JP4232668B2 - 電子メール処理装置、プログラム、及び電子メール管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、電子メールの内容に含まれる回答期限、処理期限を処理する電子メール処理装置、プログラム、及び電子メール管理方法に関し、特に、回答期限、処理期限を内容に含む電子メールを受信した際に、処理必要電子メールとして分類し、その期限を記憶しておくことにより、利用者が、処理期限の確認操作を行うと、処理期限順に表示したり、処理期限の設定された電子メールのみを表示することにより処理忘れを防止し、或いは送信した電子メールについて処理期限を設定し、送信メールで依頼した処理のトレース管理に役立てる電子メール処理装置、プログラム、及び電子メール管理方法に関する。

最近は電子メールの普及により、企業では様々な作業依頼が電子メールベースで行われる様になってきている。受信する電子メール数が増大することにより、処理忘れが発生し易いといった問題が増大している。

従来、この種の問題に対しては、電子メールクライアントシステムにて利用者が電子メールにマークを付与したり、特定の格納フォルダに分類格納することによって、処理漏れを防止していた。

或いはグループウェアのＴＯ・ＤＯ・リスト機能（必要な行動情報を日付リストに表示する機能）を利用し、このシステムに利用者自身で登録することにより処理必要業務のスケジュールを確認していた。

尚、回答期限管理を行う電子メールシステムの第１の例として、送信側が回答期限を設定した通信情報（電子メールデータ）を送信し、受信者から該当する回答情報（回答電子メール）の回答期限管理を行なうシステムや方法がある（特許文献１参照。）。

又、第２の例として、端末装置に送信されてきた電子メールが回答期限付きの電子メールであるかどうかが、予め格納された条件に基づいて判断され、回答期限付きの電子メールと判断された場合に、格納を問い合わせ、指示されると電子メールの内容が格納される。

その後、回答期限に基づいた日に電子メール及び該電子メールに対する回答を促す催促電子メールが、端末装置に自動送信されるシステムがある（特許文献２参照。）。

特開平９−１３９７５２号公報（第１ページ） 特開２０００−１３２４６７号公報（第１ページ）

従来の電子メールクライアントシステムで、処理必要な電子メールに対してマーキングを行う場合は、処理必要／不要の区別はできても処理期限の長短、緊急性は電子メール本文を開いて確認する必要があるという課題がある。

ここで、利用者が処理必要な電子メールにマークをつけて管理し、内容に応じて電子メールを任意のフォルダに分類するという処理を行っている場合には、各フォルダごとに処理必要電子メールの確認操作が必要となる。

また、グループウェアのＴＯ・ＤＯ・リスト機能を利用する方法では、グループウェアソフトを導入する必要があり、またＴＯ・ＤＯ・リストに情報を登録する処理が必要という課題がある。

回答期限管理を行う前記第１の例では、送信者が予め、回答期限情報を設定して送信する必要があり、任意の差出人からの処理期限つき電子メールには対応できないという課題がある。

回答期限管理を行う第２の例では、電子メール受信側でのみの処理で対応できるが、処理期限情報を自動抽出のみで行うためシステム実現が少し複雑となり、自動抽出に失敗した時にうまく処理できないといった課題がある。

本発明では電子メールのクライアント側処理を行う電子メール処理装置上のみでの簡易な処理により、期限情報を電子メール一覧に表示することにより容易に確認できることにより、処理忘れを低減しようとするものである。

本発明では、電子メール本文中で期限の部分をドラッグするだけの処理にて処理期限を抽出できる。

また補助機能として処理期限をキーワードにて自動抽出したものを初期設定値として用いることができ、自動抽出に成功した際は、処理期限付き電子メールとしての登録を行うかどうかを指示するだけであり、前記のマウスでのドラッグ操作は不要である。

また、受信電子メールはその内容に応じ分類し、それぞれのフォルダに格納されることが多く、本発明は、この分類と両立する方式で処理必要電子メールを表示したり管理するものである。

即ち、処理必要電子メールを特定のフォルダに移動させ管理すると、前記分類を維持できなくなるのでこれを回避したものである。

本発明の目的は、処理必要電子メールの処理期限を、簡単な操作により電子メール一覧に表示し、かつ受信電子メールを内容によって任意のフォルダに分類管理している場合も、期限のある電子メール並びにその期限を容易に認識でき、画面を切り替えずに閲覧することを実現する電子メール処理装置、プログラム、電子メール管理方法を提供することにある。

