JPH06162107A - 電子ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 キーワードの自動抽出が可能な電子ファイリ
ングシステムを提供することを目的とする。 【構成】 文書１０１のイメージを読み取り装置１０２
によって読み込む。次にキーワード登録・検索装置１０
３では、表示装置１０５にデータを表示させながら、読
み込んだ文書の定型フォーマットを登録、また定型フォ
ーマット登録済みの場合は文書の種類を指定し、定型フ
ォーマット内の文字認識を行い、認識結果からキーワー
ドを自動抽出し、文書イメージとキーワードを対にして
記憶装置１０４に登録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数の画像情報とそれ
ぞれに対応するキーワードとを記憶媒体に記憶させ、必
要な画像情報をキーワード及び画像により検索すること
が可能な電子ファイリングシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】電子ファイリングシステムにおいては、
複数の画像情報とそれぞれに対応するキーワードとを記
憶媒体に記憶させる場合に、画像情報については、その
画像情報の原稿を二次元走査装置にセットすれば、ほぼ
自動的にその画像情報が読み取られて記憶媒体に記憶さ
せることができるのに対し、キーワードについては、画
像情報の原稿を二次元走査装置にセットしたとき、ある
いは、複数の画像情報を記憶させ終わった後に、操作者
がキーボードのキーを操作してキーワードの入力を行わ
なければならない。したがって、画像情報が多くなるほ
ど、キーワード入力のキー操作による作業が煩雑とな
り、時間の掛かる作業となる欠点があった。

【０００３】そこで、電子ファイリングシステムにおけ
るキーワード入力の所要時間短縮化を図るために、バー
コード等により表したキーワード情報を画像情報ととも
に読み取り、自動的に抽出・記憶する方法（特開昭６１
−６５３６３）や、読み取る文書画像の原稿上で、キー
ワードとなる部分をマーカー等で指定し読み取ることに
より、キーワードを自動的に記憶する方法（特開平１−
２６９１７１）が示されている。

【０００４】また、従来電子ファイリングシステムにお
いて、画像ファイルの検索の際には、キーワードや階層
構造をもとにファイルを絞り、絞られたファイルのタイ
トル等の一覧を表示して、その中から目的の画像ファイ
ルを選択する。したがって、ファイルのタイトル等の一
覧を読解する必要があった。

【０００５】そこで、ファイルのタイトル等の一覧を表
示するかわりに読み取った画像のイメージ自体を表示
し、利用者が直観的に検索できる方法が示されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】このような従来技術で
は、キーワード入力の際には、 （１）バーコード等によりキーワード情報を文書画像に
表す手間がいる。

【０００７】（２）マーカー等でキーワードを指定する
手間がいる。

【０００８】また、検索の際には、表示装置には、絞ら
れた各々のファイルの全体イメージの表示をするため、
１回に１つのファイル表示しかできず、絞られたファイ
ルすべてを確認するのに時間がかかり、検索効率が上が
らない。

【０００９】以上のような問題点がある。

【００１０】ところで、電子ファイリングシステムにフ
ァイルする文書は、キーワードとなる文字列が、例えば
論文、社内文書等のタイトルや概要のように、常に同じ
位置に記載されている定型フォーマットのものが多い。

【００１１】本発明はこのような事情のもとに成された
もので、その目的とするところは、読み取り装置で読み
取った文書画像の定型フォーマットとなる部分を指定
し、フォーマット内の文字認識を行うことにより、検索
に用いるキーワードを自動的に抽出・記憶することが可
能であり、かつ読み取り装置で読み取った文書画像の定
型フォーマット内のキーとなる部分を指定し、検索時に
利用者が画像ファイルの検索を行う際は、指定した定型
フォーマット内のキーとなる部分のイメージ画像のみを
表示装置に表示することにより、表示装置上に多数の文
書の必要な文書イメージだけを表示でき、検索効率を高
めることができる電子ファイリングシステムを提供する
ことにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明の電子ファイリン
グシステムは、文書画像の読み取りを行う読み取り手段
と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
登録する定型フォーマット登録手段と、前記読み取り手
段で読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指
定する文書種指定手段と、前記文書種類指定手段により
指定された文書種類に応じて、前記読み取り手段で読み
取った文書画像のキーとなる部分のイメージを記憶装置
に登録するフォーマット内イメージ登録手段と、前記文
書種類指定手段により指定された文書種類に応じて、前
記読み取り手段で読み取った文書画像のキーとなる部分
の文字認識を行う文字認識手段と、前記文字認識手段で
文字認識された結果からキーワードの抽出をする抽出手
段と、前記キーワード抽出手段で抽出したキーワードと
前記読み取り手段で読み取った文書画像とを対応させ
て、記憶装置に登録する登録手段とを備えていることを
特徴とする。

