JPH08123813A - 電子ファイル装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書の画像データの登録時の見出し画像の登
録作業を軽減できるようにする。 【構成】 文書登録時、画像入力装置３から入力した文
書の画像データを第１のページメモリ８に格納し、中央
処理装置１０によって予め登録されている文書種別毎の
見出し画像データの切出し位置情報のなかからキーボー
ド１から入力された検索情報のうちの文書種別に対応す
る切出し位置情報を読み出し、その切出し位置情報に基
づいて第１のページメモリ８に格納されている文書の画
像データから見出し画像データを切り出し、それを第２
のページメモリ９へ転送して一時格納する。そして、文
書の画像データに検索情報と見出し画像データとを対応
させて記憶装置５に登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、文書の画像データを
検索して出力可能に登録する電子ファイル装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書の画像データを登録すると
き、その画像データの一部を切り出して見出し画像とし
て登録し、文書の画像データの検索時に、候補文書の見
出し画像データを一覧表示させる方法（例えば特開昭６
３−１８２７７７号公報参照）を採用した電子ファイル
装置があった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子ファイル装置では、オペレータは文書の画像データ
を登録する度にその画像データから見出し画像を切り出
して登録する作業を行なわなければならなかったので、
文書の画像データの登録作業が煩雑であるという問題が
あった。

【０００４】また、文書の特徴を表す部分の画像を見出
し画像として登録しても、複数の文書について同じ内容
の見出し画像が登録された場合、検索時の一覧表示のと
きに各文書の内容の相違を見出し画像のみでは判別する
ことができなくなり、必要な文書の画像データを容易に
検索できなくなるという問題もあった。

【０００５】この発明は上記の点に鑑みてなされたもの
であり、文書の画像データの登録時の見出し画像の登録
作業を軽減できるようにすることを目的とする。また、
内容が似ている複数の文書の画像データを見出し画像の
みで容易に相違を識別できるようにすることも目的とす
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明の電子ファイル
装置は、上記の目的を達成するため、文書の画像データ
を入力する画像入力手段と、その手段によって入力され
た画像データの検索情報を入力する検索情報入力手段
と、その手段によって入力された検索情報と上記画像デ
ータとを対応させて登録する手段と、その手段に登録さ
れた画像データの検索時、上記検索情報に基づいて検索
した候補文書の画像データに対応する見出し画像データ
を一覧表示する手段を備えている。

【０００７】さらに、文書種別毎の見出し画像データの
切出し位置情報を登録する手段と、上記画像データの登
録時にその画像データの文書種別に対応する切出し位置
情報に基づいて上記画像データから見出し画像データを
切り出す手段と、その手段によって切り出された見出し
画像データを上記検索情報に対応させて登録する手段を
設けたものである。

【０００８】また、上記画像入力手段と検索情報入力手
段と登録する手段と見出し画像データを一覧表示する手
段を備えた電子ファイル装置において、文書種別毎の見
出し画像データの切出し位置情報を登録する手段と、上
記画像データの登録時にその画像データの文書種別に対
応する切出し位置情報に基づいて上記画像データから見
出し画像データを切り出す手段と、その手段によって切
り出された見出し画像データを所定の大きさに変倍する
手段と、その手段によって変倍された見出し画像データ
を上記検索情報に対応させて登録する手段を設けるとよ
い。

【０００９】さらに、上記画像入力手段と検索情報入力
手段と登録する手段と見出し画像データを一覧表示する
手段を備えた電子ファイル装置において、文書種別毎の
見出し画像データの切出し位置情報を同一の文書種別に
対して複数種類登録する手段と、上記画像データの登録
時にその画像データの文書種別に対応する複数の切出し
位置情報に基づいて上記画像データから複数の見出し画
像データを切り出す手段と、その手段によって切り出さ
れた各見出し画像データを上記検索情報に対応させて登
録する手段と、上記見出し画像データの一覧表示時に切
出し位置情報の同じ種類毎に一覧表示する見出し画像デ
ータを切り換える手段を設けるとよい。

【００１０】

【作用】この発明による電子ファイル装置は、文書の画
像データの登録時、予め登録された文書種別毎の見出し
画像データの切出し位置情報の中から、その画像データ
の文書種別に対応する切出し位置情報を用いて見出し画
像データを切り出し、その見出し画像データを検索情報
に対応させて登録するので、文書種別毎に画像データ中
の特徴的な部分の見出し画像の登録を自動的に行なうこ
とができる。