本発明の第１の電子メール処理装置は、電子メールを格納するメール情報記憶部と、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し前記メール情報記憶部に格納する処理期限設定手段と、前記メール情報記憶部より各電子メールの書誌情報と処理期限情報を読み出し、これらを一覧表示するメール一覧表示手段とを有することを特徴とする。

本発明の第２の電子メール処理装置は、前記第１の電子メール処理装置であって、前記メール一覧表示手段が、前記一覧表示を行い、処理期限がソートキーに指定されると、書誌情報と処理期限情報を処理期限が近い電子メールの順に並び替え表示する手段を有することを特徴とする。

本発明の第３の電子メール処理装置は、電子メールを分類して格納するための複数のフォルダを含むメール情報記憶部と、これに格納された処理期限付きの電子メール情報の識別情報と格納フォルダ名とを記憶するポインタ情報記憶部と、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、これに識別情報を付け前記メール情報記憶部に格納し、識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報とし前記ポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手段と、前記複数のフォルダの名称と、処理期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称も表示し、フォルダを選択させる手段と、前記仮想フォルダが選択された場合は、ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、前記メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手段とを備えたことを特徴とする。

本発明の第４の電子メール処理装置は、前記第３の電子メール処理装置であって、前記処理必要メール一覧表示手段が、一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除する手段も有することを特徴とする。

本発明の第５の電子メール処理装置は、前記第１ないし第４の何れかの電子メール処理装置であって、受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手段を有することを特徴とする。

本発明の第６の電子メール処理装置は、前記第１ないし第４の何れかの電子メール処理装置であって、送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手段を有することを特徴とする。

本発明の第７の電子メール処理装置は、前記第５、又は第６の電子メール処理装置であって、前記処理期限自動設定手段が、前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得してから電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する様にしたことを特徴とする。

本発明の第１のプログラムは、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限設定手順と、前記メール情報記憶部より各電子メールの書誌情報と処理期限情報を読み出し、これらを一覧表示するメール一覧表示手順をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第２のプログラムは、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限設定手順と、メール情報記憶部より各電子メールの書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示し、処理期限ソート指示操作を受けると、これらを処理期限が近い電子メールの順に並び替え表示するメール一覧表示手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第３のプログラムは、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、これに識別情報を付けメール情報記憶部に格納し、識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報としてポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手順と、メール情報記憶部に含まれる複数のフォルダの名称と、期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称とを表示し、フォルダを選択させる手順と、前記仮想フォルダが選択された場合は、ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第４のプログラムは、前記第３のプログラムであって、前記処理必要メール一覧表示手順と、一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除する手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第５のプログラムは、前記第１ないし第４の何れかのプログラムであって、受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手順をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第６のプログラムは、前記第１ないし第４の何れかのプログラムであって、受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、これを提示し、採用を示す応答を取得すると、前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第７のプログラムは、前記第１ないし第４の何れかのプログラムであって、送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、これを提示し、採用を示す応答を取得すると、前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明の第１の電子メール管理方法は、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限設定手順と、前記メール情報記憶部より各電子メールの書誌情報と処理期限情報を読み出し、これらを一覧表示するメール一覧表示手順を含むことを特徴とする。

本発明の第２の電子メール管理方法は、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限設定手順と、メール情報記憶部より各電子メールの書誌情報と処理期限情報を読み出し、これらを一覧表示し、処理期限がソートキーに指定されると、これらを処理期限が近い電子メールの順に並び替え表示するメール一覧表示手順とを含むことを特徴とする。

本発明の第３の電子メール管理方法は、電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、これに識別情報を付けメール情報記憶部に格納し、識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報としてポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手順と、メール情報記憶部に含まれる複数のフォルダの名称と、期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称も表示し、フォルダを選択させる手順と、前記仮想フォルダが選択された場合は、ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手順とを含むことを特徴とする。

本発明の第４の電子メール管理方法は、前記第３の電子メール管理方法であって、仮想フォルダが選択された場合は、ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する手順と、一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除する手順とを含むことを特徴とする。

本発明の第５の電子メール管理方法は、前記第１ないし第４の何れかの電子メール管理方法であって、受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手順を含むことを特徴とする。

本発明の第６の電子メール管理方法は、前記第１ないし第４の何れかの電子メール管理方法であって、受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得すれば前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とを含むことを特徴とする。

本発明の第７の電子メール管理方法は、前記第１ないし第４の何れかの電子メール管理方法であって、送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得すれば前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とを含むことを特徴とする。

