JPH04125768A

JPH04125768A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPH04125768A
Application number: JP2246538A
Authority: JP
Inventors: Yasuhiko Shudo; 泰彦首藤; Hidejiro Furuno; 秀二郎古野; Hirotsune Terada; 寺田　尋恒; Toshio Hori; 俊夫堀; Katsuyuki Yokomizo; 横溝　克幸; Takao Uchida; 孝夫内田; Takeshi Mitsui; 健三井; Hirofumi Togami; 戸上　宏文; Kazuto Tanaka; 和人田中
Original assignee: Takenaka Komuten Co Ltd; Toyo Sangyo Co Ltd
Current assignee: Takenaka Komuten Co Ltd; Toyo Sangyo Co Ltd
Priority date: 1990-09-17
Filing date: 1990-09-17
Publication date: 1992-04-27

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕本発明は文書作成装置に関する。

〔従来技術及び発明が解決しようとする課題〕建設工事
の施行計画書等の文書は、作成する全ての文書で内容が
共通な部分を多く持ちながらも、作成する文書毎に内容
の一部を変更する必要があった。例えば、工事名称や建
築地等の差異によって語句の一部を変更したり、設計者
、工法等の仕様の差異、あるいは文書の提出先によって
文章や図面等の内容の一部を差し替える必要があった。

このため、施行計画書等の文書を作成する場合、文書中
の変更される可能性のある語句の部位を空白として雛形
となる文書を作成し、その後、前記空白部に作成する文
書に応じた語句を加筆したり、前記雛形文書中の内容を
差し替える部分については書き替え、切り貼り等を行っ
て対応していた。

従って、文書作成に多大な手間、時間がかかり、加筆、
書き替え、切り貼り等を行った変更部位が見苦しくなる
ことがあった。

上記問題点を解決するためワードプロセッサ等を用い、
ワードプロセッサの挿入、語句の置換、文書の結合等の
機能を利用して雛形文書から施行計画書等の文書を作成
することが行われている。

しかし、前記ワードプロセッサ等を使用しても雛形文書
の全てのページを参照して差し替えが必要な部分を判断
し、作成する文書に応じて差し替え内容を検討して文書
を作成する必要があるため、作成に時間がかかると共に
熟練者でなければ作成することができなかった。

本発明は上記事実を考慮して成されたもので、文書作成
作業を省力化することができる文書作成装置を得ること
が目的である。

〔課題を解決するた約の手段〕

上記目的を達成するために本発明に係る文書作成装置は
、作成する文書の全てに共通な部分の内容及び作成する
文書によって異なる部分の内容を各ページ毎に予め定め
られた複数のレイアに対応させて必要なレイア毎に記憶
すると共に各ページについてページと前記複数のレイア
との対応関係を記憶した記憶手段と、前記対応関係に基
づいてページと複数のレイアとの対応を表す対応表を表
示させる表示手段と、前記対応表が表示された状態で作
成する文書で使用されるレイアを前記対応表上で各ペー
ジ毎に指定する指定手段と、対応表上で指定されたレイ
アを各ページ毎に合成する処理を行って複数ページから
成る文書を作成する処理手段と、を有している。

また、記憶手段は、作成する文書の全てに共通な部分の
内容と作成する文書によって異なる部分の内容とを異な
るレイアに対応させて記憶することを特徴としている。

また、少な（とも１つのレイアには所定のキーワードが
記憶されており、処理手段は前記指定されたレイアに前
記所定のキーワードが記憶されている場合に該キーワー
ドを作成する文書によって異なる文字列に置換して文書
を作成することを特徴としている。

〔作用〕

本発明では、作成する文書の全てに共通な部分の内容及
び作成する文書によって異なる部分の内容を複数のレイ
アに対応させて記憶し、作成する文書で使用されるレイ
アが対応表上で指定されると、指定されたレイアを合成
して文書を作成する。

このた約、加筆、書き替え、切り貼り等を行うことなく
使用するレイアを指定することによって文書が作成され
るので、文書作成作業を省力化することができる。また
、指定したレイアを合成して文書が作成されるため、加
筆、書き替え、切り貼り等によって変更部位が見苦しく
なることはない。

