JPH04131944A - 文書タイトル情報一括変更機能を備えた文書フアイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 童東上り机几分互 この発明は、文書を検索するためのタイトル情報として
、キーワード型データを含む文書ファイリングシステム
、すなわち、文書タイトル情報の一括変更機能を備えた
文書ファイリング装置の改良に係り、特に、全文書また
は特定文書のタイトル情報を対象にして、文書検索のた
めのキーワード情報の一部を一括変更し、または、その
一部変更あるいは追加を行なう際、キーワード情報の一
部の変更、追加を行なったことによる同−文書内でのキ
ーワードデータの重複を防止することによって、キーワ
ード情報の一括変更処理時の操作性を向上させた文書フ
ァイリング装置に関する。

丈米勿艮先 従来、文書タイトル情報として、キーワード型データを
含む文書ファイリング装置においては、そのキーワード
情報の一括変更や追加操作は可能であるが、一括変更や
追加操作に際して、他の文書のキーワードデータに関し
ては、全く考慮されていない。

そのため、文書によっては、一括変更または追加の操作
によって同じキーワードデータが重複し、無駄なキーワ
ードデータが発生してしまう。

この場合には、重複したキーワードデータを削除するた
めに、新たに修正操作が必要であり、キーワードデータ
が重複している文書を探し出して、逐一重複データを削
除しなければならない。

なお、このような面倒な操作を避ける他の方法としては
、一括変更や追加の処理方式を採用しないで、最初の文
書から一文書単位で、キーワード情報の変更や追加を行
なう処理方式もあるが、この方式では、−文書ずつ処理
する必要があるので、多くの時間と手間がかかる。

このように、従来の文書タイトル情報としてのキーワー
ドデータの変更や追加の処理では、一括変更や追加を行
なうとキーワードデータの重複が発生する可能性があり
、また、−文書単位で変更や追加を行なうと、キーワー
ドデータの重複は生じないが、多くの処理時間や手間が
かかり、システム全体の効率が低下する、という不都合
があった。

明が　　しようとする この発明では、従来の文書タイトル情報一括変更機能を
備えた文書ファイリング装置におけるこのような不都合
、すなわち、文書検索のためのキーワードデータを含む
文書タイトル情報の一括変更または追加方式を採用した
場合に、同じキーワードデータが重複する可能性がある
ので、その修正操作が面倒であり、システム全体の効率
が低下する、という不都合を解決し、文書タイトル情報
一括変更モードにおいて、全文書あるいは特定文書のタ
イトル情報を対象にしてその特定のキーワード情報を一
括変更する際、キーワードの一部を変更したことによる
同−文書内でのキーワードデータの重複を防止するよう
にして、操作性を向上させた文書ファイリング装置を提
供することを第１の目的とする。

また、文書タイトル情報の追加モードにおいて、全文書
あるいは特定文書のタイトル情報を対象にしてそのキー
ワード情報に他のキーワード情報を追加する際、同一の
データが存在する文書に対してキーワードデータの重複
を防止するようにした文書ファイリング装置を提供する
ことを第２の目的とする。

さらに、文書タイトル情報の一部変更モードにおいて、
全文書あるいは特定文書のタイトル情報を対象にしてそ
の特定のキーワード情報の一部を一括して変更する際、
同一のデータが存在する文書に対してキーワードデータ
の重複を防止するようにした文書ファイリング装置を提
供することを第３の目的とする。

課題を解決するための手段 この発明では、第１に、 ユーザによる指示を受け付ける入力部と表示部とを有す
るコンソール部と、入力された情報を制御する中央処理
装置と、複数個のキーワード型データを含む文書タイト
ル情報を記憶するハードディスク等の記憶媒体を有する
外部記憶装置とを具備し、文書タイトル情報一括変更機
能を備えた文書ファイリングシステムにおいて、 文書タイトル情報一括変更モードを設定する一括変更モ
ード設定手段と、 キーワード情報を照合するキーワード照合手段、とを備
え。

文書タイトル情報一括変更モードにおいて、全文書ある
いは特定文書のタイトル情報を対象にしてその特定のキ
ーワード情報を一括変更する際、前記キーワード照合手
段によってキーワードデータの重複を照合し１重複する
キーワードデータは変更しないように制御する構成であ
る。

また、第２に、 上記第１の文書ファイリングシステムにおいて、文書タ
イトル情報の追加モードを設定する追加モード設定手段
を備え、 文書タイトル情報の追加モードにおいて、全文書あるい
は特定文書のタイトル情報を対象にしてそのキーワード
情報に他のキーワード情報を追加する際、キーワード照
合手段によってキーワードデータの重複を照合し、変更
するキーワードデータと重複するキーワードデータは追
加しないように制御する構成である。

