JPH04321183A - ファイリング装置の文書登録方法 - Google Patents

ファイリング装置の文書登録方法

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JPH04321183A
JPH04321183A JP3116821A JP11682191A JPH04321183A JP H04321183 A JPH04321183 A JP H04321183A JP 3116821 A JP3116821 A JP 3116821A JP 11682191 A JP11682191 A JP 11682191A JP H04321183 A JPH04321183 A JP H04321183A
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Keiichi Nomura
野村　桂市
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Ricoh Co Ltd
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Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】この発明は、光ディスク等の画像
ファイリング装置、ハードディスクファイリング装置、
その他各種のファイリング装置で使用するのに好適な文
書登録方法に係り、特に、キーボードを使用しないで、
必要な文書の登録・検索が行えるようにして、ファイリ
ング装置の登録・検索時の操作性を向上させると共に、
利用範囲の拡大を可能にした文書登録方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】通常、電子ファイリング装置に文書を登
録する場合、文書情報の他に、検索用情報として、文書
名，キーワード，マークなどを一緒に登録している。こ
の登録操作には、キーボードが一般に使用される。
【０００３】ところが、キーボードは、ユーザの慣れ，
不慣れによって、ある人には全く抵抗なく使用できるが
、他の人には、全く使う気さえしない、という性質をも
っている入力手段である。
【０００４】そのため、極めて有用な電子ファイリング
装置も、必ずしも全ての人に有効に利用されない、とい
う不都合があった。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】この発明では、従来の
ファイリング装置において生じる不都合、すなわち、キ
ーボードの操作によって文書の登録・検索を行わなけれ
ばならないので、必ずしも全ての人に有効に利用されな
い、という不都合を解決し、キーボードの使用を不要に
して、紙をファイルするのと同様の感覚で、簡単に文書
登録が行えるようにすると共に、検索用情報も、簡単に
入力することができ、しかも、複数の文書の一括登録も
可能にした文書登録方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】この発明では、第１に、
文字や図面等の原稿を読み込むスキヤナ等の画像読み込
み部と、読み込んだデータを記憶する光デイスク等の画
像格納部と、読み込み・格納データを表示する表示部と
を具備し、文書の登録・検索機能を有するファイリング
システムにおいて、文書名，分類，検索用マーク等の文
書登録用シートを使用し、該文書登録用シート上の分類
，検索用マーク等の位置を認識しコード情報に変換する
位置認識・コード変換手段を備え、前記文書登録用シー
トを前記画像読み込み部によって読み込み、文書名はイ
メージ情報として登録し、分類，検索用マーク等は前記
位置認識・コード変換手段によりコード情報として登録
する文書登録方法である。
【０００７】第２に、上記第１の文書の登録・検索機能
を有するファイリングシステムにおいて、文書登録用シ
ートに、ユーザ固有の分類，検索用マーク等のシンボル
登録用シートを使用する文書登録方法である。
【０００８】第３に、上記第１の文書の登録・検索機能
