JPH05165942A - 電子ファイル装置に於ける管理データの入力処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子ファイル装置に於ける管理データ入力を
キー操作を必要とすることなく迅速に、且つ正確に、操
作性よく行われ得るようにすること。 【構成】 電子ファイリングする電子ファイルデータに
付随する管理データを登録される管理データファイル部
３９と、管理データファイル部３９に於ける管理データ
となるべき定型語句をマスタデータとして登録されるマ
スタファイル部４１とを設け、管理データファイル部３
９の管理データとマスタファイル部４１のマスタデータ
を表示部４３にて画面表示し、管理データファイル部４
１に管理データを登録し、マスタファイル部４１にマス
タデータを登録するデータ入力部４５を設け、表示部４
３に画面表示されたマスタファイル部４１のマスタデー
タをマウス３３により選択されることにより該当するマ
スタデータを管理データファイル部３９に管理データと
して登録するマスタデータ登録部４７を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子ファイル装置に於け
る管理データの入力処理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に、電子ファイル装置は、文書、図
面等をイメージスキャナにより読み取り、これを画像デ
ータとして光ディスク装置等の大容量記憶装置に格納、
即ち電子ファイリングするようになっている。

【０００３】この電子ファイル装置に於いては、大容量
記憶装置に格納された電子ファイルデータの検索のため
に、文書名、種別等、電子ファイルデータに付随する管
理データを登録することが行われる。

【０００４】従来、管理データの入力は、キーボードに
よる文字のフルタイピング、予め設定された定型語句の
番号選択操作等により行われている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】管理データの入力がキ
ーボードによる文字のフルタイピングの場合は、データ
入力の度に面倒なキー操作が必要で、これは電子ファイ
リングの入力操作性を著しく悪くする。

【０００６】管理データの入力が予め設定された定型語
句の番号選択操作による場合は、文字のフルタイピング
による場合に比べれば、データ入力の操作性は向上する
が、しかしこれに於いてもキーボードの数字キーを操作
する必要がある。

【０００７】本発明は、従来の電子ファイル装置に於け
る管理データ入力に関する上述の如き問題点に着目して
なされたものであり、電子ファイル装置に於ける管理デ
ータ入力をキー操作を必要とすることなく迅速に、且つ
正確に、操作性よく行われ得るようにする電子ファイル
装置に於ける管理データの入力処理装置を提供すること
を目的としている。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上述の如き目的は、本発
明によれば、電子ファイリングする文書、図面等の電子
ファイルデータに付随する管理データを登録される管理
データファイル部と、前記管理データファイル部に於け
る管理データとなるべき定型語句をマスタデータとして
登録されるマスタファイル部と、前記管理データファイ
ル部の管理データと前記マスタファイル部のマスタデー
タを表示する表示部と、前記管理データファイル部に管
理データを登録し、前記マスタファイル部にマスタデー
タを登録するデータ入力部と、前記表示部に表示された
マスタファイル部のマスタデータをポインティングデバ
イスにより選択されることにより該当するマスタデータ
を前記管理データファイル部に管理データとして登録す
るマスタデータ登録部とを有することを特徴とする電子
ファイル装置に於ける管理データの入力処理装置によっ
て達成される。

【０００９】

【作用】上述の如き構成によれば、表示部が管理データ
ファイル部の管理データとマスタファイルのマスタデー
タの表示を行い、表示部に表示されたマスタファイルの
マスタデータがマウスの如きポインティングデバイスに
より選択されることにより、この選択されたマスタデー
タがマスタデータ登録部により管理データファイル部に
管理データとしてコピー式に登録される。

【００１０】

【実施例】以下に本発明の実施例を図面を用いて詳細に
説明する。

【００１１】図１は本発明による管理データの入力処理
装置を適用される電子ファイル装置の一実施例を示して
いる。電子ファイリング装置は、パーソナルコンピュー
タ１１と、パーソナルコンピュータ１に双方向にデータ
転送可能に接続された大容量記憶装置としての光磁気デ
ィスク装置３と、パーソナルコンピュータ１に双方向に
データ転送可能に接続された画像処理装置５と、画像処
理装置５に接続された画像取り込み手段としてのイメー
ジスキャナ７およびレーザビームプリンタ９とにより構
築されている。