【００１３】

【実施例】

（実施例１）以下本発明の一実施例を図面に基づいて説
明する。以下の説明において「オペレータ」とは、電子
ファイリングシステムの利用者を示し、「文書」とは文
字、図、写真等の要素を一つ以上含む紙面のことを言う
ものとする。

【００１４】図１は本発明の電子ファイリングシステム
を実行するための制御システムの一実施例、及び処理制
御状態を示す図である。この実施例に係わる制御システ
ムは、文書１０１を読み取るための読み取り装置１０２
と、読み取り装置１０２によって読み取られた文書画像
からキーワードを自動抽出するキーワード登録部や、検
索を行う検索部を備えたキーワード登録・検索装置１０
３と、キーワード登録・検索装置１０３で得られたデー
タを記憶する記憶装置１０４と、キーワード登録・検索
装置１０３によってキーワード登録・検索を行う時に、
処理手順や処理結果を表示する表示装置１０５とから成
る。

【００１５】図２はキーワード登録・検索装置１０３の
構成図である。キーワード登録・検索装置１０３は以下
の１０部により構成されている。読み取り装置１０２に
接続されて文書画像イメージの読み取りを行うイメージ
読み取り部２０１。イメージ読み取り部２０１で読み取
られた文書のイメージデータが格納されるイメージメモ
リ２０８。イメージメモリ２０８に格納されたデータに
対する定型フォーマットデータが登録済みでない場合
に、オペレータに対し、イメージメモリ２０８に格納さ
れたデータの文書種類と定型フォーマットに関する情報
を指定するよう要求し、オペレータが指定した文書種類
とそれに対応する定型フォーマットデータを記憶装置１
０４に登録する定型フォーマット登録部２０２。イメー
ジメモリ２０８に格納されたデータの定型フォーマット
が登録済みの場合に、オペレータに対し、イメージメモ
リ２０８に格納されたデータの文書画像の種類を指定す
るよう要求し、指定された文書種類に基づいて定型フォ
ーマットデータを引き出す文書種指定部２０３。定型フ
ォーマット登録部２０２または文書種指定部２０３によ
って決定された定型フォーマットデータに基づいて、イ
メージメモリ２０８に格納されたデータの定型フォーマ
ット内のキー部分のイメージを、文書画像全体のイメー
ジと対応させて記憶装置１０４に登録するフォーマット
内イメージ登録部２０４。定型フォーマット登録部２０
２または文書種指定部２０３によって決定された定型フ
ォーマットデータに基づいて、イメージメモリ２０８に
格納されたデータの定型フォーマット内のキー部分の文
字認識を行う文字認識部２０５。文字認識部２０５によ
って得られた認識結果を格納する認識結果メモリ２０
９。認識結果メモリ２０９に格納されたデータの中から
キーワードを抽出し、文書画像全体のイメージとキー部
分のイメージに対応させて登録し、それと同時に抽出さ
れたキーワードの表を作成するキーワード抽出・登録部
２０６。キーワード抽出・登録部２０６によって作成さ
れたキーワード表からキーワードを選択することによっ
て必要な文書の検索を行う検索部２０７。キーワード登
録・検索装置１０３を構成する各部の制御を行う制御部
２１０。