さらに、第３に、 上記第１の文書ファイリングシステムにおいて、文書タ
イトル情報の一部変更モードを設定する一部変更モード
設定手段を備え、 文書タイトル情報の一部変更モードにおいて、全文書あ
るいは特定文書のタイトル情報を対象にしてその特定の
キーワード情報の一部を一括して変更する際、キーワー
ド照合手段によってキーワードデータの重複を照合し、
変更するキーワードデータと重複するキーワードデータ
は変更しないように制御する構成である。

失−適−班 次に、この発明の文書ファイリング装置について、図面
を参照しながら、その実施例を詳細に説明する。

第１図は、この発明の文書タイトル情報一括変更機能を
備えた文書ファイリング装置について、その要部構成の
一実施例を示す機能ブロック図である。図面において、
１は入力部、２は制御部、３は文書数カウンタ回路、４
は文書タイトル情報記憶部、５はタイトル情報保存レジ
スタ、６は変更・追加情報保存レジスタ、７はキーワー
ドデータ照合回路、８はキーワードデータ削除回路、９
はキーワードデータ変更・追加回路を示す。

この第１図の各部の機能は、概路次のとおりである。

入力部１は、ユーザによって指示されるキーワードデー
タの変更・追加情報を受け付ける入力部である。

制御部２は、第１図に示した各部の全動作を制御する機
能を有する制御部である。

文書数カウンタ回路３は、変更または追加処理を行って
いない文書数を管理するための回路である。

文書タイトル情報記憶部４は、光ディスクやハードディ
スク、フロッピーディスク等に登録されている文書のタ
イトル情報を保存する外部記憶装置である。

タイトル情報保存レジスタ５は、−文書分のタイトル情
報を一時的に保存し、キーワード情報の照合および変更
、追加、削除のために実際に使用されるレジスタである
。

変更・追加情報保存レジスタ６は、入力部１がら入力さ
れた変更、追加情報を保存するレジスタである。

キーワードデータ照合回路７は、変更、追加されるデー
タや、変更後のデータが重複しないがどうか照合する機
能を有する回路である。

キーワードデータ削除回路８は、キーワードデ−タ照合
回路７によって照合した結果、実際に重複してしまう場
合に、そのキーワードをタイトル情報保存レジスタ５上
の情報から削除する回路である。

キーワードデータ変更・追加回路９は、変更・追加情報
保存レジスタ６に保存されている情報に基いて、タイト
ル情報保存レジスタ５の情報を実際に変更または追加す
る機能を有する回路である。

次に、第１図に示したこの発明の文書ファイリング装置
について、文書タイトル情報−柄変更の動作を説明する
。

第１図の文書数カウンタ回路３には、文書数として登録
文書の総文書数が、また、文書タイトル情報記憶部４に
は、次の第２図の文書情報が、それぞれセットされてい
るとする。

第２図は、文書タイトル情報の一格納例を示す図である
。

文書タイトル情報は、例えば、この第２図に示すように
、文書番号９文字型、参照表コード、日付２頁、キーワ
ードデータ、の各項目から構成されているとする。

ここで、この第２図に示したキーワードデータの″オフ
コン″を、他の例えば″パソコン″に変更したり、ある
いは、゛′カタログ″を追加したり、さらに、′電子″
を″′光″に変更するように、その一部を変更する必要
が生じたとする。

次の第３図は、第２図に示したキーワードデータの“オ
フコン”を、″パソコン”に変更する場合に使用する情
報の一例を示す図である。

先の第２図のキーワードデータの″オフコン”を、第３
図のように“パソコン″に変更する場合には、文書番号
２の“オフコン”を、′パソコン”に変更し、また、文
書番号４では、すでに“パソコン”が存在しているため
、′オフコン″が削除されるように制御すればよい。こ
の実施例は、特許請求の範囲第１項の発明に対応してい
る。

第４図は、同じく第２図に示したキーワードデータに、
゛′カタログを追加する場合に使用する情報の一例を示
す図である。

また、第２図のキーワードデータの“オフコン″に、第
４図のように″カタログ″を追加する場合には、文書番
号１と４には、すでに“カタログ″が存在しているので
、文書番号２と３のみに″カタログが追加されるように
制御する。この実施例は、特許請求の範囲第２項の発明
に対応している。