を有するファイリングシステムにおいて、複数文書登録
用シートと、文書仕切りシートとを使用し、同一分類に
複数の文書を登録するときは、前記複数文書登録用シー
トに複数の文書名および分類を記入し、文書間に前記文
書仕切りシートを挿入する文書登録方法である。
【０００９】第４に、上記第１から第３の文書の登録・
検索機能を有するファイリングシステムにおいて、文書
登録用の各シートは、その種類を示す識別マークを有し
、該識別マークによって文書登録の種類を認識する文書
登録方法である。
【００１０】
【作用】理解を容易にするために、最初に、この発明の
文書登録方法について、図面を参照しながら説明する。
【００１１】図２は、この発明の文書登録方法において
、登録文書時の一セット例を示す図である。図において
、Ｓは文書登録用シート、Ｄ１〜Ｄｎは登録対象の文書
を示す。
【００１２】この図２に示すように、登録対象の文書Ｄ
１〜Ｄｎの一番上に、文書登録用シートＳを重ねて、ス
キヤナ等の画像読み込み部にセットして、従来と同様の
画像入力を行う。
【００１３】この文書登録用シートＳには、文書名，文
書分類，キーワード，検索用マークなどが記入されてい
る。そして、この文書名，文書分類，キーワード，検索
用マークなどが一括して登録される。
【００１４】図３は、文書登録用シートＳのフォーマッ
トの一例を示す図である。図において、Ｓａはシート識
別用マーク、Ｓｂは文書名記入欄、Ｓｃは大分類記入欄
、Ｓｄは中分類記入欄、Ｓｅは小分類記入欄を示す。
【００１５】文書名記入欄Ｓｂ、および大分類記入欄Ｓ
ｃ，中分類記入欄Ｓｄ，小分類記入欄Ｓｅは、それぞれ
必要な文字や記号を手書きするエリアである。また、大
分類記入欄Ｓｃ，中分類記入欄Ｓｄ，小分類記入欄Ｓｅ
には、その右方に、それぞれ「１」〜「１０」の塗り潰
し用マークが印刷されている。
【００１６】さらに、最下欄の検索用マークの右方には
、所属その他必要な事項を示す検索用マークとして、例
えば、各部課を示す「企（企画）」，「設（設計）」，
「販（販売）」，「研（研究）」、などが予め割り当て
られた塗り潰し用マークが印刷されている。
【００１７】なお、最上方の右端には、この図３に示す
フォーマットの文書登録用シートＳの種類を示すために
、シート識別用マークＳａが印刷されている。このシー
ト識別用マークＳａは、例えば６分割されたマトリック
スがコードとなり、この図３のようなコードが割り当て
られている。
【００１８】次の図４は、文書登録用シートＳの一記入
例を示す図である。この図４では、文書名記入欄Ｓｂに
「市場調査報告書」と記入し、また、大分類記入欄Ｓｃ
，中分類記入欄Ｓｄ，小分類記入欄Ｓｅはいずれも未記
入で、右方の塗り潰し用マークが、大分類は「１」，中
分類は「４」，小分類は「５」、がそれぞれ塗り潰され
た場合を示している。
【００１９】最下欄の検索用マークは、「企」と「販」
が、塗り潰されている。したがって、図４の記入例の場
合には、文書名が「市場調査報告書」であり、この文書
名記入欄Ｓｂの枠内は、イメージ情報のまま格納される
ことになる。また、分類は「１−４−５」で、検索マー
クは、「企」と「販」として登録される。
【００２０】この発明の文書登録方法では、文書登録用
シートＳ上に、文書名を手書きで記入し、分類や検索マ
ーク等は、塗り潰し等によってその位置を選択・指示し
て、先の図２のように、この文書登録用シートＳを一番
上に重ねて、登録対象の文書Ｄ１〜Ｄｎと共に、スキヤ
ナ等の画像読み込み部にセットして登録の指示をして入
力させればよい。
【００２１】この発明の文書登録方法では、すでに述べ
たように、この文書登録用シートＳから、文書名の「市
場調査報告書」がイメージ情報のままの状態で格納され
、その他の分類「１−４−５」と、検索マークの「企」
，「販」は位置識認・コード変換手段によりコード情報
として記憶される。
【００２２】
【実施例】次に、この発明の文書登録方法について、図
面を参照しながら、その実施例を詳細に説明する。
【００２３】図１は、この発明の文書登録方法を実施す
るファイリング装置について、その要部構成の一実施例
