JPH05174025A

JPH05174025A - 電子ファイリング装置

Info

Publication number: JPH05174025A
Application number: JP3043799A
Authority: JP
Inventors: Yuji Ishizu; 優司石津
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1991-03-08
Filing date: 1991-03-08
Publication date: 1993-07-13

Abstract

(57)【要約】【目的】ワープロ機能で作成した文書を高速に検索で
き、検索したワープロ文書を即座に読み出して編集する
ことを可能にする。【構成】光磁気ディスク４のデータ領域を、イメージ
データのテーブルとコードデータのテーブルとに分割
し、また主記憶装置２に検索した文書の管理情報を検索
テーブルとして記録する。中央処理装置１は、上記の３
つのテーブルを生成，更新，参照することで、イメージ
データを検索対象にして検索された文書をコードデータ
で編集させたり、コードデータで編集した文書を、イメ
ージデータを検索対象にして検索させることを可能にす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワープロ機能にて作成
した文書のイメージデータを検索対象として高速に検索
でき、かつ検索後に見つかった文書をワープロ機能にて
即座に編集できるワープロ機能付きの電子ファイリング
装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書情報をデータ・ベースとして
光磁気ディスク上に蓄積し、これらを検索して活用する
ための装置が増えてきている。これらのなかには文書編
集も行える、いわゆるワープロ機能を具備したものもあ
る。これらの装置は、編集した文書を、その内の各々の
文字コードの系列として記録している。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、文書数が増
えてくると、似たような名前の文書が増えてくる。この
場合、ワープロの文書読み出し機能を用いて、文書を順
次読み出してディスプレイ装置上で文書の内容を見なが
ら捜すことになる。この方法では、操作も煩雑になる
し、コードデータから、これら文書をディスプレイ装置
上に文書イメージとして表示するには、イメージデータ
を元にして表示するよりも多くの時間がかかる。さら
に、大量の文書中から所望文書を見つけ出すには多大な
時間がかかってしまうという問題があった。

【０００４】本発明の目的は、従来の問題を解消し、ワ
ープロ機能で作成した文書を高速に検索でき、検索した
ワープロ文書を即座に読み出して編集できる電子ファイ
リング装置を提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の電子ファイリン
グ装置は、コードデータとこれより生成したイメージデ
ータを互いにリンクする手段と、検索時に検索文書にリ
ンクされたコードデータの文書識別子を一時記憶する手
段と、検索後ワープロ作業を開始する際に記憶した前記
文書識別子よりコードデータを呼び出す手段と、ワープ
ロ作業時に編集した文書のコードデータより生成したイ
メージデータを格納するためのデータ構造を光学的記録
媒体上に生成する手段と、前記イメージデータを光学的
記録媒体上の前記データ構造に記録する手段とを備えた
ものである。

【０００６】

【作用】上記の構成によって、ワープロ機能によって作
成された文書の中から所望のものを捜すのに、ワープロ
機能の文書読み出し機能を用いて、文書をひとつずつ見
ていく必要はない。検索機能のうち、例えば「文書名の
一部一致検索機能」を用いて、コードデータにより生成
されたイメージデータの中から、所望文書の候補を複数
個挙げ、それらをさらに、例えば「文書めくり検索機
能」を用いてディスプレイ装置上で内容を見て、所望の
文書を捜し出す。この際、イメージデータを元にして、
ディスプレイ装置上に表示するので、表示速度は速い。
即ち、ワープロ文書検索効率を向上できる。

【０００７】

【実施例】本発明の一実施例を図面を参照して説明す
る。

【０００８】図１は本発明の一実施例である電子ファイ
リング装置の構成を示すブロック図であり、１は各装置
の制御や論理判断を行う中央処理装置、２は主記憶装
置、３は図２のイメージデータ領域とコードデータ領域
を有する光学的記録媒体である光磁気ディスク４に対し
て、データの読み出し，書き込みを行うための光磁気デ
ィスク制御装置、５は液晶ディスプレイ，ＣＲＴ(陰極
線管)等のデイスプレイ装置、６はキーボード等の入力
装置である。

【０００９】前記中央処理装置１が行う処理を、起動
時，検索作業時、およびワープロ作業時の３つに分けて
説明する。

【００１０】まず起動時に、中央処理装置１は図５に示
した「検索テーブル」を主記憶装置２上に生成する。さ
らに「検索テーブル」内の「コードデータ参照フラグ」
をＯＦＦすることで、コードデータにリンクされたイメ
ージデータは、まだ検索されていないことを記録する。