本発明によれば、処理期限の指定された電子メールを読んだ際、本文中に指定された処理期限記述部分を範囲指定することにより、処理期限情報が記憶部に登録され、メール一覧表示にこの処理期限も表示するので、簡単な登録操作を行うだけで処理必要な電子メールならびに、その期限を容易に把握することができる。

またこの様に、極めて簡単な手法にて電子メールで依頼や通知された処理についてその期限の管理表示を行うため、電子メール処理装置に要求されるリソース（メモリや補助記憶のエリアやＣＰＵ性能）が小さくて済む。

また処理期限自動設定機能を有する実施例によれば、殆どのケースでこの機能が所望する処理期限を自動設定するので、利用者の操作がより簡単になる。

本発明の第２、３の実施形態によれば電子メールをフォルダ毎に分類して管理している際も、処理必要な電子メールのみを恰も、特定のフォルダに移動して管理している様な仮想的な表示を行うので、利用者が分類している情報を保持しながら、処理期限情報が設定された電子メールのみを容易に認識することが可能となる。

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は、本発明の電子メール処理装置の第１の実施形態の全体構成を示したブロック図である。

電子メール処理装置は、プログラム制御で動作する情報処理装置であり、ディスプレイと、キーボード或いはキーパッドかマウスを備えたパーソナルコンピュータやメール受信機能を持った携帯端末等である。

メール制御部１は、メール処理の起動指示を受けると、メール受信部２に新着メールを取り出させる。

新着メールに対する、処理必要メールかの判定、期限情報の抽出、設定の一連の処理の終了を受けると、主メニュー（メール閲覧／メール作成等）を提示し、メール閲覧が指定されるとメール一覧表示処理部５を起動する。

電子メール処理装置は、自動着信機能として周期的に新着メールの取り出しを行っており、メール制御部１がそのタイミングでメール受信部２に新着メールを取り出させ、メール受信部２を介して前記一連の処理を行わせる。

メール受信部２は、メールサーバのメールボックス等から新着メールを取り出し、配下の受信バッファ（主メモリ上に確保）に格納し、新着メールを１件づつ処理期限自動設定部３に渡す。

処理期限自動設定部３は、渡されたメールについて、処理期限を含むメールかどうかの一次チェックを行い、処理期限を含むメールと判断すると、抽出した処理期限情報を提示し、そのメールの処理期限として採用するかを利用者に尋ねる。提示は、受信したメール本体を画面上の別ウィンドウに表示しながら行う。

肯定応答を受けると処理期限情報をメール本体（タイトル、受信日付、差出人等の書誌情報、及び本文）に付加し、メール情報記憶部８に格納する。否定応答を受けると、処理期限設定部４に制御を渡す。

制御を渡された処理期限設定部４は、処理期限登録ボタンを表示し、利用者がメールの本文を読んで、設定したい処理期限記述部分をマウスのドラッグ操作、或いは同等のキー操作により範囲指定する。

範囲指定に呼応して、マウスの右クリックメニューの一つとして「処理期限登録」を設定する。

利用者が処理期限登録ボタンを押す、或いはマウスの右クリックメニューにて処理期限登録選択を指示すると、範囲指定されたテキストデータを必要に応じ変換し、そのメールの処理期限データとしてメール本体に付加しメール情報記憶部８に格納する。

また、処理期限設定部４は、メール表示処理部６がメール情報記憶部８のメール情報の表示を行う際に呼び出され、処理期限登録ボタンの表示、或いはマウスの右クリックメニューへの前記設定を行い制御を返す。

そして、利用者が期限情報が自動抽出されないメールの本文を読んで、処理必要メールとして認識した場合や処理期限の設定し直しを行う場合、前記同様に、本文中の期限記述部分を範囲指定し、処理期限登録指示操作をすると、処理期限設定部４は範囲指定されたテキストデータをそのメールの処理期限データとしてメール本体に付加し、或いは処理期限データを更新しメール情報記憶部８に格納する。

メール情報記憶部８には、受信メール１００のヘッダー情報から得られた書誌情報、本文等の本体情報８１１と、処理期限自動設定部３や処理期限設定部４によって得られた、処理期限データ８１２が格納される。

メール一覧表示処理部５は、通常の電子メール処理装置のメール一覧表示と同様に、メールＩＤ、メールタイトル、受信日付、発信者、Ｔｏ／ＣＣ区分等の項目（書誌情報）を一覧表示するが、この際、処理期限情報が付加されていれば処理期限欄に表示する。

尚、書誌情報はメールタイトルのみでもよい。

また、これらの表示項目ごとに表示順をソートして表示することができる。利用者が処理期限によるソート表示を指定すれば、処理期限が設定されているものを、処理期限順にソートし表示する。