また、使用するレイアを対応表上で指定することによっ
て文書が作成されるので、従来のように雛形文書の全て
のページを参照して文書を作成する必要がなく、文書作
成作業を省力化することができる。

また、作成する文書の全てに共通な部分の内容と作成す
る文書によって異なる部分の内容とを異なるレイアに対
応させて記憶することにより、複数ページから成る文書
を作成する際に、各ページ毎に複数窓められた多数のレ
イアの中から作成する文書で使用するレイアを選択する
処理を容易に行うことができる。すなわち、レイアを指
定する際に、作成する全ての文書に共通な部分の内容に
対応されたレイアについては無条件に指定し、作成する
文書によって異なる部分の内容に対応されたレイアにつ
いてのみ作成する文書に応じて選択して指定すればよい
。これにより、レイアを選択する処理を容易に行うこと
ができるので、文書作成作業を更に省力化することがで
きる。

また、レイアに所定のキーワードを記憶させ、指定され
たレイアに所定のキーワードが記憶されている場合に該
キーワードを作成する文書によって異なる文字列に置換
して文書を作成することにより、例えば工事名称や建設
地等の差異によって文書中の語句の一部を変更する場合
に変更漏れ等が生ずることがなく、内容の正確な文書を
作成することができる。

〔実施例〕

以下、図面を参照して本発明の実施例を詳細に説明する
。

第１図に示すように、本実施例に係る文書作成装置１０
Ｌ！パーソナルコンピユータ１２と、パーソナルコンピ
ュータ１２の人出力ポート２０に接続される各種の入出
力機器と、から構成される。

パーソナルコンピュータ１２は、ＣＰＵ１４、Ｒ○Ｍ１
６、ＲＡＭ１８、入出力ポート２０を備え、これらは互
いにバスによって接続されている。本実施例では入出力
ポート２０に接続される入出力機器として、フロッピー
ディスク、ハードディスク等の記憶媒体で構成され記憶
したプログラム、データが読み出されると共にデータが
書込まれる外部記憶装置３２と、オペレータがデータ等
を人力するためのキーボード２４及びマウス２６と、図
形等のイメージデータを人力するイメージスキャナ２２
と、処理結果等を表示するためのデイスプレィ２８と、
処理結果等を印刷するためのプリンタ３０と、を用いて
いる。

パーソナルコンピュータ１２及び各入出力機器を文書作
成装置１０として作用させるた於のプログラムは前記外
部記憶装置３２の記憶媒体に記憶されている。このプロ
グラムは必要に応じて記憶媒体から読み出され実行され
る。

次に本実施例の作用を説明する。

文書作成装置１０による文書作成処理は、概念的に第２
図に示すような流れで行われる。すなわち、最初に再編
集を考慮してオリジナル文書３６を作成する。次にオリ
ジナル文書３６から用途に応じた文書を作成するための
各種の指定データを人力し、該指定データから構成され
るマクロ文書３８Ａを作成する。次にこのマクロ文書３
８Ａの前記指定データに基づいてオリジナル文書３６を
再編集し、用途に応じた文書４０Ａを作成する。

文書４ＯＡと別の用途に使用する文書を作成する場合に
は、用途に合わせてマクロ文書３８Ｂ、３８０等を作成
することによってオリジナル文書３６が再編集され、各
々の用途に応じた文書４０Ｂ、４０Ｃを作成することが
できる。

以下、第１１図乃至第１４図のフローチャートを参照し
て文書作成装置１０による文書作成処理を詳細に説明す
る。

第１１図のフローチャートのステップ１００では、前述
のように再編集を考慮したオリジナル文書を作成する処
理を行う。このオリジナル文書作成処理について第１２
図のフローチャートを参照して詳細に説明すると、ステ
ップ１１０では通常の文書の形態で施行計画書等のオリ
ジナル文書を作成する。すなわち、オリジナル文書中の
文章の部分はキーボード２４を操作してワードプロセッ
サ等と同様の操作によって入力し、図形等のイメージの
部分はイメージスキャナ２２を用いて入力する。次に入
力した文章、図形等のレイアウトを考慮して編集し、枠
の作成等を行って施行計画書等のオリジナル文書を作成
する。

