JPH05252200A - 電子メール管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】メールボックス内のメールを必要以上に蓄積せ
ず、所望のメールを容易に探索できる電子メール管理装
置を提供する。 【構成】管理情報テーブル２は、管理情報として予め一
定時間、メールボックス１１内のメール総数、容量、メ
ールボックス１１が存在する記憶媒体のメモリ残量の少
なくとも１つを格納し、判定手段１は、メールボックス
１１のメールが管理情報テーブル２からの管理情報の少
なくとも１つに一致したか判定する。保存メール一覧フ
ァイル７ｂは、各メール毎に発信者，発信日，本文の最
初の数行の少なくとも１つを保存し、保存処理手段６
は、判定手段１でメールが管理情報に一致したと判定さ
れたとき、メール保存ファイル７ａにメールボックス１
１内の各メールを保存させ保存メール一覧ファイル７ｂ
に発信者等を保存させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、読後のメールを各利用
者下のメールボックスに格納して保持する電子メールシ
ステムにおいて、メールボックス内に蓄積されたメール
群の中から所望のメールを捜し出すのに手間がかかるこ
と、メールボックス内に蓄積されるメール量が膨大にな
ることを回避し、管理情報（条件）が成り立つ毎に、保
存情報に従ってメールボックス内のメールをメールボッ
クス外に保存すると共に、廃棄情報に基づいて保存する
メール量を抑えることで、メールの参照を容易にし、且
つ、不要なメールの保持に要するメモリの無駄な使用を
回避することのできる電子メール管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールシステムは、一人の相手に対
しての発信は勿論のこと、複数の人の相手に対しても、
同一メールを同時に発信することができる。現在、電子
メールは、個人的な対話の他に、仕事仲間との連絡、顧
客からの依頼や利用者からの障害情報の受付、対応等々
の手段としても広く利用されており、有効且つ非常に便
利な通信手段であることが認められている。

【０００３】しかし、受信者がメールを読んだ後に、読
後のメールをメールボックス内に格納する電子メールシ
ステムでは、読後、受信者自らがメールの保存支持を与
えた上で、保存用のファイルを決定したり、或いは、廃
棄指示を与えたりする等を行っていた。このように各メ
ールについての保存等の指示を逐一与えない限り、メー
ルはメールボックス内に到着順に順次蓄積されていくの
みであり、よって、メールボックス内には、友人や仕事
関係等、様々な発信者からのメールが混在してしまう。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このため、数日前に受
信したメールボックス内のメールを再度参照したい場合
には、その後に格納したメールを繰ってメールボックス
内を順に逆上りながら必要なメールを探索しなければな
らなかった。このため、保持されたメール数が多ければ
多い程、所望のメールを探索するのに手間がかかってい
た。

【０００５】また、返信のメールを書く予定で、敢えて
メールボックス内にメールを格納しておいたにもかかわ
らず、その後にメールを参照する必要がなくなってしま
った場合等、メールの処分を忘れて保持し続けてしま
い、メモリを無駄に使用していることが多々あった。こ
のような状況を回避するためには、読後の指示を徹底す
るか或いは時折メールボックスの整理を行うことが望ま
しいが、これは意外に煩わしかった。

【０００６】本発明の目的は、メールボックス内のメー
ルを自動的に管理して、必要以上にメールを蓄積するこ
となく、所望のメールを容易に探索することのできる電
子メール管理装置を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記課題を解
決するために次のような手段を講じた。本発明は、メー
ルボックス内に蓄積されたメールが膨大になる前に後日
の参照を容易にすべくメールの管理（整理保存）を行な
う。

【０００８】図１は第１の発明の原理図である。管理情
報テーブル２は、メールボックス１１内のメール量を管
理するための管理情報として、予め一定時間、前記メー
ルボックス１１内のメール総数、容量、メールボックス
１１が存在する記憶媒体のメモリ残量の少なくとも１つ
を格納する。