また、利用者がタブ指定等で一覧表示したメールの一つを選択すると、メール表示処理部６に制御を渡す。

メール表示処理部６は選択されたメール情報をメール情報記憶部８より呼び出し、表示し、一時的に処理期限設定部４を呼び出す。

尚、処理期限とは、回答メールの返信期限に限らず、メールで依頼ないし通知された処理の期限である。

メール制御部１、メール受信部２、処理期限自動設定部３、処理期限設定部４、メール一覧表示処理部５、メール表示処理部６は、好適には電子メール処理装置のプログラムで実現する。又、メール情報記憶部８は電子メール処理装置の不揮発性の補助記憶に設ける。

上記メール一覧表示処理部５の機能により、処理必要メール（処理期限を含むメール）が一目瞭然に把握でき、その期限までの長短も容易に把握できる。

次に図面を参照し、第１の実施形態の処理動作を説明する。図２、３は本実施形態の処理動作を示したフロチャートである。

図２を参照し、利用者によるメール処理の起動を受け、或いは自動取込みタイミングになると（ステップＡ１）、メールサーバ等に新着メール取出要求を送信し、新着メールが有れば受信しバッファに格納する（ステップＡ２）。

処理期限自動設定部３を呼び出し、新着メールを１件づつ取り出し期限情報抽出処理を行う（ステップＡ３）。

自動抽出された処理期限情報を例えばＹ年Ｍ月Ｄ日とすると、メール本体を表示し、「期限情報をＹ年Ｍ月Ｄ日に設定しますか」とＹＥＳ、ＮＯボタンを表示する（ステップＡ４）。

否定応答（「ＮＯ」ボタンのクリック或いは同等のキー操作）を受けると、期限情報設定自体が不要かを尋ね（ステップＡ５）、否定応答を受けると、手動指定処理を実行する（ステップＡ６）。

ステップＡ４で肯定応答（「ＹＥＳ」ボタンのクリック或いはリターンキー入力）を受けると直に、期限情報をメール本体に付加しメール情報とする（ステップＡ７）。

メール情報をメール情報記憶部８に格納する（ステップＡ８）。新着メールを全て処理すると（ステップＡ９）、図３の処理に移行する。

ステップＡ２で、メールサーバ等より新着メール無しの応答を受信した場合も図３の処理に移行する。

図３を参照し、利用者によるメール処理起動での処理であれば（ステップＡ１０）、メール制御部１は主メニューを提示する（ステップＡ１１）。

メール閲覧が選択されると（ステップＡ１２）、メール一覧表示処理部５が呼び出され、一覧表示を行ない（ステップＡ１３）、メールが指定され閲覧（メールを読む）指示を受けると、メール表示処理部６は、渡されたＩＤのメール情報をメール情報記憶部８より読出し、書誌情報（タイトル、受信日付、差出人、宛先）、処理期限、本文を表示する（ステップＡ１４）。

そして、手動指定処理（処理必要メール登録ボタンの表示、或いは右クリックメニューの設定）が行われ、利用者が範囲指定し登録指示すると期限情報を取得し（ステップＡ１５）、期限情報を追加或いは更新しメール情報記憶部に格納する（ステップＡ１６）。

図７に、処理期限自動抽出処理の対象データ例を示す。（１）に示す様にメール本文中に「期限」というキーワードを発見するとその後に現れる月日情報を本文中から検索し、月日情報を得る。その直ぐ前に年情報が有るか検索し、得た年情報、月日情報を期限情報とみなす。

期限情報とみなすパターンを（２）に示す。ｂ、ｃ、ｄのように年情報が省略されている場合は、月日情報が発信日時の月日より時間的に後であれば該当メールの発信日時と同一の年であるとみなし、西暦の年情報を付加する。

月日情報が発信日時の月日より時間的に前であれば、翌年と見なし発信日時の年情報に「１」を加算して付加する。

図４のフロチャートを参照し、期限情報抽出処理の詳細を説明する。新着メールを１件受け取り（ステップ３−１）、キーワードを期限を表す最初のワード「期限」に設定する（ステップ３−２）。

本文をキーワードで検索し、ヒットすれば（本文にキーワードが有れば）（ステップ３−３）、キーワードのタイプ（月日情報に対し前置きするか後置きするかのタイプ）に応じ、キーワードの後、或いは直ぐ前に月日情報が有るか検索し、有れば取得する。

