JPH06149901A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 表示装置に多数の文書イメージのキーとなる
部分を表示することにより、直観的な検索が可能な電子
ファイリングシステムを提供することを目的とする。 【構成】 文書１０１のイメージを読み取り装置１０２
によって読み込む。次に定型フォーマット登録・検索装
置１０３では、表示装置１０５にデータを表示させなが
ら、読み込んだ文書の定型フォーマットを記憶装置１０
４に登録、また定型フォーマット登録済みの場合は文書
の種類を指定し、検索時には表示装置１０５に定型フォ
ーマット内のキーとなる部分のイメージのみを表示す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、表示装置に画像のイメ
ージ自体を表示し、効率的な検索が可能な電子ファイリ
ングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリングシステムにおい
て、画像ファイルの検索の際には、キーワードや階層構
造をもとにファイルを絞り、絞られたファイルのタイト
ル等の一覧を表示して、その中から目的の画像ファイル
を選択する。したがって、ファイルのタイトル等の一覧
を読解する必要があった。

【０００３】そこで、ファイルのタイトル等の一覧を表
示するかわりに読み取った画像のイメージ自体を表示
し、利用者が直観的に検索できる方法が示されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このような従来技術で
は、表示装置には、絞られた各々のファイルの全体イメ
ージの表示をするため、１回に１つのファイル表示しか
できず、絞られたファイルすべてを確認するのに時間が
かかり、検索効率が上がらないという問題がある。

【０００５】ところで、電子ファイリングシステムにフ
ァイルする文書は、例えば論文、社内文書等のタイトル
や概要のように、キーとなる部分が、常に同じ位置に記
載されている定型フォーマットのものが多い。

【０００６】本発明はこのような事情のもとに成された
もので、その目的とするところは、読み取り装置で読み
取った文書画像の定型フォーマット内のキーとなる部分
を指定し、検索時に利用者が画像ファイルの検索を行う
際は、指定した定型フォーマット内キーとなる部分のイ
メージ画像のみを表示装置に表示することにより、表示
装置上に多数の文書の必要な文書イメージだけを表示で
き、検索効率を高めることができる電子ファイリングシ
ステムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の電子ファイリン
グシステムは、文書画像の読み取りを行う読み取り手段
と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
登録する定型フォーマット登録手段と、読み取り手段で
読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指定す
る文書種指定手段と、文書種指定手段で指定された定型
フォーマット内のキーとなる部分イメージと画像全体の
イメージとを対応させて、記憶装置に登録する登録手段
とを備えていることを特徴とする。

【０００８】

【実施例】

（実施例１）以下本発明の一実施例を図面に基づいて説
明する。以下の説明において「オペレータ」とは、電子
ファイリングシステムの利用者を示し、「文書」とは文
字、図、写真等の要素を一つ以上含む紙面のことを言う
ものとする。

【０００９】図１は本発明の電子ファイリングシステム
を実行するための制御システムの一実施例、及び処理制
御状態を示す図である。この実施例に係わる制御システ
ムは、文書１０１を読み取るための読み取り装置１０２
と、読み取り装置１０２によって読み取られた文書画像
の定型フォーマットを登録する定型フォーマット登録部
や、検索を行う検索部を備えた定型フォーマット登録・
検索装置１０３と、定型フォーマット登録・検索装置１
０３で得られたデータを記憶する記憶装置１０４と、定
型フォーマット登録・検索装置１０３によって定型フォ
ーマット登録・検索等の処理を行う時に、処理手順や処
理結果を表示する表示装置１０５とから成る。

【００１０】図２は定型フォーマット登録・検索装置１
０３の構成図である。定型フォーマット登録・検索装置
１０３は読み取り装置１０２に接続されて文書画像イメ
ージの読み取りを行うイメージ読み取り部２０１と、イ
メージ読み取り部２０１で読み取られた文書のイメージ
データが格納されるイメージメモリ２０６と、定型フォ
ーマットデータが登録済みでない場合に、オペレータに
対し文書種類と定型フォーマットに関する情報を指定す
るよう要求し、オペレータが指定した文書種類とそれに
対応する定型フォーマットデータを記憶装置１０４に登
録する定型フォーマット登録部２０２と、イメージメモ
リ２０６に格納されたデータの定型フォーマットが登録
済みの場合に、オペレータに対し文書画像の種類を指定
するよう要求し、指定された文書種類に基づいて定型フ
ォーマットデータを引き出す文書種指定部２０３と、オ
ペレータに対し読み取られた文書のキーワード等を入力
するよう要求し、入力されたキーワードや文書画像のイ
メージデータとともに、定型フォーマット内のキーとな
る部分のイメージデータを付加した画像ファイルを、記
憶装置１０４に登録するファイル登録部２０４と、ファ
イル登録部によって登録した画像ファイルの検索を行う
検索部２０５と、定型フォーマット登録・検索装置１０
３を構成する各部の制御を行う制御部２０７とを有して
いる。