【００１１】次いで検索作業時について、中央処理装置
１の行う処理を図６の流れ図を参照して説明する。ステ
ップＳ₁1で文書検索処理を行い、該当文書が見つかれ
ば、そのイメージデータを光磁気ディスク制御装置３を
介して光磁気ディスク４より読み出し、ディスプレイ装
置５に表示する。ステップＳ₁2では、ステップＳ₁1で見
つかった文書の図３に示した「イメージテーブル」内の
「コードデータリンクフラグ」がＯＮであるか否か、即
ちイメージデータにリンクされたコードデータがあるか
否かを調べる。ここで前記コードデータリンクフラグが
ＯＮであると判断すれば(Ｓ₁2のYES)、ステップＳ₁3へ
進み、またＯＦＦであると判断すれば(Ｓ₁2のNO)、ステ
ップＳ₁5へ進む。ステップＳ₁3では、前記「検索テーブ
ル」内の「コードデータ参照フラグ」をＯＮすること
で、コードデータにリンクされたイメージデータが検索
されたことを記録する。ステップＳ₁4では、「検索テー
ブル」内の「コードデータｉｄ(識別子)」に前記検索文
書の「イメージテーブル」内の「リンクされたコードデ
ータｉｄ」内の値を格納する。一方、ステップＳ₁5では
「検索テーブル」内の「コードデータ参照フラグ」をＯ
ＦＦすることで、コードデータにリンクされたイメージ
データが検索されなかったことを記録する。ステップＳ
₁6では、使用者が検索終了のコマンドをキーボード等の
入力装置６を介して入力したか否かを調べる。ここで検
索終了コマンドが入力されたと判断すれば(Ｓ₁6のYE
S)、検索作業を終了し、そうでないと判断すれば(Ｓ₁6
のNO)、ステップＳ₁1に戻って、検索作業を継続する。

【００１２】次いで、検索作業後、使用者がワープロモ
ードに切り替えた場合に、中央処理装置１が行う処理を
図７の流れ図を参照して説明する。ステップＳ₂1で「検
索テーブル」内の「コードデータ参照フラグ」がＯＮで
あるか否か、即ちコードデータにリンクされたイメージ
データが検索されたか否かを調べる。ここでＯＮである
と判断すれば(Ｓ₂1のYES)、ステップＳ₂2へ進み、また
ＯＦＦであると判断すれば(Ｓ₂1のNO)、ステップＳ₂3へ
とそれぞれ進む。ステップＳ₂2では、「検索テーブル」
内の「コードデータｉｄ」に格納されている値を「文書
ｉｄ」として有する文書をオープンする。即ち、光磁気
ディスク制御装置３を介して光磁気ディスク４上の該当
文書のコードデータを読み出し、ディスプレイ装置５に
表示する。ステップＳ₂3では、新規文書をオープンす
る。ステップＳ₂4では編集処理を行う。ステップＳ₂5で
は、使用者が編集文書の保存コマンドを入力装置６を介
して入力したか否かを調べる。ここで文書保存コマンド
が入力されたと判断すれば(Ｓ₂5のYES)、ステップＳ₂6
へ進み、また、そうでないと判断すれば(Ｓ₂5のNO)、ス
テップＳ₂15へとそれぞれ進む。ステップＳ₂15では、使
用者がワープロ作業の終了コマンドを入力装置６を介し
て入力したか否かを調べる。ここでワープロ終了コマン
ドが入力されたと判断すれば(Ｓ₂15のYES)、作業を終
え、そうでないと判断すれば(Ｓ₂15のNO)、ステップＳ₂
4へ戻り、ワープロ編集作業を継続する。