【００１６】図３は本実施例の画像データ入力の際の処
理の概要を示す流れ図である。始めに３０１において、
これから読み取る文書画像の定型フォーマットデータが
登録済みであるか否かを、オペレータに指示するよう要
求する。３０１でフォーマット登録済みと指示された場
合、読み取り処理３０２において、イメージ読み取り部
２０１は文書画像の読み取りを行いイメージメモリ２０
８に格納する。そして文書種指定処理３０３において、
文書種指定部２０３はオペレータに対し、読み込む文書
の種類が、何れの文書にあたるかを指定するよう要求
し、指定された文書種類に基づいて定型フォーマットデ
ータを引き出す。３０１でフォーマット登録済みでない
と指示された場合は、読み取り処理３０４において、イ
メージ読み取り部２０１は文書画像の読み取りを行いイ
メージメモリ２０８に格納し、定型フォーマット登録処
理３０５において、定型フォーマット登録部２０２は、
イメージメモリ２０８に格納されたデータの表示を表示
装置１０５に行い、オペレータに対し文書種類と定型フ
ォーマット内のキーとなる部分の位置を指定するよう要
求し、オペレータが指定した文書種類とそれに対応する
定型フォーマット内のキーとなる部分の位置情報を定型
フォーマットデータとして記憶装置１０４に登録する。

【００１７】次にフォーマット内イメージ登録処理３０
６において、フォーマット内イメージ登録部２０４は、
定型フォーマット登録部２０２もしくは文書種指定部２
０３によって決定された定型フォーマットデータに基づ
いて、イメージメモリ２０８に格納されたデータの定型
フォーマット内のキー部分のイメージを、文書画像全体
のイメージと対応させて記憶装置１０４に登録する。

【００１８】次に文字認識処理３０７において、文字認
識部２０５は、イメージメモリ２０８に格納されたイメ
ージデータに対して、３０２もしくは３０５によって指
定もしくは登録された定型フォーマットデータを用い
て、定型フォーマットのキーとなる部分の文字認識を行
い、認識結果メモリ２０９に格納する。なお、文字認識
部２０５における文字の切り出し、文字認識は公知の方
法を用いて行う。次にキーワード抽出・登録処理３０８
において、キーワード抽出・登録部２０６は認識結果メ
モリ２０９に格納されたデータからキーワードの抽出を
行い、文書画像全体のイメージとキー部分のイメージに
対応させて記憶装置１０４に登録すると同時に、抽出さ
れたキーワードの表を作成する。このキーワード表はキ
ーワードが抽出される毎に更新される。

【００１９】上記の方法により、読み取り装置から入力
された文書画像のイメージデータの登録が行われる。な
お、図３においてステップ３０２と３０３の順序は逆で
もよい。

【００２０】次に、図３におけるキーワード抽出・登録
処理３０８の実施方法について説明する。

【００２１】図４は図３のキーワード抽出・登録処理３
０８の概要を説明する流れ図である。まず誤認識文字訂
正処理４０１において、認識結果メモリ２０９に格納さ
れた認識結果データに誤りがあればオペレータが訂正す
る。次にキーワード抽出処理４０２において、記憶装置
１０４に格納されているキーワード辞書を参照して、認
識結果メモリ２０９に格納された認識結果データからキ
ーワード抽出を行う。キーワード辞書とは、キーワード
となりうるような単語、熟語が収められたものである。
次に、キーワード確認処理４０３によって、オペレータ
がキーワード抽出処理４０２で抽出されたキーワードを
確認し、不要なキーワード、または誤ったキーワード、
付け足すキーワードなどがあれば修正する。そして、キ
ーワード登録処理４０４によって、キーワード確認処理
４０３で確認されたキーワードを登録する。最後に、キ
ーワード表作成処理４０５によって、キーワード登録処
理４０４で登録されたキーワードの表の作成・更新をす
る。ここで、画像ファイルを登録する領域が階層構造を
もつ場合、キーワード表を各階層毎に作成・更新しても
よい。なお、文字認識処理３０７とキーワード抽出処理
４０２の処理結果に誤りが無い場合、点線で囲んだ誤認
識文字訂正処理４０１とキーワード確認処理４０３は、
不要な処理となる。