を示す機能ブロック図である。図において、１は画像読
み取り部、２は画像格納部、３はＣＰＵユニット、４は
表示用メモリ（ＶＲＡＭ）、５はＣＲＴ等のディスプレ
イ装置、６は光ディスク装置Ｉ／Ｆ（インターフェース
）回路、７は光ディスク装置を示す。
【００２４】この図１に示したファイリング装置は、シ
ステム全体の制御を行うＣＰＵユニット３が、後出の図
１３のフローチャートに示す制御を司る点で、従来の装
置と異なっている。
【００２５】まず、画像読み込み部１は、スキヤナ等の
画像読み込み手段で、通常はＡＤＦ（オート・ドキュメ
ント・フィーダ）機能によって、自動的に紙送りされる
。画像格納部２は、画像読み込み部１から読み込まれた
データを一時的に記憶する画像データの記憶手段である
。
【００２６】ＣＲＴ等のディスプレイ装置５は、読み込
まれたデータや画像格納部２に格納されているデータを
表示する表示手段で、表示用メモリ４は、その表示用メ
モリである。
【００２７】光ディスク装置７は、システムが保管する
イメージ情報を記憶する大容量の光ディスクと、このデ
ィスクを駆動する装置とからなっており、光ディスク装
置Ｉ／Ｆ回路６は、そのインターフェース部である。
【００２８】すでに作用の項で述べたように、この発明
の文書登録方法では、図３や図４に示したような文書登
録用シートＳを使用して、文書の登録を行う。この場合
に、各分類の塗り潰しマークや、検索マークは、位置識
認・コード変換手段によってコード情報に変換されて、
光ディスクやハードディスク等の記憶媒体に格納される
。
【００２９】図５は、登録用シートＳの各分類や検索マ
ークについて塗り潰されたマークの位置を認識する方法
の原理を説明する図である。
【００３０】各分類や検索マークの位置は、登録用シー
トＳ上で予め決っている。そこで、登録用シートＳをス
キヤナ等の画像読み込み部１によって、画像格納部２に
読み込んだ後、ＣＰＵユニット３等の演算処理部で、図
５の矢印方向に該当領域をリードする。
【００３１】そして、ある一定区間に“１”（黒）を認
識したとき、その位置が指定されていると判断し、その
位置に応じたコードに変換する。このような、各分類や
検索マークについて塗り潰されたマークの位置の認識・
コード変換方法は、従来から種々の方法が知られており
、いずれの方法を用いてもよい。文書登録用シートＳ上
のシート識別用マークＳａについても、同様である。 以上に述べた実施例は、請求項１と請求項４の発明に対
応している。
【００３２】ところで、検索時の操作性を向上させるた
めには、検索情報を多くする必要がある。すなわち、単
に、大中小の分類や、検索用マークなどだけでは、登録
した本人以上の人には、その内容が判断し難くいので、
折角登録した文書も利用価値が低くなる。
【００３３】すなわち、図３に示したように、文書登録
用シートＳ上に、大中小の分類を示す１０の数字や、予
め用意された検索用マークだけでは、検索情報として不
充分である。その一対策として、分類や検索用マークを
イメージで入力する方法を用いる。
【００３４】図６は、シンボル登録用シート（分類）に
ついて、そのフォーマットの一例を示す図である。図に
おいて、Ｓａは図３と同様のシート識別用マーク、Ｓｆ
は大分類記入欄を示す。次の図７は、シンボル登録用シ
ート（分類）と文書登録用シートＳとの対応関係、およ
びその記入例を示す図である。
【００３５】図７に示すように、シンボル登録用シート
（分類）の大分類記入欄Ｓｆと、文書登録用シートＳの
大分類記入欄Ｓｃとに、同じ文字や記号等を対応させて
記入してイメージで登録しておき、検索時に使用する。 また、シンボル登録用シート（分類）上の■，■，■等
の各欄に記入された文字等も、イメージで登録して検索
時に使用する。
【００３６】図８は、シンボル登録用シート（検索用マ
ーク）について、そのフォーマットの一例を示す図であ
る。図において、Ｓａは図３と同様のシート識別用マー
ク、Ｓｇは検索用マーク記入欄を示す。次の図９は、シ
ンボル登録用シート（検索用マーク）と文書登録用シー
トＳとの対応関係、およびその記入例を示す図である。
