JPH05252322A

JPH05252322A - ファクシミリ装置

Info

Publication number: JPH05252322A
Application number: JP4047295A
Authority: JP
Inventors: Makoto Yamamoto; 真山本
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 1992-03-04
Filing date: 1992-03-04
Publication date: 1993-09-28

Abstract

(57)【要約】【目的】簡単にカバーレターを作成することのできる
ファクシミリ装置を提供することを目的とする。【構成】ファクシミリ装置が、宛先名称、発信元名
称、レターメッセージ等の各カバーレター成分を、指定
番号によってメモリ２に登録するカバーレター成分登録
手段１、８、８０と、登録された各カバーレター成分を
合成して、カバーレターを作成するカバーレター作成手
段１、１２と、前記カバーレター成分の登録並びにカバ
ーレターの作成の各モードに切り換えるモード切り換え
手段１とを備えていることを特徴としている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、カバーレター作成機能
をもったファクシミリ装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、ファクシミリ通信における記録
情報として、記録紙の冒頭部分に「発信元表示」が、こ
れに続いて「カバーレター」が、その後に「送信された
原稿の内容」の記録が行われるようになっている。図５
は、該「カバーレター」の一般的な書式例を示す模式図
である。図面からも明らかなように、カバーレターとし
ては、レターを作成した日付、レターの送信先である宛
先名、レターを作成した者の氏名である発信元名、そし
て簡単なメッセージが付記されるのが一般的である。ま
た、カバーレターで使用するメッセージとしては、通
常、「前文→挨拶文→主文の書き出し」の順で構成され
ている。例えば、「貴社ますますご清祥のこととお慶び
申し上げます。日ごろ格別のお引立てにあずかり厚く御
礼申し上げます。さて、ご依頼の件につきまして以下の
通りご連絡申し上げます。」というような構成になって
いる。

【０００３】ところで、上記のカバーレターメッセージ
例におけるアンダーラインを付した単語については、別
の単語を使用することも可能である。例えば、「貴社」
については「貴殿、貴所、貴店、・・・」、「ご清祥」
については「ご繁栄、ご清栄、ご隆盛、・・・」、「日
ごろ」については「毎度、毎々、平素、・・・」、「格
別の」については「ひとかたならぬ、・・・」、「お引
立て」については「ご愛顧、ご指導、ご高配、・・
・」、「ご依頼」ついては「ご照会」、ご案内、ご用
命、・・・」というように別の単語で置き換えることが
可能である。そして、どの単語で置き換えるかについて
は、原稿の内容等により、レター作成者の自由な選択に
まかされている。

【０００４】このように、ファクシミリ通信におけるカ
バーレターで使用されるメッセージとしては、表現の差
こそあれ、大体においてその内容を同じくする定型の文
章が使用されるようになっている。また、宛先名、発信
元名についても、頻繁に通信が行われる場合には、頻繁
に使用される固定の名称として取り扱うことが可能であ
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところが、目下のとこ
ろ、カバーレターとしては、手書きによってレターが作
成されており、これを送信すべき原稿に先立って相手先
に送信するという方法がとられている。このため、複数
の相手先に対し同じ定型の文章からなるメッセージを使
用できる場合であっても、同じメッセージを毎回手書き
せねばならないという、たいへん煩わしい作業が必要と
なる。また、かかる定型の文章表現や、使用される単語
をうっかり忘れてしまうということもよくあることであ
る。このような場合、過去に作成して送信したカバーレ
ターを調べ、これを手本としてレターを作成せねばなら
ないという手間な作業が必要となる。

【０００６】本発明は、かかる現状に鑑みてなされたも
のであり、簡単にカバーレターを作成することのできる
ファクシミリ装置を提供することを目的としている。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、ファクシミリ装置が、宛先名称、発信元
名称、レターメッセージ等の各カバーレター成分を、指
定番号によってメモリに登録するカバーレター成分登録
手段と、登録された各カバーレター成分を合成して、カ
バーレターを作成するカバーレター作成手段と、前記カ
バーレター成分の登録並びにカバーレター作成の各モー
ドに切り換えるモード切り換え手段とを備えたことを特
徴としている。