【０００９】管理情報としては、例えばＭ時間毎或い
はＮ日毎と設定した時間に到達した場合、メールボッ
クス内のメールの総数がＮ通を超えた場合、メール保
存に要するメモリ量が、メールボックス用に許されたメ
モリ量を超えた場合、メールボックスが存在するディ
スクメモリの残量が一定量以下になった場合である。

【００１０】判定手段１は、メールボックス１１に蓄積
されたメールが、管理情報テーブル２から出力される管
理情報の少なくとも１つに一致したかを判定する。メー
ル保存ファイル７ａは、メールボックス１１の各メール
を保存し、保存メール一覧ファイル７ｂは、各メール毎
に発信者，発信日，本文の最初の数行の少なくとも１つ
を保存する。保存処理手段６は、判定手段１でメールが
管理情報に一致したと判定されたとき、メール保存ファ
イル７ａにメールボックス１１内の各メールを保存させ
且つ保存メール一覧ファイル７ｂに発信者等を保存させ
る。

【００１１】図２は第２の発明の原理図である。管理情
報テーブル２は、メールボックス１１内のメール量を管
理するための管理情報として、予め一定時間、前記メー
ルボックス１１内のメール総数、容量、メールボックス
１１が存在する記憶媒体のメモリ残量の少なくとも１つ
を格納する。判定手段１は、メールボックス１１に蓄積
されたメールが、管理情報テーブル２から出力される管
理情報の少なくとも１つに一致したかを判定する。

【００１２】分類単位情報テーブル８ａは、各メールを
分類する際に必要な情報を分類単位情報として予め設定
し、分類保存ファイル８ｂは、分類単位情報毎に設けら
れている。保存処理手段６は、判定手段１でメールが管
理情報に一致したと判定されたとき、分類単位情報テー
ブル８ａの分類単位情報に基づいてメールボックス１１
内のメールを分類し、分類された各メールを分類保存フ
ァイル８ｂの対応するファイルに保存させる。

【００１３】

【作用】上記手段を講じたことにより、次のような作用
を呈する。本発明によれば、判定手段によって、メール
ボックスのメールが、管理情報テーブルからの管理情報
〜による条件に一致したと判定されたときに、保存
処理手段によってメール保存ファイルにメールボックス
内の各メールを保存され保存メール一覧ファイルに発信
者等を保存されるので、効率の良いメールの管理が行
え、受信者自らがメールボックスの整理を行う手間が省
け、本文の数行等または発信者や発信日から所望のメー
ルを速やかに参照でき、またメモリ消費を節約すること
に大きく貢献する。

【００１４】また、分類単位情報テーブルの分類単位情
報に基づいてメールボックス内のメールを分類し、分類
された各メールを分類保存ファイルの対応するファイル
に保存させるので、分類単位情報を基に容易にメールを
探索できる。

【００１５】また、廃棄設定手段により保存メール一覧
ファイルまたは分類単位情報テーブルに対して、メール
数またはメモリ量の制限値を廃棄情報として設定し、退
避保存手段で廃棄情報を参照してメール保存ファイルま
たは分類保存ファイルに保存されたメールを一時退避保
存する。

【００１６】さらに、退避保存手段に退避保存されたメ
ールに関する情報を、廃棄処理手段で廃棄メール情報と
して取り出す。さらに、廃棄処理手段により、取り出し
た廃棄メール情報を利用者に通知し、メールを廃棄す
る。

【００１７】このようにすれば、不必要なメールの保存
を回避できる。

【００１８】

【実施例】以下に本発明の具体的な実施例を説明する。
図３は電子メール管理装置の実施例の構成ブロック図で
ある。まず、実施例の各部の構成について説明する。 （１）管理情報テーブル２ 管理情報テーブル２は、メールボックス１１内のメール
を管理するための管理情報（一連の処理を促すきっかけ
となる量）として、一定時間、メールボックス内の
メールの総数、メールボックスの容量、メールボッ
クスが存在するディスクのメモリの残量を格納する。

