JPH04130570A

JPH04130570A - 文書処理装置

Info

Publication number: JPH04130570A
Application number: JP2251162A
Authority: JP
Inventors: Noriko Fujisawa; 藤澤　典子
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1990-09-20
Filing date: 1990-09-20
Publication date: 1992-05-01

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】［目次コ概要産業上の利用分野従来の技術発明が解決しようとする課題課題を解決するための手段作用実施例発明の効果［概要］目的の文書を処理して出力する文書処理装置に関し、複数の文書を異なる形式で連続して出力するときの操作
性を高めることが可能となる文書処理装置の提供を目的
とし、出力対象となる複数の文書データを入力操作にしたがっ
て指定する文書データ指定手段と、複数の文書データを
記憶する文書データ記憶手段と、文書データの制御情報
を記憶する文書制御情報記憶手段と、記憶されている文
書データと文書制御情報との対応関係を記憶する対応情
報記憶手段と、出力対象として指定された文書データと
対応した文書制御情報を対応情報記憶手段の記憶内容で
特定する文書制御情報特定手段と、特定された文書制御
情報を入力操作にしたがって編集する文書制御情報編集
手段と、編集された各文書制御情報を用いて対応の文書
データを出力する出力手段と、を有することにより構成
される。

［産業上の利用分野］本発明は、目的の文書を処理して出力する文書処理装置
に関する。

文書処理にはワードプロセッサ（文書処理専用機）やパ
ーソナルコンピュータ、ワークスチーシーン等の汎用機
が利用されており、それら文書処理装置の多くには、複
数の文書を連続して印刷する機能が用意されている。

［従来の技術］第１１図には従来における文書ファイルの構造が示され
ており、同図の文書ファイルはインデックス部２１０と
文書データの記憶領域２１２で形成されている。

それらのうち、インデックス部２１０は文書の更新また
は印刷が行なわれるときに参照され、この参照内容はデ
ータ記憶領域２１２に格納されていた文書（文書内容と
なる一番号０１，０２・・・で示される）の−覧表示に
利用される。

また、同図のデータ記憶領域２１２では文書データとそ
れらの文書制御データが文書単位で一体化しており、各
文書制御データは書式設定情報ＤＯｆ、０２・・・（文
書印刷時にアクセスされる）と印刷制御情報ＰＯＩ、０
２＠・・（文書の作成時、更新時にアクセスされる）で
形成されている。

第１２図、第１３図、第１４図、第１５図では複数の文
書を連続して印刷するときの操作手順が説明されており
、初期メニュー画面からｒ印刷」の項目が選択される（
第１２図参照）と、文書名ＡＡＡを特定する文書番号０
１が最初に選択される（第１３図参照）。

次に、文書番号０１（文書名ＡＡＡ）の文書について印
刷指定ページ、行間隔、文字間隔等の設定、変更が行な
われ（第１４図）、必要項目の設定、変更が完了したと
きに終了キーが押下操作される。

さらに、以上の操作が印刷の対象となる文書の全てにつ
いて繰り返えされる。

そして、印刷すべき文書がすべて選択（第１５図参照）
され、実行キーが押下操作されることにより、それらの
文書が順に印刷される。

［発明が解決しようとする課題］以上のように従来においては、印刷形式（印刷ページ、
文字間隔２行間隔など）が異なる複数の文書を連続印刷
する前に、全ての印刷文書を指定して各指定文書の印刷
形式を個別に設定し変更する複雑な操作が必要となるの
で、連続印刷に多くの労力が費やされ、時間を要する。

また、印刷形式の設定、変更のし忘れがしばしば生じ、
それらの入力ミスを招き易い。

これらのことは、文書の書式を連続して設定するときに
も同様である。

本発明は上記従来の事情に鑑みてなされたものであり、
その目的は、複数の文書を異なる形式で連続して出力す
るときの操作性を高めることが可能となる文書処理装置
を提供することにある。

［課題を解決するための手段］上記目的を達成するために、本発明にかかる装置は第１
図のように構成されており、出力対象となる複数の文書
データが文書データ指定手段１０で入力操作にしたがっ
て指定される。

