JPH05290236A

JPH05290236A - 出退勤管理装置

Info

Publication number: JPH05290236A
Application number: JP12145192A
Authority: JP
Inventors: Isami Sakai; 勇美酒井; Yukiko Hirata; 由記子平田; Takako Yoshino; 貴子芳野
Original assignee: Kanebo Ltd
Current assignee: Kanebo Ltd
Priority date: 1992-04-14
Filing date: 1992-04-14
Publication date: 1993-11-05

Abstract

(57)【要約】【目的】勤務形態が複雑な職場において、効率的かつ
精度良く従業員の勤務状況や居場所を把握することので
きる出退勤管理装置を提供する。【構成】パーソナルコンピュータ８から入力される勤
務予定データ、各事業所に設置される出退勤端末４から
入力される入所・退所実績データ、および電子手帳６か
ら入力される勤務実績データをホストコンピュータ１に
より収集し、出退勤管理データベース２に蓄積する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、従業員の出退勤実績
や勤務状況を効率的かつ精度良く管理することのできる
出退勤管理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、職場における労働時間の管理は、
職場内に出退勤の実績を入力する装置を設置し、その装
置に各人が日々の出退勤の実績を入力することにより行
われている。最も一般的なものとしてはタイムレコーダ
があげられ、例えば特開昭６１−２７５９９２号には、
磁気カードを用いたタイムレコーダが提案されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
タイムレコーダ等は、内勤主体で各人が日々の出勤・退
勤の際に時刻入力をできる職場においては有効である
が、外回りや出張で在席しない者が多い職場においては
きわめて不便なものであった。すなわち、タイムレコー
ダ等の入力装置はあくまでも職場に固定設置されている
ものであるため、出張した場合や外勤を続けている場合
には出勤・退勤の実績入力をすることができず、後日職
場に戻った際にまとめて実績データを追加作成しなけれ
ばならないのが実情である。特に長期出張が多い者にと
っては、この入力作業が大きな負担となっているといっ
ても過言ではない。さらに、後から追加データを作成す
ることにより、データの精度が低下するという問題もあ
る。

【０００４】また、タイムレコーダ等で入力されるデー
タは、職場への入退所を示すものであって実際の業務開
始・終了を正確に示すものではないため、特にソフトウ
ェア産業等のように、業務に要した時間によって原価管
理の行われる職場にあっては、実績管理のための手段と
して充分に満足されるものではなかった。

【０００５】しかも、最近は多くの職場でフレックスタ
イム制が導入され、出退勤時刻は従業員の自由裁量に任
された形になっている。また、オンライン端末機の普
及、サテライトオフィス制の導入等が進み、出勤する事
業所が日々異なるという状況も現れている。このように
時間的、場所的にフレキシブルな業務においては、各人
がいつ、どこに出勤する予定なのか、出勤しているの
か、というようなことを把握することが困難であり、居
場所や勤務状況も明確に確認できない職場になってしま
うおそれがあった。

【０００６】この発明は、このような事情に鑑みなされ
たものであって、出張等で不在の者が多い職場や勤務形
態がフレキシブルな職場においても出退勤の実績管理を
効率的に精度良く行うことができ、かつ各人の勤務状況
や居場所を容易に確認することのできる出退勤管理装置
の提供を目的とするものである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、この発明の出退勤管理装置は、従業員の出退勤管理
をコンピュータにより行う出退勤管理装置において、少
なくとも従業員の出勤場所及び出退勤時刻に関する予定
を入力する第１の入力装置と、事業所内に固定設置され
該事業所への従業員の入所・退所時刻を入力する第２の
入力装置と、従業員の業務開始・終了時刻を入力・蓄積
する携帯可能な端末装置と、該端末装置に蓄積された時
刻データを読み取る第３の入力装置とを備え、上記第１
〜第３の入力装置が上記コンピュータにデータ送信可能
に接続されているという構成をとる。

【０００８】

【作用】すなわち、この発明の出退勤管理装置は、従業
員の出勤場所および出退勤時刻に関する予定と実績とが
同一のコンピュータにより一元的に管理されているた
め、予定と実績との対比により勤務状況や居場所を的確
に確認することが可能となる。また、携帯可能な端末装
置を併用して出退勤実績を入力するようになっているた
め、出張先においても都度出退勤実績を入力することが
でき、入力負荷の分散とデータ精度の維持を図ることが
できる。さらに、事業所毎に設置された入力装置から入
力される入所・退所時刻と、携帯可能な端末装置から入
力される業務開始・終了時刻とを照会することにより、
業務開始・終了時刻の合理性チェックを行うことがで
き、実績管理をより精度良く行うことができる。