【００１１】また、文書の画像データの登録時、予め登
録された文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情
報の中から、その画像データの文書種別に対応する切出
し位置情報を用いて見出し画像データを切り出し、その
見出し画像データを所定の大きさに変倍して検索情報に
対応させて登録するようにすれば、文書種別毎に画像デ
ータ中の特徴的な任意の大きさの部分の見出し画像を一
覧表示するときの大きさに拡大又は縮小して登録するこ
とを自動的に行なえる。

【００１２】さらに、文書の画像データの登録時、予め
登録された同一の文書種別毎の複数種類の見出し画像デ
ータの切出し位置情報の中から、その画像データの文書
種別に対応する複数種類の切出し位置情報を用いて複数
の見出し画像データを切り出し、その各見出し画像デー
タを検索情報に対応させて登録して、見出し画像データ
の一覧表示時に切出し位置情報の同じ種類毎に切り換え
て一覧表示するようにすれば、文書種別毎に画像データ
中の複数個所の見出し画像の登録を自動的に行なえる。
さらに、１文書の画像データについて複数個所の見出し
画像が参照できるので内容が酷似している複数の文書の
画像データについて、その内容の相違を容易に判別する
ことができる。

【００１３】

【実施例】以下、この発明の実施例を図面に基づいて具
体的に説明する。図１は、この発明の一実施例である電
子ファイル装置の構成を示すブロック図である。この電
子ファイル装置は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ等から
なるマイクロコンピュータを内蔵し、キーボード１，マ
ウス２，画像入力装置３，表示装置４，記憶装置５，画
像変倍装置６，画像転送装置７，第１のページメモリ
８，第２のページメモリ９，及び中央処理装置１０から
なる。

【００１４】キーボード１及びマウス２は、文書の画像
の登録及び検索や、文書種別毎の見出し画像の切出し位
置の指定等の各種の操作指示を入力する入力装置であ
り、文書の画像データの文書名，キーワード，文書種別
等の検索情報を入力する検索情報入力手段に相当する。
画像入力装置３は、原稿に記載された文書の画像を光学
的に読み取って入力するスキャナ等の画像読取装置であ
り、文書の画像データを入力する画像入力手段に相当す
る。

【００１５】表示装置４は、文書の画像データ，文書登
録及び検索等の各種操作メニュー，及び文書検索時に見
出し画像の一覧等を表示するＣＲＴ，ＬＣＤ等のディス
プレイである。記憶装置５は、文書の画像データとその
文書名，パスワード，文書種別及び見出し画像データ等
の検索情報を記憶する磁気テープ装置，フロッピディス
ク装置，光ディスク装置，ハードディスク装置，光磁気
ディスク装置等の記憶装置である。

【００１６】画像変倍装置６は、文書の画像データ及び
見出し画像データの拡大及び縮小の変倍処理を行ない、
画像データから切り出された見出し画像データを所定の
大きさに変倍する手段に相当する。画像転送装置７は、
文書の画像データや見出し画像データ等の各種のデータ
を各装置間で転送するときの制御を司る。第１のページ
メモリ８は、文書の画像データを一時的に記憶する作業
エリアである。第２のページメモリ９は、文書の画像デ
ータから切り出した見出し画像データを一時的に記憶す
る作業エリアである。

【００１７】中央処理装置１０は、この装置全体の制御
を司り、内部メモリに文書種別毎の見出し画像データの
切出し位置情報を登録し、文書の画像データの検索時、
検索情報に基づいて検索した候補文書の画像データに対
応する見出し画像データを一覧表示させる処理，文書の
画像データの登録時、文書種別に対応する切出し位置情
報に基づいて画像データから見出し画像データを切り出
す処理，見出し画像データを検索情報に対応させて登録
する処理を行なう。

【００１８】また、画像変倍装置６によって変倍された
見出し画像データを検索情報に対応させて登録する処理
も行なう。さらに、内部メモリに文書種別毎の見出し画
像データの切出し位置情報を同一の文書種別に対して複
数種類登録し、文書の画像データの登録時、文書種別に
対応する複数の切出し位置情報に基づいて画像データか
ら複数の見出し画像データを切り出す処理，各見出し画
像データを検索情報に対応させて登録する処理，見出し
画像データの一覧表示時に切出し位置情報の同じ種類毎
に一覧表示する見出し画像データを切り換える処理を行
なう。

【００１９】次にこの電子ファイル装置の文書の画像デ
ータの登録処理について説明する。 （１）予め見出し画像の切出し位置情報を一覧表示時の
サイズで登録した場合図２はその処理を示すフローチャ
ートである。文書登録時の処理は、画像入力装置３によ
って文書の画像データを読み取って入力し、その画像デ
ータを画像転送装置７によって第１のページメモリ８と
表示装置４へそれぞれ転送する。ページメモリ８はその
画像データを一時格納し、表示装置４はその画像データ
を画面に表示する。