月日情報検索は例えば「Ｍ月」をヒットするまでＭを１〜１２に変えて検索し、ヒットすれば、直後の文字開始位置を探し（数個のブランクコードをスキップし）「Ｄ」（Ｄ：１〜３１）があるか検索し、有れば直後か数個のブランク後に「日」があるか探す。無ければ文字開始位置から「Ｊ」（Ｊ：上、中、下、末）を探す。ヒットしなければ「Ｍ／」について同様に処理する（ステップ３−４）。

月日情報を取得出来なければ（ステップ３−５）、本文のヒットした次の語以降を同じキーワードで検索し、ヒットしかつ月日情報が見つかるまで繰り返す（例えば、「期限」等を二つ以上含むこともあるため）。

ヒットしなければ、最後のキーワードでなければ（ステップ３−１０）、前置きタイプの次のキワード「締め切り」が設定される（ステップ３−２）。尚、ここでは前置きタイプの「期限」、「締め切り」、「〆切」、「納期」が見つかるまで順次設定され、見つからなければ後置きタイプの「まで」、「迄」が見つかるまで順次設定する。

月日情報も取得できれば（ステップ３−５）、月日情報の前に年情報が有るか検索し、有れば取得する（ステップ３−６）。

年情報が無ければ発信日時情報に含まれる年情報を、或いはそれに「１」加算した年情報を付加する。尚、発信日時情報に年情報を含まない場合は自装置のカレンダクロックよりそのときの年情報を取得し付加する。

年情報が年号表現（平成、Ｈ等）であれば 西暦に変換し（ステップ３−７）、月日情報にＪ（上、中、下、末）があれば日付（１０日、１５日、３０日或いは３１日）に変換する（ステップ３−８）。年情報と月日情報を期限情報とする（ステップ３−９）。

図５のフロチャートを参照し、手動指定処理の詳細を説明する。処理期限登録ボタンを表示し、表示中のボタンやアイコンのテーブルに表示座標、指定操作検出時の呼び出し先等の付随設定をしておく（ステップ６−１）。

利用者が期限を表す部分の範囲指定を行う（ステップ６−２）。右クリック用メニューに「処理期限登録」を追加しておく（ステップ６−３）。

処理期限登録ボタン操作を検出すれば（ステップ６−４）、範囲指定されたテキストを取得し、年情報が無ければ追加し、また年号表現は西暦表現に変換し、月日情報中に上、中、下、末があれば日付に変換し、期限情報とする（ステップ６−８）。

右クリック操作を検出すれば（ステップ６−５）、メニューを表示し（ステップ６−６）、「処理期限登録」が選択されると（ステップ６−７）、範囲指定されたテキストを取得し、必要におうじ正規化表現にし期限情報とする（ステップ６−８）。

図８はメール一覧表示処理部５による一覧表示の例である。（１）はＩＤ順に表示されている様子を表している。

本処理部では「ＩＤ」、「タイトル」、「日付」、「発信者」、「区分」、「処理期限」の各項目にてソート表示できるので、「処理期限」でソートすれば（２）の様に処理必要メールが纏まって表示され、かつ処理期限の順に表示されるので、期限までの余裕の管理を容易に行うことができる。

図６のフロチャートを参照し、メール一覧表示処理の詳細を説明する。メール情報記憶部８より各メールの書誌情報（ＩＤ、タイトル、受信日付、差出人、区分）、処理期限情報を読み出す（ステップ１３−１）。

ソートキーは前回値（例えばＩＤ）が保持されておりこれで読み出したデータサブセットをソートしその順に並べて表示する（ステップ１３−２）。

欄名の「処理期限」がクリック（指定）されれば（ステップ１３−３）、ソートキーを処理期限に変更し、書誌情報と処理期限情報のセットを処理期限でソートしその順に並べて表示する（ステップ１３−４）。

メール指定と閲覧操作を検出すると（ステップ１３−５）、メール表示処理部６に制御を渡す。

尚、本実施形態の他の実施例では、処理期限の自動設定を行う否を、予めモードとして指定する手段も有し、ステップＡ２で新着メールありの場合に、処理期限自動設定オンモードであれば、ステップＡ３以降に進み、処理期限自動設定オフモードであればステップＡ８に進むものとする。

次に、本発明の第２の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図９は、本発明の電子メール処理の第２の実施形態の全体構成を示したブロック図である。