【００２２】図５は図１の定型フォーマット登録・検索
装置における検索部２０７の処理の概要を説明する流れ
図である。まずキーワード選択処理５０１において、オ
ペレータが検索したい画像ファイルのキーワードを、キ
ーワード抽出・登録部２０６で作成したキーワード表か
ら選択する。次に、検索処理５０２において、キーワー
ド選択処理５０１でキーワードが選択された場合、選択
されたキーワードを基に画像ファイルの検索を行う。そ
して、定型フォーマット内のイメージ表示処理５０３に
おいて、検索処理５０２で検索の結果ヒットした画像フ
ァイル内の定型フォーマット内のキーとなる部分のイメ
ージデータを表示装置１０５に表示する。最後にイメー
ジによる検索結果の確認処理５０４において、オペレー
タがヒットした画像ファイルの部分イメージを確認する
ことにより、自分が求めていた画像ファイルを選び、文
書全体のイメージを確認する。そして５０５において、
再検索が必要かをオペレータが判断し、再検索する場合
は、再びキーワード入力５０１からの処理を続け、再検
索が必要でない場合は終了する。

【００２３】図６は図３の定型フォーマット登録処理３
０５において、表示装置１０５に表示される表示例を示
す図である。定型フォーマット登録処理３０５におい
て、定型フォーマット登録部２０２により、イメージメ
モリ２０８に格納されたイメージデータ６０１の表示を
表示装置１０５に行い、オペレータに対し文書種類と定
型フォーマット内のキーとなる部分の位置を指定するよ
う要求する。この時、例えばオペレータが、文書種類は
「論文」で、キーとなる部分は６０２であると指定した
とすると、定型フォーマット登録部２０２は、文書種類
「論文」と、６０２の位置情報とを定型フォーマットデ
ータとして記憶装置１０４に登録する。

【００２４】図７は図５の定型フォーマット内のイメー
ジ表示処理５０３において、表示装置１０５に表示され
る表示例を示す図である。定型フォーマット内のイメー
ジ表示処理５０３において、検索処理５０２で検索の結
果ヒットした画像ファイルのキーとなる部分のイメージ
データ（７０１、７０２、７０３）を表示装置１０５に
表示し、オペレータは表示されたイメージを見ながら、
自分の求めている文書を探す。

【００２５】図７のように文書画像内のキーとなる部分
のみを表示することにより、表示装置上に多数の検索用
のイメージを表示できる。なお、ヒットした画像ファイ
ルが多数ある場合、キーとなる部分のイメージが順次表
示されていくものとする。

【００２６】（実施例２）本実施例における電子ファイ
リングシステムのシステム構成は実施例１と同じであ
る。そこで、実施例１と処理の異なる文書種指定処理３
０３、定型フォーマット登録処理３０５、キーワード抽
出・登録処理３０８について以下で説明する。 図３は
本実施例の画像データ入力の際の処理の概要を示す流れ
図である。始めに３０１において、これから読み取る文
書画像の定型フォーマットデータが登録済みであるか否
かを、オペレータに指示するよう要求する。３０１でフ
ォーマット登録済みと指示された場合、読み取り処理３
０２において、イメージ読み取り部２０１は文書画像の
読み取りを行いイメージメモリ２０８に格納する。そし
て文書種指定処理３０３において、文書種指定部２０３
はオペレータに対し、読み込む文書の種類が、何れの文
書にあたるかを指定するよう要求し、指定された文書種
類に基づいて定型フォーマットデータを引き出す。同時
に、指定された文書種類を文書画像のイメージと対応さ
せて記憶装置１０４に格納する。３０１でフォーマット
登録済みでないと指示された場合は、読み取り処理３０
４において、イメージ読み取り部２０１は文書画像の読
み取りを行いイメージメモリ２０８に格納し、定型フォ
ーマット登録処理３０５において、定型フォーマット登
録部２０２は、イメージメモリ２０８に格納されたデー
タの表示を表示装置１０５に行い、オペレータに対し文
書種類と定型フォーマット内のキーとなる部分の位置を
指定するよう要求し、オペレータが指定した文書種類と
それに対応する定型フォーマット内のキーとなる部分の
位置情報を定型フォーマットデータとして記憶装置１０
４に登録する。同時に、指定された文書種類を文書画像
のイメージと対応させて記憶装置１０４に格納する。