【００２０】その後、キーボード１から文書名，パスワ
ード，文書種別，分類記号等の検索情報と登録指示が入
力されると、中央処理装置１０によって予め登録されて
いる文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情報の
なかからキーボード１によって入力された文書種別に対
応する切出し位置情報を読み出し、その切出し位置情報
に基づいて第１のページメモリ８に格納されている文書
の画像データから見出し画像データを切り出す。

【００２１】その見出し画像データを画像転送装置７に
よって第２のページメモリ９へ転送して一時格納し、中
央処理装置１０によって第１のページメモリ８に格納さ
れている文書の画像データにキーボード１によって入力
された検索情報と第２のページメモリ９に格納された見
出し画像データとを対応させて、画像転送装置７によっ
て記憶装置５へ転送して登録する。

【００２２】このようにして、文書登録時に予め文書種
別毎に登録した切出し位置情報に基づいてその文書画像
の見出し画像を自動的に登録するので、文書登録の度に
文書画像の見出し画像の登録作業を行なわずに済み、文
書登録作業を能率良く行なえる。また、文書の種別（種
類）に応じた特徴的な部分の画像を見出し画像として登
録するので、文書検索時に一覧表示した際に容易に各文
書の内容の違いを識別することができ、文書検索作業を
能率良く行なえる。

【００２３】（２）予め見出し画像の切出し位置情報を
一覧表示時と異なるサイズで登録した場合 図３はその処理を示すフローチャートであり、図２に示
した処理と共通する部分の説明は省略する。この場合の
文書登録処理では、文書の画像データから切り出した見
出し画像データを第２のページメモリ９に格納した後、
その見出し画像データを画像変倍装置６によって文書検
索時の見出し画像一覧表示のときのサイズに収まるよう
に拡大又は縮小する変倍処理を施す。

【００２４】そして、中央処理装置１０によって第１の
ページメモリ８に格納された画像データにキーボード１
によって入力された検索情報と第２のページメモリ９に
格納されている変倍後の見出し画像データとを対応させ
て、画像転送装置７によって記憶装置５へ転送して登録
する。

【００２５】このようにして、文書登録時に予め文書種
別毎に登録した切出し位置情報に基づいてその文書画像
の任意の大きさの見出し画像を文書検索時の一覧表示の
ときの大きさで自動的に登録するので、検索時の表示の
ときの画像サイズに左右されずに任意の大きさの見出し
画像を登録できる。

【００２６】（３）予め同一文書種別に対して複数種類
の切出し位置情報を登録した場合 図４はその処理を示すフローチャートであり、図２に示
した処理と共通する部分の説明は省略する。この場合の
文書登録処理では、見出し画像データの切出しのとき、
中央処理装置１０によって予め登録されている文書種別
毎の見出し画像データの切出し位置情報のなかからキー
ボード１によって入力された文書種別に対応する複数種
類の切出し位置情報を読み出し、その各切出し位置情報
に基づいて第１のページメモリ８に格納された文書の画
像データから複数の見出し画像データをそれぞれ切り出
す。

【００２７】その各見出し画像データを画像転送装置７
によって第２のページメモリ９へ転送して格納し、全種
類の切出し位置情報による見出し画像データの切り出し
が終了したら、第１のページメモリ８に格納された画像
データにキーボード１によって入力された検索情報と第
２のページメモリ９に格納された複数の見出し画像デー
タとを対応させて、画像転送装置７によって記憶装置５
へ転送して登録する。

【００２８】このようにして、文書種別毎に文書の画像
データ中の複数個所の切出し画像を見出し画像として自
動的に登録するので、文書種別毎に複数個所の部分の画
像をそれぞれ見出し画像として登録することができ、文
書検索時に各文書の複数の見出し画像を切り換えて一覧
表示させることが可能になる。

【００２９】次にこの電子ファイル装置の文書の画像デ
ータの検索処理について説明する。キーボード１から検
索情報と検索指示が入力されると、中央処理装置１０に
よって記憶装置５から該当する検索情報を検索し、画像
転送装置７によってその検索情報に対応する見出し画像
データを読み出して第２のページメモリ９へ転送して格
納する。