本実施形態では、前記第１の実施形態の構成要素の他に、処理必要メール一覧表示処理部７とポインタ情報記憶部１０を備える。

又、メール情報記憶部８Ａは、ＩＮフォルダ９０、会議関係フォルダ９１、・・、開発関係フォルダ９３、・・、その他業務フォルダ９５等複数のフォルダを含む。

処理必要メール一覧表示処理部７は、利用者が任意のフォルダに分類管理しているメールのうち処理期限が設定されたメールのみを纏めて仮想的な処理必要フォルダに格納している様に表示する。

この処理部も好適には他の処理部と同様に電子メール処理装置のプログラムで実現する。

ポインタ情報記憶部１０は、電子メール処理装置の不揮発性の補助記憶に設けられ、処理必要メールのＩＤとフォルダ名（格納場所）が記憶されている。

図１０は、処理期限を設定したメールのみを仮想的な「処理必要メール」格納フォルダにて表示する様子を示した図である。

図１０（１）に受信メール＃１〜＃６を利用者がフォルダに振り分け格納している様子を示す。メール＃３、＃５には処理期限が設定されており、それぞれ「開発関係」フォルダ、「その他業務」フォルダに格納している。

図１０（２）にメール一覧表示の画面例を示す。左側のフォルダリストの各フォルダ下には分類されているメールが格納されており、指定されたフォルダの中のメール一覧が右側に表示される。

処理必要メールという仮想フォルダを選択すると、各フォルダにある処理期限が設定されたメールが表示される。この場合メール＃５、＃３が自動的にこのフォルダに表示される。

次に図面を参照し、第２の実施形態の処理動作を説明する。図１１〜図１３は本実施形態の処理動作を示したフロチャートである。

図１１を参照し、利用者によるメール処理の起動を受け、或いは自動取込みタイミングで新着メール取り込み処理を開始し、期限情報抽出処理、提示処理、手動指定処理をし期限情報をメール本体に付加しメール情報とする迄のステップＢ１〜Ｂ７は、前記ステップＡ１〜Ａ７と同様である。

メール情報にＩＤ（通番）を採番して付加し、メール情報記憶部８Ａのフォルダ（例えばＩＮフォルダ）に格納する（ステップＢ７）。

期限情報付加メールを格納した場合は、ＩＤとフォルダ名（ＩＮ）をポインタ情報記憶部１０に登録しておく（ステップＢ９）。

新着メールを全て処理すると（ステップＢ１０）、利用者がメール処理を起動したのであれば（ステップＢ１１）、主メニュー（メール閲覧／メール作成等）を表示し、メール閲覧が選択されると（ステップＢ１２）、フォルダリスト（図１０（２）参照）を表示する。

実フォルダ（処理必要メールフォルダ以外のフォルダ）の選択操作を受けると（ステップＢ１３）、選択されたフォルダのメール一覧表示処理を行う（ステップＢ１４）。

即ち、読み出し先を、メール情報記憶部８Ａの選択されたフォルダとし、図６に示す処理を行う。

メールが指定され閲覧（メールを読む）の指示操作を受けると（ステップＢ１５）、メール表示処理部６にフォルダ名とＩＤを渡す。メール表示処理部６はメール情報記憶部８ＡのフォルダよりＩＤのメール情報を読出し、タイトル、受信日付、差出人、宛先、処理期限（設定されている場合）、本文を表示する。表示は一覧表示ウィンドウとは別にウィンドウを追加する形で行う（ステップＢ１６）。

図５に示す手動指定処理を行い、範囲指定と登録指示操作がされれば期限情報を取得し、メール情報記憶部８Ａのフォルダのメール情報に期限情報を付加する、或いは期限情報を更新する（ステップＢ１７）。

メールの削除かフォルダ移動の指示操作を受けると（ステップＢ１５）、メール一覧表示処理部５が、メール情報記憶部８の対応フォルダを更新する（ステップＢ１９）。

更に処理期限情報付きのメールであれば、削除指示とフォルダ名とＩＤ或いは移動指示と新旧フォルダ名、ＩＤを処理必要メール一覧表示処理部７に渡し、処理必要メール一覧表示処理部７がポインタ情報記憶部１０内のポンインタ情報の削除或いはフォルダ名の変更を行う（ステップＢ２０）。

表示しているフォルダリストの「処理必要フォルダ」がクリック等で指定されると（ステップＢ１５）、処理必要メール一覧表示処理部７が呼び出され、図１３の処理に移行する。

処理必要メール一覧表示処理部７はポインタ情報記憶部１０のポインタ（フォルダ名とＩＤ）に従って、メール情報記憶部８より各メールについて書誌情報と処理期限情報を読み出す（ステップＢ２２）。