【００１１】図３は本実施例の画像ファイル登録の際の
処理の概要を示す流れ図である。始めに３０１におい
て、これから読み取る文書画像の定型フォーマットデー
タが登録済みであるか否かを、オペレータに指示するよ
う要求する。３０１でフォーマット登録済みと指示され
た場合、文書種指定処理３０２において、文書種指定部
２０３により、オペレータに対し読み込む文書の種類が
何れの文書にあたるかを指定するよう要求し、指定され
た文書種類に基づいて定型フォーマットデータを引き出
す。そして読み取り処理３０３において、イメージ読み
取り部２０１は文書画像の読み取りを行いイメージメモ
リ２０６に格納する。３０１でフォーマット登録済みで
ないと指示された場合は、読み取り処理３０４におい
て、イメージ読み取り部２０１により文書画像の読み取
りを行いイメージメモリ２０６に格納し、定型フォーマ
ット登録処理３０５において、定型フォーマット登録部
２０２は、イメージメモリ２０６に格納されたデータの
表示を表示装置１０５に行い、オペレータに対し文書種
類と定型フォーマット内のキーとなる部分の位置を指定
するよう要求し、オペレータが指定した文書種類とそれ
に対応する定型フォーマット内のキーとなる部分の位置
情報を定型フォーマットデータとして記憶装置１０４に
登録する。

【００１２】次に、ファイル登録処理３０６において、
ファイル登録部２０４はオペレータに対し、読み取られ
た文書のキーワード等を入力するよう要求し、イメージ
メモリ２０６に格納された文書画像のイメージデータ
に、入力されたキーワードと、定型フォーマット登録部
２０２または文書種指定部２０３によって指定された定
型フォーマット内のイメージデータを付加した画像ファ
イルとを記憶装置１０４に登録する。

【００１３】上記の方法により、読み取り装置から入力
された文書画像のイメージデータの登録が行われる。な
お、図３においてステップ３０２と３０３の順序は逆で
もよい。

【００１４】図４は図１の定型フォーマット登録・検索
装置における検索部２０５の処理の概要を説明する流れ
図である。まずキーワード入力処理４０１において、オ
ペレータが検索したい画像ファイルのキーワードを入力
する。ここで、ファイルを収める領域が階層構造になっ
ている場合には、検索したい階層の指定を行ってもよ
い。次に、検索処理４０２において、キーワード入力処
理４０１でキーワードが入力された場合、入力されたキ
ーワードを基に画像ファイルの検索を行う。そして、定
型フォーマット内のイメージ表示処理４０３において、
検索処理４０２で検索の結果ヒットした画像ファイル内
の定型フォーマット内のキーとなる部分のイメージデー
タを表示装置１０５に表示する。最後にイメージによる
検索結果の確認処理４０４において、オペレータがヒッ
トした画像ファイルの部分イメージを確認することによ
り、自分が求めていた画像ファイルを選び、文書全体の
イメージを確認する。そして４０５において、再検索が
必要かをオペレータが判断し、再検索する場合は、再び
キーワード入力４０１からの処理を続け、再検索が必要
でない場合は終了する。

【００１５】図５は図３の定型フォーマット登録処理３
０５において、表示装置１０５に表示される表示例を示
す図である。定型フォーマット登録処理３０５におい
て、定型フォーマット登録部２０２により、イメージメ
モリ２０６に格納されたイメージデータ５０１の表示を
表示装置１０５に行い、オペレータに対し文書種類と定
型フォーマット内のキーとなる部分の位置を指定するよ
う要求する。この時、例えばオペレータが、文書種類は
「論文」で、キーとなる部分は５０２であると指定した
とすると、定型フォーマット登録部２０２は、文書種類
「論文」と、５０２の位置情報とを定型フォーマットデ
ータとして記憶装置１０４に登録する。

【００１６】図６は図４の定型フォーマット内のイメー
ジ表示処理４０３において、表示装置１０５に表示され
る表示例を示す図である。定型フォーマット内のイメー
ジ表示処理４０３において、検索処理４０２で検索の結
果ヒットした画像ファイルのキーとなる部分のイメージ
データ（６０１、６０２、６０３）を表示装置１０５に
表示し、オペレータは表示されたイメージを見ながら、
自分の求めている文書を探す。

【００１７】図６のように文書画像内のキーとなる部分
のみを表示することにより、表示装置上に多数の検索用
のイメージを表示できる。なお、ヒットした画像ファイ
ルが多数ある場合、キーとなる部分のイメージ表示が順
次表示されていくものとする。

【００１８】（実施例２）本実施例における電子ファイ
リングシステムのシステム構成は実施例１と同じであ
る。そこで、実施例１と処理の異なる図３のファイル登
録処理３０６について以下で説明する。