【００３０】第２のページメモリ９に該当する見出し画
像データを格納した後、画像転送装置７によってそれら
の見出し画像データを表示装置４へ転送して一覧表示す
る。そして、キーボード１又はマウス２から一覧表示中
のいずれかの見出し画像データが指定されると、中央処
理装置１０は画像転送装置７によって記憶装置５からそ
の指定された見出し画像データに対応する文書の画像デ
ータを読み出して表示装置４へ転送して表示する。

【００３１】また、文書の画像データに対応して複数種
類の見出し画像データが登録されている場合、キーボー
ド１から入力された検索情報に対応する全ての文書の画
像データにの１番目に登録されている見出し画像データ
を読み出して第２のページメモリ９へ転送して記憶す
る。第２のページメモリ９に検索情報に該当する全ての
文書の画像データの見出し画像データを記憶したら、画
像転送装置７によって第２のページメモリ９の見出し画
像データを表示装置４へ転送して１番目の見出し画像を
一覧表示する。

【００３２】さらに、キーボード１又はマウス２によっ
て見出し画像の表示切り換え指示があると、検索情報に
合致した全ての文書の画像データの２番目に登録されて
いる見出し画像データを読み出して第２のページメモリ
９に記憶し、画像転送装置７によって第２のページメモ
リ９の見出し画像データを表示装置４へ転送して２番目
の見出し画像を一覧表示する。

【００３３】このようにして、キーボード１又はマウス
２から見出し画像の表示切り換えの指示が有る度に、検
索情報に合致した全ての文書の画像データの同じ登録順
の見出し画像データを読み出して一覧表示する。したが
って、同一種別の文書で類似する内容の画像データにつ
いては同じ画像データ中の他の個所の見出し画像を参照
して内容の違いを識別することができ、文書の画像デー
タの検索作業を能率良く行なうことができる。

【００３４】図５は、文書種別毎の見出し画像データの
切出し位置情報の登録作業画面の一例を示す図である。
文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情報を登録
するときには、この作業画面によって文書種別欄に文書
種別を、見出し画像数欄に見出し画像の切出し位置情報
数をそれぞれ入力する。さらに、切出し位置欄に文書の
画像データにおける見出し画像の切出し開始位置と切出
しサイズとを入力して実行を指定すると、入力された文
書種別の切出し位置情報が登録される。

【００３５】その切出し位置は、文書の画像データの左
上角を原点として、その原点から下方向への距離（上か
らの距離）と右方向の距離（左からの距離）とで示す。
また、切出しサイズはその切出し位置からの縦幅（高
さ）と横幅とで示す。なお、この実施例では上記の切出
し位置と切出しサイズとをキーボード入力する場合につ
いて示したが、画面上に文書種類毎のフォーマットを表
示し、マウスによって切出し位置を示す領域を指定し、
その領域から算出した切出し位置と切出しサイズ情報を
登録するようにしてもよい。

【００３６】図６は文書の画像データの検索時の検索情
報入力画面の一例を示す図である。文書の画像データの
検索時、この作業画面によって文書名，キーワード，文
書種別，文書番号，ホルダー番号，又はＩＤの各検索情
報を入力後、実行キーを指定すると、ＡＮＤ検索又はＯ
Ｒ検索等の検索によって該当する候補文書の画像データ
の検索を開始する。

【００３７】図７は、文書種別毎の見出し画像データの
切出し位置情報を記憶するときのフォーマットの一例を
示す図である。文書種別毎の見出し画像の切出し位置情
報を記憶するデータエリアは、文書種別の登録数と見出
し画像切出し位置情報を格納するエリアからなり、見出
し画像切出し位置情報は、文書種別と見出し画像の登録
数と見出し画像データの切出し位置情報とからなる。そ
の切出し位置情報は、見出し画像データの切出し開始位
置を示す切出し位置（ＳＸ，ＳＹ）と、切出しサイズを
示す切出し位置（ＷＸ，ＷＹ）とからなる。

【００３８】このように、文書の見出し画像の切出し位
置情報を登録順に格納する。新規の文書種別の見出し画
像の切出し位置情報の登録時には、文書種別数を追加更
新する。また、同一文書種別の複数種類の切出し位置情
報も登録順に格納する。なお、この見出し画像データの
切出し位置情報を、文書種別毎に分類して格納するよう
にすれば、検索処理を能率良く行なえる。

【００３９】図８は、文書の画像データの検索情報と見
出し画像データとを対応させて登録するときのフォーマ
ットの一例を示す図である。文書の検索情報と見出し画
像データとを記憶するデータエリアは、登録文書数と各
文書の登録情報を格納するエリアからなる。各文書の登
録情報は、その文書の文書名，キーワード，文書種別，
文書番号，ホルダー番号等の検索情報と、見出し画像の
登録数と、その見出し画像データを格納する。