読み出した各データにＩＤとフォルダを付加しデータサブセットとし、処理期限でソートし一覧表示する（ステップＢ２３）。

メール指定と閲覧の指示操作を受けると（ステップＢ２４）、データサブセットのＩＤとフォルダ名をメール表示処理部６に渡し、これがメール情報の表示と手動指定処理を行う。

メール指定と削除指示操作（削除ボタン操作）を受けると（ステップＢ２４）、指定されたメールの処理期限情報を削除する。

即ち、メール情報記憶部８Ａより指定のメール情報を読み出し、処理期限情報を削除し書き戻す。

ポインタ情報記憶部１０からそのポインタ情報を削除し、一覧表示からも削除し、表示し直す（ステップＢ２５）。

尚、本実施形態の他の実施例では、処理期限の自動設定を行う否を、予めモードとして指定する手段も有し、ステップＢ２で新着メールありの場合に、処理期限自動設定オンモードであれば、ステップＢ３以降に進み、処理期限自動設定オフモードであればステップＢ８に進むものとする。

この様な仮想フォルダ表示を行うことによって、利用者が、プロジェクト毎、業務毎、差出人毎等にフォルダを区別して管理している仕組みをそのまま維持しながら、処理期限情報が設定されたメールのみを容易に認識することが可能となる。

また、処理必要メール（処理期限付きメール）に関する実際の処理を終えたが、受信メールは未だ保存したい場合には、この仮想フォルダの一覧表示を行い、メールを指定し削除指示すれば管理対象から外すことが出来る。

次に、本発明の第３の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図１４は、本発明の電子メール処理装置の第３の実施形態の全体構成を示したブロック図である。

本実施形態では、前記第２の実施形態の構成要素の他に、メール送信部１１を備え、又メール情報記憶部８Ｂには送信済みフォルダ９６も含む。

処理期限情報に関する処理は、受信したメールでなく送信したメールについて行う。

メール送信部１１は、メールサーバ等に送信メール１０１の送信依頼を行うと、送信依頼したメールを処理期限自動設定部３に渡し、処理期限自動設定部３が前記第１、２実施形態の受信メールの場合と同様に処理する。

処理期限情報が付加された場合は、メールの一覧表示を、送信済みフォルダを指定して行えば、他の送信済みメールと同様にタイトル、送信日付、宛先が表示され、このメールについては処理期限も表示される。

処理必要メールフォルダを選択して一覧表示を行えば、処理期限の付いた送信済みメ
ールのタイトル、送信日付、処理期限が、期限の近い順に表示される。ここで処理期限とは、送信メールで依頼した或いは通知した処理の期限も含む。

尚、本実施形態の他の実施例では、処理期限の自動設定を行う否を、予めモードとして指定する手段も有し、メールを送信すると、処理期限自動設定オンモードであれば、送信したメールの本文から処理期限の自動抽出と期限情報の付加をし、処理期限自動設定オフモードであればこれらの動作を行わないものとする。

この実施形態では、送信したメールで依頼した処理の結果トレースを行う際に、対象となるメールを時期が迫っている順に認識できる。

図１は、本発明の電子メール処理装置の第１の実施形態の全体構成を示したブロック図。 本発明の第１実施形態の処理動作を示したフロチャート。 本発明の第１実施形態の処理動作を示したフロチャート。 本発明の期限情報抽出処理の詳細を示したフロチャート。 本発明の手動指定処理の詳細を示したフロチャート。 本発明のメール一覧表示処理の詳細を示したフロチャート 本発明の処理期限自動抽出処理の対象データ例、期限情報例を示した図。 本発明のメール一覧表示処理部５による一覧表示の例を示した図。 本発明の電子メール処理装置の第２の実施形態の全体構成を示したブロック図。 （１）は受信メール＃１〜＃６のフォルダへの振り分け例を示した図で、（２）は仮想的な「処理必要メール」フォルダの一覧表示例を示した図。 本発明の第２実施形態の処理動作を示したフロチャート。 本発明の第２実施形態の処理動作を示したフロチャート。 本発明の第２実施形態の処理動作を示したフロチャート。 本発明の電子メール処理装置の第３の実施形態の全体構成を示したブロック図。

符号の説明

１ メール制御部
２ メール受信部
３ 処理期限自動設定部
４ 処理期限設定部
５ メール一覧表示処理部
６ メール表示処理部
７ 処理必要メール一覧表示処理部
８、８Ａ、８Ｂ メール情報記憶部
８１１ 本体情報
８１２ 処理期限データ
９０ ＩＮフォルダ
９１ 会議関係フォルダ
９３ 開発関係フォルダ
９５ その他業務フォルダ
９６ 送信済みフォルダ
１０ ポインタ情報記憶部
１１ メール送信部
１００ 受信メール
１０１ 送信メール