【００３７】図９に示すように、シンボル登録用シート
（検索用マーク）の検索用マーク記入欄Ｓｇに、例えば
「新」を記入して登録すると、文書登録用シートＳ上の
最下欄にある未塗り潰しの検索用マークが、「新」に割
り当てられる。したがって、所属等の新設や変更にも充
分に対応することが可能になる。以上の実施例は、請求
項２と請求項４の発明に対応している。
【００３８】次に、複数文書の一括登録方法について説
明する。この発明の文書登録方法では、複数の文書を一
括して登録することもできる。図１０は、この発明の文
書登録方法において、複数文書の一括登録時における文
書の一セット例を示す図である。図において、Ｔは複数
文書登録用シート、Ｕは文書仕切りシートを示す。
【００３９】複数の文書を一括して登録する場合には、
この図１０に示すように、一番上に複数文書登録用シー
トＴを乗せ、その下に例えば文書Ａ、その下に文書仕切
りシートＵ、文書Ｂ、のように重ねて、スキャナ等の画
像読み込み部にセットすればよい。
【００４０】図１１は、複数文書登録用シートＴのフォ
ーマットの一例を示す図である。図において、Ｓａは図
３と同様のシート識別用マーク、Ｔａは登録文書数を示
す塗り潰しマークを示す。次の図１２は、文書仕切りシ
ートＵのフォーマットの一例を示す図である。図におい
て、Ｓａは図３と同様のシート識別用マークを示す。
【００４１】複数文書登録用シートＴには、図１１に示
すように、登録文書数を示す塗り潰しマークＴａと、そ
の数に対応する文書名の記入欄とが設けられている。登
録文書数のマークＴａは、コードに変換されて登録され
る。また、文書名の記入欄に手書きで記入すれば、イメ
ージで登録される。
【００４２】この図１１の場合には、１０文書までを一
括して登録することができる。なお、文書仕切りシート
Ｕは、単に、文書の区切りを示すだけであるから、特に
記入する必要はない。以上の実施例は、請求項３と請求
項４の発明に対応している。
【００４３】次に、以上に述べた処理について、フロー
チャートを示す。図１３は、図１のファイリング装置に
おいて、文書登録時の主要な処理の流れを示すフローチ
ャートである。図において、＃１〜＃５はステップを示
す。
【００４４】文書登録を選択すると、この図１３のフロ
ーがスタートする。ステップ＃１で、文書登録用のシー
トの種類（内容）について、シート識別用マークＳａに
よって認識する。
【００４５】もし、文書登録用シートＳであれば、ステ
ップ＃２へ進み、文書名をイメージで登録し、各分類や
検索用マークは、コード変換して登録する。この場合に
、これらの情報が、登録対象の文書（図２のＤ１〜Ｄｎ
）と共に登録される点は従来と同様である。シンボル登
録用シート（分類）であれば、ステップ＃３で、その大
分類記入欄Ｓｆに記入された文字をイメージで登録する
。
【００４６】シンボル登録用シート（検索用マーク）で
あれば、ステップ＃４で、その文字を検索用マークの未
塗り潰しマークに記入し、新たな検索用マークの項目を
作成する。
【００４７】また、複数文書登録用シートＴのときは、
ステップ＃５へ進み、登録文書数のマークＴａをコード
に変換して登録し、文書名の記入欄の文字をイメージで
登録する。この場合にも、これらの情報が、登録対象の
文書（図１０の文書Ａ，Ｂ，Ｃ等）と共に登録される点
は従来と同様である。以上のステップ＃１〜＃５の処理
によって、文書の登録が行われる。
【００４８】
【発明の効果】この発明によれば、キーボードを使用す
る必要なしに、文書、文書名、分類、検索用マーク等を
入力することができる。したがって、紙に近い感覚で、
ファイリング装置を使用することが可能とになり、操作
性が向上されると共に、利用範囲が著しく拡大される（
請求項１の発明に対応する効果）。
【００４９】また、同じくキーボードを使用せずに、分
類、検索用マークを任意に登録することが可能になる（
請求項２の発明に対応する効果）。さらに、複数の文書
を一括して登録することができるので、登録時の操作が
著しく簡略化される（請求項３の発明に対応する効果）
。