【００１２】パーソナルコンピュータ１は一般的な汎用
のパーソナルコンピュータであり、これは、ＣＰＵ１１
と、ＲＯＭ１３と、ＲＡＭ１５と、これらを相互に接続
するバス１７とを含んでいる。

【００１３】バス１７には、フロッピディスクインタフ
ェース１９によりフロッピディスクドライバ２１が、デ
ィスプレイコントローラ２３によりＣＲＴの如きデイス
プレイ２５が、キーボードインタフェース２７によりデ
ータ入力部としてのフルキー型のキーボード２９が、マ
ウスインタフェース３１によりポインティングデイバス
としてのマウス３３が各々接続されている。

【００１４】パーソナルコンピュータ１は、プロッピデ
ィスクドライブ２１に装填されるフロッピ磁気ディスク
よりオペレーションシステム、マウス用デバイスドライ
バ、電子ファイルのアプリケーションプログラムを読み
込み、これらに従って電子ファイル動作を行うようにな
っている。

【００１５】光磁気ディスク装置３はＳＣＳＩＳ等によ
るＩ／Ｏインタフェース３５によりパーソナルコンピュ
ータ１のバス１７と双方向にデータ転送されており、光
磁気ディスク装置３に装填される光磁気ディスクは、パ
ーソナルコンピュータ１により画像データを各ファイル
として格納する画像データファイル領域と、画像データ
ファイルの管理データを登録される管理データファイル
を格納するデータベースファイル領域と、管理データフ
ァイルに於ける管理データとなるべき定型語句をマスタ
データとして登録されるマスタファイルを格納するマス
タファイル領域が各々確保されるようにフォーマットさ
れるようになっている。

【００１６】画像処理装置５は、ＳＣＳＩＳ等によるＩ
／Ｏインタフェース３７によりパーソナルコンピュータ
１のバス１７と双方向にデータ転送されており、この画
像処理装置５は、メインプロセッサ、ビットマッププロ
セッサ、メンイメモリ、画像データ記憶用のフレームメ
モリ、２値画像信号圧縮・伸張モジュール、フロッピデ
ィスクドライブユニット等により構成され、フロッピデ
ィスクドライブユニットに装填されるフロッピ磁気ディ
スクより画像処理のためのオペレーションシステム、制
御プログラムを読み込むようになっている。

【００１７】画像処理装置５は、制御プログラムに従っ
て作動し、パーソナルコンピュータ１よりの要求に応じ
てイメージスキャーナ７よりの画像データの取り込み
と、それの記憶格納のための画像処理、プリントのため
の画像処理、および画像データのレーザビームプリンタ
９に対する出力を行うようになっている。

【００１８】本発明による管理データの入力処理装置
は、上述の構成に於いては、パーソナルコンピュータ１
と、光磁気ディスク装置３と、ディスプレイ２５と、キ
ーボード２９と、マウス３３とを各々機能実現手段とし
て構成される。

【００１９】図２は本発明による管理データの入力処理
装置の機能的に示すブロック図であり、これに於いて
は、管理データの入力処理装置は、電子ファイリングす
る文書、図面等の電子ファイルデータに付随する管理デ
ータを登録される管理データファイル部３９と、管理デ
ータファイル部３９に於ける管理データとなるべき定型
語句をマスタデータとして登録されるマスタファイル部
４１と、管理データファイル部３９の管理データとマス
タファイル部４１のマスタデータを表示する表示部４３
と、管理データファイル部３９に管理データを登録し、
マスタファイル部４３にマスタデータを登録するデータ
入力部４５と、表示部４３に表示されたマスタファイル
部４３のマスタデータをマウス３３により選択されるこ
とにより該当するマスタデータを管理データファイル部
３９に管理データとして登録するマスタデータ登録部４
７とにより構成されている。

