や、ネットワークの回線状況が良好でない場合等には、ファイルの取得に時間を要するため、取得元の情報記憶装置において待ち時間が生じ、当該装置を使用するユーザの操作に関してレスポンスが低下するおそれがある。
本発明は上述の問題に鑑みてなされたものであって、出入りが管理された居室内に情報記憶装置が存在する環境において、当該情報記憶装置を使用するユーザのその操作に関してレスポンスを向上させることが可能な入退室管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る入退室管理システムは、入退室管理装置と、複数の情報記憶装置とがネットワークを介して接続されてなる入退室管理システムであって、入退室管理装置は、ユーザ名と、ユーザ毎の情報記憶装置を識別するための装置名とを含むユーザ管理情報が格納されたデータベースと、入室するユーザのユーザ名を検出する検出手段と、前記ユーザ管理情報を参照して、検出されたユーザ名に対応する装置名で特定される装置宛に、検出されたユーザ名を含む入室情報を送信する送信手段と、を備え、情報記憶装置は、ファイルを格納するローカルな記憶手段と、前記入室情報を受信する受信手段と、自装置以外の他の情報記憶装置におけるリモートな記憶手段に格納されたファイルから、入室情報に含まれるユーザ名に関して自装置での利用が予測されるファイルを選別する選別手段と、選別されたファイルをネットワークを介して取得して、前記ローカルな記憶手段に格納させる取得手段と、を備えることを特徴とする。

この構成によれば、入室情報を受信した情報記憶装置は、リモートな記憶手段に格納されたファイルから、入室したユーザ名の利用が予測されるファイルを、自装置が備えるローカルな記憶手段に格納させるので、例えば、少なくともユーザが装置を使用する前に、予めローカルな記憶手段に格納させておけば、ユーザが装置を利用する際のレスポンスを向上させることができる。

また、前記情報記憶装置は、さらに、入室情報の受信時のタイミングで、前記取得を開始させる取得制御手段を備えることを特徴とする。
この構成によれば、ローカルな記憶手段へ格納を、ユーザが装置を利用する前に完了させる可能性が高くなり、使用レスポンスを確実に向上させることができる。
また、前記情報記憶装置は、ユーザ名と、ユーザ名毎に過去にアクセスしたファイルの所在と含む取得履歴情報が格納されたデータベースを備え、前記選別手段は、利用が予測されるデータとして、前記取得履歴情報に含まれるファイルを選別することを特徴とする。

また、前記情報記憶装置は、ユーザ名と、各ユーザ名毎にアクセスした装置名及びそのフォルダパスとを含む取得履歴情報が格納されたデータベースを備え、前記選別手段は、利用が予測されるファイルとして、前記取得履歴情報に示されるフォルダの配下にあるファイルを選別することを特徴とする。
ユーザが過去にアクセスしたファイルや、ユーザが過去にアクセスしたフォルダ配下のファイルは、ユーザに利用される可能性が高いと考えられる。これら構成によれば、利用可能性の高いファイルを予めローカルな記憶手段に格納させることが可能となる。

また、前記選別手段は、利用が予測されるファイルとして、選別の時点から最新更新日時が所定日時内のファイルを選別することを特徴とする。
選別の時点から最終更新日時が所定日時内のファイル、例えば、最終更新日時が上記時点から２４時間以内、３日以内といったファイルはユーザに利用される可能性が高いと考えられる。このため、利用可能性の高いファイルを予めローカルな記憶手段に格納させることが可能となる。

また、前記検出手段は、退室したユーザのユーザ名を検出し、前記送信手段は、前記ユーザ管理情報を参照して、検出されたユーザ名に対応する装置名で特定される装置宛に、検出されたユーザ名を含む退室情報を送信し、前記取得手段は、取得したファイルを前記ローカルな記憶手段に暫定的に格納させ、前記受信手段は、前記退室情報を受信し、前記情報記憶装置は、さらに、退室情報の受信を契機として、退室情報に含まれるユーザ名に関しローカルな記憶手段に暫定的に格納されたファイルを破棄する破棄手段を備えることを特徴とする。

この構成によれば、ファイルを破棄することでローカルな記憶手段の空き容量を確保することが可能となる。
また、前記情報記憶装置は、さらに、退室情報の受信時から、当該退室情報に含まれるユーザ名に関して再入室が予測される所定時間まで待機した後で、前記破棄を開始させる破棄制御手段を備えることを特徴とする。