【００１９】図３は本実施例の画像ファイル登録の際の
処理の概要を示す流れ図である。まず実施例１と同様に
読み取り処理３０３、または定型フォーマット登録処理
３０５までの処理を終える。次に、ファイル登録処理３
０６において、ファイル登録部２０４はオペレータに対
し、読み取られた文書のキーワード等を入力するよう要
求し、イメージメモリ２０６に格納された文書画像のイ
メージデータに、入力されたキーワードと、定型フォー
マット登録部２０２または文書種指定部２０３によって
指定された文書種類と、定型フォーマット登録部２０２
または文書種指定部２０３によって指定された定型フォ
ーマット内のイメージデータとを付加した画像ファイル
を記憶装置１０４に登録する。なお、ファイル登録部２
０４において記憶装置１０４に登録されるのは、イメー
ジメモリ２０６に格納された文書画像のイメージデータ
に、入力されたキーワードと、定型フォーマット登録部
２０２または文書種指定部２０３によって指定された文
書種類とを付加した画像ファイル（定型フォーマット内
のイメージデータは付加しない）でもよい。

【００２０】上記の方法により、読み取り装置から入力
された文書画像のイメージデータの登録が行われる。な
お、図３においてステップ３０２と３０３の順序は逆で
もよい。

【００２１】ファイル登録処理３０６の処理が本実施例
のような場合に、実施例１と異なる検索部２０５の処理
の概要を以下で説明する。

【００２２】図４は図１の定型フォーマット登録・検索
装置における検索部２０５の処理の概要を説明する流れ
図である。まずキーワード入力処理４０１において、オ
ペレータが検索したい画像ファイルのキーワードを入力
する。ここで、ファイルを収める領域が階層構造になっ
ている場合には、検索したい階層の指定を行ってもよ
い。また、ファイル登録処理３０６で登録された文書種
類の指定を行ってもよい。次に、検索処理４０２におい
て、キーワード入力処理４０１でキーワードが入力され
た場合、入力されたキーワードを基に画像ファイルの検
索を行う。ここで、文書種類が入力された場合は、入力
された文書種類を基に画像ファイルの検索を行う。そし
て、定型フォーマット内のイメージ表示処理４０３にお
いて、検索処理４０２で検索の結果ヒットした画像ファ
イル内にキーとなる部分のイメージデータが含まれてい
る場合には、そのイメージデータの表示を行い、含まれ
ていない場合には、文書種類を基に記憶装置１０４内の
定型フォーマットデータに格納されたキーとなる部分の
位置情報を求め、その部分のみの表示を表示装置１０５
に行う。最後にイメージによる検索結果の確認処理４０
４において、オペレータがヒットした画像ファイルの部
分イメージを確認することにより、自分が求めていた画
像ファイルを選び、文書全体のイメージを確認する。そ
して４０５において、再検索が必要かをオペレータが判
断し、再検索する場合は、再びキーワード入力４０１か
らの処理を続け、再検索が必要でない場合は終了する。

【００２３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子ファ
イリングシステムによれば、例えば論文、社内文書等の
タイトルや概要のように、キーとなる部分が、常に同じ
位置に記載されているような定型フォーマットの紙面を
取り扱う場合、読み取り装置で読み取った画像の定型フ
ォーマットのキーとなる部分を指定し、検索時に利用者
が文書イメージの確認を行う際は、指定した定型フォー
マット内のキーとなる部分のイメージ画像のみを表示装
置に表示する。よって、１回で多数の文書の、必要な文
書イメージだけを表示することができる。

【００２４】また、画像イメージと共に文書種類データ
も登録することにより、検索の際、文書種類を指定する
ことでファイルの絞りこみも可能となる。

【００２５】以上のような効果によって検索効率を高め
ることができる電子ファイリングシステムを提供するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイリングシステムを実行する
ための制御システムの一実施例、及び処理制御状態を示
す図。

【図２】定型フォーマット登録・検索装置１０３の構成
図。

【図３】本実施例の画像ファイル登録の際の処理の概要
を示す流れ図。

【図４】図１の定型フォーマット登録・検索装置におけ
る検索部２０５の処理の概要を説明する流れ図。

【図５】図３の定型フォーマット登録処理３０５におい
て、表示装置１０５に表示される表示例を示す図。

【図６】図４の定型フォーマット内のイメージ表示処理
４０３において、表示装置１０５に表示される表示例を
示す図。

【符号の説明】

１０１・・・文書 １０２・・・読み取り装置 １０３・・・定型フォーマット登録・検索装置 １０４・・・記憶装置 １０５・・・表示装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書画像の読み取りを行う読み取り手段
   と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
   登録する定型フォーマット登録手段と、前記読み取り手
   段で読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指
   定する文書種指定手段と、前記文書種指定手段で指定さ
   れた定型フォーマット内の部分イメージと文書全体のイ
   メージとを対応させて、記憶装置に登録する登録手段と
   を備えていることを特徴とする電子ファイリングシステ
   ム。