【０００９】つぎに、この発明の出退勤管理装置の実施
例を詳細に説明する。

【００１０】

【実施例】図１は、この発明の出退勤管理装置の一実施
例を示すブロック図である。図において、１は本社に設
置され、出退勤管理システム全体を統括するホストコン
ピュータであって、このホストコンピュータ１には、出
退勤管理データを統括管理する出退勤管理データベース
２および通信制御装置３が接続されている。

【００１１】本社事務所内には、複数箇所に出退勤端末
４が設置され、この出退勤端末４は同じく本社事務所内
に設置されたパーソナルコンピュータ５と構内ネットワ
ークにより接続されている。

【００１２】６は携帯可能な端末装置で、いわゆる電子
手帳である。この電子手帳６は、入力データを蓄積して
電子手帳６本体から取り外すことのできるＲＡＭカード
６ａを内蔵している。この電子手帳６としては、本出願
人が先に出願した特願平２−２２７０５号によるものを
用いることができる。すなわち、この電子手帳６は、内
蔵された時計機構から出力されるデータとタッチキーか
ら入力される業務開始・終了に関するデータとを組合
せ、数日分の勤務に係る日付、業務開始時刻、終了時刻
からなるデータを取り外し可能なＲＡＭカード６ａに書
き込み蓄積するようになっている。

【００１３】そして、上記電子手帳６のＲＡＭカード６
ａに蓄積されたデータを読み取るためのＲＡＭカードリ
ーダー７ａを接続したパーソナルコンピュータ７が本社
事務所内に設置されている。

【００１４】さらに、本社事務所内には、勤務予定入力
用パーソナルコンピュータ８が設置され、前記パーソナ
ルコンピュータ５、パーソナルコンピュータ７とともに
構内ネットワークおよび通信制御装置９ａ、通信制御装
置３を介してホストコンピュータ１と接続されている。

【００１５】一方、本社から離れて存在する事業所Ａ並
びに事業所Ｂには、それぞれ通信制御装置９ｂ，９ｃが
設置され、これら通信制御装置９ｂ，９ｃは、通信回線
および通信制御装置３を介してホストコンピュータ１と
接続されている。そして、それぞれの事業所Ａ，Ｂに
は、本社と同様に構成される出退勤端末４、パーソナル
コンピュータ５、電子手帳６、パーソナルコンピュータ
７および勤務予定入力用パーソナルコンピュータ８が設
置され、それぞれの装置が通信制御装置９ｂ，９ｃに接
続されている。

【００１６】図２は、上記出退勤端末４の一例を示して
いる。この出退勤端末４は、マイクロプロセッサ１０、
記憶装置１０ａおよび計時装置１０ｂを内蔵しており、
マイクロプロセッサ１０が出退勤端末４の全機能を制御
するようになっている。その表面には、磁気カードリー
ダー１１、ファンクションキー１２、通信ポート１３、
現在時刻表示盤１４およびカード読取結果表示盤１５が
設けられており、それぞれの機能は全て前記マイクロプ
ロセッサ１０に接続されている。

【００１７】磁気カードリーダー１１は、後述する社員
カード１６を挿入する溝部１１ａと、この溝部１１ａ内
に一面を露出した状態で内蔵されている読み取りヘッド
１１ｂとから構成されている。

【００１８】ファンクションキー１２は、「出勤」、
「退所」、「入所」、「退勤」のいずれかを選択するた
めの選択用キーであって、カード読取結果表示盤１５
は、上記磁気カードリーダー１１によるデータ読み取り
が正しく行われたかどうか等を示すものである。

【００１９】１６は、従業員各人が携帯する社員カード
であり、表面に磁気ストライプ１６ａを有するものであ
る。この磁気ストライプ１６ａ中には従業員Ｎｏ．その
他の従業員に関するデータがエンコードされており、エ
ンコードされたデータは、社員カード１６を上記カード
リーダー１１の溝部１１ａに沿って下方に移動させ磁気
ストライプ１６ａを読み取りヘッド１１ｂ前面に接触さ
せつつ通過させることにより読み出すことができるよう
になっている。

【００２０】また、上記通信ポート１３には、パーソナ
ルコンピュータ５との通信を行うための通信ケーブル１
３ａが接続されている。

【００２１】つぎに、上記の構成をとるこの発明装置を
用いた出退勤管理システムの運用について説明する。

【００２２】図３は、勤務予定入力用パーソナルコンピ
ュータ８を用いて勤務予定を入力するための画面を表し
ている。なお、本実施例においては、翌週一週間分の勤
務予定を一画面で登録するようになっている。