【００１９】図４に管理情報の設定例を示す。管理情報
テーブル２は、例えば図４に示すように一定時間とし
て２日、メールボックス内のメールの総数として１０
通、メールボックスの容量として３００ＫＢ、メー
ルボックスが存在するディスクのメモリの残量として１
ＭＢを格納している。 （２）条件判定部１ 条件判定部１は、管理情報テーブル２からの管理情報に
基づきメールボックス１１に対する処理が必要であるか
否かを判定するものであり、具体的には、メールボック
ス１１に蓄積されたメールが、管理情報テーブル２から
出力される管理情報の少なくとも１つに一致したかを判
定する。

【００２０】図５にメール管理のタイミングを判定する
処理手順を示す。図５において、ステップ５１で、一定
時間の条件が成立したか判定し、条件が成立したときは
ステップ５６で、保存処理または分類保存処理または廃
棄処理を行なう。

【００２１】条件が成立しないときはステップ５２で、
メール総数の条件が成立したか判定し、条件が成立した
ときはステップ５６の処理を行なう。条件が成立しない
ときはステップ５３で、メールボックス１１の容量の条
件が成立したか判定し、条件が成立したときはステップ
５６の処理を行なう。

【００２２】条件が成立しないときはステップ５４で、
メールを保存するディスクメモリの残量の条件が成立し
たか判定し、条件が成立したときはステップ５６の処理
を行なう。

【００２３】条件が成立しないときはステップ５５で、
判定終了命令を受け取ったか判定し、命令を受け取らな
いときはステップ５１に戻る。 （３）制御部５ 制御部（管理部）５は、条件判定部１により一連の処理
をすべきメールボックス１１のメール状態が判定される
と、保存／分類情報設定部３及び廃棄情報設定部４で設
定された情報を参照して、保存処理部６に対して保存処
理または分類保存処理を行なわしめ、さらに廃棄処理部
９に対して廃棄処理を行なわしめる。 （４）保存処理部６ 保存処理部６は、以下のようにメールの（ａ）保存処理
または（ｂ）分類保存処理を行なう。保存／分類情報設
定部３は、保存処理または分類保存処理を行うかを予め
利用者が‘保存情報’として設定するものである。

【００２４】（ａ）保存処理 メール保存ファイル７ａは、メールの実態を格納するフ
ァイルであって、メールボックス１１の各メールを保存
する。

【００２５】保存メール一覧ファイル７ｂは、保存メー
ルの一覧を参照するものであって、各メール毎に発信
者，発信日，本文の最初の数行を保存する。保存処理部
６は、条件判定部１１でメールが管理情報に一致したと
判定されたとき、メール保存ファイル７ａにメールボッ
クス１１内の各メールを保存させ且つ保存メール一覧フ
ァイル７ｂに発信者等を保存させる。

【００２６】図６に保存処理部６による保存処理の処理
手順を示す。図６において、ステップ６１で、メールボ
ックス１１内にメールがあるか判定し、メールがないと
きは処理を終了する。メールがあるときは、ステップ６
２で、メールボックス１１からメールを取り出し、ステ
ップ６３で、発信者，発信日，本文の最初の数行を取り
出して保存メール一覧ファイル７ｂに格納する。さら
に、ステップ６４で、メールの実態をメール保存ファイ
ル７ａに移し、ステップ６１に戻る。

【００２７】このような保存処理により、得られた保存
メール一覧ファイル７ｂに保存された保存メール一覧と
これに対応するメール保存ファイル７ａに保存された各
メールの実態とを図７に示す。

【００２８】（ｂ）分類保存処理 分類単位情報テーブル８ａは、分類の際に必要な情報
（分類単位とそれに関する情報）を‘分類単位情報’と
して予め格納している。

【００２９】分類保存ファイル８ｂは、分類単位毎にメ
ール保存用のファイルを用意し、その各々に対して、後
の廃棄処理のために、保持するメール数とファイル自身
のメモリ量に制限を設け、発信者や複数の発信者から成
るグループ単位でメールを分類して保存する。

【００３０】保存処理部６は、条件判定部１でメールが
管理情報に一致したと判定されたとき、分類単位情報テ
ーブル８ａの分類単位情報に基づいてメールボックス１
１内のメールを分類し、分類された各メールを分類保存
ファイル８ｂの対応するファイルに保存させる。

【００３１】メールの内容はその発信者により概が決定
される。例えば、仕事仲間からのメールであれば、その
内容は打合せ日時の連絡等、仕事に直結した内容と推察
でき、友人からのメールであれば、個人的な内容と推察
できる。分類保存処理は、発信者による分類と同時に、
メールの内容による分類をも、ある程度行っているとい
う点で有用である。

【００３２】図８に分類単位情報テーブル８ａの例を示
す。図中、‘＊＊＊’は同一ドメインを持つ任意の発信
者を意味する。分類単位情報テーブル８ａは、発信者毎
に、格納ファイル名，保存制限数，制限量，通知の要／
不要を格納する。

【００３３】図９に分類単位情報テーブル８ａを参照す
るアルゴリズムを示す。図９において、ステップ９１
で、保存処理部６では、メールの発信者情報（アドレ
ス）を受け取り、ステップ９２で、分類単位情報テーブ
ル８ａの内容を参照する。そして、ステップ９３で、発
信者情報と一致するアドレスが登録されているか判定
し、アドレスが登録されているときは、ステップ９４
で、アドレスに対応した格納ファイル名を取り出す。

【００３４】アドレスが登録されていないときは、ステ
ップ９５で、格納ファイル名，保存数，メモリ量，通知
の要／不要の新規設定を分類単位情報テーブル８ａに要
求し、ステップ９６で、分類単位情報テーブル８ａに新
規登録する。

【００３５】図１０に分類保存処理の処理手順を示す。
図１０において、保存処理部６では、ステップ１０１
で、メールボックス１１内にメールがあるか判定し、メ
ールがあるときは、ステップ１０２で、メールボックス
１１からメールを取り出す。さらに、ステップ１０３
で、分類単位情報テーブル８ａを参照して発信者に対応
する格納ファイル名を取り出し、メールを分類保存ファ
イル８ｂに保存する。

【００３６】一方、ステップ１０１で、メールボックス
１１内にメールがないときは、処理を終了する。 （５）廃棄処理部９ 廃棄処理部９は、保存メール一覧ファイル７ｂまたは分
類保存ファイル８ｂに対して設定されたメール数やメモ
リ量の制限値を参照し、判定時の実際の値が以下の条件
を満たす場合に廃棄処理を行う。制限値としては、例え
ば （ア）保存数 （制限数）： ファイル内のメール数が
制限数を超えた場合 （イ）メモリ量（制限量）： ファイルのメモリ量が制
限量を超えた場合 （ウ）（ア）又は（イ）が成立した場合 である。

【００３７】廃棄情報設定部４は、（ア），（イ），
（ウ）の何れの条件を用いるかを予め利用者が選択して
‘廃棄情報’として設定する。何れの場合も、制限数／
制限量を超えた分のメールが、古い方より順に廃棄対象
となる。

【００３８】廃棄処理部９は、保存していたメールを直
ちに捨てずに、別の一時退避保存ファイル１０に一時退
避保存する。廃棄処理部９は、一時退避保存ファイル１
０に退避保存した各メールから発信者、発信日、サブジ
ェクト等の情報のみを取り出し、廃棄メール情報を生成
するとともに、‘廃棄メール情報’を制御部５を介して
ディスプレイ１４に内容を表示して利用者に通知する。
これは、誰からのどのメールが廃棄対象となっているか
を、利用者に把握させる必要があるためである。

【００３９】通知設定部１２は、一時退避保存ファイル
１０の各保存用ファイルに対して予め通知の要／不要の
設定を行い、特に設定がない場合は、「要通知」でもあ
るものと解釈する。

【００４０】廃棄処理部９は、廃棄メール情報を利用者
に通知した後、廃棄対象のメールを実際に廃棄する。廃
棄メール情報は廃棄処理後も残されるため、発信者に対
して再発信を要求する際や内容を問い合わせる際の手掛
かりとなる。

【００４１】図１１に退避保存処理と廃棄メール情報取
り出し処理を含む廃棄処理の処理手順を示す。廃棄処理
部９は、図１１に示すような処理を行なう。図１１にお
いて、ステップ１１１で、保存メール一覧ファイル７ｂ
または分類単位情報テーブル８ａに設定された制限数／
制限量と、通知設定部１２からの通知の要／不要情報を
取り出し、ステップ１１２で、保存メール一覧ファイル
７ｂまたは分類単位情報テーブル８ａの現時点でのメー
ル数／使用メモリ量を取り出す。

【００４２】次に、ステップ１１３で、メール数／使用
メモリ量が制限数／制限量を越えないか判定し、越えた
ときはステップ１１４で、制限数／制限量を越える分の
メール数を、通知の要／不要情報と共に古い順に一時退
避保存ファイル１０に移す。さらに、ステップ１１５
で、他の保存メール一覧ファイル７ｂ等が存在するか判
定し、他の保存メール一覧ファイル７ｂ等が存在すると
きはステップ１１１に戻り、処理を繰り返す。なお、ス
テップ１１３で、制限数等を越えないときはステップ１
１５の処理に進む。

【００４３】次に、ステップ１１５で、他の保存メール
一覧ファイル７ｂ等が存在しないときはステップ１１６
で、一時退避保存ファイル１０が空であるか判定し、空
でないときはステップ１１７で、一時退避保存ファイル
１０内のメールを取り出す。そして、ステップ１１８
で、通知を要するか判定し、通知を要するときは、一時
退避保存フアイル１０からメールの情報として発信者，
発信日，サブジェクト等を取り出して廃棄メール情報と
して保持する。

【００４４】さらに、ステップ１２０で、メールを廃棄
し、ステップ１１６に戻って処理を繰り返す。なお、ス
テップ１１８で、通知を要しないときは、ステップ１２
０に進む。そして、ステップ１１６で、一時退避保存フ
ァイル１０が空であるときは、ステップ１２１で、廃棄
メール情報を利用者に通知し、ステップ１２２で、一時
退避保存ファイル１０を廃棄する。 （６）ディスプレイ１２ ディスプレイ１２は、制御部５からの廃棄メール情報の
利用者への通知を画面上で表示する。なお、廃棄メール
情報の利用者への通知は、プリンタに出力したり、ある
いはファイルに格納する等であってもよい。

【００４５】次にこのように構成された装置を用いて行
われるより具体的なメールの分類保存処理または廃棄処
理を説明する。 （Ａ）分類保存処理 分類保存処理を例として説明する。まず、メールボック
ス１１内のメールが管理情報テーブル２の管理情報の条
件に該当し、この管理情報に基づき条件判定部１によ
り、保存及び廃棄処理が必要な状態であると判定された
とする。保存／分類情報設定部３によって、利用者が例
えば分類保存処理を設定した場合、制御部５では、条件
判定部１及び保存／分類情報設定部３の情報に従って保
存処理部６を制御する。

【００４６】保存処理部６は、保存／分類情報設定部３
の分類情報に基づき分類単位情報テーブル８ａを参照し
て、メールボックス１１内のメールを分類し、該当する
ファイルのメールを分類保存ファイル８ｂに格納する。

【００４７】図１２に分類保存処理前のメールボックス
の例を示す。図１２に示す例では、メールボックス１１
内に２通のメールが格納されている。図１３に分類単位
情報に従って図１２の先頭のメールを保存する場合の分
類保存処理手順を示す。

【００４８】図１３において、保存処理部６によりメー
ルボックス１１のメールに対して分類保存処理の要求が
行われると、ステップ１３１で、メールボックス１１か
ら先頭のメールを取り出し、ステップ１３２で、先頭の
メールの発信者ｙｙｙ＠ｂｂｂ．ｃｃｃ．ｃｏ．ｊｐを
取り出す。次に、ステップ１３３で、図８に示す分類単
位情報テーブル８ａを参照して発信者に対応する格納先
のファイル名￣/Mail/Hozon/yyy を取り出し、ステップ
１３４で、分類保存ファイル８ｂの最後にメールを格納
する。二番目のメールについても同様の処理を行う。

【００４９】この場合、発信者に対応する情報が分類単
位情報テーブル８ａに登録されていないので、テーブル
８ａへの発信者の新規登録処理を行った後に、メールを
保存する。全メールに対する処理が終了すると、メール
ボックスは空となる。

【００５０】図１４に発信者毎に、分類処理した後の分
類保存ファイル８ｂの状態を示す。このように管理情報
の下で、メールを分類処理するので、利用者は各メール
をメールボックス内に保持しておくだけで、保存処理ま
たは分類保存処理を逐一指示することなく、メールを適
切に整理保存できる。また、メールを後に再度参照する
場合は、所望のメールを先頭の数行等または発信者や発
信日，先頭の数行から決定して探索し、或いは分類先の
ファイル内で探索するので、メールを容易に探索でき
る。

【００５１】よって、効率の良いメールの管理が行え、
受信者自らがメールボックスの整理を行う手間が省け、
所望のメールを速やかに参照でき、またメモリ消費を節
約することに大きく貢献する。 （Ｂ）退避保存処理 次に、メールを分類保存処理した後の退避保存処理につ
いて説明する。制御部５では、利用者が廃棄情報設定部
４から行った破棄処理の設定に従い、廃棄処理部９に廃
棄処理のための指示を与える。廃棄処理部９は、制御部
５からの指示に従って、メールの保存に用いている各フ
ァイルが自身に設定されている制限数／制限量を超える
メールを保持しないように、不要なメールを一時退避保
存し、廃棄対象のメールに関する情報を取り出して、利
用者に通知した後に廃棄する処理を行う。

【００５２】図１４に示す分類保存ファイル８ｂに対す
る処理を例に、図１５に廃棄情報として保存数（制限
数）（イ）が設定されている場合の退避保存処理手順を
示す。図１５において、ステップ１５１で、分類単位情
報テーブル８ａから、廃棄に関する情報として制限数
３，要通知を取り出す。次に、ステップ１５２で、対象
の分類保存ファイル８ｂの状態としてメール数４を取り
出し、ステップ１５３で、分類保存ファイル８ｂ内の最
も古いメール１通と、情報「要通知」とを一時退避保存
ファイル１０内に移す。図１６に退避保存処理により生
成された一時退避保存ファイル１０の例を示す。 （Ｃ）廃棄メール情報の取り出し処理 次に、（Ｂ）の処理後の廃棄メール情報作成（取り出
し）処理について説明する。廃棄処理部９は、一時退避
保存ファイル１０に退避保存された各メールに関する情
報を取り出し、廃棄メール情報としてファイルに格納す
る処理を行う。廃棄メール情報としては、例えばメール
の発信者、発信日、サブジェクト等を保持する。

【００５３】図１７に図１６に示す一時退避保存ファイ
ル１０から廃棄メール情報を取り出す場合の処理手順を
示す。ステップ１７１で、発信者（ｙｙｙ＠ｂｂｂ．ｃ
ｃｃ．ｃｏ．ｊｐ），発信日（Ａｕｇ．２０ １９９
１），サブジェクト（ａｂｏｕｔ Ｍｅｅｔｉｎｇ）を
取り出し、廃棄メール情報ファイル１３に格納する。図
１８に廃棄メール情報の例を示す。 （Ｄ）廃棄メール情報の通知と一時退避ファイルの廃棄
処理 次に、（Ｃ）の処理後に、利用者への通知処理と一時退
避保存ファイル１０の廃棄処理について説明する。図１
９に一連の例による通知と廃棄の処理手順を示す。廃棄
処理部９では、ステップ１９１で、図１８に示すような
廃棄メール情報を制御部５を介してディスプレイ１４に
表示することで利用者に通知し、ステップ１９２で、一
時退避保存ファイル１０そのものを廃棄する処理を行
う。なお、廃棄メール情報の通知が要求されているた
め、廃棄に際して発信者、発信日等の情報を通知する。
廃棄処理は、（Ｂ），（Ｃ），（Ｄ）の一連の処理を行
って完了する。

【００５４】このようにメールボックス１１と保存メー
ル一覧ファイル７ｂまたは分類単位情報テーブル８ａと
の双方を管理しながら、廃棄処理するので、不必要なメ
ールの保存を回避できる。

【００５５】よって、効率の良いメールの管理が行え、
受信者自らがメールボックスの整理を行う手間が省け、
所望のメールを速やかに参照でき、またメモリ消費を節
約することに大きく貢献する。

【００５６】

【発明の効果】本発明によれば、利用者は各メールをメ
ールボックス内に保持しておくだけで、保存処理または
廃棄処理を逐一指示することなく、メールを適切に整理
保存できる。また、メールを後に再度参照する場合は、
所望のメールを先頭の数行等又は発信者や発信日，先頭
の数行から決定して探索し、或いは分類先のファイル内
で探索するので、メールを容易に探索できる。

【００５７】さらに、メールボックスとメール保存ファ
イルとの双方を管理するので、不必要なメールの保存を
回避できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１の発明の原理図である。

【図２】第２の発明の原理図である。

【図３】本発明にかかる電子メール管理装置の一実施例
の構成ブロック図である。

【図４】実施例における管理情報の設定例を示す図であ
る。

【図５】管理すべきメールボックスの状態を判定する処
理手順を示す図である。

【図６】メールの実態を別ファイルに移す保存処理の処
理手順を示す図である。

【図７】保存メール一覧とメールの実態との対応例を示
す図である。

【図８】分類単位情報テーブルの例を示す図である。

【図９】分類単位情報の参照アルゴリズムを示す図であ
る。

【図１０】分類保存処理の処理手順を示す図である。

【図１１】一連の廃棄処理の処理手順を示す図である。

【図１２】分類保存処理において処理前のメールボック
スの例を示す図である。

【図１３】別ファイルへの分類保存処理手順を示す図で
ある。

【図１４】分類処理後のファイルを示す図である。

【図１５】退避保存処理手順を示す図である。

【図１６】一時退避ファイルを示す図である。

【図１７】廃棄メール情報の取り出し処理を示す図であ
る。

【図１８】廃棄メール情報を示す図である。

【図１９】通知と退避ファイルの廃棄処理を示す図であ
る。

【符号の説明】

１・・条件判定部 ２・・管理情報テーブル ３・・保存／分類情報設定部 ４・・廃棄情報設定部 ５・・制御部 ６・・保存処理部 ７ａ・・メール保存ファイル ７ｂ・・保存メール一覧ファイル ８ａ・・分類単位情報テーブル ８ｂ・・分類情報ファイル ９・・廃棄処理部 １０・・一時退避保存ファイル １１・・メールボックス １２・・通知設定部 １３・・廃棄メール情報ファイル １４・・ディスプレイ