第５図は、同じく第２図に示したキーワードデータにつ
いて、その一部を変更する情報の一例で、″電子”を光
”に変更する場合の一例を示す図である。

さらに、第２図のキーワードデータについて、その一部
を変更し、第５図のように“電子″を“光”に変更する
場合には、文書番号１では、すでに“光ファイル”が存
在しており、゛電子ファイル”を変更すると重複するの
で削除されるが、文書番号３の“電子ファイル″は変更
後も重複しないから、′光ファイル″に変更されるよう
に制御する。この実施例は、特許請求の範囲第３項の発
明に対応している。

以上の第２図から第５図に関連して詳しく説明したよう
に、この発明の文書ファイリング装置では１文書タイト
ル情報について、そのキーワードデータである“オフコ
ン″を、他のキーワードの゛′パソコン”に一括して変
更したり（第２図と第３図）、また、キーワードデータ
に、他のキーワードの“カタログ″を追加したり（第２
図と第４図）、さらに、キーワードの一部の″電子”を
“光”に変更する（第２図と第５図）ことができ、その
際、重複するキーワードは、削除されるように制御して
いる。

次に、この発明の文書ファイリング装置について、フロ
ーチャートを参照しながら、キーワードデータの変更・
追加処理の動作を説明する。

第６図は、この発明の文書タイトル情報−柄変更機能を
備えた文書ファイリング装置について、キーワードデー
タの一括変更、一部変更、追加の処理の主要な流れを示
すフローチャートである。

図面において、＃１〜＃１２はステップを示す。

ステップ＃１で、キーワードデータの変更・追加情報を
入力すると、第１図の入力部１でその情報が受け付けら
れ、変更・追加情報保存レジスタ６にセットされる。

ステップ＃２で、文書タイトル情報記憶部４から順番に
一文書分のタイトル情報を、タイトル情報保存レジスタ
５ヘセツトする。

次のステップ＃３で、変更であるかどうか判断する。

もし、変更であれば（例えば、第３図、第５図参照）、
次のステップ＃４へ進み１文書中に変更されるデータが
存在するかどうか判断する。第１図では、保存レジスタ
５にセットされたタイトル情報に存在するかどうかにつ
いて、キーワードデータ照合回路７によって調査する。

もし、変更されるデータが存在していないときは、ステ
ップ＃１２へ進み、次の文書の調査のために、残りの文
書が存在するかどうか監視し、残りの文書が存在してい
るときは、再び先のステップ＃２へ戻り、以下同様の処
理を繰り返犬す。

これに対して、ステップ＃４で判断した結果、変更され
るデータが存在しているときは１次のステップ＃５へ進
む。また、先のステップ＃３における判断の結果、変更
でないときも（この場合には追加である。例えば、第４
図参照）、このステップ＃５へ進む。

ステップ＃５で、文書中に変更、追加するデータが存在
するかどうか判断する。第１図では、同じくキーワード
データ照合回路７によって、保存レジスタ５にセットさ
れたタイトル情報に存在するかどうかについて調査する
。

もし、変更、追加するデータが存在していれば、ステッ
プ＃１０へ進む。

ステップ＃１０では、変更の場合には、変更したいデー
タを削除する。第１図では、キーワードデータ削除回路
８によって、タイトル情報保存レジスタ５上から変更し
たいデータを削除し、ステップ＃１２へ進む。

これに対して、先のステップ＃５における変更。

追加するデータが存在するか判断した結果、データが存
在していれば、ステップ＃６へ進む。

このステップ＃６で、キーワードの変更、追加を行う。

第１図では、変更・追加情報保存レジスタ６に保存され
ているタイトル情報を使用する。

ステップ＃７へ進み、一部変更であるかどうか判断する
。

もし、一部変更であれば（第５図参照）、ステップ＃８
へ進み、文書中に変更結果と同じデータが存在するかど
うかについて調査する。この調査は、変更結果がタイト
ル情報データ上で重複していないかどうかをチエツクす
るために行う、第１図では、キーワードデータ照合回路
７によって、この調査が行われる。

もし、データが存在していれば、ステップ＃１１へ進み
、−文書分の文書情報から変更結果を削除する。第１図
では、キーワードデータ削除回路８によって削除される
。その後、ステップ＃１２へ進む。

ステップ＃８で判断した結果、変更結果と同じデータが
存在していないとき、および先のステップ＃７で判断し
た結果、一部変更でないとき（−部変更以外のモードの
とき）は、ステップ＃９へ進み、変更、追加結果を、文
書情報の記憶部ヘセットする。第１図では、変更、追加
されたタイトル情報保存レジスタ５上のデータを１文書
タイトル情報記憶部４にセットして、ステップ＃１２へ
進む。

