JPH05252324A

JPH05252324A - ファクシミリ装置

Info

Publication number: JPH05252324A
Application number: JP4047296A
Authority: JP
Inventors: Makoto Yamamoto; 真山本
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 1992-03-04
Filing date: 1992-03-04
Publication date: 1993-09-28
Anticipated expiration: 2015-01-17
Also published as: JP3000780B2

Abstract

(57)【要約】【目的】簡単にカバーレターを作成することのできる
ファクシミリ装置を提供することを目的としている。【構成】ファクシミリ装置が、レターメッセージを合
成するための単語候補群を記憶した単語候補記憶手段２
０と、記憶した該単語候補の中から選び出した単語候補
と送受信名をメモリに登録する登録手段１、２、８と、
登録した単語候補と送受信名とからカバーレターを作成
するカバーレター作成手段１、１２と、該登録並びに作
成の各モードに切り換えるモード切り換え手段１、８と
を備えたことを特徴としている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、カバーレター作成機能
をもったファクシミリ装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、ファクシミリ通信における記録
情報として、記録紙の冒頭部分に「発信元表示」が、こ
れに続いて「カバーレター」が、その後に「送信された
原稿の内容」の記録が行われるようになっている。図６
は、該「カバーレター」の一般的な書式例を示す模式図
である。図面からも明らかなように、カバーレターとし
ては、レターを作成した日付、レターの送信先である宛
先名（受信者名）、レターを作成した者の氏名（送信者
名）、そして簡単なメッセージ（レターメッセージ）が
付記されるのが一般的である。また、カバーレターで使
用するレターメッセージとしては、通常、「前文→挨拶
文→主文の書き出し」の順で構成されている。例えば、
「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。日
ごろ格別のお引立てにあずかり厚く御礼申し上げます。
さて、ご依頼の件につきまして以下の通りご連絡申し上
げます。」というような構成になっている。

【０００３】ところで、上記のレターメッセージ例にお
けるアンダーラインを付した単語については、別の単語
を使用することも可能である。例えば、「貴社」につい
ては「貴殿、貴所、貴店、・・・」、「ご清祥」につい
ては「ご繁栄、ご清栄、ご隆盛、・・・」、「日ごろ」
については「毎度、毎々、平素、・・・」、「格別の」
については「ひとかたならぬ、・・・」、「お引立て」
については「ご愛顧、ご指導、ご高配、・・・」、「ご
依頼」ついては「ご照会」、ご案内、ご用命、・・・」
というように別の単語で置き換えることが可能である。
そして、どの単語で置き換えるかについては、原稿の内
容等により、レター作成者の自由な選択にまかされてい
る。

【０００４】このように、ファクシミリ通信におけるカ
バーレターで使用されるレターメッセージとしては、表
現の差こそあれ、大体においてその内容を同じくする定
型の文章が使用されるようになっている。また、レター
メッセージ以外の宛先名、レター作成者の氏名について
も、頻繁に通信が行われるような場合にあっては、頻繁
に使用される固定の名称として取り扱うことが可能であ
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところが、目下のとこ
ろ、「カバーレター」としては、手書きでもってレター
が作成されており、これを送信すべき原稿に先立って相
手先に送信するという方法がとられている。このため、
複数の相手先に対して同じ定型の文章からなるメッセー
ジを使用できる場合であっても、同じメッセージを毎回
手書きせねばならないという、たいへん煩わしい作業が
必要となる。また、かかる定型の文章表現や、使用され
る単語をうっかり忘れてしまうようなこともよくあるこ
とである。このような場合には、過去に作成して送信し
たカバーレターを調べ、これを手本としてレターを作成
せねばならないという手間な作業が必要となる。

【０００６】本発明は、かかる現状に鑑みてなされたも
のであり、簡単にカバーレターを作成することのできる
ファクシミリ装置を提供することを目的としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、ファクシミリ装置が、レターメッセージ
を合成するための単語候補群を記憶した単語候補群記憶
手段と、記憶した該単語候補群の中から選び出した単語
候補と送受信者名をメモリに登録する登録手段と、登録
した単語候補と送受信者名とからカバーレターを作成す
るカバーレター作成手段と、該登録並びに作成の各モー
ドに切り換えるモード切り換え手段とを備えたことを特
徴としている。