【００２３】入力フィールド１７ａは、勤務形態を入力
するフィールドであり、入力の便のため、１＝通常出
社、２＝他事業所への直出、３＝出張、Ａ＝代休、Ｂ＝
年休等のコード化したデータにより入力するようになっ
ている。

【００２４】入力フィールド１７ｂ，１７ｃには勤務場
所を入力する。このとき、コード化した勤務場所につい
ては入力フィールド１７ｂに入力し、出張等で不特定の
場所に勤務する場合には入力フィールド１７ｃに直接勤
務場所名を入力する。

【００２５】そして、入力フィールド１７ｄ，１７ｅに
勤務場所における業務開始・終了予定時刻を入力し、入
力フィールド１７ｆに休憩予定時間を入力する。

【００２６】上記のように所定の入力フィールド１７に
予定データを入力後、ホストコンピュータ１にデータ送
信することにより、当該従業員の翌一週間分の勤務予定
データが出退勤管理データベース２に蓄積される。そし
て、同時にホストコンピュータ１により時間外勤務時間
が計算され、月初からの累計時間外勤務時間をパーソナ
ルコンピュータ８の画面に表示して管理上の参考に供す
るようになっている。

【００２７】つぎに、出退勤端末４および電子手帳６を
用いて出退勤実績入力を行う方法について説明する。

【００２８】出退勤端末４は、各事業所における主要な
事務所、作業所等の入口付近に固定的に設置される。従
業員は、出勤の際、勤務場所に設置された出退勤端末４
を以下のように操作する。１．ファンクションキー１２の内、「出勤」キー１２ａ
を選択する。２．カードリーダー１１の溝部１１ａに社員カード１６
を挿入通過させ、従業員Ｎｏ．を入力する。

【００２９】出退勤端末４に内蔵されるマイクロプロセ
ッサ１０は、接続されたカードリーダー１１から従業員
Ｎｏ．を読み込んだ時点で、計時装置１０ｂから読み取
った現在時刻とファンクションキー１２から読み取った
入力モード（「出勤」）とを組み合わせて実績データを
編集し、一旦記憶装置１０ａに蓄積する。

【００３０】上記の「出勤」に係る操作と同様にファン
クションキー１２ｂ，１２ｃ，１２ｄのいずれかを選択
し「退所」、「入所」、「退勤」のモードを指定するこ
とにより、「退所」、「入所」、「退勤」に係る実績入
力を行うことができる。ここで、「退所」、「入所」
は、「出勤」から業務終了後の「退勤」までの間に勤務
場所から出、または勤務場所に入ることを指している。
このようにして、出退勤端末４の記憶装置１０ａには複
数の従業員に関する実績データが蓄積される。

【００３１】そして、複数の出退勤端末４が接続される
パーソナルコンピュータ５は、通信回線を通じ一定時間
周期で各出退勤端末４に蓄積された実績データを収集す
る。このデータ収集の方式としては、一般にポーリング
・セレクション方式が用いられる。

【００３２】パーソナルコンピュータ５は、出退勤端末
４から収集した個々の実績データに対し、どの出退勤端
末４から収集したデータであるかを示すために端末ＩＤ
を付加してデータを内蔵記憶装置に蓄積する。

【００３３】一方、電子手帳６は、従業員が勤務中常時
携帯するものであり、各人が勤務場所（出張先も含む）
において業務を開始し、また終了する際に表面のタッチ
キーの「業務開始」または「業務終了」を操作するよう
になっている。

【００３４】電子手帳６に内蔵されるマイクロプロセッ
サは、上記タッチキーの操作により、電子手帳６に内蔵
する時計機構から読み取った現在時刻と上記タッチキー
から読み取った入力モード（「業務開始」または「業務
終了」）とを組み合わせて実績データを編集し、電子手
帳６に取り外し可能に内蔵されたＲＡＭカード６ａに順
次蓄積する。

【００３５】このＲＡＭカード６ａに蓄積された実績デ
ータは、一定間隔（通常１週間に１回）で下記の方法に
てパーソナルコンピュータ７に収集される。（１）電子手帳６よりＲＡＭカード６ａを取り外す。（２）ＲＡＭカード６ａをパーソナルコンピュータ７に
接続されるＲＡＭカードリーダー７ａに挿入する。（３）パーソナルコンピュータ７のキーボードより従業
員Ｎｏ．を入力する。（４）以上の操作により、パーソナルコンピュータ７は
ＲＡＭカード６ａに蓄積された実績データを読み込み、
個々の実績データに対し、どの従業員に関するデータで
あるかを示す従業員Ｎｏ．を付加して内蔵記憶装置に蓄
積する。