【０００８】

【作用】上記構成によれば、カバーレター成分登録手段
が、指定番号によって宛先名称、発信元名称、レターメ
ッセージ等の各カバーレター成分を、メモリに登録す
る。また、登録された各カバーレター成分については、
カバーレターを作成する際に、カバーレター作成手段に
よって合成され、カバーレターが作成される。

【０００９】一方、カバーレター成分の登録を行うため
の登録モードと、カバーレターを作成するための作成モ
ードの各モードについては、モード切り換え手段によっ
てモードの切り換えが行われる。

【００１０】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に従って具体
的に説明する。図１は本発明にかかるファクシミリ装置
の概略構成を示すブロック図である。このファクシミリ
装置は、制御部１と、ＲＡＭ２と、ＲＯＭ３と、オート
ダイヤラ４と、モデム（変復調装置）５と、電話回線６
に接続されるＮＣＵ（網制御装置）７と、操作パネル８
と、イメージ入力装置８０と、表示部９と、読取部１０
と、記録部１１とから構成される。更に、制御部１には
レジスタ１２が、操作パネル８上にはカバーレターの作
成モードを選択するためのレター作成モード選択キーＣ
と、カバーレター成分の登録モードを選択するためのレ
ター成分登録モード選択キーＤと、通信キーＴと、その
他の図示しない操作キー（テンキー、ワンタッチダイア
ルキー等）が装備されている。また、イメージ入力装置
８０は、読み取るべき画像を一旦ＲＡＭ２にイメージ情
報として取り込んで記憶させるものであり、取り込まれ
たイメージ情報は後で相手先に送信できるようになって
いる。

【００１１】制御部１は、ＲＯＭ３に格納された制御プ
ログラムに基づき、このファクシミリ装置の送受信動作
の制御を行う。基本的な送信動作は次のとおりである。
操作者により操作パネル８上の通信キーＴやワンタッチ
ダイアルキーがオンされると、制御部１がＲＡＭ２に格
納された相手先のダイアル番号を読み出し、読み出され
たダイアル番号がオートダイヤラ４及ＮＣＵ７を介して
電話回線６にダイアル発信される。次に、相手先ファク
シミリ装置が受信可能な状態にある場合には、読取部１
０が読み取った原稿の画データがモデム５及びＮＣＵ７
を介して電話回線６に送出される。なお、モデム５は送
受信信号を変復調するものであり、ＮＣＵ７はファクシ
ミリ装置と電話回線６との接続を制御するものである。

【００１２】一方、原稿画像を送信するにあたり、操作
者がレター作成モード選択キーＣをオンした場合には、
制御部１はファクシミリ装置をカバーレターの作成モー
ドに切り換えると共に、表示部９のディスプレイ画面上
にカバーレター作成のための指示内容を表示させる。そ
こで、操作者がその指示内容に従って、カバーレター作
成のためのキー入力操作を行うと、これを受けた制御部
１はＲＡＭ２に予め登録されてある各カバーレター成分
を一旦レジスタ１２に保持する。

【００１３】次に、操作者が通信キーＴをオンするとフ
ァクシミリ通信が開始されるが、この際に、制御部１は
レジスタ１２に保持したカバーレター成分を合成してカ
バーレターを作成し、続いて読取部１０を駆動して原稿
画像の読み取りを行わせる。そして、制御部１は作成し
たカバーレターと読み取った原稿画像の両者を相手先フ
ァクシミリ装置に対して送信するための制御を行う。

【００１４】なお、カバーレター成分の登録並びにカバ
ーレターの作成については、図２及び図３に示すフロー
チャートにおいて詳細に説明する。また、基本的な受信
動作は、次のとおりである。即ち、電話回線６、ＮＣＵ
７及びモデム５を介して相手先からの受信情報が着信す
ると、この受信情報に基づいて、制御部１は記録部１１
を駆動して、受信情報の記録を行わせる。