【００５０】その上、文書登録用の各シートは、その種
類を示す識別マークによって文書登録の種類を認識する
ことができるので、ユーザが指定した登録の種類に従っ
た処理を行うことが可能になり、登録時の操作が著しく
簡略化される（請求項４の発明に対応する効果）、等の
多くの優れた効果が奏せられる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の文書登録方法を実施するファイリン
グ装置について、その要部構成の一実施例を示す機能ブ
ロック図である。
【図２】この発明の文書登録方法において、登録文書時
の一セット例を示す図である。
【図３】文書登録用シートＳのフォーマットの一例を示
す図である。
【図４】文書登録用シートＳの一記入例を示す図である
。
【図５】登録用シートＳの各分類や検索マークについて
塗り潰されたマークの位置を認識する方法の原理を説明
する図である。
【図６】シンボル登録用シート（分類）について、その
フォーマットの一例を示す図である。
【図７】シンボル登録用シート（分類）と文書登録用シ
ートＳとの対応関係、およびその記入例を示す図である
。
【図８】シンボル登録用シート（検索用マーク）につい
て、そのフォーマットの一例を示す図である。
【図９】シンボル登録用シート（検索用マーク）と文書
登録用シートＳとの対応関係、およびその記入例を示す
図である。
【図１０】この発明の文書登録方法において、複数文書
の一括登録時における文書の一セット例を示す図である
。
【図１１】複数文書登録用シートＴのフォーマットの一
例を示す図である。
【図１２】文書仕切りシートＵのフォーマットの一例を
示す図である。
【図１３】図１のファイリング装置において、文書登録
時の主要な処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１　　画像読み取り部 ２　　画像格納部 ３　　ＣＰＵユニット ４　　表示用メモリ ５　　ディスプレイ装置 ６　　光ディスク装置Ｉ／Ｆ回路 ７　　光ディスク装置

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】　　文字や図面等の原稿を読み込むスキヤ
    ナ等の画像読み込み部と、読み込んだデータを記憶する
    光デイスク等の画像格納部と、読み込み・格納データを
    表示する表示部とを具備し、文書の登録・検索機能を有
    するファイリングシステムにおいて、文書名，分類，検
    索用マーク等の文書登録用シートを使用し、該文書登録
    用シート上の分類，検索用マーク等の位置を認識しコー
    ド情報に変換する位置認識・コード変換手段を備え、前
    記文書登録用シートを前記画像読み込み部によって読み
    込み、文書名はイメージ情報として登録し、分類，検索
    用マーク等は前記位置認識・コード変換手段によりコー
    ド情報として登録することを特徴とする文書登録方法。
  2. 【請求項２】　　請求項１の文書の登録・検索機能を有
    するファイリングシステムにおいて、文書登録用シート
    に、ユーザ固有の分類，検索用マーク等のシンボル登録
    用シートを使用することを特徴とする文書登録方法。
  3. 【請求項３】　　請求項１の文書の登録・検索機能を有
    するファイリングシステムにおいて、複数文書登録用シ
    ートと、文書仕切りシートとを使用し、同一分類に複数
    の文書を登録するときは、前記複数文書登録用シートに
    複数の文書名および分類を記入し、文書間に前記文書仕
    切りシートを挿入することを特徴とする文書登録方法。
  4. 【請求項４】　　請求項１から請求項３の文書の登録・
    検索機能を有するファイリングシステムにおいて、文書
    登録用の各シートは、その種類を示す識別マークを有し
    、該識別マークによって文書登録の種類を認識すること
    を特徴とする文書登録方法。
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