【００２０】この実施例に於いては、管理データファイ
ル部３９とマスタファイル部４１は、パーソナルコンピ
ュータ１により、光磁気ディスク装置３に装填される光
磁気ディスクに設定される。またこの実施例に於いて
は、表示部４３はディスプレイ２５により構成され、デ
ータ入力部４５はキーボード２９により構成され、マス
タデータ登録部４７はパーソナルコンピュータ１による
アプリケーションプロクラムの実行により具現される。

【００２１】管理データファイル部３９は、複数個の管
理データの項目をユーザにより自由に設定され得るよう
になっており、この項目設定時には図３に示されている
如き管理項目設定画面が表示部４７（ディスプレイ２
５）に表示される。管理項目設定画面は、図３に示され
ている如く、管理項目設定表を表示するから、ユーザ
は、この管理項目設定表を見ながら、各管理項目毎に、
項目名称、バーコードプリントアウトの有無、ＡＰ（自
動ＮＣプログラミング装置）よりのデータ入力の有無、
マスタファイルの使用の有無、項目内容（管理データ）
の入力文字桁数を登録設定することができる。

【００２２】或る管理項目についてマスタファイルを使
用するためには、管理項目設定表に於いて、その管理項
目に於けるマスタファイルの使用を有りに設定し、マス
タファイル部４３に予めマスタデータを登録設定してお
く必要がある。このマスタデータの登録時には、先ず図
４に示されている如く、各管理項目に於ける項目名称が
表示部４７に一覧表示されるから、これよりマスタデー
タを設定すべき管理項目を項目名称よりマウスカーソル
ｍにより選択する。マスタデータを設定すべき管理項目
が項目名称より選択されると、図５に示されている如
く、表示部４７の画面表示がマスタデータ設定画面に遷
移する。

【００２３】マスタデータ設定画面に於いては、マスタ
データ登録行ａをマウスカーソルｍに選択設定し、編集
エリアｂにてマスタデータを入力部４５（キーボード２
９）の操作により入力する。このマスタデータは管理デ
ータのうち、頻繁に使用される定型語句であってよく、
例えば、管理項目が会社名である場合は、よく使われる
会社名等になる。マスタデータは一つの管理項目に於い
て、複数個設定される。

【００２４】次に図６〜図８を用いて、電子ファイリン
グする文書、図面等の電子ファイルデータに付随する管
理データの入力手順に説明する。

【００２５】図６に示されている管理データ入力ルーチ
ンに於いて、先ず管理データファイル部３９の読み込み
により、図７に示されている如き管理データ入力画面が
表示部４７に表示される（ステップ１０）。この管理デ
ータ入力画面に於いては、管理データファイル部３９に
予め登録されている管理項目名称を含む管理データ入力
表ｃが、図７に示されている如く、ウィンド表示され、
各管理項目について管理データを入力することが可能な
状態になる。

【００２６】この状態にてユーザにより、管理データを
入力すべき管理項目を項目名称よりマウスカーソルｍに
より選択設定する。選択設定した管理項目に於ける管理
データの入力に於いて、マスタファイルを使用する場合
は、マウスカーソルｍにより「マスタ」と管理データ入
力画面に表示されているファンクションキー部をクリッ
クする。すると、マスタファイルの使用判別が肯定判別
され（ステップ２０）、図８に示されている如く、表示
部４７には管理データ入力表ｃに加えてマスタファイル
部４３に予め設定されているマスタデータがマスタデー
タ表ｄとしてウィンド表示される（ステップ３０）。

【００２７】この時には、マウス３３のボタン押下監視
状態になるから（ステップ４０）、ユーザは、入力すべ
き管理データの定型語句をマスタデータ表ｄより見つけ
出し、その定型語句、即ちマスタデータの表示位置にマ
ウスカーソルｍを移動させ、マウス３３のボタンを押下
する。すると、マウスカーソルｍの位置データの取得が
行われ（ステップ５０）、マウスカーソル位置に表示さ
れているマスタデータがコピーにより管理データとして
管理データファイル部３９の現在データ入力中の管理項
目の管理データフィールドに書き込まれる（ステップ６
０）。