【００１５】図２は、カバーレター成分の登録手順を示
すフローチャートである。先ず、レターの内容成分とし
ての各データを登録するに先立ち、通信回数頻度の高い
相手先の名称を列挙した「宛先リスト」と、発信元が１
でなく複数ある場合（例えば、複数の各部署が発信元と
なるような場合）に作成する「発信元リスト」と、挨拶
文等の定型文章を列挙した「カバーレターメッセージリ
スト」（図４にその具体例を示す）を予め作成してお
く。そして、これらのリストに列挙された各データはイ
メージ入力装置８０によってメモリＲＡＭ２にイメージ
入力されることになる。

【００１６】以下、フローチャートに従って、カバーレ
ター成分の登録手順について具体的に説明する。先ず、
操作者によってレター成分登録モード選択キーＤがオン
され（Ｓ１）、キーオンされた場合（Ｓ２においてＹｅ
ｓの場合）には、ファクシミリ装置がレター成分の登録
モードに切り換えられる（Ｓ３）。そしてディスプレイ
画面に、「宛先を登録する場合にはのキーを、発信元
を登録する場合にはのキーを、カバーレターメッセー
ジを登録する場合にはのキーをオンして下さい」なる
登録指示のメッセージが表示される（Ｓ４）。そこで、
操作者が、、、のいずれかのキーをオンし（Ｓ
５）、のキーがオンされた場合（Ｓ６においてＹｅｓ
の場合）には、続いてディスプレイ画面に、「宛先の指
定番号をキー入力して下さい」なる指示メッセージが表
示される（Ｓ７）。そこで、操作者がテンキーによって
宛先の指定番号をキー入力し（Ｓ８）、キー入力された
場合（Ｓ９においてＹｅｓの場合）には、キー入力され
た宛先の指定番号がＲＡＭ２に登録される（Ｓ１０）。

【００１７】続いてディスプレイ画面には「宛先の名称
を入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ１１）。そこで、操作者がイメージ入力装置８０に
より宛先の名称のイメージ入力操作を行うと（Ｓ１
２）、宛先の名称はイメージ情報としてＲＡＭ２に登録
される（Ｓ１３）。宛先名称の登録がなされた場合（Ｓ
１４においてＹｅｓの場合）には、ひき続きディスプレ
イ画面には「宛先のダイアル番号をキー入力して下さ
い」なる指示メッセージが表示される（Ｓ１５）。そこ
で、操作者がテンキーにより宛先のダイアル番号をキー
入力し（Ｓ１６）、キー入力された場合（Ｓ１７におい
てＹｅｓの場合）には、ＲＡＭ２に宛先のダイアル番号
が登録される（Ｓ１８）。その後、処理はＳ４に戻る。
以上のＳ７〜Ｓ１８の処理が行われることにより、ファ
クシミリ装置のＲＡＭ２には、宛先を指定するための指
定番号と、宛先名称のイメージ情報と、宛先のダイアル
番号の各データがひとまとまりのデータとして関係付け
られて登録されることになる。

【００１８】次に、Ｓ６においてのキーがオンされな
かった場合（Ｓ６においてＮｏの場合）には、更にの
キーがオンされたか否かの判断がなされる（Ｓ１９）。
のキーがオンされた場合（Ｓ１９においてＹｅｓの場
合）には、ディスプレイ画面に「発信元の指定番号をキ
ー入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ２０）。そこで、操作者が指定番号をテンキーによ
りキー入力し（Ｓ２１）、キー入力された場合（Ｓ２２
においてＹｅｓの場合）には、ＲＡＭ２に発信元の指定
番号が登録される（Ｓ２３）。