【００４０】このように、文書毎に切り出した見出し画
像データを切出し順に格納する。なお、この文書の見出
し画像データについても、文書種別毎に分類して格納す
るようにすれば、検索処理を能率良く行なえる。

【００４１】

【発明の効果】以上説明してきたように、この発明によ
る電子ファイル装置によれば、文書の画像データの登録
時の見出し画像の登録作業を自動的に行なうので、文書
の登録作業を能率良く行なうことができる。また、見出
し画像の一覧表示のときに複数個所の見出し画像を切り
換えて表示するようにすれば、内容が似ている複数の文
書の画像データを見出し画像のみで容易に相違を識別す
ることができ、文書の検索作業を能率良く行なうことが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例である電子ファイル装置の
構成を示すブロック図である。

【図２】この実施例の電子ファイル装置における文書の
画像データの登録処理を示すフローチャートである。

【図３】この実施例の電子ファイル装置における文書の
画像データのその他の登録処理を示すフローチャートで
ある。

【図４】この実施例の電子ファイル装置における文書の
画像データのその他の登録処理を示すフローチャートで
ある。

【図５】この実施例の電子ファイル装置における文書種
別毎の見出し画像データの切出し位置情報の登録作業画
面の一例を示す図である。

【図６】この実施例の電子ファイル装置における文書の
画像データの検索時の検索情報入力画面の一例を示す図
である。

【図７】文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情
報を記憶するときのフォーマットの一例を示す図であ
る。

【図８】文書の画像データの検索情報と見出し画像デー
タを対応させて登録するときのフォーマットの一例を示
す図である。

【符号の説明】

１：キーボード ２：マウス ３：画像入力装置 ４：表示装置 ５：記憶装置 ６：画像変倍装置 ７：画像転送装置 ８：第１のページメモリ ９：第２のページメモリ １０：中央処理装置

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の画像データを入力する画像入力手
   段と、該手段によって入力された画像データの検索情報
   を入力する検索情報入力手段と、該手段によって入力さ
   れた検索情報と前記画像データとを対応させて登録する
   手段と、該手段に登録された画像データの検索時、前記
   検索情報に基づいて検索した候補文書の画像データに対
   応する見出し画像データを一覧表示する手段とを備えた
   電子ファイル装置において、 文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情報を登録
   する手段と、前記画像データの登録時に該画像データの
   文書種別に対応する切出し位置情報に基づいて前記画像
   データから見出し画像データを切り出す手段と、該手段
   によって切り出された見出し画像データを前記検索情報
   に対応させて登録する手段とを設けたことを特徴とする
   電子ファイル装置。
2. 【請求項２】 文書の画像データを入力する画像入力手
   段と、該手段によって入力された画像データの検索情報
   を入力する検索情報入力手段と、該手段によって入力さ
   れた検索情報と前記画像データとを対応させて登録する
   手段と、該手段に登録された画像データの検索時、前記
   検索情報に基づいて検索した候補文書の画像データに対
   応する見出し画像データを一覧表示する手段とを備えた
   電子ファイル装置において、 文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情報を登録
   する手段と、前記画像データの登録時に該画像データの
   文書種別に対応する切出し位置情報に基づいて前記画像
   データから見出し画像データを切り出す手段と、該手段
   によって切り出された見出し画像データを所定の大きさ
   に変倍する手段と、該手段によって変倍された見出し画
   像データを前記検索情報に対応させて登録する手段とを
   設けたことを特徴とする電子ファイル装置。
3. 【請求項３】 文書の画像データを入力する画像入力手
   段と、該手段によって入力された画像データの検索情報
   を入力する検索情報入力手段と、該手段によって入力さ
   れた検索情報と前記画像データとを対応させて登録する
   手段と、該手段に登録された画像データの検索時、前記
   検索情報に基づいて検索した候補文書の画像データに対
   応する見出し画像データを一覧表示する手段とを備えた
   電子ファイル装置において、 文書種別毎の見出し画像データの切出し位置情報を同一
   の文書種別に対して複数種類登録する手段と、前記画像
   データの登録時に該画像データの文書種別に対応する複
   数の切出し位置情報に基づいて前記画像データから複数
   の見出し画像データを切り出す手段と、該手段によって
   切り出された各見出し画像データを前記検索情報に対応
   させて登録する手段と、前記見出し画像データの一覧表
   示時に切出し位置情報の同じ種類毎に一覧表示する見出
   し画像データを切り換える手段を設けたことを特徴とす
   る電子ファイル装置。