【００１３】一方、ステップＳ₂6では、ステップＳ₂4で
編集した文書のコードデータを当該文書の図４に示した
「コードテーブル」の「コードデータエリア」に保存す
る。ステップＳ₂7では、前記コードデータをイメージデ
ータに変換する。ステップＳ₂8では保存する文書が新規
文書であるか否かを調べる。ここで新規文書であると判
断すれば(Ｓ₂8のYES)、ステップＳ₂9へ進み、また新規
文書ではないと判断すれば(Ｓ₂8のNO)、ステップＳ₂14
へそれぞれ進む。ステップＳ₂9では、光磁気ディスク４
上のイメージデータ領域に新たに「イメージテーブル」
を作成する。ステップＳ₂10では、前記「イメージテー
ブル」内の「文書ｉｄ」に他の文書で使われていないｉ
ｄ値を格納する。ステップＳ₂11では、前記「イメージ
テーブル」内の「コードデータリンクフラグ」をＯＮす
ることで、当該イメージデータにリンクされたコードデ
ータがあることを記録する。ステップＳ₂12では、前記
「イメージテーブル」内の「リンクされたコードデータ
ｉｄ」に保存文書の「コードテーブル」内の「文書ｉ
ｄ」の値を格納する。ステップＳ₂13では、保存文書の
「コードテーブル」内の「リンクされたイメージデータ
ｉｄ」に前記「イメージテーブル」内の「文書ｉｄ」の
値を格納する。その後、ステップＳ₂14へと進む。ステ
ップＳ₂14では、保存文書の「コードテーブル」内の
「リンクされたイメージデータｉｄ」を「文書ｉｄ」と
して有する「イメージテーブル」内の「イメージデータ
エリア」にステップＳ₂7で作成したイメージデータを格
納する。ここで前述のステップＳ₂15戻る。

【００１４】上記の実施例によれば、図２に示すように
光磁気ディスク４をイメージデータ領域とコードデータ
領域に分割して管理しており、前記イメージデータ領域
では図３のような「イメージテーブル」の形式でイメー
ジデータと、その管理情報を格納し、また前記コードデ
ータ領域では図４のような「コードテーブル」の形式で
コードデータと、その管理情報を格納する。さらに検索
した文書の管理情報を図５のような主記憶装置２の「検
索テーブル」に記録する。

【００１５】上記の３つのテーブルを生成・更新あるい
は参照することで、イメージデータを検索対象にして検
索された文書をコードデータで編集し、かつコードデー
タで編集した文書のイメージデータを検索対象にして検
索することにより、ワープロ機能によって作成された文
書の中から所望のものを捜すのに、ワープロ機能の文書
読み出し機能を用いて、文書をひとつずつ見ていく必要
がなくなる。例えば、検索機能のうち、「文書名の一部
一致検索機能」を用いて、コードデータにより生成され
たイメージデータの中から、所望文書の候補を複数個挙
げ、それらをさらに「文書めくり検索機能」を用いてデ
イスプレイ装置上で内容を見ることにより、所望の文書
を探し出せる。この際、イメージデータを元にして、デ
ィスプレイ装置上に表示するので、表示速度が速くな
る。即ち、ワープロ機能により作成された文書を高速に
捜し出せ、ワープロ文書検索効率を向上させることがで
きる。

【００１６】

【発明の効果】本発明によれば、ワープロ機能で作成し
た文書を電子ファイリング装置に具備された種々の検索
機能により高速に検索でき、さらに検索したワープロ文
書を即座に読み出して編集できる電子ファイリング装置
を提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における電子ファイリング装
置の構成を示すブロック図である。

【図２】本実施例で用いる光磁気ディスク内のデータ領
域の概念図である。

【図３】本実施例で用いるイメージテーブルの説明図で
ある。

【図４】本実施例で用いるコードテーブルの説明図であ
る。

【図５】本実施例で用いる検索テーブルの説明図であ
る。

【図６】本実施例における検索作業の流れ図である。

【図７】本実施例におけるワープロ作業の流れ図であ
る。

【符号の説明】

１…中央処理装置、２…主記憶装置、３…光磁気デ
ィスク制御装置、４…光磁気ディスク(光学的記録媒
体)、５…ディスプレイ装置、６…入力装置。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コードデータとこれより生成したイメー
ジデータを互いにリンクする手段と、検索時に検索文書
にリンクされたコードデータの文書識別子を一時記憶す
る手段と、検索後ワープロ作業を開始する際に記憶した
前記文書識別子よりコードデータを呼び出す手段と、ワ
ープロ作業時に編集した文書のコードデータより生成し
たイメージデータを格納するためのデータ構造を光学的
記録媒体上に生成する手段と、前記イメージデータを光
学的記録媒体上の前記データ構造に記録する手段とを備
えたことを特徴とする電子ファイリング装置。