次のステップ１１２ではオリジナル文書中の図形を部品
として登録する。本実施例の文書作成装置１０では登録
された部品を文書中の任意のページに合成して文書を作
成する機能を有しており、文書中の複数箇所で使用され
る可能性のある図形を部品として登録する。例えば、オ
リジナル文書中の第３図の■のような文章と図形とが混
在しているページの図形を部品として登録する場合、該
ページの図形を■のように部品ファイル４２に登録する
と共に、■に示すように図形部分を空白にする。また、
前記ページに■に示すような図形を記載することがある
場合には、■てこの図形を部品ファイル４２へ登録し、
■に示すように再び図形部分を空白とする。これにより
、後述するマクロ展開出力処理における部品合成によっ
て、■に示すページに前記■で登録した部品を合成した
文書を作成したり、前記■で登録した部品を合成した文
書を作成することができる。

次のステップ１１４てはオリジナル文書中の変更される
可能性のある語句をキーワードへ変換する。文書作成装
置１０はオリジナル文書中のキーワードを、指定された
置換文字列へ置換する機能を有しており、本ステップで
は作成する文書によって変更される可能性がある語句を
キーワードへ変換する。例えば、第４図（Ａ）のオリジ
ナル文書４４の文章中の「第１工事担当者」、「千代田
区事務所列ｊの語句のうち、「第１工事」は工事名称で
あり「千代田区」は作業所であるので、作成する文書に
よって変更される可能性がある。このような場合には、
第４図（Ｂ）に示すようにオリジナル文書４４中の「第
１工事」を工事名称に対応させるキーワード（例えばＡ
〜１）へ置き換え、「千代田区」を作業所に対応させる
キーワード（例えばＡ−２）へ置き換える。

これにより、例えば第５図に示すように工事名称のキー
ワードを「第２工事」に置き換え、作業所のキーワード
を「千代田区」に置き換える指定データを備えたマクロ
文書（２）に基づいて文書（２）を作成した場合、前記
キーワードに置き換えた部分が各々「第２工事担当者」
、「千代田区事務所列」に置換される。

ところで、本実施例の文書作成装置１０では第６図に示
すように１ページ毎に８つのレイアが定められており、
各ページと８つのレイアとの対応関係が外部記憶装置３
２の記憶媒体に記憶されている。文書作成装置１０は各
ページ毎に指定されたレイアを合成して文書を作成する
。次のステップ１１６ではオリジナル文書の各ページの
内容を分割し、分割した各々を各ページの前記レイアに
対応させて記憶する。

例えば第７図に示すように、作成する文書の所定のペー
ジの内容として第１の内容４６と第２の内容４８とが考
えられる場合、共通な部分４６Ａ、４８Ａの内容と、異
なる部分４６Ｂ、４８Ｂ、４６Ｃ１４８Ｃの内容と、を
異なるレイアに対応させる。すなわち、内容４６と内容
４８とで共通な部分４６Ａ、４８Ａをレイア１に対応さ
せて記憶する。また、内容４６と内容４８とで異なる部
分（文章）４６Ｂ、４８Ｂを各々レイア２及びレイア３
に対応させて記憶する。また、内容４６と内容４８とで
異なる部分（図形）４６Ｃ１４８Ｃを各々レイア４及び
レイア５に対応させて記憶する。

これにより、後述するマクロ文書のレイア指定でレイア
１．２．４が指定されると作成される文書の内容は前記
内容４６と同一となり、レイア１．３．５が指定される
と作成される文書の内容は前記内容４８と同一となる。

このように、共通な部分の内容と異なる部分の内容とを
異なるレイアに対応させるようにすれば、レイア指定の
際に共通な部分の内容に対応されたレイア（この場合は
レイアｌ）を無条件に指定すればよいので、使用するレ
イアを選択する作業を容易に行うことができる。なお、
第７図においてレイア４．５に対応させた図形を前述の
部品として登録するようにしてもよい。

上記処理をオリジナル文書の全てのページに対して行っ
てオリジナル文書の各ページの内容を各レイアに対応さ
せ、外部記憶装置３２の記憶媒体の記憶領域内に記憶す
る。以上でオリジナル文書作成処理は終了し、第１１図
のフローチャートのステップ１０２へ移行する。