【０００８】

【作用】上記構成によれば、単語候補群記憶手段によ
り、レターメッセージを合成するための単語候補群が記
憶される。また、モード切り換え手段によって、ファク
シミリ装置は単語候補と送受信者名をメモリに登録する
登録モードと、カバーレターを作成する作成モードに夫
々切り換えられる。

【０００９】レターメッセージを登録する場合には、モ
ード切り換え手段によってファクシミリ装置は登録モー
ドに切り換えられる。そこで、操作者が単語候補群記憶
手段によって記憶された単語候補群の中からレターメッ
セージを合成するのに適当と思われる単語候補を選び出
すと、選び出された単語候補と送受信名については、登
録手段によってメモリに登録される。

【００１０】カバーレターを作成する場合には、同じく
モード切り換え手段によって、ファクシミリ装置は作成
モードに切り換えられる。そこで、操作者がメモリに登
録された送受信者名の中から必要である送受信者名を選
択すると、選択された送受信者名と、レターメッセージ
を合成するために選択され登録された単語候補とから、
カバーレター作成手段によってカバーレターが作成され
る。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に従って具体
的に説明する。図１は本発明にかかるファクシミリ装置
の概略構成を示すブロック図である。このファクシミリ
装置は、制御部１と、ＲＡＭ２と、レターメッセージ単
語ＲＡＭ２０と、ＲＯＭ３と、オートダイヤラ４と、モ
デム（変復調装置）５と、電話回線６に接続されるＮＣ
Ｕ（網制御装置）７と、操作パネル８と、マウス等のイ
メージ入力装置８０と、表示部９と、読取部１０と、記
録部１１とから構成される。更に、制御部１にはカバー
レターを作成するためのデータを一時的に保持するレジ
スタ１２が、そして操作パネル８上にはカバーレター作
成モードを選択するためのレター作成モード選択キーＣ
と、送受信者名登録モードを選択するための登録モード
選択キーＤと、通信キーＴと、その他の図示しない操作
キー（テンキー、ワンタッチダイアルキー等）が装備さ
れている。また、イメージ入力装置８０は、読み取るべ
き原稿画像を一旦ＲＡＭ２にイメージ情報として取り込
んで記憶させるものであり、取り込まれたイメージ情報
は後で相手先に送信できるようになっている。

【００１２】制御部１は、ＲＯＭ３に格納された制御プ
ログラムに基づき、このファクシミリ装置の送受信動作
の制御を行う。基本的な送信動作は次のとおりである。
操作者により操作パネル８上の通信キーＴやワンタッチ
ダイアルキーがオンされると、制御部１がＲＡＭ２に格
納された相手先のダイアル番号を読み出し、読み出され
たダイアル番号がオートダイヤラ４及ＮＣＵ７を介して
電話回線６にダイアル発信される。次に、相手先ファク
シミリ装置が受信可能な状態にある場合には、読取部１
０が読み取った原稿の画像データがモデム５及びＮＣＵ
７を介して電話回線６に送出される。なお、モデム５は
送受信信号を変復調するものであり、ＮＣＵ７はファク
シミリ装置と電話回線６との接続を制御するものであ
る。

【００１３】一方、原稿画像を送信するにあたり、操作
者がレター作成モード選択キーＣをオンした場合には、
制御部１はファクシミリ装置をカバーレターの作成モー
ドに切り換えると共に、表示部９のディスプレイ画面上
にカバーレター作成のための指示内容を表示させる。そ
こで操作者はその指示内容に従って、カバーレターを作
成するためのキー操作を行う。具体的には、ＲＡＭ２に
予め登録されてある送受信者名の中から必要な宛先名称
及び発信元名称を操作者が選択することにより、制御部
１は選択された送受信者名をＲＡＭ２から呼び出して、
一旦レジスタ１２に保持する。また、表示部９のディス
プレイ画面には、レターメッセージ単語ＲＡＭ２０に記
憶されている単語候補が表示される。そこで操作者は、
表示された単語候補を組み合わせることにより所望のレ
ターメッセージを合成する。同様にして合成されたレタ
ーメッセージは、制御部１により一旦レジスタ１２に保
持される。