【００１９】続いてディスプレイ画面には「発信元の名
称を入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ２４）。そこで操作者がイメージ入力装置８０によ
り発信元の名称のイメージ入力操作を行うと（Ｓ２
５）、発信元の名称は同じくイメージ情報としてＲＡＭ
２に登録される（Ｓ２６）。発信元の名称のイメージ登
録がなされた場合（Ｓ２７においてＹｅｓの場合）に
は、処理は再びＳ４に戻る。また、登録されなかった場
合（Ｓ２７においてＮｏの場合）には、処理は再びＳ２
４に戻る。以上のＳ２０〜Ｓ２６の処理が行われること
により、ファクシミリ装置のＲＡＭ２には、発信元を示
す指定番号と、発信元名称のイメージ情報の各データが
ひとまとまりのデータとして関係付けられ登録されるこ
とになる。

【００２０】また、Ｓ１９においてのキーがオンされ
なかった場合（Ｓ１９においてＮｏの場合）には、更に
のキーがオンされたか否かの判断がなされる（Ｓ２
８）。のキーがオンされた場合（Ｓ２８においてＹｅ
ｓの場合）には、ディスプレイ画面に「レターメッセー
ジの指定番号をキー入力して下さい」なる指示メッセー
ジが表示される（Ｓ２９）。そこで、操作者が指定番号
をテンキーによりキー入力し（Ｓ３０）、キー入力され
た場合（Ｓ３１においてＹｅｓの場合）には、ＲＡＭ２
にレターメッセージの指定番号が登録される（Ｓ３
２）。

【００２１】続いてディスプレイ画面には「レターメッ
セージを入力して下さい」なる指示メッセージが表示さ
れる（Ｓ３３）。そこで操作者がイメージ入力装置８０
によるレターメッセージのイメージ入力操作を行うと
（Ｓ３４）、レターメッセージはイメージ情報としてＲ
ＡＭ２に登録される（Ｓ３５）。そして、レターメッセ
ージの登録が行われた場合（Ｓ３６においてＹｅｓの場
合）には、上記の一連の処理を終える。以上のＳ２９〜
Ｓ３５の処理が行われることにより、ファクシミリ装置
のＲＡＭ２には、レターメッセージを示す指定番号と、
レターメッセージのイメージ情報の各データがひとまと
まりのデータとして関係付けられ登録されることにな
る。

【００２２】また、操作者がレター作成モード選択キー
Ｃをオンしなかった場合（Ｓ２においてＮｏの場合）に
は、通常の通信処理が行われることになる（Ｓ３７）。
図３は、カバーレターの作成並びにその送信手順を示す
フローチャートである。先ず、操作者によってレター作
成モード選択キーＣがオンされ（Ｓ４１）、キーオンさ
れた場合（Ｓ４２においてＹｅｓの場合）には、ファク
シミリ装置がカバーレターの作成モードに切り換えられ
る（Ｓ４３）。そして、ディスプレイ画面には、「宛先
の指定番号をキー入力して下さい」なるカバーレター作
成のための指示メッセージが表示される（Ｓ４４）。そ
こで、操作者がテンキーにより指定番号をキーを入力し
（Ｓ４５）、キー入力された場合（Ｓ４６においてＹｅ
ｓの場合）には、予め登録してある「宛先名称」をかか
る指定番号をポインタとしてＲＡＭ２より読み出し、一
旦レジスタ１２に保持する（Ｓ４７）。

【００２３】そして、レジスタ１２に「宛先名称」のデ
ータが保持された場合（Ｓ４８においてＹｅｓの場合）
には、続いてディスプレイ画面に「発信元の指定番号を
キー入力して下さい」なる指示メッセージが表示される
（Ｓ４９）。そこで、操作者がテンキーによって発信元
の指定番号をキー入力し（Ｓ５０）、キー入力された場
合（Ｓ５１においてＹｅｓの場合）には、予め登録して
ある「発信元名称」を同じくかかる指定番号をポインタ
としてＲＡＭ２より読み出し、一旦レジスタ１２に保持
する（Ｓ５２）。