この構成によれば、例えば、ユーザが管理下の居室から頻繁に出入りする環境にある場合に、取得と破棄を繰り返して、情報記憶装置の処理負荷が浪費される事態を回避することが可能となる。

（実施の形態）
本実施の形態について図面を参照しながら説明する。
１．構成
図１は、実施の形態に係る入退室管理システムのシステム構成を示す図である。
入退室管理システムは、MFP（Multi Function Peripheral）１〜３、PC（Personal Computer）４，５、NAS（Network Attached Storage）６、入退室認証装置７、認証管理サーバ８を含んで構成され、各装置はLAN（Local Area Network）ケーブルを介して接続されている。

MFP１〜３，PC４〜５，NAS６は装置内に記憶手段としてのHDD（Hard Disk Drive）を備えた情報記憶装置である。記憶手段としては、アクセス速度が確保できるローカルな記憶手段であればよく、例えば、USB，IEEE1394などの外部インターフェイスを介して装置に直接接続されているHDDでも構わない。
MFP１〜３，PC４〜５，NAS６は認証管理サーバ８の管理下にある同一居室内に配置されているものとする。

なお、図１中の、「MFP a」、「MFP b」、「MFP c」、「NAS」、「PC a」、「PC b」は、ネットワーク上のコンピュータの名前（ホスト名）である。
図２（ａ）は、入退室認証装置７の構成を示す機能ブロック図であり、図２（ｂ）は、認証管理サーバ８の構成を示す機能ブロック図である。
図２（ａ）に示すように、入退室認証装置７は、各機能ブロックを制御する制御部７１、指紋読取部７２、扉開閉制御部７３、照合部７４、ネットワーク通信部７５、記憶部７６を備えている。

指紋読取部７２は、居室の入り口において、入室を試みるユーザの指紋を読み取る。
照合部７４は、指紋読取部７２において読み取られた指紋データを、照合用DB７７と照合して、ユーザのユーザ名（ユーザ識別子）を判定する。
扉開閉制御部７３は、入室を試みるユーザの指紋データが照合された場合や、居室を退室しようとするユーザを検知した場合などに、居室の入り口にある扉を開閉させる。

ネットワーク通信部７５は、例えばNIC（Network Interface Card）から構成され、ネットワーク通信を実現する。
記憶部７６は、照合用DB７７と入退室履歴DB７８とを有する。照合用DB７７は、ユーザ名毎の指紋データに関するデータベースである。入退室履歴DB７８は、ユーザ名毎の入退室時間を含む居室の入退室履歴のデータベースである。

なお、本実施の形態においては、認証方式として、指紋認証方式（生体認証方式の一種である。）を例示しているが、これに限らず、RF-ID(Radio Frequency Identification)カードなどを用いたカード方式や、パスワード方式なども用いることが可能である。
図２（ｂ）に示すように、認証管理サーバ８は、各機能ブロックを制御する制御部８１、データ転送部８２、装置状態監視部８３、ネットワーク通信を実現するネットワーク通信部８４、記憶部８５を備えている。

データ転送部８２は、所定のデータを転送元から転送先へと転送させる。
装置状態監視部８３は、（１）オンラインかオフラインか、（２）電源のオン／オフ、（３）状態の正常／異常（例えばMFPが紙詰まりによりジャム状態にあるならば、状態は「異常」とする。）などの、他の装置の状態を監視する。
記憶部８５は、ユーザ管理DB８６を有している。

なお、本実施の形態においては入退室認証装置７と認証管理サーバ８を別の装置としているが、両装置の機能を実現する一つの入退室管理装置を用いても構わない。
図３は、ユーザ管理DB８６のデータ構造を示す表である。
表中においては、「コンピュータ名」、「ログイン情報」の「ログイン名」及び「パスワード」、「DL/UP」の項目を含んでいる。

「コンピュータ名」は、ユーザ名に対応するユーザが使用する情報記憶装置の名称である。
「ログイン情報」の「ログイン名」及び「パスワード」は、各装置へのログインに使用される情報である。
「DL/UP」の項目の、「UP」は、後述する取得処理において、データを送信する（アップロードする）装置であることを示し、「DL」は、データを受信する（ダウンロードする）装置であることを示す。「DL」装置は複数であっても良い（その場合、「DL」と「UP」の双方の機能を果たす装置が出現することもあり得る。）。