【００３６】このパーソナルコンピュータ７は各事業所
に設置されるので、出張者は帰社後、または他の事業所
に立ち寄った際に上記の操作を実施することにより実績
データの入力を行うことができる。

【００３７】このようにして、出退勤端末４および電子
手帳６に入力された実績データをそれぞれパーソナルコ
ンピュータ５およびパーソナルコンピュータ７に収集・
蓄積することができる。

【００３８】ホストコンピュータ１は、通信回線を通
じ、本社および事業所Ａ，Ｂに設置されているパーソナ
ルコンピュータ５およびパーソナルコンピュータ７に蓄
積された実績データを一定時間周期で収集する。ここで
も、データ収集の方式としてはポーリング・セレクショ
ン方式が用いられる。

【００３９】ホストコンピュータ１は、収集したデータ
を、出退勤端末４から入力された「入退所実績データ」
と電子手帳６から入力された「勤務実績データ」とに分
類する。つぎに、「入退所実績データ」の個々のデータ
に付加されている端末ＩＤを勤務場所に変換する。この
ことは、勤務場所と端末ＩＤとを対応づけて予め定義さ
れたマスターファイルを参照することにより可能であ
る。さらに、個々のデータ中の従業員Ｎｏ．を識別し、
出退勤管理データベース２中の「従業員別入退所実績デ
ータファイル」に追加蓄積する。

【００４０】一方、「勤務実績データ」については、個
々のデータ中の従業員Ｎｏ．を識別し、出退勤管理デー
タベース２中の「従業員別勤務実績データファイル」に
追加蓄積する。

【００４１】以上のようにして、勤務予定入力用パーソ
ナルコンピュータ８から入力された「従業員別勤務予定
データ」、出退勤端末４から入力された「従業員別入退
所実績データ」、および電子手帳６から入力された「従
業員別勤務実績データ」は、分類・整理され、ホストコ
ンピュータ１に接続された出退勤管理データベース２に
蓄積される。

【００４２】つぎに、上記のようにして予定および実績
データの蓄積された出退勤管理データベース２の利用に
ついて説明する。利用形態としては、大別して下記のも
のがあげられる。（１）勤務状況の予定・実績管理（２）月度勤務実績の集計（３）居場所照会

【００４３】図４は、上記勤務状況の予定・実績管理の
ための表示画面の一例を示している。この画面では、日
別の勤務予定と勤務実績とをそれぞれ上段と下段とに並
列表示し、更に実労時間、時間外勤務時間の予定、実績
をも並列表示している。これにより、各従業員の勤務状
況を的確に把握することができ、特にフレックスタイム
制において管理の困難な実労時間、時間外勤務時間の実
績と予定との差も容易に確認することが可能となる。こ
れらのデータは、出退勤管理データベース２中の「従業
員別勤務予定データファイル」および「従業員別勤務実
績データファイル」を参照し、ホストコンピュータ１で
実労時間を計算した後、結果を勤務予定入力用パーソナ
ルコンピュータ８に送信し表示することができる。

【００４４】図５は、月度勤務実績の集計表を印字出力
した例を示している。この集計表では、日毎の勤務予
定、勤務実績、出退勤時刻の予定・実績差、実労時間、
時間外勤務時間の予定・実績および月初からの累計、休
出実績、深夜勤実績、遅刻・早退状況等のデータを示し
ている。この集計表により、各従業員の１ヵ月間の勤務
状況を総合的に把握することができ、また給与計算の基
礎データとして利用することもできる。

【００４５】上記の各データは、出退勤管理データベー
ス２中の「従業員勤務予定データファイル」および「従
業員勤務実績データファイル」を参照し、ホストコンピ
ュータ１で予定・実績差、実労時間等を計算した後、そ
の結果を勤務予定入力用パーソナルコンピュータ８に送
信し、さらにこのパーソナルコンピュータ８に接続され
ているプリンタ８ａを制御して印字出力することができ
る。

【００４６】また、図５の集計表において各データ行の
右端に示される「整合」とは、出退勤端末４より入力さ
れた「出勤」または「退勤」の実績時刻と電子手帳６よ
り入力された「業務開始」または「業務終了」の実績時
刻との比較による整合性チェックの結果を示すものであ
る。すなわち、下記の（１），（２）に示す場合は整合
性がなく、出退勤端末４または電子手帳６のいずれかの
操作に不備があったものとみなされ、データの精度チェ
ック、従業員への警告等に利用することができる。（１）出勤時刻≧業務開始時刻（２）業務終了時刻≧退勤時刻この整合性チェックは、出退勤管理データベース２中の
「従業員別入退所実績データファイル」および「従業員
別勤務実績データファイル」を参照し、同日のデータを
比較することにより容易に行うことができる。