ステップ１０２ではマクロ初期入力処理を行い、マクロ
文書を作成するための基礎データを人力する。すなわち
、最初に第８図に示すような画面が表示され、各キーワ
ードに付与するタイトルを表すデータを人力する。これ
により、例えば前述のＡ−１、Ａ−２等のキーワードに
工事名称、作業所等のタイトルが付与される。これによ
って各キーワードの識別が容易になる。なお、このとき
には本文、すなわちキーワードを変換する文字列は指定
しない。次に第９図に示すようなページとレイアとの対
応を示す対応表５０が表示され、前述のレイア指定の基
本となるパターンで使用するレイアを対応表５０上で各
ページ毎に指定するデータを入力する。この基本パター
ンとしては、オリジナル文書に対応したパターン以外に
、例えば前記共通な部分に対応されたレイアのみを指定
したパターンとしてもよい。なお、対応表５０で縦に配
列された「１」乃至「８」の数字はレイアを表し、横に
配列された「０１」乃至「１８」の数字はページを表し
ている。また、指定されたレイアは対応表上で「・Ｊの
マークとして表示され、例えば、「０２」ページの「５
」レイアに表示されたマーク５２は２ページのレイア５
が基本パターンで使用するレイアとして指定されたこと
を意味している。このようにして入力された基礎データ
は記憶媒体に記憶される。

次のステップ１０６では作成する文書に対応する各種の
データを人力してマクロ文書を作成する処理を行う。こ
のマクロ文書作成処理について第１３図のフローチャー
トを参照して説明すると、ステップ１２０では前述の第
８図に示す画面が表示され、作成する文書に対応するキ
ーワードの本文（キーワード置換文字列）を指定するデ
ータを人力する。

ステップ１２２では記憶媒体に記憶された前述のレイア
指定の基本パターンをコピーする。ステップ１２４では
、目的とする文書を作成するためのレイアの指定は前記
コピーしたレイア指定の基本パターンと同一か否か判定
する。同一でないと判定した場合にはステップ１２６で
前記第９図に示す対応表５０に基本パターンに対応する
マークが重ねて表示され、該マークの追加及び消去を行
うデータを入力して基本パターンを修正し、作成する文
書に応じたレイア指定を行う。また、ステップ１２４で
作成する文書のレイア指定は基本パターンと同一である
と判定した場合には、ステップ１２６を実行することな
くステップ１２８へ移行する。

ステップ１２８では第１０図に示すような画面が表示さ
れ、作成する文書が各ページで使用する部品を指定する
データを人力する。なお、表の中のｒ２−０３Ｊの数字
は、作成する文書の１ページ目で部品ファイル「２」に
登録された「０３Ｊ番の部品を使用することを表してい
る。以上の処理で人力されたデータによってマクロ文書
が作成され、第１１図のフローチャートのステップ１０
６へ移行する。

ステップ１０６では目的とする文書を作成、出力するマ
クロ展開出力処理を行う。このマクロ展開出力処理につ
いて第１４図のフローチャートを参照して説明すると、
ステップ１３０では作成する文書の最初のページに対応
する８つのレイアの中で指定されたレイアが有るか否か
判断する。この判断は前述の対応表５０上で指定された
レイアの有無を判定すると共に、指定のあったレイアに
文書が記憶されているか否かを判定して判断する。

指定されたレイアが有ると判断した場合には、ステップ
１３２で該レイア内にキーワードが記憶されているか否
か判定する。

ステップ１３２の判定が肯定された場合には、ステップ
１３４でキーワードをマクロ文書の一部として記憶され
たキーワードの本文（キーワード置換文字列）に置換す
る。このように、変更される可能性のある語句をキーワ
ードに変換しておき、文書を作成する際に作成する文書
によって異なる置換文字列に置換するようにしたので、
語句の置換が容易になると共に変更漏れ等が生ずること
はない。ところで、キーワードの文字数と置換した文字
列の文字数とは必ずしも等しくない。このため、次のス
テップ１３６ではキーワードが配置されていた位置以降
の文章の文字位置を調整する。