【００２８】これが完了すると、表示部４７に於けるマ
スタデータ表ｄのウィンド表示が解除され（ステップ７
０）、データ入力終了であるか否かの判別が行われる
（ステップ８０）。データ入力終了である場合は、表示
部４７に於ける管理データ入力表ｃのウィンド表示を解
除し（ステップ９０）、管理データ入力ルーチンが終了
する。

【００２９】これに対し、データ入力終了でない場合
は、表示部４７に於ける管理データ入力表ｃのウィンド
表示が引き続き行われ、引き続き管理データが入力され
る得る状態が維持される。

【００３０】尚、マスタファイルの使用判別が否定判別
された場合、即ちマスタファイルを使用しない場合は、
従来と同様にデータ入力部４５のキー操作により管理デ
ータの入力が行われる（ステップ１００）。

【００３１】以上に於ては、本発明を特定の実施例につ
いて詳細に説明したが、本発明は、これに限定されるも
のではなく、本発明の範囲内にて種々の実施例が可能で
あることは当業者にとって明らかであろう。

【００３２】

【発明の効果】以上の説明から理解される如く、本発明
による電子ファイル装置に於ける管理データの入力処理
装置によれば、表示部が管理データファイル部の管理デ
ータとマスタファイルのマスタデータの表示を行い、表
示部に表示されたマスタファイルのマスタデータがマウ
スの如きポインティングデバイスにより選択されること
により、この選択されたマスタデータがマスタデータ登
録部により管理データファイル部に管理データとしてコ
ピー式に登録されるから、電子ファイル装置に於ける管
理データ入力がキー操作を必要とすることなく迅速に、
且つ正確に、操作性よく行われ得るようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による管理データの入力処理装置を適用
される電子ファイル装置の一実施例を示すブロック線図
である。

【図２】本発明による電子ファイル装置に於ける管理デ
ータの入力処理装置を機能的に示すブロック線図であ
る。

【図３】本発明による管理データの入力処理装置に於け
る管理項目設定画面例を示す画面表示説明図である。

【図４】本発明による管理データの入力処理装置に於け
るマスタデータ設定項目選択画面例を示す画面表示説明
図である。

【図５】本発明による管理データの入力処理装置に於け
るマスタデータ設定画面例を示す画面表示説明図であ
る。

【図６】本発明による管理データの入力処理装置に於け
る管理データ入力ルーチンの一例を示すフローチャート
である。

【図７】本発明による管理データの入力処理装置に於け
る管理データ登録画面例を示す画面表示説明図である。

【図８】本発明による管理データの入力処理装置に於け
るマスタファイル使用時の管理データ登録画面例を示す
画面表示説明図である。

【符号の説明】

１ パーソナルコンピュータ ３ 光磁気ディスク装置 ５ 画像処理装置 ２５ デイスプレイ ２９ キーボード ３５ マウス ３９ 管理データファイル部 ４１ マスタファイル部 ４３ 表示部 ４５ データ入力部 ４７ マスタデータ登録部

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子ファイリングする文書、図面等の電
   子ファイルデータに付随する管理データを登録される管
   理データファイル部と、 前記管理データファイル部に於ける管理データとなるべ
   き定型語句をマスタデータとして登録されるマスタファ
   イル部と、 前記管理データファイル部の管理データと前記マスタフ
   ァイル部のマスタデータを表示する表示部と、 前記管理データファイル部に管理データを登録し、前記
   マスタファイル部にマスタデータを登録するデータ入力
   部と、 前記表示部に表示されたマスタファイル部のマスタデー
   タをポインティングデバイスにより選択されることによ
   り該当するマスタデータを前記管理データファイル部に
   管理データとして登録するマスタデータ登録部と、 を有することを特徴とする電子ファイル装置に於ける管
   理データの入力処理装置。