【００１４】次に、操作者が通信キーＴをオンするとフ
ァクシミリ通信が開始される。この際に、制御部１はレ
ジスタ１２に保持した上記データ（宛先名称、発信元名
称、レターメッセージの各データのこと）を合成し、所
定の様式でカバーレターを作成し、続いて読取部１０を
駆動して原稿画像の読み取りを行わせる。更に、制御部
１は作成したカバーレター並びに読み取った原稿画像の
各画像データを相手先ファクシミリ装置に送信するため
の制御を行う。

【００１５】また、基本的な受信動作は、次のとおりで
ある。即ち、電話回線６、ＮＣＵ７及びモデム５を介し
て相手先からの受信情報が着信すると、この受信情報に
基づいて、制御部１は記録部１１を駆動して、受信情報
の記録を行わせる。図２は、送受信者名並びにレターメ
ッセージの登録手順を示すフローチャートである。先
ず、通信回数頻度の高い相手先の名称を列挙した「宛先
リスト」と、発信元が１でなく複数ある場合（例えば、
複数の各部署が発信元となるような場合）に作成する
「発信元リスト」を予め作成しておく。そして、これら
のリストに列挙された各データについてはイメージ入力
装置８０によってメモリＲＡＭ２にイメージ入力される
ことになる。

【００１６】以下、フローチャートに従って、カバーレ
ター成分の登録手順を具体的に説明する。先ず、操作者
によって登録モード選択キーＤがオンされ（Ｓ１）、キ
ーオンされた場合（Ｓ２においてＹｅｓの場合）には、
ファクシミリ装置が送受信名の登録モードに切り換えら
れる（Ｓ３）。そしてディスプレイ画面に、「宛先を登
録する場合にはのキーを、発信元を登録する場合には
のキーを、レターメッセージを作成する場合にはの
キーをオンして下さい」なる登録指示のメッセージが表
示される（Ｓ４）。そこで、操作者が、、、のい
ずれかのキーをオンし（Ｓ５）、のキーがオンされた
場合（Ｓ６においてＹｅｓの場合）には、続いてディス
プレイ画面に、「宛先の指定番号をキー入力して下さ
い」なる指示メッセージが表示される（Ｓ７）。そこ
で、操作者がテンキーによって宛先の指定番号をキー入
力し（Ｓ８）、キー入力された場合（Ｓ９においてＹｅ
ｓの場合）には、キー入力された宛先の指定番号がＲＡ
Ｍ２に登録される（Ｓ１０）。

【００１７】続いてディスプレイ画面には「宛先の名称
を入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ１１）。そこで、操作者がイメージ入力装置８０に
より宛先名称のイメージ入力操作を行うと（Ｓ１２）、
宛先の名称はイメージ情報としてＲＡＭ２に登録される
（Ｓ１３）。宛先名称の登録がなされた場合（Ｓ１４に
おいてＹｅｓの場合）には、ひき続きディスプレイ画面
に、「宛先のダイアル番号をキー入力して下さい」なる
指示メッセージが表示される（Ｓ１５）。そこで、操作
者がテンキーにより宛先のダイアル番号をキー入力し
（Ｓ１６）、キー入力された場合（Ｓ１７においてＹｅ
ｓの場合）には、ＲＡＭ２に宛先のダイアル番号が登録
される（Ｓ１８）。その後、処理はＳ４に戻る。以上の
Ｓ７〜Ｓ１８の処理が行われることにより、ファクシミ
リ装置のＲＡＭ２には、宛先を指定する指定番号と、宛
先名称のイメージ情報と、宛先ダイアル番号の各データ
がひとまとまりのデータとして関係付けられて登録され
ることになる。

【００１８】次に、Ｓ６においてのキーがオンされな
かった場合（Ｓ６においてＮｏの場合）には、更にの
キーがオンされたか否かの判断がなされる（Ｓ１９）。
のキーがオンされた場合（Ｓ１９においてＹｅｓの場
合）には、ディスプレイ画面に「発信元の指定番号をキ
ー入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ２０）。そこで、操作者が指定番号をテンキーによ
りキー入力し（Ｓ２１）、キー入力された場合（Ｓ２２
においてＹｅｓの場合）には、ＲＡＭ２に発信元の指定
番号が登録される（Ｓ２３）。