【００２７】次にフォーマット内イメージ登録処理３０
６において、フォーマット内イメージ登録部２０４は、
定型フォーマット登録部２０２もしくは文書種指定部２
０３によって決定された定型フォーマットデータに基づ
いて、イメージメモリ２０８に格納されたデータの定型
フォーマット内のキー部分のイメージを、文書画像全体
のイメージと対応させて記憶装置１０４に登録する。

【００２８】次に文字認識処理３０７において、文字認
識部２０５は、イメージメモリ２０８に格納されたイメ
ージデータに対して、３０２もしくは３０５によって指
定もしくは登録された定型フォーマットデータを用い
て、定型フォーマットのキーとなる部分の文字認識を行
い、認識結果メモリ２０９に格納する。なお、文字認識
部２０５における文字の切り出し、文字認識は公知の方
法を用いて行う。次にキーワード抽出・登録処理３０８
において、キーワード抽出・登録部２０６は認識結果メ
モリ２０９に格納されたデータからキーワードの抽出を
行い、文書画像全体のイメージとキー部分のイメージに
対応させて記憶装置１０４に登録すると同時に、抽出さ
れたキーワードの表を文書種類別に作成する。このキー
ワード表はキーワードが抽出される毎に更新される。

【００２９】上記の方法により、読み取り装置から入力
された文書画像のイメージデータの登録が行われる。な
お、図３においてステップ３０２と３０３の順序は逆で
もよい。

【００３０】以上のように、文書種指定処理３０３また
は定型フォーマット登録処理３０５によって、文書種類
が文書画像のイメージデータと対応させて記憶され、キ
ーワード抽出・登録処理３０８によって、文書種類別の
キーワード表が作成されることにより、検索時に文書種
を指定することで目的のファイルを絞り込むことができ
る。

【００３１】文書種指定処理３０３と定型フォーマット
登録処理３０５の処理が本実施例のような場合に、実施
例１と異なる検索部２０７の処理の概要を以下で説明す
る。

【００３２】図８は図１の定型フォーマット登録・検索
装置における検索部２０７の処理の概要を説明する流れ
図である。まず文書種類指定処理８０１において、オペ
レータが検索したい画像ファイルの文書種類を入力す
る。ここで、これまでに登録された文書種類の一覧表を
表示し、その中から選択してもらってもよい。すると、
キーワード選択処理８０２において、キーワード抽出・
登録部２０６で文書種類別に作成したキーワード表が表
示されるので、オペレータは検索したい画像ファイルの
キーワードを、その表から選択する。次に、検索処理８
０３において、キーワード選択処理８０２でキーワード
が選択された場合、選択されたキーワードを基に画像フ
ァイルの検索を行う。そして、定型フォーマット内のイ
メージ表示処理８０４において、検索処理８０３で検索
の結果ヒットした画像ファイル内の定型フォーマット内
のキーとなる部分のイメージデータを表示装置１０５に
表示する。最後にイメージによる検索結果の確認処理８
０５において、オペレータがヒットした画像ファイルの
部分イメージを確認することにより、自分が求めていた
画像ファイルを選び、文書全体のイメージを確認する。
そして８０６において、再検索が必要かをオペレータが
判断し、再検索する場合は、再び文書種類指定処理８０
１からの処理を続け、再検索が必要でない場合は終了す
る。