なお、これらのデータベースは、ユーザ名（ユーザＡ，ユーザＢ，ユーザＣ...）毎に管理されており、例えば、予め手動で作成されたものである（ユーザの使用傾向から自動的に作成しても良い）。
図４は、MFP１（MFP a）の構成を示す機能ブロック図である。MFP１〜３は同様の構成であるので、MFP１のみを説明する。

MFP１は、制御部１１、スキャナ部１２、FAX部１３、メール送受信部１４、プリンタ部１５、操作パネル部１６、ネットワーク通信部１８、記憶部１９を備えている。
制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のハードウェアから構成されており、MFP１の各部の動作を統括的に制御する。
スキャナ部１２は、原稿用紙を読み取ることにより画像データを作成する。ＦＡＸ部１３は、ファクシミリ機能を実現する。メール送受信部１４は、電子メールを作成・送受信する。プリンタ部１５は、画像データを用紙に印刷する。

操作パネル部１６は、ユーザに対して表示を行うとともにユーザから入力操作を受け付ける機能ブロックであり、タッチパネルと、押しボタンキーを含んで構成される。
記憶部１９は、HDD（Hard Disk Drive）から構成され、各種データを記憶する。HDDは、例えば、SCSI（Small Computer System Interface）のインターフェイスを介して、図示しない本体基板と接続されている。

MFP１にとって、記憶部１９はローカルな記憶手段であり、リモートな記憶手段（例えば、MFP２の記憶部、PC４の記憶部、NAS６など）と比べて圧倒的な転送速度を確保でき、速やかにアクセスし得る状態にある。
ネットワーク通信部１８は、ネットワーク通信を実現し、また、他の装置において共有設定されたフォルダ・ファイルにアクセスする。アクセスには、例えばSMB（Server Message Block）のプロトコルを用いることができる。

記憶部１９は、アクセス履歴DB２０、ユーザアカウントDB２１、テンポラリデータ２２、カスタマイズDB２３、ワークフローDB２４を含んでいる。
アクセス履歴DB２０、ユーザアカウントDB２１、カスタマイズDB２３はユーザ名毎に管理されている。
ユーザアカウントDB２１は、MFP１の利用開始のためのログイン情報のデータベースである。

カスタマイズDB２３は、操作パネル部のキーのカスタマイズ（キー配置、キー機能など）、タッチパネルに表示される言語（日本語／英語）の設定、給紙トレイの設定などの、カスタマイズ（環境設定）に関するデータベースである。
ワークフローDB２４は、ワークフローを構成するノード（ステップ）間の順番・連結関係、各ノードの処理における処理内容、処理実行ユーザ名及び処理実行コンピュータ名などを含むデータベースである。

テンポラリデータ２２は、外部装置のリモートな記憶手段から取得した暫定的なデータである。
図５は、アクセス履歴DB２０のデータ構造を示す表である。
アクセス履歴DBは、MFP１のファイル共有機能を用いて、閲覧やデータのコピーのためにアクセスしたファイルのデータベースである。

表中に示すように、項目として、「コンピュータ名」、「共有フォルダパス」、「ファイル名」、「アクセス日時」を含んでいる。
「コンピュータ名」は、アクセスしたファイル名のファイルが格納された記憶手段を備える装置の名称である。例えば、ファイル名「abc.doc」のファイルは、PC aの"C"ドライブのHDDに格納されたものである。

「共有フォルダパス」は、アクセスしたファイル名のファイルが格納されたフォルダのパスである。例えば、ファイル名「abc.doc」のファイルは、共有フォルダパス"C:/My Data"配下のファイルである。
図６は、操作パネル部１６の外観構成を示す図である。
操作パネル部１６は、押しボタンキー群３０と、タッチパネル３１とを有する。

押しボタンキー群３０は、テンキー，"Scan"，"Copy"といったキー群から構成される。
タッチパネル３１の表示画面内には、コピーの条件設定のための押下可能なキーが表示されている。
２．動作
２−１．入室時の動作
次に、居室内にユーザ（ユーザ名：ユーザA）が入室する際の、入退室管理システムにおける各装置の動作について説明する。

図７は、入退室認証装置７及び認証管理サーバ８における入室認証に関する処理内容を示すフローチャートである。
まず、入室認証を経ると（S11）、入退室認証装置７から認証管理サーバ８へと認証されたユーザ名が通知される。
通知を受けた認証管理サーバ８は、ユーザ管理ＤＢ８６を参照して、認証されたユーザ名に関するデータ取得装置（DL装置）を特定する（S12）。