【００１９】続いてディスプレイ画面には「発信元の名
称を入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ２４）。そこで操作者がイメージ入力装置８０によ
り発信元の名称のイメージ入力操作を行うと（Ｓ２
５）、発信元の名称はイメージ情報として同じくＲＡＭ
２に登録される（Ｓ２６）。発信元の名称の登録がなさ
れた場合（Ｓ２７においてＹｅｓの場合）には、処理は
再びＳ４に戻る。登録されなかった場合（Ｓ２７におい
てＮｏの場合）には、処理は再びＳ２４に戻る。以上の
Ｓ２０〜Ｓ２６の処理が行われることにより、ファクシ
ミリ装置のＲＡＭ２には、発信元を示す指定番号及び、
発信元名称のイメージ情報の各データがひとまとまりの
データとして関係付けられ登録されることになる。

【００２０】また、Ｓ１９においてのキーがオンされ
なかった場合（Ｓ１９においてＮｏの場合）には、更に
のキーがオンされたか否かの判断がなされる（Ｓ２
８）。のキーがオンされた場合（Ｓ２８においてＹｅ
ｓの場合）には、レターメッセージ登録ルーチン（図３
に示すフローチャートで説明する）が実行される（Ｓ２
９）。そしてこのルーチンで登録されたレターメッセー
ジデータはＲＡＭ２に登録される（Ｓ３０）。また、登
録された場合（Ｓ３１においてＹｅｓの場合）には、一
連の処理を終え、登録されなかった場合（Ｓ３１におい
てＮｏの場合）には、処理は再びＳ２９に戻る。

【００２１】なお、操作者が登録モード選択キーＤをオ
ンしなかった場合（Ｓ２においてＮｏの場合）には、通
常の通信処理が行われることになる（Ｓ３２）。図３
は、レターメッセージを登録するための手順を示すフロ
ーチャートである。先ず、ディスプレイにレターメッセ
ージの前文の作成画面である「画面１」（図４参照のこ
と、画面２、画面３についても同じ）が表示されるので
（Ｓ２９１）、操作者が表示された指示に従って、前文
を作成するための単語候補を選択してキー入力すると
（Ｓ２９２）、選択された単語候補はＲＡＭ２に登録さ
れる（Ｓ２９３）。そして、前文の単語候補が登録され
た場合（Ｓ２９４においてＹｅｓの場合）には、続いて
ディスプレイにレターメッセージの挨拶文の作成画面で
ある「画面２」が表示される（Ｓ２９５）。なお、登録
されなかった場合（Ｓ２９４においてＮｏの場合）に
は、処理はＳ２９１に戻る。

【００２２】次に、操作者が「画面２」に表示された指
示に従って、挨拶文を作成するための単語候補を選択し
てキー入力すると（Ｓ２９６）、選択された単語候補は
ＲＡＭ２に登録される（Ｓ２９７）。そして、挨拶文の
単語候補が登録された場合（Ｓ２９８においてＹｅｓの
場合）には、続いてディスプレイにレターメッセージの
主文の書き出し文の作成画面である「画面３」が表示さ
れる（Ｓ２９９）。なお、登録されなかった場合（Ｓ２
９８においてＮｏの場合）には、処理はＳ２９５に戻
る。

【００２３】更に、操作者が「画面３」に表示された指
示に従って、主文の書き出し文を作成するための単語候
補を選択してキー入力すると（Ｓ３００）、選択された
単語候補はＲＡＭ２に登録される（Ｓ３０１）。そし
て、主文の書き出し文の単語候補が登録された場合（Ｓ
３０２においてＹｅｓの場合）には、上記一連の処理を
終える。また、登録されなかった場合（Ｓ３０２におい
てＮｏの場合）には、処理はＳ２９９に戻る。