すでに述べたように、ステップ＃１２は、次の文書の調
査のための処理で、残りの文書が存在するかどうか監視
し、残りの文書が存在しているときはステップ＃２〜＃
１１のステップを繰り返えし、全ての文書の処理が終了
したことを検知すると、この第６図のフローを終了する
。

以上のステップ＃１〜＃１２の処理によって、この発明
の文書タイトル情報一部変更の処理が終了する。

以上のように、この発明の文書タイトル情報−柄変更機
能を備えた文書ファイリング装置では、キーワードデー
タの一部変更、一部変更、追加の処理に際して、文書タ
イトル情報一部変更モード。

一部変更モード、あるいは追加モードを設定し、変更、
追加後に、キーワードデータが重複しないように制御し
ている。

災飢勿箪米 この発明の文書タイトル情報−柄変更機能を備えた文書
ファイリング装置によれば、変更後のキーワードデータ
が、文書タイトル情報の中のキーワードデータ（文書検
索のためのデータ）と同じになる場合には、その重複が
防止されるので、単純な操作で資源を無駄にすることな
く、全文書対象の一括変更が可能となる（特許請求の範
囲第１項の発明に対応する効果）。

さらに、文書タイトル情報の中のキーワードデータの一
括追加および一括変更においては、追加。

変更するキーワードデータが同−文書内に存在する場合
でも、その重複が防止されるので、単純な操作で資源を
無、駄にすることなく、全文書対象の一括追加、変更が
できる（特許請求の範囲第２項と第３項の発明に対応す
る効果）、という優れた効果が奏せられる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、この発明の文書タイトル情報−柄変更機能を
備えた文書ファイリング装置について、その要部構成の
一実施例を示す機能ブロック図、第２図は１文書タイト
ル情報の一格納例を示す図、 第３図は、第２図に示したキーワードデータの″オフコ
ン″を、′パソコン″に変更する場合に使用する情報の
一例を示す図、 第４図は、同じく第２図に示したキーワードデータに、
゛′カタログ″を追加する場合に使用する情報の一例を
示す図、 第５図は、同じく第２図に示したキーワードデータにつ
いて、その一部を変更する情報の一例で、“電子”を“
光″に変更する場合の一例を示す図。 第６図は、この発明の文書タイトル情報−柄変更機能を
備えた文書ファイリング装置について、キーワードデー
タの一部変更、一部変更、追加の処理の主要な流れを示
すフローチャート。 図面において、１は入力部、２は制御部、３は文書数カ
ウンタ回路、４は文書タイトル情報記憶部、５はタイト
ル情報保存レジスタ、６は変更・追加情報保存レジスタ
、７はキーワードデータ照合回路、８はキーワードデー
タ削除回路、９はキーワードデータ変更・追加回路。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、ユーザによる指示を受け付ける入力部と表示部とを
   有するコンソール部と、入力された情報を制御する中央
   処理装置と、複数個のキーワード型データを含む文書タ
   イトル情報を記憶するハードディスク等の記憶媒体を有
   する外部記憶装置とを具備し、文書タイトル情報一括変
   更機能を備えた文書ファイリングシステムにおいて、 文書タイトル情報一括変更モードを設定する一括変更モ
   ード設定手段と、 キーワード情報を照合するキーワード照合手段。 とを備え、 文書タイトル情報一括変更モードにおいて、全文書ある
   いは特定文書のタイトル情報を対象にしてその特定のキ
   ーワード情報を一括変更する際、前記キーワード照合手
   段によつてキーワードデータの重複を照合し、重複する
   キーワードデータは変更しないように制御することを特
   徴とする文書ファイリング装置。 ２、特許請求の範囲第１項記載の文書ファイリングシス
   テムにおいて。 文書タイトル情報の追加モードを設定する追加モード設
   定手段を備え、 文書タイトル情報の追加モードにおいて、 全文書あるいは特定文書のタイトル情報を対象にしてそ
   のキーワード情報に他のキーワード情報を追加する際、
   キーワード照合手段によつてキーワードデータの重複を
   照合し、変更するキーワードデータと重複するキーワー
   ドデータは追加しないように制御することを特徴とする
   文書ファイリング装置。 ３、特許請求の範囲第１項記載の文書ファイリングシス
   テムにおいて、 文書タイトル情報の一部変更モードを設定する一部変更
   モード設定手段を備え、 文書タイトル情報の一部変更モードにおいて、全文書あ
   るいは特定文書のタイトル情報を対象にしてその特定の
   キーワード情報の一部を一括して変更する際、キーワー
   ド照合手段によつてキーワードデータの重複を照合し、
   変更するキーワードデータと重複するキーワードデータ
   は変更しないように制御することを特徴とする文書ファ
   イリング装置。