そして、特定された装置宛に、認証ユーザ名及び当該ユーザ名に関する取得対象装置（UL装置)へのログイン情報を含む入室情報を送信する（S13）。
例えば、ユーザＡが認証された場合には、ユーザAのDL装置であるMFP１（MFP a）宛に、認証されたユーザ名（ユーザA）と、UL装置（MFP b,MFP c,PC a）へのログイン情報を含む入室情報が送信される。

図８は、入室情報を受信したMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートであり、図９（ａ）は、サブルーチンである取得対象ファイルの選別処理を示すフローチャートである。
入室情報を受信すると（S21:Yes）、取得対象ファイルの選別処理のサブルーチンに移行する。

選別処理では、受信されたユーザ名に関するアクセス履歴DB２０を参照して、履歴ＤＢ２０に含まれる共有フォルダにアクセスする（S31）。アクセスに認証が必要であれば（S32:Yes）、受信したログイン情報を用いて認証を試みる（S33）。
そして、アクセスした共有フォルダ配下のファイルで、最終更新日時が一定日時内のファイルを取得対象とする（S34)。

ここで、一定日時内とは、例えば、選別時点の３０分以内、２４時間以内といった期間である。選別時点（取得時点）から直近のファイルはユーザにより後々の利用可能性が高いと考えられるため取得対象として選別する。
なお、取得対象ファイルの選別処理に関しては図９（ｂ）に示す処理内容がも変形例として考えられる。

まず、アクセス可能なPC及びMFPの共有フォルダにアクセスし（S41）、アクセスした共有フォルダ配下のファイルから、（１）最終更新日時が一定日時内、（２）拡張子が特定の種類(例えば、".doc",".pdf",".tiff"など)、（３）ファイル名に特定の文字列を含む（例えば、「画像」、「重要」など）、これらの３条件を満たすファイルを選別する（S42）。本変形例の選別処理においても、ユーザにより後々利用されるであろうファイルを選別して取得対象としている。

図８のメインルーチンに戻って、取得対象として選別されたファイルを取得し、テンポラリデータ２２として格納する（S23）。
以上説明したように、本実施の形態によれば、ユーザAの入室認証を契機として、居室内のMFP aに当該MFP aにおいて利用される可能性の高いデータを格納する構成であるため、入室したユーザAはMFP aを利用する際、MFP aはそのローカルな記憶部１９に格納されたテンポラリデータ２２を利用できるので、ユーザAは良好なレスポンスを得る（体感する）ことが可能となり、操作パネル３１上の操作等の際に待たされる事態を防ぐことができる。

２−２．退室時の動作
次に、居室内からユーザ（ユーザ名：ユーザA）が退室する際の、入退室管理システムにおける各装置の動作について説明する。
図１０は、入退室認証装置７及び認証管理サーバ８における退室検知に関する処理内容を示すフローチャートである。

退室を検知すると（S51）、ユーザ管理ＤＢ８６を参照して、検知されたユーザ名に関するデータ取得装置（DL）を特定する（S52）。
そして、特定された装置宛に、検知されたユーザ名及び当該ユーザ名を含む退室情報を送信する（S53）。
図１１は、退室情報を受信したMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートである。

退室情報を受信し（S61:Yes）、受信後所定時間経過すると（S62:Yes）、テンポラリデータ２２において検知されたユーザ名に関するデータを破棄する（S63）。
退室が検知されたユーザ名に関するテンポラリデータ２２は、直ちに利用される可能性が低いためデータを破棄することで、記憶部１９の空き容量を確保することができる。なお、「破棄」とは空き容量を確保するための処理であれば良く、データを復元困難な状態にまで加工する必要はない。

また、退室が検知されると、直ちに破棄するのでなく、所定時間の経過を待った後で破棄するようにしている。この構成により、居室にユーザが頻繁に出入りするような環境下において、データの取得と破棄を無用に繰り返すことを回避することができる。
なお、所定時間（例えば、所定時間は数十分である。）は、居室の構造的な特性（例えば、居室の外にトイレがある等ユーザの出入りが頻繁となる事情の存在の有無。）や、ユーザの特性に応じて定められる。

２−３．データ一部破棄の動作
図１２は、テンポラリデータ２２にデータを格納しているMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートである。
入室中のユーザ名の数をカウントし（S71）、所定数を超過すると（S72:Yes）、テンポラリデータの一部破棄のサブルーチンに移行する（S73）。

