JP2007304773A - 電子メールのフォルダ整理支援システム、その方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】手動によるフォルダ間の移動ミスをなくし、全フォルダを検索する時間を節約し、また、同じ件名による一連の電子メールのやりとりを調査し易くすること。
【解決手段】受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける電子メールのフォルダ整理支援システムであって、メール１の受信時にＰＣ３が、読み取り部２が電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に、ＤＢ４のメールフォルダ５等の既存のフォルダがない場合に新規にメールフォルダ６を自動的に作成する。
【選択図】図２

Description

本発明は、受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行う技術に関する。

従来、電子メールを大量に受信した際の電子メールをテーマごとに整理するのが困難であった。フォルダに分けて整理してもフォルダの中もすぐに大量になりフォルダ内の整理が困難である。

また、フォルダへの自動振り分けをいちいち設定しないと自分でフォルダに移動する作業にも手間がかかるし仕分け作業上の人為的なミスが発生する。

ここで、受信した電子メールを、利用者が設定した独自の電子メールボックスに振り分けるための受信メール振り分け条件を有し、受信した電子メールの付属情報と、受信メール振り分け条件とを照合し、該受信メール振り分け条件に設定された独自の電子メールボックスを特定し、受信した電子メールを独自の電子メールボックスに振り分けることで、ネットワーク環境下で稼動する電子メールシステムにおいて、受信した電子メールの発信者、発信日付等の付属情報を解析し、付属情報に応じて利用者が設定した独自の電子メールボックスに、受信した電子メールを振り分けることにより、類似する付属情報を有する電子メールをグループ管理し、受信した電子メールの保存、利用を容易にすることができる技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特開平６−２５０９５０号公報

しかしながら、上述した従来例においては次のような問題点があった。

従来は受信した電子メールを整理するためには電子メールソフトのフォルダ機能を利用して、フォルダごとにタイトルをつけ、その中に電子メールを移動して整理していた。移動手段は、電子メールソフトの振り分け機能を利用して、ある条件を満たす電子メールを受信すると既存のフォルダに自動的に受信メールを移動するか、自分で電子メールを別フォルダに移動するというものであった。

しかし、自動的に振り分けを実行させる場合は、事前に設定した条件を満たした電子メールだけしか振り分けられず、条件を満たさない電子メールは受信場所に格納される。このため振り分けを細かく事前に設定する手間がかかっていた。

また、新しい振り分けの条件が増えても自分で振り分け設定をしない限り整理できなかった。

手動でフォルダに移動させるにしても、整理のためのフォルダを必要に迫られる度に自分で用意し適切なタイトルを命名する必要がある。さらに、そのフォルダに手動で移動する際に人為的なミスで他のフォルダに格納されてしまい、後で検索しても見つからず、最悪全検索を行う必要があった。

本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、手動によるフォルダ間の移動ミスをなくし、全フォルダを検索する時間を節約すること、また、同じ件名による一連の電子メールのやりとりを調査し易くし、調査工数を低減し、業務の効率化を図ることにある。

上記課題を解決するために、本発明は、受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行う電子メールのフォルダ整理支援システムであって、
電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成する電子メールのフォルダ整理支援システムを提供する。

また、本発明は、受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行う電子メールのフォルダ整理支援方法であって、
電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成する電子メールのフォルダ整理支援方法を提供する。

また、本発明は、受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行うコンピュータに、
電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成する機能を実現させるプログラムを提供する。

本発明によれば、手動によるフォルダ間の移動ミスをなくし、全フォルダを検索する時間を節約すること、また、同じ件名による一連の電子メールのやりとりを調査し易くし、調査工数を低減し、業務の効率化を図ることができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。電子メール受信時に電子メールのヘッダ情報をもとに既存の電子メール格納フォルダと比較し、既存のフォルダが存在しない場合に新規に電子メール格納フォルダを作成し、受信した電子メールを作成した電子メール格納フォルダに格納する例をもとにして仕組みを説明する。

図１は電子メール１を格納するメールフォルダが存在しない場合における電子メール受信時の本実施の形態における電子メールのフォルダ整理支援システムのブロック図である。

電子メール１は電子メール受信者が受信した、ヘッダ情報をもつ電子メールである。

読み取り部２は電子メール１のヘッダ情報を識別し、ＰＣ３に格納する手段である。

ＰＣ３は読み取り部２によって識別されたヘッダ情報よりＤＢ４に格納するメールフォルダと比較し、既存のメールフォルダがない場合は新規にメールフォルダを作成する。

ＤＢ４はメールフォルダごとに受信メールを格納し保存する。

メールフォルダ５は電子メール受信前からＤＢ４内に存在していた電子メール格納フォルダで、電子メールのヘッダ情報に合致した電子メールを格納する。

図２は電子メール１を格納するメールフォルダ６を新規作成する場合における本実施の形態における電子メールのフォルダ整理支援システムのブロック図である。

電子メール１、読み取り部２、ＰＣ３、ＤＢ４、メールフォルダ５は図１と同様である。

メールフォルダ６は電子メール受信時に新規に作成される電子メール格納フォルダで、電子メール１のヘッダ情報から変換されたメールフォルダ候補名を持ち、電子メール１を格納する。

図３は電子メール１の電子メール情報イメージ図である。

電子メール１のヘッダ情報として、
・件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）
・宛先（Ｔｏ）
・ＣＣ
・差出人（Ｆｒｏｍ）
・日付（Ｄａｔｅ）
等と、電子メール１の電子メール本体として、
・本文（テキスト）
・添付ファイル
等を記載しており、ＤＢ４のいずれかのメールフォルダに格納される。