【００２４】更に、レジスタ１２に「発信元名称」が保
持された場合（Ｓ５３においてＹｅｓの場合）には、デ
ィスプレイ画面に「レターメッセージの指定番号をキー
入力して下さい」なる指示メッセージが表示される（Ｓ
５４）。そこで、操作者がテンキーによってレターメッ
セージの指定番号をキー入力し（Ｓ５５）、キー入力さ
れた場合（Ｓ５６においてＹｅｓの場合）には、予め登
録してある「レターメッセージ」をかかる指定番号をポ
インタとしてＲＡＭ２より読み出し、一旦レジスタ１２
に保持する（Ｓ５７）。

【００２５】そして、レジスタ１２に「レターメッセー
ジ」が保持された状態（Ｓ５８）において、ディスプレ
イ画面には、「通信キーをオンして下さい」なる指示メ
ッセージが表示される（Ｓ５９）。そこで、操作者が通
信キーＴをオンし（Ｓ６０）、キーオンされた場合（Ｓ
６１においてＹｅｓの場合）には、ファクシミリ装置を
電話回線に接続するための処理が行われる（Ｓ６２）。
なお、この際に、登録された宛先のダイアル番号によっ
て発呼動作が行われることになる。また、レジスタ１２
に保持された「宛先名称」、「発信元名称」、「レター
メッセージ」の各カバーレター成分を合成して、カバー
レターが作成される（Ｓ６３）。更に、送信すべき原稿
の読み取りが行われ（Ｓ６４）、続いて作成されたカバ
ーレターと読み取られた原稿画像の送信処理が行われる
（Ｓ６５）。

【００２６】また、操作者がレター作成モード選択キー
Ｃをオンしなかった場合（Ｓ４２においてＮｏの場合）
には、通常の通信処理が行われることになる（Ｓ６
６）。図４は、カバーレターで使用されるメッセージの
リストである。このリストは、ほんの一例にすぎないも
のであるが、表現の差こそあれその内容は大体において
殆ど同じものであると言える。従って、よく使用される
表現のパターンを指定番号別に登録しておけば、必要に
応じて使い分けすることができ、大変便利である。ま
た、登録してある定型の文章以外の文章を使用したい場
合においては、図２のフローチャートで示したように、
登録モードに切り換えた後、イメージ入力装置８０によ
って新たに登録することも可能である。

【００２７】

【発明の効果】以上の本発明によれば、原稿画像に先立
って送信されるカバーレターの作成を、簡単なキー操作
で行うことができるにようになる。しかも、カバーレタ
ーで使用されるいくつかの定型文章表現については、予
め登録しておき、使用時に自由に選択することができる
ようになる。このため、うっかり忘れがちである定型文
章表現を、送信の度ごとに思い出して手書きする必要が
全くなくなる。また、頻繁に通信が行われる宛先や、発
信元の表示についても、同様に予め登録することよっ
て、カバーレター作成の際に使用できるので、これらに
ついてもいちいち手書きする必要が全くなくなる。

【００２８】更に、カバーレターの作成については、原
稿の読み取りが行われる前に行われるため、送信の進行
には全く支障を来すことがない。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明にかかるファクシミリ装置の概略構成を
示すブロック図である。

【図２】カバーレター成分の登録手順を示すフローチャ
ートである。

【図３】カバーレターの作成並びにその送信手順を示す
フローチャートである。

【図４】カバーレターで使用されるメッセージのリスト
である。

【図５】「カバーレター」の一般的な書式例を示す模式
図である。

【符号の説明】

１制御部２ＲＡＭ８操作パネル９表示部１２レジスタ８０イメージ入力装置Ｃレター作成モード選択キーＤレター成分登録モード選択キーＴ通信キー

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】宛先名称、発信元名称、レターメッセー
ジ等の各カバーレター成分を指定番号によってメモリに
登録するカバーレター成分登録手段と、登録された各カ
バーレター成分を合成してカバーレターを作成するカバ
ーレター作成手段と、カバーレター成分の登録並びにカ
バーレター作成の各モードに切り換えるモード切り換え
手段とを備えたことを特徴とするファクシミリ装置。