図１３は、テンポラリデータの一部破棄のサブルーチンを示すフローチャートである。
入室中のユーザ名毎の使用頻度（S81）を比較し、相対的に使用頻度が多くないユーザ名（S82:Yes）については、直近の最終更新日時以外のファイルを破棄する（S83）。
直近の最終更新日時のファイルは、利用可能性が高いと考えられるので、使用頻度が多くないユーザ名に関するファイルであっても破棄せず残しておく。

ステップS82〜S83までの処理は、全ユーザ名分だけ終了するまで繰り返される（S84）。
このように、ユーザ名の数が所定数を超過したことを条件としてテンポラリデータの一部を破棄することで、記憶部１９の空き容量を確保することができる。
４．補足事項
４−１．取得対象のファイルについて
MFP１において、取得対象となるファイルは、MFP1での利用が想定される表計算、図面、プレゼンテーションといったアプリケーションで作成された文書ファイル（ドキュメント）を挙げることができる。

これらの文書ファイルは、ファイルサイズが大きい（例えば、MB単位のデータになる。）傾向にあるため、タッチパネルを介したユーザの指示に基づいて取得を試みるのではユーザを長時間待たせてしまう可能性が高い。このため、予めローカルな記憶部１９に記憶させておくことが好適である。
また、取得対象となるデータとして、カスタマイズDB２３のカスタマイズデータも適している。カスタマイズデータは、通常、パラメータ内容とパラメータ毎の設定値が記述されたデータであるため上記文書データに比べるとサイズとしては軽い傾向にある。もっともカスタマイズデータはログインを行うと直ちに読み込まれることがあるため、予め取得することで特に使用開始時のレスポンスを向上させることができる。そして、あるユーザＡに関してあるMFPの使用が予想される場合に、ユーザAが普段使用しているMFP（ホームMFP）からカスタマイズデータを取得しておくことで、ユーザは装置が異なるにも関わらず普段と同様なインターフェイスを利用することが可能となる。

さらに、取得対象となるデータとして、ワークフローDB２４のデータを挙げることができる。
４−２．記憶部１９のハードウェア構成について
本実施の形態においては、記憶部１９がHDDから構成される例を説明しているが、これに限らずMFP1が備えるDDR-SDRAMなどのメモリを記憶部１９として用いても構わない。

メモリは、記憶容量はHDDと比べて劣る傾向にあるものの、装置内における転送速度はHDDより優れている傾向にあるためレスポンスのさらなる向上を見込むことができる。
４−３．入室認証について
本実施の形態においては、ユーザの入室の際に入室認証を行っているが、必ずしも入室の権限や正当性まで判断しなくても、少なくとも入室するユーザ名さえ検出できれば本発明は適用可能である。

例えば、入室ユーザ名が検出できる構成であるならば、居室の出入り口は常時開放されていても構わない。
４−4．取得処理を実行する主体について
実施の形態においては、DL装置であるMFP１においてリモートな記憶手段のデータを取得する構成として説明しているが、例えば、認証管理サーバ８のデータ転送部８２が転送元（UL装置の記憶手段）から転送先（DL装置の記憶手段）にデータを転送させる構成としても構わない。この構成の場合、DL装置における処理負荷を軽減することができる。
（参考例）
図１４は、参考例に関するMFP1の制御部１１が実行するプリント処理を示すフローチャートである。

印刷データの受信があり（S91）、現在入室しているユーザ名のJobならば（S92:Yes）、そのままプリント出力する（S93）。
現在入室しているユーザ名のJobでないならば（S92:No）、親展プリントとしてデータを用意し（S94)、ユーザに親展プリントとしてデータを用意したことをメールで通知する（S95）。

このように、居室に不在のユーザ名に関するJobはプリントしないとすることで、プリントされた紙が放置され、他人の目に触れてしまったり、紛失するような事態を防ぐことができる。
図１５は、参考例に関するMFP1の制御部１１が実行するFAX処理（FAXプリント処理）を示すフローチャートである。

Fax受信データが有り（S101:Yes）、蓄積している受信データが有り（S102:Yes）、その宛先が現在入室しているユーザ宛ならば（S106:Yes)、蓄積データを印刷する（S107)。
蓄積している受信データが無く（S102:No）、Fax受信データの宛先が現在入室しているユーザ宛ならば（S103:Yes）、Fax受信データをプリントする（S104)。宛先が異なるのであれば（S103:No)、印刷せずデータを蓄積する（S105）。