Claims (12)

1. 電子メールを分類して格納するための複数のフォルダを含むメール情報記憶部と、
   前記メール情報記憶部に格納された電子メール情報の内、処理期限付きの電子メール情報の識別情報と格納フォルダ名とを記憶するポインタ情報記憶部と、
   電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、前記電子メール情報に識別情報を付け、前記複数のフォルダの一つに格納し、前記処理期限情報を付加した電子メール情報の識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報とし前記ポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手段と、
   前記複数のフォルダの名称と、処理期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称も表示し、フォルダを選択させる手段と、
   前記仮想フォルダが選択された場合は、前記ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、前記メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手段とを備え、
   前記処理必要メール一覧表示手段が、一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除し、前記電子メールへのポインタ情報を前記ポインタ情報記憶部から削除する手段も有することを特徴とする電子メール処理装置。
2. 受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子メール処理装置。
3. 送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子メール処理装置。
4. 前記処理期限自動設定手段が、前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得してから電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する様にしたことを特徴とする請求項２、又は３に記載の電子メール処理装置。
5. 電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、前記電子メール情報に識別情報を付け、メール情報記憶部の複数のフォルダの一つに格納し、前記処理期限情報を付加した電子メール情報の識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報としてポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手順と、
   前記メール情報記憶部に含まれる前記複数のフォルダの名称と、期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称とを表示し、フォルダを選択させる手順と、
   前記仮想フォルダが選択された場合は、前記ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手順と、
   一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除し、前記電子メールへのポインタ情報を前記ポインタ情報記憶部から削除する手順とをコンピュータに実行させるためのプログラム。
6. 請求項５に記載のプログラムであって、
   受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手順をコンピュータに実行させるためのプログラム。
7. 請求項５に記載のプログラムであって、
   受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、これを提示し、採用を示す応答を取得すると、前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とをコンピュータに実行させるためのプログラム。
8. 請求項５に記載のプログラムであって、
   送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、これを提示し、採用を示す応答を取得すると、前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とをコンピュータに実行させるためのプログラム。
9. 電子メールを表示し、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限登録用のアイコン、或いは項目に処理期限登録を含むメニューを表示し、前記アイコンの操作、或いはメニューにおける処理期限登録の選択操作を受け、範囲指定された情報或いはそれを変換した情報を処理期限情報としてその電子メール情報に付加し、これに識別情報を付け、メール情報記憶部の複数のフォルダの一つに格納し、前記処理期限情報を付加した電子メール情報の識別情報と格納先フォルダ名をポインタ情報としてポインタ情報記憶部に記憶する処理期限設定手順と、前記メール情報記憶部に含まれる前記複数のフォルダの名称と、期限情報が付加された電子メールのフォルダを意味する仮想フォルダの名称も表示し、フォルダを選択させる手順と、
   前記仮想フォルダが選択された場合は、前記ポインタ情報記憶部のポインタ情報が示す電子メールについて、メール情報記憶部より書誌情報と処理期限を読み出し、これらを一覧表示する処理必要メール一覧表示手順と、
   一覧表示している電子メールの任意の電子メールが指定され、削除指示されると、指定された電子メールの処理期限情報を削除し、前記電子メールへのポインタ情報を前記ポインタ情報記憶部から削除する手順とを含むことを特徴とする電子メール管理方法。
10. 受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索し、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報として電子メール情報に付加しメール情報記憶部に格納する処理期限自動設定手順を含むことを特徴とする請求項９に記載の電子メール管理方法。
11. 受信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、
    前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得すれば前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とを含むことを特徴とする請求項９に記載の電子メール管理方法。
12. 送信した電子メールの本文を、期限を表すワードをキーワードとして検索し、キーワードが存在すれば、そのタイプに応じ、本文のそのキーワードの後、或いは前に期限情報が有るか検索する手順と、取得した期限情報或いはこれを変換した情報を処理期限情報とする手順と、
    前記処理期限情報を提示し、採用を示す応答を取得すれば前記処理期限情報を電子メール情報に付加し、そうでなければ、利用者による、電子メールに含まれる処理期限部分の範囲指定を受け、処理期限情報を付加する手順とを含むことを特徴とする請求項９に記載の電子メール管理方法。

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