【００２４】図４はレターメッセージを作成するための
操作を指示するメッセージを表示したディスプレイの３
つの画面を示す模式図である。画面１は、レターメッセ
ージにおける前文を作成するための画面であり、前文を
作成するための単語候補がキー操作によって入力され
る。具体的には、「前文の単語候補を次より選択して下
さい」なる指示が表示されるので、操作者がテンキー１
をオンすると、「貴社」なる単語候補が選択入力され
る。また、テンキー２をオンした場合には、その他の単
語候補「貴殿、貴店、貴行、貴所、・・・」が、画面上
の〔その他〕の部分に順次表示される。そこで、表示さ
れ単語候補の内、所望のものを選択し、実行キーをオン
することにより入力する。

【００２５】次に、「貴社」等に続く単語としては、
「ますます」という固定の単語となっている。画面で
は、これを＜ますます＞と表示している。更に、この
「ますます」に続く単語として、操作者がテンキー３を
オンすると、「ご繁栄」なる単語候補が選択入力され
る。また、テンキー４をオンした場合には、その他の単
語候補「ご清祥、ご清栄、ご隆盛、ご発展、・・・」
が、同じく画面上の〔その他〕の部分に順次表示され
る。そこで、表示された単語候補の内、所望のものを選
択して、実行キーをオンすることにより入力する。ま
た、この「ご繁栄」等に続く単語は「のこととお慶び申
し上げます。」という固定文章となっている。同様にし
て、これを画面では＜のこととお慶び申し上げます。＞
と表示している。

【００２６】以上の操作によって、「貴社」等と、「ご
繁栄」等の夫々の単語候補が選択されて入力されること
になる。次に画面２は、レターメッセージにおける挨拶
文を作成するための画面であり、挨拶文を作成するため
の単語候補がキー操作によって入力される。単語候補を
選択して入力するキー操作については画面１の場合と同
様であるので説明を省略する。なお、この画面２におい
ては、テンキー２をオンした場合に、「毎毎、日ごろ、
平素、たびたび、常常、・・・」が、テンキー４をオン
した場合に、「ひとかたならない」が、テンキー６をオ
ンした場合に、「ご愛顧、ご指導、ご厚情、ご高配、ご
用命、・・・」が、テンキー８をオンした場合に、「に
あずかり、くださり、をいただき、を受け、・・・」が
夫々順に表示される。

【００２７】この画面２における以上の操作によって、
「毎度」等と、「格別の」等と、「お引き立て」等と、
「を賜り」等の夫々の単語候補が選択されて入力される
ことになる。また画面３は、レターメッセージにおける
主文の書出し文を作成するための画面であり、同じくそ
の作成のための単語候補がキー操作によって入力され
る。この操作についても画面１の場合と同様であるので
説明を省略する。なお、この画面３においては、テンキ
ー２をオンした場合に、「ご依頼、ご案内、ご用命、・
・・」が、テンキー４をオンした場合に、「ご通知、ご
返事、・・・」が夫々順に表示される。

【００２８】この画面３における以上の操作によって、
「ご照会」等、「ご回答」等の夫々の単語候補が選択さ
れて入力されることになる。なお、以上の説明では、基
本的なレターメッセージの内容を例として説明したが、
その内容は特に限定されるものではなく、勿論、自由な
レターメッセージを使用することも可能である。また、
このような場合には、図２で示した宛先名称や発信元名
称の登録と同様にして、種々のレターメッセージパター
ンの登録を行えば、番号を指定することによって所望の
レターメッセージをカバーレターに使用することも可能
となる。

【００２９】図５は、カバーレターの作成並びにその送
信手順を示すフローチャートである。先ず、操作者によ
ってレター作成モード選択キーＣがオンされ（Ｓ４
１）、キーオンされた場合（Ｓ４２においてＹｅｓの場
合）には、ファクシミリ装置がカバーレターの作成モー
ドに切り換えられる（Ｓ４３）。そして、ディスプレイ
画面には、「宛先の指定番号をキー入力して下さい」な
るカバーレター作成のための指示メッセージが表示され
る（Ｓ４４）。そこで、操作者がテンキーにより指定番
号をキーを入力し（Ｓ４５）、キー入力された場合（Ｓ
４６においてＹｅｓの場合）には、予め登録してある
「宛先名称」をかかる指定番号をポインタとしてＲＡＭ
２より読み出し、一旦レジスタ１２に保持する（Ｓ４
７）。