従って、切り貼り等のように変更箇所が見苦しくなるこ
とはない。ステップ１３６を実行した後はステップ１３
８へ移行する。またステップ１３２の判定が否定された
場合にはステップ１３４及びステップ１３６を実行する
ことなくステップ１３８へ移行する。

ステップ１３８では指定レイア、部品の合成を行う。こ
れにより目的とする文書の１ページが作成される。一方
、ステップ１３０でレイアの指定が無いと判断した場合
には、ステップ１４０で該ページを削除してステップ１
４２へ移行する。これに伴って以降のページのページ番
号の繰上げが行われる。次のステップ１４２では全ての
ページに対して処理が終了したか否か判定する。ステッ
プ１４２の判定が否定された場合にはステップ１３０へ
戻って次のページに対して同様の処理を行い、全ページ
の処理が終了するまでステップ１３０乃至ステップ１４
２を繰り返す。ステップ１４２の判定が肯定されると、
ステップ１４４では作成した文書を画面上に表示、また
はプリンタ３０によって印刷して出力する。このように
、オリジナル文書を作成した後は、作成する文書に対応
する指定を行ってマクロ文書を作成すれば目的とする文
書を作成することができるので、文書作成作業を省力化
することができる。ステップ１４４の処理が終了した後
は第１１図のフローチャートのステップ１０８へ移行す
る。

ステップ１０８では他の文書を作成するか否か判定する
。他の文書を作成する場合にはステップ１０４へ戻る。

ステップ１０４で前回と異なるキーワード置換文字列の
指定、レイア指定、部品指定を行って前回と異なるマク
ロ文書を作成すれば、同一のオリジナル文書から前回と
異なる文書を容易に作成することができる。従って、再
度オリジナル文書を作成する必要がなく文書作成作業を
省力化することができる。ステップ１０８の判定が否定
された場合には処理を終了する。

〔発明の効果〕

以上説明したように本発明では、作成する全ての文書に
共通な部分の内容及び作成する文書によって異なる部分
の内容を複数のレイアに対応させて記憶し、対応表上で
指定された作成する文書で使用されるレイアを合成して
文書を作成するようにしたので、文書作成作業を省力化
することができる、という優れた効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本実施例に係る文書作成装置の構成を示す概略
ブロック図、第２図は文書作成装置の作用を概念的に説
明する概念図、第３図は部品の登録を説明する概念図、
第４図（Ａ）、（Ｂ）及び第５図はキーワード変換を説
明する概念図、第６図及び第７図はレイアの概念を説明
する概念図、第８図はキーワード入力画面を示す概念図
、第９図はレイアを指定するための対応図が表示された
画面を示す概念図、第１０図は部品指定画面を示す概念
図、第１１図乃至第１４図は本実施例の作用を説明する
フローチャートである。１０・・・文書作成装置、１２・１１パーソナルコンピユータ、２２・・・イメージスキャナ、２４・・・キーボード、２６・・・マウス、２８・・・デイスプレィ、３０・・・プリンタ、３２・・・外部記憶装置、５０・・・対応表。

Claims

【特許請求の範囲】

（１）作成する文書の全てに共通な部分の内容及び作成
する文書によって異なる部分の内容を各ページ毎に予め
定められた複数のレイアに対応させて必要なレイア毎に
記憶すると共に各ページについてページと前記複数のレ
イアとの対応関係を記憶した記憶手段と、前記対応関係
に基づいてページと複数のレイアとの対応を表す対応表
を表示させる表示手段と、前記対応表が表示された状態
で作成する文書で使用されるレイアを前記対応表上で各
ページ毎に指定する指定手段と、対応表上で指定された
レイアを各ページ毎に合成する処理を行って複数ページ
から成る文書を作成する処理手段と、を有する文書作成
装置。
（２）前記記憶手段は、作成する文書の全てに共通な部
分の内容と作成する文書によって異なる部分の内容とを
異なるレイアに対応させて記憶することを特徴とする請
求項（１）記載の文書作成装置。
（３）少なくとも１つのレイアには所定のキーワードが
記憶されており、前記処理手段は前記指定されたレイア
に前記所定のキーワードが記憶されている場合に該キー
ワードを作成する文書によって異なる文字列に置換して
文書を作成することを特徴とする請求項（１）または（
２）記載の文書作成装置。