【００３３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子ファ
イリングシステムによれば、キーワードとなる文字列
が、例えば論文、社内文書等のタイトルや概要のよう
に、常に同じ位置に記載されているような定型フォーマ
ットの文書を取り扱う場合、 （１）複数の画像情報とそれぞれに対応するキーワード
とを記憶媒体に記憶させる時に、操作者がキーボードに
より１文字１文字キーワードの入力を行うことなく、文
書画像のイメージを読み取る際に文書種類を指定するこ
とにより、事前に登録された定型フォーマットデータを
基にキーとなる部分の文字認識を行い、自動的にキーワ
ード抽出を行う。よって、イメージ読み取り処理により
キーワードの抽出が一括して行われ、ひいては、画像情
報と対応するキーワードの登録のための操作を軽減し、
高速にキーワード登録処理をすることができる。

【００３４】（２）キーワード登録の際にこれまでに登
録された画像ファイルに付けられたキーワード表を作成
・更新し、検索時にキーワード表からキーワードを選ぶ
ことによりオペレータのキーワード入力の手間を省くこ
とができる。

【００３５】（３）検索時に利用者が文書イメージの確
認を行う際は、指定した定型フォーマット内のキーとな
る部分のイメージ画像のみを表示装置に表示する。よっ
て、１回で多数の文書の、必要な文書イメージだけを表
示することができる。

【００３６】（４）画像イメージと共に文書種類データ
も登録することにより、検索の際、文書種類を指定する
ことでファイルの絞りこみが可能となる。

【００３７】（５）文書種類毎のキーワード表を作り、
検索時に文書種類の指定をし、指定した文書種類用のキ
ーワード表からキーワードを選択することにより、文書
種類毎の適切なキーワード選択が可能となる。

【００３８】以上のような効果によって検索効率を高め
ることができる電子ファイリングシステムを提供するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子ファイリングシステムを実行する
ための制御システムの一実施例、及び処理制御状態を示
す図。

【図２】キーワード登録・検索装置１０３の構成図。

【図３】本実施例の処理の概要を示す流れ図。

【図４】図３のキーワード抽出・登録処理３０７の概要
を説明する流れ図。

【図５】図１の定型フォーマット登録・検索装置におけ
る検索部２０７の処理の概要を説明する流れ図。

【図６】図３の定型フォーマット登録処理３０５におい
て、表示装置１０５に表示される表示例を示す図。

【図７】図５の定型フォーマット内のイメージ表示処理
５０３において、表示装置１０５に表示される表示例を
示す図。

【図８】図１の定型フォーマット登録・検索装置におけ
る検索部２０７の処理の概要を説明する流れ図。

【符号の説明】

１０１・・・文書 １０２・・・読み取り装置 １０３・・・キーワード登録・検索装置 １０４・・・記憶装置 １０５・・・表示装置

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書画像の読み取りを行う読み取り手段
   と、記憶装置に文書種類とキーとなる部分の位置情報を
   登録する定型フォーマット登録手段と、前記読み取り手
   段で読み取る文書画像が何れの文書種類にあたるかを指
   定する文書種指定手段と、前記文書種指定手段により指
   定された文書種類に応じて、前記読み取り手段で読み取
   った文書画像のキーとなる部分の文字認識を行う文字認
   識手段と、前記文字認識手段で文字認識された結果から
   キーワードの抽出をするキーワード抽出手段と、前記キ
   ーワード抽出手段で抽出したキーワード、前記文書種指
   定手段により指定された文書種類に応じて前記読み取り
   手段で読み取った文書画像のキーとなる部分のイメー
   ジ、前記読み取り手段で読み取った文書画像とを対応さ
   せて、記憶装置に登録する登録手段とを備えていること
   を特徴とする電子ファイリングシステム。
2. 【請求項２】 前記キーワード抽出手段により抽出した
   キーワードを、前記登録手段により登録する際に、登録
   されたキーワードを網羅するキーワード表の作成・更新
   を行うキーワード表作成手段を含むことを特徴とする請
   求項１記載の電子ファイリングシステム。
3. 【請求項３】 前記キーワード抽出手段により抽出した
   キーワードを、前記登録手段により登録する際に、前記
   文書種指定手段により指定された文書種類毎に、登録さ
   れたキーワードを網羅するキーワード表の作成・更新を
   行うキーワード表作成手段を含むことを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイリングシステム。