JP2007072689A - 電子メール管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 メール管理が容易なアプリケーションプログラムの提供
【解決手段】 電子メールを管理するアプリケーションプログラムにおいて、メールを様々な条件に基づいて検索するための条件を設定する手段を有し、設定条件に一致したメールのうち、設定件数を超えたメールを削除または圧縮保存する手段を有する。よって検索されたメールは常に設定した件数だけ保存される。さらに、検索条件、保存条件は任意に設定できる。これによって、日々配信されるメールなどの管理が容易になる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メールを管理する装置と管理用方法に関する。

現在、インターネットを介して広く普及している電子メールシステムが存在する。一般的にメールの送受信にはメーラと総称される電子メール管理プログラムを使用する。メールを取り扱いたい場合、ユーザはメーラを起動し作業する。作業内容としては、例えば、メールの作成・送信・受信などの他、保存してあるメールの整理も挙げられる。

通常、メールを受信したユーザは、差出人、件名、内容等を参照した後、そのメールが自分にとって必要か否かを判断し、必要なものはフォルダに保存し、不要なものはその時点で削除する。

フォルダに保存されたメールは、ユーザが明示的に削除を行わない限り、フォルダ内に蓄積されることとなり、次第に記憶領域を圧迫する。さらに、不要なメールの増加に伴い、メールの整理も困難になる。そのため、ユーザは、定期的に保存してある電子メールの必要性を判断し、不要メールは削除するという整理作業を行う必要がある。

この対策として、従来のメーラでは、不要メールを削除するためのプロセスを起動し、一定期間経過した電子メールを自動的に削除することによって、フォルダに蓄積される不要なメールを防ぎ、保存しているメール管理の負担を軽減する方法が用いられている。この場合、ユーザは予め、受信メールを保存する期間をメーラに設定しておく。メールのヘッダ情報には、受信日時が含まれるので、その日時を参照することによって、指定期間が過ぎたメールを自動的に削除することができる。日時によって保存してあるメールを削除するための従来例としては、他には特開平５−９５３６９、特開平５−１９９２６１、特開平１０−２９３７３４のメールの管理方法が公開されている。
特開平５−９５３６９号公報 特開平５−１９９２６１号公報 特開平１０−２９３７３４号公報

従来の期間指定のメール管理方式では、自動削除要求を指定した不要メールの削除は、保存期間が経過した後、不要メールを削除するためのプロセスが起動されたとき（例えばメーラを起動した時）に行われる。特開平１０−２９３７３４ではこれを鑑みて、保存期間後直ちに不要メールを削除する技術であるが、いずれも保存期間が不要メール削除の条件となっている。

しかし、実際のメールの削除条件としては、期日指定の他に送信先、または送信元のアドレスによって、削除条件を設定したい場合がある。例えば、定期的に配信されるニュース・株価情報・天気予報等である。これらの情報は常に最新情報のみを把握していればよく、過去の情報を保持しておく必要のない場合が多い。また、この場合、メールの送信者側からいえば、最新情報を配信してしまえば、過去のメールは配信する必要はなくなる。

つまり、このようなメールの使用状況においては、期間指定でメールの削除条件を設定するのではなく、送信先や送信元のアドレス等と送信または受信したメールの件数によって削除条件を設定し、メールの管理を行うことが望ましい。また、本発明によれば、不要メールと判断したメールを削除ではなく圧縮保存することも可能である。

本発明は上記の課題に鑑みて、メールの削除条件を保存期間に限らず、アドレスや送受信したメールの件数、添付ファイルの有無など様々な条件でメールを管理することで、メール管理の負荷を軽減すること、また記憶領域を有効に活用することが可能なメーラを提供することを目的とする。

本発明でのメーラは上記の課題を解決するため、以下の手段を有する。

・インターネットを介して、メールを送受信する手段。

・送信済みメール、未送信メール、受信メール等、パソコンのフォルダのように振り分けて管理するメール振り分け手段。

・メールを管理するための、メール検索条件設定手段及びメール検索条件保存手段。

・メール検索条件設定手段によって、設定された検索条件に基づいてメールを検索する手段。

・メール検索条件設定手段によって、設定された検索条件に基づいて検索したメール以外のメールを削除または圧縮保存する手段。

以上述べたように、本発明によれば、メールを期間で指定して削除するのではなく、メールアドレス等様々な検索条件とメールの保存件数によって、保存条件を設定することができるので、不要メールが蓄積されるということがなくなり、メール管理の負荷が軽減できる。また、自動的に不要メールを削除または、圧縮保存するので、記憶領域を有効に活用できる。

以下、図を用いて本発明の実施の形態を説明する。図１は本発明のメーラの機能ブロック図である。１００は送受信するメールの伝送経路であるインターネットを示している。１０１は通信手段としての端末で、コンピュータにより構成されている。１０２は、本発明のメーラが動作するコンピュータに内蔵されたタイマである。１０３はユーザからの指示入力に応じて、本発明のメーラを統合管理するメール管理手段である。本発明のメーラは、従来普及しているメーラと同様に送受信手段１０４、受信メール・未送信メール・送信メールなどのメールデータに応じて、パソコンのフォルダのようにメールを振り分けて管理する振り分け手段１０９を装備している。また振り分け手段は、関連グループ毎や指定アドレス毎のようにフォルダを分けて、メールを管理することも可能である。メール管理テーブル設定手段１０５はメールの整理のために、検索・削除条件などを設定する手段で、その設定内容はメール管理テーブル１０６に記憶される。メール検索手段１０７は、メール管理テーブルの内容を参照し、メールフォルダ１０８から検索条件に該当するメールを検索する。また、ユーザがメールフォルダから任意に選択したメールをメールフォルダから検索する。次に本発明の実際の使用例を説明する。

図２に本発明におけるメール管理テーブル設定手段を実行したときの、コンピュータの表示画面の一例を示す。図２では、ユーザは保存したい送信元メールアドレスとそのアドレスのメールを日付が最新のメールから何件保存するかを設定する。設定内容を保存した場合は、メーラを終了した後でも、設定は有効になっている。図２の下のリストは、その時点で、設定してあるメールの保存リストであり、送信先アドレスと保存件数と現在の保存件数が表示されている。送信先が登録してあるアドレスのメールは、登録件数を超えて保存されることはなく、登録件数を超えた場合は、古いメールから順に削除される。つまり、保存リストに登録されているメールは、常に最新のメールが設定件数分保存される。図３のフローチャートを用いて、この場合のメール管理の動作を説明する。メーラを起動し、メール管理テーブルを新規設定し（３０１、３０２）、メール管理テーブルに設定内容を保存する（３０３）。メール検索手段は、メールの送受信や新規作成などメールデータにアクセスするときに自動的にメール管理テーブルの保存リストを参照する（３０４）。このとき、新たに送信したメールが、保存リストに登録してあるメールアドレスであった場合は（３０５）、メール管理テーブルを参照し、現在の保存件数を調べる（３０６）。このとき、メール管理テーブルの現在の保存件数が設定件数に満たない場合は、普及しているメーラと同様に、送信したメールを送信済みフォルダに保存する（３０８）。メール検索手段は、メールを送信すると、メール管理テーブルの保存リストに登録してある該当メールの現在の件数の値を一つ増やす（３０９）。３０６で現在の保存件数の値が設定件数に達している場合は、該当するメールの中で日付の最も古いメールを自動的に削除する。メール管理テーブルは、必要に応じていつでも変更可能である。保存リストに登録されているメールが、既に設定件数に到達しており、その時にメール管理テーブルを修正して設定件数を減らした場合、メール検索手段は直ちに、設定件数になるまで、日付の古い順に該当メール削除する。この時、図４に示すように、該当メールを削除する前に、ユーザにメールを削除する警告を出すことも可能である。この例でのメール管理テーブルは、送信先のアドレスが一致したメールを検索対象のメールとしているが、本メール管理プログラムは、普及しているパソコン等のメーラと同様に、インターネットメールの仕様に準拠しているため、メールヘッダのfrom欄、to欄、本文の特定文字列などを条件として、該当メールを検索することが可能である。様々な検索条件に対応したメール管理テーブル設定画面の例を図５に示す。図５の上段では、検索条件の設定を行う。図５の場合はメールヘッダのSubjectフィールドに、“天気予報ニュース”という文字列がある受信メールという条件である。図５の下段では保存リストが表示してあり、メールヘッダのフィールド、文字列、保存件数、現在の保存件数、保存先フォルダが表示してある。

実施例２では、メール管理テーブルを新規に作成する場合について図６のフローチャートをもとに説明する。本発明のメール管理プログラムを起動し、メール管理テーブルを新規に設定するため、メニュー画面から図５のようなメール管理テーブル設定画面を呼び出す（６０１、６０２）。検索条件を入力し、保存リストに追加する（６０３）。メール管理テーブルの保存リストに追加した後、メール検索手段は、メール管理テーブルを参照し、該当メールを検索する（６０４）。このとき、検索されたメールが設定件数を超えた場合は、実施例１で示したように、図４に示すような警告画面を表示し、ユーザに削除の確認を促してもよい。また、図７に示すように、警告画面では、超えている件数のみを表示し、ユーザが任意に削除するメールを選択するように促してもよい（６０６）。実施例１では、日付の古い順に削除されることになるが、実施例２の場合は、ユーザが任意に選択して、メール管理テーブルに登録した設定件数を超えた不要メールを削除することができる（６０７）。設定件数を超えたメールを削除した後は、指定したメールフォルダに該当メールを保存し（６０８）、メール管理テーブルの“現在の保存件数”の値を更新する（６０９）。

実施例１では、検索したメールがメール管理テーブルに設定してある保存件数を超えた場合は、日付の古い順で該当メールを削除したが、本発明のメール管理プログラムでは保存するメールの条件もメール管理テーブル設定手段によって設定できる。図８にメール管理テーブルの設定件数を超えた場合に、どのような条件で設定件数分のメールを保存するかを設定する場合の、メール管理テーブル設定手段の表示画面の一例を示す。図８の上段の表には、メール管理テーブルに設定されている保存リストが表示されている。下段の表には、保存リストのそれぞれについて、設定件数を超えた場合に、どのような条件で設定件数分のメールを保存するか設定する。日付、添付メール、毎回選択という３つの条件があり、設定件数を超えたメールがあった場合は、日付の新しい順、添付メールの有無、毎回ユーザが削除するメールを選択するという条件によって保存条件の設定ができる。図８の例では、保存リストの１と２には保存条件が２つチェックされているが、保存リスト１については、日付が新しい順でさらに添付ファイルが有る（またはない）メールを保存する。保存リスト２については、添付ファイルが有る（またはない）メールをユーザが毎回選択して、保存する。言い換えれば、この場合は設定件数を超えたメールがあった場合に、ユーザが削除するメールを毎回選択することになる。

実施例１、２、３ではインターネットを介してやりとりされるメールをもとに、送信プロトコルにはＳＭＴＰ、受信プロトコルにはＰＯＰ３という現在の標準のメール送受信プロトコルをもとに説明してきたが、本発明のメール管理プログラムは、現在、広く普及しているウェブメールにも応用することができる。通常、ウェブメールはブラウザといわれるホームページを閲覧するためのソフトを使用して、ＩＭＡＰというプロトコルでメールのやり取りが行われる。本メール管理プログラムをＩＭＡＰサーバ上で動作させることにより、ウェブメールでも本発明のメール管理プログラムを使用することができる。

また、さらにメール管理テーブルの設定件数を超えたメールは削除ではなく、圧縮保存することも可能である。

本発明におけるメール管理装置の機能ブロック図。 本発明におけるメール管理テーブル設定手段の一例。 本発明におけるメール管理プログラムの動作を表すフローチャート１。 本発明におけるメール管理プログラムのメール削除の際の確認画面の一例。 本発明におけるメール管理テーブル設定手段の一例。 本発明におけるメール管理プログラムの動作を表すフローチャート２。 本発明におけるメール管理プログラムのメール削除の際の確認画面の一例。 本発明におけるメール管理テーブル設定手段の一例。

符号の説明

１００ インターネット
１０１ 端末（コンピュータ）
１０２ タイマ
１０３ メール管理手段
１０４ メール送受信手段
１０５ メール管理テーブル設定手段
１０６ メール管理テーブル
１０７ メール検索手段
１０８ メールフォルダ
１０９ メール振り分け手段

Claims (4)

1. 電子メール管理装置であって、メールを送受信する手段と、関連あるグループごとにメールを振り分ける手段と、メールを検索するための条件を設定する手段と、メールを設定した条件に基づいて検索する手段と、設定した条件に一致したメールのうち、設定件数を超えたメールを削除または圧縮保存する手段とを有することを特徴とする電子メール管理装置。
2. 前記設定件数を超えたメールを削除または圧縮保存する手段は、メールの送受信時に実行することを特徴とする請求項１記載の電子メール管理装置。
3. 前記設定条件を超えたメールを削除または圧縮保存する手段は、メールを検索するための条件を設定したときに実行することを特徴とする請求項１記載の電子メール管理装置。
4. 前記メールを設定した条件に基づいて検索する手段によって、設定した条件に一致したメールは、ユーザが任意に保存する条件を設定できることを特徴とする請求項１記載の電子メール管理装置。

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