図４はＤＢ４の電子メール格納イメージ図である。ＤＢ４内には複数のメールフォルダが存在する。メールフォルダはメールフォルダ名を持つ。メールフォルダの中には、メールフォルダ名と一致する件名を持つ電子メールが格納される。

次に、本実施の形態の動作について図５を用いて説明する。

図５は電子メール受信処理の流れを示す図である。

まず、システムは電子メール１を受信する（Ｓ００）。

次に、電子メール１から読み取り部２によりヘッダ情報をＰＣ３内に格納する（Ｓ０１）。

読み取り部２のヘッダ情報をＰＣ３によりＤＢ４に格納するメールフォルダ候補名に変換する（Ｓ０２）。ヘッダ情報の件名から「Ｒｅ：」や[Ｆｗｄ：]といった返信時に自動的に追加されるキーワードを削除し、メールフォルダ候補名に変換する。

ＰＣ３により変換されたメールフォルダ候補名からＤＢ４に同名のメールフォルダ５が存在するかどうか検索する（Ｓ０３）。

ＤＢ４内にＰＣ３により変換されたメールフォルダ候補名と同名のメールフォルダが存在しない場合、ＤＢ４内にＰＣ３により変換されたメールフォルダ候補名と同名のメールフォルダ６を新規に作成する（Ｓ０４）。

ＤＢ４内のメールフォルダ５あるいはメールフォルダ６に電子メール１を格納する（Ｓ０５）。

従来は電子メール受信者が自分で電子メールの整理を手動で行う必要があったため、フォルダ間の移動に失敗して重要な電子メールの格納場所が不明になったり、一つのメールフォルダ内に膨大な電子メールがたまるためにフォルダわけする意味がなくなったりしていた。上記の本実施の形態によれば、受信メールを自動的にフォルダ振り分けするため、手動によるフォルダ間の移動ミスはなくなり、全フォルダを検索する時間を節約することができる。

また、電子メールの件名ごとに意味のあるフォルダを自動的に作成し格納するため、一つのフォルダに電子メールが集中することもなくなり、同じ件名による一連の電子メールのやりとりを調査しやすくなる。これにより調査工数が激減し、業務の効率化を図ることができる。

また、従来は、電子メールを格納するフォルダは既存のものを用い、電子メール受信時にはすでに利用者により用意されているものであったが、本実施の形態では電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成するので、手動でグループ管理のためのフォルダを用意する手間を省くことができる。

なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、電子メールのフォルダ整理支援システムの各装置の機能を実現するためのプログラムを各装置に読込ませて実行することにより各装置の機能を実現する処理を行ってもよい。さらに、そのプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭまたは光磁気ディスクなどを介して、または伝送媒体であるインターネット、電話回線などを介して伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。

上述する各実施の形態は、１つのコンピュータシステムとして実現されている構成について説明したが、各装置が別個に接続されている構成や機能毎に複数の装置などが追加された構成にも適用可能であることはもちろんである。

電子メール本体のテキストだけでなく、添付ファイルに関しても同様に電子メールの件名によるフォルダを作成し、添付ファイルの整理を行うことができる。

本発明の実施の形態における電子メールのフォルダ整理支援システムの電子メール受信時のブロック図である。 本発明の実施の形態における電子メール受信時にメールフォルダを作った場合のブロック図である。 本発明の実施の形態における電子メール情報イメージ図である。 本発明の実施の形態におけるメールフォルダ格納イメージ図である。 本発明の実施の形態における電子メール受信処理の流れを示す図である。

符号の説明

１ 電子メール
２ 読み取り部
３ ＰＣ
４ ＤＢ
５ メールフォルダ

Claims (9)

1. 受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行う電子メールのフォルダ整理支援システムであって、
   電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成することを特徴とする電子メールのフォルダ整理支援システム。
2. ヘッダ情報の中から特にＳｕｂｊｅｃｔをフォルダ名として利用し、同じ話題に関する一連の電子メールをひとつのフォルダに集約することを特徴とする請求項１記載の電子メールのフォルダ整理支援システム。
3. 前記受信した電子メールは、その電子メールに添付されているファイルを含むことを特徴とする請求項１または２記載の電子メールのフォルダ整理支援システム。
4. 受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行う電子メールのフォルダ整理支援方法であって、
   電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成することを特徴とする電子メールのフォルダ整理支援方法。
5. ヘッダ情報の中から特にＳｕｂｊｅｃｔをフォルダ名として利用し、同じ話題に関する一連の電子メールをひとつのフォルダに集約することを特徴とする請求項４記載の電子メールのフォルダ整理支援方法。
6. 前記受信した電子メールは、その電子メールに添付されているファイルを含むことを特徴とする請求項４または５記載の電子メールのフォルダ整理支援方法。
7. 受信した電子メールのヘッダ情報から自動的にメールフォルダを作成し、そのメールフォルダへ同じヘッダ情報を持つ電子メールを自動的に振り分ける振り分け設定を行うコンピュータに、
   電子メール受信時に電子メールのヘッダ部分から判別したメールフォルダ名に既存のフォルダがない場合に新規にフォルダを自動的に作成する機能を実現させることを特徴とするプログラム。
8. 前記コンピュータにヘッダ情報の中から特にＳｕｂｊｅｃｔをフォルダ名として利用し、同じ話題に関する一連の電子メールをひとつのフォルダに集約する機能を実現させることを特徴とする請求項７記載のプログラム。
9. 前記受信した電子メールは、その電子メールに添付されているファイルを含むことを特徴とする請求項７または８記載のプログラム。

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