そして、文書データ記憶手段１２には複数の文書データ
が、文書制御情報記憶手段１４には文書データの制御情
報が、対応情報記憶手段１６には文書データ記憶手段１
２０文書データと文書制御情報記憶手段１４の文書制御
情報との対応関係が各々記憶されており、出力対象とし
て指定された文書データと対応の文書制御情報が対応情
報記憶手段１６の記憶内容を用いて文書制御情報特定手
段１８で特定される。

この文書制御情報特定手段１８で特定された文書制御情
報は文書制御情報編集手段２０で入力操作にしたがって
編集され、その文書制御情報を用いて対応の文書データ
が出力手段２２により出力される。

［作用コ本発明では、文書データと文書制御情報とが分離され、
対応情報記憶手段１６の記憶内容により結び付けられる
。

そして、出力対象となる複数の文書データが指定される
と、対応の文書制御情報が特定されて一括編集され、そ
の文書制御情報を用いて対応の文書データが出力される
。

したがって、連続印刷する各文書の印刷形式をまとめて
設定でき、複数の文書の書式変更もまとめて行なえる。

Ｃ実施例コ以下、図面に基づいて本発明に係る文書処理装置の好適
な実施例を説明する。

第２図には実施例の構成が示されており、その文書処理
装置は入力部３０．処理部８２２文書ファイル部３４９
表示部３６で構成されている。

そして入力部３０はテンキー、文字キー　ファンクシメ
ンキ−等を有する牛−ボードで構成されており、処理部
３２は文書の作成、編集、ファイル処理を行うＣＰＵ５
２ｂ、ＣＰＵ５２ｂの処理に必要なデータ、プログラム
が格納されるメモリ３２ａで構成されている。

また、文書ファイル部８４には文書に関するデータが格
納されており、そのデータ構造は第３図に示されている
。

同図の領域４０はインデックス部４０ａとエリア４０ｂ
で形成されており、エリア４０ｂには文書番号０１，０
２・・・の印刷制御情報Ｐ０１゜ＰＯ２・・・が格納さ
れている。

さらに、領域４４では文書番号０１，０２−・拳の各文
書データに、それらの書式設定データＤ０１、ＤＯ２−
−・が、文書単位で一体化されている。

そして、領域４２には文書制御情報対応テーブルＤＣＴ
が設けられており、その文書制御情報対応テーブルＤＣ
Ｔには文書データと印刷制御データとの対応関係を示す
情報が格納されている。

なお、表示部３６は表示メモリ８８ａと表示ユニット３
６ｂで構成されており、処理対象となる文書などが表示
ユニット３６ｂにおいて表示される。

第４図では本実施例の処理手順がフローチャートで説明
されており、第５図、第６図、第７図。

第８図、第９図ではそのときの表示画面が示されている
。

表示部３６の表示ユニットＳ６ｂに初期メニュー画面が
第５図のように表示されると、「印刷」の項目が入力部
３０の操作で選択され、印刷出力すべき複数の文書が第
６図の画面で指定される（第４図−ステップ５０）。

次に、文書ファイル部３４の文書制御情報対応テーブル
ＤＣＴがメモリ部３２ａに展開され（ステップ５１）、
出力対象として指定された文書データの印刷制御情報が
テーブルＤＣＴの参照でメモリ部８２ａの作業領域に読
み込まれる（ステップ５２）。

そして、カウンタ値Ｎ＝１の設定が行なわれる（ステッ
プ５３）と、その値＝１で示されるＮ番目（＝１番目）
の文書と対応した印刷制御情報が第７図のように表示ユ
ニット３８ｂで表示される（ステップ５４）。

その画面で印刷制御情報の設定、変更が行なわれ、その
表示から印刷形式が確認されると（ステツブ５５）、入
力部３０の実行キー、取消キー終了キーの操作判定が行
なわれる（ステップ５６）。

このときに実行キーが操作されると、カウンタ値Ｎが指
定文書の総数と等しいか否かが判定され（ステップ５７
）、これらの一致が確認され（ステップ５７でＹＥＳ）
、カウンタ値のインクリメント（ステップ５８）後に、
以上の処理が繰り返される。