本発明に係る入退室管理システムは、居室内の装置の利用に際して、レスポンス速度を向上できるので有用である。

実施の形態に係る入退室管理システムのシステム構成を示す図である。 （ａ）入退室認証装置７の構成を示す機能ブロック図、（ｂ）認証管理サーバ８の構成を示す機能ブロック図である。 ユーザ管理ＤＢ８６のデータ構造を示す表である。 MFP１の構成を示す機能ブロック図である。 アクセス履歴DB２０のデータ構造を示す表である。 操作パネル部１６の外観構成を示す図である。 入退室認証装置７及び認証管理サーバ８における入室認証に関する処理＋内容を示すフローチャートである。 入室情報を受信したMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートである。 （ａ）は、サブルーチンである取得対象ファイルの選別処理を示すフローチャートである。（ｂ）は、取得対象ファイルの選別処理の変形例を示すフローチャートである。 入退室認証装置７及び認証管理サーバ８における退室検知に関する処理内容を示すフローチャートである。 退室情報を受信したMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートである。 テンポラリデータ２２にデータを格納しているMFP１の制御部１１が実行する処理内容を示すフローチャートである。 テンポラリデータの一部破棄のサブルーチンを示すフローチャートである。 参考例に関するMFP1の制御部１１が実行するプリント処理を示すフローチャートである。 参考例に関するMFP1の制御部１１が実行するFAX処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１，２，３ ＭＦＰ
４，５ ＰＣ
６ ＮＡＳ
７ 入退室認証装置
８ 認証管理サーバ
１１ MFP１の制御部
２０ アクセス履歴DB
２２ テンポラリデータ
２３ カスタマイズDB
８６ ユーザ管理DB

Claims (7)

1. 入退室管理装置と、複数の情報記憶装置とがネットワークを介して接続されてなる入退室管理システムであって、
   入退室管理装置は、
   ユーザ名と、ユーザ毎の情報記憶装置を識別するための装置名とを含むユーザ管理情報が格納されたデータベースと、
   入室するユーザのユーザ名を検出する検出手段と、
   前記ユーザ管理情報を参照して、検出されたユーザ名に対応する装置名で特定される装置宛に、検出されたユーザ名を含む入室情報を送信する送信手段と、を備え、
   情報記憶装置は、
   ファイルを格納するローカルな記憶手段と、
   前記入室情報を受信する受信手段と、
   自装置以外の他の情報記憶装置におけるリモートな記憶手段に格納されたファイルから、入室情報に含まれるユーザ名に関して自装置での利用が予測されるファイルを選別する選別手段と、
   選別されたファイルをネットワークを介して取得して、前記ローカルな記憶手段に格納させる取得手段と、を備えることを特徴とする入退室管理システム。
2. 前記情報記憶装置は、さらに、入室情報の受信時のタイミングで、前記取得を開始させる取得制御手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の入退室管理システム。
3. 前記情報記憶装置は、
   ユーザ名と、ユーザ名毎に過去にアクセスしたファイルの所在と含む取得履歴情報が格納されたデータベースを備え、
   前記選別手段は、利用が予測されるデータとして、前記取得履歴情報に含まれるファイルを選別する
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の入退室管理システム。
4. 前記情報記憶装置は、
   ユーザ名と、各ユーザ名毎にアクセスした装置名及びそのフォルダパスとを含む取得履歴情報が格納されたデータベースを備え、
   前記選別手段は、利用が予測されるファイルとして、前記取得履歴情報に示されるフォルダの配下にあるファイルを選別する
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の入退室管理システム。
5. 前記選別手段は、利用が予測されるファイルとして、選別の時点から最新更新日時が所定日時内のファイルを選別することを特徴とする請求項１から４のいずれかに記載の入退室管理システム。
6. 前記検出手段は、退室したユーザのユーザ名を検出し、
   前記送信手段は、前記ユーザ管理情報を参照して、検出されたユーザ名に対応する装置名で特定される装置宛に、検出されたユーザ名を含む退室情報を送信し、
   前記取得手段は、取得したファイルを前記ローカルな記憶手段に暫定的に格納させ、
   前記受信手段は、前記退室情報を受信し、
   前記情報記憶装置は、さらに、退室情報の受信を契機として、退室情報に含まれるユーザ名に関しローカルな記憶手段に暫定的に格納されたファイルを破棄する破棄手段を備えることを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の入退室管理システム。
7. 前記情報記憶装置は、さらに、退室情報の受信時から、当該退室情報に含まれるユーザ名に関して再入室が予測される所定時間まで待機した後で、前記破棄を開始させる破棄制御手段を備えることを特徴とする請求項６に記載の入退室管理システム。

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