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 読後のメールを各利用者のメールボック
   ス（１１）内に格納する電子メールシステムにおいて、 前記メールボックス（１１）内のメール量を管理するた
   めの管理情報として、予め一定時間、前記メールボック
   ス（１１）内のメール総数、容量、メールボックス（１
   １）が存在する記憶媒体のメモリ残量の少なくとも１つ
   を格納する管理情報テーブル（２）と、 前記メールボックス（１１）に蓄積されたメールが、前
   記管理情報テーブル（２）から出力される管理情報の少
   なくとも１つに一致したかを判定する判定手段（１）
   と、 前記メールボックス（１１）の各メールを保存するメー
   ル保存ファイル（７ａ）と、 前記各メール毎に発信者，発信日，本文の最初の数行の
   少なくとも１つを保存する保存メール一覧ファイル（７
   ｂ）と、 前記判定手段（１）で前記メールが管理情報に一致した
   と判定されたとき、前記メール保存ファイル（７ａ）に
   前記メールボックス（１１）内の各メールを保存させ、
   且つ前記保存メール一覧ファイル（７ｂ）に前記発信者
   等を保存させる保存処理手段（６）とを備えたことを特
   徴とする電子メール管理装置。
2. 【請求項２】 読後のメールを各利用者のメールボック
   ス（１１）内に格納する電子メールシステムにおいて、 前記メールボックス（１１）内のメール量を管理する管
   理情報として、予め一定時間、前記メールボックス（１
   １）内のメール総数、容量、メールボックス（１１）が
   存在する記憶媒体のメモリ残量の少なくとも１つを格納
   する管理情報テーブル（２）と、 前記メールボックス（１１）に蓄積されたメールが、前
   記管理情報テーブル（２）から出力される管理情報の少
   なくとも１つに一致したかを判定する判定手段（１）
   と、 前記各メールを分類する際に必要な情報を分類単位情報
   として予め設定した分類単位情報テーブル（８ａ）と、 前記分類単位情報毎に設けられた分類保存ファイル（８
   ｂ）と、 前記判定手段（１）で前記メールが管理情報に一致した
   と判定されたとき、前記分類単位情報テーブル（８ａ）
   の分類単位情報に基づいて前記メールボックス（１１）
   内のメールを分類し、分類された各メールを前記分類保
   存ファイル（８ｂ）の対応するファイルに保存させる保
   存処理手段（６）とを備えたことを特徴とする電子メー
   ル管理装置。
3. 【請求項３】 前記保存メール一覧ファイル（７ｂ）に
   対して、メール数またはメモリ量の制限値を、メール廃
   棄処理を行なうための廃棄情報として設定する廃棄設定
   手段（４）と、 この廃棄設定手段（４）により前記保存メール一覧ファ
   イル（７ｂ）に設定された廃棄情報を参照して前記メー
   ル保存ファイル（７ａ）に保存されたメールを一時退避
   保存する退避保存手段（１０）とを有することを特徴と
   する請求項１記載の電子メール管理装置。
4. 【請求項４】 前記分類単位情報テーブル（８ａ）に対
   して、メール数またはメモリ量の制限値を、メール廃棄
   処理を行なうための廃棄情報として設定する廃棄設定手
   段（４）と、 この廃棄設定手段（４）により前記分類単位情報テーブ
   ル（８ａ）に設定された廃棄情報を参照して前記分類保
   存ファイル（８ｂ）に保存されたメールを一時退避保存
   する退避保存手段（１０）とを有することを特徴とする
   請求項２記載の電子メール管理装置。
5. 【請求項５】 前記退避保存手段（１０）に退避保存さ
   れたメールに関する情報を、廃棄メール情報として取り
   出す廃棄処理手段（９）を有することを特徴とする請求
   項３または請求項４記載の電子メール管理装置。
6. 【請求項６】 前記廃棄処理手段（９）は、前記取り出
   した廃棄メール情報を利用者に通知し、前記メールを廃
   棄することを特徴とする請求項５記載の電子メール管理
   装置。