【００３０】そして、レジスタ１２に「宛先名称」のデ
ータが保持された場合（Ｓ４８においてＹｅｓの場合）
には、続いてディスプレイ画面に「発信元の指定番号を
キー入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ４９）。そこで、操作者がテンキーによって発信元
の指定番号をキー入力し（Ｓ５０）、キー入力された場
合（Ｓ５１においてＹｅｓの場合）には、予め登録して
ある「発信元名称」を同じくかかる指定番号をポインタ
としてＲＡＭ２より読み出し、一旦レジスタ１２に保持
する（Ｓ５２）。

【００３１】更に、レジスタ１２に「発信元名称」が保
持された場合（Ｓ５３においてＹｅｓの場合）には、デ
ィスプレイ画面に「通信キーをオンして下さい」なる指
示メッセージが表示される（Ｓ５４）。そこで、操作者
が通信キーＴをオンし（Ｓ５５）、キーオンされた場合
（Ｓ５６においてＹｅｓの場合）には、ファクシミリ装
置を電話回線に接続するための処理が行われる（この
際、登録された宛先のダイアル番号により、発呼動作が
行われる）（Ｓ５７）。続いて、ＲＡＭ２より、先に登
録したレターメッセージ合成用の各単語候補を読み出
し、レジスタ１２に保持する（Ｓ５８）。そして、レジ
スタ１２に保持された「宛先名称」、「発信元名称」、
「レターメッセージ合成用単語候補」の各データを所定
の書式で合成することにより、カバーレターが作成され
る（Ｓ５９）。更に、送信すべき原稿の読み取りが行わ
れ（Ｓ６０）、続いて、作成されたカバーレターと読み
取られた原稿画像の送信処理が行われて（Ｓ６１）、一
連の処理を終えることになる。

【００３２】なお、操作者がレター作成モード選択キー
Ｃをオンしなかった場合（Ｓ４２においてＮｏの場合）
には、通常の通信処理が行われることになる（Ｓ６
２）。

【００３３】

【発明の効果】以上の本発明によれば、原稿画像に先立
って送信されるカバーレターの作成を、簡単なキー操作
で行うことができるにようになる。しかも、カバーレタ
ーで使用されるいくつかの定型文章表現については、送
信時に自由に選択して作成できるようになる。このた
め、うっかり忘れがちである定型文章表現を、送信の度
ごとに思い出して手書きする必要が全くなくなる。ま
た、頻繁に通信が行われる宛先や、発信元の表示につい
ても、同様に予め登録することより、カバーレター作成
時に使用することができ、これらについてもいちいち手
書きする必要は全くなくなる。

【００３４】更に、カバーレターの作成については、原
稿の読み取りが行われる前に行われるため、送信の進行
には全く支障を来すことがない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかるファクシミリ装置の概略構成を
示すブロック図である。

【図２】送受信名並びにレターメッセージの登録手順を
示すフローチャートである。

【図３】レターメッセージを登録するための手順を示す
フローチャートである。

【図４】レターメッセージを作成するための操作を指示
するメッセージを表示したディスプレイの３つの画面を
示す模式図である。

【図５】カバーレターの作成並びにその送信手順を示す
フローチャートである。

【図６】カバーレターの一般的な書式例を示す模式図で
ある。

【符号の説明】

１制御部２ＲＡＭ８操作パネル９表示部１２レジスタ２０レターメッセージ単語ＲＡＭ８０イメージ入力装置Ｃレター作成モード選択キーＤ登録モード選択キーＴ通信キー

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】レターメッセージを合成するための単語
候補群を記憶した単語候補群記憶手段と、記憶した該単
語候補群の中から選び出した単語候補と送受信者名をメ
モリに登録する登録手段と、登録した単語候補と送受信
者名とからカバーレターを作成するカバーレター作成手
段と、該登録並びに作成の各モードに切り換えるモード
切り換え手段とを備えたことを特徴とするファクシミリ
装置。