本実施例においては、１番目の文書ｒＡＡＡＡＡＡＪの
印刷制御情報が表示されてその印刷形式の設定、変更が
行なわれると、カウンタＭＮ＝２となり、次回は第８図
のように２番目の文書「ＢＢＢＢＢＢＪの印刷情報が表
示され、初回と同様な動作が繰り返される。

その後、全ての文書につ〜）で印刷形式の設定。

変更が完了すると（ステップ５７でＹＥＳ）、それら文
書の連続印刷が開始される（ステップ５９第９図参照）
。

なお、印刷制御情報の設定、変更の操作時に取消キーま
たは終了キーが操作されると、連続印刷が中止され、表
示ユニット３６ｂの表示画面が第５図の初期メニュー画
面に戻される（ステップ５６−第９図参照）。

以上のように、文書データと印刷形式（印刷制御情報）
とが分離されてそれらがテーブルＤＣＴの記憶内容で結
び付けられ、印刷出力すべき複数の文書データが指定さ
れると、対応の印刷形式が逐次特定されてこれらが一括
編集され、編集後の各印刷形式で対応の文書データが順
に印刷出力される。

すなわち本実施例によれば、印刷形式の設定。

変更をまとめて行なえ、このため、連続印刷を容易にか
つ効率良く短時間で行なうことが可能となる。

また、印刷形式の設定、変更を行なう画面が全ての文書
について順に自動表示されるので、書式設定、変更のし
忘れやページ指定などの入力ミスを有効に防止できる。

第１０図では他の文書ファイル構造が示されている。

同図においては、文書の作成時や更新時に表示される書
式設定画面と印刷時に表示される印刷情報設定画面で各
々必要となる情報Ｄ０１．ＤＯ２・φ−１情報ＰＯＩ、
ＰＯ２−−・が１つの文書制御情報にまとめられ、その
文書制御データは文書データとテーブルＦＣＴの内容で
結び付けられる。

この場合には、文書の格納領域が拡大するので、メモリ
やディスクの使用効率を高めることが可能となる。

［発明の効果］以上に説明したように本発明によれば、文書データと文
書制御情報とが分離され、出力対象となる複数の文書デ
ータが指定されることにより全ての文書制御情報が特定
されて一括編集され、その文書制御情報を用いて対応の
文書データが出力されるので、文書の書式や印刷形式を
容易にしかも迅速に効率良く行なうことが可能となる。

しかも、文書書式や印刷形式の設定、変更のし忘れや必
要項目のの入力ミスを防止することも可能となる。

【図面の簡単な説明】

第１図は発明の原理説明図、第２図は実施例の構成説明図、第３図は第２図における文書ファイル部のデータ構造説
明図（その１）、第４図は実施例の処理内容を説明するフローチャート、第５図、第６図、第７図、第８図、第９図は実施例の表
示画面説明図、第１０図は第２図における文書ファイル部のデータ構造
説明図（その２）、第１１図は従来における文書ファイルの構造説明図、第１２図、第１３図、第１４図、第１５図は従来技術の
説明図（表示画面）、である。３０・・・入力部３２・・・処理部３２ａ・・・メモリ８２ｂ・・・ＣＰＵ３４・・・文書ファイル部３６・・・表示部３６ａ・・・表示メモリ３６ｂ・・・表示ユニット４０．４２，４４・・・領域

Claims

【特許請求の範囲】出力対象となる複数の文書データを入力操作にしたがっ
て指定する文書データ指定手段（１０）と、複数の文書データを記憶する文書データ記憶手段（１２
）と、文書データの制御情報を記憶する文書制御情報記憶手段
（１４）と、記憶されている文書データと文書制御情報との対応関係
を記憶する対応情報記憶手段（１６）と、出力対象とし
て指定された文書データと対応した文書制御情報を対応
情報記憶手段（１６）の記憶内容で特定する文書制御情
報特定手段（１８）と、特定された文書制御情報を入力操作にしたがって編集す
る文書制御情報編集手段（２０）と、編集された文書制
御情報を用いて対応の文書データを出力する出力手段（
２２）と、を有することを特徴とする文書処理装置。