【００４７】図６は、従業員の居場所を照会する画面の
一例を示している。この照会画面では、従業員毎に最新
の入退所実績と当日の出勤予定とを並列表示している。
最新の入退所実績は、出退勤管理データベース２中の
「従業員別入退所実績データファイル」より、対象とす
る従業員が出退勤端末４より当日入力した実績データの
内最新のデータを検索することにより得ることができ
る。また当日の出勤予定は、出退勤管理データベース２
中の「従業員別勤務予定データファイル」より当該従業
員の当日分予定データを検索することにより得ることが
できる。この照会画面より従業員の居場所に関し下記の
情報を得ることができる。（１）最新入退所実績が「出勤」または「入所」である
とき、当該従業員はその実績の示す場所に勤務してい
る。（２）最新入退所実績が「退所」または「退勤」である
とき、当該従業員はその実績の示す場所より出て帰宅ま
たは移動中である。（３）最新入退所実績がないとき、出勤予定時刻より以
前であれば予定時刻に予定の場所に出勤すると推定され
る。

【００４８】以上、代表的なデータ利用の例について説
明したが、他に事業所別勤務状況集計、休日取得状況統
計等、各種の利用形態があることはいうまでもない。

【００４９】また、上記実施例では、携帯可能な端末機
として電子手帳を使用しているが、無線によるデータ送
受信が可能なノート型パソコン等を用いれば、出張先等
の遠隔地においてもほぼリアルタイムで勤務実績入力が
可能となり、データの有用性がより向上することとな
る。

【００５０】

【発明の効果】以上のように、この発明の出退勤管理装
置によれば、従業員の出勤場所および出退勤時刻に関す
る予定データを予めホストコンピュータに登録した上で
各事業所に設置された入力装置および携帯可能な端末装
置から出退勤実績をホストコンピュータに入力するよう
にしているため、各従業員の勤務状況を予定と対比して
みることができ、より的確な実績管理が可能となる。

【００５１】また、携帯可能な端末装置を用いて勤務実
績を入力するようにしたことにより、下記のような効果
が得られる。（１）出張等で本社、事業所から離れた場所に勤務する
場合でも、現地で都度業務開始・終了に関する実績入力
を行うことができるため、帰社後のデータ入力の負荷は
最小限となり、またデータの精度も維持される。（２）事業所への入所・退所時刻のみならず職場におい
て業務を開始・終了した時刻が実績データとして得られ
るので、実労時間による工数原価の管理を精度良く行う
ことができる。

【００５２】さらに、各事業所に設置した入力装置によ
り、該入力装置が設置される勤務場所への従業員の入所
・退所を入力するようにしたので、ホストコンピュータ
のデータを照会することにより遠隔地においても任意の
従業員の居場所を確認することができる。また、出張や
出勤途上等で入所実績の入力のない場合でも、勤務予定
データを照会することにより居場所を推定することがで
きる。さらに、携帯可能な端末装置から入力される勤務
実績と入所・退所実績との整合性チェックにより、勤務
実績データの精度をチェックすることもできる。

【００５３】このような効果は、一般的な職場において
得られることはもちろん、出張等で不在者の多い職場、
事業所が多く分散する職場、またフレキシブルな勤務形
態をとる職場における出退勤管理の効率化、精度向上に
おいて特に顕著に得られるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例のハードウェア構成を示す
ブロック図である。

【図２】この発明における第２の入力装置の一実施例を
示す外観図である。

【図３】この発明の一実施例における勤務予定登録画面
を示す概念図である。

【図４】この発明の一実施例における勤務予実照会画面
を示す概念図である。

【図５】この発明の一実施例における月度勤務実績集計
表の印字出力例を示す概念図である。

【図６】この発明の一実施例における居場所照会画面を
示す概念図である。

【符号の説明】

１ホストコンピュータ４出退勤端末６電子手帳７パーソナルコンピュータ８勤務予定入力用パーソナルコンピュータ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】従業員の出退勤管理をコンピュータによ
り行う出退勤管理装置において、少なくとも従業員の出
勤場所および出退勤時刻に関する予定を入力する第１の
入力装置と、事業所内に固定設置され該事業所への従業
員の入所・退所時刻を入力する第２の入力装置と、従業
員の業務開始・終了時刻を入力・蓄積する携帯可能な端
末装置と、該端末装置に蓄積された時刻データを読み取
る第３の入力装置とを備え、上記第１〜第３の入力装置
が上記コンピュータにデータ送信可能に接続されている
ことを特徴とする出退勤管理装置。